Referat bestyrelsesmøde Dato: 11. august 2015 kl. 20:00 Tilstede: Ulrik Kjeldsen (ULK), Zeynep Tümer (ZT), Birger Püschl (BIP), Michala Gauguin (MIG), Bo Jul Jeppesen (BJ), Jonas Kanneworff (JK), Børge Tamsmark (BØT)og Allan Andersen () (ref.) Fraværende: Frederic Maigaard (FRM), Jonas Gauguin (JOG) Emne Beslutning Ansv. 1 Godkendelse og underskrift af referat af Referat fra bestyrelsesmøder Faktura fra Jahn Lejekontrakt HH 62 2 Bestyrelsen beslutning/orientering vedr. Swap, Stævning og Forhandling o Status, strategi mm Svar fra Nykredit på vores forhandlingsoplæg afventes Ny orientering af andelshaverne sker på den ekstraordinære generalforsamling 22. oktober 2015 Erhvervsudvalget Alle erhvervslejemål er nu udlejet. Sidst tilkomne lejer er Bedre ØL APS, der har lejet HH 62. På salgsmødet var 3 lejligheder til salg. De to blev solgt, den tredje (foreningens) blev udlejet Det skal undersøges, hvorvidt virksomheder med udenlandske medarbejdere, der kortvarigt skal opholde sig i Danmark, er interesseret i at leje hos os. IT udvalget o Status mail og DomainDirect Overføres til dagsorden på næste bestyrelsesmøde JOG BØT
Beboerudvalget o Status på sager o Status på overdragelse til Q Hjemmesiden Der blev givet en kort status på de aktuelle sager Møde afholdes 25/8 med Qvortrup, hvor punktet kommer på dagsordenen En kort diskussion konkluderede, at der foreløbig ikke sker ændringer vedr. hjemmesiden, med mindre et projekt defineres og godkendes af bestyrelsen /BØT BIP 3 Regnskab og budget gav en status på økonomien. Den efterfølgende debat mundede ud i, at vi allerede nu skal se på 2016 og 2017 samtidig med at 2015 verificeres Aktiviteten sker sammen med Hanne Sandersen 4 Adm.chef orientering/beslutning vedr. Underskrifter Mailpolitik for bestyrelsen Nøgler hvem har hvilke nøgler Dokumenter til underskrift vil blive lagt i Beboerlokalets kælder på bordet ved siden af printeren Nye dokumenter til underskrift vil kunne ses hver onsdag Bestyrelsen blev opfordret til lægge vejen forbi kælderen en gang om ugen. Der skal være sikkerhed for, at bliver læst jævnligt, derfor indføres reglen om, at bestyrelsesmedlemmer læser mail mindst 3 gange om ugen og svarer på mails inden 48 timer efter modtagelse. Prioriterede og vigtige mails skal markeres ved at skrive HASTER på emnelinien. Oversigten over hvem der har hvilke nøgle er ikke up-to-date Et simpelt skema er udsendt til bestyrelsen, som melder tilbage om oplysningerne om dem selv er korrekte, og hvis nej Alle
Henvendelse fra Bolignet-Århus Dispensation/Afdragsaftale Fremleje Besøg fra Korea Driftskontoret status på istandsættelse fortæller hvilke nøgler de har For god ordens skyld blev bestyrelsen orienteret om denne henvendelse, selvom HH ikke for nærværende kan bruge tilbuddet, hvilket meddeles Bolignet-Århus En principiel diskussion om hvorvidt bestyrelsen skal meddele dispensationer og herunder indgå afdragsaftaler vedr. boligafgifter med andelshavere, mundede ud i at dispensation ikke gives, hvilket er i tråd med en tidligere beslutning at bestyrelsen ikke accepterer afdragsordninger I forbindelse med stiftelsen af A/B Hostrups Have blev der indført nogle særregler for fremleje i forbindelse med forældreog børnekøb En debat om validiteten og konsekvensen af reglerne mundede ud i, at Qvortrup skulle spørges til råds (Dette er sket efterfølgende, og Qvortrup har meddelt at de pågældende regler er valide og ikke kræver bestyrelsens godkendelse udover hvad der er normalt i forbindelse med fremleje) En delegation på lidt over 20 personer har meldt deres ankomst d. 19/8 kl. 09 Koreanerne er meget interesseret i andelstanken og ønsker at vide, hvordan det udmønter sig i Hostrups Have, som den største andelsboligforening Det undersøges om koreanerne også kan se en lejlighed står for besøget Der er pt anvendt ca. 4.000 af de bevilgede 15.000 kroner. BØT
Diverse 5 Loftsprojekt Forslag fra beboer 6 Diskussionsoplæg Ny struktur Et rum er færdigmalet. Der udestår 1 rum samt toilet Det forventes fortsat at driftskontoret er færdig-renoveret omkring 1/9-2015 Frederiksberg Gymnasium har bekræftet, at vi kan leje deres auditorie til den ekstraordinære generalforsamling d. 22/10-2015 Detaljerne vedr. generalforsamlingen aftales med Frederiksberg Gymnasium, når datoen er tættere på Projektet kan ses som et led i at finde nye indtægtsmuligheder for foreningen, hvorfor det blev besluttet at en arbejdsgruppe nedsættes Arbejdsgruppen består af Beboeren og Et bestyrelsesmedlem Baseret på den projektbeskrivelse, som arbejdsgruppen skal producere, vil bestyrelsen sige GO/NOGO til projektet I forbindelse med debatten om ovenstående, kom udnyttelsen af kælderrummene også på tale og det blev besluttet at undersøge, om hvor mange kælderrum, der er ledige og om der for alle ikke-ledige kælderrum betales leje. Et diskussionsoplæg med historik, baggrund for ændring samt oplæg til ny struktur blev gennemgået og debatteret Yderligere undersøgelser skal foretages, før det endelige oplæg kan præsenteres og diskuteres på næste bestyrelsesmøde Processen med ansættelse af en administrationschef/forretningsfører afventer resultatet af ovennævnte /BIP
7 Eventuelt Mødeindkaldelse skal forsøges ske automatiseret Næste ordinære møde 15. september 2015 kl. 20 Ulrik Kjeldsen Michala Gauguin Birger Püschl Bo Jul Jeppesen Zeynep Tümer Jonas Kanneworff Børge Tamsmark