Brugervejledning Optagelse.dk Afhentning af ansøgninger til de videregående uddannelser
Brugervejledning i Optagelse.dk Afhentning af ansøgninger til de videregående uddannelser Forfatter: Sara Holm Kristensen Styrelsen for It og Læring Styrelsen for It og Læring, 25.02.2016
Indhold 1 Indledning... 5 1.1 Målgruppe... 5 1.2 Modtagelse af ansøgninger... 5 1.2.1 Særligt vedr. ansøgninger uden NemID... 5 1.2.2 Bilag... 5 1.3 Bemærkningsfelt... 6 2 Afhentning af ansøgninger... 6 2.1 Rettigheder... 6 2.2 Afhentning af ansøgninger enkeltvis... 6 2.3 Indlæsning af ansøgning fra ansøger uden NemID... 13 2.4 Afhentning af bilag... 18 2.5 Afhentning af flere ansøgninger... 20 2.6 Opdateringer fra ansøgere... 22 2.7 Afhentning fra studieadministrative systemer... 25 2.8 E-mail om status... 25 Styrelsen for It og Læring, 18.02.2016. 3
1 Indledning Dette er en vejledning til afhentning af ansøgninger om optagelse på de videregående uddannelser under den koordinerede tilmelding (KOT). 1.1 Målgruppe Vejledningen henvender sig til medarbejdere på uddannelsesinstitutioner, der digitalt skal afhente ansøgninger om optagelse på de videregående uddannelser indsendt via Optagelse.dk. 1.2 Modtagelse af ansøgninger Ansøgere underskriver/godkender deres ansøgninger en ad gangen. Du kan derfor modtage flere ansøgninger med forskellige underskriftsdatoer fra den samme ansøger. Ansøger kan ikke rette i indholdet af sine ansøgninger, når den første ansøgning er underskrevet og sendt. Ansøger kan dog slette/annullere ansøgninger, rette i ansøgningernes prioritet, samt føje uddannelser til og fjerne uddannelser fra prioriteringslisten frem til fristen den 5. juli kl. 12. Det gælder uanset om ansøgningerne er underskrevet eller ej. Det betyder, at du kan modtage en ansøgning, som ansøgeren senere annullerer, fjerner eller knytter nye bilag til. Du vil blive orienteret i så fald en ansøger annullerer en ansøgning eller tilknytter eller fjerner bilag fra ansøgningen. Du vil dog ikke blive orienteret i det tilfælde, at ansøger blot ændrer i prioriteringsrækkefølgen af sine ansøgninger. Oplysninger om prioriteringsændringer opdateres i KOT. 1.2.1 Særligt vedr. ansøgninger uden NemID De ansøgere, der ikke har mulighed for at bruge NemID, skal lave en ansøgning uden. Ansøgere uden NemID skal printe, underskrive og sende en underskriftside til de søgte uddannelsesinstitutioner. Underskriftsiden indeholder et Ansøgnings-ID, som du skal indtaste i Optagelse.dk for at hente ansøgningen ind i. Du modtager Underskriftsiden enten per post eller per e-mail, hvis uddannelsesinstitutionen accepterer sidstnævnte. Ansøgerne præsenteres for en liste over uddannelsesinstitutioner, der modtager Underskriftsider per e-mail. Kontrollér, om institutionen står på listen her: https://www.ug.dk/underskriftside. Ønsker du at tilføje institutionen til listen, kan du skrive til ug@stil.dk. Når ansøgningerne er hentet ind i Optagelse.dk og ansøgningerne fremgår på oversigten over elektroniske ansøgninger, kan de studieadministrative systemer afhente disse på samme måde som for ansøgningerne med NemID. 1.2.2 Bilag Ansøgere kan uploade og knytte bilag til ansøgningerne på Optagelse.dk i hele åbningsperioden, dvs. fra 1. februar til 5. juli kl. 12. Det er kun pdf-filer, der kan uploades og tilknyttes ansøgningerne. Bilagene kan være motiverede ansøgninger, udtalelser eller Styrelsen for It og Læring, 18.02.2016. 5
2 Afhentning af ansøgninger eksamensbeviser. Efter 5. juli kl. 12 kan ansøgere frem til d. 13. juli kl. 12 tilføje bilag, hvis uddannelsesinstitutionen har behov for at rykke for dokumentation. Uddannelsesinstitutionen fastsætter selv frister for bilagsupload for ansøgeren efter d. 5. juli. 1.3 Bemærkningsfelt Forskellige steder i vejledningen er der indsat et bemærkningsfelt Bemærkningsfeltet orienterer om specielle forhold, du skal være opmærksom på i forbindelse med aktiviteten. 2 Afhentning af ansøgninger 2.1 Rettigheder For at kunne afhente ansøgninger på Optagelse.dk, skal du have rettigheden modtager. Den rettighed kan du få tildelt af din brugeradministrator på Optagelse.dk. Er du selv brugeradministrator, kan du læse mere om rettigheder og tildeling af disse i vores vejledninger om oprettelse af en medarbejder på en videregående uddannelse. 2.2 Afhentning af ansøgninger enkeltvis Dette afsnit beskriver, hvordan du afhenter en enkelt ansøgning i pdf-format. Vær opmærksom på, at eventuelle bilag ikke afhentes sammen med ansøgningen, når ansøgningen afhentes på denne måde. Du kan se, hvordan du henter bilag i afsnit 2.4. trin 1 Login fra http://www.optagelse.dk/medarbejderforside. trin 2 Vælg institution Er du modtager på flere institutioner, skal du først vælge den institution, du ønsker at hente ansøgninger fra. Er du modtager på en institution med underinstitutioner, som i det viste tilfælde nedenfor, anbefales det, at du vælger hovedinstitutionen, når du vil se alle ansøgningerne for hovedinstitutionen. 6 Styrelsen for It og Læring, 25.02.2016
2.2 Afhentning af ansøgninger enkeltvis Er du modtager på en enkelt institution, vil du kun se den ene institution. trin 3 Bemærk Ansøgningerne er sendt til den institution, der er angivet under Ansøgningen sendes til i forbindelse med oprettelsen af udbuddet. Det er ikke nødvendigvis den samme institution, som uddannelsen foregår på. Du skal trykke på knappen, hvor der står Uafhentede. Her kan du også se, hvor mange uafhentede ansøgninger der er på hele institutionen. Det er nemlig det tal, der står på knappen Uafhentede. Styrelsen for It og Læring, 18.02.2016. 7
2 Afhentning af ansøgninger trin 4 Nu er du inde på siden, hvor du afhenter ansøgninger. De uafhentede ansøgninger vil fremgå i tabellen nederst på det viste skærmbillede. trin 5 Du kan i drop down-menuen nedenfor vælge, hvilken institution du vil se ansøgninger for. Hvis du er i tvivl om, hvilken institution ansøgningerne er sendt til, kan du fremsøge alle ansøgningerne til uddannelsesinstitutionen ved at trykke på Vælg alle. Hvis du trykker på Søg uden at vælge institution, får du nedenstående besked. Vælg en institution og tryk Søg igen. trin 6 Alle ansøgninger, der er sendt til den valgte institution kommer nu frem. 8 Styrelsen for It og Læring, 25.02.2016
2.2 Afhentning af ansøgninger enkeltvis I ovenstående tilfælde er valgt alle institutioner under Aarhus Universitet. Bemærk Før du trykker på Søg, kan du sortere på de ansøgninger, du ønsker at få vist. Du kan f.eks. angive et CPR-nummer på den ansøgning, du ønsker at finde. Du kan også vælge, at du vil se ansøgninger modtaget i en bestemt periode. Det gør du ved at angive en Fra- og Til-dato. Dette kan enten gøres ved at indtaste en dato i formatet dd-mm-åååå eller ved at trykke på kalenderikonet ved siden af henholdsvis Fra- og Til-datoen og klikke på de pågældende datoer. Hvis du ønsker at få vist ansøgninger, der er modtaget inden en bestemt dato, angiver du en Til-dato. Hvis du ønsker at få vist ansøgninger, der er modtaget efter en bestemt dato, angiver du en Fra-dato. trin 7 Du får nu vist dine ansøgninger. Øverst i fanebladet kan du se, hvor mange ansøgninger du har modtaget. Bemærk Filtrering og sortering Du har mulighed for at sortere og filtrere på flere variable. Styrelsen for It og Læring, 18.02.2016. 9
2 Afhentning af ansøgninger Status Du kan filtrere på ansøgningernes status, dvs. om ansøgningerne sidst er afhentet af dig, en anden eller slet ikke er afhentet. Det er kun den sidste handling, der er foretaget på ansøgningen, du kan filtrere på. Det betyder for eksempel, at hvis ansøgningen sidst er afhentet af en anden end dig, kommer den ikke frem når du søger på Afhentet af dig. KOT-nummer Du kan også indtaste KOT-nummeret på en given uddannelse, hvorefter søgningen starter automatisk. Status for ansøgning Du kan filtrere på Status for ansøgninger. Det er muligt for ansøgerne at ændre prioriteten på deres ansøgninger, slette ansøgninger og tilføje eller fjerne bilag. Dette kan ansøgeren også gøre efter, at ansøgningen er underskrevet og dermed sendt til institutionen. Det kan du læse mere om i afsnit 2.6. Ansøgning opdateret viser de ansøgninger, hvor det har været nødvendigt for Styrelsen for It og Læring at opdatere ansøgningen, f.eks. som følge af en fejlrettelse på Optagelse.dk. Der er altså tale om ansøgninger, som du skal være særligt opmærksom på. Ansøgning slettet viser de ansøgninger, hvor ansøgeren har fortrudt og annulleret sin ansøgning. Bilag opdateret viser de ansøgninger, hvor ansøgeren har uploadet et bilag efter, at ansøgeren har underskrevet sin ansøgning. 10 Styrelsen for It og Læring, 25.02.2016
2.2 Afhentning af ansøgninger enkeltvis Original ansøgning viser de ansøgninger, hvor der ikke er sket ændringer, siden ansøgeren underskrev sin ansøgning. Når du har søgt ansøgningerne frem og filtreret dem, så kun de ansøgninger, du ønsker, vises, kan du sortere i rækkefølgen af de viste ansøgninger. Tryk på felterne i den sorte bjælke. Det er muligt at sortere på alle kolonner, undtaget Status, PDF og Bilag. trin 8 Når du har fundet de ansøgninger, du ønsker at afhente, er der flere måder, du kan gøre det på. Du kan hente ansøgninger en ad gangen som pdf ved at trykke på printerikonet, hvilket beskrives nedenfor. Du kan også hente flere ansøgninger på én gang enten som XML eller pdf. Denne fremgangsmåde beskrives i afsnit 2.5. Du kan også lade det studieadministrative system hente ansøgningerne direkte. Denne fremgangsmåde beskrives i afsnit 2.7. Tryk på printer-ikonet ud for den ansøgning, som du ønsker at afhente. Hvis ansøgers eksamensbevis ikke var at finde i eksamensdatabasen, får du nedenstående besked. Styrelsen for It og Læring, 18.02.2016. 11
2 Afhentning af ansøgninger Ansøger skal altså selv uploade eksamensbeviset som bilag til sin ansøgning på Optagelse.dk. Tryk herefter på Ok. Uanset om du modtager en besked vedr. ansøgerens eksamensbevis eller ej, kommer der et lille vindue op, hvor du kan afhente ansøgningen. Tryk på ansoegning.pdf, hvorefter ansøgningen åbnes som pdf. Du kan nu enten printe den eller gemme den på din computer. Når du er færdig, trykker du på Luk. trin 9 Bemærk Eventuelle bilag til ansøgningerne kommer ikke med, når du henter ansøgningerne på denne måde. Bilagene skal hentes til én ansøgning ad gangen på den måde, der er beskrevet i afsnit 2.4. I afsnit 2.4 kan du også læse, hvordan du indhenter bilag samtidig med ansøgningen. Når ansøgningerne er hentet, skiftes status fra Ikke afhentet til Afhentet, og du kan se, hvilken medarbejder der har hentet ansøgningen. Det betyder, at forsvinder under Status og erstattes af. Hvis ansøgningen være under Status. Status vil altid afspej- er afhentet af en anden end dig, vil le, hvad der sidst er sket. Hvis du trykker på navnet under Afhentet, kan du se en historik på, hvilken medarbejder, der har afhentet ansøgningen. Du vil også kunne se, om det studieadministrative system har hentet ansøgningen. Når du er færdig, trykker du på Luk. 12 Styrelsen for It og Læring, 25.02.2016
2.3 Indlæsning af ansøgning fra ansøger uden NemID Du kan læse mere om de andre muligheder, der er for afhentning af ansøgninger i afsnit 2.5 og 2.7. 2.3 Indlæsning af ansøgning fra ansøger uden NemID Du kan i dette afsnit læse om, hvordan du henter de ansøgninger ind, som ansøgere uden NemID har lavet. For at hente dem ind, skal du have modtaget en underskrevet underskriftsside fra ansøgeren enten per post eller per e-mail, hvis uddannelsesinstitutionen modtager underskriftsider per e-mail. Vær opmærksom på, at du skal modtage en Underskriftside for hver af ansøgerens ansøgninger og at du skal bruge alle underskriftsider fra ansøgeren, når du skal hente ansøgningerne ind.. trin 1 Du har fået en Underskriftside fra ansøgeren. Denne side skal være skrevet under af ansøger eller evt. af en person med fuldmagt til at underskrive på ansøgerens vegne. Styrelsen for It og Læring, 18.02.2016. 13
2 Afhentning af ansøgninger Øverst oppe kan du se Ansøgnings-ID. Det et er dette ID, du skal indtaste, når du vil hente ansøgningen ind. Bemærk Ansøger har indtastet alle oplysningerne i Optagelse.dk. Hvis ikke ansøger har et CPR-nr., har Optagelse.dk dannet et konstrueret CPR-nummer på formen ddmmåå samt de to første bogstaver i fornavnet, det første bogstav i efternavnet samt tallet 1, hvis det er en mand, og tallet 2, hvis det er en kvinde. Vær opmærksom på, at der kan være enkelte tilfælde, hvor to ansøgere har samme konstruerede CPR-nr. Den Koordinerede Tilmelding modtager de samme konstruerede CPR-numre og giver dig videre instrukser, hvis en ansøger skal have ændret sit konstruerede CPRnummer. Bemærk, at både ansøgere med dansk CPR-nummer og ansøgere uden dansk CPRnummer kan søge via Optagelse.dk uden NemID. Hvis en ansøger med dansk CPRnummer har søgt uden NemID, vil det indtastede CPR-nummer være det, ansøgeren selv har indtastet, og det kan derfor indeholde fejl. Ansøger skal indsende en Underskriftside for hver af sine ansøgninger. Hvis ansøgeren har flere ansøgninger hos jer, skal du indtaste et Ansøgnings-ID for hver ansøgning. Læg endvidere mærke til, at Ansøgnings-ID er forskellig for hver ansøgning. Hvis ansøger ikke har godkendt sin ansøgning, vil der ikke være et Ansøgnings ID 14 Styrelsen for It og Læring, 25.02.2016
2.3 Indlæsning af ansøgning fra ansøger uden NemID øverst på underskriftsiden. Hvis du modtager en underskriftside uden ID-nummer skal du derfor bede ansøgeren om at godkende sin ansøgning på Optagelse.dk og indsende en ny underskriftside med ID-nummer. trin 2 På siden, hvor du afhenter ansøgningerne, trykker du på Tilføj KOT ansøgning. trin 3 Der kommer et vindue op, hvor du skal indtaste ID-nummeret. Du skal angive dén dato, du har modtaget underskriftsiden. Det vil sige, at hvis du ikke henter ansøgningerne ind den dag, du modtager underskriftsiden, skal du angive, hvilken dag, du modtog underskriftsiden. Du kan enten indtaste datoen på den form, der står i feltet, eller udpege datoen i kalenderen. Hvis du åbner kalenderikonet, kan du udpege datoen ved at trykke på den. Styrelsen for It og Læring, 18.02.2016. 15
2 Afhentning af ansøgninger Når du har angivet Ansøgnings-ID og dato, skal du trykke på Tilføj. trin 4 Når du har trykket på Tilføj på skærmen, kommer CPR-nr. på ansøger, ansøgningens prioritet og navnet uddannelsen til at stå neden under feltet, og du kan tilføje et nyt ID. Når du har tilføjet alle de ID-numre, du ønsker, trykker du på Luk. Bemærk Hvis du indtaster et ID-nummer på en ansøgning, som ikke foregår på din institution, får du nedenstående besked. Hvis ansøgningen allerede er hentet, får du nedenstående besked. 16 Styrelsen for It og Læring, 25.02.2016
2.3 Indlæsning af ansøgning fra ansøger uden NemID Hvis du taster forkert og taster et ID-nummer, der ikke findes, får du nedenstående besked. trin 5 Nu er ansøgningen hentet ind på institutionen, og den kan afhentes på samme måde som de andre ansøgninger. Se, hvordan du henter ansøgninger i afsnit 2.2, 2.5 og 2.7. Disse ansøgninger kan også opdateres, se afsnit 2.6. I stedet for, at der under Dato står den dato, ansøgningen er modtaget, vises en konvolut, der markerer, at ansøgningen er modtaget via Underskriftsiden. Når ansøgeren har underskrevet og sendt sin ansøgning i Optagelse.dk, vil ansøgeren kunne se en lukket konvolut ud for sin ansøgning. Styrelsen for It og Læring, 18.02.2016. 17
2 Afhentning af ansøgninger Når ansøgningen er afhentet af uddannelsesstedet, vil konvolutten være åben. For ansøgere, der søger uden NemID, vil konvolutten hele tiden være lukket, da ansøgningen først kan afhentes, når uddannelsesstedet har modtaget Underskriftsiden. Bemærk Hvis du holder musen hen over konvolutten, kan du se den dato, du har angivet ved indtastningen. Du kan også se status for ansøgningen, dvs. om der er sket ændringer, eller om ansøgningen er blevet slettet. Se mere om dette i afsnit 2.6. Her er originalversionen (det vil sige, at der ikke er rettet efter modtagelse) modtaget 01-02-2012. 2.4 Afhentning af bilag Ansøgerne har mulighed for at uploade og knytte bilag til deres ansøgninger på Optagelse.dk i hele ansøgningsperioden fra 1. februar til 5. juli kl. 12. Bilagene kan være motiverede ansøgninger, udtalelser eller eksamensbeviser.. trin 1 På siden, hvor du afhenter ansøgninger, er der et punkt, der hedder bilag. Her indikerer en blå papirclips under kolonnen Bilag, at der er bilag tilknyttet ansøgningen. 18 Styrelsen for It og Læring, 25.02.2016
2.4 Afhentning af bilag trin 2 For at få bilagene frem, trykker du på den blå papirclips. trin 3 Der kommer et vindue op, hvor du har to muligheder. Den ene er at hente en zip-fil med både ansøgning og bilag. Det gør du ved at trykke på ansøgningogbilag.zip Du kan også hente bilagene enkeltvis ved at trykke på de enkelte bilag. Alle bilag er pdf-filer. Når du er færdig, trykker du på Luk. Styrelsen for It og Læring, 18.02.2016. 19
2 Afhentning af ansøgninger Bemærk Nogle studieadministrative systemer henter automatisk bilagene sammen med ansøgningerne. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt dit studieadministrative system gør det, anbefales det, at du kontakter leverandøren af det studieadministrative system. 2.5 Afhentning af flere ansøgninger Det er muligt at afhente flere ansøgninger på én gang enten som pdf eller XML. XMLversionen kan indlæses i det studieadministrative system, hvis ikke det studieadministrative system kan hente ansøgningerne automatisk fra Optagelse.dk. Læs mere herom i afsnit 2.6. trin 1 Du skal ind på siden, hvor du afhenter ansøgninger. trin 2 Når du har fundet de ansøgninger, du ønsker at afhente via filtreringen beskrevet i afsnit 2.2, trin 7, markerer du de ansøgninger, du ønsker at afhente, ved at markere med flueben ude til venstre. 20 Styrelsen for It og Læring, 25.02.2016
2.5 Afhentning af flere ansøgninger Du kan vælge alle ansøgninger, du har modtaget, som svarer til de kriterier, du har valgt, ved at vælge firkanten øverst til venstre. Klikker du på firkanten igen, fjernes alle markeringerne. Når du har markeret de ansøgninger, du ønsker at afhente, trykker du på Eksporter PDF, hvis du ønsker at hente ansøgningerne som pdf. Du trykker på Eksporter XML, hvis du ønsker at hente ansøgningerne som XML. Bemærk Hvis ikke eksporten skal bruges til at læse ind i et studieadministrativt system, anbefales det, at du afhenter ansøgningerne i pdf-format, da XML ikke er et læsevenligt format. Du skal være opmærksom på, at når du eksporterer som pdf, sker det i en zip-fil, som skal pakkes ud på din computer, og så vil de enkelte ansøgninger ligge der som pdf-filer. Du skal være opmærksom på, at jo flere ansøgninger, du afhenter, jo længere tid skal du vente, før ansøgningerne kommer op. Du kan maksimalt afhente 80 ansøgninger ad gangen. trin 3 Når du har trykket eksporter og venter lidt, kommer der et nyt vindue op. Der står noget forskelligt, alt efter om du har valgt at eksportere som pdf eller XML. Har du valgt at eksportere som pdf, skal du trykke på ansoegninger.zip. Du kan derefter downloade en zip-fil med de enkelte ansøgninger i pdf-format.. Når du er færdig, trykker du på Luk. Har du valgt at eksportere som XML, skal du trykke på ansoegninger.xml. Det er en Styrelsen for It og Læring, 18.02.2016. 21
2 Afhentning af ansøgninger fil i XML-format, du får ned. Når du er færdig, trykker du på Luk. Bemærk Eventuelle bilag til ansøgningerne kommer ikke med, når du henter ansøgningerne på denne måde. Bilagene skal hentes til én ansøgning ad gangen på den måde, der er beskrevet i afsnit 2.4. 2.6 Opdateringer fra ansøgere Ansøgere kan ændre ansøgningernes prioritet, annullerer ansøgninger og tilføje bilag til allerede underskrevne ansøgninger frem til 5. juli kl. 12. Derfor kan det blive nødvendigt for dig at afhente en ansøgning flere gange eller afhente bilag fra en ansøgning flere gange. Ansøgerne kan dog ikke ændre adgangsgrundlaget i ansøgningerne, når de har underskrevet den første ansøgning. Du får kun besked om ændringer, hvis en ansøgning er blevet slettet/annulleret eller bilag er blevet tilføjet eller fjernet fra ansøgningen. trin 1 Du skal ind på siden, hvor du afhenter ansøgninger. trin 2 Du kan nu filtrere, så du får vist de ansøgninger, hvor der er sket ændringer. Du kan filtrere under Status, hvor du kan vælge ansøgninger, der er Ikke afhentet. 22 Styrelsen for It og Læring, 25.02.2016
2.6 Opdateringer fra ansøgere Eller du kan bruge Status for ansøgning. Her er det Ansøgningen slettet eller Bilag opdateret, du skal bruge. Vær opmærksom på, at Ansøgning opdateret vil finde ansøgninger, der evt. er opdateret af Styrelsen for It og Læring og ikke af ansøgeren Bemærk Når en ansøgning ændres, ændres status i nogle tilfælde til Ikke afhentet. På billedet kan du se en ansøgning, der er afhentet. Når ansøger sletter/annullerer ansøgningen, tilføjer eller sletter bilag, ændres status til Ikke afhentet. Der vil dog stadig stå, hvilken medarbejder der sidst har afhentet ansøgningen. Ansøgningen ændrer ikke status, hvis det kun er ansøgningens prioritet, der ændres. trin 3 Når du har filtreret dine ansøgninger og fundet de ansøgninger, der har opdateringer, kan ansøgningerne afhentes på samme måde, som de andre ansøgninger og bilag. Se hvordan du afhenter ansøgninger i afsnit 2.2, 2.5 og 2.7. Afhentning af bilag i afsnit 2.4. Bemærk På oversigten kan du se status for ansøgningen. Styrelsen for It og Læring, 18.02.2016. 23
2 Afhentning af ansøgninger Hvis der står Original ansøgning, er der ikke lavet ændringer i ansøgningen. Hvis der står Ansøgning slettet, er ansøgningen slettet/annulleret af ansøgeren. Ansøgningen vil stadig have et prioriteringsnummer, men slettede/annullerede ansøgninger vil automatisk stå som prioriteter under de ansøgninger, der ikke er slettet. Derfor kan annullerede ansøgninger have et prioriteringsnummer, der er større end 8. Hvis der står Bilag opdateret, er der enten tilføjet eller fjernet bilag. Vær opmærksom på, at hvis ansøger i løbet af kort tid både tilføjer og fjerner bilag, vil der stå Bilag opdateret, selvom du ikke kan se nogen ændringer. Datoen, der står på oversigten er dén dato, hvor ansøgningen sidst er blevet ændret, og ikke datoen for, hvornår ansøgningen er underskrevet. På ansøgninger, der er lavet uden NemID, kan du se datoen ved at holde musen over konvolutten. 24 Styrelsen for It og Læring, 25.02.2016
2.7 Afhentning fra studieadministrative systemer 2.7 Afhentning fra studieadministrative systemer Det er muligt at lade et studieadministrativt system (STADS eller SIS) afhente ansøgningerne automatisk og direkte fra Optagelse.dk. I vejledningen til systembrugeradgang kan du læse, hvad du skal gøre for at lade det studieadministrative system afhente ansøgningerne. Du skal være opmærksom på, at ansøgninger uden NemID (beskrevet i afsnit 2.3) skal hentes ind på oversigten manuelt ved hjælp af ID-numre, før ansøgningerne kan afhentes af det studieadministrative system. 2.8 E-mail om status Det er muligt at få tilsendt en e-mail en gang om dagen, hvis der er kommet nye ansøgninger til eller der er sket andre ændringer på Optagelse.dk. Der vil også komme en e- mail, hvis ansøgeren har slettet en ansøgning eller tilføjet et bilag. Der er to slags orienteringsmails. Den ene sendes til institutionernes hovedmail, hvis de udbyder en uddannelse. Denne mail sendes til den e-mail, skolen har registret i institutionsregistret. Modtager I denne og mener, det er en fejl, skal du kontakte supporten. Den anden type e-mail sender de samme oplysninger, men her er det dig som bruger, der er tilmeldt denne e-mailservice. Du kan selv melde dig til og fra denne service. Mister du dit login, hvorfor du ikke længere kan logge på som den bruger, der er tilmeldt, kan du kontakte supporten. trin 1 For at tilmelde dig denne e-mailservice, skal du skal ind på siden, hvor du afhenter ansøgninger. trin 2 Her trykker du på knappen Email om status. Styrelsen for It og Læring, 18.02.2016. 25
2 Afhentning af ansøgninger trin 3 Der kommer et vindue op, hvor du med et flueben skal angive, at du ønsker en e- mail om status. Du kan også se e-mailadressen, som e-mailen sendes til. Hvis e- mailadressen er forkert, skal du over i administrationsdelen og redigere dine egne oplysninger. Når du har foretaget dine ændringer, trykker du Gem. Bemærk Hvis du ikke længere ønsker at modtage e-mails om status, melder du fra samme sted. Du skal være opmærksom på, at hvis du har valgt, at det studieadministrative system skal afhente ansøgningerne, kan det studieadministrative system allerede have afhentet de ansøgninger, som du modtager en e-mail om, er uafhentet. Det vil sige, at ansøgningerne er markeret som afhentet, idet de er afhentet af det studieadministrative system. Du kan altid se i statushistorik, om du har afhentet ansøgningen. Du kan læse mere om statushistorik i afsnit 2.2 trin 9. 26 Styrelsen for It og Læring, 25.02.2016