Tlf: 46 37 30 33 roskilde@bdo.dk BDO Kommunernes Revision Ringstedvej 18, st. th. DK-4000 Roskilde BORHOLMS REGIOSKOMMUE Beretning nr. 17 (side 250-294) Afsluttende beretning for regnskabsåret 2010 BDO Kommunernes Revision,, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.
Indholdsfortegnelse Side 1 IDLEDIG... 250 1.1 Risikovurdering og revisionsstrategi... 250 1.2 Drøftelser med ledelsen om besvigelser... 250 1.3 Den løbende revision... 251 1.4 Lovpligtig forvaltningsrevision... 251 1.5 Den afsluttende revision... 252 1.6 Rapportering og revisionsbemærkninger... 252 2 ÅRSREGSKABET... 253 2.1 Kommunens årsregnskab for 2010... 253 2.2 Ledelsens regnskabserklæring... 254 2.3 Revisionspåtegning... 254 3 REVISIO AF ÅRSREGSKABET... 255 3.1 Årsregnskabets opbygning og indhold... 255 3.2 Forretningsgange for regnskabsaflæggelsen... 255 3.3 Revisionsmæssig gennemgang af it-sikkerheden... 256 3.4 Budget- og bevillingskontrol... 257 3.5 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger... 257 3.6 Skatter... 259 3.7 Tilskud og udligning... 259 3.8 Refusion af købsmoms... 259 3.9 Lønninger og vederlag... 259 3.10 Renter... 260 3.11 Kommunal medfinansiering af de regionale sundhedsopgaver... 260 3.12 Anlægsvirksomhed... 261 3.13 Forsyningsvirksomheder... 261 3.14 Indberetning til Forsyningssekretariatet mv.... 261 3.15 Overførsel af administrative omkostninger fra hovedkonto 6 til hovedkonto 5... 262 3.16 Forvaltningsrevision opkrævning af mellemkommunale betalinger... 263 3.17 Balancen... 264 3.17.1Anlægsaktiver... 265 3.17.2Omsætningsaktiver... 265 3.17.3Likvide beholdninger... 266 3.17.4Egenkapital... 266 3.17.5Hensatte forpligtelser... 266
3.17.6Lånoptagelse... 267 3.17.7Gældsforpligtelser... 267 4 VURDERIG AF REGIOSKOMMUES ØKOOMI... 268 4.1 Vurdering af bæredygtig drift... 268 4.2 Det likvide beredskab... 270 4.3 Sammenfatning og konklusion... 270 5 REVISIO AF DE SOCIALE REGSKABER - OMRÅDER MED STATSREFUSIO... 271 5.1 Revisionserklæring vedrørende de sociale it-systemer... 271 5.2 Løbende revision... 271 5.2.1 Forretningsgange og sagsbehandling... 271 5.3 Generelt... 272 5.3.1 Formål... 272 5.3.2 Revisionens omfang og udførelse... 272 5.4 Forretningsgange m.v.... 273 5.5 Personsager... 273 5.5.1 Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser) 273 5.5.2 Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder jobtræning og servicejob)... 274 5.5.3 Forsikrede ledige... 274 5.6 Afsluttende revision... 274 5.6.1 Regnskabsaflæggelse og restafregning af refusion... 274 5.6.2 Opfølgning på decisionsskrivelser fra 2009 og evt. tidligere år... 276 5.7 Særlig gennemgang på fleksjobområdet... 276 6 ØVRIGE OMRÅDER MED SÆRLIGE RAPPORTERIGSKRAV... 278 6.1 Socialministeriet... 278 6.1.1 Byfornyelse... 278 6.1.2 Tilskud fra puljen til støtte til kommuner med særligt store udgifter til sindslidende (19M)... 279 6.1.3 Tilskud fra puljen Kvalificering af indsatsen for familier med børn med handicap (projekt KIFA ye forældre handicap)... 279 6.1.4 Tilskud fra puljen Psykiatriaftalen 2007 2010 til netværksdannelse (projekt Forældrenettet)... 280 6.1.5 Tilskud fra puljen Efterværn for tidligere anbragte unge (projekt Efterværn).. 280 6.1.6 Tilskud fra puljen Psykiatriaften 2007 2010 til psykologbehandling i kommunerne og ungdomsuddannelserne (projekt Psykiatriprojekt Bornholm).. 280 7 SÆRLIGE OPGAVER OG AALYSER M.V.... 281
8 AFGIVE REVISIOSBERETIGER VEDRØREDE 2010... 282 8.1 Revisionsberetninger afgivet til s Kommunalbestyrelse.. 282 9 REVISORS ERKLÆRIG... 283 10 REVISIOES BEMÆRKIGER... 284 10.1 Tilgodehavender i betalingskontrol... 284 BILAG 1... 285 BILAG 2... 288
Til s Kommunalbestyrelse 1 Indledning BDO Kommunernes Revision,, har den 11. august 2011 afsluttet revisionen af s regnskab for året 2010. I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for afgives hermed beretning om den udførte revision. Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves, om regionskommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med kommunalbestyrelsens bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen vurderes, om udførelsen af kommunalbestyrelsens og udvalgenes beslutninger samt den øvrige forvaltning af regionskommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vor beretning om tiltrædelse pr. 1. januar 2007 (beretning nr. 1). 1.1 Risikovurdering og revisionsstrategi Revisionen gennemføres med udgangspunkt i en af os udarbejdet revisionsstrategi. Revisionsstrategien skal sikre, at revisionen fokuseres mod de væsentligste og mest risikofyldte administrative områder af betydning for årsregnskabet. Baseret på vores drøftelser med ledelsen og vores kendskab til regionskommunens aktiviteter og forhold i øvrigt har vi i forbindelse med planlægningen og udførelsen af revisionen for 2010 identificeret følgende områder med særlige risici for væsentlige fejl i årsberetningen. Revisionens omfang er tilpasset hertil. 1.2 Drøftelser med ledelsen om besvigelser Under revisionen har vi forespurgt ledelsen om risikoen for besvigelser. Ledelsen har over for os oplyst, at regionskommunen efter ledelsens vurdering har et effektivt kontrolmiljø, der afdækker risikoen for, at årsregnskabet kan indeholde væsentlig fejlinformation, herunder fejlinformation som følge af besvigelser. Ledelsen har endvidere oplyst, at den ikke har kendskab til besvigelser eller igangværende undersøgelser af formodede besvigelser. Side 250
Vi har i forbindelse med vor revision ikke konstateret fejl som følge af besvigelser. 1.3 Den løbende revision Generelt Den løbende revision er i løbet af året gennemført ved besøg i den kommunale forvaltning. Formålet med den løbende revision er dels at udøve en aktuel og vedkommende revision, der giver mulighed for løbende at fremsætte forslag til forbedringer under skyldig hensyntagen til omkostninger og risici, dels at sikre et betryggende og effektivt grundlag for regnskabsaflæggelsen i kommunen. Forretningsgange Ved den løbende revision har vi gennemgået udvalgte væsentlige forretningsgange på forvaltningsområderne. Vi har lagt vægt på ledelse og styring som indfaldsvinkel til revisionen, og der er således fokuseret på regionskommunens målsætninger og strategier for området, samt på hvorvidt de tilrettelagte procedurer og det etablerede ledelsestilsyn understøtter disse strategier og målsætninger. år der er god sammenhæng imellem målsætninger, procedurer og ledelsestilsyn, er der tale om effektiv og hensigtsmæssig forvaltning af området. Tilsvarende er der ved revision af udvalgte forretningsgange på det sociale område fokuseret på, hvorvidt regionskommunen har tilrettelagt hensigtsmæssige og betryggende procedurer, der sikrer, at gældende lovgivning overholdes, samt at it-systemerne anvendes hensigtsmæssigt og betryggende. Vi har stikprøvevis efterprøvet forretningsgangene ved at følge sagsbehandlingen af kommunens dispositioner, eksempelvis udbetaling af sociale ydelser og lønninger. Kasseeftersyn Vi har i årets løb foretaget uanmeldt kasseeftersyn af likvide beholdninger ved regionskommunen. Formålet er at konstatere, hvorvidt regionskommunens likvide aktiver er korrekt registreret i overensstemmelse med de respektive pengeinstitutters oplysninger. Mål og bevillinger Vi har undersøgt, om foretagne dispositioner er i overensstemmelse med fastlagte mål, bevillinger, kommunalbestyrelsens og udvalgenes øvrige beslutninger samt love og andre forskrifter, herunder bestemmelserne i "Budget- og regnskabssystem for kommuner". Om den løbende revision henvises til delberetning nr. 16. 1.4 Lovpligtig forvaltningsrevision Den lovpligtige revision omfatter ifølge Styrelsesloven både finansiel revision og løbende forvaltningsrevision. Side 251
Forvaltningsrevisionen er udført integreret og sideløbende med den finansielle revision på udvalgte lovmæssige og væsentlige områder. Forvaltningsrevisionen har bl.a. omfattet stikprøvevis gennemgang af systemer, beslutningsgrundlag og rapporter, analyser af udgifts- og indtægtsposter, undersøgelser af nøgletal m.v. samt analyser af budgetafvigelser. I det omfang vore vurderinger afdækker usædvanlige forhold eller udviklingstendenser på et område, har vi vurderet, om ressourcer m.v. anvendes hensigtsmæssigt og betryggende. I overensstemmelse med Rigsrevisionens krav har vi i påtegningen erklæret os om den udførte forvaltningsrevision. I denne påtegningsdel konkluderer vi, at vi på de gennemgåede områder ikke har konstateret forhold, der afkræfter, at forvaltningen er varetaget under skyldige økonomiske hensyn. 1.5 Den afsluttende revision Den afsluttende revision sikrer, at de aflagte regnskaber ikke indeholder væsentlige fejl. Det vil sige, at regnskabet er korrekt og giver et retvisende billede af regionskommunens samlede økonomiske resultat og stilling. 1.6 Rapportering og revisionsbemærkninger Revisionsbemærkninger, der skal behandles af kommunalbestyrelsen og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført under afsnit 10, Revisionens bemærkninger. Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med kommunalbestyrelsens beslutninger der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konstaterede mangler foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt Orientering og kommentarer De orienteringer og kommentarer, som revisionen har givet anledning til, er anført som konklusioner under de enkelte afsnit. Generelt er alle vore konklusioner drøftet med den administrative ledelse og de berørte forvaltninger inden udformningen af den endelige beretning. Side 252
2 Årsregnskabet 2.1 Kommunens årsregnskab for 2010 Det reviderede regnskab for 2010 har omfattet regionskommunens årsberetning samt de oversigter, bemærkninger og redegørelser, der i henhold til gældende regler for regnskabsaflæggelsen skal udarbejdes. Hovedtallene udviser (mio. kr.): Regnskabsopgørelse (udgiftsbaseret) Resultat af ordinær driftsvirksomhed Resultat af det skattefinansierede område Resultat af forsyningsvirksomhederne Resultatopgørelse (omkostningsbaseret) (Frivillig) Resultat af det skattefinansierede område Resultat af forsyningsvirksomhederne Oprindeligt budget 7,6-87,2 6,1 Regnskab 53,7-10,7 Balance Ultimo 2009 Ultimo 2010 Anlægsaktiver Omsætningsaktiver Likvide beholdninger Egenkapital Hensatte forpligtelser Langfristede gældsforpligtelser ettogæld vedrørende fonds, legater, deposita m.v. Kortfristede gældsforpligtelser 2.757,8-77,7 95,2-1.816,2-529,1-376,6-14,6-38,7-0,8 2.734,7-129,1 170,8-1.799,2-529,3-376,3-14,0-57,5 Positive tal = overskud/tilgodehavender. egative tal = underskud/gæld (med undtagelse af egenkapital). Side 253
2.2 Ledelsens regnskabserklæring I forbindelse med revisionen af årsregnskabet har borgmester og økonomidirektør over for os afgivet en regnskabserklæring vedrørende årsregnskabet 2010. 2.3 Revisionspåtegning Vi har forsynet årsregnskabet med en påtegning uden forbehold eller supplerende oplysninger. Side 254
3 Revision af årsregnskabet 3.1 Årsregnskabets opbygning og indhold Vi har undersøgt, om regionskommunens regnskabsaflæggelse er foretaget i overensstemmelse med formkravene i Indenrigs- og Sundhedsministeriets gældende regler. Vi har fulgt op på, om der i forhold til regnskabet for 2009 er foretaget ændringer i regionskommunens regnskabspraksis, samt om disse ændringer er godkendt af kommunalbestyrelsen. Det er endvidere vurderet, om de foretagne ændringer er i overensstemmelse med Indenrigsog Sundhedsministeriets regler, og om de er tilstrækkeligt belyst i regnskabsaflæggelsen. Den talmæssige korrekthed og sammenhængen mellem regnskabet og de enkelte posteringer er kontrolleret ved brug af det foreliggende regnskabsmateriale. Det er påset, om regnskabets udgifter og indtægter har hjemmel i de vedtagne bevillinger, og om de er i overensstemmelse med gældende love og bestemmelser samt indgåede kontrakter m.m. Vi har påset, om de i balancen opførte aktiver og passiver har været undergivet fornøden kontrol. Endvidere har vi undersøgt, om de forpligtelser, bl.a. garantiforpligtelser, eventualrettigheder og leasingaftaler, der os bekendt påhviler regionskommunen, er korrekt registreret. Endelig er det i forbindelse med regnskabsafslutningen påset, om mellemværender med eksterne institutioner, forsyningsvirksomheder m.v., som regionskommunen fører regnskab for, er korrekt opgjort. Ved hjælp af vore forskellige analyseværktøjer har vi anvendt regnskabsanalytiske revisionsmetoder for at minimere den samlede revisionsrisiko. Via detailrevision har vi supplerende indhentet dokumentation for udvalgte enkeltposter i regnskabet og for lovligheden heraf. De typisk anvendte metoder har her været afstemninger, analyser af konti m.v., fysisk kontrol, efterregning, stikprøvevis kontrol af bilag samt gennemgang af skriftlige aftaler. Det er vor opfattelse, at regionskommunens regnskabsaflæggelse er foretaget i overensstemmelse med formkravene udmeldt af Indenrigs- og Sundhedsministeriet. 3.2 Forretningsgange for regnskabsaflæggelsen Regionskommunens forretningsgange vedrørende regnskabsaflæggelse er gennemgået. Ved denne gennemgang har vi vurderet, om regionskommunen i tilstrækkelig grad sikrer korrekt regnskabsaflæggelse ved hjælp af procedurer, ansvarsplacering og ledelsestilsyn, herunder anvendelse af materialeplaner og andre styringssystemer. Det er vor opfattelse, at forretningsgangene vedrørende regnskabsaflæggelse generelt har fungeret tilfredsstillende. Side 255
3.3 Revisionsmæssig gennemgang af it-sikkerheden Regionskommunens it-anvendelse har betydning for en lang række processer, som er relevante for regnskabsaflæggelsen. It-anvendelsen muliggør effektive interne kontroller, men it kan også medføre specifikke risici for de interne kontroller. I forbindelse med revisionen har vi foretaget en vurdering af, hvordan regionskommunen har reageret på disse risici. Vi har først kortlagt, hvordan regionskommunen selv har tilrettelagt styringen, dvs. vurderet regionskommunens strategier for it-anvendelse og it-sikkerhed. Dernæst har vi vurderet, om der er tilrettelagt interne kontrol- og rapporteringssystemer, som sikrer ledelsens overblik over it-sikkerheden i regionskommunen. Endeligt har vi udført en række revisionshandlinger, hvor vi har fokuseret på de områder af regionskommunens it-sikkerhed, som har størst betydning for os som revisorer. Vi har foretaget revisionshandlinger inden for følgende områder: Strategi og regler for it-anvendelse og it-sikkerhed Organisering af it-sikkerhedsarbejdet Informationsrelaterede aktiver Medarbejdersikkerhed Fysisk sikkerhed etværk og drift Adgangsstyring Anskaffelse, udvikling og vedligeholdelse af informationsbehandlingssystemer Sikkerhedshændelser Beredskabsstyring Lovbestemte og kontraktlige krav Hvor vi har vurderet det som relevant, har vi foretaget vurderinger, der indeholder elementer af forvaltningsrevision, herunder ledelse og styring samt effektivitet. Revisionen er foretaget som en opfølgning på gennemgangen i marts 2010. Gennemgangen har vist, at vi kan basere vores revision på fungerende kontroller i og omkring de enkelte systemer, og at regionskommunens it-anvendelse ikke indebærer revisionsmæssige risici, som ikke i forvejen er dækket af vores revision. Uden at det har påvirket vores konklusion, har revisionen alligevel givet anledning til anbefalinger fra vores side. Anbefalingerne er afrapporteret til it-afdelingens ledelse i forbindelse med afslutningen på revisionen, og de vigtigste heraf er kort skitseret nedenfor: Vi har anbefalet, at have fokus på risikovurderinger af regionskommunens forretningsmæssige afhængighed af it-systemer, dialog med systemejerne herom viser ofte en gavnlig effekt på implementeringen af informationssikkerhedspolitikken. Risikovurderingerne er blandt andet medvirkende til fastlæggelse af sikkerhedsniveauet og for etablering af eventuelle nød og beredskabsplaner for de enkelte systemer. Side 256
Særligt har vi anbefalet regionskommunen, at implementere det interne tilsyn med informationssikkerheden, som er forudsat i regionskommunens informationssikkerhedspolitik. Et effektivt internt tilsyn giver ledelsen et aktuelt og dækkende indtryk af informationssikkerheden i regionskommunen samtidigt med, at tilsynet har en positiv indflydelse på medarbejdernes efterlevelse af de vedtagne regler. I forbindelse med gennemgangen har vi risikovurderet regionskommunens ressourcestyringssystem, som anvendes af Vej og Park. Gennemgangen viste, at et større antal medarbejdere, end vi normalt ser, har systemadministrative rettigheder, herunder adgang til sikkerhedsadministration. Vi har anbefalet regionskommunen, at revurdere rettighederne med henblik på afdækning af disse medarbejderes reelle behov for, at kunne udføre systemadministrative opgaver i systemet. 3.4 Budget- og bevillingskontrol Vi har påset, at regionskommunens finansielle dispositioner er i overensstemmelse med det vedtagne budget, meddelte tillægsbevillinger og øvrige beslutninger af bevillingsmæssig karakter. Samtidig har vi undersøgt, om regionskommunens bevillingsniveau er fastlagt i overensstemmelse med gældende regler. Vi har konstateret væsentlige budgetoverskridelser på følgende områder, uden at der er søgt tillægsbevilling: Politikområde Børn og familier, hvor virksomhed Børnecenter Bornholm i 2010 har haft nettodriftsudgifter (inkl. statsrefusion) på 197,1 mio. kr., og hvor det korrigerede budget udgør 168,7 mio. kr. Politikområde Teknik og miljø, hvor virksomhed Veje og Havne i 2010 har haft nettodriftsudgifter på 85,7 mio. kr., og det korrigerede budget udgør 72,2 mio. kr. Der skal, jf. Styrelseslovens bestemmelser, søges tillægsbevilling, når budgetforudsætningerne ikke kan overholdes. 3.5 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved den afsluttende revision har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger. edenfor er tidligere afgivne revisionsbemærkninger samt den opfølgning, der er gennemført af kommunen i forhold til bemærkningerne, gengivet. Revisionsberetning nr. 15, Afsluttende beretning for regnskabsåret 2009: Side 257
Økonomivurdering Resultatet af ordinær drift udviser i 2009 et underskud på 16,8 mio. kr. mod et budgetteret overskud på 42,1 mio. kr. Ordinær drift 2009 er påvirket af flere væsentlige forhold, som ikke har været budgetforudsat. Regionskommunen har modtaget ca. 23 mio. kr. mere i generelle tilskud, men er samtidig modregnet ca. 53 mio. kr. i forbindelse med udlodning af udbytte i 2008 modtaget fra Østkraft A/S. Endvidere er resultatet påvirket af merforbrug på det sociale område, hvor Børnecenter Bornholm og ældreområdet tilsammen har et merforbrug på 35 mio. kr. Endelig udviser især administrationsområdet et mindreforbrug i 2009. Ses der bort fra modregning af udbytte modtaget fra Østkraft A/S, er der god overensstemmelse mellem oprindeligt budgetteret resultat og regnskabsforbrug vedrørende ordinær drift i 2009. Det er vores vurdering, at regionskommunen hurtigt bør tilpasse sin drift således, at der igen kan skabes overskud på ordinær drift til finansiering anlæg, afdrag på lån og øvrige finansforskydninger. Vi anbefaler en fortsat tæt økonomistyring og er bekendt med, at regionskommunen vil revurdere budget 2010 med henblik på besparelser og effektivisering. Kommunalbestyrelsens besvarelse: Revisionens bemærkning tages til efterretning. Vi anser bemærkningen for afsluttet. Vi vil foretage en ny økonomivurdering ved den afsluttende revision af årsregnskabet 2010. Revisionsberetning nr. 16 Delberetning for regnskabsåret 2010: Sagsrevision på det social område Vi har i flere sager vedrørende kontanthjælp, aktivering, sygedagpenge, revalidering, forrevalidering og ledighedsydelse konstateret, at opfølgning på det individuelle kontaktforløb i enkelte tilfælde er foretaget med forsinkelse. Det henstilles, at de etablerede forretningsgange, der sikrer rettidig opfølgning i sagerne, følges. Endvidere har vi i flere sager vedrørende sygedagpenge konstateret fejl og mangler i forbindelse med registrering af opfølgningssamtaler og andre notater. Det anbefales, at der f.eks. via arbejdsgangsbeskrivelser sikres ensartethed ved registrering i de forskellige it-systemer, som afdelingen anvender (Ressortministerium Beskæftigelsesministeriet). Kommunalbestyrelsens besvarelse: Der vil blive taget administrative tiltag til at imødekomme revisionens henstilling og anbefaling. Vi vil foretage opfølgning på bemærkningen ved den løbende revision 2011. Side 258
3.6 Skatter Vi har kontrolleret, at de indtægtsførte skatter er i overensstemmelse med de af SKAT foretagne fordelinger og meddelte oplysninger. Endvidere har vi påset, at skatterne er bogført og periodiseret korrekt, jf. gældende konteringsregler. Det bemærkes, at den udførte revision - i et vist omfang - baserer sig på it-systemer, der henhører under andre myndigheders ansvarsområde. Det er vor opfattelse, at skattebeløbene er korrekt optaget i regnskabet. 3.7 Tilskud og udligning Tilskud og udligning er sammenholdt med opgørelser udarbejdet af Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Vi har endvidere undersøgt, om regionskommunens kontering er i overensstemmelse med konteringsreglerne i budget- og regnskabssystemet for kommuner. Det er vor opfattelse, at tilskuds- og udligningsbeløb er korrekt optaget i regnskabet. 3.8 Refusion af købsmoms Vi har ved den afsluttende revision fokuseret på kommunens administration af området, hvor vi har påset, at opgørelsen af købsmomsrefusion er udarbejdet efter gældende regler. Udgifter til købsmoms og refusion af købsmoms er fejlagtig ikke lige store difference i 2010 regnskab udgør 133.824 kr. på grund af periodiseringsfejl. Øvrig gennemgang har ikke givet anledning til kommentarer. 3.9 Lønninger og vederlag Vi har i løbet af året gennemgået regionskommunens forretningsgange og stikprøvevis efterprøvet dokumentation, beregning og udbetaling i lønsagerne. Side 259
Ved revisionen af årsregnskabet har vi undersøgt regionskommunens forretningsgange m.v. i forhold til interne kontroller ved anvendelse af lønsystemet, bl.a. medarbejdernes muligheder for at indberette til egne CPR-numre m.v. Lønudbetalingen til den administrative ledelse og personalet på Løn- og personalekontoret er stikprøvevis gennemgået. Det er undersøgt, om lønsystemet er afstemt til bogholderiet/årsregnskabet. Det er endvidere påset, at de til SKAT afgivne oplysninger om løn m.v. er afstemt, ligesom det er kontrolleret, at tilbageholdt A-skat m.v. er afregnet og afstemt. Det er vores vurdering, at de interne kontroller udføres på betryggende vis og i henhold til regionskommunens gældende retningslinjer. Gennemgangen af lønudbetalingen til den administrative ledelse samt Løn- og personalekontorets personale har vist, at der ikke er foretaget væsentlige fejludbetalinger. De nødvendige afstemninger af lønsystemet i forhold til bogholderiet/årsregnskabet er foretaget. Det er endvidere dokumenteret, at der er overført korrekte oplysninger om lønforhold m.v. til SKAT. Samtidig er årets tilbageholdelse og afregning af A-skat m.v. dokumenteret. Vi har gennemgået regionskommunens nye regelsæt for udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste og har fundet dem i overensstemmelse med gældende lovgivning og praksis. 3.10 Renter Vi har undersøgt, om regionskommunen i tilstrækkeligt omfang har afstemt renteudgifter og -indtægter til eksternt dokumentationsmateriale. Det er vor opfattelse, at renteudgifter og -indtægter er korrekt afstemt og optaget i regnskabet. 3.11 Kommunal medfinansiering af de regionale sundhedsopgaver Vi har påset, at den aktivitetsbestemte kommunale medfinansiering, jf. regionskommunens regnskab, er i overensstemmelse med den endelige opgørelse fra Sundhedsstyrelsen. Samtidig har vi påset, at de bogførte grundbidrag svarer til aftalen med regionen. Det er vor opfattelse, at den kommunale medfinansiering er korrekt optaget i regnskabet. Side 260
3.12 Anlægsvirksomhed Vi har undersøgt regionskommunens regler vedrørende aflæggelse af anlægsregnskaber, herunder hvorvidt gældende lovgivning følges i forhold til aflæggelsen. Det er vor vurdering, at regionskommunens anlægsregnskaber er udarbejdet og aflagt i overensstemmelse med regionskommunens retningslinjer og gældende lovgivning. 3.13 Forsyningsvirksomheder Forsyningsvirksomhederne skal hvile i sig selv. Det vil sige, at indtægter og udgifter over en årrække skal balancere. Forsyningsvirksomhederne betragtes således som eksterne i forhold til øvrige kommunale aktiviteter. Forsyningsområdet omfatter affaldshåndtering og fællesantenneanlæg. Vi har ved revisionen påset, at mellemværenderne med forsyningsvirksomhederne er korrekt optaget i balancen forsyningsvirksomhederne har registreret alle aktiver, herunder lageret. Vi har efterprøvet tilstedeværelsen af de registrerede aktiver Det er vor vurdering, at den samlede økonomiske styring af forsyningsområdet er indrettet med henblik på at opfylde lovkrav og kommunalbestyrelsens beslutninger. Takstfastsættelsen opfylder kravene til, at forsyningsvirksomhederne over tid kan hvile i sig selv. Mellemværende med forsyningsvirksomhederne er korrekt optaget i balancen. 3.14 Indberetning til Forsyningssekretariatet mv. De tidligere kommunale forsyningsvirksomheder på vand- og spildevandsområdet er pr. 1. januar 2008 omdannet til aktieselskaber med 100 % kommunalt ejerskab. Miljøministeriet har som følge af den generelle selskabsdannelse i vandsektoren udstedt: Bekendtgørelse nr. 1468 af 16. december 2009 om kommuners varetagelse af administrative opgaver for visse vandselskaber Bekendtgørelse nr. 298 af 25. marts 2010 om program for vandselskabers interne overvågning I bekendtgørelserne er der fastsat krav om afgivelse af særlige revisionserklæringer. Forsyningssekretariatet har på baggrund heraf udstedt en særlig revisionsinstruks, som gælder for alle indberetninger, der foretages efter 1. november 2010. Side 261
Dels skal der afgives erklæring om prisfastsættelsen af de administrative ydelser, der leveres fra kommunen til forsyningsvirksomheden, og dels skal der afgives revisionserklæring på kommunens indberetning til Forsyningssekretariatet efter lov om kommuners afståelse af vandforsyninger og spildevandsforsyninger, jf. bekendtgørelse nr. 1212 af 14.oktober 2010. Erklæringen 2010 om prisfastsættelsen af de administrative ydelser er forsynet med følgende konklusion/supplerende oplysning: Det er vor opfattelse, at kommunens udarbejdede prisfastsættelse kun dækker over de direkte og indirekte omkostninger, som kan henføres til udførelsen af de pågældende opgaver i henhold til bekendtgørelse nr. 1212 af 14/10/2010 og nr. 1468 af 16/12 2009, 3, om kommuners varetagelse af administrative opgaver for visse vandselskaber. Supplerende oplysning Uden at det har påvirket vores konklusion, skal vi oplyse at de vandmængder, der transporteres og behandles overstiger den grænse, der fremgår af bekendtgørelsen om kommuners adgang til at levere administrative ydelser. Kommunen har derfor ikke efter 1. juli 2010 haft hjemmel til at udføre opgaver, der ligger ud over den i Bek. 1468, 3, nr. 5, nævnte opgave vedrørende administrativ og juridisk bistand vedrørende personalemæssige forhold Erklæring på regionskommunens indberetning til Forsyningssekretariatet vedrørende 2007, 2008 og 2009 forsynet med følgende forbehold og konklusion: Forbehold Bidrag for afvanding af de kommunale og private fællesveje er fastsat til 4 % af de årlige budgetterede anlægsudgifter til kloakledningsanlæggene. Vi har ikke fået forelagt dokumentation for de faktiske omkostninger herved. Vi kan derfor ikke udtale os om, hvorvidt der kan være tale om over-/ underdækning og en eventuel uddeling ved fastsættelsen af vejafvandingsbidragets størrelse. Bortset fra den mulige indvirkning af det i forbeholdet anførte, er det vor opfattelse, at regionskommunens indberetning og erklæring for perioden 2007, 2008 og 2009 i al væsentlighed er i overensstemmelse med bekendtgørelsens regler. 3.15 Overførsel af administrative omkostninger fra hovedkonto 6 til hovedkonto 5 Ifølge bekendtgørelsen om omkostningsbaserede takster for kommunale tilbud skal byrådet/kommunalbestyrelsen fastsætte takster for en række tilbud. Side 262
Takstberegningen skal ske med udgangspunkt i alle tilbuddets gennemsnitlige, langsigtede omkostninger, herunder også indirekte centrale omkostninger til ledelse og administration, der konteres på hovedkonto 6. Der skal derfor, jf. Indenrigs- og Sundhedsministeriets konteringsregler foretages en overførsel af administrative omkostninger fra hovedkonto 6 til hovedkonto 5 for de kommunale tilbud, der er omfattet af bekendtgørelsen. Kommunalbestyrelsen kan anvende en fordelingsnøgle for andelen af central ledelse og administration, ligesom kommunalbestyrelsen skal begrunde den anvendte fordelingsnøgle. Vi har påset, at regionskommunen har foretaget korrekt overførsel af administrative omkostninger fra hovedkonto 6 til hovedkonto 5 for kommunale tilbud omfattet af bekendtgørelsen om omkostningsbaserede takster. 3.16 Forvaltningsrevision opkrævning af mellemkommunale betalinger Som et led i den løbende forvaltningsrevision har vi undersøgt om forretningsgangen vedrørende opkrævning af mellemkommunale betalinger hos andre kommuner foregår hensigtsmæssigt og betryggende. Det bemærkes, at den udførte revision - i et vist omfang - baserer sig på interviews. Opkrævningsfunktionen styres af "Økonomi/Analyse" med udgangspunkt i edb-systemet KMD Børn og Voksne. Tilgang Visitationsenhederne er ansvarlige for at oprette foranstaltninger ud fra de bevillinger, der gives af sagsbehandlere. år en virksomhed modtager refusionstilsagn, sendes der kopi af tilsagnet til Økonomi og Analyse, der tjekker om foranstaltningen er korrekt oprettet i KMD Børn og Voksne. Alle foranstaltninger, hvor der skal ske afregning med en anden kommune, styres via edbsystemet KMD Børn og Voksne. Opkrævning af betaling fra andre kommuner sker som udgangspunkt hver måned, dog med den undtagelse, at visse ydelser som hjælpemidler, boligydelse m.v. opkræves en gang årligt. I forbindelse med indberetning til KMD Børn og Voksne indtastes der slutdato 31.12, således at der "automatisk" foretages ny beregning ved takstændringer. Der beregnes individuel takst på baggrund af en konkret funktionsvurdering af borgeren, når der er tale om en person på et af s plejehjem eller centre. Udarbejdelsen af funktionsvurderingen foretages af en visitator fra Borger og Sundhed. Beregning og indberetning til KMD Børn og Voksne foretages af Økonomi og Analyse. Tilgang skolegang anvender edb-systemet TABULEX til styring og registrering af undervisningspligtige elever, som bor på Bornholm. Side 263
Systemet anvendes decentralt på skolerne, og oplysningerne samles i en forvaltningsdel, hvor der hentes diverse oplysninger om eleven. Oplysninger i edb-systemet sendes via Børn og Voksne til Økonomi/Analyse, som efterfølgende indberetter til KMD Børn og Voksne med henblik på opkrævning. Bornholm Heldagskole og Kildebakken forestår selv opkrævning for skolegang, jfr. kommunalbestyrelsens beslutning af 28. januar 2010. Afgang år en foranstaltning ikke længere er aktuel, indberettes der en slutdato til KMD Børn og Voksne. Opkrævningen stopper, og der sendes ikke længere regninger til betalingskommunen. Årligt tjek af samtlige foranstaltninger En gang årligt modtager lister fra CPR-registreret over kommunale forhold. Den ene liste indeholder de personer i andre kommuner, der er registreret med Bornholms Regionskommune som betalingskommune. Den anden liste indeholder de personer i, som er registreret med anden betalingskommune. Begge lister tjekkes for at kontrollere om de stemmer overens med de oplysninger, der er indberettet til og i KMD Børn og Voksne. Budgetkontrol og budgetansvar De enkelte virksomheder er budgetansvarlige og udfører budgetkontrol på området. Det er vores overordnede vurdering, at forretningsgange og styringsprocessen med opkrævning af mellemkommunal betaling overordnet er tilrettelagt betryggende og hensigtsmæssigt og med skyldige økonomiske hensyn. 3.17 Balancen Regionskommunens balance er primært revideret ved at sikre, at der foreligger afstemninger for samtlige balancekonti. For at sikre korrekt udvisende i regnskabet er der så vidt muligt foretaget stikprøvevis gennemgang af de specificerede beløb til eksternt materiale, og regionskommunens forretningsgange og ledelsestilsyn er vurderet. Det er oplyst, at der er foretaget afstemning for samtlige balancekonti med undtagelse af funktion 9.14. Den stikprøvevise kontrol bekræfter indhold og beløb for de enkelte konti. Det er vor vurdering, at regionskommunens forretningsgange, ledelsestilsyn og egne kvalitetskontroller har sikret en god kvalitet i afstemningerne. Side 264
3.17.1 Anlægsaktiver Materielle og immaterielle anlægsaktiver Det er påset, at de opførte aktiver er registreret i overensstemmelse med anlægskartotekets oplysninger. Anlægskartotekets oplysninger er stikprøvevis kontrolleret, og tilgange, afgange, afskrivninger og andre ændringer er herunder kontrolleret. Det er endvidere påset, at anlægsoversigten indgår korrekt i regionskommunens regnskabsaflæggelse. Automobilsprøjte er fejlagtig inaktiveret i balancen med en værdi på 1,5 mio. kr. ultimo 2010. Herudover er det vor vurdering, at materielle og immaterielle anlægsaktiver er korrekt optaget og periodiseret i årsregnskabet. Finansielle anlægsaktiver Det er påset, at de opførte aktiver er registreret i overensstemmelse med underliggende materiale samt indregnet i overensstemmelse med gældende regler, herunder at der er foretaget nedskrivning i forhold til forventning om tab på tilgodehavender. Det er ligeledes påset, at aktier, andelsbeviser og ejerandele i 60-selskaber er indregnet i forhold til regionskommunens ejerandel af selskaberne i henhold til retningslinjerne fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Endvidere er det i forbindelse med regnskabsafslutningen påset, om mellemværender med kommunale forsyningsvirksomheder er korrekt opgjort. Det er vor vurdering, at finansielle anlægsaktiver er korrekt optaget i regnskabet. 3.17.2 Omsætningsaktiver Det er påset, at regionskommunens varebeholdninger og fysiske aktiver til salg er registreret og indregnet i balancen, samt at omkostningsregistreringen er i overensstemmelse med regionskommunens registreringer, regnskabspraksis og regnskabsmæssige skøn. Korrekt indregning af tilgodehavender hos staten og kortfristede tilgodehavender i øvrigt er kontrolleret stikprøvevis. Grunde og bygninger til videresalg I forbindelse med overførsel af anlægsaktiver til omsætningsaktiver (bygninger og grunde til videresalg) er der fejlagtig foretaget afskrivning på 4 grunde. Aktiverne er ultimo 2010 er værdiansat 457.642 kr. for lavt. Side 265
Tilgodehavende i betalingskontrol Tilgodehavende i betalingskontrol (funktion 9.14) foreligger ikke afstemt ultimo 2010 og kan således ikke specificeres på enkeltposter. I forbindelse med konverteringen til OPUS debitor i 2010 er der opstået afstemningsdifferencer og KMD har foretaget fejlretninger, som regionskommunen ikke har adgang til at efterprøve. Der henvises til afsnit 10, Revisionens bemærkninger. Herudover er det vor vurdering, at omsætningsaktiver er korrekt optaget og periodiseret i regnskabet. 3.17.3 Likvide beholdninger Det er kontrolleret, at alle likvide aktiver er korrekt optaget og periodiseret i regnskabet, og der er så vidt muligt foretaget kontrol til ekstern dokumentation. I forbindelse med gennemgang af engagementoversigt ultimo 2010 har vi konstateret, at regionskommunen har 2 bankkonti, som ikke er registreret i regionskommunens bogføring. Det er vores opfattelse, at alle bankkonti tilhørende regionskommunen skal registreres i bogføringen. Herudover er det vor vurdering, at de likvide beholdninger er korrekt optaget og periodiseret i regnskabet. Der henvises til afsnit 4, Vurdering af regionskommunens økonomi, for gennemgang og vurdering af regionskommunens likviditet m.v. 3.17.4 Egenkapital Vi har påset, at regionskommunen har afstemt og specificeret egenkapitalen, og vi har gennemgået væsentlige posteringer, herunder posteringer foretaget direkte på egenkapitalen, eksempelvis afskrivninger, ned- og opskrivninger samt andre justeringer i balancen. Det er vor opfattelse, at egenkapitalen er fordelt, registreret og klassificeret korrekt i henhold til de af Indenrigs- og Sundhedsministeriet udmeldte regler. 3.17.5 Hensatte forpligtelser Vi har vurderet regionskommunens dokumentation for opgørelse af hensatte forpligtelser vedrørende pensionsforpligtelser, miljøforpligtelser, arbejdsskadeerstatninger, åremålsansættelser, miljøforpligtelser, retssager mv. Vi har påset, at forpligtelserne er opgjort i overensstemmelse med gældende bestemmelser. Revisionen har ligeledes omfattet en vurdering af forretningsgange for registrering af forpligtigelser, anvendte indregningskriterier samt foretagne skøn. Side 266
Hensatte forpligtelser Fejl ved opgørelse af tilstandsændring i pensionsforpligtelse (lukket læregruppe) bevirker, at regionskommunens forpligtelse er opgjort 2,6 mio. kr. for højt. Korrektion af balancen foretages ifølge aftale med regionskommunen i 2011 som en primo korrektion. Herudover er regionskommunens indregning og måling fundet i overensstemmelse med Indenrigs- og Sundhedsministeriets retningslinjer og den fastlagte regnskabspraksis. 3.17.6 Lånoptagelse Vi har gennemgået regionskommunens procedure for lånoptagelse og lånerammeopgørelse for bl.a. at påse, at denne følger Indenrigs- og Sundhedsministeriets regler på området. Endvidere har vi påset, at den udarbejdede opgørelse over lånerammen kun indeholder kategorier af udgifter og beløbsstørrelser, som kan medtages, jf. lånebekendtgørelsen med tilhørende fortolkninger. Regionskommunens lånerammeberegning og lånoptagelse er i overensstemmelse med gældende regler. 3.17.7 Gældsforpligtelser Vi har undersøgt, om de forpligtelser, der os bekendt påhviler regionskommunen, er korrekt registreret, klassificeret og eventuelt kursreguleret. Kontrollen er så vidt muligt foretaget til eksternt dokumentationsmateriale. Regionskommunens mellemregningskonti er ligeledes påset afstemt. I forbindelse med disse afstemninger er det stikprøvevis konstateret, at der ikke er tale om gamle poster, men at udvisende på mellemregningskonti er korrekt periodiseret og optaget i regnskabet. Det er endvidere kontrolleret, at statens andel af tilbagebetalingspligtige ydelser med statslig refusion er korrekt opgjort. Vi har samtidig påset, om forpligtelser vedrørende leasing er korrekt registreret på balancen. I forbindelse med gennemgang af regionskommunes langfristede gæld ultimo 2010 har vi konstateret, at et lån til Kommunekredit fejlagtig er optaget i balancen med et beløb på 144.000 kr. mod rettelig 4,6 mio. kr. Det er aftalt med regionskommunen, at rettelse foretages i 2011 som en primo korrektion. Herudover er det vor vurdering, at gældsforpligtelserne er korrekt indregnet og periodiseret i regnskabet. Side 267
4 Vurdering af regionskommunes økonomi Vi har foretaget en overordnet analyse af nedenstående væsentlige forhold med betydning for den økonomiske udvikling. Vi skal gøre opmærksom på, at vores vurdering af regionskommunens økonomi er et øjebliksbillede, som bl.a. bygger på de økonomiske oplysninger om forventet regnskab 2011, som er modtaget af regionskommunen. 4.1 Vurdering af bæredygtig drift Vurdering af bæredygtig drift foretages ved en vurdering af resultatet for 2010, forventet regnskab 2011 og budgetoverslagsårene 2012-2014. Der tages udgangspunkt i resultat af ordinær drift på det skattefinansierede område inkl. renter. Det er vigtigt, at regionskommunen løbende kan finansiere driftsudgifter med de løbende driftsindtægter. Der bør tilstræbes et positivt resultat for at give plads til afdrag på lån og fremtidige anlægsinvesteringer. Vi har nedenfor vist udviklingen i resultat af ordinær drift for regnskabsåret 2010, forventet regnskab 2011 og budgetoverslagsårene 2012-2014: 2.700 Udviklingen i resultat af ordinær driftsvirksomhed I mio. kr. 2.600 2.500 Skatter, tilskud, udligning m.v. ettodriftsudgifter inkl. renter 2.400 2.300 R 2010 FR 2011 BO 2012 BO 2013 BO 2014 Som det fremgår af grafen har der i 2010 været et overskud på den ordinære driftsvirksomhed på 53,7 mio. kr. I 2011og i budgetoverslagsårene 2012 og 2013 forventes der overskud på ordinær drift. I budgetoverslagsår 2014 forventes underskud på 8,8 mio. kr. på ordinær driftsvirksomhed. For at kunne vurdere sandsynligheden for at realisere de budgetterede overskud for budgetoverslagsårene har vi set på de oprindeligt budgetterede resultater for perioden 2008 til 2011 kontra det realiserede resultat for 2008, 2009 og 2010, samt det forventede resultat for 2011: Side 268
Sammenligning af oprindeligt budget og realiseret/forventet resultat Ordinær driftsvirksomhed I mio. kr. 80 60 40 20 0-20 -40 R 2008 R 2009 R 2010 FR 2011 Budg. resultat - oprindeligt Realis./forventet. resultat Det fremgår af grafen, at resultatet af den ordinære drift i 2008 var højere end oprindeligt budgetteret. I 2009 var resultatet af den ordinære drift blev 64,6 mio. kr. lavere end oprindelig budgetteret. I 2010 er resultatet af den ordinære drift 46, 1 mio. kr. højere end det oprindeligt budgetterede resultat. Regionskommunen anvender en økonomisk decentraliseringsmodel, der betyder, at de enkelte institutioner, driftsområder m.v. indenfor visse grænser kan overføre drifts- og anlægsmæssige mer- eller mindreforbrug fra år til år. Udviklingen i overførsler mellem årene har været følgende: Fra 2008 til 2009 blev der overført uforbrugte budgetbeløb på driften med 24,4 mio., kr., og på anlæg er der overført 50,5 mio. kr., i alt 74,9 mio. kr. Fra 2009 til 2010 blev der overført uforbrugte budgetbeløb på driften med 68,7 mio., kr., og på anlæg er der overført 54,2 mio. kr., i alt 122,9 mio. kr. Fra 2010 til 2011 er der overført uforbrugte budgetbeløb på driften med 68 mio., kr., og på anlæg er der overført 47 mio. kr., i alt 115 mio. kr. Side 269
4.2 Det likvide beredskab Regionskommunens likvide beredskab ultimo året bedømmes med udgangspunkt i udviklingen i den bogførte kassebeholdning ultimo 2010, forventet kassebeholdning ultimo 2011 og budgetteret kassebeholdning ultimo overslagsårene 2012-2014: Udviklingen i den likvide beholdning I mio. kr. 200 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 R 2010 FR 2011 BO 2012 BO 2013 BO 2014 Likvid beholdning Som det fremgår af ovenstående graf, forventes der en forøgelse af den likvide beholdning i 2011 og 2012. I overslagsårene 2013 og 2014 forventes den likvide beholdning reduceret med henholdsvis 29,8 mio. kr. og 49,9 mio. kr. Regionskommunen skal overholde lånebekendtgørelsens bestemmelser, således skal regionskommunens likviditet - opgjort efter kassekreditreglen - altid være positiv. Det betyder, at regionskommunens gennemsnitlige daglige kassebeholdning beregnet for de sidste 365 dage ikke må være negativ. Regionskommunen har i 2010 efterlevet denne bestemmelse, og på det foreliggende grundlag er det vores vurdering, at regionskommunen også i 2011 kan overholde lånebekendtgørelsens bestemmelser vedrørende kassekreditreglen. 4.3 Sammenfatning og konklusion Regionskommunen har i 2010 haft et overskud på ordinær drift på 53,7 mio. kr., og har dermed vendt udviklingen fra 2009, der udviste et underskud på 16,8 mio. kr. Regionskommunens likvide beholdning udgør 170,8 mio. kr. ultimo 2010. Det er vores vurdering, at Regionskommunens stramme økonomistyring har sikret den positive udvikling i økonomien i 2010. Det er endvidere vores opfattelse, at der fortsat skal være fokus på stram økonomisk styring og prioritering, idet ordinær drift ifølge budgetforudsætningerne i overslagsårene kommer under pres i 2013 og udviser underskud for 2014. Side 270
5 Revision af de sociale regnskaber - områder med statsrefusion Efterfølgende redegøres for revisionsforløbet og vurderingerne af regionskommunens administration på det sociale område. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik. Vi har i forbindelse med revisionsbesøgene orienteret den administrative ledelse om revisionens omfang og resultater såvel generelt som mere detaljeret. 5.1 Revisionserklæring vedrørende de sociale itsystemer I bekendtgørelse nr. 1305 af 15. december 2009, nr. 801 af 28. juni 2010, samt 858 af 2. juli 2010 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Velfærdsministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for Flygtninges, Indvandrere og Integrations ressortområder (revisionsbekendtgørelsen), er der fastsat en række krav til de dokumentationsog registreringssystemer, kommunen anvender i forbindelse med administrationen af en række opgaver på Socialministeriets og øvrige ministeriers ressortområder. Regionskommunen skal sikre, at der foreligger en uafhængig revisorerklæring om, at det pågældende system fungerer i et it-miljø med en tilfredsstillende system- og datasikkerhed, og at de interne kontroller i systemerne sikrer en fuldstændig og nøjagtig behandling af godkendte transaktioner. Ovennævnte er gældende, såfremt regionskommunen ved registrering af sagen og beregning af ydelsen eller tilskuddet anvender et it-system, eller hvis databehandlingen helt eller delvist foretages af andre end den dataansvarlige kommune. Vi udarbejder, jf. aftale med KMD, sådanne revisorerklæringer, som dermed dækker de kommuner, hvor KMD i 2010 har varetaget databehandlingen. Regionskommunen anvender registreringssystemer, hvor databehandlingen varetages af KMD. Vi henviser til de den 24. marts 2011 udarbejdede erklæringer for 2010, som fremgår af KMD s hjemmeside. 5.2 Løbende revision 5.2.1 Forretningsgange og sagsbehandling I løbet af året reviderer vi udvalgte forretningsgange og personsager på det sociale område. Der henvises i øvrigt til beretning nr. 16 af 18. marts 2011 om løbende revisionsbesøg 2010. Side 271
Beretning nr. 16 samt denne beretning skal efter kommunalbestyrelsens behandling sendes til ressortministerierne sammen med kommunalbestyrelsens besvarelse af eventuelle bemærkninger. Dette skal ske som følge af ministeriernes krav om lovpligtige redegørelser om den udførte revision af områder med statsrefusion og tilskud, jf. bekendtgørelse nr. 1305 af 15. december 2009, nr. 801 af 28. juni 2010 samt 858 af 2. juli 2010 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Velfærdsministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for Flygtninges, Indvandrere og Integrations ressortområder (revisionsbekendtgørelsen) samt bekendtgørelse nr. 1026 af 24. oktober 2005. 5.3 Generelt Vi har foretaget yderligere løbende revision efter afgivelse af beretning nr. 16 af 18. marts 2011. De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau. 5.3.1 Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr. 1305 af 15. december 2009, nr. 801 af 28. juni 2010 samt 858 af 2. juli 2010 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Velfærdsministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for Flygtninges, Indvandrere og Integrations ressortområder (revisionsbekendtgørelsen), bekendtgørelse nr. 1026 af 24. oktober 2005 om kommunale revisorers revision af børnefamilieydelser 5.3.2 Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af regionskommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: nyetablerede sager sager af væsentlig økonomisk karakter sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter sager efter revisors vurdering Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Side 272
Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om regionskommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. 5.4 Forretningsgange m.v. Vi har efterprøvet, om regionskommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer og procedurer for sagsbehandling) på følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder jobtræning og servicejob) Forsikrede ledige Vi har foretaget gennemgang af 24 personsager for at efterprøve regionskommunens forretningsgange. Det er vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. 5.5 Personsager På de under afsnit 5.4 omtalte personsagsområder har vi foretaget test af kontroller på udvalgte stikprøver af personsager for at efterprøve regionskommunens administrative og regnskabsmæssig praksis. Vi har i de følgende afsnit redegjort for resultatet af personsagsgennemgangen og anført antallet af sager på de enkelte personsagsområder, hvor vi har foretaget test af kontroller. Der er redegjort for, om der er konstateret væsentlige fejl og mangler på området, og hvorvidt disse har haft udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning. Såfremt der er tale om generelle fejl og mangler, vil dette være anført. 5.5.1 Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser) Vi har foretaget test af kontroller i 12 personsager. Side 273