SOLRØD KOMMUNE ESDH Specifikation af leverancen med priser Bilag 4 April 2007
Vejledning Bilaget skal udfyldes af tilbudsgiver, således at bilaget indeholder priser for alle leverandørens ydelser under kontrakten, inklusive optioner. 1. Krav til priser mv. Tilbuddet skal give et præcist og overskueligt billede af priser for samtlige leverandørens ydelser under denne kontrakt, inklusive optioner. Alle priser skal angives i fastpriser i DKK. og ekskl. moms, og skal angives i 2007- pris- og lønniveau (maj måned), jf. kontraktens punkt 7. Solrød Kommunes ESDH-system forventes at have ca. 370 brugere afrundet til 400 brugere. ESDH-systemet skal fra starten være dimensioneret til 400 brugere, hvilket de tilbudte priser skal tage udgangspunkt i. Tilbuddet skal udformes på en sådan måde at, de enkelte leverancer/ydelser er prissat enkeltvis. Tilbudet skal udover de direkte udgifter også indeholde afledte udgifter i form af ekstra server- og hardwareudstyr. I bilagets prisafsnit skal den samlede listepris, rabatsats og den samlede købspris (listepris minus rabat) anføres ud for hver enkelt enhed. Såfremt dele leveres vederlagsfrit, skal dette ligeledes anføres i prisafsnittet. Betalingsplanen for levering og implementering af ESDH-systemet er anført i bilag 1 Hovedtidsplan og betalingsplan. Øvrige ydelser faktureres og betales som anført i kontrakten. 2. Programmel Bilaget skal opdeles i henholdsvis standardprogrammel, tilrettet programmel og specielt udviklet programmel. For hver type programmel skal følgende specificeres (i det omfang, det er relevant): Art, mængde og priser Dokumentation Eventuelle løbende licensafgifter Eventuel tilkøbspris for enkeltstående licenser 1
Listepris, rabatsats og den samlede købspris (listepris minus rabat) Licensbetingelser (vedlægges), jf. bilag 11. 3. Levering og implementering af ESDH-systemet For etableringsudgiftens vedkommende ønskes fastprisaftale på de enkelte ydelser. Prisen for udarbejdelse af den endelige løsningsbeskrivelse skal angives, jf. kontraktens punkt 3.3. Priserne for de øvrige enkelte ydelser for levering og implementering af ESDHsystemet skal angives, som anført under punkt 1 og 2. På baggrund heraf skal der angives én samlet pris for levering og implementering af ESDH-systemet (ekskl. uddannelse). 4. Pris for uddannelse Den samlede prisen for uddannelse er følgende; Indhold og krav til uddannelse er specificeret i bilag 2B Supplerende kravspecifikation. 5. Eventuelle licensafgifter Eventuelle licensafgifter, jf. bilag 11 er følgende (månedlig eller årlig afgift): 6. Vedligeholdelsesafgift Vedligeholdelsesafgiften for vedligeholdelse inklusive support, jf. kontraktens punkt 4.4 og bilag 11 er følgende (månedlig eller årlig afgift): 7. Eventuelle omkostninger til server- og evt. ekstra hardwarekapacitet Leverandøren skal i bilag 2D beskrive specifikationer og krav til nødvendig serverog hardwarekapacitet med henblik på drift af ESDH-systemet. Solrød Kommunes udgifter til servere- og evt. ekstra hardware vil indgå i vurderingen af den samlede pris. Ved denne vurdering vil Solrød Kommune anvende priser, som kan opnås under SKI-rammeaftaler. Leverandørens skal herudover angive hvilke evt. afledte udgifter stigende data- og dokumentmængder mv. måtte medføre. Udgangspunktet skal sættes ud fra den 2
IT-infrastruktur, som etableres ved ESDH-systemets opstart. Her tænkes på hvornår og med hvilke omkostninger denne kvantitative ændring måtte udløse krav til udbygning af hardware, licenser, konsekvenser for drifts- og vedligeholdelsesaftaler mv. På sigt kan der ligeledes være behov for at udvide antallet af brugere. Leverandørens skal derfor også angive hvilke evt. afledte udgifter et stigende antal brugere måtte medføre. Her tænkes på hvornår og med hvilke omkostninger denne kvantitative ændring måtte udløse krav til udbygning af hardware, konsekvenser for drifts- og vedligeholdelsesaftaler mv., herunder en detaljeret beskrivelse af licensbetingelser ved udvidelser af antallet af brugere ved en udvidelse i intervaller af 10. 8. Evt. omkostninger til opgradering af ESDH-systemet til Office 2007 Såfremt kravet om at ESDH-systemet er integreret med Office 2007 medfører en opgradering af ESDH-systemet, så udgør en omkostning for Solrød Kommune skal dette specificeres. 9. Optioner Optioner skal beskrives og prissættes særskilt: Option: Pris i kr. ekskl. moms Konvertering fra Doculive Udvidelser i antallet af brugere pr. ekstra 10 brugere (priser skal angives mellem 401-500) Levering, opsætning og installering af 1 central hovedscanner: Levering, opsætning og installation af 1 decentral scanner: Forlængelse af kontrakten i 1 år (inkl. licensafgifter) 10. Timepriser Timepriser for ændringshåndtering jf. bilag 9 Ændringshåndtering skal angives særskilt og for følgende konsulentkategorier: 3
Konsulentkategori Timepris i kr. ekskl. Moms Specialist Projektleder Systemudvikler (andet efter leverandørens valg)... Tilbudsgiver bedes indplacere ansatte i ovennævnte kategorier. Timepriser for ad hoc-bistand jf. kontrakten skal angives særskilt og for følgende konsulentkategorier:. Konsulentkategori Timepris i kr. ekskl. Moms Systemkonsulent Organisationskonsulent (andet efter leverandørens valg) Tilbudsgiver bedes indplacere ansatte i ovennævnte kategorier. 11. Tilbudsvurderingen Til brug for tilbudsvurderingen vil der blive lagt vægt på en samlet pris, som vil blive beregnet ud fra følgende: Samlet pris Pris (i kr. ekskl. moms) Samlet pris for levering og implementering af ESDH-systemet (ekskl. Uddannelse) Samlet pris for uddannelse, som specificeret i bilag 2B Supplerende kravspecifikation Vedligeholdelsesafgift (inklusive support) i 4 år Evt. omkostninger til opgradering af ESDH-systemet til Office 2007 4
Evt. omkostninger til server- og ekstra hardwarekapacitet Evt. licensudgifter Option: Konvertering fra Doculive Option: Udvidelser i antallet af brugere pr. ekstra 10 brugere (prisen for 10 ekstra brugere) Option: Levering, opsætning og installering af 1 central hovedscanner og 3 decentrale scannere Option: Forlængelse af kontrakten i 1 år Timepriser for ændringshåndtering ud fra et beregningsgrundlag svarende til 50 timer fordelt på 10 timer projektledelse, 20 timer specialist og 20 timer systemudvikler Timepriser for ad hoc bistand ud fra et beregningsgrundlag svarende til 40 timer fordelt på 20 timer systemkonsulent og 20 timer organisationskonsulent De til brug for beregningen nedenfor anførte antal timer i relation til timepriser, forpligter på ingen måde Solrød Kommune til at aftage de anførte antal timer. 5