Boligselskabet Domea Horsens Referat fra organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 29. september 2015 kl. 17.30 Med efterfølgende repræsentantskabsmøde kl. 19.00 På Scandic Bygholm Park, Schüttesvej 6, 8700 Horsens Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 3 2 Godkendelse af referat... 3 3 Boligorganisationen... 3 3.1 Orientering fra formanden... 3 3.2 Orientering fra Domea.dks bestyrelse... 3 3.3 Bestyrelsesforhold... 3 3.4 Bestyrelsens kontaktoplysninger... 4 3.5 Bestyrelseshonorar... 4 3.6 Boligorganisationens årsregnskab... 4 3.7 Revisionsprotokol... 4 3.8 Bestyrelsens årsberetning... 5 3.9 Godkendelse af styringsrapport... 5 3.10 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed... 5 3.11 Boligorganisationens budget... 6 3.12 Indstilling af kandidater til Domea.dks repræsentantskab... 6 3.13 Indstilling af deltagere til Domea.dks regionsmøder... 6 3.14 Valg af kredsdelegerede til BL... 7 3.15 Bestyrelsens forretningsorden... 7 3.16 Udlejningsforhold... 7 3.17 Personaleforhold Generel orientering... 8 3.18 Servicecenter Finansiering af etableringsudgifter... 8 4 Nybyggeri og renovering... 8 4.1 Beslutning om gennemførelse af nyt boligbyggeri... 8 4.2 Byggeforretningsføreraftale... 9 4.3 Støttetilsagn jf. byggelovgivningen... 9 4.4 Beslutning om valg af tekniske rådgivere/udbud heraf... 9 4.5 Projektoplæg herunder afd. nr. og betegnelse/navn... 9 4.6 Tids- og aktivitetsplan... 9 4.7 Udbud af entrepriser... 9 4.8 Udbud af byggelån/realkreditlån... 9 4.9 Etablering af forsikring... 10 4.10 Bestyrelsesvederlag... 10 4.11 Midlertidige reglementer... 10 4.12 Eventuelt vedr. byggesagen... 10 5 Boligorganisationens afdelinger... 10 5.1 Årsregnskaber... 10 5.2 Driftsbudgetter... 11 5.3 Orientering om driftsforhold... 11 6 Sammenlægning af eksisterende boligafdelinger... 11 7 Mødeplanlægning... 13 8 Eventuelt... 14 Deltagere fra bestyrelsen: Boje Krogh Hansen, formand Willy Nielsen, næstformand Svend Hviid Mogensen, Domea.dk Torben Engholm Jørn Maretti
Øvrige deltagere: Lars Todbjerg-Hansen, Administrationen Udsendt den 8. oktober 2015
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: Godkendt. 2 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 16.04.2015. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Godkendt. 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formanden Boje Krogh Hansen gav orientering på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Godkendt. 3.2 Orientering fra Domea.dks bestyrelse Svend Hviid Mogensen gav orientering på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Godkendt. 3.3 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har følgende sammensætning: Navn Post Valg af Afgangsår Boje Krogh Hansen Formand Repræsentantskabet 2016 Willy Nielsen Næstformand Repræsentantskabet 2015 Svend Hviid Mogensen Medlem Domea.dk 2016 Torben Engholm Medlem Repræsentantskabet 2015 Jørn Maretti Medlem Repræsentantskabet 2016 Benny Petersen Suppleant Repræsentantskabet 2015 Med Domea.dk som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at næstformand Willy Nielsen og Torben Engholm er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Indstilling godkendt. Side 3 af 14
3.4 Bestyrelsens kontaktoplysninger Vedlagt følger oversigt over de kontaktoplysninger som administrationen har registreret for bestyrelsens medlemmer. Vi beder det enkelte medlem om at kontrollere egne oplysninger og meddele eventuelle rettelser på mødet. Det indstilles, at eventuelle rettelser meddeles og registreres. Referat: Der var ingen rettelser. 3.5 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2014 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 75,82 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 45,49 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Referat: Indstilling godkendt. 3.6 Boligorganisationens årsregnskab Årsregnskabet skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Årsregnskab for perioden 01-04-2014 til 31.05.2015 vedlægges som bilag. Regnskabet udviser et underskud på kr. 5.536. Bemærkninger til årets resultat samt til boligorganisationens generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 10 til 17. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Bestyrelsen godkendte årsregnskabet. 3.7 Revisionsprotokol Revisionsprotokollen skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 01-04-2014 til 31-05-2015 vedlægges som bilag. Side 4 af 14
Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen 3.8 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligorganisationens årsregnskab på side 10 til 17 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. I beretningen indgår blandt andet den årlige opfølgning på den vedtagne forvaltningsrevision. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Referat: Bestyrelsen godkendte årsberetningen. 3.9 Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne er vedlagt. Administrationen har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Referat: Bestyrelsen godkendte styringsrapporten. 3.10 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed Boligorganisationens dispositionsfond skal som udgangspunkt dække afdelingernes lejetab. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes (fuldt ud) af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. Administrationen anbefaler boligorganisationen at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis boligorganisationen opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres lejetab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække lejetab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Byrådet har den 25.03.2015 vedtaget Boligselskabet Domea Horsens anmodning om fritagelse for dispositionsfondsdækning. Domea Horsens får dispensation fra kravet om, at boligorganisationens dispositionsfond automatisk skal dække alle afdelingernes tab ved lejeledighed, manglende huslejebetaling eller lejers manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtelsen. Side 5 af 14
Dispensation for dispositionsfondsdækning ophører senest, når dispositionsfonden er vokset til et beløb på 5.530 kr. pr. lejemålsenhed (2014-niveau). Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Indstilling godkendt. 3.11 Boligorganisationens budget Boligorganisationens budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 01.04.2016 til 31.05.2017 vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinært repræsentantskabsmøde til orientering. Referat: Bestyrelsen godkendte budgettet. 3.12 Indstilling af kandidater til Domea.dks repræsentantskab Til Domea.dks repræsentantskab kan boligorganisationerne vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog højst 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En repræsentant fra boligorganisationen kan have fuldmagt til at råde over alle boligorganisationens stemmer i Domea.dks repræsentantskab. Jeres boligorganisation kan vælge op til 2 repræsentanter. Repræsentanterne vælges af repræsentantskabet efter indstilling fra organisationsbestyrelsen Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller op til 2 repræsentanter til valg til Domea.dks repræsentantskab for 1 år. Referat: Boje Krog Hansen og Willy Nielsen blev valgt for 1 år. 3.13 Indstilling af deltagere til Domea.dks regionsmøder Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Alt efter mødets karakter kan det herudover aftales i den enkelte region, at andre medlemmer af organisations- og/eller afdelingsbestyrelser kan deltage uden stemmeret. I jeres boligorganisation er det tidligere besluttet, at repræsentantskabet udpeger de stemmeberettigede deltagere til regionsmøderne efter indstilling fra organisationsbestyrelsen. Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 2 deltagere til Domea.dks regionsmøder. Pkt. udgik idet de oprindelige 9 regioner er nedlagt. Side 6 af 14
3.14 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Jeres boligorganisation kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. Referat: Boje Krog Hansen og Willy Nielsen blev valgt for 1 år. 3.15 Bestyrelsens forretningsorden I henhold til vedtægterne fastsætter bestyrelsen selv sin forretningsorden. Senest godkendte forretningsorden vedlægges og anbefales godkendt som ny forretningsorden. Det indstilles, at forretningsordenen godkendes og underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Referat: Godkendt. 3.16 Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 484 personer. Heraf har 352 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Afdeling Antal boliger Aktive på liste I bero på liste 6001 Bøgevænget 8 6 24 6002 Vestergade m.fl. 72 0 0 6003 Lille Manhattan 68 44 104 6004 Emil Møllers Gård 80 60 94 6005 Sixtus 44 12 73 6007 Østerhåb Have 40 10 67 Nul personer på venteliste indikerer, at der enten er tale om 100 % kommunal anvisning eller anden særlig anvisning. Til byggeriet på Godsbanegade er der pr. 20. august opnoteret 163 aktive og 61 ansøgere der er i bero. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Orienteringen blev godkendt. Side 7 af 14
3.17 Personaleforhold Generel orientering Lars Todbjerg-Hansen gav orientering på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Referat: Orientering blev godkendt. 3.18 Servicecenter Finansiering af etableringsudgifter Udgifterne til etablering af servicecentre skal fordeles på de involverede boligorganisationer efter den vedtagne fordelingsnøgle. De samlede udgifter til etablering af servicecenteret og fordelingen mellem boligorganisationer fremgår af vedlagte bilag. Iht. fordelingsnøgle udgør jeres boligorganisations andel af udgifterne: Almindelige etableringsomkostninger (kr.): 16.957,16 IT-udgifter ifm. etablering (kr.): 12.522,21 Den enkelte boligorganisation skal tage stilling til, hvordan deres andel af de samlede udgifter skal finansieres. Finansieringen kan ske på følgende måder: A. Etableringsudgifterne eksklusive IT-investeringer dækkes af selskabets dispositionsfond. IT-investeringerne fordeles i stedet ud i afdelingerne i forhold til antal lejemålsenheder. IT-investeringerne aktiveres i afdelingerne og nedskrives lineært i henhold til forventet levetid på maksimalt 5 år. B. Etableringsudgifterne eksklusive IT-investeringer dækkes af selskabets dispositionsfond. IT-investeringerne dækkes af selskabets arbejdskapital. C. Etableringsudgifterne dækkes i deres helhed af selskabets arbejdskapital D. Etableringsudgifterne dækkes i deres helhed af det/de deltagende afdelinger i forhold til antal lejemålsenheder. Etableringsudgifterne aktiveres i afdelingerne og nedskrives lineært i forhold til forventet levetid (maksimalt 5 år for IT-investeringer og maksimalt 10 år for øvrige investeringer) Boligorganisationen har tidligere besluttet, at finansieringen skal ske efter model C. Det indstilles til bestyrelsen at godkende boligorganisationens andel af de samlede etableringsomkostninger. Referat: Godkendt. 4 Nybyggeri og renovering Lars Todbjerg-Hansen gav orientering på mødet Referat: Bestyrelsen godkendte orienteringen. 4.1 Beslutning om gennemførelse af nyt boligbyggeri Det indstilles, at bestyrelsen godkender gennemførelse af nyt boligbyggeri. Side 8 af 14
4.2 Byggeforretningsføreraftale Bestyrelsen træffer beslutning om indgåelse af byggeforretningsføreraftale. Det indstilles, at bestyrelsen godkender byggeforretningsføreraftale. 4.3 Støttetilsagn jf. byggelovgivningen Bestyrelsen orienteres om støttetilsagn jf. byggelovgivningen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen om støttetilsagn til efterretning. 4.4 Beslutning om valg af tekniske rådgivere/udbud heraf Bestyrelsen træffer beslutning om valg af tekniske rådgivere/udbud heraf. Det indstilles, at bestyrelsen godkender valg af tekniske rådgivere/udbud heraf. 4.5 Projektoplæg herunder afd. nr. og betegnelse/navn Bestyrelsen træffer beslutning om projektoplæg herunder afdelingens nummer og betegnelse/navn samt evt. sammenlægning med eksisterende afdeling. Det indstilles, at bestyrelsen godkender projektoplæg herunder afdelingens nummer og betegnelse/navn, samt evt. sammenlægning med eksisterende afdeling. 4.6 Tids- og aktivitetsplan Bestyrelsen orienteres om tids- og aktivitetsplan. Det indstilles, at bestyrelsen tager orientering om tids- og aktivitetsplan til efterretning. 4.7 Udbud af entrepriser Bestyrelsen træffer beslutning om udbudsform af entrepriser. Det indstilles, at bestyrelsen godkender udbudsform af entrepriser. 4.8 Udbud af byggelån/realkreditlån Side 9 af 14
Bestyrelsen træffer beslutning om udbud af byggelån/realkreditlån. Det indstilles, at bestyrelsen godkender byggelån/realkreditlån. 4.9 Etablering af forsikring Bestyrelsen orienteres om etablering af forsikring. Det indstilles, at bestyrelsen tager orientering om etablering af forsikring til efterretning. 4.10 Bestyrelsesvederlag Bestyrelsen godkender fordeling af bestyrelsesvederlag for byggesagen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender fordeling af bestyrelsesvederlag for byggesagen. 4.11 Midlertidige reglementer Bestyrelsen godkender forslag til midlertidige reglementer (husordensreglement, drift- og vedligeholdsreglement). Det indstilles, at bestyrelsen godkender forslag til midlertidige reglementer. 4.12 Eventuelt vedr. byggesagen 5 Boligorganisationens afdelinger 5.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 01.04.2014 til 31.04.2015 vedlægges som bilag. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 6001: overskud på kr. 9.995 Afdeling 6002: overskud på kr. 238.789 Afdeling 6003: overskud på kr. 261.793 Afdeling 6004: underskud på kr. 116.645 Side 10 af 14
Afdeling 6005: underskud på kr. 152.085 Afdeling 6007: underskud på kr. 93.409 Afdeling 6009: Balance vedlagt Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 10 til 17. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Referat: Bestyrelsen godkendte årsregnskaberne. 5.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 01.04.2016 til 31.03.2017 vedlægges som bilag. Administrationen har følgende kommentarer til budgetterne: Generelt: Afd. nr. Afdeling Lejeregulering i % Ny leje pr. m 2 /år 6001 Bøgevænget - Tvingstrup 0% 831,34 6002 Silkeborgvej, Smedebakken, 0% 941,94 Thorsgårdsvej, Vestergade 6003 Jyllandsgade 0% 883,92 6004 Emil Møller Gade 0% 893,64 6005 Ryesgade, Bülowsgade 2,41% 924,22 6007 Rødtjørnen, Torsted 0% 845,41 Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Referat: Bestyrelsen godkendte driftsbudgetterne. 5.3 Orientering om driftsforhold Lars Todbjerg-Hansen gav orientering på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Orienteringen blev godkendt. 6 Sammenlægning af eksisterende boligafdelinger Sammenlægning af boligafdelinger kan bidrage til at gøre deres drift og økonomi mindre sårbar og forbedrer ofte mulighederne for at rekruttere til afdelingsbestyrelse og andet frivilligt arbejde. Herudover vil større boligafdelinger fra 1. januar 2016 som hovedregel skulle betale et lavere administrationsbidrag til Domea.dk end de mindre boligafdelinger. Det anbefales, at der arbejdes hen imod en sammenlægning af følgende afdelinger: Side 11 af 14
6001 Bøgevænget - Tvingstrup 6002 Silkeborgvej, Smedebakken, Thorsgårdsvej, Vestergade 6003 Jyllandsgade 6004 Emil Møller Gade 6005 Ryesgade, Bülowsgade 6007 Rødtjørnen - Torsted Processen: Sammenlægning af eksisterende boligafdelinger skal godkendes på forhånd af afdelingsmødet i de berørte afdelinger og af boligselskabets repræsentantskab. Sammenlægningen skal ske ved regnskabsskæring og foreslås gennemført pr. 01.04.2016. Meddelelse om den godkendte sammenlægning skal gives til kommunen og Landbyggefonden samt Statens Administration, men ingen af disse kan omgøre den trufne beslutning. Efter sammenlægningen, skal beboerne inden 6 måneder indkaldes til første afdelingsmøde i den nye afdeling. På dette møde skal beboerne vælge deres nye fælles afdelingsbestyrelsen og blandt andet tage stilling afdelingsbestyrelsens størrelse og valgmetoden ved valg af formand. Der kan gå op til 6 måneder fra den juridiske sammenlægning ved regnskabsskæring til sammenlægningen er på plads i alle Domea.dks administrative systemer (herunder på hjemmesider). Huslejen: Huslejen i de berørte afdelinger skal udlignes over en periode på maksimalt 10 år fra sammenlægningen. Lejeforskelle, der skyldes forskelle i afdelingernes kapitaludgifter på sammenlægningstidspunktet kan dog opretholdes. Tilsvarende gælder lejeforskelle, der kan henføres til forskelle i lejemålenes indbyrdes brugsværdi. Detaljerede beregninger bliver forelagt på mødet. Venteliste og udlejning Følgende hovedprincipper gælder: Ventelisterne for de nuværende afdelinger vil blive slået sammen, så beboernes fortrinsret til familieboliger i egen afdeling fremover gælder for samtlige boliger i den nye afdeling. Eksterne ansøgere samt interne ansøgere i boligselskabet, som ikke på forhånd har fravalgt de nuværende afdelinger, vil automatisk være aktivt boligsøgende til familieboliger i den nye afdeling. Eventuelle aftaler om fleksibel udlejning mv. vil blive opretholdt for de boliger, som oprindeligt var omfattet af aftalen med kommunen. Eventuel tilpasning af de fleksible udlejningsregler skal aftales med kommunen og sker ikke automatisk som følge af sammenlægningen. Vedligeholdelsesordning Følgende hovedprincipper gælder: Hvis de eksisterende afdelinger har samme vedligeholdelsesordning, så videreføres denne ordning i den sammenlagte afdeling, indtil afdelingsmødet eventuelt måtte træffe beslutning om at vælge an anden ordning Hvis de eksisterende afdelinger har forskellige vedligeholdelsesordninger, så træffer organisationsbestyrelsen beslutning om, hvilken vedligeholdelsesordnin- Side 12 af 14
ger der skal gælde i den sammenlagte afdeling, indtil afdelingsmødet eventuelt måtte træffe beslutning om at vælge an anden ordning Navn og nummer på den sammenlagte afdeling Det er organisationsbestyrelsen, der fastsætter navnet på den nye afdeling. Afdelingsnummeret bliver fastsat administrativt. Midlertidig afdelingsbestyrelse Hvis der er valgt afdelingsbestyrelse i de eksisterende afdelinger, så skal der tages stilling til, hvem der skal fungere som midlertidig afdelingsbestyrelse i perioden fra sammenlægningen og indtil der vælges en ny fælles afdelingsbestyrelse. Den/de valgte afdelingsbestyrelse(r) afgør indbyrdes, hvem der skal udgøre den midlertidige afdelingsbestyrelse samt, hvem der skal være formand. Organisationsbestyrelsen træffer dog beslutningen, hvis afdelingsbestyrelserne ikke (i tide) kan nå til enighed. Afdelingsmødernes godkendelse Afdelingsmødets godkendelse i de berørte afdelinger vil blive dokumenteret via et særligt dokument, der underskrives af dirigenten på afdelingsmødet. Dokumentet sammenfatter: Hvilke afdelinger, der sammenlægges Navn og afdelingsnummer for den sammenlagte afdeling Eventuelle beslutninger om midlertidig afdelingsbestyrelse Dato for sammenlægning af afdelingerne Dato for afdelingsmødets godkendelse Repræsentantskabets godkendelse Endelig godkendelse af sammenlægningen sker i repræsentantskabet. Repræsentantskabet skal orienteres om indholdet af de mere detaljerede beslutninger, men godkender i øvrigt sammenlægningen som en helhed. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at der arbejdes hen imod en sammenlægning af de nævnte afdelinger på den angivne dato. Det indstilles til bestyrelsen at godkende principperne for huslejeudligning i den sammenlagte afdeling. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om vedligeholdelsesordningen i den sammenlagte afdeling, såfremt afdelingerne i dag har forskellige ordninger. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om den sammenlagte afdelings navn. Det indstilles til bestyrelsen at bemyndige formanden og næstformand til at træffe endelig beslutning vedrørende midlertidig afdelingsbestyrelse i den sammenlagte afdeling, såfremt de eksisterende afdelingsbestyrelsesmedlemmer ikke i tide kan nå til enighed. Referat: Der blev aftalt et nyt møde hvor sammenlægningen skal drøftes igen. 7 Mødeplanlægning Side 13 af 14
Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i 20xx. xx-xx-20xx Bestyrelsesmøde (budgetmødet) kl. xx.xx på [mødested] xx-xx-20xx Bestyrelsesmøde kl. xx.xx på [mødested] xx-xx-20xx Bestyrelsesmøde (regnskabsmødet) kl. xx.xx på [mødested] xx-xx-20xx Ordinært repræsentantskabsmøde kl. xx.xx på [mødested] Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Boje Krog Hansen fremsender kommende mødedatoer. 8 Eventuelt Referat: Intet. Referatet godkendt på bestyrelsesmøde den Formandens underskrift Side 14 af 14