Socialforvaltningen Borgercenter Handicap REFERAT Forældrerådsmøde den 19. maj 2016 kl. 18.00-20.00 Familiehuset, Hans Knudsens Plads 3, 2. sal, 2100 København Ø. 20. maj 2016 /cz3m Til stede: Kurt Nielsen, Rie Gravesen, Maren Grosen, Mette Rasmussen, Berit Wellemberg, Kari Gustafson (medlem af Centerrådet). Vibeke Ries, borgercenterchef, Tina Wils, centerchef i Center for Børn med Handicap, Elly Mørkeberg, områdechef på børneområdet, Erica Maria Tromp, områdechef på ungeområdet, Charlotte Fuglsang, områdechef i Modtagelsen og Camilla Niebuhr, direktør i Børne- og Ungdomsforvaltningen. Kirstine M Jørgensen (t.o.m. punkt 4), Mette Birgitte Lolby (t.o.m. punkt 4) og Katja Cardel (t.o.m. punkt 4), Lars Grønlund Knudsen (under punkt 6) og Lasse Nørgaard Nielsen (under punkt 6). Dagsorden 1. Rundvisning og lidt om Familiehusets arbejde Elly Mørkeberg, Katja Cardel og Mette Birgitte Lolby fortalte: Familiehusets arbejde er fordelt på syv hovedaktiviteter: Kurser, søskendegrupper, 11 råd og vejledning, børne- og ungegrupper, forældrenetværk, 52 familiebehandling og kontaktpersoner for særligt udsatte børn. Langt de fleste familier, Familiehuset møder, er familier med børn med autismespektrumforstyrrelser. Familiehuset har et stigende antal aktiviteter, og huset er gået fra at være tre til i dag at være 12 medarbejdere. Der blev spurgt til, hvordan forældre informeres om Familiehusets tilbud. Der er udarbejdet foldermateriale, og derudover kan der informeres om husets tilbud via sagsbehandler. Der blev opfordret til, at der skabes større synlighed omkring Familiehusets tilbud. Det arbejdes der på, men Vibeke bemærkede, at der også kan være et dilemma forbundet med at måtte skuffe flere borgere, hvis kapaciteten ikke kan følge med efterspørgslen. Der blev spurgt til, om der kan tilbydes kurser målrettet forældre med teenagebørn, der har funktionsnedsættelser. Forslaget blev noteret. 2. Velkommen, valg af ordstyrer Vibeke bød velkommen til Charlotte Fuglsang, som er barselsvikar for Christine, områdechef for Modtagelsen. Der blev også budt velkommen til Camilla Niebuhr, direktør i Børne- og Ungdomsforvaltningen. Camilla var med som observatør på mødet, og fremadrettet vil Forældrerådet få tilknyttet et fast medlem fra Børne- og Ungdomsforvaltningen for at sikre sammenhæng og dialog Borgercenter Handicap Thoravej 29 2400 København NV Telefon 3317 8800 Telefax 3317 8350 EAN-nummer 5798 00 968 4141 www.bch.kk.dk
på tværs af forvaltningerne. Side 2 af 6 Efter en kort præsentationsrunde blev Maren Grosen valgt som ordstyrer. 3. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt. Forældrerepræsentanterne ønsker, at en drøftelse af målgruppeplacering mellem Borgercenter Handicap og Borgercenter Børn og Unge kommer på dagsordenen til næste møde. Det blev noteret. 4. Orientering om projekt Terapeutisk Bistand Kirstine M Jørgensen, Mette Birgitte Lolby og Katja Cardel orienterede om projektet: Socialforvaltningen søgte i november 2015 midler fra Socialstyrelsens pulje til afprøvning af terapeutisk bistand til forældre til børn med handicap. Socialforvaltningen har i december 2015 modtaget tilsagn om bevilling af de ansøgte midler. Der er bevilliget 508.100 kr. i første projektperiode, som løber fra januar til april 2016. Herefter skal forvaltningen søge om midler for hhv. anden og tredje projektperiode, som løber fra maj 2016 til februar 2017 og fra marts til december 2017. Projektet har til formål at afprøve længerevarende og individuelt tilpassede familieterapeutiske forløb for familier med børn med varig og betydelig funktionsnedsættelse. Målgruppen for projektet er familier med børn under 18 år med betydelig og varig nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne. De terapeutiske forløb skal sikre, at familierne i højere grad end i dag modtager støtte til at mestre hverdagen, så hele familiens trivsel understøttes. Deltagerne tilbydes et familieterapeutisk forløb bestående af individuel terapi eller parterapi med fokus på sorg- og krisebearbejdning kombineret med deltagelse i enten et PREP ( Prevention and Relationship Enhancement Program ) eller KIFF ( Kursus i Fælles Forældreansvar ) kursusforløb, som er målrettet til at udvikle forældrenes mestringsstrategier, kommunikation og evne til problemløsning. Familier, som af forskellige årsager kan have svært ved at deltage i de familieterapeutiske forløb, tilbydes den individuelle terapi eller parterapi uden PREP- eller KIFF-kursus. Der blev spurgt til, hvordan Familiehuset og Borgercenter Handicap vil sørge for, at viden, erfaringer og tilbud relateret til projektet lever videre efter projektperioden. Tina Wils sagde, at projektet kan være med til at skabe evidens for bestemte indsatser og viden
om, hvad der virker, og at det vil kunne bruges fremadrettet. Elly Mørkeberg supplerede med, at alle familiekonsulenter kompetenceudvikles som et led i projektet, og at denne viden og erfaring under alle omstændigheder vil blive en del af kommende tilbud i Familiehuset. Side 3 af 6 5. Orientering om status i Projekt Lettelse af Sagsbehandlingen Vibeke Ries orienterede: De løsningsforslag, som projektet har peget på via workshops med bl.a. borgere, falder inden for tre temaer: 1. Dokumentation 2. Gennemsigtighed og kommunikation 3. Ventetid og flow i sagsbehandlingen Løsningsforslagene skal drøftes med direktionen den 26. maj og på borgmestermøde den 6. juni, hvorefter det forelægges for Socialudvalget den 15. juni. Efter den politiske beslutning kender vi rammerne for, hvordan vi kommer videre med løsningsforslagene og herefter vil Forældrerådet blive inddraget. 6. Sikker kommunikation: Innovationshuset Vibeke introducerede punktet: I forlængelse af Forældrerådets bekymringer omkring udfordringer med sikker kommunikation, har Borgercenter Handicap inviteret Innovationshuset til at afdække mulige løsningsforslag til at gøre den elektroniske kommunikation med borgercentret mere smidig inden for lovens rammer. Lars Grønlund Knudsen og Lasse Nørgaard Nielsen fremlagde procesplanen for projektet og fik input fra forældrerepræsentanterne: Projektet bør undersøge de forskellige vaskeligheder, borgere kan have ved digital kommunikation (fx borgere med autismespektrumforstyrrelser/borgere med kognitive funktionsnedsættelser). Der skal tænkes i alternative løsninger, fx talebeskeder på sms eller øget brug af læs højt-funktionen på hjemmesiden. I forhold til at tilrettelægge informationer er der inspiration at hente i Handicaporganisationernes Hus i Taastrup, hvor
man bl.a. har arbejdet med kun at give besøgende to informationer ad gangen: Når man skal finde vej i huset, skal man fx huske farven rød og 2. sal. Side 4 af 6 Løsninger a la forældreintra, hvor der kommunikeres inden for en sikker platform, kan undersøges. Muligheden for en track and trace-funktion i ansøgningsforløb kan undersøges. Den brede bekymring om, at sikker post besværliggør den elektroniske kommunikation med sagsbehandler og/eller forlænger responstiden, bør adresseres, og der bør udforskes muligheder, der kan lette denne kommunikation. Projektet skal fokusere på brugeroplevelsen og på at skabe løsninger, der kan komme flest mulige til gode, også på tværs i kommunen. Som indledning på projektet vil Innovationshuset gerne gennemføre interview og observationer hos forskellige borgere i Borgercenter Handicap. Kurt Nielsen meldte sig, og Kasper Grøn Urbaniak vil blive spurgt. Lars Grønlund Knudsen skriver et kort opslag, som kan videreformidles på forældrerepræsentanternes Facebookside. Derudover vil Tina Wils rekruttere 1-2 unge fra Elmehuset til at medvirke. Centerrådet vil også få et oplæg om projektet på sit kommende møde. Projektet skal munde ud i nogle løsningsforslag til Borgercenter Handicaps digitale kommunikation, som kan hjælpe borgere til let, sikkert og brugervenligt at kommunikere med borgercentret. 7. Status på implementering af ny organisering I forlængelse af den seneste borgertilfredshedsundersøgelse i Borgercenter Handicap, hvor der endnu ikke er en 80 % s målopfyldelse, spurgte Vibeke forældrerepræsentanterne om input til, hvordan borgercentret skal arbejde med at forbedre tilfredsheden, særlig i forhold til at sikre gode overgange, når sagsbehandlere skifter job, eller der på anden måde sker skift og overgange: Vigtigt med fokus på kommunikation, så borgere føler sig mødt og godt informerede. Vigtigt, at afgørelser skrives i et sprog, der kan forstås. Borgeren skal føle sig hørt og ikke bare mødt med en paragraf.
Vigtigt, at der bliver informeret proaktivt, når ens faste sagsbehandler holder op. Det er ok at skrive, at man fx midlertidigt har en anden sagsbehandler, indtil der ansættes en i den vakante stilling. Det kan sammenlignes med situationen, hvor ens barns lærer siger op, og skolen informerer om, at der dækkes af med vikar, inden en ny lærer er ansat. Vigtigt, at der altid informeres om næste skridt det giver ro i maven og en oplevelse af, at der er styr på det. Side 5 af 6 Vibeke tilbød, at telefonnumrene på ledere på børneområdet i Borgercenter Handicap Myndighed sendes ud og kan deles på forældrerepræsentanternes Facebookside. På denne måde sikres en direkte indgang, hvis der er tvivl om fx skift og overgange til ny fast sagsbehandler. Forældrerepræsentanterne tog imod tilbuddet, og sekretæren vil udsende en liste. Vibeke orienterede om, at der foreløbigt i 2016 er i alt 18 medarbejdere, der har forladt Borgercenter Handicap Myndighed eller har rykket rundt internt. 9 af disse er handicapledsagere, og 2 er ledere. 1 er en hjemmevejleder og kun 6 er sagsbehandlere. Blandt de 6 er en af dem en pensionering. Det vil sige, at væsentligt færre medarbejdere rejser nu sammenlignet med perioden efter implementering af ny organisering. Vibeke og områdecheferne tog input til efterretning og vil følge op på kommende møder. Forældrerepræsentanterne foreslog, at der på hvert Forældrerådsmøde følges op på, hvordan Borgercenter Handicap arbejder strategisk med kommunikation. Forslaget blev tiltrådt. Det faste punkt om status på implementering af ny organisering får et andet navn fra og med næste møde, da den nye organisering nu har været i drift i over et år. 8. Punkter til Centerråd Forældrerepræsentanterne foreslog, at Centerrådet sætter et punkt om evt. ventelister på botilbud på et kommende møde. 9. Evt. Der blev spurgt til, hvordan medarbejderne oplever at arbejde med et nyt mindset og rollen som fast sagsbehandler. Vibeke fortalte, at seneste APV viser, at medarbejderne er overvejende glade for at arbejde helhedsorienterede og som faste sagsbehandlere. Der er en oplevelse af faglige gevinster ved at specialisere sig inden for handicapfaglige teams, samtidig med at man som
medarbejder kan komme hele vejen rundt om den enkelte borger/familie. Områdecheferne fortalte, at de har en tilsvarende oplevelse. Side 6 af 6 Vibeke orienterede om, at det samtidig prioriteres at sagsbehandle inden for fristerne, og at man er på vej til at kunne nå fristoverholdelser. Forældrerepræsentanterne orienterede om, at Maren og Rie fremover er kontaktpersoner til sekretæren mhp. udarbejdelse af dagsordener m.m.