Referat af: Organisationsbestyrelsesmøde nr. 2/2015 Onsdag den 15. april 2015, kl. 16.30 Malervangen 1, Glostrup. Mødedeltagere: Dorthe Larsen Allan Nielsen Hugo Thuge Stig Rasmussen Lars Jensen Fra administrationen: Ulrik Brock Hoffmeyer Louise Hansen Martin Kristiansen deltog under punkt 2 Mads W. Steiness og revisionen deltog under punkt 3-7 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Beretning 2014 3. Godkendelse af Tranemosegårds årsregnskab 2014 4. Godkendelse af årsregnskaber 2014 for afdelingerne 1 Tranevænget, 3 Maglelund, 4 Tranevænget, 6 Moserne, 12 Gillesager/Lindeager, 13 Silergården og 15 Gurrelund/ Bjerrelund 5. Revisionsprotokollat 6. Budget 2016 7. Oversigt over underskrevne pantebreve 8. Aktionslisten 9. Godkendelse af dispositionsfondens dækning af vaskeriadministrationsgebyr for 2011, 2012 og 2013 10. Afdeling 4 Tranehaven - Orientering om tagudskiftning 11. Afdeling 6 Moserne - Undersøgelse af tage mv. 12. Afdeling 13 Silergården - Indledende beboerproces 13. Afdeling 13 Silergården - Procesplan for T13 14. Afdeling 13 Silergården - Sammenlægning og tilgængelighed i højhusene (etapel)
15. Lukket punkt 16. Planlægning af repræsentantskabsmøde i Tranemosegård den 19. maj 2015 17. Orienteringssager Antenneforeningen, v/ulrik Brock Hoffmeyer 18. Orienteringssager BO-VEST, v/ Dorthe Larsen 19. Orienteringssager BIB, v/ Dorthe Larsen 20. Orienteringssager BL, v/ Allan Nielsen 21. Orienteringssager Brøndby Fjernvarme, v/ Hugo Thuge 22. Orienteringssager fra administrationen 23. Næste møde 24. Eventuelt 1. Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen godkendte dagsordenen. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender dagsordenen i den foreliggende form. 2. Beretning 2014 Bestyrelsen godkendte formandens beretning, resultatopgørelse for Tranemosegård samt de økonomiske nøgletal for Tranemosegård til årsberetningen 2014. De øvrige artikler blev taget til efterretning med enkelte bemærkninger. indstilling Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender årsberetning 2014. Martin Kristiansen deltager på mødet og giver en mundtlig orientering. Resultatopgørelse for Tranemosegård De økonomiske nøgletal for Tranemosegård BO-VEST formandens beretning Direktørens beretning Kort nyt om afdelingerne 3. Godkendelse af Tranemosegårds årsregnskab 2014 Bestyrelsen godkendte Tranemosegårds årsregnskab 2014. 2
Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender Tranemosegårds årsregnskab 2014. Tranemosegårds årsregnskab 2014 Kommenteret årsregnskab 2014 4. Godkendelse af årsregnskaber 2014 for afdelingerne 1 Tranevænget, 3 Maglelund, 4 Tranehaven, 6 Moserne, 12 Gillesager/Lindeager, 13 Silergården og 15 Gurrelund/Bjerrelund Regnskab for afd. 1 Tranevænget er godkendt på bestyrelsesmøde d. 14. april 2015. Regnskab for afd. 6 Moserne er godkendt på afdelingsmøde d. 26. marts 2015. Der blev stillet spørgsmål til hvorvidt ekstraordinære indtægter i forbindelse med PCB i afd. 13 Silergården kan tilbagebetales til dispositionsfonden. Administrationen oplyser, at det ikke kan ske førend skema A er godkendt i Landsbygge fonden. Bestyrelsen godkendte således årsregnskaber 2014 for afdelingerne 1 Tranevænget, 3 Magiel und, 4 Tranehaven, 6 Moserne, 12 Gillesager/Lindeager, 13 Silergården og 15 Gurrelund/Bjerrelund. Bestyrelsen bemærkede dog, at det er uhensigtsmæssigt, at alle afdelinger har et stort overskud. Der er behov forbedre budgetlægning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender årsregnskaber 2014 for afdelingerne 1 Tranevænget, 3 Maglelund, 4 Tranehaven, 6 Moserne, 12 Gillesager/Lindeager, 13 Silergården og 15 Gurrelund/Bjerrelund Beskrivelse: Afdeling 1. Tranevænqet. Årsregnskabet forventes godkendt af afdelingsbestyrelsen i foråret 2015 og forelægges afdelingsmødet i efteråret 2015. Formanden har ikke været til stede, så det har ikke været muligt at få godkendt årsregnskabet. Ejendomsmester Thomas Hjulmann har rykket formanden gentagne gange. Overskuddet er kr. 2.025.037, hvilket er en afvigelse på 7,06 % i forhold til de samlede driftsudgifter. 3
Overskuddet skyldes primært besparelser på vandafgift (197.400), el og varme til fællesarealer (157.100), almindeligt vedligehold (341.400). Der har endvidere været besparelse på afskrivning vedr. lån til forbedringsarbejder (402.200) og øgede renteindtægter (258.700). Der er også i året foretaget en korrektion vedrørende varmeregnskab tidligere år (214.500). Der er afholdt yderligere udgifter til dækning af tab på fraflyttere i året på kr. 50.000, da henlæggelsen ikke var tilstrækkelig. Af det opsamlede overskud anvendes kr. 345.653 til afvikling af opsamlet underskud, og de resterende kr. 1.679.384 overføres til opsamlet resultat. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Afdeling 3, Maqlelund. Årsregnskabet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 11. marts 2015 og forelægges afdelingsmødet i efteråret 2015. Overskuddet er kr. 1.295.062, hvilket er en afvigelse på 6,02 % i forhold til de samlede driftsudgifter. Overskuddet skyldes primært besparelser på vandafgift (360.000), energiforbrug (382.000) samt almindelig vedligeholdelse (828.400). Dette modvirkes af merudgifter på afskrivning af kollektiv råderet (-417.000) og korrektion vedrørende varmeregnskab tidligere år (-204.500). Det samlede overskud er overført til konto 407 som opsamlet resultat. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Afdeling 4, Tranehaven. Årsregnskabet forventes godkendt af afdelingsbestyrelsen i foråret 2015 og forelægges afdelingsmødet i efteråret 2015. Vi afventer mødedato fra bestyrelsen. Overskuddet er kr. 978.814, hvilket er en afvigelse på 5,14 % i forhold til de samlede driftsudgifter. Overskuddet skyldes primært besparelser på vandafgift (93.000) samt besparelse på samlet vedligehold (2.844.600). Dette modvirkes af budgetoverskridelser på selskabslokaler (-139.500), øgede renteudgifter (-212.700), korrektion vedrørende tidligere år af varmeregnskab (-191.000) og afsatte rekvisitioner (-123.200). 4
Det samlede overskud er overført til konto 407 som opsamlet resultat. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Afdeling 6. Moserne. Årsregnskabet forventes godkendt på afdelingsmødet den 26. marts 2015. Overskuddet er kr. 1.163.264, hvilket er en afvigelse på 3,51 % i forhold til de samlede driftsudgifter. Overskuddet skyldes besparelser på ejendomsskatter (168.200), vandafgift (435.000), samlet vedligeholdelse (580.000), øgede indtægter vedrørende råderet (125.100) samt øgede renteindtægter (266.600). Dette modvirkes af merudgifter på afskrivning af forbedringsarbejder (-254.000) samt korrektion vedrørende afsatte rekvisitioner tidligere år (-271.100). Overskuddet er overført til konto 407 som opsamlet resultat. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Afdeling 12, Gillesaqer/Lindeaqer. Årsregnskabet forventes godkendt på afdelingsmødet den 23. marts 2015. Overskuddet er kr. 1.115.296, hvilket er en afvigelse på 6,17 % i forhold til de samlede driftsudgifter. Overskuddet skyldes besparelser på vandafgift (115.700), el og varme på fællesarealer (105.600), renholdelse (225.100), øgede renteindtægter (232.300) og korrektioner vedrørende tidligere år på (229.600). Det samlede overskud er overført til konto 407 som opsamlet resultat. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Afdeling 13, Silerqården. Årsregnskabet forventes godkendt på afdelingsmødet den 26. marts 2015. Overskuddet er kr. 1.615.882, hvilket er en afvigelse på 1,51 % i forhold til de samlede driftsudgifter. Overskuddet skyldes primært besparelser på ejendomsskatter (99.400), vandafgift (1.127.100), renovation (442.800), samlet vedligeholdelse (2.295.000) og ydelser på realkreditlån til bygningsskader (1.177.000). Dette modvirkes af merudgifter på netto- 5
kapitaludgifter (-189.300), afdelingens energiforbrug (-379.100), budgetoverskridelse på renholdelse (-455.500). Det samlede overskud anvendes til afvikling af underfinansiering. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Afdeling 15, Gurrelund/Bjerrelund. Årsregnskabet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 2. marts 2015 og forelægges afdelingsmødet i efteråret 2015. Overskuddet er kr. 1.077.570, hvilket er en afvigelse på 9,36 % i forhold til de samlede driftsudgifter. Overskuddet skyldes primært besparelser på ejendomsskatter (125.200), renholdelse (304.400) almindelig vedligeholdelse (497.600), øgede renteindtægter (137.400) samt korrektion vedrørende varmeregnskab tidligere år (144.400). Dette modvirkes af merudgifter på øget henlæggelse til tab ved lejeledighed (-150.000). Det samlede overskud er overført til konto 407 som opsamlet resultat. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Overskudsdisponering I henhold til bekendtgørelsen om drift af almene boliger af 15. december 2013, skal overskud først og fremmest anvendes til afvikling af opsamlet underskud. Eventuelt overskud herefter skal anvendes til dækning af underfinansiering (typisk egenfinansierede sager på konto 126/303). Hvis der i afdelingen ikke er underfinansiering, overføres overskuddet til resultatkontoen 407, og beløbet vil blive indarbejdet i kommende budgetter som en indtægt (konto 203) delt over højest tre år. Tranemosegårds bestyrelse har tidligere besluttet, at overskud som udgangspunkt skal afvikles over op til 3 år på samme måde som gælder efter loven for underskudsafvikling. Ved hver af Tranemosegårds afdelinger står det anført, hvad overskuddet i regnskabsåret 2014 er blevet disponeret til. Årsregnskaber 2014 for afdelingerne 1 Tranevænget, 3 Maglelund, 4 Tranehaven, 6 Moserne, 12 Gillesager/Lindeager, 13 Silergården og 15 Gurrelund/Bjerrelund 5. Revisionsprotokollat 6
Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollatet. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager gennemgangen af revisionsprotokollatet til efterretning. Revisionsprotokollat 6. Budget 2016 Bestyrelsen godkendte budgetudkast 2016. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender budgetudkast 2016 herunder budgetforudsætningerne. Budget 2016 Forudsætninger for budget 2016 7. Oversigt over underskrevne pantebreve Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Oversigt over underskrevne pantebreve 8. Aktionsliste Administrationen undersøger hvorvidt et nedslag i prisen for EMO i afd. 15 er mulig. Bestyrelsen besluttede at afholde bestyrelsesmøde d.23. september i stedet for d. 24. september 2015. Bestyrelsen tog herefter aktionslisten til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager aktionslisten til efterretning. 7
På grund af sammenfald mellem organisationsbestyrelsesmødet den 24. september og generalforsamling i Brøndby Fjernvarme, skal bestyrelsen finde en ny mødedato. Aktionslisten 9. Godkendelse af dispositionsfondens dækning af vaskeriadministrationsgebyr for 2011, 2012 og 2013 Bestyrelsen godkender, at den del af vaskerigebyret, der ved en fejl ikke er blevet opkrævet i 2011, 2012 og 2013 opkræves. Tranemosegårds andel udgør 180.000 kr. Udgiften afholdes af de to afdelinger, der har betalingsvask med administrationsgebyr (afd. 12 og 13). Administrationen indstiller, at bestyrelsen beslutter, at den del af vaskerigebyret, der ved en fejl ikke er blevet opkrævet i 2011,2012 og 2013, betales. Beskrivelse: Der har fra 2011 været en fejl i faktureringen af vaskekortadministrationsgebyr hos afdelingerne, som betyder, at der i 2011,2012 og 2013 er blevet opkrævet for lidt. Årsagen er en fejlprogrammering af det program, der styrer faktureringen af vaskekortadministrations-gebyret. Der betyder, at BO-VEST for årene 2011, 2012 og 2013 mangler indtægter på i alt ca. 950.000 kr. BO-VEST-bestyrelsen har drøftet sagen på bestyrelsesmøde den 3. februar og besluttede i lyset af BO-VESTs vanskelige økonomiske situation, at indstille til AB, VA og Tranemosegård, at organisationerne dækker de manglende beløb. VA's organisationsbestyrelse behandlede punktet på deres møde den 16. marts 2015 og besluttede følgende: Bestyrelsen besluttede at sende beslutningen tilbage til BO-VEST med en opfordring til at udgiften for vaskerigebyr deles i lige dele, og at BO-VEST også skal betale en del af udgiften. Dette ville betyde, at hver organisation skulle betale ca. 240.000 kr. hver. For detaljer om opkrævning af gebyrer i forbindelse med fællesvaskerier, henvises til vedlagte bilag. Økonomi og ressourcer I Tranemosegård mangler der opkrævning af i alt 180.000 kr.
VA AB Tranemosegård 2011 100.000 40.000 26.000 2012 225.000 94.000 81.000 2013 221.000 97.000 73.000 I alt 546.000 231.000 180.000 Vurdering Selvom administrationen har begået en fejl ved ikke at få opkrævet alle gebyrerne, er det vurderingen, at administrationen ikke skal dække udgiften, da vaskekortene jo er blevet brugt. Administrationen har håndteret opkrævningen hos beboeren, og derved er ydelsen leveret. Det indstilles, at dispositionsfonden dækker beløbet. Vaskekortadministrationsgebyr - regler og praksis 10. Afdeling 4 Tranehaven - orientering om tagudskiftning Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beskrivelse: Til mødet den 28. januar 2015 var der udsendt rapport indeholdende tilstandsregistrering og prissætning af renoveringsforslag omkring udskiftning af tagbelægning. Rapporten er udarbejdet af ingeniørfirmaet Gaihede, november 2014. Rapporten er gennemgået med afdelingsbestyrelsen ved et møde den 15. januar 2015. Afdelingsbestyrelsen har på sit møde den 12. marts 2015 nedsat et byggeudvalg. Der pågår planlægning afen møderække, hvor administrationen i samarbejde med byggeudvalgetvil udarbejde handlingsplaner, budgetoplæg og finansieringsforslag for projekt om udskiftning af tagbelægning. Det indgår i dette arbejde, at der foretages en nærmere analyse af henlæggelser og huslejeudvikling i afdelingen. På bestyrelsens møde den 28. januar 2015 blev administrationen anmodet om at fremkomme med supplerende oplysninger om en række særlige forhold. Disse beskrives i det følgende. 9
Pris alene på taqudskiftninq En udskiftning, der ikke inddrager andre tiltag end selve udskiftningen af tagbelægningen på de 15 boligblokke, har en anslået udgift på 43 mio. kr. Ved 100 % lånefinansiering vil det medføre en huslejestigning på ca. 16 %. Huslejekonsekvenserne vil ved dette scenarie blive: 55 m2 64 m2 72 m2 85 m2 Stigning pr. mdr. 521 kr. 606 kr. 682 kr. 805 kr. Det skal bemærkes, at Gaihedes anbefaling er, at der samtidig med udskiftning af tagbelægning gennemføres en række andre arbejder på facade. Dette på grund af de relativt store udgifter til stillads. Mulige energibesparelser I den ovenstående økonomi alene vedrørende tagudskiftningen, indgår ikke forbedring af isolering af de kolde loftsrum. I rapportens budgetoverslag er isolering af trapperum og loftsrum prissat i en egen post udover tagudskiftningen. Der kan derfor ikke påregnes besparelser på varmeregningen ved alene at udskifte taget jf. ovenstående. Den eksisterende mineraluld, der er udlagt på lofterne, varierer i tykkelse mellem 200mm - 300mm, da den er delvist nedtrådt. Det foreslås at der indblæses yderligere 100mm isoleringsmateriale som genopretning af det eksisterende. Dette vurderes af Gaihede gennemsnitligt at udgøre 75 kr. pr. m2, hvilket for alle 15 boligblokke løber op i 1 mio. kr. inkl. moms, rådgiver, administration mm. Dette skal tillægges ovenstående økonomi fortagudskiftning på 43 mio. kr. og en samlet løsning beløber sig således til i alt 44 mio. Dette vil alt andet lige forbedre energiregnskabet, men da der er så store usikkerheder i forhold til det præcise omfang af den nuværende stand og dermed omfang af det endelige projekt, er det ikke muligt at give et retvisende bud på samlet energibesparelse. Levetid og vedligeholdelsesudgifter ved en minimal renoveringsløsning Som beskrevet i rapporten vurderer Gaihede, at udgifter til vedligehold vil stige jævnt i de første 5 år. Gaihede har efterfølgende oplyst, at stigningen i de årlige udgifter til vedligehold formodes at flade ud efter det 5. år. Gaihede gør dog opmærksom på, at der er så mange usikkerheder, at der reelt ikke kan gives et kvalificeret bud på de faktiske udgifter, hvorfor dette ikke er medtaget i rapporten. Rapporten vurderer i øvrigt, at minimumsløsningen har en maxlevetid på 10 år, hvorefter tagbelægningen må påregnes udskiftet. 10
Lånetype ved realkreditfinansierinq Ved en større renovering som en tagudskiftning vil administrationen altid anbefale et 30-årigt fastforrentet lån. Ved et vedligeholdelsesprojekt, hvor arbejdet kun medfører en begrænset forlængelse af restlevetid for bygningsdelen anbefaler administrationen, at løbetid på lånet ikke overstiger vedligeholdsarbejdets forventede levetid, hvilket i dette tilfælde som nævnt ovenfor er anslået til maksimum 10 år. Rapport fra Gaihede 11. Afdeling 6 Moserne - undersøgelser af tage mv. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beskrivelse: Gaihede har foretaget undersøgelse af tagene mv. samt supplerende undersøgelser af vandinstallationer og varmecentraler, jf. rapport fra Gaihede "Udkast til beslutningsoplæg for tagrenovering, jan 2015 Bygningernes tilstand, hovedkonklusioner iht. rapport fra Gaihede januar 2015. Tagene: Ved gennemgang af tagene er det konstateret at tagene er i god stand, understrygningen er løbende vedligeholdt på alle 25 blokke, dog mangler der bindere i forhold til nutidige krav, binderne er ikke vedligeholdt i samme omfang som understrygningen. Træværket, spær og lægter, er ligeledes i god stand og bærer ikke præg af vandindtrængning. En gennemgribende renovering af tagene og efterfølgende løbende vedligeholdelse vil forlænge tagene i op til 30 år. Man vurderer derfor, at det ikke er nødvendigt med fuldstændig udskiftning af tagene. Andre udvendige renoveringsarbejder der skal overvejes er: Renovering af murværk Renovering af sålbænke Isolering af gavle Efterisolering af trappetårne og tage kan overvejes. 11
Installationer: Det anbefales at der udføres en udskiftning af faldstammer for at imødegå eventuel brud og heraf skader på bygningsdele. Levetiden for faldstammer er ca. 30 år. Faldstammerne er fra ca. 1962-65 og de har på nuværende tidpunkt været i brug i ca. 50 år. Dette kan eventuelt udføres i forbindelse med udskiftningen af stiestrenge til brugsvand, disse formodes at være de oprindelige og er derved også fra 1962-65 Varmecentralerne er ca. 35 år gamle og står over for en renovering. Der vil være væsentlige energibesparelser at opnå på driften ved en renovering / udskiftning. Afdelingsbestyrelsen d. 10. marts 2015 Afdelingsbestyrelsen er blevet orienteret på møde d. 10. marts 2015, hvor Thomas Klem fra Gaihede gennemgik rapporten. Efterfølgende kom BO-VEST med oplæg til handlingsplan for det videre forløb. Der blev her lagt vægt på vigtigheden af, at et muligt projektomfang besluttes ud fra en overordnet sammenhæng mellem Fremtidssikringsanalyse, Energimærkningsrapport, Gaihederapport, Langtidsplaner, andre byggearbejder i afd. mv. Der arbejdes videre med dette, næste møde afdelingsbestyrelsen er aftalt til først i maj. Rapport fra Gaihede "Udkast til beslutningsoplæg for tagrenovering, jan 2015 12. Afdeling 13 Silergården - Indledende beboerproces Bestyrelsen godkendte en økonomisk ramme på kr. 131.241 inkl. moms forat sikre en god beboerproces i Brøndby Strand Parkerne. Pengene bevilges fra dispositionsfonden med henblik på at udgiften senere forsøges indarbejdet i budgettet for helhedsplanen. : Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender en økonomisk ramme på i alt kr. 131.241 inkl. moms, således at Sbs rådgivning og Domus team kan sikre de bedste forudsætninger for en god beboerproces i Brøndby Strand Parkerne (BSP). Administrationen har på forhånd sikret sig støtte til denne opgaves igangsættelse af Dorthe Larsen 18. marts 2015. Den økonomiske ramme foreslås bevilget fra dispositionsfonden, idet udgiften senere vil blive forsøgt indarbejdet i budget for helhedsplanen. Beskrivelse: 12
På FBU møde nr. 11 den 10. marts 2015, blev fællesskabet enige om at der skulle etableres de faciliteter, der overordnet set sikrer beboernes opmærksomhed på at beboerprocessen nu går i gang, samt at sikre en god afholdelse af arrangementerne. Budgettet indeholder følgende hovedklumper: Udarbejdelse og tryk af en pixi-udgave af vinderforslaget Design, tryk og ophængning af bannere Design og tryk af invitationer, flyers og postkort Leje af telt med diverse tilbehør (som f.eks. varmekanoner) til fælles beboerarrangement både lørdag den 28. marts og den 9. maj. Leje af bus med chauffør til at køre beboerne i pendul frem og tilbage til teltet (placeres i Esplanade-parken) både lørdag den 28. marts og den 9. maj. Forplejning til arrangementerne, kaffe, vand og kage mv. I det oprindelige budgetoverslag fra Sbs rådgivning, var de samlede omkostninger samlet kr. 300.000 inkl. moms. Dette svarede til kr. 100.000 inkl. moms for T13's andel. Efter det seneste møde i FBU, blev der dog truffet nogle beslutninger, der medførte et behov for et øget budget der er vokset til kr. 393.724 inkl. moms. Dette svarer til en T13 andel på i alt kr. 131.241 inkl. moms. Nedenstående to punkter er grunden til at der er en forøgelse af udgifterne: - at man ikke kunne benytte boligafdelingernes festlokaler, men at der skulle et telt til dette arrangement og at der også skulle benyttes telt til refleksions arrangement den 9. maj. Teltet er desværre også blevet lidt dyrere. - at der også til refleksions-arrangement den 9. maj - skulle være bustransport i BSP, hvilket har øget udgifterne, for at så mange som muligt kunne komme til også dette møde i teltet. Budget - beboerproces - designmanual. 13. Afdeling 13 Silergården - Processplan fort13 Bestyrelsen godkendte en økonomisk ramme på kr. 10.000 inkl. moms til at udføre arbejdet på en procesplan for T13's aktiviteter i 2015. Pengene bevilges fra dispositionsfonden med henblik på at udgiften senere forsøges indarbejdet i budgettet for helhedsplanen. : Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender en økonomisk ramme på kr. 10,000 inkl. moms, således at Rambøll kan udføre arbejdet på en procesplan fort13s mange aktiviteter i 2015. 13
Administrationen har på forhånd sikret sig støtte til denne opgaves igangsættelse af Dorthe Larsen den 23. februar 2015. Den økonomiske ramme foreslås bevilget fra dispositionsfonden, idet udgiften senere vil blive forsøgt indarbejdet i budget for helhedsplanen. Beskrivelse: Der er i HP4 mange sideløbende aktiviteter, møder m.v. Det har været et ønske fra afdelingen, grundet den komprimerede tidsplan i 2015, at der blev udfærdiget en procesplan. En sådan har været til gavn for afdelingen tidligere år. Rambøll har fremsendt et overslag på en ramme på max. kr. 10.000 inkl. moms for dette arbejde. Arbejdet er afsluttet og afdelingens projektgruppe har fået procesplanen 2015 udleveret. Administrationen afrapporterer, når endelig økonomi forligger. Procesplan for T13 - år 2015 14. Afdeling 13 Silergården - Sammenlægning og tilgængelighed i højhusene (etape 1) Bestyrelsen besluttede, at godkende en økonomisk ramme på kr. 75.000 til skitsering af de mulige sammenlægninger og tilgængelighed i højhusene. Pengene bevilges fra dispositionsfonden med henblik på at udgiften senere forsøges indarbejdet i budgettet for helhedsplanen. Bestyrelsen spurgte til hvordan altaner ifølge nye regler regnes med i BBR - henholdsvis inden og uden for facaden. Det skal endvidere undersøges om, at der kan laves fradrag for installationskanaler i forhold til boligydelse. : Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender en økonomisk ramme på kr. 75.000 inkl. moms, således at DOMUS kan skitsere på de mulige sammenlægninger og tilgængelighed i højhusene ud fra de ønsker Landsbyggefonden har til skitseringen. Administrationen har på forhånd sikret sig støtte til denne opgaves igangsættelse af Dorthe Larsen den 11. marts 2015. Den økonomiske ramme foreslås bevilget fra dispositionsfonden, idet udgiften senere vil blive forsøgt indarbejdet i budgettet for helhedsplanen. Beskrivelse: På FBU møde nr. 7 den 24. oktober 2014 blev det annonceret, at hver boligafdeling skulle vælge egen rådgiver til de ønskede forslag til sammenlægninger og tilgængelighed i højhusene. Værdien af opgaven er under grænsen for annonceringspligten iht. tilbudsloven, hvorfor der ikke skal foregå udbud af denne rådgiveropgave. 14
Administrationen har afventet kontraktindgåelsen med DOMUS, da det har været et udtrykt ønske fra T13's projektgruppe, at det var Domus de ønskede til opgaven. Kravet fra LBF er, at vi med pyjamasskema/ økonomien fremsender: - Klarlæggelse affør og fremtidige lejemåls antal m.v. før og efter planer for sammenlægninger og tilgængelighed. Udlejningsproblemstillinger skal ligeledes indgå i argumentationen. - Udfærdigelse af skitser over disse nye lejemål, så LBF kan se, hvilken ide der ligger bag forslagene og de skal kunne danne sig et indtryk af lejemålenes udformning. Skitsering af tilgængelighed og sammenlægning mv. i højhusene. Landsbyggefonden vurderer, at 25 % af boligerne i hele T13, højhus som lavhuse, kan komme i betragtning til sammenlægning og tilgængelighed. Man bør dog have for øje, at der jf. Landsbyggefonden er afsat kr. 18 mia. i perioden 2015-2020 og heraf kan kr. 2,4 mia. være med til at finansiere tilgængelighed og sammenlægning. Dette fokus på højhusene skyldes LBFs ønske om etape-opdeling af HP4 i Brøndby Strand Parkerne (BSP), således at PCB højhuset Tranumparken 1 er etape 1 og kommende etape 2 er de øvrige højhuse. Herefterfølger etape 3 - etape 4, hvori lavhusene og rækkehusene indgår. Administrationen vil returnere med en anmodning om yderligere midler til en snarlig skitsering af mulige sammenlægninger og tilgængelighed i lavhusene, hvor der er lignede krav. Det er vigtigt, at arbejdet med lavhusene kommer næsten sideløbende, da Landsbyggefondens vurdering af tilgængelighed og sammenlægning er en helhedsbetragtning mht. de 25 %, Landsbyggefonden har overfor rådgiverne i sbs ytret, at boligselskaberne selv lægger strategien for hvor i bebyggelse der ønskes tilgængelighed og sammenlægning. 15. Lukket punkt Bestyrelsen behandlede sagen. 16. Planlægning af repræsentantskabsmøde i Tranemosegård den 19. maj 2015 Bestyrelsen diskuterede afholdelsen af repræsentantskabsmødet og godkendte dagsordenen. Administrationen indstiller, at bestyrelsen diskuterer afholdelsen af repræsentantskabsmødet den 19. maj 2015. Udkast til dagsorden til repræsentantskabsmødet 15
17. Orienteringssager Antenneforeningen v/ Ulrik Brock Hoffmeyer Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Aftale med Dansk Kabel TV/YouSee Antenneforeningen Brøndby er ved at være på plads med en 3 årig samarbejdsaftale med hhv. Dansk Kabel TV og YouSee. Det er to forskellige aftaler, der indgås uafhængigt af hinanden. Begge aftaler vil gælde fra 01/01-2016. Aftalen med Dansk Kabel TV vil betyde en fastholdelse af prisen på den billigste hastighed, 10/10 og et prisfald på de høje hastigheder. Der introduceres desuden nye hastigheder til de afdelinger der har 1Gigabit udstyr, fra 120/120 Mbit/s op til 360/360Mbit/s. Det er administrationens opfattelse, at Antenneforeningen Brøndby med de nye priser og hastigheder, vil stå endnu stærkere og blive endnu mere interessante for nye afdelinger. Aftalen med YouSee er ligeledes 3 årig og betyder en fastholdelse af hidtidige priser. Repræsentantskabsmødet Repræsentantskabsmødet i Antenneforeningen Brøndby er planlagt til afholdelse onsdag den 24. juni 2015. Administrationen arbejder p.t. på at finde egnede lokaler. På repræsentantskabsmødet er følgende på valg: Bestyrelsesmedlemmerne Hugo Thuge, Dan Norén, Per Seirup og Claus Hansen. Poul Brix Andersen har meddelt at han ikke genopstiller. Suppleanterne Rutger Vagnild og Trygvi Streymnes. "Messe på BLs 9-kreds weekendkonference marts 2015 Der var stor søgning til Antenneforeningen Brøndbys stand på BLs 9-kreds konference. Administrationen følger op på henvendelserne, bl.a. via de ca. 50 skemaer der blev udfyldt af interesserede. Nye medlemmer/arbejdes med Nyt medlem - Rødovre Boligselskab afd. 13-60 tilslutninger pr. 01/02-2015 Nyt medlem - Bæk-og Fosgården og Damkildekær- ca. 500 tilslutninger pr. 01/04-2015 Der har desuden været henvendelse fra en håndfuld nye afdelinger, som administrationen arbejder videre med. 16
Administrationen har udarbejdet en kommunikationsplan, der bl.a. omfatter terminerne for: Bredbåndsnyt, Nyhedsbrev, Nyheder på hjemmesiden, Håndbog m.v. 18. Orienteringssager BO-VEST v/ Dorthe Larsen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 19. Orienteringssager BIB v/ Dorthe Larsen Der er netop indkaldt til generalforsamling d. 29. april 2015. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 20. Orienteringssager BL v/ Allan Nielsen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 21. Orienteringssager Brøndby Fjernvarme v/ Hugo Thuge Der er fortsat en disputs mellem Brøndby Fjernvarme og kommune om tilslutning af fjernvarme i Vesterled. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 22. Orienteringssager fra administrationen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Der spørges til hvorvidt der har været leje ledighed i forbindelse med erhvervslejemålet Lenas smørrebrød. 17
Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Tranehaven - solceller På bestyrelsesmødet den 15. januar 2015 var udsendt notat fra ingeniørfirma Alectia A/S om screening, fase 1, af mulighederne for etablering af solceller i afdelingen samtidig med, at der skal udskiftes tagbelægning. Notatet konkluderede, at det med stor sandsynlighed vil være fordelagtigt at etablere solcelleanlæg i Tranehaven i forbindelse med tagudskiftning, hvorfor Alectia anbefalede, at der blev igangsat fase 2, hvor der skal ske en mere dybtgående teknisk undersøgelse af tagets bærevne, simulering af el produktion, el-struktur og lokalplanforhold. Administrationen har gennemgået notatet for afdelingsbestyrelsen på et møde den 15. januar 2015. Efter en intern drøftelse i afdelingsbestyrelsen ved et møde den 12. februar 2015 har afdelingsbestyrelsen meddelt, at de ikke ønsker der arbejdes videre med forslag om solceller. Solcellelovgivningen og dermed de økonomiske vilkår er under løbende forandring i disse år. Administrationen vil i det fortsatte arbejde omkring udvikling af projekt for udskiftning af tagbelægning være opmærksom på muligheden for at bringe overvejelser om solceller ind i projektet igen. Tranehaven - altaner På mødet den 2. december 2014 blev bestyrelsen orienteret om, at der på baggrund af den tredje skønserklæring var fremkommet oplæg til forlig fra modparten, Balco AB. Forligsforhandlinger går trægt, hvorfor sagen sandsynligvis må henvises til endelig afgørelse i Voldgiftsretten. På baggrund af meldinger fra ejendomskontoret om, at der var registreret pladebeklædninger under altanbunde, der så ud til at være ved at falde ned, er der, efter aftale med afdelingsbestyrelsen, foretaget en vurdering af dette ved ingeniørfirma Gaihede. Gaihede har gennemlæst skønserklæringer, set på konstruktionstegninger m.v. og har besigtiget altaner. På grundlag heraf har Gaihede vurderet, at der ikke er risiko forbundet med beboernes brug af altaner. Det er aftalt med Gaihede, at de fremkommer med oplæg til den videre proces omkring udarbejdelse af prissatte forslag til forskellige renoveringsløsninger. Administrationen vil på dette grundlag fremkomme med forslag til finansiering, der også vil blive forelagt bestyrelsen. 18
Tranehaven - nyt beboerhus i samarbejde med Tranevænget Efter aftale med den tidligere bestyrelse er der foretaget indledende analyser af mulighederne for opførelse af nyt fælleshus. Der foreligger skitseforslag af dette fra arkitektfirmaet Rubow. Analyserne er blevet forelagt på et møde den 26. februar 2015 med to repræsentanter fra hver afdelingsbestyrelse. Begge parter var meget positive for mulighederne og Tranevænget var principielt klar til at gå videre med at informere Tranevængets beboere. Tranehavens repræsentanter gav udtryk for, at behovet for et nyt beboerhus er meget stort og at analysen viste, at der er gode muligheder for at få en tilfredsstillende løsning. Vurderingen var dog, at der for tiden er for stor usikkerhed om de økonomiske konsekvenser i forhold til det uafsluttede projekt vedrørende udskiftning af vandinstallationer i Tranehaven samt i forhold til den kommende tagudskiftning. Det blev derfor besluttet at stille projektet i bero indtil der er skabt mere klarhed over økonomien i disse projekter. Det var et fælles ønske, at der kan orienteres om et nyt fælles beboerhus på afdelingsmøder i begge afdelinger i efteråret 2015. Forsikringsrapport 2014 Administrationen har fra forsikringsmæglerne Nordflex modtaget årsrapporten over antal skader og udviklingen af disse. Tendensen er overordnet set endog meget positiv med skadesprocenter på under 20 % i de fleste afdelinger. Forsikringsåret 2014 Styringsdialogmøde med Brøndby Kommune Onsdag den 18. februar blev der afholdt Styringsdialogmøde med Brøndby Kommune. Det var primært fremtidens renoveringer samt de igangværende Helhedsplaner, der var på dagsordenen. Referat af Styringsdialogmøde den 18. februar BO-VEST konference 2015 BO-VEST konferencen afholdes i weekenden den 3. - 4. oktober 2015 på Kobæk Strand i Slagelse. Konferenceudvalget har haft deres første møde og er i fuld gang med planlægningen. Ansøgning til 20 MW-puljen indsendt for Silergården Energistyrelsen åbnede 16. marts for ansøgninger til puljen for forhøjet pristillæg til solcelleanlæg. Denne pulje giver tillæg til den pris, man som ejer af et solcelleanlæg får for den overskydende producerede el, der sælges tilbage til elnettet. 19
Denne ordning tog noget tid at få godkendt i EU, men er nu klar. Puljen er pga. forsinkelsen vokset til 60 MW, fordelt på nogle underpuljer. Vores rådgiver Alectia har med BO-VEST administrationens fuldmagt indsendt ansøgning 16. marts, så der er størst mulig chance for, at Silergården får del i puljen. Der forestår dog stadig afklaring af den anden store problematik for fælles solcelleanlæg (elstruktur og nettoafregning), der har betydning for Silergården. Her håber BL at have mere nyt efter påske. Medlem af foreningen "Byggeriets samfundsansvar Bestyrelsen besluttede i december, at BO-VEST skal melde sig ind i den nystiftede forening "Byggeriets samfundsansvar. Foreningens formål er at udbrede en samfundsansvarlig arbejdsmåde i den danske ejendoms-, bygge- og anlægsbranche. Det vil blandt andet sige, at der skal være orden i ansættelses- og arbejdsforholdene, at det sikres, at der arbejdes for bæredygtige løsninger, at der er dialog blandt parterne om samfundsansvar, og at der sikres en uafhængig og ikke-korrupt praksis. Medlemsskaren tæller en række boligselskaber, rådgivende ingeniører, arkitekter, entreprenører og kommuner. For yderligere information henvises til http://byqqerietssamfundsansvar.dk/. Foreningens charter Vaskekortadministrationsgebyr betales a conto fremover Hidtil har vaskekortadministrationsgebyret været opgjort og faktureret hver anden måned efter forbrug på de enkelte vaskerier i afdelingerne. BO-VESTs bestyrelse har på møde den 3. februar besluttet, at der fremover betales et årligt acontobeløb for administration af vaskekort, beregnet på tidligere års forbrug - eventuelle udsving udlignes så det følgende år. Der spares megen tid i administrationen ved ikke at skulle opgøre forbruget hver anden måned, hvilket også giver besparelser for afdelingerne. Det beløb, den enkelte vaskeribruger betalerfor at vaske, opgøres fortsat hver måned og faktureres sammen med huslejen. Status på udsættelser-januar - marts 2015 Antal udsatte i januar - marts måned som følge af økonomiske forhold: - Fordelt på organisationer: VA: 1 udsættelse Tranemosegård: 1 udsættelse AB: 0 udsættelser - Fordelt på afdelinger: Blokland: 1 udsættelse Silergården: 1 udsættelse 20
Kommentar til udsættelse i Silerqården: Gældsrådgiverteamet har været opmærksomme på udsættelsen i Silergården, men beboeren reagerede ikke på deres eller Brøndby Kommunes henvendelser, og var ikke tilstede i lejemålet, da fogeden mødte op. Gældsrådgiverteamet reagerer på alle fogedsager, hvis beboeren ønsker deres rådgivning. Status på udsættelser Status på ledige lejemål i Tranemosegård pr. 31. marts 2015 Antal ledige lejemål Boliger: 0 Erhvervslejemål: 0 Institutioner: 0 Kommentarer til lejemål: Følgende lejemål giver lejetab pga. udlejningsproblemer. Ingen Opsigelses- og fraflytningsstatistik Statistik for januar - februar Til- og fratrædelser Tiltrædelser Administrationen: Flemming Kent von Wowern, driftskonsulent i Drift, 1. februar Christian Lind, projektleder i Byg, 7. april Christian Abraham, økonomimedarbejder i Øko, 7. april (tidsbegrænset) Christina Nilsson, økonomimedarbejder i Øko, 20. april (tidsbegrænset) Boligafdelingerne: Eva Pedersen, rengøringsassistent i Moserne, 1. februar Jesper Holst, ejendomsfunktionær i Gurrelund/Bjerrelund, 1. marts Michael S. Petersen, EF i Gillesager, 15. marts (tidsbegrænset) Fratrædelser Administrationen: Tine Refsgaard, projektleder i BYG, 28. februar Marianne Bach, administrativ medarbejder i Drift, 31. marts 21
Boligafdelingerne: Ingen 23. Næste møde Næste møde i organisationsbestyrelsen er tirsdag den 19. maj 2015 i forbindelse med repræsentantskabsmødet. 24. Eventuelt Huge Thuge orienterer om, at der er god dialog med Landsbyggefonden om fremrykkede arbejder i forbindelse med renoveringen i T13. Glostrup den 15. april 2015 22