HANDLINGSPLAN Forbedring af datakvaliteten i Bygnings- og Boligregisteret (BBR) Erhvervs- og Byggestyrelsen Juni 2005
Indhold 1. Indledning 3 1.1 Forbedring af datakvalitet fem indsatsområder 4 1.2 Organisering og økonomi behov for et landsdækkende register 5 1.3 Initiativer 6 Initiativ 1. Automatiske konsistenstjek ved indberetning 7 Initiativ 2. Sammenstilling af BBR med digitale kort 9 Initiativ 3. Best Practice udbredelse til samtlige kommuner 12 Initiativ 4. BBR i byggesagsbehandlingen tættere integration 14 Initiativ 5. Samlet skøn over antallet af fejl i BBR 16 Initiativ 6. Hjemmeside om BBR information om datakvalitet på www.bbr.dk 18 Initiativ 7. BBR i borgerens skattemappe ejermeddelelse findes sammen med øvrige skatterelevante oplysninger hos ToldSkat 20 Initiativ 8. Udsendelse af BBR ejermeddelelse sammen med ejendomsvurderingen opmærksomhed på pligt til at kontrollere oplysningerne 22 Initiativ 9. Vejledning i arealberegning 24 Initiativ 10. Andre aktørers medvirken til øget datakvalitet 26 Initiativ 11. Byggesagkyndige tjekker oplysninger 28 Initiativ 12. EBST s revision og kontrol af kommunerne 30 Initiativ 13. Overvågning af forsinkelser i indberetningen 32 Initiativ 14. Kommunale handlingsplaner 34
1. Indledning Det overordnede mål med denne handlingsplan er at få lagt en plan for forbedringer af datakvaliteten i BBR. Baggrunden er et udtalt behov for en koordineret indsats, der kan styrke troværdigheden og anvendeligheden af de informationer, som er indeholdt i registeret. Metodisk søges de planlagte initiativer gennemført på basis af positiv dialog og forståelse for nødvendigheden af forbedret datakvalitet i BBR. Erhvervs- og Byggestyrelsen (EBST) er af den opfattelse, at de bedste resultater kan opnås ved en fælles indsats af de primære aktører (EBST, kommunerne og ejendomsejerne). Det er Økonomi- og Erhvervsministeriets intention at igangsætte en bred vifte af initiativer, der skal øge alle parters forståelse for, at det er væsentligt, at kvaliteten af BBR-data forbedres. Der er i dag en lang række kommuner, der selvstændigt har iværksat arbejde med at forbedre kvaliteten og har tilpasset sine interne arbejdsgange til at sikre dette. Hensigten er at få fremmet processen i den resterende gruppe af kommuner. Kommunerne vil ikke blive pålagt nye opgaver i denne forbindelse. Kommunerne har en egen interesse i et forbedret BBR, og det er denne positive motivation, der fremmer en kvalitetsforbedring. Omvendt finder Økonomi- og Erhvervsministeriet også, at der skal etableres bedre muligheder for at overvåge og kontrollere kommunernes indsats på området og herigennem få strammet op på efterlevelsen af de regler for føring af registeret, som kommunerne er pålagt. De mulige redskaber i den sammenhæng er beskrevet i handlingsplanen, og det vurderes løbende, om der er behov for iværksættelse af relevante kontrolinitiativer. Økonomi- og Erhvervsministeriet vil for hvert af de planlagte initiativer finde relevante måder at vurdere effekten af indsatsen. Opfølgningen fastlægges i detailplanlægningen af de enkelte initiativer. Målet er, at der med udgangen af første kvartal 2006 gennemføres en statusvurdering af de iværksatte initiativer, som er indeholdt i handlingsplanen. Side 3 af 34
Initiativerne har til hensigt at kvalificere ejernes, kommunernes og statens muligheder for at forbedre datakvaliteten, så brugerne af BBR på sigt vil betragte oplysningerne heri som pålidelige og umiddelbart anvendelige. Økonomi- og Erhvervsministeriet er opmærksom på at initiativerne ikke vil gøre BBR til et fuldstændigt fejlfrit register på kort sigt. Den ultimative løsning, nemlig at måle samtlige 4 mio. bygninger op, vil kræve uforholdsmæssig mange ressourcer. Endvidere vil dette ikke i sig selv sikre en permanent høj datakvalitet, da BBR er et dynamisk register. Den løbende ajourføring baserer sig på, at det er ejerne, der er ansvarlige for at indberette oplysninger om ændringer. 1.1 Forbedring af datakvalitet fem indsatsområder BBR s oplysninger indgår bl.a. i beregning af ejendomsværdierne, den mellemkommunale udligning og i fastsættelsen af statens tilskud til kommunerne - alle er væsentlige økonomiske og administrative opgaver i staten og kommunerne. Derudover benyttes BBR-data i en række landsdækkende statistiske analyser og beregninger, som indgår i fx byggestatistikker, konjunkturvurderinger, beregning af boligstøtte samt energi- og varmeplanlægning, for blot at nævne nogle af de væsentlige anvendelser. Uden for den offentlige sektor benyttes BBR-data i forsyningsvirksomheder til eksempelvis planlægningsformål og fastlæggelse af tarifmæssige betalinger. Ejendomsmæglere, advokater og finanssektoren bruger BBR-data i forbindelse med ejendomshandel og belåning. Datakvaliteten er særdeles væsentlig for de resultater, der genereres på grundlag af BBR-informationerne. En række undersøgelser har peget på, at datakvaliteten er kritisabel. Rigsrevisionen udarbejdede i foråret 2004 en beretning om BBR, og på baggrund heraf kritiserede Statsrevisorerne at der er problemer med kvaliteten af oplysningerne i Bygnings- og Boligregistret (BBR), og at der ikke er overblik over fejlenes art, antal og betydning. I lyset af at registeret har mange interessenter, er det særdeles uhensigtsmæssigt, at tilliden til indholdet ikke er på niveau med den udbredte benyttelse. En interessentanalyse af BBR fra december 2004 konkluderer, at Det store flertal af brugerne vurderer, at det er meget vigtigt for deres opgaveløsning, at oplysningerne i BBR er korrekte, nøjagtige og tidstro ajourførte. Bl.a. derfor er det et delmål at få disse forhold kvantificeret som et led i forbedringen af datakvaliteten. BBR er samtidig et væsentligt register i udviklingen af den digitale administration i Danmark. I et helhedsorienteret perspektiv hvor data i højere og højere grad deles på tværs af sektorer, er der behov for, at den basale datakvalitet er i orden, og at registrets landsdækkende funktion sikres i henhold til anbefalingerne om den offentlige IT-infrastruktur. Side 4 af 34
Dermed bør der være et fælles incitament for BBRs interessenter til at bidrage til forbedring af datakvaliteten. Et væsentligt aspekt i denne sammenhæng er, at borgerne forventer en hurtigere og mere effektiv opgaveløsning ved digital sagsbehandling, hvilket vil kunne understøttes af mere korrekte BBR-oplysninger. Handlingsplanen tager udgangspunkt i som kort beskrevet ovenfor at der er mange interessenter, for hvem en forbedret datakvalitet har direkte indflydelse på de resultater, der genereres på grundlag af registrets oplysninger. Blandt interessenterne kan der dog skelnes mellem handlepligtige, og de der ikke har en direkte forpligtelse, men som alligevel kan tænkes at bidrage til et kvalitetsløft, fordi de herigennem også styrker eget arbejdsgrundlag. I BBR-loven fastsættes det, at ansvaret for BBR påhviler økonomi- og erhvervsministeren, kommunerne og ejendomsejerne. Økonomi- og erhvervsministeren er dataansvarlig for registeret. Kommunerne er ansvarlige for at føre registeret efter regler fastsat af økonomi- og erhvervsministeren. Endelig er ejeren af en ejendom pligtig til at meddele oplysninger til BBR i forbindelse med byggesager eller andre ændringer på ejendommen, eller når der opdages fejl eller mangler i oplysningerne. Derfor retter de primære initiativer i handlingsplanen sig også mod disse interessenters muligheder for at forbedre datakvaliteten i BBR. Sekundært iværksættes en række initiativer rettet mod andre potentielle aktører, der har oplagte muligheder for at bidrage til et forbedret dataindhold i BBR i forbindelse med deres eksisterende opgaver. Initiativerne kan grupperes i følgende kategorier: Maskinelle kontroller og udbredelse af bedre tilrettelæggelse af arbejdet med ajourføring af BBR (initiativ 1-4). Et samlet skøn over antallet af fejl i BBR (initiativ 5). Øget synlighed og forståelse for værdien af gode BBR-data (initiativ 6-9). Andre aktørers medvirken (initiativ 10 og 11). Bedre kontrol og tilsyn (initiativ 12-14). Flere af initiativerne kræver yderligere undersøgelse, inden de med sikkerhed kan gennemføres. Der er under de givne initiativer noteret de nødvendige forbehold. 1.2 Organisering og økonomi behov for et landsdækkende register Udover datakvaliteten er det nødvendigt at se på organiseringen og økonomien i BBR som et led i moderniseringen af registeret. Side 5 af 34
En arbejdsgruppe med repræsentanter fra Økonomi- og Erhvervsministeriets departement, Finansministeriet, Kommunernes Landsforening, København og Frederiksberg kommuner samt Erhvervsog Byggestyrelsen har i april 2005 afsluttet et arbejde med at beskrive fremtidige scenarier for et landsdækkende BBR. Beskrivelsen omfatter klarlæggelse af den nuværende økonomi for BBR samt scenarier for et fremtidigt landsdækkende BBR. Arbejdsgruppen er enig om, at der skal etableres ét centralt, landsdækkende BBR, idet det er en forudsætning for på sigt at sikre et kvalitativt og moderniseret BBR og dermed give en lang række fordele for brugerne af BBR. Dette vil kræve en ændring af det nuværende lovgrundlag for BBR, idet det i dag er den enkelte kommune, der er pålagt at oprette og føre et register. Et landsdækkende BBR kan også forbedre mulighederne for hurtigt, centralt og maskinelt at gennemføre tiltag for bl.a. forbedring af datakvaliteten. Arbejdsgruppen fremhæver også, at der ved en lovbunden, landsdækkende løsning vil være mulighed for besparelser på en række administrative processer, herunder i forbindelse med udbudsforretninger. Ved udbud af driften af BBR vil det være naturligt at opgradere den tekniske platform på tidspunktet for udbud, hvilket formodes også at kunne give anledning til besparelser, fordi det nuværende BBR er et mainframesystem med en webgrænseflade. Der kan være et besparelsespotentiale ved omlægning af teknologien til en webbaseret løsning. Endelig vil der på længere sigt kunne opnås såvel en større grad af gennemsigtighed som en højere grad af konkurrence ved etableringen af en landsdækkende løsning, idet et samlet udbud af BBR kunne vise sig attraktivt for flere potentielle leverandører. I forbindelse med den kommende modernisering af BBR skal det sikres, at udvekslingen af data med andre systemer foregår sømløst, fleksibelt og enkelt via standarden OIOXML. Det er derfor et led i de statslige krav til et nyt BBR, at al dataudveksling skal ske i OIOXML. På baggrund af ønsket om at skabe et landsdækkende register og bedre muligheder for kontrol og tilsyn overvejer Økonomi- og Erhvervsministeriet at fremsætte forslag til de nødvendige ændringer af BBR-loven. 1.3 Initiativer I det følgende vil handlingsplanens i alt 14 initiativer til forbedring af datakvaliteten blive beskrevet. Side 6 af 34
Initiativ 1. Automatiske konsistenstjek ved indberetning Beskrivelse I BBR er det muligt at indberette forkerte oplysninger i visse felter, hvor valideringstjek ikke fanger fejlene. Der skal derfor opstilles valideringsregler for hvilke værdier, et felt må indeholde og også om sammenhæng mellem felter. Som det simple eksempel kan nævnes, at der for en række af felterne - fx toilet- bade- og køkkenforhold - er et kodesæt for hvad BBR kan indeholde. Enkelte forekomster afviger fra disse kodeværdier. For en række felter kan der opstilles regler for sandsynlige værdier enten baseret på feltet alene eller kombineret med øvrige oplysninger. (Fx regler for sammenhæng mellem summen af samlet bygningsareal, kælderareal og udnyttet tagetage og summen af boligareal og erhvervsareal.) Aktiviteter EBST analyserer og opstiller regler for de enkelte felter på egen kopi af BBR. Der kontrolleres også mod andre registreringer i OIS. EBST inddrager ToldSkat og Danmarks Statistik i forslag til opstilling af regler. Afklaring af hvorfor og hvilke valideringstjek KMD har fjernet i forbindelse med overgang til webgrænseflade i indberetningssystemet. Hensigten er at få disse implementeret i det nye interface. Resultaterne af valideringsinitiativet er udsendelse af lister til kommunerne med anmodning om opfølgning og afhjælpning af de konstaterede fejl. Efterfølgende overvågning af kommunernes afhjælpning af fejl og evt. yderligere opfølgning fra EBST. Side 7 af 34
Konkret effekt De maskinelle kontroller bidrager til kvalitetssikring og validering af BBR-data i forbindelse med indberetningen. Endvidere danner valideringsinitiativet grundlag for at udrydde eksisterende fejl som følge af manglende valideringstjek ved tidligere indberetninger. Succeskriterier Tidshorisont Alle fejl der kan synliggøres ved hjælp af maskinel validering af felter udryddes. Regelopstillinger og kontroller gennemføres i løbet af de kommende 2-3 måneder med henblik på, at der senest 1.9.2005 er fuld klarhed over fejltyper og mængder, der kan meddeles kommunerne. Lister udsendes til kommuner medio september 2005 med anmodning om opfølgning i form af fejlrettelse. Det er et mål, at alle fejl fanget i valideringsinitiativet er udryddet den 1.11.2005. Kræves lovændring? Nej. Mulige administrative byrder Rettelser af fejl er omfattet af kommunernes pligt til at føre registeret. Omkostninger Involverede parter Problemområder Ansvar for initiativ Ressourcer i EBST. EBST, ToldSkat, Danmarks Statistik, KMD og kommunerne. Det kan vise sig at være økonomisk uhensigtsmæssigt at implementere valideringstjek i den nuværende systemløsning. Disse skal derfor først indarbejdes i et evt. nyt moderniseret BBR. EBST Side 8 af 34
Initiativ 2. Sammenstilling af BBR med digitale kort Beskrivelse EBST medvirker til, at der udvikles et itprogrammel i samarbejde med Kort- og Matrikelstyrelsen (KMS), hvormed kommunerne kan sammenligne oplysningerne i BBR med digitale kort. En udpegning af ejendomme med arealafvigelser mellem BBR og digitale kort kan støtte kommunerne med at følge op overfor ejendomsejere eller evt. at foretage opmåling. Løsningen er en internetapplikation, der kan benytte enten kommunernes tekniske kort eller KMS digitale topografiske kort. Applikationen indeholder en funktion til udskrivning af kortbilag, der kan sendes til ejere for nærmere forklaring af konstaterede afvigelser. Sammenligning af BBR med digitale kort danner grundlag for en måling af BBRs generelle datakvalitet, ved at man ud fra et område med kendte arealer finder en forventet afvigelse, som sammenholdes med den konstaterede afvigelse i områder, hvor datakvaliteten er ukendt. Aktiviteter EBST tester applikation med henblik på gennemførelse af et pilotprojekt i udvalgte kommuner. Erfaringer opsamles og bearbejdes så endelig frigivelse af applikationen kan ske 4. kvartal 2005. EBST vil også søge et pilotprojekt gennemført sammen med KMS, der skal afdække i hvilket omfang, det er muligt at sammenligne arealer i forskellige typer digitale kort med arealoplysninger i BBR. Konkret effekt Kommunernes geokodning af bygninger fremmes, og derigennem øges muligheden for forbedring af datakvaliteten i BBR. Kommunerne retter fejl i BBR samtidig med, at de geokoder bygninger. Hvis ikke det sker i samme proces anbefales det, at det planlægges Side 9 af 34
og gennemføres snarest efter geokodningen. De digitale kort indeholder oplysninger, der kan medvirke til at verificere registreringen i BBR, herunder især antal bygninger og disses omtrentlige bebyggede areal. En sådan uafhængig registrering har ikke tidligere været til rådighed og en sammenstilling vil understøtte bestræbelserne på reduktion af fejlene i BBR. Mere generelt bidrager BBR og digitale kort initiativet også til kvantificeringen og kvalificeringen af omfanget af fejl i BBR. Succeskriterier Kommunerne kontrollerer BBR i forbindelse med geokodning af bygninger. Der opnås et forbedret statistisk grundlag for vurdering af datakvaliteten i BBR. Tidshorisont Test og pilotprojekt med internetbaseret applikation til geokodning af bygninger gennemføres i løbet af sommeren 2005. Frigivelse til drift af applikation 4. kvartal 2005. Analyse af bidrag fra pilotprojektet til kvantificering og kvalificering af fejl i BBR færdiggøres senest 1. oktober 2005. Kræves lovændring? Nej. Rettelser af fejl er omfattet af kommunernes pligt til at føre registeret. Mulige administrative byrder Værktøjet, der stilles gratis til rådighed af EBST, vil lette kommunens kontrol af BBR i forbindelse med geokodning af bygninger. Omkostninger Involverede parter Problemområder Udviklingsomkostninger til internetapplikation hos EBST. EBST, KMS og kommunerne Hvis kommunerne ikke kan eller ikke ønsker at afsætte de fornødne ressourcer til geokodningen kombineret med kontrol af BBR. Der kan være mulighed for, at usikkerhed medfører udpegning af forhold, der ikke er fejl i BBR (fx hvis afvigelser mellem arealer kan Side 10 af 34
skyldes fejl i kort eller i metode). Effektiv test af applikationen, kombineret med detaljeret vejledning, bør kunne reducere denne risiko til det minimale. Ansvar for initiativ EBST. Side 11 af 34
Initiativ 3. Best Practice udbredelse til samtlige kommuner Beskrivelse En række kommuner har gennemført projekter med kontrol af oplysninger i BBR og ligeledes har en række kommuner tilrettelagt en hensigtsmæssig opgavevaretagelse omkring ajourføring af BBR, således at BBR lokalt har høj datakvalitet. EBST indsamler og systematiserer erfaringerne fra samtlige kommuner. På baggrund heraf udarbejdes en vejledning for best practice for udvalgte dele af kommunernes føring af BBR. Aktiviteter Konkret gennemføres interviewrunder i 5 udvalgte kommuner. På disse møder drøftes hvilke kvalitetssikringsprocedurer kommunerne har, hvilke initiativer der er gennemført og effekten af disse procedurer og initiativer. Med henblik på en analyse af, hvilke arbejdsmetoder, kommunerne har bedst erfaringer med, gennemføres en spørgeskemaundersøgelse blandt alle kommuner (BBR-registerførere). Resultaterne af kommunemøderne og spørgeskemaundersøgelsen, kombineret med andre tilgængelige erfaringer fra kommunale opretningsprojekter, danner grundlag for udarbejdelse af en best practice. Konkret effekt Kommunerne får en guide for, hvordan BBR føres mest effektivt. Denne best practice er baseret på kommunernes egne erfaringer, og det kan styrke motivationen, bl.a. fordi effekten af fejlopretning tydeliggøres. At der på flere niveauer i kommunerne bliver stærk fokus på BBR. Succeskriterier At en best practice indarbejdes og accepteres i kommunerne som inspiration til hvordan opgavevaretagelsen omkring BBR kan udføres. Side 12 af 34
At best practice kan danne inspiration for planlægningen af arbejdet i de nye sammenlagte kommuner. At standarden løbende justeres og forbedres i takt med, at flere og flere kommuner bruger denne best practice og leverer erfaringer som input til forbedring af standarden. Tidshorisont Kommunemøder gennemføres i april 2005. Spørgeskemaer udarbejdes og udsendes medio maj 2005. Udarbejdelse af best practice i juni september 2005. Efterfølgende udsendelse til kommunerne. Kræves lovændring? Mulige administrative byrder Omkostninger Involverede parter Problemområder Nej. Ingen. Ressourcer i EBST og omkostninger til ekstern konsulentbistand i forbindelse med design af spørgeskemaundersøgelse og efterfølgende databearbejdning. EBST og kommunerne. Utilstrækkelig respons på spørgeskemaundersøgelsen. Den klassiske modsætning mellem fælles standarder og indarbejdede rutiner, der vanskeligt lader sig ændre. Hermed menes, at lokale måder at gøre arbejdet på, ikke altid er lette at lave om. Det er frivilligt for kommunerne. Der kan være organisatoriske hensyn mv. i kommunerne der lokalt taler imod at følge best practice. Beskrivelsen af best practice skal være meget målrettet og operationel for at blive bredt accepteret. Ansvar for initiativ EBST. Side 13 af 34
Initiativ 4. BBR i byggesagsbehandlingen tættere integration Beskrivelse Danmarks Statistik har konstateret store forsinkelser i indberetningen af byggeri til BBR. Disse forsinkelser medfører ikke blot en ringere datakvalitet i BBR, men også fejlbehæftede byggestatistikker og forkerte konjunkturvurderinger. En af årsagerne hertil, er at kommunerne oplever, at det kan være vanskeligt at få bygherrer til at aflevere detaljerede opgørelser over byggeriet ved ansøgning om byggetilladelse, uanset at de har en forpligtigelse hertil i medfør af bekendtgørelsen om ejeres pligt til at give oplysninger til BBR. Det foreslås, at bygherren forpligtiges til at angive forventet påbegyndelse og afslutning af byggeriet i forbindelse med ansøgning/anmeldelse. BBR ajourføres efter disse oplysninger, og bygherre får en ejermeddelelse ved afslutning. Kommunerne bruger oplysningerne til opfølgning på byggeriets status og til ajourføring af BBR. Det er vigtigt at øge forståelsen for ajourføring af BBR i forbindelse med byggesagsbehandlingen. Det foreslås derfor, at EBST udarbejder en samlet/koordineret vejledning om Byggelov/bygningsreglementer og BBR. En række kommuner har indført egne procedurer og rutiner til opfølgning på verserende byggesager i form af fx kontrol i marken, rykkerskrivelser til ejere o.a. Disse vil blive beskrevet i best practice (initiativ 3). Aktiviteter Udarbejdelse af en koordineret vejledning om byggesagsbehandlingen og indberetningen til BBR. Ændring af bekendtgørelse så bygherre forpligtiges til at angive forventet påbegyndelsesdato og afslutningsdato på ansøgning om byggetilladelse/anmeldelse af Side 14 af 34
byggeri. Udarbejdelse af standardiseret måde at opgøre arealer på til brug for kommunernes indberetning til BBR. Konkret effekt Rettidig ajourføring af BBR. BBR indarbejdes bedre i byggesagsbehandlerens bevidsthed. En vejledning vil øge såvel kommunernes som bygherrernes forståelse for at BBR ajourføres i forbindelse med byggesagsbehandlingen. Succeskriterier Retvisende byggestatistik. Tidshorisont Efteråret 2005 Færre forsinkelser i indberetninger til BBR. Kræves lovændring? Nej. Mulige administrative byrder Den samlede effekt vil være lettelse af de administrative byrder. Omkostninger Involverede parter Problemområder Ansvar for initiativ Ressourcer i EBST. EBST og kommunerne. Kommunerne vil ikke afslutte sagen i BBR, før byggesagen afsluttes endeligt. EBST. Side 15 af 34
Initiativ 5. Samlet skøn over antallet af fejl i BBR Beskrivelse En række kommuner har gennemført opretningsprojekter og har derigennem erfaring med fejlmængden for forskellige bygningskategorier. EBST indsamler og systematiserer erfaringerne i forbindelse med spørgeskemaundersøgelsen (jf. initiativ 3). På baggrund heraf og initiativerne logiske konsistenstjek og sammenligning af BBR og digitale kort dannes et skøn over omfanget af fejl i registeret såvel kvantitativt som kvalitativt. Aktiviteter EBST foretager en landsdækkende analyse af arealafvigelser mellem BBR og digitale kort (jf. initiativ 2). Der indsamles kommunale skøn over omfanget af fejl. Spørgsmål herom stilles i forbindelse med best practice. EBSTs kopi af BBR gennemgås for logiske fejl i registreringen. På baggrund af disse 3 indikatorer for fejlmængden udarbejdes et skøn over omfanget af fejl i BBR. EBST søger at belyse betydningen af det konstaterede fejlomfang. Skønnet over antal fejl skal kunne gentages med års mellemrum for at vurdere udvikling i BBRs datakvalitet. Konkret effekt Kvalificeret overblik over datakvaliteten i BBR, dvs. fejltyper, antal og betydning. Det forventes, at der kan opstilles nogle tolerancegrænser for datakvaliteten populært udtrykt som tommelfingerregler for hvad der Side 16 af 34
er af væsentlig betydning, og hvad der er af mindre betydning. Dette må dog ikke legalisere, at der er fejl i BBR, men kun anvendes til at få mere nuanceret diskussion om BBRs fejlbehæftelse. Konstaterede fejl, der ligger indenfor tolerancegrænserne, skal fortsat rettes i registret. Statsrevisorernes kritik kan imødekommes. Vurderingen af fejl i BBR vil bygge på en mere samlet faktuel viden end i dag, hvor den bygger på fornemmelser og ad hoc-undersøgelser. Succeskriterier Tidshorisont Det lykkes, gennem de nævnte initiativer, at få et tilstrækkeligt grundlag for en samlet analyse af datakvaliteten i BBR. Initiativet skal ses i sammenhæng med de foregående initiativer (2 og 3), og den samlede analyse kan derfor først gennemføres og afsluttes i første kvartal 2006. Efterfølgende foretages tilbagevendende vurderinger af udviklingen i datakvaliteten. Kræves lovændring? Mulige administrative byrder Omkostninger Involverede parter Problemområder Ansvar for initiativ Nej. Ingen. Ressourcer i EBST. EBST og kommuner. Kommunerne har begrænset statistisk materiale om størrelsen af fundne fejl, da opretningsprojekter typisk er gennemført som fejlrettelse uden parallelt bogholderi over fejlene. EBST. Side 17 af 34
Initiativ 6. Hjemmeside om BBR information om datakvalitet på www.bbr.dk Beskrivelse Hjemmeside der omfatter alle relevante informationer om BBR, herunder initiativerne i handlingsplanen. Hjemmesiden skal rette sig mod alle de interessenter, som er omfattet af initiativerne. Hjemmesiden skal indeholde muligheder for at downloade dokumenter, fx beskrivelse af best practice, vejledninger etc. Hjemmesiden kan udbygges med en effektmåler, der løbende visualiserer kvalitetsforbedringen af BBR-data. Der kan også tænkes en eller anden form for visualisering, som viser kommunernes status for genopretning af registerdata, herunder målbare fejl og forsinkelser. Hjemmesiden skal indeholde FAQ, mulighed for debat etc. Aktiviteter Udarbejdelse af designbeskrivelse for hjemmeside, enten som del af EBSTs eksisterende hjemmeside eller som selvstændigt site. Efterfølgende etablering og idriftsættelse. Nødvendig organisation for driften fastlægges. Sikring af at der linkes til sitet fra andre relevante hjemmesider. Information om hjemmesidens realisering. Konkret effekt Succeskriterier Synlighed og hjælpeværktøj som bl.a. betyder, at kommunerne bliver mere opmærksomme på BBRs datakvalitet, forsinkelser i indberetningen m.v. BBR får større bevågenhed i den kommunale organisation, dvs. på chefniveau og kommunernes øverste ledelse Side 18 af 34
kommunaldirektør og borgmester. Andre interessenter ejendomsejere og eksterne interessenter bliver også motiveret til en mere aktiv indsats. Tidshorisont Hjemmesiden skal være i drift 1. kvartal 2006. Kræves lovændring? Mulige administrative byrder Omkostninger Involverede parter Problemområder Ansvar for initiativ Nej. Ingen belastning af kommunerne. Ressourcer i EBST til etablering af hjemmeside. Evt. suppleret med ekstern bistand. EBST. Ingen umiddelbart identificérbare. EBST. Side 19 af 34
Initiativ 7. BBR i borgerens skattemappe ejermeddelelse findes sammen med øvrige skatterelevante oplysninger hos ToldSkat Beskrivelse BBR-ejermeddelelsen skal indgå i Borgerens skattemappe, som ligger på ToldSkats hjemmeside. Forslaget er stillet af ToldSkat. Det vil medføre, at ejeren har adgang til en digital version af ejermeddelelsen og dermed mulighed for at kontrollere, om det registrerede er i overensstemmelse med de faktiske forhold. Ejerne har allerede i dag adgang til en digital ejermeddelelse på OIS vha. en digital signatur. Forskellen er, at ToldSkats hjemmeside kan have større eksponering, idet der ud over digital signatur er adgang hertil vha. en TastSelv kode, som alle modtager sammen med selvangivelsen. Der er mange, der besøger ToldSkats hjemmeside i forbindelse med udfyldning af selvangivelse, ændring af forskudsregistrering mv. og det kan have den effekt, at de i denne forbindelse tjekker andre oplysninger på siden fx BBR-registreringen. Aktiviteter EBST afklarer sammen med ToldSkat, hvad der skal til for, at dette initiativ kan implementeres. Konkret effekt Succeskriterier Øget synlighed. Der indberettes fejl og mangler fra borgere, som ellers ikke ville blive indberettet. Primært fordi borgeren ikke behøver at kontakte kommunerne personligt, men har yderligere muligheder via internettet. Tidshorisont Skal være i drift med udgangen af 2005. Kræves lovændring? Nej det er omfattet af ministerens hjemmel til at videregive oplysninger fra BBR. Mulige administrative byrder Ingen. Side 20 af 34
Omkostninger Involverede parter Problemområder Ansvar for initiativ Ressourcer, primært i ToldSkat. Derudover vil der være omkostninger i forbindelse med udvikling af supplerende funktionalitet (herunder generering af pdf-filer). EBST, ToldSkat og KMD. Applikationsudviklingen. EBST, ToldSkat. Side 21 af 34
Initiativ 8. Udsendelse af BBR ejermeddelelse sammen med ejendomsvurderingen opmærksomhed på pligt til at kontrollere oplysningerne Beskrivelse Udsende BBR-ejermeddelelse sammen med selvangivelsen og vurdering for 2006 i foråret 2006. Formålet med at udsende BBR-ejermeddelelsen sammen med vurderingsoplysningerne fra ToldSkat er bl.a., at oplysningerne i BBR danner grundlaget for beregningen af ejendomsværdiskat, og at man herigennem beder ejerne kontrollere, at beregningsgrundlaget er korrekt. Initiativet med udarbejdelse af vejledning om arealberegning forudsættes gennemført før dette initiativ. Konkret effekt Større borgeropmærksomhed på BBR og rettelser af fejl i BBR. Beregning af ejendomsværdiskat sker på korrekt grundlag. Succeskriterier At EBST gør en aktiv handling for at fx ejendomsværdiskatten beregnes på korrekt grundlag. Tidshorisont Forår 2006. Kræves lovændring? Mulige administrative byrder Omkostninger Involverede parter Problemområder Nej. Ingen. Det skal afklares, hvem der afholder eventuelle meromkostninger vedrørende udskrivning og medsendelse af ejermeddelelser. EBST og ToldSkat. ToldSkat er indforstået med at udsende ejermeddelelse sammen med ejendomsvurderingen. Økonomien skal afklares. Side 22 af 34
Ansvar for initiativ EBST. Side 23 af 34
Initiativ 9. Vejledning i arealberegning Beskrivelse Der er borgernes pligt at sørge for, at arealerne er indberettet korrekt til BBR, men det er en pligt, som kan være vanskelig for borgerne at opfylde. Der bør derfor udarbejdes en vejledning, som beskriver, hvordan arealer opmåles/tjekkes. Vejledningen kan eventuelt være opdelt efter type af ejendom, til brug for både ejere, kommuner, virksomheder og statslige myndigheder. Vejledningsmaterialet bør også forklare de regler for opmåling, som findes i ejerlejlighedsloven, således at kommunerne har bedre mulighed for at rådgive de borgere, der ikke kan forstå, at der ikke er overensstemmelse mellem BBRs arealoplysninger og det tinglyste areal. Vejledningen skal tidsmæssigt koordineres med, at BBR-ejermeddelelsen udsendes sammen med ejendomsvurderingen i foråret 2006. Vejledningen ville ikke blive vedlagt fysisk, men der vil blive henvist til hjemmeside, hvor den kan findes. Aktiviteter Udarbejdelse af vejledning i samarbejde med kommunerne. Opgaven forankres i Systemudvalget. Der nedsættes evt. en speciel arbejdsgruppe, der kan trække på ressourcer i Socialministeriet (lejelov og støttet byggeri/byfornyelse) og EBST (BBR, byggelov og ejerlejlighedslov). Konkret effekt Succeskriterier Borgerne og professionelle aktører får et hjælpeværktøj til at beregne arealer. Vejledningen anerkendes som standard for arealberegning ift. BBR. Der vil blive redegjort for afvigelser i forhold til andre lovgivninger. Færre arealfejl i BBR. Side 24 af 34
Tidshorisont 2. halvår 2005. Større ensartethed i arealberegning på tværs af kommunegrænser. Det gøres lettere for borgerne at beregne arealer. Kræves lovændring? Mulige administrative byrder Omkostninger Involverede parter Problemområder Ansvar for initiativ Nej. Nej. Evt. ekstern konsulentbistand til udarbejdelse af vejledning. (Især til visualisering og tegner til at illustrere eksempler) EBST og kommunale repræsentanter. Ingen. EBST. Side 25 af 34
Initiativ 10. Andre aktørers medvirken til øget datakvalitet Beskrivelse En række eksterne aktører benytter BBR og andre bygnings- og boligkarakteriserende oplysninger indenfor deres forretningsområde. Det drejer sig bl.a. om realkreditinstitutterne, ejendomsformidlere, forsikringsselskaber, bygningssagkyndige, energikonsulenter, forsyningsselskaber mv. Fælles for disse er, at de benytter sig af BBR og ofte indhenter oplysninger, som også er registreret i BBR, og dermed har mulighed for at kunne sammenligne egne oplysninger med oplysningerne i BBR og henlede kommunernes og ejernes opmærksomhed på eventuelle fejl. Der er mange forhold, som kræver nærmere afklaring for at få disse aktører til bidrage til forbedring af datakvaliteten i BBR. Derfor er denne gruppe under et ikke blandt de primære initiativer i denne handlingsplan, men i 2. halvår 2005 tages der kontakt til aktørerne med henblik evt. etablering af aftaler om medvirken til kontrol af BBRs oplysninger. Et andet eksempel på at eksterne parter har oplysninger, der kan anvendes til kontrol af BBRs oplysninger er, at Socialministeriet har en registrering af hvilke ejendomme, der ejes af almene boligorganisationer. På baggrund heraf udsendte EBST i marts 2005 lister til kommunerne over konkret konstaterede fejl i BBRs registrering af ejerforholdskode med anmodning om umiddelbar opfølgning i form af fejlrettelse. Aktiviteter Plan for møderække med eksterne aktører og gennemførelse af afklaringsrunde. Konkret effekt Succeskriterier Hvis en eller flere af disse aktører inddrages, vil datakvaliteten i BBR øges. Opnåelse af mindst én aftale med ekstern aktør om samarbejde. Tidshorisont 1. halvår 2006. Side 26 af 34
Kræves lovændring? Mulige administrative byrder Omkostninger Det kan der være, men det må afklares konkret i forbindelse med møderækken. Nej. I første fase vil der ikke være omkostninger udover de ressourcer, som EBST leverer i forbindelse med møderækken. I senere faser kan der være omkostninger. Involverede parter Problemområder Ansvar for initiativ EBST og de eksterne aktører nævnt indledningsvis under dette initiativ. En vis modstand fra eksterne aktører omkring medvirken i kontrol af BBR, da de derved kan opfattes som kontrollant for det offentlige af kunderne i deres normale forretning. EBST. Side 27 af 34
Initiativ 11. Byggesagkyndige tjekker oplysninger Beskrivelse I forbindelse med Huseftersynsordningen, Energimærkeordningen og Energiledelsesordningen er der en række konsulenter med byggeteknisk viden, som besigtiger udvalgte bygninger. Der er tale om opgaver, som defineres i lovgivningen. I den nuværende version af huseftersynsordningen markerer den bygningssagkyndige, hvis der er åbenlyse afvigelser fra BBR. Det er herefter ejerens pligt at få korrigeret BBR. Markeringen af, at der er konstateret afvigelse, videregives ikke til kommunen, så denne kan følge op, hvis ejeren ikke får rettet BBR. Konsulenternes opgave kunne udvides til at kontrollere en række nærmere afgrænsede oplysninger i BBR og ved afvigelser meddele de korrekte oplysninger direkte til BBR. Dette vil bevirke at købere af fast ejendom får mere korrekte oplysninger. Aktiviteter Markeringen af at der er konstateret uoverensstemmelse skal overføres til kommunerne. Den nærmere tekniske og praktiske løsning skal udarbejdes. Undersøgelse af mulighederne for at pålægge de nævnte konsulentgrupper en yderligere forpligtigelse til at kontrollere oplysningerne i BBR. Konkret effekt Succeskriterier Handlede ejendomme vil være korrekt registreret i BBR. Markeringen af, der er konstateret fejl, videregives til kommunen. Tidshorisont 2. halvår 2005. Kræves lovændring? I BBR loven er der med lovændring i 2001 skabt mulighed for, at eksterne kan bidrage med oplysninger til registrets drift. Side 28 af 34
Mulige administrative byrder Ligger inden for kommunernes nuværende forpligtigelse til at rette fejl i BBR. Omkostninger Involverede parter Problemområder Udgifter til etablering af videregivelse af information om der er konstateret fejl. EBST og Energistyrelsen. Eventuelt modvilje hos de implicerede konsulentkategorier og købere af rapporter (sælgere af ejendomme), da konsulenten hermed både er repræsentant og kontrollant af sælger. Evt. ændring af lovgivning omkring huseftersyn eller energimærkning, hvis de pågældende konsulenter pålægges ekstra opgaver. Ansvar for initiativ EBST. Side 29 af 34
Initiativ 12. EBST s revision og kontrol af kommunerne Beskrivelse Stærkere statslige kontrolmuligheder kan være medvirkende til en bedre datakvalitet i BBR. BBR-loven indeholder ingen statslige kontrolog tilsynsmuligheder. Revision af BBRsystemet samt forretningsgange omkring kommunernes føring af BBR er omfattet af den almindelige kommunale revision. Hertil har Rigsrevisionen i deres beretning bemærket, at erfaringerne har vist, at kommunernes egeninteresse i registrets oplysninger ikke har været tilstrækkelig til at sikre en god datakvalitet. En stærkere central overvågning af registreringen og målrettede henvendelser til udvalgte eller alle kommuner kan medføre øget opmærksomhed på vigtigheden af at have et korrekt og tidstro ajourført BBR. Aktiviteter En undersøgelse af indholdet i den nuværende revision, kontrol mv. og belysning af bestemmelser på sammenlignelige områder mv. Udarbejde forslag til opstramning. Konkret effekt Staten fører mere systematisk tilsyn med kommunernes arbejde med BBR. Fokus på BBR i kommunerne. Succeskriterier Tidshorisont Kræves lovændring? Der etableres statslige kontrol- og tilsynsmuligheder, som bidrager til øget datakvalitet gennem større fokus på opgaven hos kommunerne. Forslag til ændring af BBR-loven fremsættes oktober 2005. Ja. Mulige administrative byrder Merbelastning af EBST. Side 30 af 34
Eventuel merbelastning i kommunerne afhængig af udmøntningen af kontrol- og tilsynsbestemmelsen. Omkostninger Involverede parter Problemområder Ressourcer i EBST og kommuner. EBST og kommunerne. Kommunernes opgaver skal være klart defineret, førend de kan kontrolleres. Kommunerne er ikke pålagt at kontrollere allerede foretagne registreringer. Initiativet kan have negativ effekt på den samlede handlingsplan, da det kan blive opfattet som unødig kontrol. Ansvar for initiativ EBST. Side 31 af 34
Initiativ 13. Overvågning af forsinkelser i indberetningen Beskrivelse Kommunerne skal efter gældende regler indberette oplysninger til BBR ved udstedelse af byggetilladelse, ved påbegyndelse og ved afslutning af byggeriet. Det viser sig dog i praksis, at dette til tider sker med store forsinkelser. Som følge heraf har Danmarks Statistik problemer med at producere retvisende statistikker over aktiviteten i byggeriet. EBST har iværksat en løbende overvågning af omfanget af disse forsinkelser i indberetningen, og i april 2005 udsendt lister over forsinkede sager til kommunerne, med anmodning om tilbagemelding om årsagerne hertil. EBST vil fortsat overvåge forsinkelserne i indberetningen. På baggrund heraf og tilbagemeldingerne fra kommunerne vil EBST vurdere om det vil have en effekt med relevante mellemrum at udsende lister til kommunerne. Konkret effekt At kommunerne hurtigere vil indberette oplysninger om byggesager til registret. I de tilfælde hvor det er bygherren, som er anledning til forsinkelserne, vil kommunerne sandsynligvis være hurtigere til at rykke bygherre for en tilbagemelding. Succeskriterier Tidshorisont En reduktion af forsinkelserne så de svarer til de lovgivningsmæssige krav på 1 mdr. Resultatet skal være opnået senest med udgangen af 2006. Udsendelse af liste med sager, der i 2004 er indberettet med forsinkelse, er sket primo marts 2005. Kommunerne er anmodet om forklaring. EBST konkluderer på baggrund af tilbagemeldinger, hvilke årsager der er til konstaterede forsinkelser. (maj 2005) Resultatet meldes ud til kommunerne, og der foreslås ved denne lejlighed, hvad kommunerne kan gøre for at nedbringe forsinkelser (august 2005), det kan fx være forhold omkring: Side 32 af 34
organisering af opgaven i kommunen kommunal opfølgning overfor bygherrer EBST opfølgning overfor bygherrer Februar 2006 dannes liste over sager, der er indberettet med forsinkelse i 2005. Der følges op overfor kommuner, hvor der ikke er sket forbedring evt. med kommunens indplacering i rangordning af kommunerne (den gode ende midterfeltet den tunge ende). Kommuner, der skal sammenlægges, får evt. samme brev med lister for alle kommuner. På lidt længere sigt kan en rangordning eller mærkning af kommunerne offentliggøres på nettet. Kræves lovændring? Nej. Mulige administrative byrder Er omfattet af kommunernes nuværende pligt til at føre BBR. Omkostninger Involverede parter Ressourcer i EBST. EBST. Problemområder Ansvar for initiativ EBST. Side 33 af 34
Initiativ 14. Kommunale handlingsplaner Beskrivelse Kommunerne er ved cirkulære om bygnings- og boligregistrets ajourføring og drift fra 1986 opfordret til at tilrettelægge en indsats for at kontrollere oplysningerne i BBR. Kommunerne kan anmodes om, at sådanne planer for drift og kontrol af BBR, indsendes til EBST. Evt. kan disse planer lægges på en fælles hjemmeside, så kommunerne kan få inspiration fra hinanden. Konkret effekt Succeskriterier Mere fokus på BBR på politisk og højere administrativt niveau i kommunerne. Flere kommuner får strategiplan for BBR, og dermed vil antallet af kontrollerede bygninger i BBR stiger. Tidshorisont Kræves lovændring? Nej, men en skærpelse af cirkulæret fra 1986 kan være nødvendigt. Mulige administrative byrder Omkostninger Involverede parter Kommunerne vil have en egeninteresse i bedre datakvalitet i BBR, da kontrollerede data på sigt vil give administrative lettelser i kommunerne. Kommunerne og EBST Problemområder Ansvar for initiativ EBST. Side 34 af 34