REACH-IT - Industriens brugermanual

REACH-IT - Industriens brugermanual Del 08 - Fakturering REACH-IT - Industriens brugermanual Del 08 - Fakturering Version: 2.1 Side 1 af 23 Frigivelsesdato: marts 2013

2 REACH-IT - Industriens brugermanual Version: 2.1 Version Ændringer 2.1 Marts 2013: Kapitel 2.10 Betaling af fakturaer. Ny tekst om muligheden for at anmode om forlængelse af den anden betalingsfrist i visse særlige tilfælde 2.0 Juli 2012: Dokument i nyt layout Figurer i overensstemmelse med den seneste udgave af REACH-IT Mindre tekstrevisioner 1.3 Oktober 2010: Gebyrberegning og fakturering Figurer opdateret Mindre tekstrevisioner 1.2 Marts 2010: Fakturaer for ændring af juridisk enhed Fremsendelse af faktura 1.1 December 2009: Mindre tekstrevisioner Dokument i nyt layout 1.0 December 2008: Oprettelse af den første version

Del 08 - Fakturering Frigivelsesdato: marts 2013 Version 2.1 3 Del 08 - Fakturering Reference: ECHA-12-G-24-DA Udstedelsesdato: Marts 2013 Sprog: Dansk Det Europæiske Kemikalieagentur, 2013 Forside Det Europæiske Kemikalieagentur Ansvarsfraskrivelse: Dette er en oversættelse til arbejdsbrug af et dokument, som oprindeligt blev offentliggjort på engelsk. Det originale dokument findes på ECHA s hjemmeside. Hvis du har spørgsmål eller kommentarer til dette dokument, kan du indsende dem (med reference og udstedelsesdato) ved hjælp af forespørgselsblanketten. Der er adgang til blanketten via ECHA's kontaktside på: http://echa.europa.eu/da/contact. Det Europæiske Kemikalieagentur Postadresse: P.O. Box 400, FI-00121 Helsinki, Finland Besøgsadresse: Annankatu 18, Helsinki, Finland

4 REACH-IT - Industriens brugermanual Version: 2.1 Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 6 2. Generelt om fakturering... 6 2.1 Baggrund... 6 2.2 Definitioner... 6 2.3 Gebyrberegning og fakturering... 6 2.4 Gebyrfritagelse... 7 2.5 Fælles indsendelse... 7 2.6 Anmodning om fortrolig behandling... 7 2.7 Spontane opdateringer... 8 2.8 Plug-in til gebyrberegning... 8 2.9 Fakturaens layout... 8 2.10 Betaling af en faktura... 9 2.11 Kreditnota... 10 2.12 Betalingsstatus... 10 3. Beskeder, der modtages i "Message box"... 11 3.1 Besked om, at en faktura er åben... 11 3.2 Besked om, at en kreditnota er tilgængelig... 13 4. Fakturering trin for trin... 13 4.1 Sortering og gennemsyn af fakturaer... 13 4.2 Download af fakturaer... 16 4.3 Download af betalingspåmindelser... 18 4.4 Download af kreditnotaer... 20 Figurer Figur 1: Faktura med detaljer... 9 Figur 2: Meddelelse til brugeren om, at en faktura er åben... 11 Figur 3: Meddelelse, der påminder om den første betalingsfrist... 12 Figur 4: Besked om, at en kreditnota er tilgængelig... 13 Figur 5: Fakturamenu... 13 Figur 6: Download-side med fakturaliste... 14 Figur 7: Sortering af fakturaer... 14 Figur 8: Visningsmulighed for 10 fakturaer... 15 Figur 9: Valg af en enkelt faktura... 15 Figur 10: Valget "Show all"(vis alle)... 15 Figur 11: Valg af faktura til download... 16 Figur 12: Faktura som pdf... 17 Figur 13: Valg af betalingspåmindelse til download... 18 Figur 14: Betalingspåmindelse som pdf... 19

Del 08 - Fakturering Frigivelsesdato: marts 2013 Version: 2.1 5 Figur 15: Valg af kreditnota til download... 20 Figur 16: Kreditnota som pdf... 21

6 REACH-IT - Industriens brugermanual Version: 2.1 1. Indledning Industriens brugermanual (IUM) er den referencemanual, der over for industriens brugere beskriver, hvordan de kan indsende og se data i REACH-IT. Efterhånden som REACH-IT udvikles, vil yderligere og ajourførte dele af denne IUM blive udgivet og gjort tilgængelige via ECHA s websted. Før anvendelse af denne Del 8 (Fakturering) anbefales det på det kraftigste, at brugeren læser Del 1 Sådan kommer du i gang med REACH-IT, hvor følgende emner er beskrevet mere detaljeret: denne IUM s opbygning anvendte konventioner mht. ikoner, tekst, knapper, links... baggrundsinformation om REACH-IT samt forbindelsen til IUCLID 5-webstedet og anvendelsen. I Del 1 beskrives desuden, hvordan man får yderligere support. Hver efterfølgende del af denne IUM dækker derfor de trinvise instrukser til udførelse af de opgaver, som kræves for indsendelse af data i henhold til REACH. 2. Generelt om fakturering 2.1 Baggrund Det juridiske grundlag for gebyrer og afgifter findes i artikel 74, stk. 1, og 132 i REACHforordningen (EF nr. 1907/2006) samt gebyrforordningen (EF nr. 340/2008). Der pålægges gebyr og/eller afgift på bl.a. registrering, PPORD og anmodninger om godkendelse. Parametre, der bestemmer gebyrerne, definerer det beløb, som opkræves. Disse kan bl.a. omfatte dossiertype (registrering, PPORD...), virksomhedskategori (lille, mellemstor...), fælles indsendelse, fritagelse, mængde, opstillede fortrolighedskrav eller en ændring af registrantens identitet, herunder ændring af den juridiske person. 2.2 Definitioner I dette kapital anvendes flere termer, som er defineret nedenfor: gebyr: beløb, der skal betales for en ydelse nævnt i REACH-forordningen andre afgifter: andre beløb, der skal betales debitérbare ydelser ("Chargeable services" - CS): en tjenesteydelse, der kan opkræves gebyr eller andre afgifter for faktura: en regning for den udførte debitérbare ydelse part: en hvilken som helst part, der kan modtage faktura (såsom en virksomhed eller en tredjepart). 2.3 Gebyrberegning og fakturering I de fleste tilfælde vil fakturaer for indsendelser og ændring af juridisk enhed være tilgængelige online i REACH-IT inden for tre ECHA-arbejdsdage. Hver indsendelse vedrørende registrering eller ændring af juridisk enhed skal ledsages af det gebyr, der kræves i henhold til afsnit IX i REACH-forordningen og gebyrforordningen (EF) nr. 340/2008.

Del 08 - Fakturering Frigivelsesdato: marts 2013 Version: 2.1 7 En indsendelse vedrørende en registrering kan være en førstegangsindsendelse eller en opdatering af en indsendelse. For en førstegangsindsendelse opkræves altid gebyr, uanset om stoffet er et mellemprodukt. Ved flere registreringer i samme indsendelse (ikke-mellemprodukt og/eller transporteret isoleret mellemprodukt og/eller isoleret mellemprodukt anvendt på produktionsstedet) pålægges gebyr for hver af dem. En opdatering af en indsendelse kan klassificeres som: spontan opdatering af et allerede anmeldt stof (NONS), anden spontan opdatering samt opdatering på anmodning. For en spontan opdatering af et NONS beregnes gebyr for registrering af et ikke-mellemprodukt, hvis det nye mængdeinterval er højere end det tidligere anmeldte mængdeinterval. Der beregnes ligeledes gebyr, hvis NONS-stoffet er registreret som et isoleret mellemprodukt anvendt på produktionsstedet. For andre spontane opdateringer beregnes gebyr for registrering af stoffet, når det nye mængdeinterval er højere end det tidligere anmeldte mængdeinterval for ikkemellemprodukter, og for mellemprodukter, som der ikke tidligere er betalt gebyr for. Når en opdatering sker på anmodning efter manglende beståelse af teknisk fuldstændighedskontrol, og de gebyrbestemmende parametre er ændret (bortset fra ændring af mængdeintervallet) i forhold til den tidligere indsendelse, oprettes en ny faktura, og den eksisterende faktura annulleres. I så fald bliver en eventuel indbetaling til dækning af den tidligere faktura modregnet i den nye faktura. 2.4 Gebyrfritagelse Registranten kan begære gebyrfritagelse for registrering af et stof i en mængde på mellem 1 og 10 ton/år, når registreringsdossieret indeholder alle oplysningerne i bilag VII. I så fald kræves ikke gebyr for registreringen, men det er en forudsætning, at registranten begærer gebyrfritagelse ved udarbejdelsen af dossieret i IUCLID (for både førstegangsregistreringer og ajourføring af registreringer). Nærmere oplysninger om begæring af gebyrfritagelse i IUCLID findes i Vejledning i dataindsendelse, del 4: "Sådan bestås kontrol af forretningsregler" og i Vejledning i dataindsendelse, del 5: "Udfyldelse af et teknisk dossier til registrering og PPORDanmeldelse". 2.5 Fælles indsendelse Bemærk, at hver registrant i en fælles indsendelse opnår gebyrnedsættelse i forhold til en individuel indsendelse, medmindre registranten beslutter at fravælge fælles indsendelse for relevante oplysninger i dossierets afsnit 2-7 (vedrørende bilag VI til XI i REACH-forordningen og som foreskrevet i gebyrforordningens artikel 3, stk. 3, artikel 4, stk. 3, og artikel 5, stk. 3). 2.6 Anmodning om fortrolig behandling En registrant kan anmode om, at de oplysninger, der indsendes til ECHA i henhold til artikel 10 i REACH-forordningen, ikke offentliggøres på internettet, fordi offentliggørelse kan skade registrantens eller en eventuel anden relevant parts kommercielle interesser. Er oplysningerne omfattet af artikel 119, stk. 2, i REACH-forordningen og bilag IV til gebyrforordningen, opkræver ECHA gebyr for en sådan anmodning om fortrolig behandling: anmodning om fortrolighed vedrørende renhedsgrad og/eller identiteten af urenheder eller tilsætningsstoffer anmodning om fortrolighed vedrørende mængdeinterval anmodning om fortrolighed vedrørende undersøgelsesresuméer eller fyldestgørende

8 REACH-IT - Industriens brugermanual Version: 2.1 undersøgelsesresuméer anmodning om fortrolighed vedrørende andre oplysninger i sikkerhedsdatabladet anmodning om fortrolighed vedrørende stoffets handelsnavn anmodning om fortrolighed vedrørende IUPAC-navnet for farlige stoffer, der ikke er indfasningsstoffer anmodning om fortrolighed vedrørende IUPAC-navnet for farlige stoffer, der anvendes som mellemprodukter, i videnskabelig forskning og udvikling eller i produkt- og procesorienteret forskning og udvikling (PPORD). Bemærk, at der pålægges gebyr for anmodningen, men ECHA afgør, om de angivne grunde er tilstrækkelige til, at disse oplysninger skal behandles fortroligt. Ved udarbejdelse af dossieret og før indsendelse tilrådes det at kontrollere de afsnit i dossieret, der kan være pålagt gebyr. Yderligere oplysninger finder du i bilag III til Vejledning i dataindsendelse nr. 5 og Vejledning i dataindsendelse nr. 16. 2.7 Spontane opdateringer For opdateringer af indsendelser beregnes kun gebyr i henhold til afsnit IX i REACHforordningen og gebyrforordningen (EF) nr. 340/2008, når dette ikke er sket ved tidligere fakturaer. Bemærk, at ECHA ikke nødvendigvis yder gebyrfritagelse i tilfælde, hvor en spontan opdatering af en indsendelse medfører lavere gebyr end den oprindelige indsendelse (dvs. spontan opdatering af registreringen af et stof med et mængdeinterval på 1-10 ton årligt, når indsendelsen oprindeligt vedrørte et stof med et mængdeinterval på 1-10 ton årligt uden gebyrfritagelse). 2.8 Plug-in til gebyrberegning Registranten kan simulere gebyrberegningen for dossieret ved hjælp af et plug-in til gebyrberegning, der kan hentes fra IUCLID-webstedet: http://iuclid.echa.europa.eu/ Dette plug-in gennemgår IUCLID 5-dossieret og beregner en liste over gebyrer i henhold til gebyrforordningen for REACH (forordning (EF) nr. 340/2008). Det virker for dossierer både vedrørende REACH-registrering og PPORD-anmeldelse og kan beregne omkostningerne ved anmodning om fortrolighed. Ved hjælp af dette plug-in kan man således beregne de sandsynlige omkostninger på forhånd. Registranterne skal dog afvente fakturaen fra ECHA, før de foretager betalingen. 2.9 Fakturaens layout Fakturaer kan downloades i pdf-format. Figur 1 nedenfor viser en faktura i pdf og visse detaljer om gebyrerne og andre afgifter.

Del 08 - Fakturering Frigivelsesdato: marts 2013 Version: 2.1 9 Figur 1: Faktura med detaljer 2.10 Betaling af en faktura Fakturaen fra ECHA vises i afsnittet fakturaer ("Invoices") for brugeren i REACH-IT. Brugeren modtager desuden en besked i sin "REACH-IT message box" om, at der er åbnet en faktura. Brugeren kan derefter downloade fakturaen og betale den. Fakturaerne vil ikke blive fremsendt på papir og kan derfor kun ses i REACH-IT. Bemærk, at der i det ledige tekstbesked-/kommunikationsfelt ved betalingen kun må angives den betalingsreference, der er angivet på fakturaen. Angiv venligst kun ét referencenummer (ikke flere betalinger samtidig). Tilføj venligst ikke noget hverken før eller efter det.

10 REACH-IT - Industriens brugermanual Version: 2.1 En faktura skal betales før den oprindelige betalingsfrist, der er angivet på fakturaen. Hvis fakturaen ikke betales før den oprindelige frist, registreres den af ECHA som forfalden. Hvis brugeren i dette tilfælde downloader den forfaldne faktura, er der angivet en forlænget (anden) betalingsfrist på fakturaen. For andre ajourføringer af en registrering end mængdeintervallet kan registranten anmode om yderligere udsættelse af den anden betalingsfrist for det pågældende gebyr. I praksis gælder denne anmodning om udsættelse af den anden betalingsfrist kun for: gebyrer, der opkræves for nye debitérbare fortrolighedskrav angivet i spontane opdateringer gebyrer, der opkræves som følge af ændring af juridisk enhed. Anmodningen om udsættelse skal indgives før udløbet af den anden frist og via ECHA's helpdesk ved hjælp af kontaktformularen på http://echa.europa.eu/da/contact, idet man vælger "Contact the ECHA Helpdesk" (kontakt ECHA s helpdesk) og derefter menupunktet "I have a question related to the dossier submission to ECHA" (jeg har et spørgsmål vedrørende dossierindsendelse til ECHA). Hvis fakturaen ikke senest betales til den forlængede betalingsfrist, og den indeholder en eller flere debitérbare ydelser, som repræsenterer gebyrer for dossierindsendelser, medfører det en afvisning af det indsendte dossier. I de tilfælde, hvor registreringen er blevet afvist, fordi registranten ikke har indsendt manglende oplysninger eller ikke har betalt gebyret inden udløbet af fristerne, vil de gebyrer, der er blevet betalt i forbindelse med registreringen, ikke blive tilbagebetalt eller på anden måde krediteret til registranten. 2.11 Kreditnota Der kan optræde omstændigheder, som kræver en ny beregning af de debitérbare ydelser og følgelig en annullering af fakturaen. Således kan en faktura annulleres af ECHA, og der genereres en tilsvarende kreditnota, som bliver tilgængelig på fakturasiden. Brugeren modtager også en besked i sin "Message box" i REACH-IT, som oplyser om, at en faktura er blevet annulleret, og at den tilsvarende kreditnota er klar til at blive downloadet. Partens bruger kan derefter downloade kreditnotaen. Den annullerede faktura kan imidlertid stadig downloades ved anvendelse af fakturaskabelonen. Forskellene på en faktura og en kreditnota ligger i udformningen og i det signal, der gives til de forfaldne beløb, samt de samlede beløb deraf (positive i det annullerede fakturadokument og negative i kreditnotadokumentet). Hvis virksomheden efter udstedelsen af fakturaen har foretaget ændringer i faktureringsadressen, momsnummeret osv., vil disse ændringer ikke indgå i kreditnotaen. Partens brugere får via deres "Message box" i REACH-IT besked, når en faktura annulleres. 2.12 Betalingsstatus Betalingsstatus opdateres, når betaling modtages af ECHA, eller den forlængede betalingsfrist er udløbet. Dette kan du se i "Submission report" (indsendelsesrapport), som du kan åbne enten fra funktionen "Search dossier" (søg dossier) eller ved at klikke på linket til denne funktion fra en relateret meddelelse i meddelelsesboksen. Er betalingen modtaget, vil status i indsendelsesrapporten ændres til:

Del 08 - Fakturering Frigivelsesdato: marts 2013 Version: 2.1 11 "Pay Submission Fee Succeeded" (Indsendelsesgebyr betalt). Har ECHA ikke modtaget betalingen inden for den udvidede betalingsfrist, vil status i indsendelsesrapporten ændres til: "Pay Submission Fee Failed" (Indsendelsesgebyr udestår). 3. Beskeder, der modtages i "Message box" Dette kapitel beskriver de beskeder, der modtages af partens bruger, og som vedrører faktureringsaktiviteter. Beskederne hjælper brugeren med at holde styr på faktureringsaktiviteterne. De viser i kronologisk rækkefølge, hvilke aktiviteter der blev udført for den pågældende faktura (åbnet, påmindelse, downloadet). For yderligere oplysninger om, hvordan du anvender din "Message box", henvises til Del 3 (Log-in og "Message box") i Industriens brugermanual. 3.1 Besked om, at en faktura er åben Når ECHA åbner en faktura, modtager registranten i sin "Message box" en besked om, at der er blevet udstedt en faktura. Fakturaen downloades ved at klikke på linket i beskeden. Figur 2 illustrerer den besked, som partens brugere modtager, når en faktura er åben. Figur 2: Meddelelse til brugeren om, at en faktura er åben Såfremt registranten ikke betaler fakturaen inden forfaldsdatoen, sendes der en ny besked til registrantens "Message box". Betalingspåmindelsen downloades ved at klikke på linket i beskeden. Figur 3 viser den meddelelse, der modtages af brugeren som påmindelse om den første betalingsfrist.

12 REACH-IT - Industriens brugermanual Version: 2.1 Figur 3: Meddelelse, der påminder om den første betalingsfrist

Del 08 - Fakturering Frigivelsesdato: marts 2013 Version: 2.1 13 3.2 Besked om, at en kreditnota er tilgængelig Hvis ECHA annullerer en faktura, genereres der en tilsvarende kreditnota. Registranten vil via sin "Message box" i REACH-IT få besked om, at en faktura er blevet annulleret, og at en tilsvarende kreditnota er tilgængelig til download. Partens bruger kan efterfølgende downloade kreditnotaen. Figur 4 viser den besked, der modtages af partens brugere, når en kreditnota er tilgængelig. Figur 4: Besked om, at en kreditnota er tilgængelig 4. Fakturering trin for trin 4.1 Sortering og gennemsyn af fakturaer I menuen <Invoices> (fakturaer) vælger du <Download>. Figur 5: Fakturamenu Siden <Download> åbnes og viser listen over partens fakturaer (åbne eller lukkede) og kreditnotaer.

14 REACH-IT - Industriens brugermanual Version: 2.1 Figur 6: Download-side med fakturaliste Du kan sortere listen over fakturaer i en stigende eller faldende sorteringsorden ved at klikke på overskriften for den kolonne, du ønsker at sortere. Der vises derefter et < > eller < > i overskriften til den kolonne, du ønsker at sortere, afhængigt af den valgte sorteringsorden. Se et eksempel nedenfor med fakturaer, der er sorteret efter fakturanummer i faldende sorteringsorden. Den oprindelige viste sorteringsorden er den oprindelige betalingsfrist i faldende sorteringsorden. Figur 7: Sortering af fakturaer Du kan vælge at vise alle fakturaer på skærmen eller ti ad gangen. Du har også mulighed for at vise de næste eller tidligere 10 fakturaer ved at klikke på henholdsvis <Next> (næste) og <Previous> (forrige). Se nedenstående figurer, der illustrerer de forskellige visningsmuligheder.

Del 08 - Fakturering Frigivelsesdato: marts 2013 Version: 2.1 15 Figur 8 viser de 10 fakturaer, som vises i REACH-IT. Figur 8: Visningsmulighed for 10 fakturaer Figur 9 viser de ekstra resultater, du får ved at klikke på linket <Next 1> (næste 1) (figur 8). Figur 9: Valg af en enkelt faktura I rullemenuen kan du også vælge <Show All> (vis alle) som vist i figur 10. Figur 10: Valget "Show all"(vis alle)

16 REACH-IT - Industriens brugermanual Version: 2.1 4.2 Download af fakturaer Vælg den faktura, du vil downloade, ved at klikke på radioknappen < som vist i figur 11. > i venstre kolonne Figur 11: Valg af faktura til download Klik på knappen <Invoice in PDF>(faktura i pdf) [ ] for at downloade fakturaen. Din browser åbner en dialogboks og giver dig muligheden <Open> (åbn) for at åbne fakturadokumentet eller <Save to disk> (gem på drev) for at lagre filen på din harddrive til yderligere behandling. Vælg den ønskede mulighed, og klik på <OK>. Figur 12 viser fakturaen i pdf-format.

Del 08 - Fakturering Frigivelsesdato: marts 2013 Version: 2.1 17 Figur 12: Faktura som pdf Annankatu 18, P.O. Box 400, FI-00121 Helsinki, Finland Tel. +358 9 686180 Fax +358 9 68618210 echa.europa.eu

18 REACH-IT - Industriens brugermanual Version: 2.1 4.3 Download af betalingspåmindelser Vælg den faktura, der skal downloades, ved at klikke på radioknappen < > i venstre kolonne. Figur 13: Valg af betalingspåmindelse til download Klik på knappen <Invoice reminder in PDF> (betalingspåmindelse i pdf) [ ] for at downloade betalingspåmindelsen. Din browser åbner en dialogboks og giver dig muligheden <Open>(åbn) for at åbne påmindelsesdokumentet eller <Save to disk> (gem på drev) for at lagre filen på din harddisk til yderligere behandling. Vælg den ønskede mulighed, og klik på <OK>. Figur 14 viser betalingspåmindelsen i pdf-format.

Del 08 - Fakturering Frigivelsesdato: marts 2013 Version: 2.1 19 Figur 14: Betalingspåmindelse som pdf Annankatu 18, P.O. Box 400, FI-00121 Helsinki, Finland Tel. +358 9 686180 Fax +358 9 68618210 echa.europa.eu

20 REACH-IT - Industriens brugermanual Version: 2.1 4.4 Download af kreditnotaer Vælg den kreditnota, du vil downloade, ved at klikke på radioknappen < > i venstre kolonne. Figur 15: Valg af kreditnota til download Klik på <Credit note in PDF> (kreditnota i pdf) [ ], hvis du vil downloade kreditnotaen. Din browser åbner en dialogboks, hvor du kan vælge mellem <Open> (åbn) for at åbne fakturaen eller <Save to disk> (gem på drev) for at gemme filen på din harddrive til videre behandling. Vælg det ønskede, og klik på <OK>. Figur 16 viser kreditnotaen i pdfformat.

Del 08 - Fakturering Frigivelsesdato: marts 2013 Version: 2.1 21 Figur 16: Kreditnota som pdf Annankatu 18, P.O. Box 400, FI-00121 Helsinki, Finland Tel. +358 9 686180 Fax +358 9 68618210 echa.europa.eu

DET EUROPÆISKE KEMIKALIEAGENTUR ANNANKATU 18, P.O. BOX 400, FI-00121 HELSINKI, FINLAND ECHA.EUROPA.EU