Hvad er det vi kan, når vi alle sammen er her?

Ishøj Kommune November 2012 Hvad er det vi kan, når vi alle sammen er her? Undersøgelsesrapport

Indledning Tænketanken CEPOS 1 udgav den 26. juli 2012 en undersøgelse om sygefraværet i 2011 blandt pædagogisk personale i landets 98 kommuner. Ifølge undersøgelsen, som blandt andet bygger på fraværsstatistik for kommuner og regioner 2011 2, har Ishøj Kommune landets højeste sygefravær på gennemsnitligt 19,5 dagsværk pr. ansat pædagogisk personale 3. Med baggrund heri har Ishøj Kommune igangsat projekt Hvad er det vi kan, når vi alle sammen er her?. Projektet har til formål at nedbringe sygefraværet blandt pædagogisk personale i Ishøj Kommunes dagtilbud og sfo er. Projektets mål er at nedbringe sygefraværet blandt pædagogisk personale til landsgennemsnittet eller herunder, inden udgangen af 2014. Det er ligeledes et mål at udvikle relevante redskaber, som kan bidrage til at nedbringe sygefraværet Statistisk analyse af sygefraværet Som en del af projektet er det besluttet at foretage en grundigere analyse af sygefraværet blandt det pædagogiske personale i Ishøj Kommunes dagtilbud og sfo er. Formålet med analysen er: At tilvejebringe en nærmere identificering af sygefraværets omfang og karakter At tilvejebringe de nødvendige kvantitative data der kan bidrage til at målrette indsatsen mod et lavere sygefravær Den statistiske analyse er afgrænset på følgende måde: Data er fra 2011 Der er tale om sygefravær blandt pædagoger og pædagogmedhjælpere, herunder også PAUelever, pædagogstuderende samt dagplejere Timelønnede medarbejdere indgår ikke i analysen, sådan som det også er tilfældet i fraværsstatistikken fra Det Fælleskommunale Løndatakontor (herefter FLD) Løntilskudsmedarbejdere indgår ikke i det samlede datasæt, som ligger til grund for denne undersøgelse, ligesom de heller ikke figurerer i FLD s data. Der er dog foretaget en sammenligning mellem løntilskudsmedarbejdere og fastansatte (Figur 14) Ledernes sygefravær indgår ikke i undersøgelsen. Dette valg er foretaget med begrundelse i, at ledernes sygefravær i 2011 afviger meget fra de øvrige år jf. HR s undersøgelse heraf af 15. august 2012 4. Undersøgelsen er vedlagt som bilag Følgende kategorier af sygefravær indgår i analysen: sygdom, sygdom med 56 aftale, barn alvorligt syg, arbejdsskade, delvist syg, graviditetsgener, hjemmeboende barn syg, nedsat tjeneste ved graviditetsgener Sygefraværet er beregnet ud fra antal fastansatte omregnet til fuldtidsstillinger. Dette er også beregningsmetoden i FLD s undersøgelse 1 CEPOS Center for Politiske Studier, Sygefraværet blandt pædagogisk personale, 26. juli 2012 af chefkonsulent Mia Amalie Holstein. 2 FLD - Det Fælleskommunale Løndatakontor. 3 Pædagogisk personale dækker over pædagogisk personale, daginstitutioner/klub/skolefritidsordning, pædagogmedhjælpere og pædagogiske assistenter samt pædagogisk uddannede ledere, jf. fldnet.dk. 4 I undersøgelsesåret 2011 var sygefraværet blandt ledere på 7,4 %, i 2010 var den på 1,1 % og i 2009 var den på 1,9 %. 2

Kun de sygedage, der falder på arbejdsdage, er talt med. Ferie samt søgnehelligdage der ligger i et fraværsforløb er således fjernet fra statistikken, ligesom FLD har gjort det. Data til analysen er trukket fra kommunens lønregister og registret over sygefraværsindberetninger. Desuden er der indhentet data fra lederne på nogle dagtilbud og sfo er for at kvalitetssikre data. Analysen lægger sig så tæt op af FLD s beregninger som muligt, da FLD s data udgør sammenligningsgrundlaget for projektets mål: At nedbringe sygefraværet blandt pædagogisk personale til landsgennemsnittet eller herunder inden udgangen af 2014. I undersøgelsesforløbet er der dog fundet fejlkilder i indberetningen til FLD, som løbende er søgt rettet. Derfor kan der forekomme forskelle mellem FLD s tal og tallene i denne analyse. En kilde til forskellen mellem FLD s tal og Ishøj Kommunes tal er blandt andet, at der er søgt korrigeret for problemer med indberetning af medarbejdernes ansættelsesforhold. Ishøj Kommunes undersøgelse viser således lidt færre sygedage pr. medarbejder, end hvad der fremgår af CEPOS undersøgelsen, nemlig 18,6 5 frem for 19,4 i CEPOS materialet. Beregningen afviger endvidere lidt fra FLD s data, som ligger til grund for CEPOS rapporten, da vi har valgt ikke at inkludere lederne i undersøgelsen. Skolen på Ishøjgård indgår ligeledes ikke i analysen, idet det ikke har været muligt at trække sygefraværet specifikt på skolens sfo. Endvidere kan FLD s tal inkludere enkelte pædagogiske medarbejdere, som ikke er ansat i kommunens sfo er eller dagtilbud. De identificerede dataproblemerne drejer sig primært om rapportering. Disse er i nogen grad blevet korrigeret, men der kan fortsat forekomme fejl. Disse vil dog også optræde i FLD s opgørelse. Et af målene for projektet vil derfor være at skabe en bedre datadisciplin, specielt i forhold til den præcise afslutning af sygeforløb samt registrering af beskæftigelsesgrad. Spørgsmål til undersøgelse Af projektbeskrivelsen 6 fremgår nedenstående spørgsmål, som analysen skal kaste lys over: Andel af sygefraværet der skyldes henholdsvis langtidssygdom og kortere sygeperioder Forskelle i fraværets omfang og karakter alt efter alder, faggruppe (pædagoger, pædagogmedhjælpere), fast eller løs tilknytning til institutionen (herunder løntilskudsmedarbejdere og studerende), institutionstype og institutionsstørrelse Er sygefraværet fordelt på få eller mange personer på den enkelte institution? Sygefraværet fordelt over året er der perioder hvor sygefraværet er mere udbredt end i andre? Herudover ser undersøgelsen på en række andre områder. 5 Gennemsnittet af sygefraværet for pædagogisk personale i kommunens dagtilbud og sfo er. 6 Iværksættelse af projekt om nedbringelse af sygefravær blandt pædagogisk personale i Ishøj Kommunes dagtilbud og sfo er af 28. august 2012. 3

Sygefraværsdage pr. fuldtidsstilling Sygefraværsdage pr. fultidsstilling Gennemgang af data Figur 1 viser antallet af sygefraværsdage for pædagogisk personale i Ishøj Kommune, sammenlignet med resten af landet 7. Figur 1: Sygefraværsdage pr. fuldtidsstilling 2011 20 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 18,6 Ishøj (egne tal, uden ledere) 14 Landsgennemsnit Figur 2 og 3 viser sygefraværsdage pr. fuldtidsstilling på de enkelte dagtilbud og sfo er. Den røde streg viser kommunegennemsnittet, den grønne streg viser landsgennemsnittet. Figur 2: Sygefraværsdage pr. fuldtidsstilling 2011 (dagtilbud) 40,0 35,0 34,6 30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 22,0 6,9 27,5 26,9 12,2 8,4 25,1 11,1 19,3 16,0 14,5 19,9 15,4 25,1 5,0 0,0 Sygefraværsdage pr. fuldtidsstilling Landsgennemsnit Ishøj gennemsnit (egne tal) 7 Landsgennemsnittet er hentet for FLD. 4

Sygefraværsdage pr. fuldtidsstilling Figur 2 viser, at der er en forskel på 27,7 sygefraværsdage i det dagtilbud der har det højeste antal sygefraværsdage (34,6 dage pr. fuldtidsstilling), og det dagtilbud der har det laveste antal sygefraværsdage (6,9 dage pr. fuldtidsstilling). Figuren viser ligeledes, at 7 dagtilbud ligger under det kommunale gennemsnit på 18,6 sygefraværsdage, mens 8 ligger over. 11 dagtilbud ligger over landsgennemsnittet på 14 sygefraværsdage, mens 4 ligger under. Figur 3 viser sfo ernes samt Frihjulets sygefraværsdage pr. fuldtidsstilling. 30,0 25,0 20,0 Figur 3: Sygefraværsdage pr. fuldtidstilling 2011 (sfo + frihjulet) 24,4 25,5 22,0 18,8 17,9 15,0 10,0 5,0 0,0 7,4 11,8 Sygefraværsdage pr. fuldtidsstilling Landsgennemsnit Ishøj gennemsnit (egne tal) Som det fremgår af figur 3, har Ishøj Skoles sfo færrest sygefraværsdage pr. fuldtidsstilling med 7,4 sygefraværsdage, og Gildbroskolens sfo ligger højest med 25,5 sygefraværsdage. Tre sfo er ligger under det kommunale gennemsnit, og to ligger under landsgennemsnittet. Det skal bemærkes, at personalet i Standgårdsskolens sfo i nogen grad også har funktioner i helhedsskolen, som går ud over sfo ens området. Derfor vil nogle af de viste sygefraværsforløb dække såvel sfo som helhedsskolen. Figur 2 og 3 illustrerer, at der er stor variation mellem dagtilbuddenes/sfo ernes sygefravær. Det fortæller os, at der kan være et potentiale i at dele erfaringer og systematisere håndteringen af sygefravær i dagtilbud og sfo er. Som en del af projektet indhentes der derfor kvalitative data fra dagtilbud/sfo er med det laveste sygefravær, med henblik på at undersøge hvordan de håndterer sygefraværet. Figur 4 viser antallet af sygefraværsdage blandt det pædagogiske personale pr. barneenhed, som er indskrevet i den enkelte institution 8. Institutionerne tildeles forskellige personaleressourcer (lønbudgetter) til henholdsvis vuggestuebørn og børnehavebørn. I 2011 tildeltes personaleressourcerne som et årligt beløb pr. barn til vuggestuebørn og børnehavebørn i forholdet 2 8 Det er det faktisk antal indskrevne børneenheder i gennemsnit hen over året som ligger til grund for tallene i figuren. 5

Antal sygedage pr. barneenhed 1, hvorfor vuggestuebørn tæller for to enheder, mens børnehavebørn tæller en enhed. I grafen er der korrigeret for denne forskel, så tallene kan sammenlignes. 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 0,0 4,8 Figur 4: Sygefraværsdage blandt det pædagogiske personale dage pr. barneenhed 1,7 1,9 3,7 5,0 3,070 3,103 3,099 4,5 2,7 2,6 1,5 Sygefraværsdage pr. barneenhed Institutions gennemsnit Figur 4 viser, at der er stor forskel på sygefravær pr. barneenhed institutionerne imellem. Sygefraværet pr. barneenhed spænder fra 5 sygefraværsdage pr. børneenhed som det højeste til 1,5 sygefraværsdage pr. barneenhed som det laveste. Det gennemsnitlige antal sygefraværsdage pr. barneenhed er 3,2 dage, illustreret med den røde streg i figuren. Peberkværnen, som indeholder to specialgrupper med en særlig ressourcetildeling, er ikke inkluderet i figuren, da det ikke har været muligt at adskille personale ansat i specialgruppen fra det øvrige personale i Peberkværnen. Figuren inkluderer heller ikke dagplejen og støttepædagogkorpset, som har en anden ressourcetildeling end de øvrige institutioner. Vi har undersøgt, om der en sammenhæng mellem antallet af vuggestuebørn i institutionerne og de ansattes sygefravær. Vores undersøgelse viser, at der ikke er statistisk belæg for at antage at personalet er mere eller mindre syge afhængigt af antallet af vuggestuebørn. Det ikke muligt for nuværende at udarbejde en figur, som giver et validt billede af antallet af sygefraværsdage blandt det pædagogiske personale pr. sfo-barn. 6

Figur 5 illustrerer den procentvise fordeling af dage i et sygefraværsforløb af forskellig længde. Figur 5: Pct. af sygefraværsdage i sygefraværsforløb af forskellig længde 14% 42% 24% 1 dag og mindre Mellem 1 og 4 dage 4 til 10 dage 10 til 19 dage 20 dage eller mere 5% 14% Figur 5 viser, at sygefraværet blandt det pædagogiske personale i høj grad skyldes længere sygefraværsforløb, heraf en stor del af sygefraværsforløb på 20 dage eller mere. Det overordnede billede for kommunen dækker dog over meget store forskelle for de enkelte dagtilbud/sfo er, som illustreret i figur 6. 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 Figur 6: Antallet af medarbejdere fordelt på summen af deres sygefraværsdage Antal medarbejdere med færre end 10 sygedage Antal medarbejdere med mellem 10 og 19 sygedage Antalmedarbejdere med mere end 20 sygedage 7

Figur 6 viser antallet af medarbejdere fordelt på summen af deres sygefraværsdage. Det er forventeligt med en vis variation dagtilbuddene/sfo erne imellem, men det vil være interessant at undersøge, om nogle dagtilbud/sfo er over årene har en høj andel af langtidssyge medarbejdere. Figur 7 illustrerer sygefraværsdage pr. fuldtidsstilling fordelt på medarbejdergrupper. Støttepædagogerne er inkluderet i kategorien pædagoger. 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0 Figur 7: Sygefraværsdage pr. fuldtidsstilling fordelt på medarbejdergrupper 19,6 19,2 18,3 15,1 14,2 13,3 12,9 6,9 Sygedage pr. fuldtidsstilling Landsgennemsnit Figur 7 viser, at der er en vis forskel på sygefraværet medarbejdergrupperne imellem. Pædagogmedhjælperne tegner sig for de fleste sygefraværsdage, mens dagplejerne er den medarbejdergruppe med færrest antal sygefraværsdage pr. fuldtidsstilling. I figurerne 8-10 vises, på hvilke arbejdsdage og måneder sygefraværsperioderne starter, med henblik på at illustrere om der er ugedage eller måneder, hvor der oftere forekommer sygemeldinger end andre. Figur 8 viser antallet af sygefraværsforløb, der starter på en given arbejdsdag. 8

900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 Figur 8: Antal sygefraværsforløb der starter på en given arbejdsdag Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Figur 8 illustrerer, at hovedparten af sygefraværsforløbene starter på en mandag og færrest på fredage. Det er forventeligt, at der er flere sygefraværsforløb, der begynder på en mandag, idet medarbejdere, der bliver syge i løbet af weekenden, først melder sig syge mandag. Alligevel er det bemærkelsesværdigt, at der er et løbende fald af sygemeldinger henover arbejdsugen. Hvor figur 8 viser, hvilke arbejdsdage sygefraværsforløbene begynder, illustrerer figur 9 den gennemsnitlige længde af et sygefraværsforløb, afhængigt af hvilken arbejdsdag det begynder på. 5,00 4,50 4,00 3,50 3,00 2,50 Figur 9: Gennemsnitlig længde af sygefraværsforløb der begynder på en given arbejdag 2,00 1,50 1,00 0,50 0,00 Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Figur 9 viser, at sygefraværsforløb, der begynder på en mandag, i gennemsnit er længere end sygefraværsforløb, der begynder på ugens øvrige dage samt at sygefraværsperioden i gennemsnit er kortere, jo tættere på weekenden sygemeldingen falder. Det er forståeligt, at perioderne i gennemsnit vil være kortere, jo tættere på en weekend sygemeldingen falder, idet man så har færre arbejdsdage at være syg i, før det er weekend. Dette forklarer dog ikke, hvorfor faldet i sygefraværsforløbets længde fra mandag til tirsdag er markant større end fra tirsdag til onsdag. Som det fremgår af figuren, er sygefraværsperioder, der starter på en mandag i gennemsnit på 9

Antal sygefraværsdage knapt 5 arbejdsdage, hvorimod sygefraværsperioder, der starter på en fredag, i gennemsnit er på knapt 2 dage. Figur 10 viser fordelingen af sygefraværsforløb, som begynder i en given måned. 400 350 300 250 200 150 100 50 0 Figur 10: Antal sygdomsforløb der begynder i en given måned Figur 10 viser, at der er en vis spredning over året med flest sygefraværsforløb, der starter i marts og færrest i august. Spredningen kan muligvis delvist forklares med ferie, hvor færre medarbejdere er på arbejde, alt andet lige, vil det betyde færre sygemeldinger. Figur 11 viser fordelingen på de forskellige kategorier af sygefravær. Graviditetsgener er medtaget, fordi de ikke er udtryk for planlagt fravær, modsat normal barsel, som har karakter af planlagt fravær. Graviditetsgener indgår ligeledes i FLD s underøgelse. 9000 8000 7000 6000 5000 4000 3000 2000 1000 0 Figur 11: Sygefraværsdage fordelt på fraværsårsag 26 26 38 134 438 523 8374 Figur 11 viser, at almindelig uspecificeret sygdomsfravær er den klart største årsag til sygefravær. De øvrige sygefraværstyper tæller kun meget lidt i statistikken. 10

Pct. sgefravær Figur 12 sammenholder fraværsprocenten for den enkelte medarbejder med antal årlige arbejdstimer. Formålet er at afdække, om medarbejdere med begrænset tilknytning til arbejdspladsen har et relativt højere sygefravær. 100% 80% Figur 12: Sammenligning mellem årlig arbejdstid og sygefravær 60% 40% 20% 0% 0 500 1000 1500 2000 2500 3000 Antal arbejdstimer i 2011 Figur 12 illustrerer, at der ikke er en statistisk sammenhæng mellem tilknytningen til arbejdspladsen og sygefraværet, således kan kun 2 pct. af variationen i sygefravær forklares ved tilknytningen. Gruppen af medarbejdere, der har lagt omkring 2500 timer, er alle dagplejere. De enkelte medarbejdere, der har et fravær på 100 pct, er sandsynligvis primært medarbejdere der har lagt sig syge i 2010, og har fratrådt deres stilling i 2011. I figur 13 sammenholdes sygefraværet med medarbejdernes tilfredshed i 14 dagtilbud/sfo er. Ishøj Kommune gennemførte i 2011 en tilfredshedsundersøgelse på alle kommunens arbejdspladser. Vi har i forbindelse med sygefraværsundersøgelsen haft adgang til tilfredshedsundersøgelser i 14 dagtilbud/sfo er. Tilfredshedsundersøgelserne tog stilling til tilfredsheden med især det psykiske arbejdsmiljø. Som en del af undersøgelsen fik arbejdspladsen en samlet score. Det er den samlede tilfredshedsscore, der er sammenholdt med sygefraværet. 11

Antal sygedage pr. fuldtidsstilling Antal sygedage pr. fuldtidsstilling Figur 13: Sammenhæng mellem tilfredshed og fravær 30 25 20 15 10 5 0 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 Samlet tilfredshedscorer Som det fremgå af figur 13 viser der sig at være en væsentlig sammenhæng mellem tilfredshed og sygefravær. Beregningen som ligger til grund for figuren viser, at 33 pct. af variationen i sygefraværet dagtilbuddene/sfo erne imellem kan forklares ved forskellen i tilfredshedsscoren. Usikkerheden øges dog af, at der kun er en relativ lille mængde datapunkter, idet figuren kun inkluderer 14 dagtilbud/sfo er. Figur 14 illustrerer sygefraværsdage fordelt på løntilskudsmedarbejdere og fastansatte pædagogmedhjælpere og pædagoger (inkl. støttepædagoger). Figur 14: Sygefraværsdage pr. fuldtidsstilling fordelt på løntilskudsmedarbejdere og fastansatte 35,0 30,0 30,4 25,0 20,0 18,7 15,0 10,0 5,0 0,0 Løntilskudsmedarbejdere Fastansatte medarbejdere Figur 14 viser, at løntilskudsmedarbejderne har et væsentligt højere sygefravær end de fastansatte medarbejdere. Løntilskudsmedarbejderne er ikke medregnet i øvrigt i denne analyse, som det også er tilfældet i FLD s datasæt. Det skal bemærkes, at løntilskudsmedarbejdernes sygefravær ikke er forbundet med de samme omkostninger som sygefravær for fastansatte, idet løntilskudsmedarbejdere ikke indgår i normeringen. 12

Antal årsværkl Antal årsværk Figur 15 viser det totale antal årsværk tabt pr. dagtilbud/sfo til sygefravær. Figur 15: Årsværk tabt til sygefraværsdage pr. institution 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 3,0 1,0 3,4 2,3 1,7 0,4 1,7 1,0 1,5 1,5 1,5 2,5 2,3 1,7 1,2 2,8 0,3 1,3 1,8 0,9 1,3 2,9 Figur 16 illustrerer hvor mange ekstra årsværk, der ville være på arbejde fordelt på de forskellige stillingskategorier, hvis vi alle medarbejder grupper reducerede deres sygefravær med den procent nedgang der som helhed ville bringe det pædagogiske personale i Ishøj Kommune ned på landsgennemsnittet. 6,0 5,0 4,0 Figur 16: Ekstra årsværk fordelt på stillingskategorier ved en reducering af sygefraværet til landsgennemsnittet i 2011 4,3 4,8 3,0 2,0 1,0 0,0 0,2 Dagplejer Pædagog Pædagogmedhjælper Figur 16 viser, at der ville være i alt 9,3 årsværk yderligere på arbejde, hvis det lykkes at nedbringe sygefraværet til landsgennemsnittet fordelt på 4,8 ekstra pædagogmedhjælpere 9, 4,3 ekstra pædagoger og 0,2 ekstra dagplejere. Med denne undersøgelse er det ønsket at kaste lys over sygefraværet blandt det pædagogiske personale i Ishøj Kommunes dagtilbud og sfo er med henblik på at tilvejebringe de nødvendige 9 Pædagogmedhjælpere er i figur 15 inklusiv PAU-elever, og pædagoger er inklusiv pædagogstuderende. 13

kvantitative data, der kan bidrage til at målrette indsatsen mod et lavere sygefravær. I den forbindelse er igangsat et målrettet projekt i samarbejde med kommunens dagtilbud og sfo er, som har til formål at nedbringe sygefraværet blandt det pædagogiske personale. Undersøgelsen her er baseret på sygefraværsdata fra 2011. Undersøgelsen vil blive fulgt op de kommende år. Udover denne samlede rapport vil der blive udarbejdet rapporter for de enkelte dagtilbud og sfo er. 14