Kommissorium for: 30-1 (Helhedsorienteret social indsats) Projektleder: Linda Thorsager Projektejer: Christine Brochdorf Projektgruppe: Susan Bjerregaard Mette Riegels Phu Van Nguyen Rune Juul Jensen Kathrine Hansen Anne Wallberg Katja Steen Nina Nilsson Marianne Wernblad Version Dato Projekt sluttidspunkt 8 27. januar 2016 2016 Motivation/baggrund for projektet Analyser baseret på tværgående kommunale omkostningsdata viser, at der gennemsnitligt i danske kommuner er et forholdsvis stort omkostningstræk på en relativt lille gruppe borgere. Dette betyder, at ca. 1 % af borgerne står for ca. 30 % af de samlede kommunale serviceudgifter. Med så skævvredne tal så må det samtidig antages, at den faglige koordinering og logistik omkring hjælpen til de enkelte borgere og familier ikke altid er optimal. I Regeringens og KL s Opfølgning på forhandlingsresultat fra juli 2015 er der fokus på bedre styring af netop disse muligheder for at koordinere og samtænke det specialiserede socialområde. Det betyder bl.a., at Regeringen og KL er enige om, at der kan være behov for at styrke den tværfaglige indsats over for borgere, der har mange kontaktflader med det offentlige. På den baggrund skal kommunernes styrings- og prioriteringsmuligheder i indsatsen over for udsatte familier afdækkes, herunder hvad der kendetegner de udsatte familiers kontakt med det offentlige, og hvilke barrierer, herunder regler, der gør sig gældende, når der arbejdes på tværs af forskellige lovgivninger. I lov om retssikkerhed og administration på det sociale område er det forudsat, at kommunerne sikrer en helhedsorienteret indsats i sociale sager. Det indebærer blandt andet, at kommunerne skal behandle ansøgninger og spørgsmål om hjælp i forhold til alle de muligheder, der findes for at give hjælp efter den sociale lovgivning, herunder også rådgivning og vejledning (retssikkerhedsloven 5). Det indebærer også, at kommunerne hvis en borger har brug for at få hjælp i en længere periode tidligt i forløbet skal tilstræbe at tilrettelægge hjælpen ud fra en samlet vurdering af pågældendes situation og behov på længere sigt (retssikkerhedslovens 6-7). I forhold til en helhedsorienteret social indsats er det en udfordring i Hvidovre Kommune - som i andre kommuner at sagsbehandlingen varetages i mange forskellige afdelinger under forskellige lovgivning og af mange forskellige fagpersoner. Organiseringen af fagpersoner i forskellige afdelinger tager udgangspunkt i, at der er behov for en høj faglig specialisering og robusthed for at kunne løse de konkrete udfordringer, som borgerne har, bedst muligt. Dette er en korrekt organisering, når det handler om at sikre den specialiserede faglige tilgang, men omvendt kan noget gå tabt, hvis helhedsperspektivet for f.eks. en udsat familie ikke er tilstede. Erfaringer viser, at en effektiv tværfagligt koordineret indsats i sagsbehandlingen af en udsat families situation kan være en udfordring, fordi involverede medarbejdere typisk har forskellige fagligheder og arbejder med forskellig lovgivning og dermed kan have forskellige opfattelser af familiens situation og behov. Derfor kan det i praksis være vanskeligt at lave en reel koordineret socialindsats, hvor alle fagligheder arbejder i samme retning til gavn for familien. 1
Hvorvidt det er en problemstilling i Hvidovre kommune, at de forskellige faglige dimensioner og love spiller godt og hensigtsmæssigt sammen, ved vi ikke konkret. Vi har ikke et overblik over hvor mange borgere der får forskellige ydelser og tilbud i forskellige sammensætninger og ligedan heller ikke et overblik over dette sammensat på husstand og/eller familie. Projektets formål Projektet har potentielt flere faser. Fase 1 handler om at finde ud af, hvor mange borgere/familier, der modtager 2 eller flere ydelser fra forskellige afdelinger eller modtager ydelser med meget store omkostninger knyttet til. Første fase handler således primært om at sikre et datagrundlag, der giver mulighed for at vurdere hvorvidt vi har basis for at formode, at det er nødvendigt med en yderligere koordineret helhedsorienteret indsats i forhold til enkelte familier. I fald dette er tilfældet skal projekt Helhedsorienteret social indsats i Fase 2 tilvejebringe viden om - og erfaringer med, hvordan Hvidovre Kommune kan arbejde helhedsorienteret med udgangspunkt i den enkelte udsatte families situation for at sikre den bedste og mest effektive sagsbehandling for udsatte familier i kommunen. Ved at undersøge og styrke den helhedsorienterede indsats overfor udsatte familier sikres det, at udsatte familier får de rette tilbud fra Hvidovre Kommune. Familierne vil samtidig opleve færre indgange til kommunen og modtage relevante og velkoordinerede tilbud, som understøtter familien i en positiv retning. Projektet har fokus på familien (husstanden) som helhed, da der er en formodning om, at det særligt i et familieperspektiv vil være muligt at optimere den samlede sociale indsats, da mange forskellige fagligheder og lovgivninger er i spil som f.eks. hjemmesygepleje, alkoholbehandling, økonomisk friplads, personlige tillæg, mentorordning, kontaktpersonordning, sygedagpenge mv. Fase 3 er en generel vurdering af om den organisatoriske forankring af den tværfaglige sagsbehandling og indsats i Hvidovre Kommune understøtter, at udsatte familier oplever en helhedsorienteret og relevant hjælp og støtte fra kommunen. Færre og mere velkoordinerede indgange til Hvidovre Kommune skal sikre en sammenhængende udredning, relevante indsatser og grundig opfølgning for udsatte familier. Dette for at støtte de udsatte familier bedst muligt og for at sikre, at den indsats, som sættes i værk, er så god som muligt. Ved løbende at udlede erfaringer og relevant læring fra projektet, kan Hvidovre Kommunes organisering af det socialfaglige arbejde tilpasses bedst muligt mhp. at kunne levere de bedste og mest relevante ydelser til borgerne. Det skønnes, at der vil være et positivt socialt og deraf følgende økonomisk potentiale ved at optimere den helhedsorienterede indsats for udsatte familier i Hvidovre Kommune ved at se på, hvordan de offentlige midler mest effektivt kan anvendes. Projektets faser samt juridiske overvejelser I fase 1 udarbejdes et datagrundlag vedrørende de 100 familier (husstande) i Hvidovre Kommune, som modtager de højeste og/eller fleste økonomiske ydelser fra kommunen. Oversigten over de 100 familier tilvejebringes via samkøring af kommunens relevante fag- og økonomisystemer, som bl.a. DUBU, KMD, OPUS mv. Diverse øvrige ydelser, som ikke er at finde i førnævnte registre (fritvalgs-ydelser, pension, sygedagpenge, dagpenge mv.), suppleres efterfølgende manuelt. 2
Samkøring af såvel ikke følsomme som følsomme personoplysninger gennemføres i henhold til reglerne i persondatalovens kapitel 4. Samkøring indebærer iagttagelse af de grundlæggende principper i lovens 5, som bl.a. omhandler, at behandlingen af oplysningerne skal være i overensstemmelse med god databehandlingsskik, samt forenelig med det/de oprindeligt definerede formål, som oplysningerne er indhentet til. Samkøringen har til formål bredt at udsøge et antal familier, hvor der skønnes at være behov for en vurdering af, om kommunen overholder sine forpligtelser efter lov om retssikkerhed og administration på det sociale område set i forhold til en helhedsorienteret indsats på det sociale område. Samkøringen antages nødvendig for at varetage væsentlige offentlige og private hensyn, herunder ikke mindst hensynet til at sikre de berørte familier en forsvarlig behandling og smidig sagsbehandling 1. Som sådan anses samkøringen i forhold til ikke-følsomme oplysninger for hjemlet i persondatalovens 6, stk.1, nr. 3 (nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse), sammenholdt med nr. 6 (nødvendig af hensyn til udførelsen af en opgave, der henhører under offentlig myndighedsudøvelse). I forhold til følsomme oplysninger anses samkøringen for hjemlet i persondatalovens 7, stk. 2, nr. 4 (nødvendig for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares 2 ) sammenholdt med persondatalovens 8, stk. 1 og stk. 6. I betænkning over forslag til lov om behandling af personoplysninger 3 fremgår det, at behandling af følsomme oplysninger omfattet af 7 stk. 1, hvilket i denne sammenhæng først og fremmest vil sige oplysninger om helbredsforhold, vil kunne ske med hjemmel i lovforslagets 7, stk. 1, nr. 4. (nuværende lovs 7, stk. 2, nr. 4.) Dette under forudsætning af, at der er tale om ydelser, som de personer, om hvem der behandles oplysninger, har retskrav på at modtage. Den nævnte behandling i fase 1 sker først og fremmest i videnskabeligt eller statistisk øjemed og anmeldes som sådan til Datatilsynet 4 i henhold til reglerne i persondatalovens kapitel 12. I fald det besluttes at igangsætte fase 2 vil det kræve en samtykkeerklæring fra de enkelte familier således, at fagpersonerne får indblik i familiernes generelle journaler mv. Dette faglige indblik vil have til formål at forberede et møde med den enkelte familie med henblik på at udrede, hvorvidt de eksisterende ydelser, tilbud og indsatser faktisk lever op til den udfordring den enkelte familie har. De 100 familiers ydelser, tilbud og sociale sager gennemgås i en konkret gennemgang i relation til den enkelte familie, som har til formål at afdække, om familierne modtager en helhedsorienteret og effektiv støtte fra kommunen. Fase 3: Læringen fra projektet og resultaterne fra analysen bruges til at optimere og understøtte det fremadrettede tværfaglige arbejde målrettet alle familier, der modtager ydelser eller hjælp fra kommunen med henblik på at løbende kvalitetssikre, at familierne modtager de ydelser, de faktisk har behov for. 1 Jf. lov om behandling af personoplysninger med kommentarer, side 171. 2 Jf. lov om behandling af personoplysninger med kommentarer, side 213. 3 LFB1999-2000.1.147. 4 Det bemærkes, at projektet af flere omgange har været drøftet telefonisk med Datatilsynet der i egenskab af klage- og tilsynsmyndighed har forbeholdt sig sin stillingtagen til en konkret klage- eller tilsynssag. Datatilsynet har således ydet generel vejledning om persondataloven til kommunen som dataansvarlig. 3
Projektets produkt(er) På nuværende tidspunkt forventes det, at der i 2016 udarbejdes en statistisk rapport, der giver en oversigt over, hvor mange (og hvilke) ydelser der er givet til de 100 mest udsatte familier i kommunen de første 6 måneder af 2015. Da projektet er i en indledende fase, er det muligt, at der løbende justeres i forhold til projektets produkter. Rapporten giver forventelig svar på: Hvor stor en andel af kommunens borgere modtager 2 eller flere ydelser/hjælp/indsatser fra flere afdelinger/lovparagraffer Sammensætning/sammenkøring af de 100 familier der modtager flest eller mest mhp en gennemgribende gennemgang af denne hjælp og ydelser Status over gennemgribende tværgående sagsbehandling af de 100 udvalgte sager. Generelle overvejelser over hvordan indsatsen målrettet de udsatte familier evt. styrkes, så den bliver mere tværfaglig og helhedsorienteret? Bindinger/begrænsninger Al samkøring af registre og/eller CPR numre sker udelukkende med det formål at styrke den nødvendige og helhedsorienterede sagsbehandling, så de udsatte familier kan støttes bedst muligt. I evt. tvivlsspørgsmål i forhold til persondatalovens kapitel 4 indhentes altid samtykkeerklæringer fra de involverede familier. Projektet tager i første omgang udgangspunkt i de 100 familier, som modtager de højeste og/eller fleste økonomiske ydelser. Projektets organisering Projektet omfatter alle relevante afdelinger og forvaltninger i Hvidovre Kommune. Projektgruppen er indtil videre organiseret med deltagelse fra følgende afdelinger/forvaltninger: 1. Børne- og Velfærdsdirektør Christine Brochdorf, projektejer. 2. Specialkonsulent i Børn og Velfærd Linda Thorsager, projektleder. 3. Familie- og Dagtilbudschef Susan Bjerregaard, projektmedarbejder. 4. Sundheds- og Træningschef Mette Riegels, projektmedarbejder. 5. Chefkonsulent Rune Juul Jensen, projektmedarbejder. 6. Specialkonsulent i jobcenteret Katrine Hansen, projektmedarbejder. 7. Økonom Phu Van Nguyen, projektmedarbejder. 8. Sekretariatschef Anne Wallberg, projektmedarbejder. 9. Juridisk konsulent Katja Steen, projektmedarbejder. 10. Direktionssekretær Nina Nilsson, projektmedarbejder. 11. Administrativ medarbejder i Familie- og Dagtilbud Marianne Wernblad, projektmedarbejder. Det vil være naturligt, at projektets organisering løbende justeres og tilpasses i forhold til, at projektet sættes i gang og udvikler sig. Øvrige relevante afdelinger og forvaltninger involveres derfor løbende i projektet. 4
Tidsramme Projektets overordnede faser er fastlagt som følger: 1. februar 2016: Projektbeskrivelse/Kommissorium er fyldestgørende. Ultimo marts 2016: Oversigten over de 100 mest udsatte familier er på plads. 2016: Gennemgang af sagsbehandlingen af de 100 mest udsatte familiers ydelser/bevillinger. Ultimo 2016: Rapport om helhedsorienteret indsats målrettet udsatte familier er færdig. Medio 2017: Der gennemføres en opfølgende statusevaluering. Ultimo 2017: Der gennemføres en afsluttende evaluering. Da projektet er i en indledende fase, vil det kunne forventes, at tidsrammen løbende justeres og tilrettes. Arbejdet med milepæle, delmål og øvrige tidsfaser fastlægges i februar 2016. Økonomi/ressourcer Der er ikke på dette tidlige stadie i projektet afsat et budget. Det er muligt, at der undervejs i projektet vil skulle afsættes midler. Det forventes, at de primære ressourcer afholdes til projektledelse samt til grundig sagsbehandling og sagsgennemgang af de 100 udvalgte familier. Afrapportering Direktionen i Hvidovre Kommune vil løbende modtage en evalueringsrapport, som giver klarhed over projektets læring og viden med fokus på: 1. Økonomiske konsekvenser. 2. Forenkling eller effektivisering i sagsbehandlingen med fokus på ydelsesstrukturen. 3. Læring og ny viden som giver anledning til ny organisering. Evaluering Der foretages løbende evalueringer af projektets form, indhold, ressourcer og fremdrift. Direktionen i Hvidovre Kommune vil jf. ovenstående afsnit om Afrapportering løbende modtage evalueringsrapporter, som giver klarhed og overblik over projektet. 5