Kommunal styregruppe for DUBU

REFERAT Kommunal styregruppe for DUBU Referat af 1 møde med DUBUs kommunale styregruppe, 3. februar 2015 Deltagere: Tina Wahl, Kontorchef, Social og Sundhed, KL Hanne Gøttrup, Projektleder, Social og Sundhed, KL Mikkel Damgaard, Centerchef Børn og Familie, Furesø Kommune Majbritt Bak, Afdelingsleder Børn og Forebyggelse, Herning Kommune Christian L. Hansen, Børne- og Familiechef, Aabenraa Kommune KOMBIT Søren Kromann, Projektejer og styregruppeformand Peter Gottlieb, Projektleder Carina Schou Nielsen, Projektkoordinator (referent) Afbud: Hanne Dollerup, Børne- og Kulturdirektør, Kalundborg Kommune Dagsorden 1. Velkomst herunder præsentation af medlemmer... 2 2. Vedtagelse af kommissorium... 2 3. Gennemgang af Statusrapport 1... 2 4. Strategiske emner til diskussion... 5 5. Input fra Referencegruppemøde 26.1.15... 5 6. Eventuelt... 6 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 1/6

1. Velkomst herunder præsentation af medlemmer Præsentation af styregruppens medlemmer og nye DUBU medarbejdere i KOMBIT. 2. Vedtagelse af kommissorium Tina Wahl og Hanne Gøttrup foreslog følgende ændring til kommissorium: At medlemmer vælges for 2 år af gangen til styregruppen At referencegruppen får en repræsentant i styregruppen Der var enighed om forslaget. Christian L. Hansen spurgte, om øvrige parter som fx Socialstyrelsen der har forpligtet sig ift. DUBU, burde være repræsenteret i styregruppen. Peter Gottlieb og Hanne Gøttrup svarede, at der holdes trepartsmøder med Socialstyrelsen og Socialministeriet og at der ved at blive indgået samarbejdsfora med Ankestyrelsen, Danmarks Statistik og Digitaliseringsstyrelsen. Der var enighed om, at styregruppen skal få formidlet beslutninger og tiltag til øvrige samarbejdsfora, og at input fra øvrige fora skal til styregruppen. Kommissorium tilrettes på baggrund af input. Opdateret kommissorium udsendes med referat, så det kan godkendes på næste møde. 3. Gennemgang af Statusrapport 1 Status på drift Peter Gottlieb fortalte, at drift af DUBU i efteråret 2014 har været stabil og indberetningen af fejl nedadgående. KOMBIT følger nu tættere op på IBM og udviklingen af Open UI fåregår i godt samarbejde. Søren Kromann nævnte, at der er for mange fejlindberetninger fra brugere, hvor der ikke er tale om systemfejl, men i stedet utilsigtet brug af DUBU. Derfor undersøger IBM, hvor der kan rettes op i DUBU, så fejlene undgås. Christian L. Hansen, spurgte, hvordan KOMBIT håndterer den utilfredshed, der stadig er blandt brugere. Peter Gottlieb svarede, at der er etableret netværket Yammer, så brugere kan sparre med hinanden og at ledere fx nu gøres opmærksom på, at det nu er muligt at trække ledelsesrapporter fra DUBU. Kvaliteten i ledelsesrapporterne er helt afhængig af de data, der lægges ind, og det kræver et tæt samarbejde mellem leder og rådgiver. Dette KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 2/6

samarbejde udført konstruktivt sikrer ledelsesbevågenhed og større tilfredshed med DUBU Søren Kromann nævnte, at ved fejlindberetninger, der ikke skyldes systemet, henviser KOMBIT ofte brugere til andre kommuner, der har løst problemstillingen. KOMBIT fortæller desuden de gode historier, Som der er fra en lang række kommuner Hanne Gøttrup fortalte, at når KL hører om problemer, henviser de ligeledes til kommuner, hvor de ved, at DUBU fungerer. Tilfredsheden øges desuden, hvis der er ledelsesopbakning og systemet bruges helt i stedet for halvt, så gevinsterne høstes. Christian L. Hansen opfordrede KOMBIT til at bruge den lave fejlstatistik i kommunikation om DUBU, fx I Danske Kommuner. Peter Gottlieb supplerede, at Aalborg Kommune evt. kan bruges som et positivt DUBU eksempel. Søren Kromann nævnte, at det også er vigtigt at sondre om utilfredsheden går på DUBU el. ICS metoden. Mikkel Damgaard efterspurgte en implementeringsguide, hvori det tydeliggøres, at succes med DUBU ikke kun drejer sig om teknik. Majbritt Bak nævnte, at det er vigtigt, at ledelsen udviser interesse for, om det går godt med DUBU. I Herning Kommune har de både ugentlige møder, hvor udfordringer drøftes, men også positive events ift. DUBU prioriteres DUBU udvikling Peter Gottlieb fortalte, at Aalborg Kommune ved årsskiftet har taget DUBU i brug og 6 kommuner er undervejs ift. tilslutning. DUBU vil i 2015 blive opgraderet til Open UI og øvrig udvikling undtaget lovvedligehold er imens på stand by. Der mangler penge til udvikling og derfor har KOMBIT fokus på at nedbringe udgifter i DUBU, hvoraf licenser udgør en væsentlig post. Punktet 4 B Eventuel prissætning af licenser blev drøftet. Søren Kromann fortalte, at kontrakten med kommunerne er beregnet pr. borger, men udgiften til licens pr. bruger. KOMBIT vil derfor gerne sikre sig, at licenserne er aktive. Christian L. Hansen udtrykte forståelse for, at der ikke skal bruges licenser på passive brugere - men hvis information fra DUBU ikke er til rådighed for andre i Aabenraa eksempelvis PPR og Jobcentret, har DUBU mindre værdi. Mikkel Damgaard supplerede, at der i kommunerne er fokus på at arbejde tværfagligt, hvilket går mod flere licenser. Søren Kromann spurgte styregruppen om, hvordan en eventuel licenspakke med mulighed for tilkøb af licenser vil blive modtaget i kommunerne. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 3/6

Tina Wahl svarede, at det nok afhænger af, hvad de sparede penge kan gå til, hvilket er vigtigt at få kommunikeret til kommunerne. KOMBIT kan desuden gøre kommunerne opmærksom på, at der ligger en forpligtelse til at bruge udstede licenser. Søren Kromann nævnte, at KOMBIT i udgangspunktet ønsker, at flest mulige er på DUBU det er kun pga. licensprisen, at begrænsning overvejes. DUBU kontrakten er baseret på det oprindelige udbud med 48 kommuner og det har ikke været muligt at tilkøbe flere Oracle licenser til samme fordelagtige pris, som ved start. Der er pt. en lille licensbuffer og mulighed for at tilkøbe licenser til en lidt bedre pris, hvis det baseres på 5000 brugere. Dermed kan alle kommuner være med, men den gennemsnitlige pris bliver ikke lavere. Der kan desværre heller ikke købes flere typer af licenser. Der var umiddelbart enighed om, at det er vigtigere, at DUBU fungerer godt frem for fri adgang til licenser. Det blev aftalt, at KOMBIT kommer med et oplæg ift. licenstildeling, der samtidig understøtter dataflow på tværs af kommunen. Ledelsesinformation i DUBU Peter Gottlieb fortalte, at KOMBIT i 2015 vil sætte fokus på ledelsesinformation og at han gerne vil mødes med kommuner, der bruger det - for at drøfte, hvordan flere kommuner kommer i gang. Christian L. Hansen nævnte, at der i Aabenraa Kommune bruges egne systemer til ledelsesinformation, da der er større tiltro til tallene og at brug af ledelsesinformation fra DUBU kræver viden om, hvilke informationer, der kan trækkes. Majbritt Bak nævnte, at Herning Kommune er i gang med at lægge de rigtige oplysninger i DUBU og opstår der fejl ift. ledelsesinformation, må det efterfølgende løses. Mikkel Damgaard efterlyste ledelsesinformation, der giver bedre overblik over, hvornår der fx skal laves opfølgning. Ledelsesinformation bør understøtte faglig ledelse og forecaste produktion. Christian L. Hansen supplerede, at ledelsesinformation er vigtigere for myndighedsarbejde end til statistik, så det kan give kvalitet i sagsbehandling Der var opbakning fra styregruppen ift. at sætte fokus på ledelsesinformation og få undersøgt, om håndholdte løsninger kan undgås og gevinster høstes. Udgifter til Open UI og lovvedligehold Peter Gottlieb fortalte, at udgifterne til udvikling af lovvedligehold er stigende og Søren Kromann fortalte, at udgifterne til Open UI er et must ift. den teknologiske udvikling og en investering, da den som open source løsning på sigt fx giver mulighed for brug af mobile platforme. Christian L. Hansen nævnte, at dokumentationen for udgifterne til lovvdeligehold kan bruges ifm. høringssvar til at gøre ministerierne opmærksomme på, at der er udgifter forbundet med implementering. Tina Wahl supplerede, at KL har kommunikeret til KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 4/6

Socialministeriet, at der er brug for ro ift. lovændringer. Opgradering af DUBU mod Open UI Peter Gottlieb fortalte, at der er mange kommuner, der har tilbudt at hjælpe med test af Open UI, hvilket vidner om tilfredshed. Der vil i forbindelse med overgangen af Open UI fra test til produktion være brug for at lukke DUBU. IBM arbejder på, at antallet af dage, som pt. er sat til fem, afkortes og at der er en løsning til kommunerne, så kontinuerlig adgang til data sikres. KOMBIT er opmærksom på, at kommunikation til kommunerne omkring dette er vigtig. 4. Strategiske emner til diskussion A. Ophør af driftskontrakt 20/12-2015 Søren Kromann fortalte, at KOMBITs kontrakt med IBM ophører i 2015 og man er i gang med at afsøge leverandørmarkedet for at se, om der er interesse for systemet. KOMBIT er opmærksom på, at der fra et kommunesynspunkt er ønske om kontinuitet. B. Eventuel prissætning af licenser Punktet blev drøftet under pkt. 3 DUBU udvikling. C. Succeskriterier for DUBU-projektet Peter Gottlieb præsenterede forslag til succeskriterier for DUBU i 2015 og efterspurgte bud på succeskriterier fra styregruppen. Christian L. Hansen nævnte, at det kunne være interessant, om DUBU også blev målt ud fra børnenes perspektiv. Tidligere er der målt på flueben og fejl, men hvordan måler man kvaliteten i sagsbehandling fx fra et år til et andet. Tina Wahl opfordrede styregruppen til også at tage drøftelsen med hjem i kommunerne. Mikkel Damgaard supplerede, at dette også er starten af en proces, hvor det er vigtigt at inddrage andre parter, som fx Ankestyrelsen. Det blev aftalt at Hanne Gøttrup og Christian L. Hansen mødes og drøfter succeskriterier og også undersøger om der evt. er midler fra Ankestyrelsen, der kan inddrages til DUBU. Output bringes tilbage til styregruppen, evt. som bidrag til en arbejdsgruppe. 5. Input fra Referencegruppemøde 26.1.15 Peter Gottlieb fortalte, at Referencegruppen har rigtig mange udviklingsønsker og indstiller til den kommunale styregruppe at denne som noget at det første tager budgettet op overfor Kombits bestyrelse med henblik på at få boostet udviklingsbudgettet. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 5/6

Mikkel Damgaard efterspurgte en prioritering af ønskerne og Christian L. Hansen efterlyste, at Referencegruppen i forbindelse med prioritering af udviklingsønsker også formidler, hvad udviklingstiltagene løser af behov. Tina Wahl foreslog, at tilbagemeldingen til Referencegruppen er, at styregruppen har stor forståelse for at der er mange ønsker, men eftersom der lige nu er fokus på Open UI, vil ønskerne først blive taget op i 2016 og 17, når der forventes et større rådighedsbeløb. Styregruppen vil desuden undersøge muligheder for at generere midler til udvikling, herunder er licenser drøftet. 6. Eventuelt Mikkel Damgaard foreslog at styregruppen holder tre møder årligt i stedet for to både ift. at flere aktører skal indgå i styregruppen, men også for at følge op på udvikling. Det blev aftalt, at næste møde holdes 19. maj i KOMBIT og efterårets møde 8. oktober i Aabenraa Kommune. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 6/6