Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 10. september 2015, kl i Beboerhuset, Agerkær 40, Rødovre

Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 10. september 2015, kl. 17.30 i Beboerhuset, Agerkær 40, Rødovre Til stede: Gæst: Formand Klaus Lind Bentsen, næstformand Max Grenaae, Bent Nielsen, Bjarne Clausen, Per Djursholm, Safdar Sethi og Margit Esther Grenaae Formand Jette Baker Jacobsen, afdeling 1503, Danmarkshusene Administrationen: Kundechef Marie-Louise Bruun, ejendomsleder Søren Lillevang, udlejningschef Finn Larsen og teamleder Rikke Thy Brøndt Revisor: Revisor René Hattens, Revisions- og Rådgivningsfirmaet Deloitte deltog ikke. 1/28

Indholdsfortegnelse 1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen...4 2. Protokollat fra mødet den 12. maj 2015...4 3. Revisionsprotokol...4 4. Meddelelser...4 SAGER TIL BESLUTNING...5 5. Budget 2016 for afdelingerne...5 6. Ny udlejningsaftale med Rødovre Kommune...7 7. Heerups Have nyt byggeprojekt...8 8. Afdeling 1503, Danmarkshusene skiferplader tilsagn...9 9. Bestyrelsesvederlag 2015...10 10. Evaluering af bolignøglen...11 11. Dankort til afdelingsbestyrelsesmedlemmer...16 12. Tilbud om KAB s beboerhøjskoler 2016...17 SAGER TIL ORIENTERING...19 13. Styringsdialog...19 14. Servicetekniker...19 15. Afdeling 1501; Ved Milestedet Projekt Børnedemokrati...20 16. Afdeling 1501, Ved Milestedet fysisk helhedsplan status...21 17. Afdeling 1503 Danmarks Husene nedfaldene facadeskifer...22 18. Afdeling 1503, Danmarkshusene Bro over Harestrup Å...22 19. Ny proces ved løsøre ved fraflytningssyn...23 20. Likviditetsstyring...24 21. Skærpet proces ved frivilligt forlig...25 22. Mødekalender 2016...26 23. Eventuelt...26 24. Referat fra mødet evt. fortrolighed...26 2/28

Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen...4 Bilag 2: Budget 2016 for afdelingerne...7 Bilag 3: Udlejningsaftale 2016-2019...8 Bilag 4.1: Oversigt over modelvalg...15 Bilag 4.2: Oversigt over migration eksternt og internt i boligorganisationen...15 Bilag 4.3: Oversigt over interne flytninger...15 Bilag 4.4: Oversigt over udlejning af familieboliger den 1. januar 2009 den 31. december 2015...15 Bilag 5: Referat fra styringsdialogmøde...19 Bilag 6: Notat om ny proces for løsøre...24 Bilag 7: Ejerskabserklæring...24 3/28

1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Gældende forretningsorden vedtaget den 28. september 2011 er vedlagt. Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager forretningsordenen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog forretningsordenen til efterretning. 2. Protokollat fra mødet den 12. maj 2015 Protokollat fra organisationsbestyrelsesmødet den 12. maj 2015 er sendt til organisationsbestyrelsens medlemmer den 21. maj 2015. Det indstilles, at protokollatet godkendes og underskrives af formanden. Godkendt. 3. Revisionsprotokol Der er ikke foretaget indføjelser siden seneste møde. Taget til efterretning. 4. Meddelelser Der var ingen meddelelser. 4/28

SAGER TIL BESLUTNING 5. Budget 2016 for afdelingerne Afdeling 1501, Ved Milestedet Driftsbudgettet for 2016 medfører en huslejestigning pr. den1. januar 2016 på 2,74 % for afdelingens boliger. Dette svarer til en gennemsnitlig huslejeforhøjelse på 23,02 kr. pr. m². Ny gennemsnitlig leje er pr. den 1. januar 2016 på 863,58 kr. pr. m². Derudover er der hjemfald på 3 kr. pr. m², hvilket giver en samlet gennemsnitlig leje på 866,58 kr. pr. m². Ud over lejen opkræves der antennebidrag. Antennebidraget pr. den 1. januar 2016 falder med 6 kr., så der opkræves 75 kr. månedligt i antennebidrag. Udgifter til tilvalg af tv-pakker samt Copydan m.v. er ikke mere i afdelingens regi, men hos leverandør af tilvalgspakker (YouSee). De væsentligste ændringer i forhold til budgettet for 2016 fremkommer på følgende konti: Større udgifter / mindre indtægter Konto 107 Vandafgift 99.000 kr. Konto 109 Renovation 40.000 kr. Konto 110 Forsikringer 27.000 kr. Konto 119 Diverse udgifter 31.000 kr. Konto 120 Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse 628.000 kr. Konto 122 Istandsættelse ved fraflytning, B-ordning 40.000 kr. Konto 127 Ydelser vedr. lån til bygningsskader 189.000 kr. Konto 132 Ydelse driftsstøtte 189.000 kr. Mindre udgifter / Større indtægter Konto 106 Ejendomsskatter 150.000 kr. Konto 114 Renholdelse 26.000 kr. Konto 201 Boligafgifter og leje 126.000 kr. Konto 202 Renter 74.000 kr. Konto 204 Driftssikring og anden løbende særlig driftsstøtte: 1.410.000 kr. Til uforudsete udgifter er der på konto 119.9 afsat 100.000 kr. Budgettet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 18. august 2015 og forventes principgodkendt på afdelingsmødet den 7. september 2015. 5/28

Afdeling 1502, Doktorhaven Driftsbudgettet for 2016 medfører en huslejestigning pr. den 1. januar 2016 på 2,52 % for boligerne i blok 5, Doktorhaven nr. 2, samt 2,48 % for boligerne i blok 1-4, Doktorhaven nr. 1-23. Det svarer til en stigning pr. m² på 30,93 kr. for blok 5 og en stigning pr. m² på 28,95 kr. for blok 1-4. Lejen udgør herefter gennemsnitlig 1.257,41 kr. pr. m² for boliger i blok 5 samt 1.198,51 kr. m² for boligerne i blok 1-4. TV-signaler leveres fra YouSee, og udgiften opkræves direkte hos den enkelte beboer. De væsentligste ændringer i forhold til afdelingens samlede budget for 2016 fremkommer på følgende konti: Større udgifter / mindre indtægter Konto 105 Nettokapitaludgifter (indekslån) Konto 111 Afdelingens energiforbrug Konto 114 Renholdelse Konto 120 Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligehold Mindre udgifter / større indtægter Konto 106 Ejendomsskatter Konto 109 Renovation Konto 203 Andre ordinære indtægter 41.000 kr. 12.000 kr. 15.000 kr. 166.000 kr. 26.000 kr. 44.000 kr. 19.000 kr. Til uforudsete udgiftsstigninger er der på konto 119.9 afsat 15.000 kr. Budgettet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 18. august 2015 og forventes principgodkendt på afdelingsmødet den 7. september 2015. Afdeling 1503, Danmarkshusene Driftsbudgettet for 2016 medfører en huslejestigning pr. den 1. januar 2016 på 0 % for afdelingens boliger. Den gennemsnitlige leje er pr. den 1. januar 2016 på 857,76 kr. pr. m². TV-signaler leveres fra YouSee, og udgiften opkræves direkte hos den enkelte beboer. De væsentligste ændringer i forhold til afdelingens samlede budget for 2016 fremkommer på følgende konti: Større udgifter / mindre indtægter 6/28

Konto 105 Nettokapitaludgifter (indekslån) Konto 111 Afdelingens energiforbrug Konto 112 Bidrag til Konto 120 Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligehold Konto 122 Istandsættelse ved fraflytning, A-ordning (konto 402) 50.000 kr. 10.000 kr. 28.000 kr. 90.000 kr. 12.000 kr. Mindre udgifter / Større indtægter Konto 106 Ejendomsskatter Konto 109 Renovation Konto 116 Almindelig vedligeholdelse 35.000 kr. 119.000 kr. 50.000 kr. Til uforudsete udgiftsstigninger er der på konto 119.9 afsat 15.000 kr. Budgettet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 17. august 2015 og forventes principgodkendt på afdelingsmødet den 14. september 2015. Bilag 2: Budget 2016 for afdelingerne Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender budgetterne for afdelingerne for 2016. Godkendt. 6. Ny udlejningsaftale med Rødovre Kommune Med udgangen af 2015 udløber den nuværende fireårige udlejningsaftale og Fællesrepræsentationen har derfor sammen med Rødovre Kommune samarbejdet om et forslag til en ny fælles udlejningsaftale. Aftalen er vedlagt som bilag. Ifølge lov om almene boliger skal boligorganisationen stille hver fjerde ledige almene familiebolig til rådighed for kommunen til løsning af påtrængende boligsociale opgaver i kommunen. For at styrke beboersammensætningen i de enkelte boligområder er det tidligere besluttet, at hver tredje ledige familiebolig stilles til rådighed for kommunen. Den nye udlejningsaftale indeholder som tidligere en opdeling i tildelingskriterier, så der sker en fordeling mellem boligsocial anvisning og behovsbestemt anvisning. 7/28

I den nuværende aftale er fordelingen af boliger med 1/3 efter de boligsociale kriterier og 2/3 efter de behovsbestemte kriterier. Rødovre Kommune har haft et ønske om, at fordelingen sker med 50 % til hvert kriterie, da dette svarer mere til den virkelighed, der anvises efter i dag. Denne ændring er tilføjet under 1, stk. 3. Aftalen er på de andre punkter enslydende med den nuværende. Tiltrædes aftalen for vil aftalen gælde for afdelingerne Ved Milestedet og Danmarkshusene og være gældende fra den 1. januar 2016-31. december 2019. Bilag 3: Udlejningsaftale 2016-2019 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender udlejningsaftalen mellem de almene boligselskaber i Rødovre og Rødovre Kommune. Godkendt. 7. Heerups Have nyt byggeprojekt I foråret 2015 har formanden for organistionsbestyrelsen samt administrationen modtaget en henvendelse fra en ekstern developer om indgåelse af et partnerskab vedrørende et nyt byggeprojekt Heerups Have. Heerups Have er en del af lokalplan 130, hvor der kan bygges både private boliger og almene boliger. Heerups Have er placeret på adressen Islevgårdsvej 5, Rødovre. I samråd med formanden for organisationsbestyrelsen er der ved at blive udarbejdet en partnerskabsaftale med developeren, hvor projektet nærmere skal skitseres. Dette arbejde pågår p.t. I den forbindelse skal der blandt andet laves skitser, der beskriver hvordan en eventuel almen afdeling mest optimalt kan placeres på grunden. Den estimerede pris er ca. 50.000 kr. Formanden vil mundligt orientere nærmere om projektet på mødet. 8/28

Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender det videre arbejde og indgåelse af en partnerskabsaftale, og i den forbindelse godkender at der fra selskabets dispositionsfond anvendes 50.000 kr. til beskrivelse af projektet m.m. Organisationsbestyrelsen godkendte det videre arbejde med indgåelse af partnerskabsaftale, og at der anvendes 50.000 kr. fra selskabets dispositionsfond til beskrivelse af projektet m.m. 8. Afdeling 1503, Danmarkshusene skiferplader tilsagn På ekstraordinært repræsentantskabsmøde den 17. februar 2015 og seneste organisationsbestyrelsesmøde den 12. maj 2015 blev der orienteret om processen med fastgørelse af skifer på facaderne i Danmarkshusene. Udbedringen med fastgørelse af alle skiferplader er nu tilendebragt, og beboerne kan igen benytte deres haver. Der er tidligere blevet orienteret om, at alle bygninger har været indpakket for at forhindre yderligere nedfald af plader og for at forebygge farlige situationer. Der blev tillige orienteret om, at der har været forhandlinger med entreprenøren om afholdelse af udgifterne hertil. Den samlede udgift til forebyggelse udgør i alt 542.471,35 kr. fordelt således, at 207.631,34 er afholdt i regnskab 2014 og resterende beløb bliver udgiftsført i regnskab 2015. Entreprenøren har afvist at afholde hele eller dele af udgiften med henvisning til omfanget, og at man allerede har afholdt hele udbedringsudgiften. Da afdeling Danmarkshusene er en ny afdeling med få opsparede midler, foreslås det derfor, at udgiften hertil lånes rentefrit af selskabets dispositionsfond eller arbejdskapital og tilbagebetales over 10 år. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender at selskabets dispositionsfond eller arbejdskapital rentefrit låner afdeling Danmarkshusene 542.471,35 kr. og at dette afdrages over 10 år. 9/28

Organisationsbestyrelsen godkendte, at afdeling Danmarkshusene får 50 % i tilskud fra selskabets dispositionsfond, og låner 50 % af beløbet, der afdrages rentefrit over 10 år. 9. Bestyrelsesvederlag 2015 Det samlede vederlag for regnskabsperioden den 1. januar til den 31. december 2015 kan maksimalt udgøre 32.974,52 kr., idet satsen efter de gældende regler er fastsat til: 75,82 kr. pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder. 45,49 kr. pr. lejemålsenhed for de resterende lejemålsenheder. Lejemålsenheder (forvaltningsenheder) opgøres i forhold til boligorganisationens samlede antal enheder ved regnskabsårets begyndelse. For nybyggeri og moderniseringsarbejder, der medfører en skemabehandling, er der også mulighed for at indregne et bestyrelsesvederlag. Bestyrelsen har tidligere truffet beslutning om, at den nuværende ordning er således: - Vederlag til formanden udbetales med to gange vederlag pr. bestyrelsesmedlem. - Tabt arbejdsfortjeneste vil blive modregnet hos det respektive medlem. - Der udbetales ikke bestyrelsesvederlag i forbindelse med skemasager. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter om den nuværende ordning for udbetaling af bestyrelsesvederlag fortsat skal være gældende, og samtidig at vederlaget beregnes efter de forhøjede satser. Endvidere, at organisationsbestyrelsen drøfter om skemasager skal medføre udbetaling af bestyrelsesvederlag, eller spørgsmålet skal afklares for hver enkelt sag. Organisationsbestyrelsen godkendte, at den nuværende ordning for udbetaling af bestyrelsesvederlag fortsat skal være gældende, og samtidig at vederlaget beregnes efter de forhøjede satser. 10/28

Yderligere besluttede organisationsbestyrelsen, at udbetaling af bestyrelsesvederlag i skemasager skal afklares for hver enkelt sag. 10. Evaluering af bolignøglen Boligorganisationen har tidligere besluttet at tilslutte sig fællesventelisten Bolignøglen, som trådte i kraft den 1. januar 2012. Der blev samtidig besluttet, hvilken udlejningsmodel der skulle anvendes for de enkelte afdelinger. Modelvalg fremgår af bilag 4.1. Kommunen godkendte modelvalget pr. den 1. januar 2012. Formålet med Bolignøglen er todelt: - At etablere en slagkraftig fællesventeliste til en konkurrencedygtig pris, der sikrer gode ventelister til familieboliger i alle boligorganisationer administreret af KAB samt at etablere en nem og overskuelig måde for den enkelte boligsøgende at søge en bolig i Hovedstadsområdet, såvel fra oprykningsventelisten (intern venteliste) og fra den almindelige venteliste. - En modernisering af udlejningsmodellen for boligsøgende på den almindelige venteliste til familieboliger gennem beslutning om udlejning efter modellerne A, B eller C for den enkelte afdeling i de enkelte boligorganisationer. Bolignøglen erstattede et antal gamle fællesventelister, der samtidig blev lukket, så de boligsøgende ikke længere kunne lade sig opnotere på dem. Allerede opnoterede på de gamle fællesventelister kommer foran opnoterede på Bolignøglen ved anvisning af boliger. Bolignøglen består af to dele - en fællesventeliste for de almene boligorganisationer og en ny udlejningsmodel til den almindelige venteliste (ekstern venteliste). Boligorganisationen besluttede, efter hvilken model hver enkelt afdeling skal udlejes - alt efter hvor stor en andel af de ledige boliger man ønsker - skal tilbydes opnoterede på den almindelige venteliste. Modellerne kan kort beskrives således: Model A: - Ledig bolig tilbydes opnoterede på oprykningsventelisten i afdelingen. - Ledig bolig tilbydes opnoterede på oprykningsventelisten i boligorganisationen. - Hver anden ledig bolig tilbydes opnoterede på oprykningsventelisten i øvrige boligorganisationer, der er med i Bolignøglen, og hver anden af de ledige boliger går direkte til opnoterede på den almindelige venteliste. 11/28

Model B: - Ledig bolig tilbydes opnoterede på oprykningsventelisten i afdelingen. - 3 ud af 4 ledige boliger tilbydes opnoterede på oprykningsventelisten i boligorganisationen og opnoterede på oprykningsventelisten i øvrige boligorganisationer, der er med i Bolignøglen, og en ud af fire af de ledige boliger går til opnoterede på den almindelige venteliste. Model C: - Ledig bolig tilbydes opnoterede på oprykningsventelisten i afdelingen. - Hver anden ledige bolig tilbydes opnoterede på oprykningsventelisten i boligorganisationen og opnoterede på oprykningsventelisten i øvrige boligorganisationer, der er med i Bolignøglen, og hver anden af de ledige boliger går til opnoterede på den almindelige venteliste. I alle tre modeller bliver en ledig bolig først tilbudt til opnoterede på oprykningsventelisten i afdelingen. Derefter adskiller modellerne sig ved, at i model B og C trækkes de opnoterede på den almindelige venteliste længere frem og får boliger tilbudt på linje med opnoterede på oprykningsventelisten i selskabet og fællesventelisten Bolignøglen. Model C er den model, hvor flest opnoterede på den almindelige venteliste får adgang til den største andel af ledige boliger. Boligorganisationen kan selvstændigt beslutte at tilslutte sig en fællesventeliste, hvorimod udlejning efter model A, B eller C kræver en kommunal godkendelse, da udlejning efter disse modeller påvirker oprykningsretten. For afdelinger opført som AlmenBolig + er der en særlig model D: - Ledige boliger tilbydes opnoterede på oprykningsventelisten i afdelingen. - Hver fjerde ledige bolig tilbydes opnoterede på oprykningsventelisten i boligorganisationen og opnoterede på oprykningsventelisten i øvrige boligorganisationer, der er med i Bolignøglen, og tre ud af fire af de ledige boliger går til opnoterede på den almindelige venteliste. - Der skal ikke træffes ny beslutning om modelvalg for Danmarkshusene. Ventelister Beboerne og de almindelige boligsøgende i KAB fællesskabet har taget Bolignøglen til sig. Både andelen, der vælger at lade sig opnotere til hele Bolignøglen, og opnoteringer på oprykningsventelisten har været stigende igennem perioden. Boligsøgende, der kun ønsker at søge bolig i en specifik afdeling/afdelinger kan nøjes med en opskrivning til en enkelt boligorganisation. Her har tilgangen været svingende. Tilgangen til ventelisterne anses som værende tilfredsstillende. 12/28

KAB fælleskabet 2011 2012 2013 2014 Opnoterede i alt 155.885 151.096 149.336 150.269 Nye opnoterede i alt i året 22.900 10.231 17.692 16.580 Bolignøglen opnoterede i året Ej oprettet 5.464 9.509 11.027 Til enkelte boligorganisationer 3.407 5.733 2.709 Oprykningsventelisten opnoterede 731 1.360 2.450 2.844 Boligorganisationen 2011 2012 2013 2014 Almindelig venteliste 0 5 18 47 Oprykningsventeliste 58 67 92 116 Der har i perioden været en støt stigende tilgang på opnoteringer til både boligorganisationen og oprykningsventelisten. Udlejning Oprykningsventelisten Beboerne i KAB-fællesskabet har taget fællesventelisten til sig. Der har været en støt stigende andel af boliger, der er udlejet til opskrevne på oprykningsventelisten via fællesventelisten. KAB fællesskabet 2012 2013 2014 Venteliste oprykning 21,1 % 23,3 % 25,2 % Andelen, der er udlejet til oprykningsventelisten, er i perioden steget fra 21,1 % til 25,2 % i 2014. I perioden 2012 til 2014 er 616 husstande flyttet fra et boligselskab til et andet under bolignøglen, og 2.397 husstande er flyttet internt i den enkelte afdeling eller boligselskab. Vedlagt som bilag 4.2 og 4.3 migrationstal imellem boligselskaberne og internt i de enkelte boligselskaber og afdelinger. I boligselskabet har der i 2014 været en markant stigning i antal boliger, der er udlejet efter oprykningsventelisten. 13/28

Boligorganisationen 2012 2013 2014 Venteliste oprykning 13,6% 9,9% 24,3% Den almindelige venteliste Moderniseringen af anvisningen med modelvalg er i mindre grad slået igennem. Udlejning til opskrevne på den almindelige venteliste KAB fællesskabet 2012 2013 2014 Venteliste almindelig 20,7 % 18,5 % 18,1 % Udlejningen til den almindelige venteliste har i perioden været faldende fra 45,5 % i 2012 til 40 % i 2014. Der er kun for ganske få afdelinger truffet beslutning om udlejning efter model B og C. Da anvisningen til kommunerne ligger nogenlunde stabilt, vil forskydningerne i andelen af udlejninger ske imellem oprykningsventelisten og den almindelige venteliste. Derudover har der været tekniske startproblemer med at udleje efter de trufne modelvalg. Disse startproblemer faldt først helt på plads i eftersommeren 2013. I boligselskabet har der været store udsving i antal udlejninger grundet udlejning af Danmarkshusene. Der er ikke indgået aftale om fleksibel udlejning mellem boligorganisationen og kommunen. Boligorganisationen 2012 2013 2014 Venteliste almindelig 33,3% 68,3% 20,3% Bilag 4.4 viser udlejningen i boligorganisationen i perioden 1. januar 2009 til 30. juni 2015. Boligorganisationens valg af modeller har betydning for, hvordan udlejningerne fordeler sig mellem boligsøgende fra oprykningsventelisten og den almindelige venteliste. 14/28

Oprykningsventelisten oprykningsret og karenstid For opnoterede på oprykningsventelisten gør følgende sig gældende: - Den enkelte boligorganisation træffer beslutning om karenstid på oprykningsretten. Der er variationer fra 0 til 2 år. - Den enkelte boligorganisation træffer beslutning om der er oprykningsret til familieboligerne for beboere i ungdoms- og ældreboliger. Her er der variationer fra ingen oprykningsret til oprykningsret med karenstid fra 1 til 2 år. Disse variationer er truffet i de enkelte boligorganisationer ud fra lokale forhold. Dette gør det vanskeligt for den enkelte opnoterede på oprykningsventelisten at gennemskue, hvilke regler der gælder, når de ønsker at anvende oprykningsretten og tilpasse deres boligforhold til deres aktuelle familiesituation. Der er en del boligorganisationer der har to års karenstid på oprykningsretten i såvel afdeling som boligorganisation og oprykningsret fra ungdoms- og ældreboliger. har tidligere besluttet følgende: - Der er ingen karenstid på oprykningsret i egen afdeling og to års karenstid på oprykningsretten udenfor afdelingen. - Beboere i ungdoms- og ældreboliger har ikke oprykningsret til familieboliger. Bilag 4.1: Oversigt over modelvalg Bilag 4.2: Oversigt over migration eksternt og internt i boligorganisationen Bilag 4.3: Oversigt over interne flytninger Bilag 4.4: Oversigt over udlejning af familieboliger den 1. januar 2009 den 31. december 2015 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning,og træffer beslutning om modelvalg for familieboligafdelingerne for perioden den 1. januar 2016 til den 31. december 2019, samt træffer beslutning om karenstid og oprykningsret for ungdoms- og ældreboliger. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og besluttede; - at vælge model B for perioden den 1. januar 2016 til den 31. december 2019, - at der ikke skal være karenstid på oprykningsret i egen afdeling, - to års karenstid på oprykningsretten udenfor afdelingen, - at beboere i ældreboliger ikke har oprykningsret til familieboliger. 15/28

11. Dankort til afdelingsbestyrelsesmedlemmer Der har været en del kritik blandt afdelingsbestyrelsesmedlemmer af den nuværende ordning med MasterCard. Afdelingsbestyrelsesmedlemmer med lokalkonti kan derfor nu få udstedt Dankort til de gældende konti. Dermed bliver det mere enkelt at foretage indkøb m.v. i forbindelse med bestyrelsesarbejdet. Fordelen ved Dankort er, at kortet kan bruges alle steder. Ulempen er, at den tilknyttede konto kan trækkes over, da der er tale om et betalingskort og ikke et kreditkort. Hvis der sker overtræk, er det afdelingen, som i sidste ende dækker et eventuelt tab, som skyldes overtræk på kontoen. Danske Bank har en service, som minimerer risikoen for store tab: Mindre overtræk på oprettede konti rapporteres straks til KAB fra banken med anmodning om inddækning af overtrækket. Selv små overtræk accepteres ikke fra bankens side. Større overtræk medfører blokering af kortet. Proceduren ved bestilling af Dankort er, at Dankort og tilknyttet konto bestilles af boligorganisationens kundechef på boligorganisationens CVR-nummer efter organisationsbestyrelsens godkendelse. Den eksterne kontrol, bogføring og afstemning for brugen af Dankort og den tilknyttede konto, er den samme som for oprettede konti til lokale kontorer. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter/godkender at afdelingsbestyrelsesmedlemmer med lokalkonti, får adgang til at benytte Dankort. Organisationsbestyrelsen godkendte, at afdelingsbestyrelsesmedlemmer med lokalkonti får adgang til at benytte Dankort. 16/28

12. Tilbud om KAB s beboerhøjskoler 2016 De to afholdte beboerhøjskoler for henholvis familier og seniorer i sommeren 2015 havde i alt 147 deltagere, heraf deltog 66 via tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond. Også i 2016 forventer KAB at kunne tilbyde sommerophold til beboere i KAB-fællesskabet og søger Arbejdsmarkedets Feriefond om midler hertil. Comment [MFF]: er selve opholdet også betinget af, at tilskuddet bevilliges? Comment [MLS]: Ja det tror jeg...hvis 2/3 dele af dem der deltager får tilskud bliver det vel alt for få deltagere hvis vi skal gennemføre uden tilskud??? For seniorernes vedkommende fastholdes det hidtidige koncept, hvor seniorerne indkvarteres på hotel i lavsæsonen, og hvor de har et spændende program og meget socialt samvær. I forhold til KAB s familiehøjskole, som igen i 2015 fik en fin evaluering blandt deltagerne, ønsker KAB efter aftale med KAB s kommunikationsudvalg at justere konceptet, således at opholdet ikke længere foregår på en højskole men i stedet på et feriecenter. Højskolekonceptet betyder, at der pga. det offentlige tilskud er mødepligt til undervisning og aktiviteter, hvilket har været svært at leve op til i alle tilfælde, da der på familiehøjskolen også lægges vægt på en vis frivillighed i deltagelsen især i aftentimerne. Samtidig har antallet af tilmeldte til sommerhøjskolerne været noget faldende. I år var der 80 tilmeldte fra knapt 30 husstande. Det er formodningen, at begrebet højskole afholder nogle fra at tilmelde sig. Desuden er det vanskeligt at finde en ledig højskole med rimelig pris og beliggenhed. KAB vil derfor afprøve, om et nyt koncept kan tiltrække en bredere del af beboerne i KAB-fællesskabet. KAB vil derfor i 2016 justere Familiehøjskolen til et aktivt sommerophold, hvor forhåbentlig flere familier vil have lyst til at deltage, og hvor vi ikke er underlagt højskolernes krav men fortsat lægger vægt på fællesskab, læring og samvær med oplæg og aktiviteter for børn og voksne, herunder de traditioner der kendes fra sommerhøjskolerne med morgensang, sangaftener, oplæg om beboerdemokrati, ture osv. KAB ansøger som vanligt Arbejdsmarkedets Feriefond om midler sådan at de beboere der er berettiget til støtte stort set kan få opholdet betalt ad denne vej. Bookingen hos Feriefonden.dk gøres betinget af, at tilskuddet bevilges. Pris I 2016 vil prisen for deltagelse på Senioropholdet være i alt 3.900 kr. i egenbetaling. Det dækker udgiften til en uges ophold på Hotel Storebælt i Nyborg, et handicapvenligt hotel. Prisen dækker en plads i et dobbeltværelse med eget bad og toilet samt alle måltider mv. Det er ikke muligt at opnå tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond til seniorhøjskolen. 17/28

Egenbetalingen for deltagelse på Familieopholdet vil i 2016 udgøre i alt 3.600 kr. for voksne og 1.800 kr. for børn. Comment [MLS]: Er det ikke halv pris altså 1800 kr? Tilskud fra boligorganisationen KAB skal på denne baggrund ansøge de boligorganisationer, der ønsker at tilbyde deres beboere deltagelse på beboeropholdene i 2016 enten via egenbetaling eller gennem tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond om at yde et tilskud til deres gennemførelse. Den enkelte boligorganisation kan i lighed med tidligere år gennem tilskud til afvikling af selve opholdene reservere det antal pladser, boligorganisationen vil råde over på de i alt to beboerophold. Boligorganisationens tilskud er med til at finansiere transport, udflugter og specielle foredrag, nedbringelse af deltagernes egenbetaling for opholdet samt omkostninger ved deltagelse for de deltagende ledere m.v. Boligorganisationerne er derfor med til at sikre, at familier og seniorer, der ellers ville have vanskeligt ved at afholde ferie, får mulighed for et sommerophold med andre beboere fra KAB-fællesskabet. Boligorganisationens pris vil være op til 1.000 kr. pr. plads i 2016, afhængig af de faktiske omkostninger pr. deltager. I 2015 var der ingen beboere fra med egenbetaling eller via Arbejdsmarkedets Feriefond. Tilbuddet om deltagelse på beboeropholdene udsendes fra medio februar 2016. Endelig besked om beboernes deltagelse gives først efter tilsagn fra organisationsbestyrelserne. Organisationsbestyrelserne bedes behandle og afgive svar senest den 1. januar 2016. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter, om beboerne i Boligselskabet AKB, Rødovre skal have Beboerferie 2016 tilbudt med et tilskud på 1.000 kr. pr. plads. Bestyrelsen skal i givet fald beslutte, hvor mange pladser boligorganisationen skal råde over, og at eventuelle ekstra pladser kan bevilges af kundechefen. I 2015 rådede over 10 pladser. Organisationsbestyrelsen besluttede, at beboerne i får tilbudt 10 pladser á 1.000 kr. på Beboerferierne i 2016, og at eventuelle ekstra pladser kan bevilges af kundechefen. 18/28

SAGER TIL ORIENTERING 13. Styringsdialog Torsdag den 15. januar 2015 havde Rødovre Kommune indkaldt til det årlige styringsdialogmøde. På mødet deltog formand for organisationsbestyrelsen Klaus Lind Bentsen og fra administrationen ejendomsleder Søren Lillevang samt kundechef Marie- Louise Bruun. Administrationen havde på forhånd indsendt den lovpligtige dokumentation for både selskabet og alle afdelinger, som mødet tog udgangspunkt i. Som bilage vedlægges referat fra mødet. Bilag 5: Referat fra styringsdialogmøde Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutninig Taget til efterretning. 14. Servicetekniker Der er i samarbejde mellem og Boligselskabet AAB, afdeling 43, Rødovre, indgået en aftale om ansættelse af en voksenelev som ejendomsservicetekniker pr. den 1. september 2015. Som en del af ansættelsesvilkårene skal vokseneleven følge et skema, der udarbejdes når skolen melder praktikperioderne ud. Ligeledes er det aftalt mellem KAB, HR og Jura og AAB s HR afdeling, at der løbende udbetales løn for 6 måneder på skift. For vil lønudbetalingerne se således ud: 1. september 2015 til 29. februar 2016 19/28

1. september 2016 til 28. februar 2017 1. september 2017 til 28. februar 2018 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 15. Afdeling 1501; Ved Milestedet Projekt Børnedemokrati Projekt børnedemokrati er nu godt i gang med del I - Undersøgelse og pilotafprøvning hvordan skal børnedemokratiet se ud? Der er i løbet af foråret og sommeren afholdt en række aktiviteter i projektet for at undersøge børnenes egne holdninger til, hvordan børnedemokrati skal se ud. Samtidig er både afdelingsbestyrelse, driftsmedarbejdere, den lokale skole og SFO inddraget i undersøgelsen, da ideen bag projektet er, at det er bolig- og lokalområdets egne ressourcer, der skal drive børnedemokratiet. Et udpluk af de aktiviteter der er afholdt: Klubmøde i Klub 27 på Hendriksholm Skole hvor mere end 25 meget engagerede børn var mødt op for at drøfte, hvad der interesserer dem, der hvor de bor. Interview af afdelingsbestyrelsen omkring deres syn på muligheder og udfordringer for børnedemokratiet Interview af udvalgte driftsmedarbejdere ligeledes omkring deres syn på muligheder og udfordringer for børnedemokratiet Udvikling og omdeling af folder til beboerne i Kærene, der kort fortæller om projekt børnedemokrati Fremadrettet er der planlagt følgende aktiviteter: Fotosafari i Kærene den 8. september 2015 Udflugt til Charlotteagerkvarteret i samarbejde med Hendriksholm Skole i uge 40 Børns deltagelse i et ordinært afdelingsbestyrelsesmøde Børnemøde Interviews af børn Interview af skole/sfo 20/28

Der bliver i løbet af efteråret 2015 og foråret 2016 arbejdet på at definere og opnå finansiering til Del II - Udvikling og test af forskellige værktøjer til indførelse af børnedemokrati i almene boligafdelinger. Indholdet i del II er afhængig af resultaterne af del I, da undersøgelsen netop skal vise, hvilke værktøjer (metoder) der er behov for. Projektet gennemføres i et samarbejde mellem afdeling Milestedet, Hendriksholm Skole, SFO og Konradi liv i og mellem husene. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 16. Afdeling 1501, Ved Milestedet fysisk helhedsplan status Det planlagte forløb for helhedsplanen frem til skema A tilsagn ser således ud: - Den 24. juni 2015 blev afdelingsbestyrelsen præsenteret for tre scenarier for helhedsplanen til deres stillingtagen. Bestyrelsen valgte et scenarie, der indebærer udskiftning af afløbs- og vandinstallationer, følgearbejder i køkkener inkl. ny elinstallation, omlægning af tagrender og nedløb, istandsættelse af indgangspartier og installation af ventilationsanlæg i etagehuse. Desuden ønskede afdelingsbestyrelsen, at der derudover udarbejdes forslag til grønne tage på etagehusene og et LAR-projekt i terræn med faskiner m.v. - Den allerede udarbejdede helhedsplan tilrettes, således at afdelingsbestyrelsens beslutning og ønsker indarbejdes. Afdelingsbestyrelsen tager endeligt stilling med hensyn til grønne tage og LAR projekt på et møde i starten af september 2015. - Helhedsplanen indsendes til Landsbyggefonden inden den 15. september 2015 og gennemgås i forbindelse med Landsbyggefondens besigtigelse den 29. september 2015. Dette møde har til formål at afklare støttemulighederne, og kan afhængig af udfaldet, føre til henstilling om yderligere forundersøgelser og dokumentation m.v. - Når helhedsplanen er afklaret med hensyn til Landsbyggefonden følger en beboerinformation og et efterfølgende afdelingsmøde, hvor helhedsplanen indstilles til beboernes endelige vedtagelse. Dette kommer til at foregå ultimo 2016 afhængig af Landsbyggefondens tilbagemeldinger. 21/28

- Skema A-ansøgning indsendes med henblik på tildeling af midler i 2017. 22/28

Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 17. Afdeling 1503 Danmarks Husene nedfaldene facadeskifer Forholdet vedrørende den løssiddende og nedfaldende facadeskifer i Danmarkshusene er nu afhjulpet. G.V.L. Entreprise A/S afsluttede i slutningen af maj 2015 arbejdet med ekstrafastgørelsen af samtlige facadeskifer-plader i afdelingen, hvor hver eneste plade nu er sikret fastgørelse med to ekstra og synlige skruer. Fastgørelsen har desuden gjort, at problemet med at pladerne klaprede, er afhjulpet. Arbejdet er udført uden udgift for bygherren. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning Taget til efterretning. 18. Afdeling 1503, Danmarkshusene Bro over Harestrup Å På organisationsbestyrelsesmøde den 12. maj 2015 blev organisationsbestyrelsen orienteret om afdeling Danmarkshusenes forpligtigelse vedrørende broen over Harestrup Å. Der pågår i øjeblikket forhandlinger med de to grundejerforeninger, der ikke har en tinglyst vedligeholdelsesforpligtigelse. Den ene grundejerforening er beliggende i Rødovre Kommune, og der forventes derfor ikke indsigelse herfra. Den anden grundejerforening er beliggende i Københavns Kommune og har gjort indsigelse mod at skulle bidrage til opsætning af ny bro. Der er udarbejdet en endelig ingeniørrapport over den nuværende bro, som fastslår at broen ikke kan istandsættes til nutidens krav, og at der derfor skal opsættes en ny bro over åen. Det er anslået, at en ny bro vil koste mellem 1,6 og 1,8 mio. kr. inkl. moms. Den nye bros levetid forventes at være mellem 40-50 år. 23/28

Administrationen har modtaget en foreløbig opgørelse over fordelingen af omkostningerne og denne er gennemgået med Kammeradvokaten. I praksis ses oftest en fordeling, hvor facadelængde vægter 10 %, areal vægter 25 % og benyttelse vægter 65 %. Denne fordeling er benyttet som model her. Det betyder, at den foreløbige opgørelse af omkostningerne ved opsætning af ny bro er: Fordeling i procent udgift (kroner) Danmarkshusene 15,5 % 262.856 kr. PAB 60,2 % 1.023.314 kr. E/F Brunevangsparken 7,4 % 125.867 kr. E/F Brunevang 82-90 3,1 % 52.540 kr. E/F Brunevang 78A-80B 1,6 % 27.495 kr. G/F Islehøj 12,2 % 209.927 kr. I alt 1.700.000 kr. Der skal gøres opmærksom på, at Rødovre Kommune, efter lov om privat fællesvej, har mulighed for at træffe beslutning dels om arbejdets udførelse og dels om fordelingen af omkostningerne. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 19. Ny proces ved løsøre ved fraflytningssyn For at sikre klarhed om ejerskabet til løsøre ved lejerskifte, har KAB i en årrække fastholdt, at fraflytters løsøre som opvaskemaskine, vaskemaskine m.v. skulle placeres udenfor lejemålet i forbindelse med fraflytningssynet. Disse retningslinjer ændrer KAB nu, så håndteringen af løsøre bliver mere tidssvarende og efter de behov, som både driftspersonale og beboere har ytret ønske om. Den nye procedure følger gældende lovgivning. 24/28

Udgangspunktet er således fortsat, at lejligheden skal være tømt for fraflytters løsøre, med mindre fraflytter og indflytter har udfyldt en ejerskabserklæring, som gør det klart for indflytter, at løsøret ikke tilhører afdelingen. Fraflytter og indflytter skal udfylde og underskrive en fælles ejerskabserklæring om, at indflytter overtager navngivet og præcist beskrevet løsøre, som det fremgår af ejerskabserklæringen. Begge parter underskriver ejerskabserklæringen og skriver dermed under på, at al vedligeholdelse m.v. af det beskrevne løsøre er afdelingen uvedkommende. Den underskrevne ejerskabserklæring skal overdrages til den synsansvarlige/ejendomskontoret før fraflytningssynet, så der ikke er tvivl om, hvad der er aftalt. Det er til enhver tid den synsansvarlige, der vurderer, om synet kan gennemføres forsvarligt og med løsøret i boligen. Ejerskabserklæringen opbevares under sagen vedrørende det konkrete lejemål, så afdelingen undgår at overtage vedligeholdelsespligten af det løsøre, som er lejernes ansvar. Den enkelte afdeling kan vurdere, hvilke former for løsøre der kan dækkes af ejerskabserklæringen. De typiske eksempler på løsøre fremgår af ejerskabserklæringen, som kan justeres til lokale forhold. Bilag 6: Notat om ny proces for løsøre Bilag 7: Ejerskabserklæring Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 20. Likviditetsstyring I den seneste tid er renten faldet betydeligt, og vi er nu i den situation, at vi i KAB- Fællesskabet skal betale renter for at have et indestående over et vist beløb i banken. For at undgå dette og forhåbentlig opnå et positivt afkast af boligorganisationens midler, overvåger vi i øjeblikket likviditeten meget tæt, og placerer den overskydende likviditet i investeringsforeningerne, ligesom der bliver etableret en kassekredit til hver 25/28

boligorganisation på meget fordelagtige vilkår. Det betyder, at KAB ikke har mulighed for at spørge boligorganisationen først, men må handle ad hoc for at sikre det mest optimale afkast af boligorganisationens midler. I forbindelse med de kommende organisationsbestyrelsesmøder vil kundechefen fremlægge en oversigt over midler anbragt i investeringsforeningerne. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 21. Skærpet proces ved frivilligt forlig KAB har indført nye retningslinjer for ja eller nej til at indgå frivilligt forlig. Baggrunden for de nye retningslinjer er, at der er en øget risiko for, at afdelingerne får et tab ved de frivillige forlig. Ændringerne træder i kraft pr. den 1. september 2015. Hidtil har KAB ført en restancepolitik, hvor mange henvendelser fra lejere gav automatisk mulighed for et frivilligt forlig. KAB har været meget imødekommende overfor den enkelte lejer. Blandt andet har beboeren blot ved en opringning til KAB få den forfaldne husleje fordelt over 3 rater eller mere. I 2014 udgjorde andelen af udsættelsessager, hvor der var indgået frivilligt forlig, ca. 20 %. De ikke overholdte forlig betyder, at beboeren ved udsættelse har en huslejerestance, der er større end ved en almindelig udsættelse. Dermed er der en risiko for, at afdelingen har et øget tab. For at dæmme op for denne udvikling har KAB besluttet, at stramme retningslinjerne for indgåelse af frivillige forlig. Det betyder blandt andet, at der kun indgås frivilligt forlig, når der er udsigt til, at en midlertidig afdragsordning hjælper og medfører, at huslejen fremover kan betales rettidigt. Der føres en tæt dialog med den enkelte beboer, der skylder husleje og de forskellige muligheder afdækkes - blandt andet, om beboeren har ret til boligstøtte m.v. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 26/28

Taget til efterretning. 27/28

22. Mødekalender 2016 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen planlægger datoer for organisationsbestyrelsesmøder og repræsentantskabsmøde i 2016. Det aftaltes at holde følgende møder i 2016: Tirsdag den 17. maj 2016 Kl. 17.30 organisationsbestyrelsesmøde. Kl. 18.30 repræsentantskabsmøde. Møderne afholdes i Doktorhaven. Mandag den 12. september 2016 Kl. 17.30 organisationsbestyrelsesmøde. Mødet afholdes i Ved Milestedet. 23. Eventuelt Der var intet til dette punkt. 24. Referat fra mødet evt. fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet har indeholdt drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. Intet til fortrolighed. 28/28