HP/tam Ref-SU j.nr. 043/300-5 REFERAT af møde i Samarbejdsudvalget / Fakultetsarbejdsmiljøudvalget tirsdag d. 17. september 2013 I mødet deltog: Henrik Pedersen, Inger Rose Hansen, Caroline Zoffmann Jessen, Eva Sopia Myers, Frants R. Lauritsen, Karen Cauthery, Marianne Holmer, Martin Svensson, Ole Nørregaard Jensen, Tanja Christensen, Eva Christina Østerlund, Heidi Grøn, Lars Duelund Tanja Møllegaard Løvgren (ref.) Afbud: Ole Næsbye Larsen Ad 1. Godkendelse og opfølgning af referat Referatet fra mødet den 11. juni 2013 var godkendt på forhånd og lagt på e-learn. Der var en ekstra rettelse: I pkt. 1, Bullet 2: Evaluering af fleksjobordning rettes til Evaluering af fleksordning. Opfølgning på referatet: Vedr. Evaluering af fleksordningen: Eva Sophia Myers bemærkede, at alle yderdøre har display, hvor medarbejdere kan køre deres kort igennem. Det er ikke muligt at registrere sig ved de interne døre. Opgaver: Heidi Grøn vil undersøge, om der er fejl ved displayene ved ydredørene. Evt. fejl, som SUmedlemmerne opdager, meldes til Tanja Løvgren. Ad 2. Orientering fra Dekanen Dekanen orienterede om økonomien og det forventede resultat for 2013. Der forventes et overskud på 2,3 mio. kr. Til sammenligning blev der budgetteret med et underskud 9 mio. kr. Ultimo beholdningen forventes at blive 33 mio. kr., hvoraf 10 mio. kr. er bundet. Dekanen orienterede om, at Akademisk råd har bedt om at blive inddraget i budgetlægningen på et tidligere tidspunkt. Det bliver behandlet på næste møde i Akademisk Råd. SU bliver orienteret om beslutningen. Ad 3. Arbejdsmiljø 3.1. Orientering: Status for fysisk APV Heidi Grøn orienterede om, at Teknisk service har deadline 1. november 2013 til udarbejdelse af en handlingsplan i forhold til deres APV i forhold til opdatering/gennemgang af undervisningslokaler. 1
Heidi Grøn oplyste at støj var et større emne på NAT-AMU s seneste stormøde. Hun vil gerne have støj på som punkt på det næste SU-møde og fortalte, at der vil komme en samlet beredskabsplan for hele SDU til efteråret. Støj bliver sat på dagsordenen til decembermødet under arbejdsmiljøpunktet. Institutlederne udarbejder til mødet en plan for håndtering af støj på deres institut. Opfølgning på trivselsundersøgelse og psykisk arbejdsmiljø sættes ligeledes på dagsordenen til næste.møde 3.2 Meddelelser (skriftlig orientering) Indkøbskontoret har bedt om en brugerrepræsentant for NAT til brugergruppen for indkøb af personlige værnemidler. Frants R. Lauritsen vender tilbage med en repræsentant fra FKF efter arbejdsmiljømødet på FKF på torsdag den 19. september. Ad 4. MUS-opfølgning Institutlederne orienterede om, hvordan MUS med de ph.d.-studerende var blevet afholdt på de enkelte institutter. På BMB holder ph.d.-udvalgsmedlemmerne MUS med alle ph.d.-studerende. Det har været gode og konstruktive MUS. Samtalerne vil blive fulgt op med ph.d.-grus, hvor emner som f.eks. stress, ensomhed og forventningsafstemning mellem studerende og forskningsleder vil blive taget op. Der bliver holdt nye MUS efter nytår. På Biologi holdt ph.d.-udvalgsmedlemmerne MUS med 6 8 ph.d.-studerende hver sidste efterår. Blandt emnerne var stress. Det blev besluttet, at samtalerne blev holdt med udvalgsmedlemmer, som ikke var i den pågældende ph.d.-studerendes forskningsgruppe. De ph.d.-studerende havde ellers ytret ønske om, at samtalerne blev holdt med udvalgsmedlemmer fra de studerendes egne forskergrupper af hensyn til karrierevejledning. Dette blev løst ved at forklare, at karrierevejledning ikke hørte hjemme i en MUS-samtale, men varetages i andet regi. På IMADA har man holdt en workshop for ph.d.-udvalgsmedlemmerne, hvor praktiske problemstillinger blev diskuteret, herunder fokus på tavshedspligt. Nu holder ph.d.-udvalget et møde, hvor de ph.d.-studerende bliver fordelt mellem udvalgsmedlemmerne og så går de i gang med MUS. På FKF har processen været meget lig BMBs. Her har man også valgt, at det ikke er medlemmer fra de studerendes egen forskningsafdeling, der skal holde MUS. MUS-samtalerne havde ifølge Frants R. Lauritsen vist, at der var et behov for et crash-kursus i ph.d.-administration. Frants R. Lauritsen fortalte, at han holder for- og eftermøder med ph.d.-udvalget. 2
Dekanen er med i et udvalg der skal revidere retningslinjer for SDU MUS og vil bruge institutternes skemaer som inspiration, selvom der selvfølgelig er forskel på medarbejdergrupper og institutter samt fakulteter. Forslag til MUS-organisationsplaner for FAKSEK og SOS blev delt ud på mødet. Det blev besluttet at sætte de to MUS-organisationsplaner FAKSEK og SOS på dagsordenen til godkendelse på næste SU-møde i december. Ad 5. SDUs strategi Dekanen gennemgik SDUs Strategi 2020, som er sendt i høring. Introduktionen Eva Sophia Myers henviste til det møde, hvor rektor fremlagde strategien og til at der var TAP er, der udtrykte behov for at se sig selv i strategien. Rektor havde på en god måde forklaret, at strategien ikke kunne løftes uden medarbejderne, og at han ikke ønskede at fremhæve hverken VIP er eller TAP er. Eva Sophia Myers foreslog at imødekomme TAP-ønsket ved at tilføje, at opgaverne i strategien skal løftes af medarbejderne. SU foreslår et særskilt afsnit i introduktionen om, at opgaverne i strategien skal løftes af medarbejderne. Grundfortællingen I stedet for et internationalt universitet med fokus på de studerende foreslår SU Forskning og studerende i centrum. Billedet på side 6 SU foreslår billedet udskiftet med et billede, der viser verdenen og mangfoldighed. Uddannelse side 10: Dekanen forklarede, at direktionen ønsker, at universitetet går efter talenter, også hos de studerende der har svært ved at knække den akademiske kode. På SDU har over 80% af de studerende en ikkeakademisk baggrund. Internationalisering side 12: Dekanen kommenterede, at fakultetet skal arbejde meget med dette emne under den gode arbejdsplads. Forskning side 14 og 15 Dekanen forklarede, at rektor vil komme med et udgangspunkt i forhold til de procentuelle udviklingsønsker i strategien. Samfundsmæssig forankring side 16 3
Jf. institutledermødet vil SU i høringssvaret foreslå forankring ændret til forandring. Strategi og ledelsesgrundlag på en side, side 18 Ambition SU foreslår: Vi vil i stedet for vi skal, da der er tale om en ambition. Ad 6. NAT s Strategi Dekanen fremlagde NAT s strategi og forklarede, at NAT underlægger sig SDU s strategi ved tydeligt at skrive NAT s strategi ind i SDU s strategi. Forslaget til NATs strategi er et arbejdspapir og derfor gælder generelt, at strategien sprogligt skal gennemarbejdes. Eva Sophia Myers supplerede med, at der inden frist for høringssvar vil blive holdt et fællesmøde den 18. december 2013, hvor NATs kollegiale organer vil blive inviteret. Side 4 Dekanen forklarede, at efter forslag fra Akademisk Råd bliver 2. afsnit slettet. Herudover gik ordet fortsat igen mange gange gennem hele dokumentet og vil derfor generelt blive fjernet. B-siden bemærkede, at det var vigtigt, at få den gode arbejdsplads med for at sikre, at medarbejderne kan se sig selv. SU besluttede, at det i NATs strategi skulle fremgå, at medarbejderne er fakultetets fundament. Side 5 Naturvidenskabs strategi- og handleplan for Uddannelse, første afsnit: didaktikken erstattes af det didaktiske grundlag. Side 6-7 Dekanen supplerede, at 3-fasemodellen skal forklares i en faktaboks. Heidi Grøn spurgte, hvordan man vil skaffe flere studierelevante jobs? Dekanen fortalte, at SDU er i tæt kontakt med Odense Kommune, og planen er, at øvrige campusbyer vil tage tilsvarende kontakt til deres kommuner. SDU erhverv tager kontakt til SMV er (små og mellemstore virksomheder). Det er hensigten at samle it-virksomheder i Cortex Park og derved forhåbentligt sikre studiejobs, ligesom kommunerne vil forsøge at finde samfundsfaglige studiejobs i kommunerne. Eva Sophia Myers supplerede, at ledelsesgruppen ikke vil promovere jobs der er studietidsforlængende, men gå efter jobs der er kompetenceskabende. 4
Side 9 SU drøftede ændringen af sprogpolitik, så sproget generelt bliver engelsk, herunder også i forhold til de ressourcer det vil kræve. Det skal dog ske i et andet regi. Dekanen gjorde opmærksom på, at der er afsat ressourcer til at løfte strategiens opgaver. Der blev udtrykt ønske om, at det internationale kontor igen får ressourcer til at hjælpe med det praktiske, eks. at tage medarbejderne med ned til borgerservice og få et cpr.nr., bankkonto mv. SU foreslog at i indsats 5, bullet 6, ændres koncernsproget til sproget på SDU, og i bullet 9 ændres støtte med praktiske opgaver i forbindelse med modtagelse til støtte ved modtagelse. Side 10 Inger Rose Hansen ønskede skærpet fokus på karriereplanlægning også for TAP er, som eksempelvis kunne være forskningslaboranter. Eva Sophia Myers forklarede, at afsnittet om karriereplanlægning specifikt var rettet mod VIP er med fokus på kønsfordeling. SU foreslår, at der står, at, Fakultetet har et skærpet fokus på karriereplanlægning for alle medarbejdere og tilstræber balance i kønsfordeling og mangfoldighed på alle niveauer af den videnskabelige karrierevej. Side 11 Dekanen forklarede, at Akademisk Råd havde bedt om en definition på udtrykkene Topforskerprogram og Center of excellence. NAT s foreslåede sætning med udtrykket topforskerprogram i nøglemålet, ændres, så der kommer til at stå: I 2020 er der etableret et program, som retter sig mod at tiltrække og udklække forskere på højeste internationale niveau. Side 13 Indsats 8, Det Naturvidenskabelige Fakultets handlinger, bullet 1: Afsnittets underpunkter kortes ned, så det står mere generelt. Side 14 Dekanen vurderede, at det er nødvendigt at være specifik i forhold til fakultets handlinger vedrørende den regionale forankring. Side 15 Inger Rose Hansen gjorde opmærksom på, at det var vigtigt at tænke TAP er ind. 5
NAT s strategi, herunder gennemgang af Den gode arbejdsplads sættes på dagsordenen til næste SU-møde. Ad 7 - Bordet rundt Trafik Heidi Grøn fortalte, at der er mange medarbejdere, der har svært ved at komme hjem pga. trafikprop ud af campusvej, hvor bilerne ikke kan dreje til højre pga. cyklister. Marianne Holmer fortalte, at hun har gjort opmærksom på problemet. Efterfølgende har Marianne Holmer videresendt en mail fra Teknisk service, som forklarer, at en arbejdsgruppe ser på problemstillingen sammen med andre problemstillinger i forbindelse med arbejdet med helhedsplan for campus Odense. Arbejdsgruppen er Bygningsstyrelsen, Odense kommune og SDU. Arbejdet pågår, men der er ingen deadline pt. Opgave: Dekanen vil spørge direktør Jakob Schmidt om parkering og trafik. Kurser Inger Rose Hansen bad om evt. forslag til kurser der kan udbydes af det centrale uddannelsesudvalg. Næste møde i udvalget afholdes d. 22. oktober. Hun henledte opmærksomheden på et inspirationsoplæg udbudt af CUU om parallelsproglighed og det interkulturelle samspil i din hverdag på SDU : http://www1.sdu.dk/adm/cuu/katalog/index.php#event1892 Hun gjorde endvidere opmærksom på at statslige arbejdspladser nu kan søge økonomisk støtte til udviklings- og omstillingsprojekter fra Fonden til udvikling af statens arbejdspladser (FUSA). Den første frist for ansøgning i overenskomstperioden er tirsdag den 15. oktober 2013: http://www.kompetenceudvikling.dk/okonomisk-stotte Medarbejder til arbejdsmiljøsager Heidi Grøn spurgte til muligheden for at få en central medarbejder på NAT med arbejdsmiljøansøgninger, da institutterne bruger meget tid eksempelvis med klassificering af laboratorier. Opgave: Institutlederne vil undersøge, hvad der er behov for og bære forslag op til dekanen. Ad 8 - Tema Medarbejderinddragelse på SDU. Hvordan sikrer vi medarbejderinddragelse på SDU og rammerne herfor i SU Tanja Christensen præsenterede emnet; Hvad er medarbejderinddragelse? SU medlemmerne blev delt op i grupper og drøftede en række spørgsmål udleveret til dem på mødet. Grupperne meldte efterfølgende følgende konklusioner tilbage; 6
Der skal være balance i informationsniveauet. Man skal føle, at man bliver inddraget, men for meget information kan også være et problem. Skal nye initiativer komme top down eller bottom up? Medarbejdere der bliver ramt, bør inddrages i processen. Spørgsmålet, om medarbejdere kan fritages fra at deltage i beslutningsprocessen, blev rejst, og ligeledes om der skulle være en gulerod til de medarbejdere, der deltager. Det skal føles nyttigt for den enkelte medarbejder at blive inddraget. Det blev bemærket, at gode udenlandske universiteter kræver, at VIP erne både er excellente forskere og undervisere, men også bidrager til det alment gode. Det blev nævnt, at gennemsigtighed er vigtig. Der skal være lydhørhed mellem ledelse og medarbejdere. Tillid til at ledelsen vil og medarbejderne tør. Gentagelse fremmer forståelsen, og ledelsen på alle niveauer skal informere på forskellige måder. Medarbejdere har måske en tendens til at glemme, at de bliver inddraget Der blev gjort opmærksom på at forskelligheden mellem institutterne skal respekteres, herunder at mange ikke har et forhold til fakultetet, men i højere grad til deres institut. Efter drøftelsen blev følgende delt ud; - den nye samarbejdsaftale 2013 og - notat af 12. september 2013 vedrørende Indledende tanker vedrørende involverende ledelse og inddragelse af medarbejdere på Det Naturvidenskabelige Fakultet (oplæg på vegne af en arbejdsgruppe bestående af Henrik Pedersen, Claus Michelsen, Martin Svensson og Eva Sophia Myers). Temaet fortsætter på næste SU-møde. Næste gang skal SUs rolle ved medarbejderinddragelse diskuteres, og der skal sammenholdes med samarbejdsaftalen Mødet blev hævet kl. 15.30. Formand Henrik Pedersen Næstformand Inger Rose Hansen 7