Dagsorden - Parykker 1. Velkommen og præsentation Præsentation af KomUdbud Udbudsplan 2. Teknisk Dialog formål og afgrænsning 3. Præsentation af området - ved leverandør Der ønskes en præsentation af produktområdet ud fra leverandørs perspektiv. Herunder påtænkes udviklingen af området: sortiment, servicemål, kvalitet, gode råd til udbud. Endvidere er vedhæftet kravspecifikation og tilbudsliste fra tidligere 12-by udbud. Leverandør anmodes om, ud fra perspektivet at skulle give tilbud på opgaven, at kommentere på materialet. Herunder positive dele, mangler og udfordringer. Der er afsat ca. 30 minutter til leverandørs disposition. 4. Konkrete spørgsmål: Er der forhold, leverandør vil karakterisere som særligt afgørende for prissætningen på området? NB. Hensigten med dagsordenen er at fastlægge rammerne for den tekniske dialog. Desuagtet ønskes der en åben dialog om udbudsområdet og de udfordringer som leverandøren ser hertil. Dagsordenen skal således ikke være en begrænsning i forhold til debat af særlige områder/udfordringer relevante for udbuddet. Ligeledes kan der forekomme yderligere opfølgende spørgsmål. Referat inkl. spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Ikast-Brande Kommunes hjemmeside. Bilag: Kravspecifikation fra tidligere 12-by udbud (vedhæftet PDF) Tilbudsliste fra tidligere 12-by udbud. (vedhæftet i Excel) 1
Parykker Referat nr. 1. Referat: Teknisk Dialog vedr. parykker 1. Præsentation af Komudbud Overordnet præsentation vedr. omlægningen af indkøbsfællesskabet 12-by Gruppen til KomUdbud. Præsentation af udbudsplan. 2. Fastlæggelse af rammer for teknisk dialog. Herunder udbyders plan for processen, offentliggørelse af materiale og referat. Det blev aftalt, at informationer, der kan karakteriseres som værende forretningsmæssige hemmeligheder, ikke vil blive offentliggjort. 3. Præsentation ved leverandør i. Ægte hår er som udgangspunkt ikke relevant. Der er dog særtilfælde hvor det fortsat anvendes. ii. Leverandør påpeger Ægte hår er væsentligt dyrere end syntetisk hår. Endvidere kan syntetisk hår i mange tilfælde opfylde borgers behov i lige så høj grad som ægte hår. iii. Syntetisk hår har længere holdbarhed og kræver mindre vedligehold end ægte hår. Dette skyldes, at det ægte hår der anskaffes stammer fra områder hvor hår har væsentlig anderledes karakter end hos danskere hvormed håret skal gennemgå omfattende behandling for at kunne anvendes. iv. Langt de fleste borgere vil kunne anvende standardsortimentet af parykker. Der er således sjældent behov for individuelt fremstillede. v. Leveringstiden på specialfremstillede parykker er ca. 8-10 uger. vi. Syntetiske parykker leveres til samme pris uanset længde på hår. Parykker af ægte hår leveres til forskellige priser afhængig af længde. vii. Holdbarheden på syntetiske parykker er ca. 1. år såfremt der udleveres to. Holdbarheden er dog meget afhængig af anvendelse. viii. Anvendelse af kommuners lokaler kan være en god mulighed for leverandør som ikke er etableret i alle kommuner. Det er vigtigt, at der i udbudsprocessen afsættes god tid til etablering for den valgte leverandør, forud for kontraktstart. ix. Leverandøren påpeger: Den bedste service for borgerne vil være egne gerne kommunale lokaler, hvor leverandøren kan komme med kvalificeret personale, det vil ofte også være mere anonymt for borgeren, end et samarbejde med udvalgte lokale frisører. x. Leverandøren anbefaler: 2
xi. xii. xiii. At der oprettes to lokaler i hver kommune, hvor der på udvalgte dage tilbydes tider på skift, henholdsvis formiddag og eftermiddag. Leverandør anbefaler: Eventuelle hjemmebesøg bør fastlægges af Kommunernes visitation samt prissættes. Dette kan gennemføres pr. km. Eller som fast pris. Uddannelse på området er frisører eller parykmagere. Der findes dog ikke parykmageruddannelse mere hvorfor kompetencer hviler på intern uddannelse. Det er vigtigt, at der afsættes god tid til patienter i forbindelse med afprøvning m.v. 4. Spørgsmål Er der forhold, leverandør vil karakterisere som særligt afgørende for prissætningen på området? o Hvorvidt tilretning / klip er inkluderet i prisen o Krav til lokation samt tilgængelighed (dage / timer) 3
Kompressionsstrømper Referat nr. 2. Referat: Teknisk Dialog vedr. parykker 1. Præsentation af Komudbud Overordnet præsentation vedr. omlægningen af indkøbsfællesskabet 12-by Gruppen til KomUdbud. Præsentation af udbudsplan. 2. Fastlæggelse af rammer for teknisk dialog. Herunder udbyders plan for processen, offentliggørelse af materiale og referat. Det blev aftalt, at informationer, der kan karakteriseres som værende forretningsmæssige hemmeligheder, ikke vil blive offentliggjort. 3. Præsentation ved leverandør i. Parykker er ikke omfattet af det medicinske direktiv. Ligeledes foreligger ikke særlige autorisationskrav. Udbuddet bør afspejle, at der arbejdes under serviceloven. ii. Leverandør anbefaler: Brugerinddragelse i forbindelse med fastsættelse af kvalitetskrav. iii. Markedet er kendetegnet ved, at ca. 97 % er eller har været frisører. De resterende 3 % er professionelle. iv. Det er yderst vigtigt, at beskrivelsen af ønsker til sortiment er klart beskrevet. Herunder, at tilbudslisten bør være 100 % tidssvarende og sikre forsvarlig kvalitet. I forhold til sortiment, bør der være krav til såvel kvalitet, udvalg, samt til hvilket øvrigt sortiment tilbudsgiveren har adgang til. v. Definitioner vedr. kvalitet bør være helt skarpe (og grundigt uddybet) af hensyn til sammenlignelighed. vi. vii. viii. ix. Udbyder køber ikke ind på vegne af patienter med midlertidigt hårtab som følge af eksempelvis kemo-behandling. Udbyder bør holde for øje, at der indkøbes til varig vansirende skaldethed, som kan være forårsaget af adskillige faktorer. Vareprøver er efter leverandørs overbevisning ikke relevant, da det vil kræve fagfolk at foretage en vurdering herpå. Sortiment kan alternativt ses igennem produktkataloger, og ses i forhold til at skulle dække en funktionsnedsættelse. Det anbefales, at udbyder beder om en beskrivelse af hvilke typer af funktionsnedsættelser, der typisk kompenseres for. Overvej evt. at dokumentere erfaring med billedmateriale. Markedet omfatter både præfabrikerede og specialfremstillede produkter. Leverandør anbefaler: 4
Det anbefales, at der er fokus på, at der kan leveres individuelt fremstillede produkter. Det er vigtigt at leverandøren uddyber, hvordan de definerer et specialfremstillet produkt. x. Leverandør anbefaler: Udbyder bør rådføre sig med andre kommuner, som har gennemført udbud på området. Det anføres af leverandør, at der foreligger gode materialer til inspiration. xi. Parykkens indvendige udformning er afgørende faktor i relation til kvalitet og pris. Der findes adskillige udformninger af den indvendige del: herunder klæb m.v. Der skal anvendes paryk som passer til hudens beskaffenhed. Det er derfor en forudsætning at have kendskab til hvilke funktionsnedsættelser der på baggrund af udbuddet skal kunne afhjælpes, for at kunne beskrive hvilke behov sortimentet skal dække. xii. Der findes udelukkende en type kunstfiber (anvendt til hår i parykker ) på markedet i dag. xiii. Der kan ikke stilles krav om specifikke uddannelser, da det ikke kræver en autorisation at levere parykker. Leverandør anfører, at der evt. kan stilles krav om dokumentation for kompetencer på anden vis. Herunder referencer fra sammenlignelige leverancer til andre udbydere. Det anføres, at en AMU uddannelse i parykhåndtering er på vej. xiv. Leverandør anbefaler: Det bør overvejes om der skal stilles krav om anvendelse af kommunens lokaler/forretningsadresser/parykbus m.v. xv. Leverandør anbefaler: Der kan som alternativ til krav om forretningsadresser m.v. efterspørges beskrivelser af hvordan leverandør vil dække områder. xvi. Leveringstider differentieres efter typer. En standard paryk leveres på ca. 5 dage. En specialfremstillet paryk leveres på ca. 8-10 uger. xvii. Holdbarheden på en paryk er ca. 6-8 mdr., under forudsætning af at den anvendes hver eneste dag i alle døgnets vågne timer. xviii. Der findes ingen specifik CE mærkning på parykker. Der kan dog anmodes om dokumentation i forhold til indhold, herunder at en paryk ikke indeholder allergifremkaldende stoffer. xix. Leverandør anbefaler: Det anbefales, at der afholdes intromøder samt opfølgningsmøder med leverandør. Udbyder anbefales at præsentere en implementeringsplan. xx. Enhver leverandør på området bør u.b. foretage faglig udredning på specialløsninger, - til hjælp for bevillingspersonalet. 5
4. Spørgsmål Er der forhold, leverandør vil karakterisere som særligt afgørende for prissætningen på området? o Ikke besvaret direkte. Der henvises til øvrigt referat. Yderligere spørgsmål: Er parykker fremstillet af ægte hår stadig relevante? o Efter leverandørs overbevisning ja. Der er dog stor udvikling indenfor syntetiske parykker, hvilket kan medføre, at behov fremover i højere grad kan dækkes af syntetiske parykker. Anviser læge specifikt produkt eller blot, at der er tale om varig skaldethed som medfører ret til støtte efter serviceloven? o Lægen anviser ikke specifikt produkt, men oplysning om diagnose hvor behandling har været forsøgt, vil være en hjælp for parykleverandøren. 6