Udbudsbetingelser til offentligt EU-udbud. Rammeaftale for råstofkortlægning med henblik på forsyning af Region Syddanmark med sand, grus og sten

Transkript

1 1 Udbudsbetingelser til offentligt EU-udbud af Rammeaftale for råstofkortlægning med henblik på forsyning af Region Syddanmark med sand, grus og sten EU-udbudsnummer Referencenummer Region Syddanmark J.nr. 13/9264

2 2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Udbudsbetingelser Udbudsform Sted Alternative tilbud Bygherre for den planlagte opgave Udbyders kontaktperson Grundlag for tilbud og ydelser er: Krav til tilbud Form Afleveringsfrist og afleveringssted Oplysninger til belysning af egnethed Oplysninger til brug for vurdering i forhold til tildelingskriterier Aflysning Varighed: Andre krav: Sprog Jurisdiktion Kommunikation via hjemmeside Udgifter ved udarbejdelse af tilbud Forbehold Ansvarsbegrænsning Egnethed og kriterier for tildeling af kontrakt Egnethed Tildeling Spørgsmål til udbudsmaterialet... 9

3 Meddelelse om resultat Vedståelsesfrist... 10

4 4 1. Indledning Dette udbudsmateriale uddyber bekendtgørelse i EU tidende fremsendt fra Region Syddanmark 12. april Formålet med udbuddet er at indgå rammeaftale med 3 rådgivere med henblik på at der frem til og med juni 2017 foretages kortlægninger af råstofkvaliteten af sand, grus og sten i nærmere afgrænsede områder. Konkurrencen genåbnes ved miniudbud. I bilag 2 arbejdsbeskrivelse med tilhørende underbilag er kortlægningens elementer nærmere fastlagt. Udbudsbekendtgørelsen er sendt til offentliggørelse i EU-tidende den 12. april Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbudsforretningen udføres som et offentligt udbud efter EUs udbudsregler om offentlige myndigheders indkøb, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts Opgaven udbydes som en rammeaftale, med henblik på at der udvælges 3 rådgivere. Der vil efterfølgende blive udbudt delkontrakter i miniudbud mellem de 3 rådgivere. Rammeaftalen er planlagt at udløbe 1. juli Alle interesserede opfordres herved til at afgive tilbud på udførelsen af opgaven efter de specifikationer der er opstillet i udbudsmaterialet. Opgavens værdi er anslået til 5 mio. danske kr., jf. udbudsdirektivets bilag VII A, afsnittet Udbudsbekendtgørelsen, pkt. 6 c), afsnit Sted Opgaven udføres inden for Region Syddanmark (VII A, afsnittet Udbudsbekendtgørelsen, pkt. 5). 2.3 Alternative tilbud Region Syddanmark accepterer ikke alternative tilbud i forbindelse med indgåelse af rammeaftalen (VII A, afsnittet Udbudsbekendtgørelsen, pkt. 7). 2.4 Bygherre for den planlagte opgave (VII A, afsnitttet Udbudsbekendtgørelsen pkt. 1) er Region Syddanmark Miljø og Råstoffer Damhaven 12

5 Vejle Telefon: Udbyders kontaktperson Region Syddanmarks kontaktperson er Karin Fynbo: 2.6 Grundlag for tilbud og ydelser er: Dette udbudsmateriale med bilag: Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 Bilag 4 Bilag 5 Tilbudsliste Arbejdsbeskrivelse med underbilag Skabelon for rammeaftale Miniudbud, Formular for leveranceaftale Erklæring om gæld til det offentlige Appendiks 1 Bilag1_Tilbudsliste.xlsx (regneark) De til enhver tid gældende love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler, herunder ABR Krav til tilbud For at firmaet kan komme i betragtning skal følgende underpunkter følges Form Tilbuddet bedes sendt i 1 original og 2 papirkopier. Det originale bud skal være underskrevet. Den udfyldte tilbudsliste bedes vedlagt sammen med papirversionen af tilbuddet som excel-fil på et USB-stick eller på CD-rom. Tilbuddet bedes så vidt muligt derudover afleveret elektronisk på et USB-stick eller på CD-rom i MS Word eller PDF-format sammen med papirversionen. Tilbud med bilag skal være på dansk. Teknisk dokumentation kan dog fremsendes på engelsk, hvis den ikke foreligger i dansk udgave. Tilbudsgiver opfordres til at formulere sig så kortfattet som muligt og til kun at vedlægge det relevante materiale. De oplysninger der er nævnt under pkt og skal fremsendes.

6 Afleveringsfrist og afleveringssted Tilbuddet skal for at kunne tages i betragtning være modtaget hos Region Syddanmark i en lukket forsendelse mærket Rammeaftale råstofkortlægning" senest den 4. juni 2013 kl Tilbuddet sendes til Region Syddanmark, Miljø- og råstoffer, Damhaven 12, 7100 Vejle, att.: Karin Fynbo, eller afleveres på samme adresse i receptionen. Budgiver skal endvidere være særligt opmærksom på pkt Andre krav Oplysninger til belysning af egnethed Følgende oplysninger skal fremsendes: a) Firmaoplysninger Navn og adresse Telefon og Kontaktperson som repræsenterer firmaet over for regionen i forbindelse med udbuddet I tilfælde af at en sammenslutning giver tilbud skal følgende iagttages: Såfremt en sammenslutning eller flere byder i forening, skal der blandt disse udpeges en ansvarlig leverandør, der tegner alle bydende. Endvidere skal de bydende hæfte solidarisk for ydelsen og opfyldelse af kontrakten. Ved sammenslutning af virksomheder skal dokumentation for punkt a), b), c) og d) gives for hver enkelt virksomhed. b) Rådgivers personlige forhold Rådgivere der befinder sig under omstændigheder som anført i Udbudsdirektivets (direktiv 2004/18) art. 45, stk. 1 og stk. 2, litra a -d, er udelukket fra at deltage i udbuddet. Rådgiver skal indsende dokumentation for at rådgiver ikke er udelukket efter udbudsdirektivets (direktiv 2004/18) art. 45 og lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldnerens muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv Dette kan enkelt ske ved at anvende den som bilag 5 vedlagte formular. c) Rådgivers økonomiske egnethed Tilbudet skal indeholde følgende dokumentation for budgivers økonomiske egnethed: Bevis for relevant erhvervsansvarsforsikring. Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav for at være egnet: Tilbudsgiver skal have en gældende erhvervsansvarsforsikring på minimum 10 mio. kr. for tingsskade og minimum 10 mio. kr. for personskade. For en sammenslutning eller for flere der byder i forening skal mindst en af deltagerne i sammenslutningen opfylde kravet.

7 7 d) Rådgivers teknisk-faglige egnethed Tilbuddet skal indeholde følgende dokumentation for rådgivers teknisk faglige egnethed: En liste over de maksimalt 10 betydeligste for udbuddet relevante leverancer firmaet har udført de sidste tre år med angivelse af beløb og tidspunkter samt navnet på modtageren af disse leverancer. Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav for at være egnet: Tilbudsgiver skal have mindst 1 relevant reference, som ud over råstofkortlægning kan være andre opgaver der indebærer kortlægning af arealer ved boringer, geofysiske undersøgelser og styring af analyser. For en sammenslutning eller flere der byder i forening skal mindst en af deltagerne i sammenslutningen opfylde kravet Oplysninger til brug for vurdering i forhold til tildelingskriterier e) Økonomi Tilbudslisten, bilag 1 skal udfyldes jf. Arbejdsbeskrivelsen med underbilag (bilag 2). Arkene >44 boringer, boringer, 3-14 boringer, 1-2 boringer, Anden geofysik, Prøvegravninger og Andre analyser skal udfyldes således: Alle hvide felter i de indrammede områder skal udfyldes. Alle tilbudspriser skal anføres eksklusiv moms. Alle rådgiverudlæg mv. skal være indregnet i tilbudsprisen. Tilbudslisten skal underskrives af rådgiver (på arket Sammenfatning ) Prisen for alle leverancer skal angives, også hvor de leveres af underleverandører. Rådgiver betaler eventuelle underleverandører og er ansvarlig også for underleverandørens ydelser. Der betales ikke særskilt for transportomkostninger. f) Projektorganisation Rådgiver skal beskrive en projektorganisation til løsning af de opgaver der fremgår af tilbudslisten og arbejdsbeskrivelsen. Rådgiver skal angive hvilke roller der skal udfyldes. Herunder skal styring af underentreprenører beskrives. Det skal endvidere oplyses hvilke opgaver der påtænkes udført af underleverandører. Rådgiver skal samtidig angive hvilke medarbejdere der skal indgå i de angivne roller, herunder projektansvarlig, stedfortræder for projektansvarlig og nøglemedarbejdere. Rådgiver skal redegøre for robustheden i den angivne besætning af rollerne f.eks. ved at anføre hvilke medarbejdere der kan træde i stedet for projektansvarlig og nøglemedarbejdere, eller ved at opstille et alternativt hold til løsning af opgaven. g) CV-er For hver enkelt af de medarbejdere der er nævnt under pkt. f) skal der udarbejdes et CV. Det enkelte CV skal målrettes mod rollen i den beskrevne projektorganisation og formålet med den udbudte rammeaftale. Hvert CV bør ikke overskride 3 A4 sider. 2.8 Aflysning Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet af Region Syddanmark kunne aflyses, hvis regionen har saglig grund til aflysning, herunder politiske eller budgetmæssige forhold.

8 8 2.9 Varighed: Kontrakten forventes at træde i kraft den 2. juli 2013 og ophører 1. juli Andre krav: Sprog Al skriftlig og mundtlig kommunikation mellem Region Syddanmark og regionens samarbejdsparter i forbindelse med løsning af denne konkrete opgave skal foregå på dansk Jurisdiktion Aftalen vil være undergivet dansk lov Kommunikation via hjemmeside Udbudsmaterialet lægges på Region Syddanmarks hjemmeside herunder spørgsmål og svar. Det er budgivers eget ansvar at holde sig orienteret på hjemmesiden Udgifter ved udarbejdelse af tilbud Region Syddanmark dækker ikke udgifterne i forbindelse med udarbejdelse af tilbud Forbehold Region Syddanmark er berettiget til at afvise et tilbud med forbehold i udbudsmaterialet med mindre der er tale om åbenbart bagatelagtige forbehold. Region Syddanmark er forpligtet til at afvise et tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder kontrakten eller andre forbehold som ikke kan prissættes med den fornødne sikkerhed eller som ikke er bagatelagtige Ansvarsbegrænsning Ansvarsbegrænsning under 10 mio. kr. pr. opgave vil blive anset som ukonditionsmæssig Egnethed og kriterier for tildeling af kontrakt Egnethed I udvælgelsesfasen foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave jf. punkt

9 Tildeling Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af følgende: 1. Underkriteriet økonomi for opgaven vægtes 40 procent Underkriteriet økonomi vurderes ud fra arket sammenfatning i det felt der er markeret med rødt 1 i den udfyldte tilbudsliste. Tilbuddet med den laveste pris vægtes højest. 2. Underkriteriet bemanding og projektorganisation vægtes 60% Underkriteriet er opdelt i følgende delkriterier som vægtes lige højt - Erfaring og uddannelsesmæssig baggrund - Samlet bemanding - Robusthed i bemandingen Delkriteriet uddannnelsesmæssig baggrund og erfaring vurderes ud fra den enkelte medarbejders faglige/ uddannelsesmæssige baggrund og den enkelte medarbejders erfaring som er beskrevet i CV-et, jf pkt. g) set i forhold til den rolle medarbejderen skal udfylde i den under pkt. f) beskrevne projektorganisation. Delkriteriet samlet bemanding vurderes ud fra i hvilken grad alle roller i projektorganisationen er udfyldt og hvilken kvalitet der samlet set er i bemandingen af rollerne. Der vil blive lagt vægt på at der som del af den samlede bemanding er person(er) med geologisk baggrund, specielt inden for kvartærgeologi. Delkriteriet robusthed i bemandingen vurderes ud fra i hvilket omfang der er mulighed for erstatning af projektleder og nøglepersoner eller opstille alternative hold, jf. oplysningerne under pkt. f) Spørgsmål til udbudsmaterialet Såfremt budgiver bliver opmærksom på fejl eller mere betydende uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes tilbudsgiver straks gøre regionen opmærksom herpå, således at regionen har mulighed for at afhjælpe forholdet gennem offentliggørelse af rettelsesblad. Eventuelle spørgsmål til udbuddet bedes rettet pr. til Karin Fynbo, Region Syddanmark, Miljø- og Råstoffer, Damhaven 12, 7100 Vejle, Karin.Fynbo@rsyd.dk. Eventuelle spørgsmål vil (i anonymiseret form) sammen med svar på spørgsmålene og eventuelle yderligere oplysninger, blive lagt på Region Syddanmarks hjemmeside Alle spørgsmål der fremsendes senest 14 dage før tilbudsfristen kan påregnes besvaret. Spørgsmål der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. 1 Det bemærkes at beløbet i feltet er et vægtet beløb ud fra Region Syddanmarks vurdering af hyppigheden af tilbudsarkets opgavetyper.

10 Meddelelse om resultat Tilbudsgiverne forventes at få meddelelse om det endelige resultat af udbuddet senest 13. juni Kontrakterne forventes underskrevet 25. juni Tilbudsgiveren vil få hver af de bydendes samlede vurdering, og den samlede pris oplyst Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende fra afgivelsen, og tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud mindst til 1. november 2013.