Systematisk arbejde med trivselsundersøgelser - en vejledning Marts 2013
Indhold Indledning... 3 Tidsmæssig ramme... 4 Trin i evalueringsprocessen... 5 Trin 1: Dataindsamling... 5 Trin 2: Analyse... 5 Trin 3: Præsentation... 7 Trin 4: Opfølgning... 8 Hvad er Uddannelsesbenchmark?... 9 Kontaktoplysninger... 9 2
Indledning Det er et krav, at uddannelsesinstitutioner, der udbyder ungdomsuddannelser, AMU-kurser samt korte og mellemlange videregående uddannelser, gennemfører såkaldte selvevalueringer. Mange har fundet stor nytte i at gøre regelmæssige undersøgelser af elevernes trivsel til et centralt omdrejningspunkt for disse selvevalueringer. Formålet med denne vejledning er at give nogle konkrete råd til, hvordan den enkelte skole kan arbejde systematisk med elevtrivselsundersøgelser og inkludere dem i skolens generelle arbejde med kvalitet og udvikling. Vejledningen er udarbejdet af forretningsudvalget for Uddannelsesbenchmark. Marts 2013 3
Tidsmæssig ramme En tidsmæssig ramme for gennemførelse af trivselsundersøgelser kan fx se ud som illustreret ved nedenstående årshjul 1 : 1 Forløb for afvikling kan variere for de forskellige uddannelser. Eksempelvis er hovedforløb på EUD meget anderledes. 4
Trin i evalueringsprocessen Der er følgende fire trin i evalueringsprocessen: 1. Dataindsamling 2. Analyse 3. Præsentation 4. Opfølgning I det følgende vil vi gennemgå evalueringsprocessen trin for trin. Trin 1: Dataindsamling En god undersøgelse skal blandt andet have en høj svarprocent. En høj svarprocent er afgørende for validiteten af hele analysen. En høj svarprocent sikres på flere måder, som gennemgås i det følgende. Det er vigtigt, at skolens ledelse sender et signal til lærere og elever om undersøgelsens betydning. Derfor er koordinationen mellem kvalitetsmedarbejderen, skolens ledelse og eventuelt også skolens kommunikationsafdeling meget central, ligesom ledelsens engagement skal være tydeligt for hele skolen. Den praktiske del af dataindsamlingen kan sammenfattes i følgende: Kvalitetsmedarbejderen aftaler forløb med uddannelsens ledelse Hele skolen/afdelingen varsles om undersøgelsen Evalueringen skemalægges og bør foregå i skoletiden, så eleverne/de studerende besvarer det elektroniske spørgeskema i den afsatte tid Udarbejd introskrivelse med individuelt password, som kan udleveres Forklar eleverne/de studerende, hvordan resultaterne vil blive anvendt Vær til stede med henblik på spørgsmål, der måtte opstå Hvis svarprocenten er for lav i visse klasser i forhold til skolens/uddannelsens målsætning, kan der gennemføres en opsamlingsrunde for de pågældende klasser. Bemærk at svarprocenten kan følges på webrapporten, og at Aspekt R&D sender et link til webrapporten. Trin 2: Analyse Kvalitetsmedarbejderen og/eller skolens ledelse udvælger hvilke typer præsentationer af resultatet, der er nødvendige for at kunne udarbejde en analyse af den ønskede kvalitet. Her kan det anbefales at bestille følgende rapporter hos leverandøren (eller selv udarbejde dem ud fra leverede rådata) Skolerapport (evt. opdelt i afdelinger) 5
Uddannelsesrapporter Klasserapporter Rapporter over tid, fx de sidste 3 år Det er normalt kvalitetsmedarbejderen eller en ledelsesperson fra den pågældende uddannelse, der udarbejder analysen på baggrund af ovennævnte rapporter. Vi vil anbefale, at der er en anden medarbejder på skolen, der fungerer som sparringspartner i analysefasen. Det kan sikre mere grundige og/eller relevante analyser, og at den sproglige formidling tilrettes målgruppen bedst muligt. Såfremt det er en kvalitetsmedarbejder, der foretager analysen, er det hensigtsmæssigt at han/hun forud for analysen drøfter forventningerne til analyserapporten med uddannelsesledelsen for den pågældende uddannelse. Dette fordi det jo selvfølgelig er vigtigt at analyserapporten kommer til at matche forventningerne til form og indhold, herunder specifikke fokusområder. Det bør også afstemmes, om rapporten udelukkende skal præsentere resultater som signifikante udsving, eller om den også skal give bud på analytiske pointer, foreslå ændringsbehov, løsningsforslag osv. Det kan også aftales at kvalitetsmedarbejderen præsenterer data og at uddannelsesledelsen foretager den mere analytiske del. Groft sagt foretages analysen ved en grundig gennemlæsning af rapporterne. Ved analysen kan man med fordel vælge succeskriterier til at måle imod. Man kan også udarbejde succeskriterier før gennemførsel af undersøgelsen, sådan som vi har foreslået i årshjulet. Et råd for at lave gode generelle kriterier kan være, at 75 % af respondenterne skal udtrykke enighed med det pågældende udsagn. Et andet kriterium kan være, at man skal opnå et minimumsgennemsnit 7 i forhold til 10-skalaen på de overordnede kriterier. Ud fra disse kriterier, som skolen selv har valgt, fremfindes signifikante 2 resultater, herunder selvfølgelig styrker og svagheder. Derudover kan det fx være klasser, der scorer signifikant forskelligt i forhold til hinanden, eller uddannelser, der over tid har bevæget sig meget. Analyseresultaterne vurderes endeligt og prioriteres ud fra akutte og langsigtede initiativer. Sådanne initiativer kan eksempelvis være: 2 Aspekt tilbyder en definition af begrebet signifikans her www.aspekt.dk. 6
Sidste års handlingsplan Skolens visioner Skolens strategiske målsætninger Der udarbejdes analyserapporter ud fra den enkelte skoles behov. Det er vigtigt at pointere, at skolen udfører dette arbejde for at skabe forbedringer ikke fordi vi skal. Trin 3: Præsentation Præsentation af resultater og anbefalinger er essentiel for hele afviklingen og forståelsen for undersøgelsen i hele skolen. Det er afgørende, hvilken målgruppe præsentation skal afleveres til af hensyn til præsentationens indhold. Her vil eksempelvis lærere og elevers/studerendes interesser være stærkt sammenfaldende, hvorimod fx administrationens interesse er helt anderledes. Målgrupper kan være bestyrelse, ledelse, administration, servicepersonale, lærere og elever/studerende. Det kan anbefales at anvende tragtmodellen ved udarbejdelse af en præsentation. Der indledes med de brede overordnede resultater eller pointer, hvorefter fokus snævres mere og mere ind. Hvis man fx vil udarbejde en præsentation til skolens ledelse kan man passende opbygge den i følgende rækkefølge: Benchmark i forhold til andre skoler Overordnede konklusioner på eleveres/de studerendes vurderinger af undervisningsmiljøet Tidsmæssigt perspektiv udviklingen igennem fx 3 år Skolens målsætninger Styrker Svagheder Indsatsområder/anbefalinger til udvikling 7
Trin 4: Opfølgning Det er af afgørende betydning, at man fokuserer på positive såvel som negative resultater og ikke nøjes med at tale om dem. Positive resultater skal fejres. Til gengæld er det også vigtigt, at man gør noget ved de problemer, man identificerer. Det kan ske ved at identificere og prioritere udviklingsbehov, lave konkrete løsningsforslag, udarbejde handleplaner med konkrete indsatsområder, tidsplan, mål/succeskriterier osv. Det er også vigtigt at tiltag, der er iværksat på baggrund af evalueringerne, gøres synlige for alle interessenter. Det skal blandt andet bevise, at det nytter noget at deltage i evalueringsarbejdet. Skolen kan gøre meget for at involvere alle interessenter og synliggøre, hvor vigtigt det er, at der kommer gode resultater ud af evalueringen. Som sidegevinst øger det motivationen hos eleverne for at deltage i næste evaluering. Nogle af vores medlemsskoler har haft succes med følgende tiltag: kvalitetsmedarbejderen/skolen inddrager elevrådet/dsr og opfordrer til, at rådet kommer med anbefalinger. klasselæreren/lærerteamet drøfter resultaterne af klassens evaluering med eleverne/de studerende og udpeger sammen med dem eventuelle indsatsområder. en årlig kvalitetsdag kan med fordel afholdes på skolen, hvor skolens elever/studerende får lejlighed til at udtale sig om store og små problemer i forbindelse med trivselsundersøgelsen. Referatet af denne kvalitetsdag kan efterfølgende lægges ud på skolens hjemmeside. Uddannelsesbenchmarks netværk Ud over det interne arbejde med trivselsundersøgelsen kan skolen med fordel indgå i et samarbejde med de øvrige skoler i sit netværk i regi af Uddannelsesbenchmark. Resultaterne kan danne baggrund for drøftelserne i det/de netværk som skolerne indgår i for at benchmarke og benchlearne af hinanden. Helt konkret fremfinder netværket indsatsområder, der er fælles og som man med fordel kan udarbejde fælles projekter for at løse. Her kan nævnes fælles projekter som netværk B s projekt omkring uro i timerne eller netværk A s FoU-projekt om udfordring af EUD-eleverne. 8
Det er en del af den samarbejdskontrakt, man har indgået med Uddannelsesbenchmark.dk, at man er villig til at dele sin viden med andre medlemsskoler. Det er derfor altid muligt for den enkelte skole at fremfinde en best practise skole, som man kan besøge eller i det hele taget udveksle erfaringer med for at forbedre sin egen praksis. Hvad er Uddannelsesbenchmark? Uddannelsesbenchmark et netværk for skoler indenfor ungdomsuddannelserne - det gymnasiale område (hhx, htx stx, hf) og erhvervsuddannelserne (grundforløb og hovedforløb) samt erhvervsakademierne. Netværket er et samarbejde om kvalitet måling af elevernes/de studerendes trivsel, medarbejdertrivsel m.m. samt ikke mindst hvordan man tilrettelægger og følger op på kvalitetsarbejdet på en skole. Styrken ved Uddannelsesbenchmark som forening, er selve netværkstanken og det arbejde, som finder sted i og mellem netværkene. Når en skole melder sig ind i Uddannelsesbenchmark bliver den automatisk medlem af et lokalt netværk og har adgang til viden og datamateriale fra andre skoler. Foreningen samarbejder med analysevirksomheden Aspekt R&D A/S, som blandt andet tilbyder at facilitere den tekniske gennemførelse af blandt andet trivselsundersøgelser og som stiller analyseværktøjet TrivselsRADAR til skolernes rådighed. Foreløbig er det gratis for Uddannelsesbenchmarks medlemsskoler at anvende TrivselsRADAR. Kontaktoplysninger Du er altid velkommen til at kontakte forretningsudvalget for Uddannelsesbenchmark med gode ideer og spørgsmål. Forretningsudvalget består p.t. af: Britta Veje Haderslev Handelsskole bv@hhs.dk Else Behnk Rosborg Gymnasium eb@rosborg-gym.dk Jacob Lund Campus Vejle jlu@campusvejle.dk Jan Christensen Niels Brock jch@brock.dk Maj Britt Rosenmeyer Olsen Svendborg Erhvervsskole mbro@svend-es.dk Peter Schroeder EUC Nordvestsjælland pes@eucnvs.dk Torben Friis Lassen Campus Bornholm, stx tl@cabh.dk 9