Referat Bestyrelsesmøde den 20. maj 2014 kl. 19.30 Deltagere: Anders, Dennis N., Lone, Kirsten, Mie og Søren P. Afbud: Denis D. Forslag til dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Referat fra møde 8. april og siden sidst 3. Kommende aktiviteter 4. Godtgørelse for transport 5. Opfølgning på arbejdsopgaver 6. Ventelister, kurser 2014 og frigivelseskrav- evaluering 7. Tryggevælde å Trim løb 2014 8. Status Køge Kyst 9. Andet 10. Næste møde 11. Eventuelt Ad 1 - Godkendelse af dagsorden Godkendt Ad 2 - Referat fra møde 4. marts og siden sidst 5.-19. april Mie og Anne på træningslejr i Italien 12.-14. april Gøteborg og Mary Mærsk 12.-21. april træningslejr i Tjekkiet Laura med træner og familie 27. april Tryggevælde å 2.-4. maj Mie og Anne til stævne i Brandenburg 15.-18. maj Nattergaletur Bornholm 17.-18. maj Maribo regatta og Marathon Ad 3 - Kommende aktiviteter 28. maj 1. juni Skærgårdstur/Klintamåla 9. juni Pinsetur Københavns havn 14.-15. Juni Stevns tur 21.-22. Juni 24 timers stafet 14. -17. august - Bornholm Rundt i havkajak
23. august Søndre havnedag 23. august Kanojaktrim Esrum Sø 5.-6. september - Samsø 13. september TdG Tour de Gudenå Ad 4 Godtgørelse for transport Vi skal have en mer ens praksis for hvad der gælder af regler for klubbens godtgørelse til transport Der har været eksempler på forskellig praksis og forventninger. Klubbens drift beror i afgørende grad på, at vi trækker på gode frivillige kræfter, der stiller sig til rådighed for en meget mangfoldig vifte af opgaver med vedligehold, udbygning, arrangementer, kørsel, instruktion, træning o.m.a. Det er opgaver, som klubben ikke har økonomisk baggrund for at betale sig til at få løst, men som kun løses fordi klubbens medlemmer gerne stiller op og bidrager med det hver især har at byde ind med. Det er det der gør os til en fantastisk klub, der kan drives for et lavt kontingent. Udgifter til transport er generelt også udgifter som klubbens medlemmer selv afholder ved at man kører sammen og for hinanden og selv indbyrdes afklarer betaling eller afregning, hhv. at det går nogenlunde op ved at man skiftes til at lægge køretøj til. Ligeledes er praksis, at klubbens medlemmer selv betaler startpenge ved de arrangementer man tilmelder sig. For ungdommens deltagelse i stævner og enkelte klassiske stævnearrangementer betaler klubben dog generelt startpenge. I følgende tilfælde har klubben valgt, at det er rimeligt refundere udgifter til transport og evt. bro. Transport i forbindelse med ungdommens deltagelse I stævner, træningssamlinger/-lejr, dog refunderes ikke forældres medvirken og kørsel, der I disse sammenhænge regnes som et bidrag til den frivillige indsats. Transport i forbindelse med seniormedlemmers deltagelse i kurser og træningssamlinger, hvor tilmelding er sket efter aftale og bevilling af klubben Når klubben dækker transport honoreres, der med en takst, der dækker udgiften til brændstof. Svarende til, at der afregnes kr. 2,10 pr. kørt km i bil, der trækker trailer og med kr. 1,05 ved kørsel I bil ved persontransport. Ligeledes refunderes broafgift, når det er aktuelt. Som udgangspunkt forudsættes det, at klubbens dækning af transport altid er aftalt og godkendt, samt at der i videst muligt omfang organiseres samkørsel når flere deltager i samme arrangement. Ad 5 Opfølgning på arbejdsopgaver Dette er allerede sket: Rene og Preben har fulgt op på eftersyn af havkajakker. Der er skiftet nogle stumper på Ysakkerne Søren har lavet glasfiberarbejde på Fjorden Kim har (næsten) færdigjort tømmerarbejdet med terassen Der er kommet måtter på broen til erstatning for dem der var gået til Beslagene på dør i mellemskur skal rettes op
Mangler at blive fulgt op: Maling af træværk udendørs måske vil 60+ gerne organisere en arbejdsdag med dette formål der skal indkøbes maling og der skal afklares tidspunkt for en eller flere arbejdsdage. Når containerne kommer, skal de indrettes og males kender ikke tidshorisont Der skal nye slanger på kajakbommene Evt. maling af badeværelse indvendig Vandrør på toilet skal males. Udskiftning af køkkenelementer og hvad dermed følger Den 20.-22. juni sætter Leif og Anders køkken op. Kirsten tjekker leverancer op. Ad 6 Venteliste, kurser 2014 og frigivelseskrav - evaluering Ventelisten Evaluering af vores ventelisteprocedure med registrering af profil og indbetaling af depositum, kr. 100,-. Generelt har den ny procedure virket efter hensigten og det har forenklet registrering og betaling. Proceduren har synet lidt vanskelig for nogen, men all i alt er erfaringerne gode. På den baggrund vælger vi at fortsætte med denne form. Vi nulstiller ventelisten for 2014 og opretter ny for 2015. De der står på venteliste 2014 gives muligheden for at blive flyttet til venteliste 2015 eller få deres depositum retur. Og så giver vi mulighed for at nye kan skrive sig på venteliste 2015. Kurser 2014 Evaluering af opstart af kursushold: opstart er gået OK der har været lidt problemer med at få koordineret datoer instruktørerne imellem. Det har for vore nye kursister måske virket lidt rodet. Alt i alt er det dog lykkedes at få koordineret kursusdatoerne og programmet er blevet sat op. Efter introduktionsdage for nye kursister er der er oprettet 2 hold for seniorer, der skal på kursus i tur- og havkajak og der er oprettet et hold for 60+ i havkajak. Kursustidspunkter fremgår af hjemmesiden http://www.koegekajak.dk/kursusplaner-for-2014 Der er sat system i tekniktræning for havkajak, der nu kører hver mandag på klubaftener sommeren over. Når de nye kursister har været igennem deres program, så er mandagene et tilbud, hvor de kan fortsætte med øve få rutine og træning i kursuskravene. Rene koordinerer. Frigivelse Der er efterlyst mere præcisering af hvordan man frigives som ny roer. Især hvad instruktørerne skal tage sig af og hvad andre skal tage sig af. Klubbens frigivelseskrav er revideret sidste år efter drøftelse med instruktørerne. Det er det sæt regler vi fortsat følger: Kriterier for frigivelse: http://www.koegekajak.dk/kriterier-for-frigivelse-som-roer Der er tre krav til kursistens færdigheder:
1. Færdigheder på EPP2 niveau 2. 600 m svømning 3. Min. 50 km roning efter kursus Ad 1. Instruktørerne gennemfører kursusforløb i tur-/havkajak iht. EPP2 kravene og står for en evaluering af kursisternes EPP2 færdigheder. Vurderer instruktørerne i deres evaluering, at den enkelte kursist opfylder EPP2 kravene giver instruktøren besked til Kirsten Brodersen, der på den baggrund foretager en indberetning til DKF, så EPP2 bevis kan udstedes. Vurderes EPP2 kravene ikke at være opfyldt ved evaluering gives en vejledning i hvad der mangler og hvad der bør trænes yderligere. Instruktøren skal også her give besked til Kirsten, så modtagelse af DKF blad kan blive registreret. Hver mandag er der tilbud om tekniktræning, som kursisten kan deltage i sammen med erfarne roere, så yderligere færdighed/rutine kan øves. En senere evaluering ved en instruktør vil så kunne komme på tale og EPP2 bevis kan udstedes, når færdigheder er godkendt. Ad 2. Kursisterne skal kunne svømme 600 m i svømmehal eller hav. Dokumenteret ved at distancen er svømmet under opsyn. Ad 3. Efter kursus/evaluering skal kursisten ro for at opnå rutine kravet er mindst 50 km, der dokumenteres ved notering på rokort. Spørgsmålet om frigivelse som roer i klubben skal instruktørerne ikke tage stilling til, men deres evaluering af kursistens færdigheder er et afgørende kriterium for at frigivelse som roer i klubben kan ske. Onsdag i uge 34 er sat som dato for bestyrelsens stillingtagen til frigivelse af nye roere. På dette tidspunkt er det forventningen at de nye medlemmer har benyttet de ca. 1 ½ måned efter kursets afslutning til at øve færdigheder og ro, så der er opbygget rimelige rutiner og færdigheder og de er givet mulighed for at deltage i flere af klubbens arrangementer og fået et godt kendskab til hvad klubben tilbyder. Har instruktør godkendt færdigheder, har man vist at man kan svømme 600 m og er rokort ført og der er roet mindst 50 km, så vil frigivelse umiddelbart ske og der bliver udleveret nøgle. For nøglen skal der betales et kontakt depositum på kr. 100,- Kan frigivelse ikke ske umiddelbart i uge 34 sker en evaluering og vejledning i hvad der skal arbejdes mere med. Ad 7 Tryggevælde å Trim løb 2014 Arrangementet er evalueret. Generelt er vurderingen, at løbet er gennemført som planlagt. Ærgerligt med begrænsning i antal deltagere. Hjalp også, at det var godt vejr, så alle var glade. Fint at Bjergkæden stillede op med sponsorpræmier. Denis og Søren har haft et med møde med Vallø Camping om det sommerarrangement, som vi har aftalt med Vallø stift, at vi gennemfører: Det holdes som en slags åbent hus arrangement den 25.
juli kl. 10.00-13.00 konceptet bliver i stil med det vi tilbyder på Søndre havnedag. Følges op af Denis og Søren, men der skal bruges nogen frivillige. Ad 8 Status Køge Kyst Betonkanten er fjernet og der er gjort klar til at der kan placeres containere. Vi har haft møde med Køge Kyst om deres planer herfor. Der er ikke bud på endelige tidspunkter og kommunen skal give endeligt svar på de containere der skal stilles op. Der skal opføres nogle brandhæmmende mure i skel. Og så bliver der sat en fælles bådebro op, der går ud fra molekanten. Planerne for høfden og den nye strand og broerne i den forbindelse, kommer der først skub i sent på sommeren, så vi har fortsat rimelig adgang til vand i denne sæson. En konsekvens bliver, at vi får spærret den højre dør i værkstedscontaineren Det er løst, så den venstre dør kan åbnes. Ad 9 Andet Dialogmøde den 8. maj i Ravnsborghallen med kulturudvalget i Køge de skal pejle sig ind på en ny stor idrætsstrategi. Nok ikke lige de små klubber, der er i fokus her. Der holdes nyt møde den 21. juni. Vi søger udviklingspuljen om støttemidler til udgifter ved landsholdsdeltagelse i kvalifikationsløb og NM. Trailervedligeholdelse lys og dæk på trailer? Anders følger op. Ad 10 - Næste møde Næste møde holdes den 24. juli kl. 19.30 hos Denis D. Ad 12. Eventuelt Intet under dette punkt