Referat af ordinær generalforsamling i Ejerforeningen Eremitageparken afholdt den 30. april 2009 kl. 19.00 i Kuhlau-Salen, Lyngby Kulturhus Der var repræsenteret cirka 50 lejlighedsejere. Herudover var der repræsentanter for Nordea ejendomsinvestering og Lyngby-Taarbæk Kommune. Nordea Ejendomsinvestering A/S havde på generalforsamlingstidspunktet fordelingstal 3.301/10.000 og Lyngby-Taarbæk Kommune 991/10.000. Foreningens administrator, Dan-Ejendomme as, var repræsenteret af kundeansvarlige Peter Wossler og ejendomsadministrator Christiern Håkansson, samt projektleder Per Rønn Andreasen. Bestyrelsen for Ejerforeningen Eremitageparken var repræsenteret ved: Erik Husmark, formand Flemming Palshof Ole Peetz-Schou Lyngby-Taarbæk Kommune v/ Jacob Lundgaard Nordea Ejendomsinvestering A/S v/ Anette Schliemann var repræsenteret ved fuldmagt. Endvidere deltog advokat Erik Korpela-Andersen. Formanden, Erik Husmark, bød velkommen. Bestyrelsen, samt advokat og administrator blev præsenteret. 1. Valg af dirigent Formanden foreslog advokat Erik Korpela-Andersen valgt som dirigent og han blev enstemmigt valgt. Dirigenten takkede for valget og kunne med de tilstedeværendes samtykke erklære generalforsamlingen for lovligt indvarslet. 2. Bestyrelsens årsberetning for 2008. Erik Husmark aflagde bestyrelsens årsberetning. Beretningen er vedlagt dette referat. Formandens beretning blev taget til efterretning uden spørgsmål. 3. Orientering om renoveringsprojekt. Per Rønn Andreasen fremlagde status på renoveringsprojektet. Arbejderne var alle afsluttet i løbet af vinteren 2008/2009 og bortset fra nogle få sager om mangeludbedring var renoveringsprojektet på tidspunktet for generalforsamlingen afsluttet. I løbet af 2009 ville de fleste af arbejderne blive evalueret i forbindelse med et-års-gennemgangen. Til fremlæggelsen blev der på storskærm vist en præsentation af de vigtigste punkter og tal. Oversigt over det samlede byggeregnskab havde været vedlagt indkaldelsen til generalforsamlingen. Per Rønn Andreasen gennemgik de enkelte delprojekter hver for sig og lagde vægt på at beskrive hvilke ekstra-arbejder der undervejs var foretaget ud over hovedkontrakterne. Ekstra-arbejderne havde for de flestes vedkommende været nødvendige arbejder som følge af skader og mangler opdaget undervejs i renoveringen. Det havde særligt vist sig Referat af ordinær generalforsamling 1 30. april 2009
ved betonrenoveringen og malerarbejde på vinduer og døre, samt ved udskiftningen af alle flisebelægningerne på fællesarealer. Som det blev fremlagt på foreningens ordinære generalforsamling foråret 2008 havde man valgt at renovere samtlige trappeopgange. Hvilket ikke havde været en del af det oprindelige projekt, hvor kun en del af trappeopgangene var planlagt renoveret. Herefter var der mulighed for at stille spørgsmål og komme med indlæg. Nedenfor er debatten gengivet i hovedtræk. Der var spørgsmål til malerbehandlingen af vinduerne. Per Rønn Andreasen svarede at trævinduer normalt skulle males for hvert 6-8 år. Så med det afsluttede malerarbejde var der nogle år til alle vinduer skulle males igen. Flere ejere havde kommentarer til flisearbejderne og betonrenoveringen. Per Rønn Andreasen svarede man aktuelt var i gang med den endelige gennemgang af det samlede arbejde med udskiftning af fliser. Mangler, der faldt ind under garantien på arbejdet, ville blive udbedret denne sommer. Andre skader skyldtes det slid der allerede var sket på de belægninger der var lagt først. Projektet med udskiftning af fliserne havde været påbegyndt flere år før vedtagelsen af en samlet renovering af ejendommen. På kommentar om facadeafrensningen fortalte Per Rønn Andreasen at facaderne var blevet behandlet med algedræbende midler og at alle alger var konstateret døde. De døde alger, der endnu ikke var vasket ned af regnen, gjorde at murene stadig var mørkere end det lovede endelige resultat. Der var en længere debat om legepladserne og deres udsmykning. Det nye græs var endnu ikke helt tæt. Rulleskøjtebanen var man ikke tilfreds med og entreprenøren ville blive bedt om at foretage ændringer. Inden generalforsamlingen havde administrator modtaget brev fra Hans Chr. Christensen, Eremitageparken 51, om udsmykningen på legepladserne. På generalforsamlingen havde man en kort debat om især murene til udsmykning. Det blev fra salen nævnt at murene i deres overordnede udformning havde været en del af planen Fra gråt til godt som var fremlagt og godkendt på en generalforsamling for en del år tilbage. Det var ved udførelsen af denne plan man også havde påbegyndt renoveringen af flisearealerne. En ejer ville have garanti for, der ikke ville komme flere udgifter for foreningen vedrørende afslutningen af delprojekterne. Per Rønn Andreasen gennemgik i den forbindelse reglerne i AB 92 om betingelser og betaling for entreprenørarbejder. I forbindelse med et-års-gennemgangen vil man tage stilling til fejl og mangler ved arbejdet. Slid og skader påført efter afleveringen af arbejder er ikke omfattet af en garanti. Efter at yderligere spørgsmål var blevet besvaret blev orienteringen taget til efterretning. 4. Forelæggelse af årsregnskab for 2008 med påtegning af revisor til godkendelse. Regnskabet havde været udsendt til samtlige medlemmer sammen med indkaldelsen. Peter Wossler fremlagde regnskabet. Han nævnte blandt andet: Foreningens lejlighed havde siden juni 2008 været lejet ud, hvilket betød en lejeindtægt, som det fremgik af regnskabet. Udgiften til vand havde været meget stor på grund af stigende priser pr. m3 på vand. Referat af ordinær generalforsamling 2 30. april 2009
Der havde været større udgifter til renholdelse og vicevært end budgetteret. I sommeren 2008 var ejendommens tidligere inspektør gået på pension. Peter Wossler gennemgik vedligeholdelsesudgifterne og kommenterede flere poster. Samlet havde året 2008 givet et resultat på 1,2 millioner i underskud. Forud for generalforsamlingen havde administrator modtaget en række spørgsmål til regnskabet fra Kaj Thomsen, Eremitageparken 15, st. A. Henvendelsen var blevet besvaret skriftligt forud for mødet. Peter Wossler fremlagde svarene. Herefter var der mulighed for at stille spørgsmål. Der var kommentar til budgettallene som de var angivet i regnskabets resultatopgørelse; disse tal var ikke direkte sammenlignelige med de budgettal der kunne læses af referatet fra sidste års ordinære generalforsamling. Det blev nævnt at der burde være gennemsigtighed mellem det fremlagte budget og resultatopgørelsen i det følgende regnskab. Der var en kort debat om udgiften til låse og nøgler. På spørgsmål om budgetoverskridelsen forklarede dirigenten at bestyrelsen er ansvarlig for driften af ejendommen og i den forbindelse, om nødvendigt, kunne foretage overskridelser af budgettet. Der var en længere debat om udgifterne i note 10 om større vedligeholdelse. På specifikt spørgsmål om udgift til tagventilation, blev der svaret at bestyrelsen havde besluttet at bruge de 955.480,- kroner det kostede at skifte alle tagventilatorer. De gamle var begyndt at sætte ud og den nødvendige reparation af de gamle ville være blevet meget kostbar. Herefter blev regnskabet godkendt ved håndsoprækning med stort flertal. 5. Behandling af indkomne forslag. Administrator havde den 24. marts 2009 modtaget forslag fra Hans Chr. Christensen, Eremitageparken 51, om udsmykningen på legepladserne. Forslaget var indsendt for sent til ifølge vedtægterne at blive behandlet som forslag på generalforsamlingen. 6. Vedtagelse af budget for regnskabsåret 2009. Bestyrelsen havde fremlagt to forslag til budget 2009. Udgiftsposterne var identiske; de to forslag adskilte sig ved om opkrævning til fællesudgifter skulle forhøjes til 105,67 kroner pr. fordelingstal/ måned eller forblive uændrede. Begge forslag havde været vedlagt indkaldelse til generalforsamlingen. Kaj Thomsen, Eremitageparken 15, st. A havde indsendt et tredje forslag, som dirigenten læste op. Forslaget lød: Jeg må primært foreslå en nedsættelse af opkrævningen til fællesudgifter med ca. 10%, hvilket vil give et underskud på ca. kr. 2.000.000, som finansieres via egenkapitalen. Peter Wossler fremlagde budgetforslag for 2009. Han nævnte at en vedtagelse af forslag A indebar en forhøjelse af opkrævningen på cirka 8 %. Herefter fremlagde Kaj Thomsen sit forslag om nedsættelse af opkrævningen med 10 %. Formand Erik Husmark gav den kommentar at bestyrelsens forslag til vedligeholdelsesudgift var baseret på en gennemgang af ejendommen fra 2008, der viste Referat af ordinær generalforsamling 3 30. april 2009
der ville være store nødvendige vedligeholdelsesarbejder over de næste 10-12 år som man burde spare op til. Der var debat om værdifastsættelsen af ejerforeningens egen lejlighed. Jacob Lundgaard fra Lyngby-Taarbæk Kommune kommenterede at bestyrelsen nogle år tidligere var blevet bedt sørge for en langsigtet planlægning af vedligeholdelsesopgaverne. Han mente man med bestyrelsens budgetforslag havde taget højde for at planlægge for fremtidig vedligeholdelse. På spørgsmål om muligheder for besparelse i driften, sagde Per Rønn Andreasen at bestyrelsen sammen med ejendommens inspektør og administrator løbende indhenter kontroltilbud på de faste leverandører og i forbindelse med for eksempel renoveringssagen havde alle store arbejder i udbud. En ejer forespurgte til muligheden for at få fordelingsregnskab for vand i ejendommen. Bestyrelsen ville undersøge muligheden. Flere ejere ønskede mere åbenhed fra bestyrelsens side om den løbende drift af ejendommen. Herefter bragte dirigenten de tre forslag til budget 2009 til afstemning. Man begyndte med afstemning om forslag B, herefter forslag A og til sidst forslag fra Kaj Thomsen. Efter endt afstemning konstaterede dirigenten at forslag B var vedtaget med overvældende flertal. Referat af ordinær generalforsamling 4 30. april 2009
Budgettet blev vedtaget således: Indtægter Aconto E/F-bidrag... 11.738.000 Andre indtægter... 115.000 I alt... 11.853.000 Renteindtægter... 100.000 Indtægter i alt... 11.953.000 Udgifter: Elektricitet... 720.000 Vand... 3.100.000 Renovation... 1.015.000 Øvrige afgifter... 9.000 Forsikringer... 768.000 Abonnementer... 79.000 Vicevært/renholdelse... 2.453.000 Funktionærbolig... 44.000 Administrationshonorar... 418.000 Revisor... 35.000 Advokatbistand... 20.000 Udarbejdelse af varmeregnskab... 190.000 Diverse... 96.000 Løbende vedligeholdelse... 3.685.000 Større vedligeholdelsesarbejder... 0 Renteudgifter... 0 Afskrivninger... 168.000 Selskabslokaler... 10.000 Møntvaskeri... 85.000 Samlede udgifter i alt... 12.895.000 Årets underskud... -942.000 Det vedtagne budget medfører uforandrede opkrævninger til fællesudgifter. 7. Valg af bestyrelse og suppleanter a. Valg af bestyrelsesmedlemmer. Tre medlemmer af den bestående bestyrelse, samt værende suppleant genopstillede. Bestyrelsesmedlemmerne præsenterede sig selv for forsamlingen. Dirigenten forklarede at Lyngby-Taarbæks repræsentant ikke var på valg. Referat af ordinær generalforsamling 5 30. april 2009
Herudover opstillede to kandidater. Disse præsenterede sig selv. Dirigenten ønskede skriftlig afstemning; der kunne stemmes på følgende kandidater: Erik Husmark Flemming Palshof Anette Schliemann Nina Kjeldsen Klaus Dyrløv Madsen Jakob Bischoff Efter endt optælling af stemmerne konstaterede dirigenten at bestyrelsen herefter er sammensat således: Erik Husmark, Eremitageparken 319, 2. C Flemming Palshof, Eremitageparken 35 Anette Schliemann, Nordea Ejendomsinvestering A/S Nina Kjeldsen, Eremitageparken 291 Jacob Lundgaard, Lyngby-Taarbæk Kommune b. Valg af 2 suppleanter. Klaus Dyrløv Madsen og Ole Peetz-Schou opstillede som suppleanter. Begge blev valgt. Klaus Dyrløv Madsen, suppleant, Eremitageparken 163 Ole Peetz-Schou, suppleant, Eremitageparken 189 8. Valg af revisor Revisionsaktieselskabet Piaster, Løfgreen & Partnere blev genvalgt. Der var spørgsmål til om revisor kunne deltage på næste ordinære generalforsamling og fremlægge regnskabet. 9. Eventuelt Der var flere spørgsmål til vedligeholdelsen af ejendommen, blandt andet vedrørende maling af ovenlysvinduer og kuldebroer som ved manglende opvarmning kan give fugtproblemer. Foreningen ved fra tidligere sager at sådanne problemer ikke dækkes som forsikringsskader, da ejendommen på opførelsestidspunktet overholdt alle krav til varmeisolering. En ejer ønskede dannelse af udvalg til løsning af specifikke opgaver, samt oprettelse af en fast e-mail på ejerforeningens hjemmeside til kontakt mellem ejere og bestyrelse. Efter besvarelse af enkelte yderligere spørgsmål erklærede dirigenten generalforsamlingen for afsluttet klokken 22.20. Lyngby, den / 2009 Advokat Erik Korpela-Andersen Dirigent Referat af ordinær generalforsamling 6 30. april 2009