Projekt tidsstyring Generel orienteringsbriefing Præsentationen er opdelt i 4 afsnit hhv.: - Overordnet orientering om projektet og formål - Projektet set fra medarbejderen - Projektet set fra tidsadministratoreren - Projektet set fra chefen - Kommunikation Uklassificeret
Overordnet formål med tidsstyring Forsvarsministeriet har besluttet at indføre et nyt tidsstyringssystem. Systemet bliver mere enkelt og giver mere direkte dialog mellem chef og medarbejder. Projektet understøtter statens initiativ om god arbejdsgiveradfærd gennem øget fokus på hvordan personale, løn og arbejdstid bruges bedst muligt til at understøtte kerneopgaverne.
Med tidsstyring får vi Tidsstyringssystemet skal sikre en professionel håndtering af planlægning og styring af ressourcer samt skabe det nødvendige overblik over forbrug af tid til gavn for den enkelte medarbejder, chefer og koncernen
Hvad får vi ud af tidsstyring Bedre og fremadrettet overblik over arbejdstid og frihed for medarbejder og chef Forbedret dialog ml. chef og medarbejder vedr. disponering af arbejdstid og frihed, fordi chefen og medarbejderen kan handle aktivt og fremadrettet En portal til medarbejder og chef og mere brugervenlig platform Chefen får et bedre værktøj til håndtering af merarbejde mv. Mere dynamiske planlægningsværktøjer for tidsadministratorer (TAM) Time Managers Work Place + shift planning (Bemandingsplanlægning ) Reduktion af arbejdstidsplanregler Antallet af arbejdstidsplanregler reduceres fra ca. 5.000 til ca. 300. Rapporter for bedre overblik moderniseres Mere enkel måde for TAM at lægge personalet ind i systemet Færre skærmbilleder Status hver måned til medarbejder via E boks Nemmere implementering af nye overenskomster Reducerede driftsudgifter i FKIT.
De rå fakta om projektet Koncernfælles projekt Forventeligt klar medio 2017 Alle styrelser inkl. FE & Beredskabsstyrelsen 40 forskellige arbejdstidsaftaler + det løse Projektgruppe og interessenter 10 medarbejdere fra FPS 5 medarbejdere fra FKIT 10 konsulenter fra IBM 15 medarbejdere i en brugergruppe 25 medarbejdere ved SYBA ændret procedure 750 tidsadministratorer 1640 chefer (arbejdstidsdisponenter) Tidsdata for 20.000 medarbejdere skal overføres ifm. ibrugtagning
Situationen i dag arbejdstidsregistrering og godkendelse I dag: Al arbejdstid lagt ind på forhånd for alle Men planerne holder ikke Stigende behov for registrere på forskellige formål Registrering og godkendelse sker når måneden er gået Chefen og myndigheden kan derfor først se resultatet når det er for sent. Det svarer til at forsøge at styre en bil efter bakspejlet.
Situationen i dag arbejdstidsregistrering og godkendelse Brugervenligheden ligger på et meget lavt niveau, hvilket betyder Alle kan taste alt Også det man ikke er berettiget til (fx døgntjeneste for akademikere)
Situationen i morgen Nye overenskomster stiller krav om en hurtigere integration af nye løsninger. Specialudviklede løsninger er en bekostelig affære, og der er behov for i større grad at anvende standardløsninger med minimal tilpasning dette understøtter Tidsstyring!
Medarbejderperspektivet
Hvad får medarbejderen ud af det? Synlighed og bedre overblik Direkte adgang til egen status Mulighed for aktiv registrering på ugebasis Team kalender (se kollegaers ferie og friheder mv.) Potentiel ulempe Aktiv registrering (ugebasis er best practise) Dog ikke i de operative enheder (der sørger TAM for dette)
Tidsregistrering Der er 3 måder at foretage tidsregistrering på Almindelig medarbejder (uden adgang til portal) via tidsadministrator (TAM) Medarbejdere med adgang til medarbejderportalen (CATS) Medarbejdere der registrere via terminaler (Promark)
Registrer arbejdstider i medarbejderportalen (ESS = Employee Self Service)
Frihedsansøgning for portalbruger Fraværsansøgning for ferie og særlig ferie sker via medarbejderportalen I medarbejderportalen kan du se: Status på ansøgninger Kalender for egne frihedsansøgninger + øvrigt fravær Teamkalender for kollegaer i egen afdelingen. Egne tilgængelige tidskonti (kvoter ) Godkendelse af frihedsansøgninger
Frihedsansøgning for portalbrugere i medarbejderportalen
Tidsregistrering PROMARK bruger Brugerne skal registrere komme-/gåtider via Promarkterminalerne som hidtil. Eventuelt manglende tidsregistreringer i Promark skal foretages af tidsadministratoren i Time Managers Workplace (TMW). Specifikke fejlbeskeder vises også her. Nye årsagskoder på Promark iht. regeldatabasen (færre af slagsen).
Tidsstyring sender tidsopgørelse til e-boks I forbindelse med dannelse af tidsevalueringen bliver, der oprettet data, så der kan laves en månedlig opgørelse (beregnet tid) for hver medarbejder. Den dannes i PDF format som skal sendes til medarbejderens e-boks. Dette sker som et batchjob. Kan køres manuelt og gemmes lokalt. Opgørelsen kan ligeledes ses i medarbejderportalen.
Eksempel på opgørelse der sendes til e-boks
Retroberegning. Der bliver mulighed for at ændre på tidsregistreringer, tilbage til starten af det kvartal man pr. dags dato er i samt 8-10 dage ind i efterfølgende kvartal. Når der ændres i tidsregistreringer som ligger før dags dato, sker der automatisk en retroberegning af kvoter samt lønkoder. Under retroberegningen vil systemet automatisk tage hensyn til lønkoder som allerede er godkendt og kun oprette lønkoder på den deltamængde der mangler. Har der tidligere været udløst for mange enheder af en lønkode, oprettes deltamængden med et negativ fortegn. LKO som oprettes manuelt via IT 2010 Timesedler, vil ikke indgå i en eventuelt retroberegning.
Tidsadministratorens perspektiv
Hvad får tidsadministratoren (TAM) ud af det? Mere brugervenligt planlægningsværktøj Time managers workplace og shift planning (bemandingsplanlægning) Resultater og planlægning kan ses direkte i systemet Potentiel ulempe Detaljeret planlægning tager tid Ingen kobling til økonomisk konsens for fx merarbejde (hvilket der heller ikke er i dag)
Planlægning af arbejdstid Bemandingsplanlægning Planlægning foretages af tidsadministrator (TAM) i Shift planning (Bemandingsplanlægning)
Time Managers Workplace (TMW) Frihedsansøgning almindelig MA eller terminalbruger via PROMARK For brugere uden adgang til portalen skal ansøgningen ske manuelt til Chefen/Leder via en mail eller en blanket. Når Chefen/Leder har godkendt ansøgningerne lægges de i tidsregistreringen af TAM via TMW, således at disse registreringer ikke sendes til godkendelse igen, hos chefen.
Time Managers Workplace (TMW) Frihedsansøgning almindelig eller terminalbruger (PROMARK)
Chefens perspektiv
Hvad får chefen ud af det? Bedre overblik og styring af arbejdstid Mere enkel og synlig godkendelse af arbejdstid og lønarter Bedre mulighed for at disponere merarbejdstimer Teknisk: Arbejde i ét skærmbillede ( frontend ) Potentiel ulempe Arbejdstid bør godkendes på ugebasis Styrelser fastlægger egen praksis best practice er ugebasis Gælder kun civile styrelser, operative godkender fortsat på månedsbasis Lønart og arbejdstid skal godkendes separat
Eksempel på at godkende arbejdstid registreringer Her er vist 5 registrerede arbejdstider, som skal godkendes. Chefen kan godkende én for én eller alle på én gang
Godkendelse af lønarter Der laves et nyt punkt i godkendelsesbillede i lederportalen Her kan chefen klikke over de lønarter, der mangler af blive godkendt. Afviste kan også vises. Chefen kan godkende de akkumulerede lønarter pr. medarbejder eller enkeltvis pr registrering pr. lønart
Ved merarbejde fremkommer denne dialogboks Tjenesteomlægning erstatter merarbejde og godkendt merarbejde.
Konkret går projektet i dialog i form af Fokusgruppeinterview og orienteringer Chefer, medarbejdere og tidsadministratorer Præsentation og promovering af løsning for Deltagere på HR konference, DeMars erfaringsmøder Samarbejdsudvalg Chefer og kontaktudvalg Medarbejdere Dialog nedefra og op og oppefra og ned Alle skal informeres
Kommunikationsplatforme for projektet Forandringsagenter Chefer Kommunikationspakker HR partnerelementer Tidsadministratorer Floorwalkers Informationssite på HR portalen LINK Brugerspecifik, FAQ, kontakt mm. Vægaviser på etablissementer Forsvarsavisen Roadshows Uddannelse E læring og tilstedeværelse FMN HR konference 2017 DeMars erfaringsmøder
Mere information om projektet Følg linket: http://team.msp.forsvaret.fiin.dk/sites/sap-hrprojekter/tidsstyring/sitepages/startside.aspx