NOTAT Administration af Person (Beskæftigelsesområdet, Pensionsområdet) 1. Overordnet beskrivelse af processen Denne forretningsproces angår opstart og behandling af administrationssager håndteret af kommunens Ydelsescenter. Procesbeskrivelsen tager afsæt i det lovgrundlag, der er gældende frem til 01-10-2012, hvor der indføres lovændringer med betydning for opgavefordeling mellem kommunen og Udbetaling Danmark i forbindelse med bl.a. administrationssager. Hvis kommunen skønner, at en Person, der modtager en offentlig ydelse, ikke kan administrere sin økonomi forsvarligt, kan kommunen påtage sig at administrere Personens økonomi. Enten gennem en ulovhjemlet frivillig aftale mellem Personen og kommunen eller der træffes afgørelse om administration (LAS 90, Integrationsloven 40, Pensionsloven 36, Førtidspensionsloven 35) herunder bestemmelse af, på hvilken måde offentlige ydelser udbetales. En typisk begrundelse for kommunal administration af en Persons økonomi vil være gentagne misligholdelse af huslejebetaling, der dermed indberettes til fogedretten. Andre årsager inkluderer misligholdelse af betalinger af el, varme eller lignende nødvendige faste udgifter. En Person, der kommer under administration, frivilligt eller under tvang, vil altid have mindst én sag i kommunens Ydelsescenter og kan eventuelt have sager i andre af kommunens områder, fx børne/unge-området eller pensionsområdet. 1.1 Hændelse, som igangsætter processen En af følgende: Personen anmoder om at blive sat under administration. Personens gentagne ansøgninger om ekstra hjælp til fx huslejerestance, restance på el og varme. Tredjepart henvender sig vedr. potentielt behov for administration af Personen. (Tredjepart kan være: Andet kommunalt serviceområde med mistanke om uforsvarlig økonomiforvaltning, kreditor (fx udlejer, forsyningsselskab), herberg, opholdssted, fogedret, andre personer (familie, venner, nabo). 1.2 Personen modtager pension eller forsørgelsesydelse fra Ydelsescenteret. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 1/7
1.3 Sagen afsluttes, når administrationen af Personens økonomi ophører. 2. Aktivitetsbeskrivelser 2.1 Modtag henvendelse. Modtag henvendelse. Registrer henvender og henvendelse med tilhørende oplysninger og eventuelle bilag. At modtage og registrere en henvendelse, så den er klar til behandling. Personen eller tredjepart har henvendt sig vedr. potentielt behov for administration af Personen. Henvender og henvendelse med tilhørende oplysninger og eventuelle bilag er registreret på digital form klar til behandling. - Henvendelsen - Mailprogram - KMD Aktiv - Jobcenterløsningen 2.2 Opret sag At etablere en administrationssag. Indhent fra den eksisterende ydelsessag, der danner grundlag for oprettelse af en sag angående administration af Personens økonomi. Opret administrationssag og tilknyt til Personen. Start- Der er registreret en henvendelse. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 2/7
betingelse Der er oprettet en sag om administration af Personens økonomi. Person, Sag, Henvendelse. - KMD Aktiv 2.3 Oplys sag (delproces) 2.3.1 Vurder oplysninger Kontanthjælp med nedenstående afvigelser. Der indhentes oplysninger, der kan danne grundlag for beslutning efter Lov om aktiv socialpolitik 90, Integrationsloven 40, Pensionsloven 36 om, hvorvidt Personen kan sættes under administration. Oplysninger indhentes fra kommunens egen sag, dels fra tredjepart (fx forsyningsselskaber, boligselskaber, fogedret, mv.). Det vurderes, om der er behov for at lægge budget. (Fx i tilfælde af opsigelse af frivillig administration vil der ofte ikke være behov for at budgetlægning). - Henvendelsen - Personens livssituation (hvorfor skal de under administration) - Diverse regninger (fx bolig, el) - Gæld - Den kommunale ydelse - Ydelses (Social Pension, Boligydelse, Aktiv etc.) 2.3.2 Indhent supplerende oplysninger KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 3/7
2.3.3 Vurdér behov for partshøring 2.3.4 Foretag partshøring 2.4 Læg budget for Personen At fastlægge et budget, der kan danne ramme for administrationsordningen. På baggrund af kendte oplysninger om Personens økonomiske forhold samt evt. yderligere oplysninger indhentet fra kreditorer fastlægges et budget og en grundlæggende betalingsplan. Hver udgiftspost tildeles en konto med en estimeret ramme. Rådighedsbeløbet beregnes. Der administreres efter et vigtighedsprincip, først husleje, derefter el, derefter gas etc., så længe der er plads indenfor rådighedsbeløbet. Sagen er oplyst, herunder indtægt er fastlagt og oplysninger om faste udgifter er modtaget. Et budget er dannet ved fastlæggelse af rådighedsbeløb som forskellen mellem indtægter og faste udgifter. Personens indtægter Personens udgifter - KMD Aktiv 2.5 Træf afgørelse At træffe afgørelse i administrationssagen. Med udgangspunkt i de foreliggende oplysninger besluttes, KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 4/7
hvorvidt der skal træffes afgørelse om tvangsadministration, en aftale om en ulovhjemlet frivillig administration eller ingen administration. Afgørelsen er en skønssag. Hvis der træffes afgørelse om tvangsadministration, sendes en skriftlig afgørelse med klagevejledning til Personen. Hvis en pensionist sættes under administration (frivilligt eller under tvang) informeres UDK om dette, så UDK kan overføre pensionsydelsen til kommunen i stedet. Sagen er fuldt oplyst. Der er truffet afgørelse om et af følgende: Tvangsadministration Frivillig aftale om administration Opsigelse af frivillig aftale om administration Afslutning af sagen (fordi der ikke er grundlag for administration eller, at et administrationsforløb afsluttes). Potentielt alle oplysninger fra Vurder oplysninger. - Fjernpost 2.6 Indgå frivillig aftale At indgå frivillig aftale om administration af Personens økonomi. Forslag til budget kan fremlægges for Personen. Der indgås aftale med Personen og udformes et aftalebrev, som Personen accepterer. Denne aktivitet sker sammen med Personen. Der er truffet afgørelse om indgåelse af en frivillig aftale. Aftale er indgået. Budget. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 5/7
2.7 Løbende administration (delproces) OBS: På pensionsområdet opretter nogle kommuner den løbende administration som en ny sag, der har reference til afgørelsessagen. Afgørelsessagen gøres således passiv. 2.7.1 Modtag og registrér indkomne regninger At modtage og registrere indkomne regninger. Regningen modtages og vurderes. Ikke relevante regninger fx uden for det lagte budget sendes straks til Personen med oplysning om, at de ikke kan betales ud af administrationsordningen. Hvis regningen er relevant for administrationssagen, registreres den på sagen på relevant konto, og mellemregningskontoen for Personens økonomi afstemmes. Dette påvirker det beløb, som udbetales til Personen (i processen vedr. den relevante forsørgelsesydelse). Løbende administration er iværksat på baggrund af aftale med Personen eller afgørelse om tvangsadministration. Der er modtaget en eller flere regninger fra en alternativ modtager. Regningen er registreret og relevante konti er justeret og afstemt. Alternativt er regning sendt til Personen. Regningen o Beløb o Dato o Modtager Liste over relevante regninger eller OPUS 2.7.2 Registrér hændelse KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 6/7
At identificere og kategorisere en hændelse, som er indtruffet under den løbende administration. en vurderer og registrerer hændelsen. Ved administration af pensionister vil der hver måned være en hændelse, der indeholder månedens pensionsudbetaling fra UDK (dette vil sandsynligvis være håndbåret). Der er indtruffet en hændelse under den løbende administration. Hændelsen er kategoriseret som en af: Personens opsigelse af en frivillig aftale om administration, hvilket fører til genoplysning af sagen og afgørelse. En anden hændelse, der fører til genoplysning af sagen og afgørelse. En hændelse, der ikke får indflydelse på sagsforløbet. Information om hændelsen. 2.8 Afslut sag KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 7/7