Digitaliseringsstrategi for Børn og Unge Børn og Unge arbejder for, at alle børn og unge fra 0 til 18 år bliver så dygtige de kan, får lige muligheder og trives. Digitaliseringsstrategien understøtter denne vision, og tager afsæt i Aarhus Kommunes Børn og Unge Politik om at udvikle personligt robuste, livsduelige og kreative børn og unge, der er glade og sunde, og som deltager i og inkluderer hinanden i fællesskaber. Strategien sikrer en fokuseret og prioriteret digitalisering, der gavner både den pædagogiske og administrative praksis. Digitalisering er ikke et mål i sig selv, men et middel til at understøtte Børn og Unges effektmål for forældresamarbejde, læring og udvikling, trivsel og sundhed og rummelighed. Konkret bidrager digitaliseringsstrategien til opnåelse af de overordnede effektmål ved at: Side 1 af 8 BØRN OG UNGE Aarhus Kommune understøtte en tidlig indsats sikre bedre progression for alle børn sikre stærkere forældresamarbejde, herunder bedre forældrekommunikation og vejledning understøtte medarbejdernes arbejdstilrettelæggelse og bidrage til optimering af ressourcer Endelig sikrer digitalisering en tidssvarende og effektiv kommunikation internt i Børn og Unge og eksternt med Børn og Unges forældre og samarbejdsparter. Strategien fokuserer især på at skabe sammenhængende forløb i et 0-18 års perspektiv, stille digitale arbejdsværktøjer til rådighed for alle medarbejdere, udvikle digitale kompetencer i den virkelighed, som Børn og Unges medarbejdere arbejder i, samt sikre en mere tydelig fordeling af ansvar og opgaver i relation til digitalisering. Disse fokusområder består af fire prioriterede temaer, som er målrettet opgaveløsningen i alle afdelinger i Børn og Unge centralt som decentralt: 1. Ny organisering og governancemodel for Børn og Unges digitaliseringsindsats 2. Sammenhængende pædagogiske forløb. Digitalisering af den pædagogiske praksis i et 0-18års perspektiv 3. Alle medarbejdere i Børn og Unge har adgang til relevante itværktøjer og har de rette digitale kompetencer 4. Fortsat fokus på digitalisering af administrative processer Med temaerne forholder Børn og Unge sig både proaktivt til de udefrakommende forventninger i de nationale initiativer, de fælles initiativer i Aarhus Kommune og til egne forretningsmæssige behov og modenhedsniveau. Børn og Unge ser positivt på den globale udvikling, hvor digitaliseringen kan bidrage til større samhørighed og hvor kommunikation og videndeling kan foregå på tværs af kulturelle skel og grænser.
I takt med, at Børn og Unge fører strategien ud i livet, vil børn, unge og deres forældre opleve en større sammenhæng gennem mere transparente og helhedsorienterede pædagogiske forløb, hvor relevant information om det enkelte barn altid står til rådighed. Forældre vil i stigende grad opleve at blive inddraget aktivt i barnets læring og trivsel gennem bedre mulighed for kommunikation, videndeling og opfølgning. Samtidig vil overgange f.eks. fra daginstitution til skole eller mellem skolen og fritids-/ungdomstilbud opleves som glidende med udgangspunkt i det enkelte barn. Side 2 af 8 Børn og unge vil opleve, at it i højere grad er en integreret del af hverdagen. Læringen bliver øget og foregår på nye og spændende måder. Med digitalisering vil læring kunne foregå uafhængigt af tid og rum, og allerede fra barnets første år vil digital dannelse være et centralt begreb. Børn og unge vil gennem hele deres opvækst have mulighed for at gemme deres produktioner og oplevelser digitalt og kunne tilgå dem i skyen. Medarbejdere og ledere i Børn og Unge vil opleve et styrket fagligt fællesskab med bedre adgang til viden og deling af viden om børn og unge. Videndeling og opfølgning vil både handle om sundhedsindsatser i tandpleje og sundhedspleje, og læringsforløb og trivselsindsatser i skole, dagtilbud samt fritids- og ungdomsskoletilbud.. Medarbejdere og ledere vil opleve mere effektive og smidige arbejdsgange og bedre muligheder for digital kommunikation både internt i Børn og Unge og eksternt med samarbejdsparter. Fællesskabet om digitalisering bliver styrket gennem en ny organisering af digitaliseringsindsatsen, en governancemodel samt kompetenceudvikling. Med en mere strategisk tilgang til digitalisering vil medarbejdere og ledere opleve en større grad af koordinering og prioritering af indsatser på tværs af Børn og Unge. Ledere og medarbejdere vil samtidig skulle forholde sig til, hvordan digitalisering skaber værdi ved at tænke digitalisering ind i eksisterende handleplaner, Endelig vil Børn og Unges samarbejdsparter opleve, at det bliver lettere at kommunikere digitalt med Børn og Unge, og at Børn og Unge agerer endnu mere proaktivt i relation til digitalisering. Eksterne rammer for digitaliseringen i Børn og Unge De eksterne rammer for digitaliseringen i Børn og Unge er dels nationale initiativer og dels initiativer på kommuneniveau i Aarhus Kommune. Blandt de nationale initiativer er det fælles brugerportalsinitiativ, den fællesoffentlige strategi for digital velfærd og folkeskolereformen de vigtigste initiativer. Aftalen om konkretisering af det fælles brugerportalsinitiativ for folkeskolen indebærer en ny fælles infrastruktur og fastlæggelse af nationale standarder samt en kommunal anskaffelse af it-systemer, der understøtter kommunikation, læring og trivsel på folkeskoler. Som led i Strategi for digital velfærd (2013-2020) er der gennemført en række analyser med relevans for børne- og ungeområdet, herunder analyser af effekten ved digitale læremidler samt udbredelse af digitale læremidler i daginstitutioner. Der er endnu ikke indgået bindende aftaler på baggrund af analyserne, men Børn og Unge følger de fællesoffentlige og fælleskommu-
nale strategier, der sammen med ny lovgivning og de årlige økonomiforhandlinger stiller nye krav til digitalisering. Folkeskolereformen betyder nye vilkår for forældreinddragelse, lærernes arbejdstilrettelæggelse og en mere varieret undervisning, hvor it er redskab til at imødekomme disse krav. For eksempel kan digitale læringsforløb understøtte lærernes arbejdstilrettelæggelse og digitale læremidler kan sikre en mere differentieret undervisning, målrettet til den enkelte elev. Det er vigtigt, at Børn og Unge fortsat fokuserer på at bruge digitaliseringsstrategiens konkrete projekter til konkret at understøtte implementeringen af reformen. Side 3 af 8 På kommuneniveau deltager Børn og Unge aktivt i det fælles arbejde i Aarhus Kommune med kanalstrategi og fremtidens kommunikationsplatforme, sikkerhedspolitik mv. Børn og Unge skal desuden sikre de rette forudsætninger for interessevaretagelse, så indsatsen på kommuneniveau så godt som muligt understøtter Børn og Unges strategi. Børn og Unge vurderer løbende mulighederne for samarbejde med andre aktører, herunder andre magistratsafdelinger, både hvad angår de nationale initiativer og initiativer på kommuneniveau. Fra strategi til handling Strategien er suppleret med en handleplan som på et overordnet niveau beskriver de konkrete projekter, som Børn og Unge i de kommende år planlægger at gennemføre. Projekterne vil løbende blive vurderet og justeret i forhold til organisationens behov. Samtidig skal digitaliseringsstrategien understøttes af lokale planer for, hvordan digitalisering skaber værdi for dagtilbud, skoler og Børn og Unges fælles funktioner. Dette understøtter, at Børn og Unge udnytter digitalisering bedst muligt med respekt for de fælles rammer for digitalisering. Den digitale vej til øget læring, trivsel og lige muligheder Tema 1: Ny organisering og governancemodel for Børn og Unges digitaliseringsindsats Børn og Unge vil reorganisere digitaliseringsindsatsen og etablere en tværgående digitaliseringsenhed ledet af en Digitaliseringschef. Dette sker med henblik på at skabe en entydig indgang til digitalisering. Afdelingen får blandt andet til opgave at sikre en effektiv implementering af digitaliseringsstrategien, lede strategiske og tværgående projekter samt understøtte en modning af Børn og Unges organisation til at arbejde med digitaliseringsprojekter og høste gevinsterne. Med denne strategi ønsker Børn og Unge at arbejde mere strategisk med digitalisering, og i de kommende år implementere en række store og tværgående initiativer i form af brugerportalen, visionen om viden følger barnet og fælles mail- og kalenderservice. Det forudsætter en samlet styring og koordinering på tværs af forretningsområder. Digitaliseringsafdelingen skal fungere internt som en sparringspartner til Børn og Unges faglige områder og samtidig agere proaktivt i forhold til forventningerne om digitalisering i Børn og Unges omverden
For at sikre et stærkere fokus på digitalisering som strategisk ressource til at understøtte faglige mål vil Børn og Unge i forbindelse med reorganiseringen arbejde hen imod, at en del af Børn og Unges nuværende It-opgaver flyttes ind under Fælles It (FIT) i Borgmesterens Afdeling. Der er tale om opgaver vedrørende drift og teknisk support af det pædagogiske net og lokale fagsystemer. Det konkrete snit i forhold til opgavernes placering vil blive afklaret i første halvår i 2015. Side 4 af 8 Omorganiseringen skal sikre et stærkere fokus på Børn og Unges kerneopgaver gennem digitalisering og samle ensartede opgaver om drift og netværk ét sted. Èn fælles it-enhed på tværs af Aarhus Kommune sikrer samtidig et større kompetencefællesskab omkring drift, netværk og teknologier samt stordriftsfordele. Governancemodel for digitalisering Digitaliseringsafdelingen vil sammen med den øvrige organisation udarbejde og beslutte en fælles governancemodel for digitalisering i Børn og Unge. Governancemodellen vil tydeliggøre ansvar og opgaver i relation til digitalisering for at understøtte en mere sammenhængende og fokuseret digitaliseringsindsats. Governancemodellen fokuserer på fem centrale dimensioner: Digitaliseringsstrategi It-arkitektur og sammenhænge mellem systemer It-infrastruktur-strategi Applikationer Investeringer og finansiering Digitaliseringsafdelingen vil som led i arbejdet med governance beskrive og standardisere kritiske processer i relation til digitalisering omkring anskaffelse af it-løsninger, håndtering af udbud i Børn og Unge, projektinitiering og finansieringsmodeller. Tema 2: Sammenhængende pædagogiske forløb. Digitalisering af den pædagogiske praksis i et 0-18års perspektiv Børn og Unge vil være i front med at udnytte it for at skabe læring for alle børn og unge. Digitalisering rummer et stort potentiale for et øget læringsudbytte, differentieret læring og bedre opfølgning og involvering af forældre som en aktiv ressource i at øge læringen og skabe de bedste betingelser for det enkelte barn. Børn og Unge har allerede høstet mange erfaringer med digitalisering af den pædagogiske praksis og vil nu bruge digitalisering til at skabe en større sammenhængskraft mellem Børn og Unge og familierne, og internt i Børn og Unge på tværs af institutioner og områder. Digitalisering understøtter især: Viden følger barnet, så familier og medarbejdere i Børn og Unge kan følge barnets læring, trivsel og fremadrettede muligheder; lige fra sundhedsplejen, over dagtilbuddet til livet i og siden efter folkeskolen. Én samlet indgang til kommunikation mellem Børn og Unge og familierne, så samarbejdet med familierne styrkes og forældrene i højere grad involveres som aktive medspillere.
Fokus på det enkelte barns progression, f.eks. gennem læringshjul og sprogvurderinger, så børnene får bedre forudsætninger for læring, trivsel og udvikling fremadrettet, og således at man ledelsesmæssigt kan følge bedre op på indsatserne. Viden følger barnet Børn og Unge vil i strategiperioden arbejde for at realisere et mål om, at viden følger barnet med det formål at understøtte tværfaglige forløb og sikre glidende overgange i barnets liv. Den viden, der fremover følger barnet, kan være forskellige typer af informationer og materialer. Det kan være statusnoter og vurderinger vedrørende barnets udvikling, herunder progression og trivsel. Men også barnets produktioner som f.eks. tegninger, opgaver og præsentationer fra daginstitutionen, skolen og fritidstilbuddet. Den viden, der følger barnet, skal være tilgængelig for relevant fagligt personale, barnet og forældre. Visionen understøtter derfor, at familien i endnu højere grad bliver en aktiv medspiller i samarbejdet om barnets trivsel, læring og udvikling. Det sker ved at skabe et stærkere fælles sprog omkring læring, trivsel og muligheder på tværs af Børn og Unges faggrupper, som kan bidrage til at kvalificere dialogen omkring barnet. Endelig giver adgangen til information en styrket mulighed for at handle på det enkelte barns situation og for at sikre en tidlig indsats. Som led i en foranalyse tænkes målet om, at viden følger barnet, sammen med igangværende initiativer om tidlig indsats, udbredelse af digitalt læringshjul 0-6 år og digitalisering af elevplaner. Desuden skal juridiske aspekter om dataadgang og etiske aspekter om, hvilke informationer der udstilles, vurderes nærmere. Én samlet digital indgang mellem Børn og Unge og familierne Børn og Unge vil samtidig arbejde for at realisere, at den digitale kommunikation mellem forældre, personale, børnene og de unge fungerer optimalt. Det betyder fx, at den enkelte bruger får én samlet indgang et såkaldt dashboard - at der så vidt muligt anvendes single-sign-on og at nye og eksisterende portaler og kommunikationssystemer kan tilgås uafhængigt af platform eller leverandør. På denne måde vil digitalisering skabe øget sammenhængskraft både mellem Børn og Unge og familierne, mellem det pædagogiske, sundhedsfaglige og administrative personale i Børn og Unge og på tværs af områder og institutioner i Børn og Unge. Digitaliseringen bidrager endvidere til, at der kan introduceres læringsplatforme, digitale læremidler og andre værktøjer, der sikrer den bedst mulige arbejdstilrettelæggelse for medarbejderne og det bedst mulige faglige udbytte for børnene og de unge. Børn og Unge ser det nationale brugerportalsinitiativ som et vigtigt tiltag, som muliggør øget sammenhæng og understøtter 0-18-års perspektivet. Børn og Unge vil aktivt søge at påvirke processen om brugerportalsinitiativet i retning af denne understøttelse. I første omgang vil Børn og Unge vurdere, hvordan de nuværende løsninger understøtter en sammenhængende tilrettelæggelse af det pædagogiske arbejde, herunder planlægning, mål, trivsel, digital kommunikation og samarbejde. Herefter vil Børn og Unge overveje, om der skal anskaffes ny it, hvor Børn og Unge afventer udmeldinger fra KL om en fælleskommunal anskaffelsesstrategi. Side 5 af 8
Børn og Unge vil fra begyndelsen skabe sammenhæng imellem skole, dagtilbud, fritids- og ungdomsskole samt sundhedsområdet, og går dermed videre end brugerportalsinitiativet. Dette kræver, at der bliver taget stilling til, hvordan sammenhængen etableres i fht. de it-arkitekturmæssige muligheder. Formålet med brugerportalen er pt. at sikre en mere sammenhængende læringsproces og understøtte bedre forældrekommunikation og vejledning til forældre, samt at sikre at forældre i endnu højere grad involveres aktivt i børnenes læring og trivsel. Desuden understøtter indsatsen medarbejdernes arbejdstilrettelæggelse. Side 6 af 8 Fokus på det enkelte barns progression fra et tidligt stadie Børn og Unge vil også fokusere på digitalisering af de materialer, der allerede i dag anvendes til at vurdere og følge op på barnets trivsel, læring og udvikling, herunder læringshjulet og sprogvurderinger. Digitaliseringen af sprogvurderingerne vil understøtte forældrekommunikation og vejledning i fht. børns sproglige udvikling allerede fra et tidligt stadie. Den nye digitale udgave af sprogvurderingsmaterialet kan anvendes fra 3-års alderen og vil på denne måde kunne understøtte den videndeling og overdragelse, som finder sted i forbindelse med overgang til skole, ligesom det i skolen vil være muligt at følge barnets sproglige udvikling bagud i forhold til tidligere resultater. Digitaliseringen giver desuden mulighed for smartere arbejdsgange, og på sigt også mulighed for at foretage analyser af børnenes progression. Tema 3: Alle medarbejdere i Børn og Unge har adgang til relevante it-værktøjer og har de rette digitale kompetencer Der er behov for at arbejde for at øge it-tilgængeligheden i Børn og Unge, herunder adgang til it-udstyr og relevante applikationer for medarbejderne. Tilgængelighed er nødvendigt for at kunne etablere tidssvarende og effektive kommunikationsveje internt i Børn og Unge og eksternt til Børn og Unges samarbejdsparter. Tilgængelighed er samtidig en vigtig forudsætning for yderligere kvalificering af den pædagogiske praksis. Samtidig vil Børn og Unge sikre, at medarbejdernes kompetencer til at anvende it-systemerne bliver forbedret, idet det er en vigtig forudsætning for at kunne bruge systemerne bedst muligt i henhold til kerneopgaven. Behovet for bedre it-tilgængelighed Ikke alle medarbejdere i Børn og Unge har adgang til et fælles mail- og kalendersystem i det daglige arbejde. Knap 11.000 af Børn og Unges ca. 13.500 medarbejdere har således ikke mulighed for at kommunikere digitalt med omverdenen på en sikker måde og er henvist til at kommunikere gennem enten ledelsesniveauet eller de administrative funktioner. Det besværliggør kommunikation og udveksling af viden. Børn og Unge vil i strategiperioden arbejde for, at alle medarbejdere i Børn og Unge får adgang til sikre mail- og kalenderservices. Der vil blive gennemført en analyse, der afdækker behov og vurderer forskellige løsningsscenarier. I forbindelse hermed vurderes det, om mail- og kalenderfunktionalitet kan tænkes ind i forhold til det kommende brugerportalsinitiativ. For at kunne arbejde og kommunikere digitalt er der ligeledes behov for, at alle medarbejdere har adgang til de nødvendige og relevante it-værktøjer. Børn og Unge vil i strategiperioden arbejde for at sikre dette.
Når it-tilgængeligheden øges, stiger behovet for digitale kompetencer. Børn og Unge vil arbejde på at udvikle medarbejdernes kompetencer, så itsystemerne anvendes så effektivt som muligt. Forventningen er, at alle medarbejdere har basale it-kompetencer, herunder viden om bedste praksis for brugen af de vigtigste it-systemer. Herudover er der behov for, at nogle medarbejdere er kompetente til at indgå i digitaliseringsprojekter, mens enkelte medarbejdere har digitalisering som speciale og er Børn og Unges spidskompetencer inden for f.eks. projekt- og programledelse, business case, it-arkitektur, udbud mv. Side 7 af 8 Arbejdet med at løfte det generelle kompetenceniveau er en vigtigt forudsætning for at nå i mål med Børn og Unges generelle digitaliseringstiltag, fordi ledere og medarbejdere er selve grundlaget for at lykkes med digitaliseringen. Behovet for digitale kompetencer Udvikling af medarbejdere og lederes digitale kundskaber er en central indsats, der tænkes ind i al kompetenceudvikling i Børn og Unge. Anvendelsen af digitale redskaber sker i forbindelse med løsning af kerneopgaven og kan ikke ses løsrevet herfra, men er netop et redskab til at løse kerneopgaven mere effektivt og med højere kvalitet. Børn og Unge vil i strategiperioden sikre nødvendig kompetenceopbygning og fokusere på digitale kompetencer som led i sin rekruttering. For at understøtte kompetenceudviklingen er der behov for en sideløbende indsats omkring digital ledelse, således at Børn og Unges ledere går forrest og prioriterer brugen og udviklingen af digitale arbejdsværktøjer. Digital ledelse vil være en integreret del af indsatsen for at øge det generelle kompetenceniveau. Børn og Unge vil samtidig kompetenceudvikle de decentrale eksperter på skolerne og sikre, at det såkaldte 32+ netværk kan anvendes bredere. Endelig vil Børn og Unge udvikle en projektmodel eller et sæt leveregler for digitaliseringsprojekter, der kobles til kompetenceudviklingen. Modellen vil stille krav om evaluering af projekter og vurdering af effekt. Tema 4: Fortsat fokus på digitalisering af den administrative praksis Børn og Unge vil fortsat have fokus på at styrke digitaliseringen af den administrative praksis således, at de administrative processer bedst muligt understøtter arbejdet med Børn og Unges kerneopgave. Digitalisering medvirker til at sikre enkle og effektive løsninger af administrationsopgaverne for ledere og medarbejdere i de administrative fællesskaber decentralt og i fællesfunktionerne. Tilrettelæggelsen af indsatsen skal tage højde for nationale initiativer som bl.a. Digitaliseringsstyrelsens såkaldte bølgeplaner, som indeholder processen for obligatoriske selvbetjeningsløsninger, obligatorisk Digital Post og andre fælleskommunale initiativer som bl.a. fælles it-løsninger, datasikkerhed og Aarhus Kommunes Kanalstrategi 2014-2017. Da en stadig større del af organisationens digitale systemer er enten tværkommunale eller tværmagistratslige vil Børn og Unge målrettet søge indflydelse ved at tage del i drøftelser, formulere forretningskrav og løbende vurdere nye digitale muligheder for aktivt at medvirke til udviklingen af digitale løsninger, der understøtter Børn og Unges strategier og indsatser.
Børn og Unge vil udnytte mulighederne i de eksisterende it-løsninger fuldt ud til gavn for både kerneopgaven og den administrative opgaveløsning. I arbejdet med løbende at udnytte både de nye digitale muligheder og de eksisterende digitale løsninger mere effektivt er det vigtigt at forholde sig til følgende dimensioner: Aktiv medvirken ved nationale og kommunale digitale udviklingsprocesser Helhedsorienteret koordinering af digitaliseringen på det administrative område Kontinuerlig udvikling af den digitale administrative praksis Tydelig governance omkring systemansvar og samlet vurdering af systemportefølje Fokus på kompetencer og løbende uddannelse Faktisk anvendelse af it-systemer efter bedste praksis og fælles retningslinjer Fuld udnyttelse af systemet (fx ibrugtagning af relevante moduler, systemtilgængelighed på mobile enheder mv.) Etablering af systemintegration og/ eller relevante snitflader mellem it-systemer En udbredt og dokumenteret viden om forretningsprocesser udgør forudsætningen for at kunne optimere udnyttelsen af de digitale løsninger. Børn og Unge har allerede igangsat projektet God decentral administration, som har fokus på effektivisering og et kvalitativt løft af den administrative opgaveløsning decentralt. Resultaterne herfra vil udgøre vigtige pejlemærker for fortsat udvikling og harmonisering i brugen af de administrative it-værktøjer. En afgørende forudsætning for at kunne lykkes med god decentral administration er, at de digitale løsninger fungerer sikkert og effektivt. Her har fællesfunktionerne et særligt ansvar for at sikre enkle og entydige retningslinjer for at anvende de digitale løsninger. Det drejer sig bl.a. om administrative vejledninger, beskrivelser af Børn og Unges sagsgange samt procedurer for datasikkerhed. I forbindelse med systemejerskabet for Børn og Unges digitale løsninger følger en væsentlig opgave med at sikre, at de digitale løsninger udnyttes fuldt ud for at opnå den mest effektive opgaveløsning. Det skal derfor løbende vurderes, om it-systemer faktisk anvendes efter bedste praksis, centralt som decentralt. Der er således snitflader til digitaliseringsstrategiens indsatser om governance og kompetencer. Side 8 af 8