Tønder Boligselskab Referat fra organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 17. september 2015 kl

Tønder Boligselskab Referat fra organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 17. september 2015 kl. 16.00 Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Boligorganisationen... 2 3.1 Orientering fra formanden... 2 3.2 Orientering fra Domea.dks bestyrelse... 2 3.3 Bestyrelsesforhold... 2 3.4 Bestyrelsens kontaktoplysninger... 3 3.5 Bestyrelseshonorar... 3 3.6 Boligorganisationens årsregnskab... 3 3.7 Revisionsprotokol... 3 3.8 Bestyrelsens årsberetning... 4 3.9 Godkendelse af styringsrapport... 4 3.10 Boligorganisationens budget... 4 3.11 Årsregnskab for perioden 01.04.2013 til 31.03.2014... 4 3.12 Boligselskabets kontrakt med Domea.dk... 5 3.13 Valg af medlemmer til Domea.dks repræsentantskab... 5 3.14 Valg af kredsdelegerede til BL... 5 3.15 Bestyrelsens forretningsorden... 5 3.16 Udlejningsforhold... 6 3.17 Personaleforhold Generel orientering... 6 4 Markedsføring og synlighed... 6 4.1 Lokal brochure... 7 5 Boligorganisationens afdelinger... 7 5.1 Årsregnskaber... 7 5.2 Driftsbudgetter... 7 6 Orientering om driftsforhold... 8 7 Eventuelt... 8 8 Bestyrelsens sammensætning efter den 17-09-2015... 9 Deltagere fra bestyrelsen: Allis Marie Jensen, formand Anne Christiansen, næstformand Eli Kølleskov, medlem Anne-Lisbeth Skytte Eggert, medlem Birthe Lohmann Pedersen, medlem Afbud fra: Helle Dige, medlem Vakant, bestyrelsen for Domea.dk udpege nyt medlem den 17.09.2015 Øvrige deltagere: Martin Andreasen, Servicecenter Syd Udsendt den 7. oktober 2015 Side 1 af 9

1 Godkendelse af dagsorden Referat: bestyrelsen godkendte den udsendte dagsorden. 2 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde afholdt den 2. december 2014, 23. februar 2015 og 9. april 2015. Referat: Referaterne blev godkendt og underskrevet. 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: Allis Jensen oplyste at der siden sidste bestyrelsesmøde havde været følgende møder m.v.: Regionsmøde, kontaktudvalgsmøde med øvrige boligselskaber i Tønder Kommune, møde i bestyrelsen for Servicecenter Syd, fælles styringsdialogmøde med Tønder Kommune, landskonference i Domea, Goddag og Farvel reception og at der var modtaget mail vedr. kurser som afholdes af Beredskabsforbundet. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og besluttede at Martin Andreasen skulle tage kontakt vedr. beredskabskurser. 3.2 Orientering fra Domea.dks bestyrelse Da der ikke var nogen repræsentant fra Domea.dk udgik dette punkt. 3.3 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangsår Allis Marie Jensen Formand Repræsentantskabet 2016 Anne Christiansen Næstformand Organisationsbestyrelsen 2015 Eli Kølleskov Medlem Repræsentantskabet 2016 Vakant Medlem Domea.dk Birthe Lohmann Pedersen Medlem Repræsentantskabet 2015 Anne-Lisbeth Skytte Medlem Repræsentantskabet 2015 Eggert Helle Dige Medlem Repræsentantskabet 2016 Med Domea.dk som forretningsfører. Side 2 af 9

Afgangsorden indebærer, at Anne Christiansen, Birthe Lohmann Pedersen og Anne- Lisbeth Skytte Eggert er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde. Vakant udpeges fra Domea.dks bestyrelse. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.4 Bestyrelsens kontaktoplysninger Vedlagt følger oversigt over de kontaktoplysninger som administrationen har registreret for bestyrelsens medlemmer. Vi beder det enkelte medlem om at kontrollere egne oplysninger og meddele eventuelle rettelser på mødet. Det indstilles, at eventuelle rettelser meddeles til im@domea.dk 3.5 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2014 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 75,82 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 45,49 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at formand 2 portioner, næstformand 1½ og øvrige 1 portion. Referat: Bestyrelsen godkendte, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. 3.6 Boligorganisationens årsregnskab Årsregnskabet skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Årsregnskab for perioden 01.04.2014 til 31.03.2015 vedlægges som bilag. Regnskabet udviser et underskud på kr. 202.602, der har været ekstraordinerer opstarts udgifter til digital syn på kr. 328.000, som er dækket af arbejdskapitalen. Saldo på arbejdskapital er herefter kr. 544.000 Bemærkninger til årets resultat samt til boligorganisationens generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 10. Referat: Bestyrelsen godkendte årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. 3.7 Revisionsprotokol Revisionsprotokollen skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Side 3 af 9

Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 01.04.2014 til 31.03.2015 vedlægges som bilag. Administrationen har følgende kommentarer til protokollen: Som anført nederst på side 567 har revisionen ikke givet anledning til forbehold. Referat: Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. 3.8 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligorganisationens årsregnskab på side 10 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. I beretningen indgår blandt andet den årlige opfølgning på den vedtagne forvaltningsrevision. Referat: Bestyrelsen godkendte årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. 3.9 Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne er vedlagt. Administrationen har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Referat: Bestyrelsen gennemgik styringsrapporterne, der var ingen ændringer til disse, så de blev godkendt. 3.10 Boligorganisationens budget Boligorganisationens budget godkendes af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet efterfølgende. Forslag til budget for perioden 01.04.2016 til 31.03.2017 vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Administrationen har følgende kommentarer til budgetforslaget: der er et fald i den samlede balance fra kr. 6.217.000 til kr. 6.197.000, det skyldes bl.a. fald i forretningsførelse/udgifter til Domea.dk på kr. 367.000 øgede indbetalinger til dispositionsfonden påvirker også balancen. Referat: Bestyrelsen godkendte budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til godkendelse. 3.11 Årsregnskab for perioden 01.04.2013 til 31.03.2014 Side 4 af 9

Vi har fra kommunen modtaget referat af styringsdialogmøde den 18. december 2014 vedr. forrige års regnskab. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.12 Boligselskabets kontrakt med Domea.dk Alle de ændringer der er sket i forbindelse med gennemførelse af Domea-2015, betyder også at kontrakten med Domea.dk skal opdateres, der er udsendt separat mail med materialet. Dette skal gennemgås og kontrakten skal underskrives. Referat: Kontakt med tilhørende bilag blev gennemgået, godkendt og underskrevet af bestyrelsen. 3.13 Valg af medlemmer til Domea.dks repræsentantskab Til Domea.dks repræsentantskab kan boligorganisationerne vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog højst 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En repræsentant fra boligorganisationen kan have fuldmagt til at råde over alle boligorganisationens stemmer i Domea.dks repræsentantskab. Jeres boligorganisation kan vælge op til 2 repræsentanter. Repræsentantskabet har besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanter af sin midte. Referat: Som tidligere år, blev formand og næstformand udpeget for 1 år. 3.14 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Jeres boligorganisation kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Referat: Som tidligere år, blev formand og næstformand udpeget for 1 år. 3.15 Bestyrelsens forretningsorden I henhold til vedtægterne fastsætter bestyrelsen selv sin forretningsorden. Senest godkendte forretningsorden vedlægges og anbefales godkendt som ny forretningsorden. Referat: Forretningsordenen er underskrevet af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Side 5 af 9

3.16 Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 206 personer. Heraf har 149 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. Til selskabets ungdomsboliger er for tiden opnoteret 57 personer. Heraf har 45 personer for tiden valgt at stå i bero. Fraflytningsstatistik for perioden 01.04.2014 til 31.03.2015 for samtlige afdelinger vedlægges til orientering. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen om ovenstående samt i alt 79 boliger / 22,9 % fraflytninger til efterretning. 3.17 Personaleforhold Generel orientering I forbindelse med gennemførelse af Domea 2015-planen i Tønder Boligselskab, undgår vi desværre ikke at ændre i personalesammensætningen. Det er besluttet, at en stilling kun skal være besat i sommerhalvåret fremover, det kommer desværre til at gå ud over Dres. Han er opsagt til fratrædelse ved udgangen af oktober måned 2015. Dres har naturligvis mulighed for, at få tilbudt sommerstillingen i 2016 for perioden april til oktober. For et boligselskab som Tønder vil der normalt skulle bruges en mand pr. 100 bolig, dvs. 3,5 mand på årsbasis fremover vil der være 4,5 mand om sommeren og 3,5 mand om vinteren. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen om ovenstående samt behovet for gensidig hjælp vedrørende elektronisk syn i både Tønder Boligselskab og Tønder Ældreboligselskab til efterretning 4 Markedsføring og synlighed Domea.dk stiller en række redskaber og rabataftaler til rådighed inden for markedsføring, som kan anvendes efter behov i de enkelte boligorganisationer. Hvis der er udlejningsproblemer eller tynde ventelister er det vigtigt at drøfte markedsføring. Vigtigst er det at forholde sig til, om der er professionelle billeder og plantegninger til brug for afdelingernes hjemmesider, markedsføring på www.domea.dk, annoncer, brochurer mm. Ligeledes er det vigtigt at vurdere om skiltningen af boligafdelingerne er tilstrækkelig til at boligsøgende let kan finde boligafdelingen. Referat: Bestyrelsen drøftede specielt behovet for fotografering af boligafdelinger og ledige lejemål og der var enighed om at det nuværende bil- Side 6 af 9

ledmateriale skulle gennemgås og der skulle tages nye fotos i de bebyggelser, der bl.a. var fotograferet i vintermånederne. 4.1 Lokal brochure Boligselskabet har en brochure som trænger til opdatering, skal den opdateres eller skal der laves en ny? Firmaet JS/Danmark har via en henvendelse til Allis Jensen foreslået, at der laves en reklamefinansieret brochure, eksempel udleveres på mødet. Skal der ikke reklamer i brochurer anslår firmaet, at der skal betales kr. 50.000 for den + en webbrochure. Andre boligselskaber i SC Syds område har lavet egne brochurer, bl.a. Domea Rødekro og Domea Vojens, eksempel udleveres på mødet omkostningerne til det var i 2008 kr. 37.000 Referat: Bestyrelsen besluttede at takke nej til firmaet JS/Danmarks tilbud om en reklamefinansieret brochure. Der er ikke behov for ny brochurer før forårsmessen i 2017 og her vil det antagelig være nok med en fotocollage med afdelingerne, suppleret med aktuel tekst på bagsiden. 5 Boligorganisationens afdelinger 5.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 01.04.2014 til 31.03.2015 vedlægges som bilag. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Ny overskudssaldo: Afdeling 1303 Klostervej m.fl. underskud kr. 1.104 - kr. 214.000 Afdeling 1304 Sælstræde overskud på kr. 39.135 - kr. 49.900 Afdeling 1313 Kastanie bo overskud på kr. 44.529 - kr. 280.300 Afdeling 1314 Kastanie bo service underskud kr. 10.010- kr. 62.300 Afdeling 1329 Tønder Byhuse overskud på kr. 578.318 -kr.1.775,400 Afdeling 1351 Sælstræde/Hvalstræde underskud kr. 3.824 - kr. 16.800 Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets på side 10. Referat: Bestyrelsen godkendte afdelingernes årsregnskaber. 5.2 Driftsbudgetter Side 7 af 9

Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 01.04.2016 til 31.03.2017 vedlægges som bilag. Afd. nr. Afdeling Lejeregulering i % 1303 Klostervej m.fl. 0 1304 Sælstræde 1,94 Pga. udligning 1313 Kastanie bo 0 1314 Kastanie bo service 0 1329 Tønder Byhuse -0,23 Pga. udligning 1351 Sælstræde/Hvalstræde 0,65 Pga. udligning 1352: Sammenlagt 1304,1329 og 1351 0 Referat: Bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. 6 Orientering om driftsforhold Alle supplerende oplysninger vedr. sagen i Landsbyggefonden om Bernadotteparken og Kastaniealle er fremsendt før sommerferien og nu afventer vi svar fra LBF, hvilket forventes at ske i efteråret 2015. I øvrigt har LBF bedt Tønder Andelsboligforeningen og Tønder Boligselskab om at der skal holdes et møde vedrørende helhedsplanerne på Nørremarksvej. Orientering af beboere vil tidligst skulle ske i begyndelsen af 2016. I forbindelse med at Tønder Ældreboligselskab indfører elektronisk syn fra 01.10.2015 vil der være basis for samarbejde mellem de 2 boligselskaber. Det vil blive de samme håndværkere der skal lave arbejdet i Ældreboligselskabet, da den nuværende aftale giver mulighed for at udvide antallet af flyttelejligheder, dog vælges tilbud fra Maler Helle (havde været billigst i Tønder, hvis hun ikke havde lavet en fejl på tillægsprocenterne) vedr. malerarbejdet, da Grossmann og Sønner ikke ønskede at øge antallet af flyttelejligheder. I øvrigt sker større vedligeholdelsesopgaver efter aftale med afdelingsbestyrelserne, de bliver indkaldt til opfølgning af DV-planerne i løbet af efteråret. Referat: Bestyrelsen tog orientering til efterretning. 7 Eventuelt Et spørgsmål fra Ejendomsmesteren: Skal Tønder Boligselskab være repræsenteret på Facebook. Side 8 af 9

Referat: Det blev besluttet at lave en prøveperiode på 3 måneder. Frank Nielsen skal registrere antallet af udlejninger via Facebook samt tidsforbruget. Det er vigtigt, at der ikke gives mulighed for at mishagsytringer kan skrives på profilen. Evt. holdes der kun øje med Facebook-gruppen Lejligheder i Tønder når de 3 måneder er gået træffes beslutning om det skal fortsætte. Martin Andreasen delte orientering om Servicecenterets kursusdøgn den 4. og 5. marts 2016 på Sandbjerg Gods ud. Fredagens emne er råderet inden- og udenfor boligen. Lørdagens program tages op med bestyrelsen for Servicecenteret. Martin Andreasen orienterede om status for driftsoptimeringerne i Tønder Boligselskab, p.t. er der opnået 98 % af de opstillede mål og dette er uden at medregne besparelser ved afholdelse af licitationer. På grund af sammenlægning af 3 afdelinger (Tønder Byhuse og de 2 afdelinger på Rømø) er der behov for opdatering af ordensregler m.v. denne opgave skal udføres i efteråret/vinteren 2015/16. 8 Bestyrelsens sammensætning efter den 17-09-2015 Efter repræsentantskabsmødet har bestyrelsen følgende sammensætning: Bestyrelsen har følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangsår Allis Marie Jensen Formand Repræsentantskabet 2016 Anne Christiansen Næstformand Organisationsbestyrelsen 2017 Eli Kølleskov Medlem Repræsentantskabet 2016 Vakant Medlem Domea.dk Birthe Lohmann Pedersen Medlem Repræsentantskabet 2017 Anne-Lisbeth Skytte Medlem Repræsentantskabet 2017 Eggert Helle Dige Medlem Repræsentantskabet 2016 Med Domea.dk som forretningsfører. Side 9 af 9