Tilsynsrapport Bofællesskabet Møllehaven Uanmeldt tilsyn 27. august 2013
Personale, brugere og aktiviteter Tilsynet vurderer, at beboerne tilbydes en hverdag, som er præget af tryghed og individuelle hensyn, både hvad angår aktivitetstilbud og den enkelte beboers behov og interesser. Tilsynet vurderer desuden, at tilbudsstedet er opmærksom på vigtigheden af sund kost og motion. Kommunikationen mellem personalet og beboerne er præget af humor, respekt og omsorg. Den brugeroplevede kvalitet På baggrund af tilsynets iagttagelser, beboeres og personalets udtalelser vurderer tilsynet, at beboerne har god indflydelse på det daglige liv i bofællesskabet. Det er tilsynets vurdering, at Møllehavens rammer er velegnede til beboergruppen. Beboerne giver udtryk for at de er glade for at bo på stedet og trygge ved hinanden og personalet. Journalføring og handleplaner Det vurderes, at der arbejdes professionelt med handleplaner. Tilsynet vurderer, at der er generelt tydelige pædagogiske mål i handleplanerne, om end flere af målene er forholdsvis overordnede. Målene er i nogle af planerne desuden formuleret mindre konkret, hvilket kan gøre det vanskeligt at vurdere om målene er nået. Tilsynet finder, at det er vigtigt, at personalet kommer i gang med at skrive daglige journalnotater i EKJ. Medicinhåndtering Medicinhåndteringen foregår efter tilsynets vurdering forsvarligt. Brandsikkerhed Tilsynet vurderer, at brandsikkerheden på stedet er i orden. Beboerøkonomi Der er iværksat relevante retningslinjer for beboernes økonomi. Det vurderes dog, at beboernes forskellige økonomiske ordninger kan synes urimelige. Magtanvendelser Tilsynet vurderer, at deltagerne i tilsynet kender til reglerne for magtanvendelse. Tilsynet vurderer desuden, at medarbejderne besidder kompetencer, der gør dem i stand til at forebygge situationer, som ellers kunne resultere i magtanvendelser. Skriftlighed Det er tilsynets vurdering, at der er relevante skriftlige retningslinjer, som er samlet i en personalemappe. 2/11
Tilsynets bemærkninger, anbefalinger og påbud Definition på bemærkninger, anbefalinger og påbud Bemærkninger: Bemærkninger gives, hvor tilsynet finder anledning til at fremhæve bestemte forhold. Det kan være forhold, som er i udvikling eller som tilbuddet skal være opmærksomme på i tiden frem til det næste tilsyn. Bemærkninger kan have vejledende og/eller informerende karakter. Anbefalinger: Anbefalinger gives, hvor der er tale om forhold, der kan forbedres og som tilbuddet derfor bør arbejde med. Tilbuddet forventes at forholde sig til anbefalingen, fx ved at tage stilling til hvornår og hvordan de vil tage hånd om den givne anbefaling. Påbud: Påbud gives, hvor der er alvorlige forhold, som af en given grund fordrer hurtig/øjeblikkelig handling. Her forventes det, at det pågældende tilbud indenfor en angivet tidsfrist fremsender en redegørelse til tilsynet om, hvordan de har taget hånd om problemet. Tilsynet giver anledning til følgende bemærkninger, anbefalinger og påbud: Bemærkninger Der er relevante skriftlige retningslinjer og der er arbejdet videre med de punkter, som tilsynet har haft bemærkninger og anbefalinger til ved seneste tilsyn. Tilsynet bemærker, at der benyttes visuelt understøttet information og kommunikation. Tilsynet bemærker på tilsynsbesøget desuden, at personalet er nærværende, empatiske og rolige i deres kontakt til beboerne samt at kommunikationen og omgangsformen med beboerne er ligeværdig og respektfuld. Anbefalinger Det anbefales fortsat, at stedets godkendelsesgrundlag vurderes med henblik på at skabe ensartede vilkår for beboerne. Tilsynet anbefaler, at personalet kommer i gang med at skrive daglige journalnotater i journalsystemet EKJ. Påbud Tilsynet gav ikke anledning til påbud. 3/11
Oplysninger Navn og hjemsted Leder Bofællesskabet Møllehaven Møllehaven 1-7 3550 Slangerup Funktionsleder Jørgen Carstensen Tilbudstype og lovgrundlag Tilbuddet er et kommunalt bofællesskab godkendt i henhold til Servicelovens 107. Tilbuddet er oprindeligt godkendt af den daværende Slangerup Kommune. Bofællesskabet Møllehaven indgår som en del af Frederikssund Kommunes tilbud til voksne udviklingshæmmede. Stedet er en del af ressourcefællesskabet Øst 2. Antal pladser og belægningsgrad Takst Målgruppebeskrivelse Antal ansatte og personalesammensætning Tilbuddet har tretten pladser i tretten selvstændige lejligheder. Belægningsgraden har i 2012 og 2013 været 100 % Den godkendte døgntakst udgør ifølge tilbudsportalen kr. 1.188,-, svarende til en månedlig ydelse på kr. 36.135,- Ifølge Tilbudsportalen er målgruppen voksne imellem 18-67 år med udviklingshæmning. Den nuværende personalesammensætning: Funktionsleder, uddannet socialpædagog. Er leder af to botilbud, to bofællesskbaer, 85 vejledning og et aktivitetstilbud i Frederikssund Kommune En koordinator, pædagog, 37 timer Fem pædagoger (37, 37, 37, 37 & 27 timer) En omsorgsmedhjælper 37 timer Herudover har stedet et vikarkorps. Det faste personale har alle gennemført to dages introkursus i neuropædagogik. En ansat har en egentlig efteruddannelse i neuropædagogik og foretager screeninger af beboerne. Én medarbejder er seksualvejleder. Seneste tilsyn Seneste tilsyn (anmeldt) er afholdt 26. februar 2013 Dato og tidspunkt for tilsyn 27. august 2013, kl. 13.00 17.00 Deltagere i tilsynet Tilsynsførende Koordinator og tre medarbejdere fire beboere, som tilsynet talte med under rundtur i husene Solvej Mose Mailund, tilsynskonsulent Thommi Nielsen, tilsynskonsulent 4/11
Tilrettelæggelse af tilsynet, herunder metodevalg I det uanmeldte tilsyn i Møllehaven, har tilsynet haft fokus på følgende hovedpunkter: Opfølgning fra seneste tilsyn Personale, brugere og aktiviteter på tilsynsdagen Journalføring og handleplaner Medicinhåndtering Brandsikkerhed Beboerøkonomi Magtanvendelser Skriftlige retningslinjer Tilsynet havde inden besøget orienteret sig i tilgængelig dokumentation (tilbudsportal, hjemmeside og rapporter fra tidligere tilsyn). På tilsynet har nogle af stedets medarbejdere og beboere deltaget i interview og på anmodning fra tilsynet er der fremvist diverse skriftlige retningslinjer, elektroniske journaler, medicinregistrering. Socialpædagogiske handleplaner for tre beboere er udleveret til tilsynet. Opfølgning på tidligere tilsyn Opfølgning på bemærkninger fra seneste tilsyn I tilsynets bemærkninger fra seneste anmeldte tilsyn (26. februar 2013) beskrives følgende forhold, som skal tages op i kommende tilsyn: 1. Tilsynet anbefaler, at det positive organisatoriske arbejde fortsættes, og at der arbejdes videre med udviklingen og vedligeholdelse af den pædagogiske praksis. 2. Det er tilsynets indtryk, at beboergruppen kan have behov for mere støtte, primært i aftentimerne. 3. Tilsynet skal gøre opmærksom på, at tilsynsrapporter fremover kan lægges på Tilbudsportalen i lighed med på stedets hjemmeside. 4. Bofællesskabet Møllehaven er oprettet iht. Servicelovens 107. Tilsynet bemærker, at det daglige arbejde på stedet har mere karakter af støtte iht. Servicelovens 85 og et bosted oprettet iht. Almenboliglovens 105. Halvdelen af beboerne har lejekontrakt. Det er tilsynets vurdering, at der er fulgt op på bemærkningerne i de første tre punkter. Der er løbende arbejdet med pædagogisk udvikling og flere medarbejdere har afsluttet eller påbegyndt efteruddannelsesforløb. I en periode har der været tilført flere personaleressourcer, specielt om aftenen og i weekenden. Det er sket for at forebygge konflikter mellem beboerne. Den udvidede personaledækning skal evalueres sammen med funktionslederen på næste teammøde. Tilbudsportalen er opdateret, men tilsynsrapporter er fortsat ikke lagt på siden. Ifølge oplysningerne i Tilbudsportalen er Møllehaven fortsat organiseret iht. Servicelovens 107. Personalet oplyser, at der ikke er sket ændringer i godkendelsesgrundlaget. Og der er fortsat beboere med og uden lejekontrakt. 5/11
Opfølgning på anbefalinger fra seneste tilsyn I tilsynets anbefalinger fra seneste anmeldte tilsyn (26. februar 2013) beskrives følgende forhold, som skal tages op i kommende tilsyn: 1. Det anbefales, at der i den kommende periode fortsat gøres en indsats for at løse de samarbejdsproblemer, som har præget Bofællesskabet Møllehaven igennem en årrække. 2. Det anbefales, at der fortsat sættes fokus på samarbejde og kommunikation i forhold til samarbejdet og personalemæssige udvikling. Det anbefales, at fortsætte processen i samarbejde med HR afdelingen og den pædagogiske konsulent i Frederikssund Kommune, idet det ikke skønnes realistisk, at løse problemerne internt. 3. Det anbefales, at stedet/kommunen snarest muligt får implementeret elektronisk journaliseringssystem. Dels for at undgå videnstab og dels for at kunne dokumentere det pædagogiske arbejde. 4. Tilsynet anbefaler, at det undersøges om Møllehavens godkendelsesgrundlag skal revurderes. Der er til dels fulgt op på de fire anbefalinger fra seneste tilsyn. De fire medarbejdere som deltager i tilsynet fortæller, at samarbejdet løbende har været drøftet, og at der har været et bedre internt samarbejdsklima i den senere tid. Ledelsen har haft fokus på sladre og mobbepolitikken, hvor der er sket en opstramning. Der er i samarbejde med kommunens kursusafdeling arrangeret en kursusdag, som omhandler kommunikation og samarbejde. Der er iblandt medarbejderne enighed om, at det er vigtigt at respektere personalets indbyrdes forskelligheder og at bruge kursusdagen som afsæt til at arbejde videre med samarbejdet og kulturen på arbejdspladsen Det nævnes bl.a., at der kan arbejdes videre med temaerne i et efterfølgende supervisionsforløb. Funktionsleder bekræfter overfor tilsynet, at et supervisionsforløb med fokus på samarbejde og kultur er en mulighed. Journaliseringssystemet EKJ er installeret på tilbuddet. Borgerne er oprettet, og medarbejderne er i gang med at lægge stamoplysninger og handleplaner ind. Medarbejderne har været på kursus i systemet umiddelbart inden sommerferien. Personalet der deltager i tilsynet, er ikke orienteret om at der er sket revurdering af Møllehavens godkendelsesgrundlag. Det oplyses dog, at der fortsat er beboere, som har lejekontrakt, men at de nye beboere ikke har det. Personalet oplever fortsat, at det er problematisk med denne forskelsbehandling. Personale, brugere og aktiviteter Hverdag og aktiviteter Ved ankomst til tilbuddet er der fem beboere der har hjemmedag. En er sammen med personale og pårørende i gang med at arrangere sin fødselsdagsfest. De fire øvrige har brugt hjemmedagen til forskellige praktiske ting De nævnte selv bl.a.: Har været ved cykelsmeden, købt ind til aftensmad, lavet økonomi sammen med medarbejder og gjort rent. Tolv ud af tretten beboere har beskæftigelse udenfor huset. Der er tale om forskellige job- og aktivitetstilbud, hvor der tages hensyn til den enkelte borgers funktionsniveau. Tilsynet talte med flere beboere i de forskellige huse, 6/11
som alle gav udtryk for tilfredshed med deres arbejde eller skole. Beboernes dagligdag er generelt organiseret i forhold til den enkeltes interesser og arbejde. Den enkelte beboer har indflydelse på hvilke fritidsaktiviteter der deltages i. Beboerne har ifølge deltagerne i tilsynet mulighed for at deltage i madlavning, indkøb og andre huslige gøremål. Hver beboer har en fast maddag, hvor de sammen med en medarbejder står for menu, indkøb og madlavning mv. De fortæller, at de selv er med til at bestemme menuen og at de laver sund mad med grønt. Flere af beboerne fortæller under tilsynet om en forestående tur til Bornholm ( Tour de Bornholm ), som de glæder sig meget til. De fortæller også, at syv beboere, skal deltage, og at det er frivilligt. Inden turen har beboerne deltaget i cykeltræning. Beboerne fortæller desuden, at de for nylig har deltaget i Frederikssund Kommunes Idræts- og kulturfestival, hvor de har deltaget i forskellige sportsgrene og holdt fest efterfølgende. Under besøget i det ene hus er to beboere og en medarbejder i gang med at forberede husmøde. De fortæller at der i dag er fokus på den konflikt, som har været i beboergruppen. Der skal først afholdes et møde med de to beboere, der har haft konflikten og dernæst et husmøde, hvor alle deltager og får mulighed for at fortælle hvordan det påvirker dem, at de to har konflikter. De fortæller samtidig, at der holdes beboermøder i alle husene. Der er en dagsorden med faste punkter og med mulighed for, at beboerne selv kan sætte punkter på dagsordenen. Tilsynet får vist en dagsorden til et husmøde. De faste tilbagevendende punkter på dagsordenen er madplaner for den kommende uge, spørgerunde om beboernes liv lige nu samt aktiviteter i weekenden. På turen rundt i de tre huse konstaterer tilsynet, at der er en god stemning. I alle tre huse er rengøringsniveauet fint. Kommunikation og omgangsformer Tilsynet observerer, at der benyttes visuelt understøttet information og kommunikation, bl.a. benyttes der tavler med piktogrammer i husene. En del af beboerne benytter, ifølge det oplyste, desuden individuel visuel dagstavle. Tilsynet bemærker, at kommunikationen og omgangsformen mellem personale og beboere er ligeværdig og respektfuld. Personalet virker nærværende, empatiske og rolige i deres kontakt med beboerne. Beboerne er åbne og tillidsfulde i forhold til tilsynet og meget villige til at gå i dialog om deres liv. Tilsynet vurderer, at beboerne tilbydes en hverdag, som er præget af aktivitet, tryghed og individuelle hensyn, og at der tages hensyn til den enkelte beboers behov og interesser. Tilsynet vurderer desuden, at tilbudsstedet er opmærksom på vigtigheden af sund kost og motion. Kommunikationen er præget af respekt og omsorg. 7/11
Den brugeroplevede kvalitet Botilbuddet En del af beboerne har boet på stedet siden det åbnede. De fortæller, at de bruger lokalområdet og fritidstilbud i hele kommunen. Adspurgt om de er glade for at bo på Møllehaven, svarer alle, at de er glade for at bo på stedet og glade for de aktiviteter de benytter. Interesser, aktiviteter mv. Personalet fortæller, at der i en periode har været ekstra personaleressourcer i bofællesskabet. Beboerne har haft behov for mere støtte i aftentimerne, da der har været konflikter mellem nogle beboere, når personalet er gået hjem. Beboerne fortæller, at de deltager i forskellige fritidsaktiviteter, som de selv har valgt. En stor del af beboere kommer i Fritids- og aktivitetsklubben Stjerneskud og Team 2010. De beboere som tilsynet taler med udtrykker tilfredshed med deres muligheder på Møllehaven, deres arbejde og fritidsinteresser. Medindflydelse Deltagerne i tilsynet fortæller, at beboerne har medindflydelse på både aktiviteter, kost, indkøb og socialt liv. Som udgangspunkt afholdes der Husmøder med dagsorden og referat en gang ugentligt i hvert af de tre huse. Som noget nyt er der oprettet beboer- og pårørenderåd, hvor beboerne er repræsenteret på lige fod med de pårørende. Møder i rådet afholdes en gang i kvartalet. Der tages referat fra disse møder, som efterfølgende lægges på Møllehavens hjemmeside. Kommunikation og omgangsform Tilsynet har på tilsynsbesøget observeret, at beboerne taler pænt til hinanden og at medarbejders kommunikation og omgangsform med beboerne er omsorgsfuld, anerkendende og støttende. På baggrund af tilsynets iagttagelser, beboeres og personalets udtalelser vurderer tilsynet, at beboerne har god indflydelse på det daglige liv i bofællesskabet. Beboerne giver udtryk for at de er glade for at bo på stedet og trygge ved hinanden og personalet. Journalføring og handleplaner Pædagogiske handleplaner På tilsynsbesøget var der fokus på de socialpædagogiske handleplaner. Tilsynet har gennemgået tre handleplaner, som alle har en fyldig beskrivelse af den enkelte beboers grundlæggende funktionsniveau, helbred og familieforhold. Der er i alle tre planer en grundig beskrivelse af beboernes støttebehov, så handleplanen kan bruges som et arbejdsredskab i den daglige støtte. Der er generelt tydelige pædagogiske mål i handleplanerne, om end flere af målene er forholdsvis overordnede. Målene er i nogle af planerne desuden formuleret mindre konkret, hvilket kan gøre det vanskeligt at vurdere om målene er nået. Det er i mindre grad beskrevet, hvordan målene skal nås. 8/11
Journalisering Tilsynet konstaterer, at det elektroniske journaliseringssystem EKJ er installeret i botilbuddet. Beboernes stamoplysninger er lagt ind i EKJ-systemet, ligesom enkelte handleplaner er lagt ind. Personalet fortæller, at de endnu ikke er gået i gang med at skrive daglige journalnotater, det begrundes bl.a. i, at de var på kursus i systemet umiddelbart før ferien og det er først nu, at alle er tilbage. Det oplyses desuden, at internetforbindelsen og computerudstyret giver udfordringer, idet det gør, at EKJ-systemet ofte fungerer meget langsomt. Tilsynet anbefaler, at personalet kommer i gang med at bruge systemet snarest muligt. Tilbudsportalen og hjemmeside Stedets hjemmeside er opdateret. Siden er informativ og velstruktureret. Tilbudsportalen er opdateret i forhold til ydelser, priser og metoder. Tilsynsrapporter er tilgængelige på hjemmesiden, mens de endnu ikke kan ses på Tilbudsportalen. Tilsynet anerkender de faglige refleksioner deltagerne i tilsynet har gjort rede for og vurderer, at der er en udmærket forståelse for målgruppens behov. Det vurderes, at der arbejdes professionelt med handleplaner. Tilsynet vurderer, at der er generelt tydelige pædagogiske mål i handleplanerne, om end flere af målene er forholdsvis overordnede. Målene er i nogle af planerne er desuden formuleret mindre konkret, hvilket kan gøre det vanskeligt at vurdere om målene er nået. Tilsynet finder, at det er vigtigt, at personalet kommer i gang med at skrive daglige journalnotater i EKJ. Medicinhåndtering Opbevaring Intern instruks/vejledning Medicinkursus Der håndteres ikke medicin på Møllehaven. Hvis enkelte beboere har behov for støtte til optælling og håndtering, klares det via hjemmesygeplejerske. Medicinhåndteringen foregår efter tilsynets vurdering forsvarligt. Brandsikkerhed Sikkerhed Tilsynet konstaterer, at der findes synligt brandmateriel på stedet. Der er placeret brandtæpper og ildslukkere i køkkenerne samt røgalarmer i køkkener, fællesarealerne og i lejlighederne. Der er ophængt beredskabsplan og skilte med nummer til alarmcentralen. Tilsynet vurderer, at brandsikkerheden på stedet er i orden. 9/11
Beboerøkonomi Brugerens egen økonomi Det er individuelt hvor meget støtte der gives til økonomien, ofte gives støtten af familien eller værge i samarbejde med personalet på Møllehaven. Alle har behov for støtte. Alle beboere modtager pension. Beboerne betaler enten husleje, varme og el, eller der bliver beregnet en egenbetaling iht. reglerne i SEL 107. Udover de faste boligudgifter betales til antennebidrag, licens, fritidsaktiviteter mv., og der betales til en fælles kostkasse. Der er skriftlige retningslinjer for beboerøkonomi og i det tilfælde, hvor medarbejderne hjælper med økonomistyring er de medunderskrivere, når beboeren skal hæve penge i banken. Deltagerne i tilsynet fortæller, at der fortsat er stor forskel i beboernes rådighedsbeløb og de vurderer stadig, at de forskellige ordninger og dermed forskellige rådighedsbeløb synes urimelige. Vurdering Der er iværksat relevante retningslinjer for beboernes økonomi. Det vurderes dog, at beboernes forskellige økonomiske ordninger kan synes urimelige. Magtanvendelse og retssikkerhed Intern instruks /vejledning Antal og art af magtanvendelser Tilbuddets arbejde med at undgå magtanvendelser Tilbudsstedet har udarbejdet skriftlige, interne retningslinjer for magtanvendelse, som tidligere er tilsendt tilsynet. Medarbejderne kender reglerne omkring magtanvendelser samt skemaerne, der skal benyttes til indberetning Deltagerne i tilsynet oplyser, at der ikke har været magtanvendelser siden seneste tilsyn. Der har ikke været magtanvendelser i Møllehaven i en årrække. Der arbejdes i det daglige med konflikthåndtering beboerne imellem, hvilket er med til at forebygge behov for magtanvendelser. Tilsynet vurderer, at deltagerne i tilsynet kender til reglerne for magtanvendelse. Tilsynet vurderer desuden, at medarbejderne besidder kompetencer, der gør dem i stand til at forebygge situationer, som ellers kunne resultere i magtanvendelser. 10/11
Skriftlige procedurer og retningslinjer Medicinhåndtering Magtanvendelse Volds- og konflikthåndtering Utilsigtede hændelser Fælles skriftlig medicinhåndteringsvejledning for Ressourcefællesskabet Øst 2. Tilbuddet har udarbejdet interne retningslinjer for magtanvendelse. Der arbejdes desuden efter Frederikssund Kommunes regler som forefindes på www.frederikssundkommune.dk/tilsyn Tilbuddet har udarbejdet interne retningslinjer, der bruges skemaer fra MAXI manual. Lederen oplyser, at der er retningslinjer og at utilsigtede hændelser registres. Utilsigtede hændelser registreres på skema. Der angives et tal på en skala, der beskriver hvor alvorlig hændelsen var. Man skal også sætte en farve på hændelsen og det noteres af funktionsleder i et internt dokument. Tilsynet orienterer om, at fejl i forbindelse med medicinhåndtering også bør indberettes til Dansk Patient Sikkerheds Database (www.dpsd.dk ). Sundhedspolitik Der er ikke nedskrevet særskilt sundhedspolitik, men personalet som deltager i tilsynet oplyser, at der er fokus på sund kost og motion. Det er tilsynets vurdering, at der er relevante skriftlige retningslinjer. Stedet har en høj grad af skriftlighed på det organisatoriske plan. 11/11