1. Huskeseddel Sagsoprettelse Oprette en sag Vælg: Opret Sag i menuen Filer, eller brug genvejen Ctrl + N Når du opretter en sag, danner du som det første et sagsnummer. Der skal vælges en kategori, et område, samt et emne. Sagen vil derudover få et løbenummer og blive påført årstal. Under Opbyg nyt sagsnummer: Find den rigtige kategori i emneplanen til venstre, klik + for at få vist kategoriens områder ved at udvide emneplanen, klik + for at se de enkelte emner og vælg et emne med flueben ved at klikke på det, Vælg en funktionsfacet, klik Næste Sagen skal have en titel. Indtast sagens titel Vælg en Kommune En sag kan struktureres i delforløb. De kan oprettes sammen med sagen eller senere. Sagen kan fx opdeles efter fagområder (økonomi) dokumenttyper (ansøgninger), eller kronologi (1. kvartal) Gå videre, hvis du ønsker at oprette sagen uden delforløb, eller Indtast navn på 1. delforløb, vælg delforløbstype Opret evt. flere delforløb ved at navngive 2. delforløb og 3. delforløb Du kan ved oprettelsen af en sag sende en erindring til en kollega vedr. den nye sag. Erindringen vil typisk indeholde navnet på sagsbehandleren og en deadline. Hvis du ønsker at lægge en erindring til en anden sagsbehandler eller til dig selv med en deadline for sagen: markér feltet Send erindring, find modtageren af erindringen, skriv derefter selve teksten, vælg erindringstype Klik Færdig for at oprette sagen, sagen vil nu blive vist i et nyt faneblad 1
2. Huskeseddel Ændring af sagsoplysninger Ændre sagsoplysninger Når du har åbnet en sag i eget faneblad, kan du ændre stamoplysningerne direkte i fanebladet. Markér sagstitlen i sagstræet i venstre kolonne Ændre sagstitel Du kan ændre titel på sagen, men ikke sagsnummer. Skriv en ny titel i feltet Titel under gruppen Sag Ændre sagsbehandler Klik på pilen til højre for feltet Sagsbehandler Klik + for at se brugerne i en Organisationsenhed. Vælg sagsbehandler ved at klikke på det ønskede navn Angive/ændre kommune Vælg en kommune på listen under feltet Kommune Angive/ændre fagområde Vælg et fagområde på listen under feltet Fagområde Skrive en kommentar I fritekstfeltet Notat/kommentar kan du skrive en overordnet kommentar til sagen. Skriv teksten i feltet Notat/kommentar 3. Huskeseddel Gem/opdatér sag Gemme sag En sag skal gemmes aktivt. Når du lukker en sag, vil du automatisk blive spurgt om du vil gemme eventuelle ændringer. Klik på Gem-knappen eller brug genvejen Ctrl + S Opdatere sag Du får vist de seneste ændringer på en sag, når du opdaterer skærmbilledet Klik på knappen Opdater eller tast F5 2
4. Huskeseddel Sagssøgning Søge efter sag På fanebladet Sagssøgning kan du søge efter sager ud fra forskellige kriterier. Åbn fanebladet Sagssøgning ved at klikke på det eller brug genvejen F8 Fanebladet Sagssøgning er opdelt i fire faneblade (Sag, Fritekst, Detaljer, Emneord). Indtast dele af eller hele titlen på sagen i feltet Titel og klik Søg titel På fanebladet Sag søges på sagsoplysninger Klik på pilen til højre for feltet Sagsbehandler sagsbehandler Man kan begrænse søgningen af sager ved at angive sagsbehandler, fx hvis man kun vil se sine egne sager. Klik + for at se brugerne i en Organisationsenhed. Vælg sagsbehandler ved at klikke på det ønskede navn. sagsnummer Du kan søge på sagsnumre ved at angive et helt eller dele af sagsnumre. Du kan fx finde alle kommunale sager om Veje og trafik ved at søge på 05. Skriv et sagsnummer, en kategori, eller et interval i feltet Sagsnummer/interval. sagsstatus Der findes flg. sagsstatus: Opstået Opklaret Afgjort Afventer Afsluttet Arkiveret Vælg en status på listen ved at klikke på pilen til højre for feltet Sagsstatus dokumenttitel Hvis du leder efter sager, hvor et bestemt ord indgår i titlen på et eller flere dokumenter, kan du søge på dokumenttitel. Indtast et ord eller dele heraf i feltet Dokumenttitel. oprettelsesdato Hvis du markerer en fra- og tildato kan du søge sager, der er oprettet i det viste datointerval. Hvis du kan markerer fradato, vil der kun blive søgt efter de seneste sager Vælg en fra- og/eller tildato i feltet Oprettet i datointerval Du kan desuden anvende søgekriterierne Fagområde, Kommune, Kommunenummer, eller Amt. 3
fritekst På fanebladet Fritekst søges på orddele eller hele ord i sagstitler, dokumenttitler og/eller dokumentindhold. Skriv et ord under Fritekst. Skriv evt. et andet søgeord og vælg mellem og, eller, eller ikke, afhængigt af, om: begge ord skal findes (og), blot det ene ord skal findes (eller), eller om det næste ord ikke må forekomme (ikke) Markér om der skal søges i Sagsoplysninger, Delforløbsoplysninger, Dokumentoplysninger, Dokumentindhold. delforløb På fanebladet Detaljer kan du søge sager ud fra oplysninger om delforløb, matrikel, eller sagsparter. Angiv et ord i feltet Delforløbstitel under Delforløb matrikel En sag bør stedfæstes med matrikelnummer, når sagen vedrører selve matriklen; dvs. grund eller ejendom. Angiv et Matrikelnummer under Matrikel sagspart En Sagspart er en aktiv part i sagen eller den, som sagen omhandler. Sagsparten kan findes i organisationens CPR-register, CVR-registrer, eller oprettes manuelt, såfremt den ikke findes i de officielle registre. Angiv Navn, Adresse og/eller CPR-nummer 4
5. Huskeseddel Oprettelse af delforløb Oprette delføb Du skal være på den aktuelle sags faneblad for at oprette et nyt delforløb. Klik Ny og Delforløb eller brug genvejen Alt + D Et nyt delforløb viser sig i sagstræet til venstre, og du skal nu udfylde delforløbsoplysningerne i vinduet til højre Indtast delforløbets Titel Vælg Delforløbstype Vælg evt. Fagområde Vælg evt. ny Sagsbehandler Vælg evt. Sagspart Vælg evt. Sagspartrolle Angiv evt. en Deadline Gem sagen med Crtl + S 6. Huskeseddel Fanebladet delforløb Søge delforløb Fanebladet Delforløb viser alle udvalgte delforløb med oplysninger om såvel sager som delforløb, herunder om der er en deadline eller om der foreligger en beslutning på sagen. Delforløbslisten bruges ofte til at give sagsbehandleren et overblik over igangværende sager. Klik på fanebladet Delforløb eller brug genvejen F2 Udfyld et eller flere af felterne: Sagsbehandler Sagstitel Sagsnummer Delforløbstitel eller vælg om der er foretaget en beslutning, og hvilken type Vis sag Fra delforløbslisten kan du gå direkte til en sag Markér et delforløb, højreklik på delforløbet vælg Vis sag Vis delforløb Går til det markerede delforløb på selve sagen Markér et delforløb, højreklik på delforløbet vælg Vis delforløb 5
7. Huskeseddel Kladder Oprette en kladde En kladde er et brev eller en fil, som endnu ikke er registreret/journaliseret. Den er redigérbar og kan slettes. Åbn sagen På en sag Du skal være på den aktuelle sags faneblad for at oprette en ny kladde på sagen. Den kan oprettes på sagsniveau eller under et delforløb. 1) Markér sagstitlen på sagstræet i venstre kolonne På et delforløb 2) Markér delforløbet på sagstræet i venstre kolonne Fra en fil Klik Ny og Kladde fra fil eller brug genvejen Alt + K Vælg den fil, der skal gemmes som kladde på sagen Klik OK eller tast Retur/Enter I nyåbnet vindue: Vælg Sti til kladdefil Indtast Navn på kladde der oprettes Vælg mellem Opret og redigér og Opret Førstnævnte vil åbne kladden, så du kan skrive i den, mens Opret blot vil tilføje kladden til sagen Fra en skabelon Når du opretter en kladde fra skabelon, vælger du først den skabelon, som brevet eller kladden skal bygges på Klik Ny og Kladde fra skabelon eller brug genvejen Alt + B Angiv Navn på ny kladde og evt. Emne for ny kladde Vælg evt. sag og delforløb for kladdens placering Vælg en vælge en skabelontype i skabelontræet til venstre og klik 6
derefter på den ønskede skabelon I vinduet til højre. Word vil nu blive åbnet med skabelonens indhold klar til redigering Arkivere kladde Når du har redigeret en kladde, uanset om denne er oprettet fra en fil eller en skabelon, er kladden låst for redigering af andre. Når du er færdig med at redigere, skal du derfor arkivere kladden, så den bliver åben for videre skrivning. Ved lukning af kladde Du kan vælge om det skal ske med det samme ved afslutning af redigering eller på et senere tidspunkt, hvis du vælger at holde kladden lukket for andres redigering. Ved lukning af en kladde, du har redigeret, bliver du spurgt, om der skal arkiveres. Vælg Ja for at gemme ændringer og samtidig arkivere, vælg Nej for at slette ændringerne, vælg Annuler for at gemme ændringer, men uden at arkivere Fra kladdelisten Højreklik på kladden, vælg Arkiver og afslut redigering 7
8. Huskeseddel Dokumenter Journalisere/registrere et dokument På en sag Du skal være på den aktuelle sags faneblad for at registrere et nyt dokument på sagen. Det kan gøres på sagsniveau eller under et delforløb Åbn sagen 1) Markér sagstitlen på sagstræet i venstre kolonne På et delforløb 2) Markér delforløbet på sagstræet i venstre kolonne Klik Journaliser eller brug en af genvejene: Journalisér Fil Fil: Alt + F Journalisér Papirdokument Brug denne journalisering, hvis du vil henvise til et eksisterende papirdokument, som ikke findes elektronisk i ESDH-systemet Papirdokument: Alt + P Journalisér notat Journalisér telefon Journalisér internt For løst notat For referat af telefonsamtale For internt notat Alt + N Alt + T Alt + I Journalisere/registrere en kladde som dokument Højreklik på kladden og vælg Journaliser kladde I alle disse tilfælde skal du udfylde dokumentoplysninger i vinduet Journaliser dokument Vinduet Journaliser dokument åbnes. Angiv Titel, Beskrivelse, Dokumentets art, Registreret dato, Sag, og Delforløb. Du har desuden mulighed for at sende en erindring vedrørende den foretagne registrering 8
9. Huskeseddel Erindringer Oprette erindring Du skal være på den aktuelle sags faneblad for at oprette en ny erindring. Klik Ny og Erindring eller brug genvejen Alt + E Erindringer kan bruges til fordele opgaver og ansvar. Ansvarlig for udførelse er lig med modtageren er erindringen. Indtast Navn på erindring Lav en Beskrivelse (fritekst) Vælg Erindringstype Vælg evt. Ansvarlig for udførelse Angiv evt. en Deadline En erindring kan evt. videregives til en anden sagsbehandler efter udførelse Markér evt. boksen Videregiv efter udførelse til Vælg modtager på listen Modtageren kan få en popup-besked ved modtagelsen af en erindring. Markér feltet Popup hos ansvarlig Klik OK for at sende Oprette erindring med kladde En erindring kan henvise til en kladde, hvor modtageren kan gå direkte til kladden på den pågældende sag ved modtagelse af en popup. 1) Markér en kladde på sagen Højreklik på kladden Vælg Ny erindring Dette kan gøres fra en konkret sag eller fra Kladde-fanebladet. 2) Markér en kladde på Kladdefanebladets oversigt Højreklik på kladden Vælg Ny erindring Udfyld de øvrige felter som sædvanligt Klik OK for at sende 9
Oprette erindring med dokument En erindring kan henvise til et dokument, hvor modtageren kan gå direkte til dokumentet på den pågældende sag ved modtagelse af en popup. 1) Markér et dokument på sagen Højreklik på dokumentet Vælg Ny erindring Dette kan gøres fra en konkret sag eller fra Dokument-fanebladet. 2) Markér et dokument på Dokument-fanebladets oversigt Højreklik på dokument Vælg Ny erindring Udfyld de øvrige felter som sædvanligt Klik OK for at sende Se erindringer på en sag Erindringer ligger enten direkte på sagen eller på et delforløb på sagen På sagsfanebladet: Klik på Erindringer på sagsniveau eller på et delforløb på sagstræet i venstre kolonne På erindringslisten kan man se Erindringstype, sagsnummer, titel på erindring, ansvarlig, opretter, titel på evt. dokument, dato for deadline, m.m. På erindringslisten i højre kolonne kan du se, hvilke erindringer, der er sendt på sagen eller delforløbet Videregive en erindring på en sag En erindring kan videregives til en kollega direkte fra en sag På sagsfanebladet: Højreklik på en erindring på erindringslisten Vælg Videregiv I det nyåbnede vindue: Vælg modtager i Videregiv erindring til flg. bruger Ændr evt. teksten Skriv evt. et Notat vedr. videreforsendelse Klik OK for forsendelse 10
Bekræfte en erindring udført En erindring kan erklæres som Udført af den ansvarlige, hvorefter den bliver slettet. På sagsfanebladet: Højreklik på en erindring på erindringslisten Vælg Bekræft udført I det nyåbnede vindue: Skriv evt. et Notat om udførelsen Klik OK for at bekræfte udførelsen Erindringen er nu slettet! Søge efter erindringer Fanebladet Erindringer giver sagsbehandleren overblik over alle erindring. Her kan du søge efter erindringer, ligesom der er adgang til at videregive, bekræfte dem udført, og gå direkte til en sag eller et dokument fra erindringslisten Åbn fanebladet Erindringer Med Deadline som kriterie: Markér feltet Har deadline og vælg en dato eller en periode i kalenderen til højre for check-boksen Med Opretter som kriterie: Markér feltet Opretter og vælg en kollega på listen til højre for checkboksen Med Ansvarlig som kriterie: Markér feltet Ansvarlig for udførelse og vælg en kollega på listen til højre for check-boksen Efter Erindringstype: Vælg en type på listen over erindringstyper Handle på erindringer fra erindringslisten Fra fanebladet Erindringer kan du videregive en erindring, bekræfte den udført, gå til sagen eller få vist det dokument som erindringen henviser til. Du kan også skrive tilføje en note, udskrive erindringen, eller printe hele erindringslisten. Åbn fanebladet Erindringer Markér en erindring Højreklik på den Vælg handling 11
12