Tilbudsforespørgsel på Levering af træpiller til Arrild Svømmehal
1. Indledning... 3 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet... 3 1.2 Opgavens omfang (skønnet)... 3 2. Formalia ved tilbudsgivning... 3 2.1 Tilbudsform... 3 2.2 Tilbudsbetingelser... 3 2.3 Honorar... 3 2.4 Spørgsmål... 3 2.5 Tilbudsfrist... 4 2.6 Forbehold... 4 2.7 Behandling af de indkomne tilbud... 4 2.8 udvælgelses- og kvalifikationskriterier... 4 2.9 Tildelingskriterier... 5 3. Kravspecifikation ufravigelige krav til leverandøren... 5 4. Kontrakt vedrørende levering af træpiller til Arrild Svømmehal... 6 4.1 Kontraktgrundlag... 6 4.2 Kontraktperiode... 6 4.3 Produkter / ydelser... 6 4.4 Ændringer af produktydelser... 6 4.5 Priser... 6 4.6. Prisregulering... 6 4.7 Kontaktpersoner... 7 4.8 Betaling og fakturering... 7 4.9 Opsigelse af kontrakten... 7 4.10 Overdragelse af rettigheder og fordringer.... 7 4.11 Misligholdelse... 7 4.12 Erstatning og forsikring... 7 4.13 Tvist... 7 4.14 Kontraktændringer... 8 4.15 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten... 8 4.16 Underskrifter... 8 Bilag 1 Tilbudsliste til levering af træpiller til Arrild Svømmehal... 9 Bilag 2 Tro og love erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige 10 2
1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Tønder Kommune udbyder levering af træpiller til Arrild Svømmehal. 1.2 Opgavens omfang (skønnet) Arrild Svømmehal ønsker tilbud på levering af træpiller til opvarmning, indblæst i silo. Det årlige forbrug udgør ca. 250 ton og den gennemsnitlige leverance udgør ca. 12 ton. 2. Formalia ved tilbudsgivning 2.1 Tilbudsform Tønder Kommune udbyder det som en tilbudsforespørgsel i henhold til 15a-15b i Tilbudsloven (bekendtgørelse nr. 1410 af 7.12.2007), hvor alle interesserede såvel private som offentlige leverandører har mulighed for at afgive tilbud på ydelsen. Tilbudsafgivelse skal ske på baggrund af udbudsmaterialets retningslinjer. 2.2 Tilbudsbetingelser Tilbuddet skal afgives skriftligt og fremsendes til: Tønder Kommune Udbud & Indkøb att. Kristina Hansen Kongevej 57 6270 Tønder På kuverten påføres emnet: udbud levering af træpiller til Arrild Svømmehal. Det er vigtigt, at tilbudsgiver i tilbudsmaterialet forholder sig til alle punkter i udbudsmaterialet, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af dette. Evt. manglende oplysninger vil ikke blive indhentet, medmindre der er tale om supplerende oplysninger. Vedlagt tilbudsliste (bilag 1) skal i uændret form benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen. Alle forhold i tilbudsforespørgslen skal være indregnet i tilbuddet. 2.3 Honorar Der ydes ingen godtgørelse for afgivelse af tilbud eller de hermed forbundne udgifter. 2.4 Spørgsmål Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til: Tønder kommune Udbud & Indkøb Kristina Hansen E-mail: krihan@toender.dk Markeres i emnefelt: spørgsmål tilbud på levering af træpiller til Arrild Svømmehal Spørgsmålene skal være Tønder Kommune i hænde senest den 25.6.2015 - kl. 12.00. Tønder Kommune bestræber sig på at besvare spørgsmålene løbende. Alle spørgsmål og besvarelse vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Tønder Kommunes hjemmeside; http://www.toender.dk/erhverv/udbud-og-indkoeb/aktuelle-udbud-og-licitationer.aspx 3
2.5 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud Levering af træpiller til Arrild Svømmehal og Må kun åbnes af Udbud og Indkøb. Tilbuddet skal være Tønder Kommune i hænde senest den 2.7.2015 kl. 12.00 på følgende adresse: Tønder Kommune Udbud og Indkøb Att. Kristina Hansen Jomfrustien 8, 1. sal 6270 Tønder Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen åbnes tilbuddet ikke og indgår dermed ikke i tilbudsevalueringen. 2.6 Forbehold Tønder Kommune forbeholder sig ret til at annullere hele eller dele af det samlede udbudsmateriale og / eller gennemføre en ny tilbudsforespørgsel, hvis der er saglige grunde eller forhold der tilsiger dette. 2.7 Behandling af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. Vurderingen af de indkomne tilbud vil ske efter følgende procedure: udvælgelseskriterier der foretages som det første en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet hermed er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, der er egnede til at varetage opgaven. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de efterspurgte oplysninger i udbudsmaterialets afsnit 2.8 Udvælgelseskriterier. Mindstekrav - herefter foretages en vurdering af tilbuddenes konditionsmæssighed, herunder eventuelle forbehold, i forhold til overholdelse af de opstillede mindstekrav og formkrav. Hvis mindstekravene ikke er opfyldt, anses tilbuddet for ikkekonditionsmæssigt og vil ikke indgå i den videre evaluering. Tildeling af kontrakt - til sidste foretages en konkret vurdering af de indkomne tilbud og på baggrund heraf besluttes det, hvilken tilbudsgiver der skal have tildelt kontrakten. Tildelingen vil ske på baggrund af det angivne tildelingskriterium i udbudsmaterialets afsnit 2.9 Tildelingskriterium. Når endelig afgørelse foreligger, vil alle tilbudsgivere skriftligt blive underrettet om tildelingsbeslutningen. 2.8 udvælgelses- og kvalifikationskriterier Der skal i tilbuddet oplyses/vedlægges følgende: kort beskrivelse af virksomheden og dokumentation for kvalitetsprøvning af de tilbudte træpiller. Erklæring om forfalden ubetalt gæld til offentlige myndigheder udfyld bilag 2. Tilbudsgiver er forpligtet til at tegne en professionel erhvervs- og produktansvarsforsikring og opretholde en sådan i hele kontraktperioden. Tilbudsgiver skal derfor kunne fremvise dokumentation for en sådan forsikring ved kontraktstart. Udbyder er berettiget til på ethvert tidspunkt i kontraktens løbetid at forlange dokumentation for, at forsikringen er i kraft. 4
Hvis ovenstående ikke er vedlagt tilbuddet vil Tønder Kommune betragte tilbuddet som ukonditionsmæssigt 2.9 Tildelingskriterier Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver den laveste pris for Arrild Svømmehal. Ved bedømmelsen af prisen, vil der blive lagt vægt på de af tilbudsgiver oplyste priser som skal være afgivet i danske kr. ekskl. moms, og inklusiv alle øvrige udgifter. Priserne vil samlet blive evalueret ud fra det fremsendte tilbud. Tilbud skal afgives ved udfyldning af relevante felter i tilbudsskemaet (bilag1). 3. Kravspecifikation ufravigelige krav til leverandøren Alle krav i tilbudslisten (bilag 1) skal være opfyldt. Derudover er der følgende krav til opgaven: De tilbudte træpiller skal leve op til DS/EN ISO 17225-2 (2014) eller tilsvarende certificeringer. Dette skal kunne dokumenteres på forlangende. Det forventes at de tilbudte træpiller leveres i kvalitetsklasse A1, hvor følgende krav er gældende: Kvalitetsklasse A1 A2 B Vand, w-%: Aske, w-% tør: Svovl, w-% tør: Effektiv brændværdi, MJ/kg modtaget basis: Mekanisk holdbarhed, w-% (intakte piller): Max. 10 Max. 0,7 Max. 0,03 16,5-19 Min. 97,5 Max. 10 Max. 1,5 Max. 0,03 16,3 19 Min. 97,5 Max. 10 Max. 3,0 Max. 0,04 16,0 19 Min. 96,5 Ved tvivl om hvorvidt de anvendte træpiller lever op til mindstekravene, står det ordregiver frit for at få en stikprøve af træpillerne testet ved anerkendt institut. Test af træpiller vil ske på tilbudsgivers regning. 5
4. Kontrakt vedrørende levering af træpiller til Arrild Svømmehal Kontrakten skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Kontrakten udfyldes af Tønder Kommune i tilfælde af en aftaleindgåelse. Parterne er: Ordregiver Tønder kommune Udbud og Indkøb Jomfrustien 8, 1. sal 6270 Tønder Kontraktansvarlig: Kristina Hansen Direkte tlf. nr.: 74 92 90 95 Mobil nr.: 23 10 31 93 Mail: krihan@toender.dk Leverandør / kontrakthaver Firmanavn Adresse Postnr. og By CVR reg. nr. Kontraktansvarlig: Direkte tlf.nr. Mobil nr.: Mail: 4.1 Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt annoncering i overensstemmelse med Tilbudsloven. Kontrakten beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder og skal som minimum sikre, at Tønder Kommune modtager de i tilbudsforespørgslens og tilbudsmaterialet anførte produkter og services, samt at kontrakthaver sikres betaling for de i kontrakten aftale varer og ydelser. Kontraktgrundlaget består af: Kontrakt mellem kontrakthaver og ordregiver Tilbudsforespørgselsmateriale med bilag fra ordregiver af dd.mm.åååå Kontrakthavers tilbud af dd.mm.åååå Eventuelle spørgsmål og svar Leverancens omfang bestemmes af de ordrer, som ordregiver løbende afgiver. 4.2 Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra 1.8.2015 til og med 31.7.2016 med mulighed for forlængelse i op til 2x12 måneder. Senest 3 måneder før kontraktudløb tages der stilling til om optionen udnyttes. Dette sker efter dialog med kontrakthaver om prisen jf. pkt. 4.6. Prisregulering. 4.3 Produkter / ydelser Jævnfør kontrakthavers tilbud af dd.mm.åååå 4.4 Ændringer af produktydelser I kontraktperioden er kontrakthaver forpligtet til at orientere Tønder Kommune om evt. ændringer af ydelser / ydelsessammensætning. 4.5 Priser Jf. kontrakthavers tilbud af dd.mm.åååå. 4.6. Prisregulering Forud for stillingtagen til udnyttelse af optionen, vurderes det om prisen skal justeres, det være sig ned eller op. Det forventes at kontrakthaver kommer med en pris pr. ton, der afspejler markedet, der vil være gældende de næste 12 måneder, hvis optionen udnyttes. Kan Tønder Kommune/Arrild Svømmehal ikke acceptere den nye pris, så udløber kontrakten ved kontraktudløb. 6
4.7 Kontaktpersoner Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. 4.8 Betaling og fakturering Betalingsbetingelserne er 30 dage. Efter hver levering fremsendes gebyrfrit en samlet E-faktura til Tønder Kommune, Arrild Svømmehal. Tønder Kommune foretrækker elektronisk fakturaer dannet i leverandørens eget økonomiog fakturasystem, via fakturaportal på internettet eller via NemHandel. Fakturablanket dannet via NemHandel www.virk.dk er gratis og fungerer fuldt elektronisk. Oplysninger om e- fakturering kan findes på www.oes.dk. Fakturaer skal indeholde følgende oplysninger: EAN-lokationsnummer Fakturabeløb Kontrakthavers CVR-nummer. 4.9 Opsigelse af kontrakten Hvis der i aftaleperioden indtræffer indgreb fra kommunalbestyrelsen, der medfører væsentlige ændringer i de økonomiske forudsætninger, forbeholder Tønder Kommune sig ret til at opsige kontrakten med 3 måneders varsel. 4.10 Overdragelse af rettigheder og fordringer. Rettigheder og forpligtigelser efter kontrakten med tilhørende bilag, vil hverken helt eller delvist kunne overdrages af kontrakthaver, ligesom de af kontrakten flydende fordringer ikke kan overdrages eller belånes af kontrakthaver. 4.11 Misligholdelse Som misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af kontrakthavers forpligtigelser, dvs. en hvilken som helst mangel, forsinkelse mv. Foreligger der misligholdelse, skal kontrakthaver uden ugrundt ophold meddele Tønder Kommune dette samt underrette Tønder Kommune om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden. Hvis kontrakthaver gentagne gange ikke opfylder sine forpligtigelser iht. denne kontrakt - eksempelvis ved reklamation mv., der er at betragte som misligholdelse, anses dette som væsentlig misligholdelse. Væsentlig misligholdelse berettiger til ophævelse af kontrakten uden varsel. I øvrigt er kontrakthaver ansvarlig efter dans rets almindelige regler om misligholdelse. 4.12 Erstatning og forsikring Kontrakthaver er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler for enhver personog tingsskade, herunder også erhvervs- og produktansvar samt hændelige skader der måtte opstå i forbindelse med de af kontrakten omfattede ydelser. 4.13 Tvist Eventuelle tvister der ikke kan afgøres i mindelighed, afgøres ved Tønder Kommunes værneting og efter dansk ret. 7
4.14 Kontraktændringer Kontrakt- og bilagsændringer kan foretages, når parterne er enige herom, og dette ikke er i strid med udbudsreglerne. 4.15 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Nærværende kontrakt er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, hvis tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i hele/dele af kontrakten i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Kontrakthaveren og denne ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne kontrakts indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb. 4.16 Underskrifter Nærværende kontrakt underskrives i 2 eksemplarer, hvoraf hver part modtager 1 eksemplar. Dato: Dato: For leverandøren For Tønder Kommune/Arrild Svømmehal 8
Bilag 1 Tilbudsliste til levering af træpiller til Arrild Svømmehal Pris pr. ton (afgives i dansk kr. ekskl. moms, inkl. alle øvrige udgifter) Tilbudsgiver: Dato og underskrift 9
Sæt kryds Bilag 2 Tro og love erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige I henhold til LBK nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love,. erklærer undertegnede tilbudsgiver 1. Virksomhedens navn: 2. Adresse: 3. Postnummer, by: 4. CVR-nr..på tro og love at 5. Virksomheden ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige 6. Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, men denne gæld er under 100.000 kr. 7. Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, som overstiger kr. 100.000 kr. Denne gæld specificeres i Felt 8 & 9 8. Kreditor nr. 1 a. Gæld til (navn og adresse på kreditor) Gældens størrelse (inkl. påløbne renter og b. Kr. omkostninger): c. Sæt kryds hvis der er indgået aftale med kreditor om afvikling af gælden. d. Sæt kryds hvis denne afviklingsordning overholdes. 9. Kreditor nr. 2 a. Gæld til (navn og adresse på kreditor) b. Gældens størrelse (inkl. påløbne renter og omkostninger): c. Sæt kryds hvis der er indgået aftale med kreditor om afvikling af gælden? Kr. d. Sæt kryds hvis denne afviklingsordning overholdes. Dato og underskrift Ordregiver må ikke antage et tilbud fra en tilbudsgiver, som har ubetalt, forfalden gæld, der overstiger 100.000 kr., til det offentlige medmindre: samtlige tilbudsgivere har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, der overstiger 100.000 kr. tilbudsgiveren stiller sikkerhed for betaling af den del af gælden, der overstiger 100.000 kr. tilbudsgiver i rimelig tid inden tilbudstidspunktet har indgået aftale med inddrivelsesmyndigheden om afviklingsordning og denne ordning er overholdt. Uanset gældens størrelse kan Tønder kommune udelukke en tilbudsgiver fra at deltage i en udbudsforretning under henvisning til, at denne har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. 10