Referat af Bestyrelsesmøde (lægges på hjemmesiden) Dato: Mandag d. 22. juni 2015 Tid: kl. 10.00 13.00 mødet afsluttes med en let frokost - forretningsudvalgsmøde kl. 9.30 10.00 Sted: Vestervig Kirkemusikskole Deltagere: Henning Toft Bro, Birthe Christiansen, Poul Skjølstrup Larsen, Ketty Sørensen, Henriette Hoppe, Ole Brinth, Jette Madsen, Rune Drejer, Karen Stranddorf og Winnie Sleiborg Andersen Fraværende: Mikael Bundgaard og Bodil Abildgaard Referat: Winnie Sleiborg Andersen Referat Dagsordenspunkt Referat /Beslutning 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden er godkendt. Winnie går kl. 12.00, hvorefter Ole Brinth overtager referentrollen. 2. Valg af referent Winnie Sleiborg Andersen / Ole Brinth 3. Velkomst Evt. meddelelser ved formanden 4. Opslag af rektorstillingen - orientering ved formanden Formanden bød velkommen. Skolen har tidligere fået tilsagn fra kirkeministeriet om at slå rektorstillingen op, så det gør vi i august 2015. 5. Procedure for ansættelse af rektor - ved formanden Medarbejderrepræsentation i ansættelsesudvalg (KS) Lærerrådet anbefaler (med mandat fra skolens fastansatte medarbejdere), at der i ansættelsesudvalget sidder en lærerrepræsentant og en TekniskAdministrativPersonale (TAP-repræsentant) samt Jørgen Kjærgaard, som har meget stor lokalkendskab og som har arbejdet på Vestervig Kirkemusikskole i mange år. 1
Ansættelsesudvalgets sammensætning Procedure Formanden oplyser, at forretningsudvalgets udspil vedr. sammensætning af ansættelsesudvalget består af bestyrelsen + den tilforordnede lærerrepræsentant + den valgte medarbejderrepræsentant for TAPerne. Der er en fælles forståelse af, at konst. rektor ikke deltager i ansættelsesudvalgets arbejde. På baggrund af ovenstående besluttes det, at der afholdes en 1. og en 2. samtale. Ved 1. samtale deltager det oven for beskrevne ansættelsesudvalg. Ved 2. samtale inddrager ansættelsesudvalget relevante medarbejdere, sparringspartnere m.fl. efter behov. Stillingen opslås i Organistbladet (deadline 5. juli) og på jobnet i august med ansøgningsfrist d. 22. august. Ansættelse: Hurtigst muligt. Når samtalerne i ansættelsesudvalget er ført til ende, er det bestyrelsen, der indstiller til Kirkeministeriet om, hvem man ønsker ansat. Den tilforordnede lærerrepræsentant og den valgte TAP-repræsentant har taleret. Ansættelsesudvalget udarbejder et talepapir for at styre samtalen. Alle parter bedes maile relevante spørgsmål til kontoret, som koordinerer og fremsender talepapiret til ansættelsesudvalget. Sidste ansøgningsfrist er lørdag d. 22. august. Kontoret sender ansøgninger med post til ansættelsesudvalget. Ansættelsessamtale 1. runde: torsdag d. 3. september kl. 10.00 17.00 i Vestervig. Ansættelsessamtale 2. runde: tirsdag d. 8. september kl. 10.00 15.00 i Vestervig. 6. Ledelsessituationen frem til ansættelse af ny rektor - orientering ved formanden 7. Bestyrelsens medlemmer Konservatoriernes plads Det er aftalt med Ole Brinth at han fortsætter som konstitueret rektor frem til ny rektors ansættelse, idet det dog er aftalt at konstitutionsperioden i denne omgang ikke løber længere end til senest 31.12.2015 Intet nyt siden sidst ifølge Ole Brinth. Landsforeningens plads 2
Ketty Sørensen meddeler, at Landsforeningen vælger én ny repræsentant til bestyrelserne på alle tre kirkemusikskoler. 8. Orientering om kirkemusikskolens virksomhed Undervisning Bilag 1 fremsendt med dagsorden. Ole Brinth orienterer om fællestimer, koncerter, undervisningsforløb og kurser siden sidst. Herudover meddeler han, at Kaja Christensen stopper som afdelingsleder i Aarhus. Karen Stranddorf indtræder i stedet for. Karen får dermed en udvidet ansættelsesramme for det kommende år. Optag/optagelsesprøver Eksamen Skolen har modtaget 62 ansøgninger (ud over skolens interne ansøgere), hvoraf 50 optages. Der har været mange meget velkvalificerede ansøgere. Skolen har modtaget tre klagesager ifm eksamen. Ole Brinth har haft kontakt til de involverede parter og der er truffet afgørelser i alle sager. Synliggørelse / Netværk / Repræsentation / samarbejde Ole Brinth redegør for skolens synliggørelse, netværk, repræsentation og samarbejde på tværs: Folkekirkens Ungdomskor, hvor bestyrelsesposten er overgået til Hans Christian Hein, Løgumkloster Kirkemusikskole. FUKs korkonsulentordning er under udvidelse. Skolen hoster korkonsulenten for nord. Intet nyt om Kirkemusikalsk Kompetencecenter, Esbjerg Kirkemusikalsk Studiecenter med et desværre aflyst møde pga uafklaret struktur i Folkekirkens Uddannelses- og Videncenter (FUV) Sangcenter Thy, hvor skolen arbejder med mhp mulige fremtidige samarbejdsrelationer Advisory Board for Sangens Hus, Skolernes samarbejde, som fortsat drejer sig om ny fælles hjemmeside, ny fælles administrationssystem samt forankring heri, ny fælles kontoplan, fælles annoncering, fælles mål i resultataftaler, ensartethed i årsrapporter. Fortsat underbemandet administration, hvilket udmunder i opgaver, der ikke bliver løst. 3
Administrationen Råd og udvalg Bibliotek Samarbejdet med AdF (Folkekirkens Administrative Fællesskab) er præget af at AdFs medarbejdere er meget presset. Ole Brinth orienterer om råd og udvalg på skolen: Samarbejdsudvalg (SU)/Medarbejderudvalg (AMO), som har lavet vedtægtsændring for at få plads til en TAP-repræsentant. Valgt er Winnie S. Andersen. Herudover arbejder udvalget med ArbejdsPladsVurderinger (APV) og UndervisningsMiljøVurderinger (UMV). Det sidste laves formentlig via spørgeskema på Surveymonkey på nettet. Herudover drøftes Falck-abonnement på krisehjælp Lærerrådet, som arbejder på at tilrettelægge Pædagogisk dag lørdag d. 5. september De Studerendes Råd, intet nyt Fastansattemøde, som pr. juni 2015 er udvidet til alle fastansatte faggrupper og dermed også TAP-ansatte Overgang til DanBibliotek er afsluttet. Bibliotekets registreringer er hermed fremtidssikrede. 9. Budgetanalysen Arbejdet i styregruppen v. formanden Henning Toft Bro er fortsat formand i styregruppen. Alt arbejdet er givet videre til arbejdsgruppen. Arbejdet i arbejdsgruppen v. konst. rektor Ole Brinth giver status på temaerne (ingen ændring siden sidste møde): Analysetema 1: Den historiske arv og status i dag for kirkemusikeruddannelsen Analysetema 2: En beskrivelse af kirkemusikerne i dag Der er udsendt en spørgeskemaundersøgelse blandt skolens tidligere og nuværende studerende. Svarprocenten har ligget omkring og lidt under 50 %, men materialet vurderes som signifikant, og er gjort til genstand for omfattende behandling af ministeriet. KiMi fremlægger senere de samlede resultater af undersøgelsen og af bearbejdelse af FLØS-data om ansatte kirkemusikere Analysetema 3: Økonomien i kirkemusikeruddannelsen Der er er gennemført et analysearbejde af skolernes økonomi som giver basis for større 4
gennemsigtighed. Der er arbejdet med en række nøgletal, ligesom der er arbejdet med beskrivelser af typiske studieforløb med udblik til hvad en studerende koster på de enkelte studier og uddannelsestrin Analysetema 4: Kirkemusikeruddannelsen i relation til musikeruddannelser generelt Der er ikke foretaget konkrete vurderinger i relation til andre musikeruddannelser p.t. Analysetema 5: Et fremtidsscenarie for folkekirkens aktiviteter i et kirkemusikalsk perspektiv Der udarbejdes et udkast til beskrivelse med henvisning til scenarier, sociologi, struktur m.v. Der udarbejdes ligeledes en kort præsentation til styregruppen. De tre første temaer er blevet grundigt arbejdet igennem. De sidste to temaer er blevet drøftet og der vil formentlig udgå opfordring til skolernes bestyrelser om at videreføre samtaler om disse emner. Derved vil ny rektor i Vestervig også kunne blive inddraget. Ole Brinth omdeler bilag 1.1 Kirkemusiker orgel og korledelse + takster 15/16. De tre kirkemusikskoler er blevet enige om fælles retningslinjer omkring, hvad vi kalder de forskellige optag samt pristakster ifm samme. Fortsættelseslinjen er for de studerende, der evt. ikke består et fag. For at dygtiggøre sig kan de året efter blive tilbudt fortsættelseslinjen. Eksamensfri hovedfag er for de ansatte i Folkekirken, der ikke samtidig med ansættelsen kan overkomme at tage en kirkemusikeruddannelse. 10. Skolens regnskab 2014 Bilag 2A, 2B og 3 udsendt med dagsorden. Opfølgning på årsrapport Ole Brinth orienterer om skolens pengestrøm og regnskab for 2014, som munder ud i et underskud på 131.000 kr., der dækkes af overført overskud fra 2013, ud fra beskrivelser og redegørelser omkring overskud for 2013 indføjet i Årsrapport for 2013. Efteruddannelsesprojektet som skolen har fået en bevilling på, har været indregnet i skolens overskud, hvilket ikke er regnskabsmæssigt korrekt. Ole Brinth har redegjort for dette i notat til Kirkeministeriet af 4. maj 2015 og chefkonsulent 5
Rigsrevisionens bemærkninger Carsten Nielsen, AdF har 4. maj 2015 i henhold til redegørelse til ministeriet fremsendt uddybende mail omkring skolens afdrag på gæld Martin Løvenkjær-Pearson fra Kirkeministeriets 1. kontor har efterlyst en eventualforpligtigelse for årsrapporten 2014. Den har skolen efterfølgende indrapporteret det drejer sig om huslejeforpligtelser i Aalborg og Aarhus. Skolen har modtaget rigsrevisionens afrapportering for regnskab 2014 uden væsentlige bemærkninger. 11. Skolens økonomi 2015 Ramme Maj 2015 12. Skolens økonomi 2016 Bilag 4 og 5 udsendt med dagsorden. Ole Brinth orienterer om skolens ramme for 2015 (7.196.649 kr.) Ole Brinth orienterer om budgetopfølgning til og med maj 2015, som balancerer meget pænt. Pga at budgettet ikke er periodiseret, vil der i næste budgetopfølgning være drastiske ændringer bl.a. pga eksamensudgifter. Bilag 6, 7 og 8 udsendt med dagsorden. Ramme Budget til godkendelse Ansøgning til omprioriteringspulje Ole Brinth orienterer om bevillingen for 2016 som er på 6.212.465 kr. Herudover søger skolen om en merbevilling (forhøjet driftsbevilling som i 2014-2015) på 925.000 kr. Ole Brinth fremlægger budget 2016 til godkendelse. Bestyrelsen godkender budget 2016. Ole Brinth fremlægger budgetønsker til omprioriteringspuljen på i alt 925.000 kr. til forhøjet driftsbevilling som i 2014 og 2015. Melding fra KiMi juni 15 Skolen har modtaget mail fra kontorchef Klaus Kerrn- Jespersen, Kirkeministeriets 1. kontor om at vi må disponere som om budgetønsket til omprioriteringspuljen går igennem. 13. Skolens lokaler Aalborg Formanden oplyser, at Folkekirkens Hus er ved at blive ombygget/renoveret. Lokaler og ventilationsanlægget skal lydisoleres. Kirkemusikskolen lejer sig ind i fire lokaler på 2. sal fra og med 1. november 2015. Der vil blive køkkenfaciliteter. Pt. forhandles om café. 6
Aarhus Vestervig Huslejen bliver ca. 1.445 kr. pr. m2 pr. år. Folkekirkens Hus åbner i september 2015 med en officiel åbning Palmesøndag d. 20. marts 2016. Skolen vil være repræsenteret. Indtil da har skolen lavet aftale med Det Jyske Musikkonservatorium (Musikkens Hus). Vi mangler 4 klaverer til Aalborg + 1 til Aarhus. Der er fortsat store lokaleproblemer i Aarhus. Karen Stranddorf foreslår køb af bygning uden for Aarhus for at samle alle lokaler. Skolen har forhandlet og fået tilsagn om at leje et ekstra lokale på Stjernen i 2015/2016. Prisen er ved at blive forhandlet. Der er kommet nye døre og vinduer i Packness. Der arbejdes pt. på at blive indhentet tilbud på døre og vinduer i Plesner i 2016 og nyt tag til annekset i 2017. 14. Nyt administrationssystem og ny hjemmeside Seneste møder (4.6, 12.6. og 17.6) Status Ole Brinth giver status på skolernes kommende StudieAdministrativeSystem (SAS). IT-afdelingen har lige afleveret betaversion til FUV. Vores behov i SAS er anderledes end FUVs. De største udfordringer består i at kirkemusikskolerne har længere uddannelsesforløb, hvor FUV arbejder med kortere kurser, der kun i mindre omfang indgår i kursusrækker. Pt. arbejder kirkemusikskolerne i arbejdsgrupper: uddannelsesflow, eksamen og økonomi. Sidste del med input fra Steen Halk Petersen. Vi forventer, at skolernes ny hjemmeside kommer til at køre til oktober. 15. Efteruddannelse I Afslutning på projekt vedr. IT Rapport foreligger - fremlægges på mødet 16. Efteruddannelse II Bilag 8.1 Ole Brinth fremlægger afslutningsrapport for Itprojektet, som har dækket 650.000 kr. til faglig uddannelse og 300.000 til It-uddannelse. Ole Brinth orienterer om Efteruddannelse II. Det er delkurser bundet sammen i fagpakker. Det er formålet med projektet, at skolen arbejder med efteruddannelsen giver et veldefineret 7
kompetenceløft, der måske senere kan indgå i en egentlig videreuddannelse Knud Damgaard Andersen er projektleder. Pga store arbejdsbyrder er projektet, ifølge aftale med Kirkeministeriet og projektgruppen, forlænget ½ år. 17. Kurser 2015 Bilag 9 udsendt med dagsorden. Ole Brinth orienterer om skolens kursusudbud for efteråret 2015: Byggesten til Børnekoret Music Mind Games i korarbejdet Hørelære i korarbejdet De ugentlige korvitaminer inspiration til korprøven Orgelimprovisation i gudstjenesten II Liturgisk sang og oplæsning kursus for kirkesangere Alle kurser fremgår også af skolens hjemmeside www.kirkemusikskole.dk/kurser124.htm 18. Samarbejdsprojekt: Børn- Unge- Orgel Ole Brinth orienterer om at samarbejdsprojektet kører godt med Katrine Immerkjær Kristiansen som projektleder. 19. Evt. herunder næste møde(r) Torsdag d. 29. oktober 2015. Henning Toft Bro Formand Ole Brinth konst. rektor 8