Publisert 21. juni 2014 Referat af bestyrelsesmøde onsdag d. 7. maj 2014 kl. 18:30-21:30 i eget mødelokale i Grøndal Centret Hvidkildevej 64, Kbh. NV Til stede: Helle Dahlslund Buus, Birgitte Hvid, Martin Lotz, Lin Solvang, Jacob Dahlslund Buus og Ellen Margrethe Pedersen Efter pkt. 1: Nils Andersen Fraværende med afbud: Katia Abbondio. 1. Godkendelse af dagsorden. Dagsorden. 2. Godkendelse af referat af bestyrelsesmøde d. 7. april 2014. 3. Tidsrammer. 4. Kort økonomisk oversigt. 5. Kort nyt om hold og udvalg. a. MIG b. KIG c. BM d. Spring e. GLH f. Svømning g. Støttehold h. Hal- og materialeudvalg i. Forældreudvalg j. Sponsorudvalg 6. Forslag til Politik og kommissorium for Uddannelse- og coaching udvalg. 7. Forslag om anskaffelse af forskudt barre og nedspringsmåtter. 8. De nye springbrætter. 9. Orientering om telefonisk FU-møde d. 5.5.2014. 10. Trænersituationen i Gefion kontrakter/løn/næste sæson. 11. Uddannelse af trænere og instruktører. 12. Begyndende planlægning af næste sæson. 13. Planlægning af Forårsopvisning. a. MIG og KIG hold d.14. juni 2014. b. Øvrige hold (deres sidste træningsgang). 14. Oversigt over diverse arrangementer i resten af sæsonen. 15. Genforhandling af vedtagelse af tilskuddet til bruttogruppen. 16. Børneattester for bestyrelsesmedlemmer. 17. Afklaring af, hvem der er i hallen hvornår (andre end Gefion).
18. Trænermøde i juni. Side 2 af 6 19. Trænermøde i august. 20. Aflønning af dommere. 21. Tjek af fordelte opgaver. 22. Næste bestyrelsesmøde. (forslag mandag d. 2. juni 2014). 23. Eventuelt. Ad p. 1 Godkendelse af dagsorden. Pkt.4 og 5 blev udskudt til efter pkt. 20. Bestyrelsen forholdt sig derefter til, hvorvidt den skal supplere sig under Katias sygeperiode. Nils Andersen og Peter Hegel blev nævnt som mulige emner. Nils var inden mødet inviteret som gæst til at deltage i bestyrelsesmødet under pkt. 7 (omhandlende køb af redskaber). Bestyrelsen besluttede at supplere sig selv, indtil Katia vender tilbage. Bestyrelsen besluttede at bede Nils træde ind i bestyrelsen, idet der samtidig blev stillet krav om, at Nils deltager generelt i det samlede bestyrelsesarbejde og bestræber sig på at deltage i den almindelige kommunikation via mail. Nils meddelte efterfølgende, at han ville kunne deltage i bestyrelsesarbejdet indtil september. Nils blev derefter suppleret ind, indtil Katia genindtræder. Ad p. 2 Godkendelse af referat af bestyrelsesmøde d. 7. april 2014. Referatet blev gennemgået. Diverse korrektioner indføres inden offentliggørelse. Ad p. 3 Ad p. 6 Ad p. 7 Ad p. 8 Tidrammer. Punktet blev ikke behandlet. Forslag til Politik og kommissorium for uddannelse- og coaching udvalg. Forslaget blev drøftet. Med diverse mindre rettelser blev forslaget vedtaget. Den endelige formulering vedhæftes dette referat. Forslag om anskaffelse af forskudt barre og nedspringsmåtter. Da de ønskede oplysninger om anvendeligheden af en forskudt barre til grav er blevet tilvejebragt og accepteret af både MIG og KIG, har FU valgt at godkende købet (33.700 kr.)på baggrund af bestyrelsens tidligere behandling af dette indkøb. Nedspringsmåtter ved ringene (17.200 kr.) stilles i bero. Til gengæld godkendes køb af 1 hvid Gymnova måtte og 3 slaskemåtter. Ønsket om køb af en balancebom blev derefter behandlet. Bestyrelsen godkendte indkøb af en Spieth / Jansen og Fritzen bom pris omkring 22.000 kr. Desuden godkendtes indkøb af 2 skum bomme med en max-grænse på 5.000 kr. Ifølge oplysning på mødet d. 7. april var der på det tidspunkt købt nye redskaber for ca. 76.600 kr. Med de nye godkendelser overskrides beløbsrammen på 100.000 kr. ikke alvorligt. Nils har ansvaret for at de godkendte redskaber bliver indkøbt. Ønsker om nedspringsmåtter skal behandles, når nye midler til redskabsindkøb frigives. Der skal laves et regneark over de nyindkøb, som er foretaget i denne sæson, så det på sigt bliver synliggjort, hvad Gefion ejer af redskaber både med oversigt over alder og anskaffelsespris. Nils påtog sig denne opgave. De nye springbrætter. Der er indkøbt 2 pige springbrætter, men der er også brug for et springbræt til drengene. Det blev derfor besluttet, at der indkøbes endnu et springbræt til drenge.
Side 3 af 6 Det sponserede beløb fra Super Brugsen skal indgå i betalingen for dette springbræt. Nils har ansvaret for indkøbet. 21. juni 2014 Ad p. 9 Orientering om telefonisk FU-møde d. 5.5. 2014. Helle orienterede om, at der er kommet en ansøgning om økonomisk støtte til en træningsog uddannelseslejr for MIG Elite i Barcelona. Lejren skal finde sted d. 28.7.-3.8. 2014. Der er indlagt et bånd med uddannelse om morgenen og et bånd med egentræning om eftermiddagen. DGF har desværre aflyst et planlagt kursus, hvorfor Marian og Eliteholdet har fundet denne mulighed. Der er søgt om 7.000 kr. til Marians rejse og ophold og 2.500-3.000 kr. til 6 til 7 gymnaster. FU har på sit møde imødekommet ansøgningen med en rammebevilling på 25.000 kr. Gymnasterne skriver under på, at de er indstillet på at fungere som trænere i den kommende sæson. Med denne bevilling opfyldes delvis Generalforsamlingens pålæg om at opgradere træneruddannelsen. Sidsel er blevet orienteret om bevillingen og er blevet opfordret til at indarbejde planer om uddannelse i kommende ansøgninger om rejser for KIG. Ad p. 10 Ad p. 11 Ad p. 12 Ad p. 13 Ad p. 14 Ad p. 15 Trænersituationen i Gefion kontrakter/løn/næste sæson. Helle erklærede sig enig i, at kontrakter og lønforhold skal på plads. Marian skal have sit ansættelsesforhold helt på plads. Han har givet udtryk for nogen utilfredshed med den nuværende situation. I den sammenhæng oplyste Helle, at Marian dags dato har fået at vide, at han får udbetalt 12.500 kr. som bonus, blandt andet begrundet i, at han ved det nyligt afholdte DM skaffede Gefion tre Danmarksmestre i senior, junior og ungdom. Helle ønskede tilsagn fra bestyrelsen om, at foreningen udnytter lovlige skattemæssige muligheder i forbindelse med løn til trænerne. Bestyrelsen accepterede dette. FU forpligter sig til at sørge for, at der foreligger kontrakter med arbejdsbeskrivelse og lønforhold for den kommende sæson inden sommerferien. Uddannelse af trænere og instruktører. Da flere af de behandlede punkter omhandlede dette emne, blev der ikke talt yderligere om uddannelse. Begyndende planlægning af næste sæson. Marian og Sidsel skal informeres om, at de skal komme med deres bedste bud på holddannelser og trænere. Helle og Ellen Margrethe vil holde et møde med de to for nærmere planlægning. Ellen Margrethe meddelte, at Sidsel har givet udtryk for, at det er hensigtsmæssigt at alle MIG - og KIG begynderhold stopper med udgangen af uge 25. (lørdag d. 21. juni.) Det skal lige cleares med drengetrænerne. Derefter kan det skrives på hjemmesiden og udsendes i GOAS. Planlægning af Forårsopvisning. a. Opvisningen i hal F/G (MIG og KIG) d. 14. juni blev fastsat til kl. 13-15. Planlægning og afvikling varetages af Martin, Lin og Ellen Margrethe. b. Springs og GLH s forældreafslutninger varetages af de enkelte trænere. De kan købe juice og kage til holdene, sådan som gymnasterne ville have fået det, hvis den store opvisning var blevet afholdt. Springs flidspokal uddeles efter aftale med springtrænerne til en gymnast på torsdagsholdet. Oversigt over diverse arrangementer i resten af sæsonen. Der er ikke fremkommet nogen oplysninger. Genforhandling af vedtagelse af tilskuddet til bruttogruppen. Det blev vedtaget at der ydes et tilskud til kontingentet til Dannebrog til Tops (DTT). Tilskuddet beregnes som forskellen mellem det regionale og det nationale kontingent for deltagelse i Bruttogruppen som DTT gymnast.
Tilskuddet må max andrage 2000 kr. pr. år og udbetales sidst på kalenderåret. Denne beslutning genforhandles i januar 2015. Jacob har ansvar for at holde styr på de ydede tilskud. Side 4 af 6 Ad p. 16 Ad p. 17 Ad p. 18. Ad p. 19 Ad p. 20 Ad p. 4 Ad p. 5 Børneattester for bestyrelsesmedlemmer. Det er fortsat bestyrelsens holdning, at der indkaldes børneattester på bestyrelsesmedlemmer. Der gøres en undtagelse med Lin Solvang, da det har vist sig meget vanskeligt at skaffe en attest fra Norge. Dog gøres der et forsøg på at få en dansk attest med henvisning til, at Lin har boet mange år i Danmark. Afklaring af, hvem der er i hallen hvornår (andre end Gefion). Punktet er foranlediget af, at redskaberne i hal F/G ofte står anderledes end planlagt. Problemet synes at ligge hos N. Zahles lærere og gymnaster, men Sputnik kan muligvis også have del i problemet om mandagen. Helle påtog sig at skrive både til Zahle og til Sputnik. Planen om at fotografere en korrekt opstilling, laminere billederne og hænge dem op i hallen blev repeteret. Trænermøde i juni. Det blev besluttet, at der indkaldes til trænermøde mandag d. 16. juni kl. 20. Mødet afholdes i mødelokalet. Der indkøbes lidt drikkevarer og lidt frugt. Ellen Margrethe udsender indkaldelse. Trænermøde i august. Det blev besluttet, at der indkaldes til trænermøde søndag d. 17. august kl. 16-19. Da der åbenbart ikke er interesse blandt trænerne for, at mødet foregår uden for Centret, planlægges det foreløbigt som et møde i mødelokale 1-2. Det er et ønske, at Mats Mejdevi kontaktes med henblik på, at han kommer og laver et oplæg med følgende arbejdstitel Hvordan er man en god træner. Helle kontakter Mats. Ellen Margrethe bestiller lokale. Eventuel forplejning besluttes senere. Aflønning af dommere. På grund af Katias sygdom har Sidsel bedt om tilladelse til at hyre en fremmed dommer, Camilla Møntegård, til et DM d. 3.-4. maj. Helle har givet Sidsel lov til at betale hende 400 kr. Den samme situation vil opstå i weekenden d. 10.-11. maj. Sidsel har fået lov til at betale et tilsvarende beløb, hvis hun kan finde en dommer. Det er ikke afklaret, om meldingen på et MIG møde om, at der ikke mere skal betales bøde for manglende dommer, er anerkendt i DGF. Hjemmesiden er ikke ændret på dette punkt. Kort økonomisk oversigt. Birgitte orienterede om økonomien. Der er intet at bemærke. Kort nyt om hold og udvalg. MIG(HB/JB) Elias Rosted har overtaget MIG Trin 1a og Trin 1b for resten af sæsonen. Jacob og Marcus foreslår, at der næste sæson også åbnes for Freestyle om onsdagen. Der vil måske være åbent for Freestyle i juli måned. Der vil i givet fald være tale om en forsøgsperiode for at se, om der kommer nogen. Den af Kasper Fardan donerede løn sammen med de bevilligede 25.000 kr. indsættes på en af Helle oprettet konto. Der er atter lidt utilfredshed med MIG træningen, denne gang på Trin 2. Der er planer om en bedre inddeling af drengene efter alder næste sæson. KIG(KA) Der henvises til den med indkaldelsen udsendte redegørelse fra Katia. Charlotte Thuesen er interesseret i at undervise KIG gymnaster i dans, hvis det kan passes ind på tidspunkter, hvor Charlotte er i hallen. Charlotte har i foråret koreograferet gulvøvelser til et par Elitepiger.
Side 5 af 6 21. juni 2014 BMG(JB) Der er intet at berette. Spring (EP) Der er intet nyt. GLH (EP) Tumlinge er blevet aflyst d.8. og d. 29. april. Sebastian er klar til at tage holdet alene i maj. GLH 3 og 4 laver deres lille forældreopvisning allerede d. 15. maj, men de har stadig sidste træningsgang d. 22. maj. Svømning (EP) Helle har arrangeret, at et hold voksensvømmere fra Den Classenske Legatskole svømmer i noget af vores tid om lørdagen. Der er ingen penge blandet ind i dette arrangement. Vi har endelig fået tildelt et lille skab efter at have levet hele denne sæson med, at vort materiel har ligget i en plastik skraldebøtte med en hængelås. Støttehold (HB) Der er intet nyt. Hal- og materialeudvalg (KA/NA) Der er intet at berette. Forældreudvalg (ML) Martin vil opløse det nuværende forældreudvalg ved sæsonslut. Næste sæson vil både nuværende og kommende forældre få mulighed for at melde sig til udvalget. Sponsorudvalg (ML/LS) Der er intet at berette. Ad p. 21 Ad p. 22 Ad p. 23 Tjek af liste over fordelte opgaver. De fleste af de anførte opgaver er løst. Helle har fået oplyst, at det er Gefions ansvar at få indgraveret den vundne pokal fra DM. Gefion er ansvarlig for opbevaring til næste DM. Lin mangler stadig at få en nøgle. En plakat om forårsopvisning skal hænges op i hal F/G. Marian og Sidsel skal stadig have besked om at begynde planlægningen af næste sæson. Næste bestyrelsesmøde. Næste bestyrelsesmøde blev fastsat til mandag d. 2. juni kl. 19:30-21:30. Eventuelt. Bestemmelsen om, at forældre ikke må være i hallen under træningen, blev berørt. Det skal drøftes, om der måske skal lempes på denne bestemmelse næste sæson. Mødet sluttede kl. 22:40 Ellen Margrethe Pedersen Liste over besluttede opgaver: Nils sørger for at de godkendte redskaber bliver indkøbt. Nils laver et regneark over de redskaber, som er indkøbt i denne sæson. Nils køber et ekstra springbræt (drengebræt). FU sørger for, at der foreligger kontrakter med arbejdsbeskrivelse og lønforhold for den kommende sæson inden sommerferien. Helle og Ellen Margrethe vil holde et møde med Marian og Sidsel for nærmere planlægning af næste sæson. Sæsonstop for begynderholdene med udgangen af uge 25 skrives på hjemmesiden og udsendes i GOAS.
Side 6 af 6 Helle påtog sig at skrive både til Zahle og til Sputnik om manglende oprydning i hallen. Ellen Margrethe udsender indkaldelse til trænermøde i juni. Helle kontakter Mats, og beder ham holde et lille foredrag ved trænermødet i august. Ellen Margrethe bestiller lokale1-2 til trænermøde i august. Den vundne pokal fra DM skal indgraveres.(initialer mangler) Helle sørger for at få en nøgle til Lin. Martin sørger for, at en plakat om forårsopvisning hænges op i hal F/G. Ellen Margrethe giver Marian og Sidsel besked om at begynde planlægningen af næste sæson.