Forside Dagsorden Torsdag den 10. november 2016 kl. 12.00 (Itt.tid 14.00) Medlemmer Poul Hansen (D) (formand) Uju Petersen (IA) Ejnar Jakobsen (IA) Ingvar Motzfeldt (S) Erling Madsen (A) Afbud Indkaldt
Side 2 1. Godkendelse af dagsorden... 3 2. Meddelelser... 4 02A Fra Formanden... 4 02B Fra Forvaltningen... 4 3. Orienteringer... 5 03A Kursusplan for 2017... 5 4. Forespørgsler... 7 5. Beslutninger... 8 05A Revideret forretningsorden for Udvalget for Børn, Familie og Skole... 8 05B Skolernes ferieplaner for skoleåret 2017/2018... 10 6. Sager til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen... 12 06A Statusoversigt på forsamlingshuse i Kommuneqarfik Sermersooq... 12 06B Udvalgsrejse for Børn, Familie og Skoleudvalget... 14 06C Uforbrugte midler til aktivitetspark i Ravnedalen bruges til sektorplan... 16 06D Sport Event Nuuk... 18 7. Lukkede punkter... 22 8. Eventuelt... 23 9. Godkendelse af referat... 24 2
Side 3 1. Godkendelse af dagsorden 3
Side 4 2. Meddelelser 02A Fra Formanden 02B Fra Forvaltningen 4
Side 5 3. Orienteringer 03A Kursusplan for 2017 Fritidsklubber Til orientering J.nr.: 03.20.00 Fælles Service Direktør- Marie Fleischer / MFLE Sagsresumé Fælles Service, herunder afd. For Sundhed, Forebyggelse og Fritid har planer om at afvikle kurser for fagpersonale på fritidsklubberne i Nuuk i perioden januar til juni måned. Kurserne giver fagpersonalet værktøjer/redskaber i forebyggelse, og det er vigtigt at kunne nå alle ansatte på fritidsklubberne. Indstilling Fælles Service indstiller overfor Udvalget for Børn, Familie og Skole: - at udvalget tager orienteringen til efterretning Sagsfremstilling Ved afvikling af kurserne opnås, at fagpersonalet på fritidsklubber værktøjer/redskaber til at kunne yde et målrettet forebyggelsesarbejde overfor børn og unge. Personalet på fritidsklubber skal have kursus i følgende: - Kammagiitta - Robusthed - Hvordan man skal forebygge i forhold til personer med selvmordstanker - Euforiserende stoffer/komphash Fælles Service, herunder afd. For Sundhed, Forebyggelse og Fritid har planer om at afvikle kurser for fagpersonale på fritidsklubberne i Nuuk i perioden januar til juni måned. Kurserne giver fagpersonalet værktøjer/redskaber i forebyggelse, og det er vigtigt at kunne nå alle ansatte på fritidsklubberne. Årsagen er, at man finder det vigtigt, at der indføres en fast forebyggelsesmetode på samtlige institutioner og fritidsklubber i Nuuk. Afdelingen har gennemført lignende efter 2016 for børnehave og skoler. Løsningsforslag faglig vurdering Det er væsentligt at fagpersonalet som arbejder direkte med børn og unge får de værktøjer/redskaber til at kunne yde et målrettet forebyggelsesarbejde. Og det er væsentligt vigtigt at alle fagpersoner får de samme kurser. Det er et forsøgsbasis, og gerne skal gentages for hvert år i samarbejde med forebyggelseskonsulenterne i afd. For Sundhed, Forebyggelse og Fritid. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Afdelingerne dækker udgifterne indenfor egne rammer. 5
Side 6 Omkostninger antal Forplejning 5 13.200,00 Andre omkostninger 5 15.000,00 I alt 28.200,00 Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Inuuneritta II Det videre forløb De planlagde kurser afholdes. Kurserne afholdes hver måned, 1 emne pr. måned. Og evaluering finder sted sommer 2017. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat ØS har ikke yderligere bemærkninger. Borgerinddragelse/kommunikation - Bilag 1. Samarbejdsaftale. 6
Side 7 4. Forespørgsler Ingen. 7
Side 8 5. Beslutninger 05A Revideret forretningsorden for Udvalget for Børn, Familie og Skole Til beslutning J.nr.: 01.00.03 Forvaltning for Børn, Familie og Skole direktør Helene Broberg Berthelsen / HEBE Sagsresumé Ifølge Inatsisartutlov nr. 22 af 18. november 2010 om den kommunale styrelse 28 stk. 2 vedtager udvalget selv sin forretningsorden. Kommunalbestyrelsen godkendte i juni 2016 en revideret forretningsorden for Kommunalbestyrelsen. Borgmestersekretariatet fremlægger hermed forslag til at revidere Udvalgets forretningsorden på baggrund af Kommunalbestyrelsens reviderede forretningsorden. Indstilling Borgmestersekretariatet indstiller overfor : - at udkast til den reviderede forretningsorden godkendes Sagsfremstilling Ifølge Inatsisartutlov nr. 22 af 18. november 2010 om den kommunale styrelse 28 stk. 2 vedtager Udvalget selv sin forretningsorden. Kommunalbestyrelsen godkendte i juni 2016 en revideret forretningsorden for Kommunalbestyrelsen. Borgmestersekretariatet fremlægger hermed forslag til at revidere Udvalgets forretningsorden på baggrund Kommunalbestyrelsens reviderede forretningsorden. Løsningsforslag faglig vurdering Følgende punkter foreslås revideret i udvalgets forretningsorden: 4. Stk. 2. Ethvert udvalgsmedlem kan stille spørgsmål om kommunens anliggender, indenfor Udvalgets ressortområde. Spørgsmålet skal være affattet kort og bestemt og være ledsaget af en kort begrundelse. Spørgsmålet stilles skriftligt og indgives til Borgmestersekretariatet. Borgmestersekretariatet overgiver spørgsmålet til den relevante fagdirektør i forvaltningen, der vurderer om spørgsmålet kan besvares administrativt. Spørgsmål, der kan besvares administrativt, skal så vidt muligt besvares skriftligt indenfor 14 dage. Såfremt spørgsmålet ikke kan besvares administrativt overgives spørgsmålet til fagudvalget til besvarelse. 8
Side 9 Ved administrativ besvarelse senere end 14 dage og ved overgivelse til fagudvalg til besvarelse orienteres spørger. Kopi af spørgsmålet samt besvarelsen sendes samtidig til samtlige medlemmer af Kommunalbestyrelsen. Stk. 5. I tilfælde hvor beslutningsforslag fremkommer efter udsendelsen af dagsorden, men så betids at det kan/skal optages på dagsordenen, udarbejdes tillægsdagsorden, der udsendes til medlemmerne efter samme regler som den ordinære dagsorden. Ved enhver tillægsdagsorden skal der medfølge en begrundelse for at det eller de pågældende punkter ikke er medtaget på den ordinære dagsorden. Stk.6. En sag der hverken er udsendt med den ordinære dagsorden eller som tillægsdagsorden kan behandles såfremt sagen ikke tåler udsættelse. 5. Stk.10. Dagsordner, dagsordensforslag og materialer udarbejdet i kommunens administration skal foreligge på grønlandsk og dansk, eksterne bilag og andet materiale der ikke er udarbejdet i kommunens administration udsendes i det eller de sprog, materialet foreligger. Punktet forespørgsler fjernes fra den faste dagsorden som en konsekvens af ændringerne. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Inatsisartutlov nr. 22 af 18. november 2010 om den kommunale styrelse. Det videre forløb Såfremt udvalget godkender sin forretningsorden er den gældende efter 2. behandling i udvalget d.14. december. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Der er ikke indhentet bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat. Borgerinddragelse/Kommunikation Forretningsorden offentliggøres på kommunens hjemmeside. Bilag 1. Forslag til ny forretningsorden. 9
Side 10 05B Skolernes ferieplaner for skoleåret 2017/2018 Beslutning om skolernes ferieplaner. Til beslutning J.nr.: 51.08.02 Forvaltningen for Børn, Familie og Skole direktør Helene Berthelsen / HEBE Sagsresumé Forvaltningen for Børn, Familie og Skole har udarbejdet ferieplaner for skoleåret 2017/2018 for skoler i Kommuneqarfik Sermersooq. Indstilling Forvaltningen for Børn, Familie og Skole indstiller hermed overfor Udvalget for Børn, Familie og Skole: - at udvalget vedtager de indstillede ferieplaner for skoleåret 2017/2018 for kommunens skoler. - Sagsfremstilling Alle kommunens skoler starter skoleåret i den samme uge. Kommunens skoler kan afslutte skoleåret, når der er forløbet mindst 200 skoledage fordelt på mindst 36 og højst 40 uger. Prøveafholdende skoler kan først afslutte skoleåret, når alle folkeskolens afgangsprøver er gennemført. Alle skoler i Nuuk har den samme ferieplan. Nuuk by er et skoledistrikt. Familier kan have skolesøgende børn på mere end en skole, og skal have mulighed for at holde ferie på samme tid. Alle andre skoler i kommunens byer og bygder tilpasser deres ferieplan til de lokale forhold og traditioner. Alle ferieplanerne har været til høring, de relevante høringssvar er blevet indarbejdet i de endelige forslag til ferieplaner. Løsningsforslag faglig vurdering Alle forslagene overholder de formelle mindstekrav. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Ferieplanerne vil ikke få budgetmæssige konsekvenser. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Folkeskoleloven 2012 Hjemmestyrets bekendtgørelse nr. 4 af 5. marts 2003 om ferieplan for folkeskolens elever Styrelsesvedtægt for skolevæsenet i Kommuneqarfik Sermersooq Det videre forløb Ferieplanerne vil blive offentliggjort på kommunens hjemmeside og på skolernes intrasider. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Der er ikke indhentet bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat. Bilag Bilag 1. Ferieplan for Nuuk byskoler Bilag 2. Ferieplan for Qeqertarsuatsiaat Atuarfiat Bilag 3. Ferieplan for Kapisillit Atuarfiat Bilag 4. Ferieplan for Atuarfik Tuiisaq 10
Side 11 Bilag 5. Ferieplan for Arsuup Atuarfia Bilag 6. Ferieplan for Tasiilami Alivarpi Bilag 7. Ferieplan for Kuummiini Alivarpi Bilag 8. Ferieplan for Kulusummi Alivarpi Bilag 9. Ferieplan for Tiilerilaap Alivarpi 2017/2018 Bilag 10. Ferieplan for Isertup Alivarpia Bilag 11. Ferieplan for Sermiligaap AlivarpiaBilag 12 Bilag 12. Ferieplan for Ejnar Mikkelsenila Aluarpia Bilag 13. Retningslinjer for ferieplanen 11
Side 12 6. Sager til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen 06A Statusoversigt på forsamlingshuse i Kommuneqarfik Sermersooq Til orientering J.nr.: 09.00 Fælles Service direktør Marie Fleischer / MFLE Sagsresumé Efter ønske fra Borgmesteren har Borgmestersekretariatet udarbejdet en oversigt over samtlige forsamlingshuse i Kommuneqarfik Sermersooq, herunder hvilken overordnet stand forsamlingshusene er i og hvad de anvendes til. Oversigten kan for eksempel bidrage til at give et hurtigt overblik over hvilke forsamlingshuse Kommunen ejer og hvilke forsamlingshuse der har behov for renovering. Indstilling Fælles Service indstiller overfor Udvalget for Børn, Familie og Skole: - at udvalget tager orienteringen til efterretning - at oversigten sendes videre til orientering i Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. Sagsfremstilling Vedhæftede oversigt (bilag 1.) giver en status på samtlige forsamlingshuse i Kommuneqarfik Sermersooq, herunder hvilken stand de er i, hvad ejerforholdene er og hvad de anvendes til. Som det fremgår af bilag 1. ejer Kommuneqarfik Sermersooq 3 forsamlingshuse i henholdsvis Tasiilaq, Paamiut og Qoornoq. Hertil er de selvejede forsamlingshuse i Ittoqqortoormiit og Qeqertarsuatsiaat nedrevet eller i så dårlig stand, at andre kommunalt ejede bygninger til dels anvendes som forsamlingshuse i dag. I Ittoqqortoormiit anvendes en kommunalt ejet bygning som servicehus/fælleshus og i Qeqertarsuatsiaat anvendes skolens sportshal også anledningsvis som forsamlingshus. De selvejede forsamlingshuse finansieres gennem bygdepuljer, lokaleudlejning og indtægter fra salg i kiosk. Kommunen har i nogle tilfælde indkøbt materiale til renovering af privatejede forsamlingshuse, for eksempel i Arsuk og Kulusuk, samt foretaget reparationer på nogle af de privatejede forsamlingshuse i forbindelse med PPV (periodisk planlagt vedligehold). Løsningsforslag fagligvurdering Generelt er forsamlingshusene forholdsvis nedslidte og bærer præg af, at der ikke har været midler til at vedligeholde bygningerne eller at vedligehold ikke har været prioriteret på anden vis. Dette er især gældende for de selvejede forsamlingshuse. Iserit overtog d. 1. september 2015 administrationen af de kommunalt ejede forsamlingshuse i forhold til at vurdere behovet for udskiftning/renovering og omfanget af eventuel misligholdelse. Iserit er på nuværende tidspunkt i gang med en gennemgang/inspektion af alle kommunens 12
Side 13 forsamlingshuse. Det forventes, at der vil være et endeligt overblik i løbet af foråret 2017, herunder en vurdering af hvilke omkostninger der er forbundet med renoveringen af de enkelte forsamlingshuse. Iserit bestræber sig på også at inspicere og registrere de selvejede forsamlingshuse enten med henblik på kommunal overtagelse eller for at give foreningerne en vurdering af, hvad de kunne søge om midler til. Til de forsamlingshuse der er ejet af kommunen, er der årligt afsat 87 kr. pr. kvadratmeter til PPV (periodisk planlagt vedligehold) samt 78 kr. pr. kvadratmeter til adhoc vedligehold for standart aktive bygninger. Der er dermed kun afsat midler til vedligeholdelse af forsamlingshusene og ikke misligholdelse, som kræver mere omfattende renoveringer. I forbindelse med renoveringer grundet misligholdelse, skal der ansøges om midler. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering - Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Ingen. Det videre forløb Borgmestersekretariatet vil sende oversigten ud til relevante forvaltninger. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Borgmestersekretariatet vurderer, at det ikke er nødvendigt at indhente bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat. Borgerinddragelse/kommunikation Ingen. Bilag 1. Oversigt over forsamlingshuse i Kommuneqarfik Sermersooq 13
Side 14 06B Udvalgsrejse for Børn, Familie og Skoleudvalget Til beslutning J.nr.:01.02.04 Forvaltning for Børn, Familie og Skole Direktør Helene Broberg Berthelsen / HEBE Forvaltningen for Fælles Service Direktør Marie Fleischer / MFLE Sagsresumé Udvalget for Børn, Familie og Skole i Kommuneqarfik Sermersooq har været på studietur. Turen varede fra 31. august til 9. september 2016 og gik til Aalborg, Torshavn og Reykjavik. Formålet var at studere de kommunale løsninger på en række af udvalgets ressort områder i vore nordiske nabolande. Desuden at få konkret inspiration til nye indsatser eller justering af igangværende tiltag. Forvaltningen fremlægger rejserapport med bilag. Indstilling Forvaltningen for Børn, Familie og Skole indstiller overfor Udvalget for Børn, Familie og Skole: - At rejserapporten med bilag drøftes - At det besluttes hvilke indsatser der skal arbejdes videre med - At sagen sendes til Økonomiudvalget til orientering Sagsfremstilling Udvalget for Børn, Familie og Skole i Kommuneqarfik Sermersooq har været på studietur. Turen varede fra 31. august til 9. september 2016 og gik til Aalborg, Torshavn og Reykjavik. Formålet var at studere de kommunale løsninger på en række af udvalgets ressort områder i vore nordiske nabolande. Desuden at få konkret inspiration til nye indsatser eller justering af igangværende tiltag. Deltagere i turen: Udvalgsformand Poul Hansen, Næstformand Uju Petersen, Udvalgsmedlem Ingvar Motzfeldt og Udvalgsmedlem Erling Madsen Tolk Marianne Hansen, Afdelingsleder Akannguaq Lennert og forhenværende Direktør Søren Valbak. Løsningsforslag faglig vurdering Forslag til indsatser 1. Kontakterne fra Det grønlandske Hus i Aalborg a. Foreningen grønlandske Børns programmer for frivillighed b. Lejrprojektet for anbragte børn 2. Styrket samarbejde (i første omgang med Aalborg Kommune) om familier, der flytter den ene eller den anden vej 3. Lokalt engagement omkring idræts- og kulturcenter efter Runavik-modellen 4. Forebyggelse af stofmisbrug blandt børn og unge (Helgi Eiríksson og Haraldur Sigurðsson administrerende direktører for fritidscentrer i Island) 5. Behandling af misbrug hos børn og unge (Stuðlar, State Adolesent Assessment and Treatment Center. Kontakt: Funi Sigurðsson) Kontakterne i Reykjavik har tilbudt at sende oplægsholdere og ressourcepersoner. 14
Side 15 Rejsens formål var at studere de kommunale løsninger på flere udvalgets ressort områder. Der skal tages stilling til om hvilke af de input udvalget fik, der skal arbejdes videre med. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Der er ikke vurderet økonomisk og ressourcemæssige konsekvenser. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter - Det videre forløb Efter hjemkomst har første møde været afholdt med departementet for døgninstitutioner om etablering af et decideret udrednings- og behandlingscenter for børn og unge med misbrug i Selvstyrets regi. Kontakterne i Reykjavik har tilbudt at sende oplægsholdere og ressourcepersoner Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Der er ikke indhentet bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Borgerinddragelse/kommunikation - Bilag 1. Udvalgsrejse rapport 2. Aalborg inklusionssats 3. Oplæg inklusion 4. Oplæg Strategier 5. Børne og ungdomscentret Margarinfabrikkin 6. Forskning på inklusionsområdet 7. Heimsókn frá Nuuk 8. Fæøerne 9. Kynning fyrir grænlandinga 15
Side 16 06C Uforbrugte midler til aktivitetspark i Ravnedalen bruges til sektorplan Sektorplan for fritidsområde Til beslutning J.nr.: 22.02.01 Forvaltningen for Fælles Service direktør Marie Fleischer / MFLE Sagsresumé Som et led i hovedstadsstrategien om at skabe byrum til frivillige og uformelle aktiviteter, har Kommunalbestyrelsen i budget 2016 afsat kr. 500.000 til projektering omkring etablering af aktivitetspark i Ravnedalen på konto 75-30-66-50-00. Der er nu i 2016 brugt kr. 40.000 af midlerne til projekteringsforslag fra Inuplan, hvor restbeløbet var planlagt til færdiggørelse af projekteringen samt arkitekt tegninger. Kommunalbestyrelsen er i gang med at beslutte, at projektet først igangsættes i 2019, derfor ser Sundhed Forebyggelse og Fritid ingen behov for, at bruge midlerne til projektering samt arkitekttegninger på nuværende tidspunkt. Afdeling for Sundhed, Forebyggelse & Fritid har derfor nu ønsket at fremskynde helhedsplanen for fritids & rekreative områdets som sektorplanlægning. Aktivitetsparken bliver en del af den kommunale sektorplan, hvor man også inddrager alle store projekter i byen som for eksempel Qulisaq projektet ind i sektorplanlægningen. Indstilling Fælles Service indstiller overfor Udvalget for Børn, Familie og Skole: - at udvalget godkender sagen - at udvalget sender sagen videre til beslutning i Økonomiudvalget - at udvalget sender sagen videre Kommunalbestyrelsen til endelig beslutning Sagsfremstilling Sektorplan for perioden 2018 2022 vil blive udarbejdet med det formål at etablere et sammenhængende fundament for områdets visioner, strategier og målsætninger frem mod 2022, hvor man også inddrager foreningernes og borgernes ønsker i arbejdet. Sektorplanen udfolder afdelingens gennemgående fokus på tværfaglige, tidlige og helhedsorienterede indsatser som omdrejningspunktet for de kommende års arbejde med fritidsområdet. Sektorplanen vil blive udarbejdet i et samarbejde mellem Afdelingen for Sundhed, Forebyggelse & fritid, Byplanlægningsafdelingen, udvalgte foreninger som Qulisaq, NUP, NSP og erhvervslivet gennem Qulisaq netværket. Procesplan sektorplan 2018-2022. Det foreslås, at der stilles følgende til grundlag for MIA udvalgets drøftelser og behandling: Afdeling for Sundhed, Forebyggelse & Fritid sammenfatter en samlet status og perspektivredegørelse, der kan danne udgangspunkt for MIA udvalgets stillingtagen til politiske målsætninger for området. Et samlet oplæg til sektorplan for fritidsområdet som herefter sendes i høring Høringssvar vil indgå i den endelige revision af sektorplan 2018-2022, der sammen med udkast til principprogram som overordnet planlægningsredskab for sektorplanen tilgår til udvalgets og kommunalbestyrelsens godkendelse 16
Side 17 Tidsplan for sektorplanen, i faser. 1. Status inkl. overordnet analyse, der Opsamling af eksisterende planer i fritidsområdet November 2016 til indgår i videre sektorplanlægning januar 2017 2. Inddragelse af fag/funktionsområder Inddragelse af fagområder Februar marts Inddragelse af interessenter. 2017 3. Fastsættelse af udviklingsmål Behandling af udviklingsmål af projektgruppen. April - juni 2017 Behandling af forslag i direktionen. 4. Færdigbehandling af udkast til sektorplan. Foreløbig godkendelse af sektorplanen på MIA Tredje kvartal 2017 møde, så den kan sendes til høringsrunde. 5. Høringsfase Sidste kvartal 2017 6. Endelig godkendelse MIA- udvalg, ØU og Kommunalbestyrelsen Januar 2018 Løsningsforslag faglig vurdering Hvis ikke sektorplanen udarbejdes, findes ingen prioriteret liste over tiltag på fritidsområdet, og dermed intet styringsredskab for renovering og tilvejebringelse af anlæg på fritidsområdet. Hermed vil der ikke være baggrund for at foretage nye arealreservationer på rekreative områder og intet budgetteringsgrundlag. Derfor vil sektorplan skabe oversigt over hele området. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Sektorplan for fritidsområdet giver ikke anledning til direkte kommunaløkonomiske konsekvenser. Dette vil først ske i forbindelse med politisk prioritering i forbindelse med kommunens budget. Afdeling for Sundhed, Forebyggelse & Fritid vil stå for projektledelse af sektorplanen. Der kan dog komme ønske om udvidelse af rammen, når opgavens størrelse er kortlagt. Dette finansieres inden for eksisterende ramme ved nærværende forslag. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter - Inatsisartutlov nr. 5 af 6. juni 2016 om kultur- og fritidsvirksomhed - Inatsisartutlov nr. 17 af 17. november 2010 om planlægning og arealanvendelse - Den digitale kommuneplan www.sermersooq2024.gl - Det kommunale selvstyre Det videre forløb Hvis de økonomiske forhold godkendes vil opgaven udliciteres og igangsættes jævnfør projektfaserne. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat ØS kan ikke anbefale ovenstående indstilling, da projektet er sat til 2019, hvor de uforbrugte midler skal benyttes. Hvis der ønskes midler til en sektorplan bør de findes indenfor egen drift ramme eller alternativt ansøges via en tillægsbevilling Borgerinddragelse/kommunikation - Bilag Ingen. 17
Side 18 06D Sport Event Nuuk Til beslutning J.nr.: 58.03 Fælles Service, Direktør Marie Fleischer / MFLE Sagsresumé På vegne af Fælles Service Sport Event Nuuk fremsendes ansøgning om at få godkendt navnet Sport Event Nuuk og udkast til sportseventstrategi, samt til etablering af et råd under Sport Event Nuuk. Indstilling Fælles Service indstiller overfor Udvalget for Børn, Familie og Skole: - at navnet Sport Event Nuuk godkendes - at udkast til sportseventstrategi godkendes - at principperne om Rådet og forretningsorden godkendes - at Udvalget for Børn, Familie og Skole sender punkterne til godkendelse i Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen Sagsfremstilling Med udgangspunkt i hovedstadsstrategien i Kommuneqarfik Sermersooq, er denne sagsfremstilling udarbejdet for at identificere muligheder for at udvikle sportsevents i Nuuk. Fokus er rettet mod at skabe bedre rammer for at promovere Nuuk som en aktiv og sund by, hvor der satses på at skabe såvel lokale, nationale og internationale sportsevents. Således fremgår det også af udkast til idrætspolitikken for Kommuneqarfik Sermersooq under bredde, elite og udvikling: I forbindelse med hovedstadsstrategien skal det vurderes i hvilket omfang Kommuneqarfik Sermersooq målrettet skal arbejde på at tiltrække større idrætsevents, der kan bidrage til at brande byen og skabe oplevelser og fremme et samarbejde mellem klubber, der skal anspores til at sparre og hjælpe hinanden. Navnet Sport Event Nuuk: Navnet kommer af, at man i Danmark har noget der hedder Sport Event Danmark. Deres formål er meget lig vores oplæg, og selve konceptet er nu også videreudviklet og i Danmark er det nu almindeligt, at byer og kommuner har deres eget Sport Event, så det er mere eller mindre blot en overførsel fra det danske koncept. Sport Event er kendt og nemt at huske og henviser til, at man har fokus på event eller begivenheder/stævner som er sportsrelateret. Sportseventsstrategi: Denne strategi skal være med til at understøtte byens idræts- og sportsforeninger, og være med til at sætte den overordnede retning for, hvad Kommuneqarfik Sermersooq vil prioritere fremadrettet og konkretiserer, hvad byen har særligt fokus på og ønsker at skabe i tæt samarbejde med de relevante sports- og idrætsforeninger og interessenter i forhold til afviklingen af sportsevents. Sport Event Nuuk skal igennem sparring og idé udvikling, yde rådgivning og erfaringsudveksling til private initiativer indenfor idræts- og sportsevents i Nuuk. Visionen er at skabe en aktiv og unik event by, som skal bidrage til at skabe værdi og vækst. Nuuk skal også være kendt som en international sportsevent by. 18
Side 19 Igennem etableringen af Sport Event Nuuk kan Kommuneqarfik Sermersooq støtte udviklingen af sportsevents igennem rådgivning, rekruttering af frivillige, markedsføring, sponsoransøgninger, faciliteter og ikke mindst kvalitetssikring. Kommuneqarfik Sermersooq vil være med til at skabe de bedste betingelser for en god og professionel afvikling af stævner, samtidig med at der skabes kontinuitet og udvikling. Strategien tager udgangspunkt i en by som tør eksperimentere, gentænke eller genetablere sportsevents i tæt samarbejder med lokale sports- og idrætsforeninger og andre grupper af stævnebaseret interesseorganisationer, som sammen skal være med til at skabe den unikke oplevelse, herunder også Grønlands Idrætsforbund og Elite Sport Greenland. Sport Event Nuuk vil: - bygge bro mellem Kommuneqarfik Sermersooq og foreningslivet, være centrum for formidling og information, om udvikling og skabelsen af nye stævner i partnerskab med idrætsforeninger, institutioner og borger, og derved skabe netværk mellem aktører, frivillige og ikke mindst idrætsudøverne. Kommunen har i forvejen en rolle igennem tilskud og tildeling af timer til de kommunale anlæg mellem foreningerne, ligesom det nyetablerede Idrættens råd også er kommet på banen. - samarbejde, rådgive og vejlede idrætsforeninger, sportsklubber og interessegrupper omkring deres sponsorkoncept, aktivering af deres sponsorer og optimering af deres salgsmuligheder. Med henblik på at udvikle og implementere unikke sponsorkoncepter til sportsklubber og foreninger, der skaber merværdi for både klubben og dens sponsorer. - strukturerer arbejdsgange, udarbejde og udsende nyhedsmail- og information, oprettelse af produkter og events, ideudvikling, planlægge, afvikle og evaluering af sportsevents, samt diverse administrative opgaver. Råd til Sport Event Nuuk: Sport Event Nuuk ønsker at etablere et råd, der skal understøtte Sport Event Nuuk og hovedstadsstrategien i forhold til at kunne udvikle sportsevents i Nuuk. Rådet skal i samarbejde med Sport Event Nuuk bestræbe sig på at understøtte udviklingen af events og hermed koble successen til Kommunens udvikling, herunder ønsket om Nuuk som en international sportsevent by og en by med en aktiv livsstil. Rådet er ikke en bestyrelse, idet det ikke har et mandat eller et ansvar, men det er en samling af eksperter man som leder/ansvarlig kan rådføre sig med indenfor udvalgte emner. I dette tilfælde søges rådet til at motivere og belyse muligheder og forudsætninger for at skabe internationale sportsevents i Nuuk under Hovedstadsstrategien, uden at tage initiativet fra privatarrangører og foreninger. Rådet består af 7 personer (bosat i Nuuk), der indgår i rådet for ét år ad gangen. Der kan skiftes 2-3 deltagere hvert år, så der dels kommer fornyelse, dels nye kompetencer og dels sikres en vis form for kontinuitet. Deltagerne får ingen vederlag for at engagere sig og en forudsætning er, at alle har erfaring med at arbejde med eventproduktion i en eller anden form, samt erfaring med at engagere frivillige kræfter: 19
Side 20 7 erfarne eventspecialister Bosiddende i Nuuk Tilknyttes for en periode (eventuelt) ét år ad gangen Erfaring fra sport, kultur og/eller andet Særskilt forretningsorden udfærdiges Følgende områder kan eksempelvis være repræsentert i rådet: AWG2016 Gør Maj Sund, svømning Nuuk Marathon Inua Challenge Nuuk Colourful Nuuk Triatlon, svømning Grønlands Idræts Forbund Medlemmer skal være indstillet ud fra deres viden og erfaring i forhold til afvikling af stævner, ligesom der i opstartsfasen blev inviteret andre med lignende erfaring og viden, blandt andet Finn Meinel, Michael Binzer, Kim Godtfredsen, Anders Steenbakken, Lasse Nymann Petersen og Morten Jørgen Heilmann. Nogle takker for invitationen, men kunne beklagevis ikke deltage, mens andre ikke har svaret på invitationen. Møder og workshops: Der afholdes op til 4 årlige møder, hvor rådet aktiveres. Dette kan være interne møder med Sport Event Nuuk eller for at udvikle/vedligeholde event manualen, eksterne møder med event organisationer, deltagelse i workshops eller andet relateret arbejde. Frivillig Database: Kommuneqarfik Sermersooq råder over en frivillig database, som på en respektfuld måde kan aktiveres til de rette arrangementer i henhold til gældende lovgivning, og retningslinjer der af kommunen er sat for at kunne anvende databasens medlemmer. Design Manual: Der skal foreligge en design manual, hvori indgår tjeklister og erfaringer til afholdelsen af events. Det forventes at rådet hjælper med at udvikle og holde manualen ajour. Event kalender: Der udarbejdes et årshjul i samarbejde med arrangør. Markedsføring og kommunikation: Kommuneqarfik Sermersooq kan i samråd med event arrangører og evt. rådet bistå med oplysning og markedsføring af udvalgte events. Økonomi: Sport Event Nuuk råder over midler tildelt af Kommuneqarfik Sermersooq, Sundhed Forebyggelse og Fritid på nuværende 300.000 kr. årligt, som skal anvendes til afvikling af events. Eventuelle andre offentlige tilskud søges gennem de kendte og gængse kanaler. Rådet vil ikke blive tildelt honorar for deres arbejde. Rådet har ikke beslutningskompetence, men kan rådgive indenfor rammerne af den forretningsorden, der særskilt udarbejdes. Det forventes at deltagerne bidrager med egne erfaringer overfor de personer, der søger rådgivning, samt i forhold til de kommunale berøringsflader. 20
Side 21 Løsningsforslag faglig vurdering port Event Nuuk skal være med til at realisere hovedstadsstrategiens mål om at skabe bedre rammer for at promovere Nuuk som en aktiv og sund by, hvor der satses på at skabe såvel lokale, nationale og internationale sportsevents. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Der er afsat 300.000 kr. til formålet og der oprettes særskilt konto til formålet, således at administrationen og styringen går igennem Sport Event Nuuk til attestering og fagchefen til anvisning. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Den kommunale styrelse Det videre forløb Sport Event Nuuk indstiller et Råd, som består af 7 erfarne og relevante personer, som sammen med ledelsen fortsætter arbejdet med at fremme internationale events i hovedstaden. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk Sekretariat anbefaler ovenstående sag og finder det glædeligt, at fællesservices har valgt at indføre dette råd, som er i god tråd med den politiske linje indenfor en aktiv hovedstad. ØS bemærker at de 300.000 kr. allerede er i eget budget og derved ikke påvirker Kommunens økonomi. Borgerinddragelse/kommunikation - Bilag 1. Udkast til sportseventsstrategi 2016-2020 21
Side 22 7. Lukkede punkter Ingen. 22
Side 23 8. Eventuelt 23
Side 24 9. Godkendelse af referat 24