Professionel Udvælgelse i byggeriet Skabeloner Vejledning i anvendelsen af skabeloner til brug for udvælgelse, herunder prækvalifikation i byggeriet Marts 2013 Byggeriets Evaluerings Center
SOLIDARISK RÅDIG TEK Di. RÅDIG TEK Pr RÅDIG Tro- ØKO og love Pr RÅDIG Tro- ØKO erklæring og love Di fletfelter love flet- TIL PRINT Tro- erklæring og DIGITAL Tro- erklæring og felter love fletfelter love flet- Tro- erklæring og Tro- erklæring og felter love fletfelter flet- erklæring felter TILBAGEMELD EKS UDFYLDT EVAL SKEMA erklæring flet- Oversigt og detaljer felter for ansøgerne EU-UDBUD Skemaoversigt fletfelter Skemaoversigt fletfelter ANSØGER EU-UDBUD ALTERNATIV EU-UDBUD erklæring flet- Udbudsbekendtgørelsefelter erklæring flet- Guide indhentninfelter af data fra udbyder EU-UDBUD Skemaoversigt for fletfelter Indledning Formålet med Byggeriets Evaluerings Centers skabeloner er at effektivisere udvælgelsesprocessen for både udbyder og ansøger. Skabelonerne i sig selv er af teknisk karakter, og målgruppen er digitale udbudsportaler og udbydere, som ønsker at inddrage centrets anbefalinger i udvælgelsesprocessen. Skabeloner erklæringer mv. (7 dok.) Statiske skabeloner (32 dok.) EU-UDBUD ENT RI ENT RI Almen Ikke almen Almen Ikke almen Almen Ikke almen Almen Ikke almen Off. vægt udvælg. Off. vægt tildeling Dynamiske skabeloner (2 dok.) Skabeloner evaluering mv. (2 Excel + 1 dok.) Produktet på skærmen Udfyldte eksempler. (3 dok.) Oversættelses værktøjer (2 dok.) Dataindhentning (3 dok.) 2
Som figuren på forrige side viser, er der udarbejdet 50 dokumenter og 2 Excel regneark, som tilsammen udgør det, man kan betegne som skabelonerne. Denne vejledning bør læses forud for anvendelsen af skabelonerne. Skabelonerne kan rekvireres gratis ved henvendelse til Byggeriets Evaluerings Center. 1 Vil du bruge skabelonerne via digital udbudsportal? Såfremt man som udbyder ønsker at anvende skabelonerne gennem en digital udbudsportal bør det ikke være nødvendigt at læse den resterende del af denne vejledning. Anvendelsen af skabelonerne på deres tiltænkte måde, skal gerne være selvforklarende set i sammenhæng med den digitale udbudsportals normale anvendelse. Dog er det væsentligt at pointere dette: Der er i skabelonerne truffet nogle valg om udbuddets form, krav mv., og du bør som udbyder altid læse den endelige udbudsbekendtgørelse igennem, inden den publiceres. 2 Tiltænkt anvendelse: Skabelonerne er først og fremmest tiltænkt anvendelse gennem digitale udbudsportaler. Digitaliseringen giver mulighed for at genbruge den samme information i flere forskellige dokumenter og sammenhænge. Dette kræver dog, at informationen kan identificeres entydigt. Af den årsag er alle nødvendige informationer blevet navngivet i såkaldte fletfelter. Dette er nærmere beskrevet i afsnit 5.2. Hensigten er, at udbudsportalerne via fletfelterne kan identificere en information, og på den måde automatisere en stor del af arbejdet for udbyder og ansøger. Eksempel: Som en del af skabelonen stilles der krav om, at ansøger afleverer bestemte økonomiske nøgletal. Det indebærer: at kravet tekstmæssigt bliver entydigt formuleret i udbudsbekendtgørelsen at der bliver oprettet felter på udbudsportalen, hvori ansøger kan indtaste værdierne for de økonomiske nøgletal at der kan foretages kontrol af indtastningerne op mod eventuelle mindstekrav at de økonomiske nøgletal kan overføres til udbyders samlede evalueringsskema, hvor der evt. automatisk kunne uddeles point jf. reglerne i en tilhørende pointmodel. At de økonomiske nøgletal og udbyders tilhørende vurdering heraf kan overføres til underretningen om prækvalifikation den såkaldte tilbagemelding. Dokumenterne er derfor primært henvendt til digitale udbudsportaler, som kan anvende dem i udvikling/tilpasning af deres platform. Skabelonerne er yderligere udformet i flere versioner, og på en sådan måde, at udbudsportalerne har stor mulighed for at finde en variant, som passer til deres teknologi på platformen.væsentligst 3
er en det at skelne mellem statiske og dynamiske skabeloner. Egenskaberne kan kort forklares således: Egenskab: Statiske skabeloner: Dynamiske skabeloner: Anvendelsesområde Meget specifikt Meget bredt Implementering/udfyldelse Enkel Mere kompliceret Antal varianter 32 2 For udbyderen og ansøgeren, som skal bruge udbudsportalernes skabeloner, vil der stort set ikke være nogen forskel på, om udbudsportalen har benyttet den statiske eller den dynamiske version af skabelonerne. En lidt mere teknisk vejledning i hvordan udbudsportalerne kan anvende skabelonerne er beskrevet i kapitel 5. 3 Alternativ anvendelse uden om digital udbudsportal Hvis man som udbyder ikke anvender digitale udbud, men stadig gerne vil bruge de standardformuleringer, som er indarbejdet i skabelonerne, findes der også en mulighed for dette. Anbefalingen er i så fald at tage udgangspunkt i de statiske skabeloner. Via dokumentet vejledning til valg af statisk skabelon kan den korrekte skabelon identificeres. I mange tilfælde kan det være svært at få øje på forskellene mellem de statiske skabeloner. Men der ER forskelle og disse er vigtige, så korrekt identifikation af skabelon er afgørende. 3.1 Særlige versioner af statiske skabeloner For at øge forståelsen af de udarbejdede skabeloner, er der udarbejdet to eksempler på skabeloner, hvor fletfelterne helt er fjernet og erstattet med mere sigende forklaringer, så det tydeligt fremgår, hvad man som udbyder selv skal udfylde. De to særlige versioner er navngivet: Manuel Skabelon for ENT ikke_almen off udvaelg statisk Manuel Skabelon EU ENT ikke_almen off udvaelg statisk Det præcise gyldighedsområde fremgår af selve dokumenterne. 4 Oversigt over skabelonerne og tilhørende dokumenter Som vist og nævnt i indledningen af denne vejledning findes der flere end 50 dokumenter. I dette afsnit gives en kort beskrivelse af de enkelte dokumenter. 4.1 Dynamiske skabeloner Der er udarbejdet to overordnede skabeloner, hvor samtlige fletfelter indgår. En for udbud efter EU-reglerne og en for udbud efter tilbudsloven (og evt. private udbud). For at anvende skabelonerne kræver det dog, at man kender til oversættelses nøglen, som består af yderligere to gange to dokumenter. Vigtigst er dokumenterne med skemaoversigterne for navngivning af fletfelterne. Se afsnit 5.2. Heri fremgår bl.a. tekstformuleringerne til alle fletfelterne, som udgør den væsentligste 4
del af skabelonerne. Men også dokumenterne med guide til indhentning af data fra udbyder kan være nødvendig at kende. Se afsnit 5.3. Af disse kan man finde svarmulighederne til de felter, hvor der er flere fastdefinerede svar. De fast definerede svarmuligheder kommer oftest fra udbudsbekendtgørelsen, som skal indsendes til Simap ved EU-udbud. De to dynamiske skabeloner er navngivet: Skabelon for bekendtgørelse efter tilbudsloven Skabelon for EU-bekendtgørelsen 4.2 Statiske skabeloner De statiske skabeloner tager udgangspunkt i de dynamiske skabeloner. Forskellen er blot, at der i de statiske skabeloner er indsat standard teksterne fra alle de fletfelter, som betegnes standardfelter. Dertil kommer at gyldighedsområdet er nedsat, således at endnu flere fletfelter kan udskiftes med standardtekst. Fx er en statisk skabelon enten tiltænkt udbud af bygge- og anlægsarbejder eller udbud af tjenesteydelser, hvormed fletfelter tiltænkt skelnen mellem disse to typer kan udfyldes med en standard tekst. De statiske skabeloner varierer på i alt 5 væsentlige områder, og en besvarelse af 5 spørgsmål vil derfor føre til en identifikation af den korrekte skabelon. Disse 5 spørgsmål er: 1. Ønskes skabelonen for EU-udbud eller tilbudsloven? 2. Omfatter udbuddet Bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser? 3. Er den udbudte opgave omfattet af bekendtgørelsen om nøgletal for alment byggeri mv.? 1 4. Ønskes vægtningen af udvælgelseskriterierne offentliggjort? 5. Ønskes tildelingskriterierne inkl. vægtning offentliggjort ved prækvalifikationen? De 5 trin resulterer i 32 versioner af de statiske skabeloner. Navngivningen af dem er vist i dokumentet Vejledning til valg af statisk skabelon. 4.3 Skabeloner for erklæringer, evalueringsskema mv. Som en del af skabelonerne for udbudsbekendtgørelserne, er der udarbejdet skabeloner for relevante erklæringer og et forslag til, hvordan udbyder kan skabe overblik over ansøgerfeltet via et evalueringsskema. Flere af skabelonerne for erklæringerne er udarbejdet både i en udgave til brug sammen med digital underskrift og en udgave, hvor ansøger må printe erklæringen ud underskrive den scanne den og uploade den til det digitale system. Dokumenterne til skabelonerne for erklæringerne er navngivet på følgende måde: Skabelon tro- og love digitaludgave Skabelon tro- og love printudgave Skabelon rådighedserklæring økonomiskkapacitet digitaludgave Skabelon rådighedserklæring økonomiskkapacitet printudgave Skabelon rådighedserklæring tekniskkapacitet digitaludgave 1 Bekendtgørelse nr. 675 af 18. juni 2010 5
Skabelon rådighedserklæring tekniskkapacitet printudgave skabelon solidarisk hæftelse og prokura printudgave (anbefales først ifb. tilbudsgivning) Årsagen til, at der udelukkende er lavet en printudgave af skabelonen for solidarisk hæftelse og prokura er, at den i alle tilfælde skal underskrives af flere parter. For at udnytte det digitale værktøj bedst muligt bør udbyder benytte sig af muligheden for at evaluere de indkomne ansøgninger direkte i systemet. Oplysningerne findes allerede i systemet og kan sættes ind et evalueringsskema, som giver overblik over ansøgerfeltet. Det er vigtigt at pointere, at selvom der i evalueringsskemaet benyttes pointmodeller, så er det helt op til udbyderen at foretage den endelige vurdering. Skemaet indeholder felter til kommentarer, og der er lagt op til, at den endelige pointgivning foretages manuelt af udbyder. Da skabelonen til skemaet kan virke uoverskuelig med de mange fletfelter, er der udarbejdet et udfyldt eksempel. Excel regnearkene er navngivet på følgende måde: skabelon evalueringsskema Udfyldt eksempel på evalueringsskema Såfremt udbyder foretager sin evaluering af ansøgerne i evalueringsskemaet, vil oplysningerne herfra meget enkelt kunne flettes til en skabelon for underretningen om prækvalifikation (tilbagemeldingen). Evalueringsskemaet indeholder faste felter til både bedømmelser og kommentarer. Endda både kommentarer udelukkende til internt brug og kommentarer, der skal anvendes som begrundelser for udvælgelsens resultat. Skabelonen for tilbagemeldingen er lavet i en version, som er målrettet de ikke udvalgte ansøgere. Denne er navngivet: skabelon tilbagemelding 5 Teknisk forklaring til leverandører af digitale udbudsportaler Byggeriets Evaluerings Centers skabeloner kan gratis implementeres på digitale udbudsplatforme eller lignende. Forhåbningen er dog, at et sådant arbejde vil foregå i dialog med Byggeriets Evaluerings Center. I dette kapitel gives en forklaring på, hvordan de enkelte dokumenter hænger sammen, og hvordan de skal indgå i arbejdet med at implementere skabelonerne på en digital udbudsportal. 5.1 Valget mellem statiske og dynamiske skabeloner Teknologien bag de eksisterende digitale udbudsportaler er vidt forskellig, og dette har været en af hovedårsagerne til, at der er lavet både dynamiske og statiske skabeloner. Valget af type afhænger af typen af kode bagved udbudsportalen. De statiske skabeloner kræver færre fletfelter, som skal lagres i en database, og hvor det enkelte felts værdi kan være afhængig af andre felters værdier. Til gengæld kræver de, at man lagrer flere varianter af skabelonerne. 5.2 Navngivningen af fletfelterne For at afkode indholdet af de enkelte fletfelter er der udarbejdet skemaoversigter for fletfelterne. I skemaoversigten kan man genfinde alle de i skabelonerne indskrevne fletfelter. Det fremgår, hvil- 6
ken type af fletfelt, der er tale om, og hvor input til feltet kommer fra. Er det et standardfelt, kan man finde den tilhørende standardtekst i skemaoversigten. Det er vigtigt at være opmærksom på, at enkelte af fletfelterne indeholder en standardtekst, som igen indeholder andre fletfelter. Hvert fletfelt bør, når skabelonerne implementeres, følges hele vejen til de skabeloner, som feltet indgår i. I flere tilfælde kan der være behov for, at det bogmærke i skabelon-dokumentet, som indeholder fletfeltet udvides til omkringliggende tekst. Ofte kan udbyder vælge at efterlade et fletfelt blankt og i de tilfælde er det vigtigt, at fletfelt og evt. tilhørende tekst helt fjernes fra den færdige tekst til udbudsbekendtgørelsen. Der er udarbejdet en skemaoversigt for udbud efter hhv. EU-reglerne og tilbudsloven. Navngivningen af dem fremgår i punkterne herunder. Skemaoversigt fletfelter til EU-bekendtgørelsen Skemaoversigt fletfelter til bekendtgørelse efter tilbudsloven Standardteksterne til fletfelterne om nøgletalskrav er omfattende. Derfor er disse taget ud af skemaoversigterne og placeret i et særskilt dokument navngivet Standardformuleringer nøgletal 5.3 Indhentning af oplysninger fra udbyder En vigtig nøgle til udrulning af skabelonerne (dvs. udfyldning af fletfelter) er input fra udbyder. Dette gælder specielt, såfremt man tager udgangspunkt i de dynamiske skabeloner. Udfyldningen af disse vil være lettere, såfremt der implementeres en dertil hørende dynamisk guide til indhentning af oplysninger fra ansøger. En dynamisk guide vil kunne tilpasse efterfølgende spørgsmål, alt efter hvad der tidligere er svaret. Angiver udbyder eksempelvis ikke, at der er tale om et rammeudbud, vil alle efterfølgende spørgsmål om rammeudbud springes over. Specielt i sammenhæng med skabelonen for EU-bekendtgørelsen er der flere fletfelter, hvor svarmulighederne skal styres præcist. Dvs. udbyder bør præsenteres for svarmuligheder i dropdown eller lignende, frem for selv at skulle formulere svaret i et indtastningsfelt til fritekst. Skal udbyder selv formulere svaret, er der stor risiko for, at EU-bekendtgørelsen ikke kan godkendes til publicering i EU-tidende. De udarbejdede dokumenter til indhentning af oplysninger fra udbyder er i princippet en drejebog til opbygningen af en guide eller wizard, hvor igennem udbyder indtaster de nødvendige oplysninger. Det fremgår om spørgsmålet afhænger af svar på andre spørgsmål, hvilke svarmuligheder der er, hvilket fletfelt svaret skal lagres i, og hvilken vejledende tekst, der bør være. Dokumenterne til indhentning af data fra udbyder er navngivet således: Skabelon guide til indhentning af data fra udbyder EU-bekendtgørelse Skabelon guide til indhentning af data fra udbyder tilbudslov 5.4 Indhentning af oplysninger fra ansøger En skabelon til opbygning af en prækvalifikation på en digital udbudsportal, genererer ikke blot udbudsbekendtgørelsen, men indeholder også opbygningen af selve ansøgningsmodulet for ansøger. Der er udarbejdet en guide til indhentning af data fra ansøgeren. Der er én version af denne, da der i skabelonerne ikke er forskel på hvad ansøger skal aflevere, hvad enten der er tale om EU-udbud eller efter tilbudsloven. Guiden er navngivet som vist herunder: 7
Skabelon guide til indhentning af data fra ansøger 5.5 Evalueringsskemaet Evalueringsskemaet er bygget op omkring de samme fletfelter, som er brugt i skabelonerne. Evalueringsskemaet er dynamisk, dvs. det kan anvendes i særlige tilfælde, hvor en eller flere af ansøgerne er konsortier eller baserer sig på en anden virksomheds økonomi eller tekniske kapacitet. Evalueringsskemaet er bygget op i flere faneblade. På et faneblad findes en oversigt med de væsentligste oplysninger om alle ansøgerne, og dertil kommer et faneblad for hver ansøger med mere deltaljerede oplysninger. Selve evalueringen af den enkelte ansøger foregår i fanebladet specifikt for ansøgeren, og overføres derfra til oversigten. Den udarbejdede skabelon er opbygget i Excel, og vil kunne implementeres på en digital udbudsportal. Denne implementering af evalueringsskemaet vil kræve en tilpasning, hvis den digitale udbudsportal har sit eget værktøj, som ikke er baseret på Excel. Ofte vil det være baseret på en online løsning direkte i selve interfacet. Excel regnearket indeholder derfor ikke komplette regler og formler til at håndtere dynamikken, da udformningen af disse er meget afhængig af teknologien på den enkelte digitale udbudsportal. De tænkte løsninger vurderes dog at være realiserbare. Navngivningen af de udarbejdede filer til evalueringsskemaet kan findes i afsnit 4.3 5.6 Tilbagemeldingen Skabelonen for tilbagemeldingen er udelukkende lavet i en version til de ansøgere, som ikke er blevet prækvalificeret. Med få ændringer vil den dog også kunne bruges til de udvalgte ansøgere. Skabelonen anvender mange af de fletfelter, som er indarbejdet i evalueringsskemaet. En stor del af disse fletfelter indgår ikke i de tidligere omtalte skemaoversigter for fletfelter, da de ikke anvendes i forbindelse med udarbejdelsen af udbudsbekendtgørelserne. De skal derfor identificeres direkte i evalueringsskemaet. I skabelonen er det for enkelte af fletfelterne beskrevet, at det skal indeholde forskellige værdier alt efter typen af ansøger (enkelt virksomhed, konsortium, virksomhed med navngivne samarbejdspartnere osv.) Den egentlige kodning af denne dynamiske egenskab, er op til den enkelte leverandør at implementere. 8