5 konkrete tips til helstøbt ledelse Side 1 5 konkrete tips til helstøbt ledelse Bliv en helstøbt leder og få det bedste frem i dine medarbejdere
5 konkrete tips til helstøbt ledelse Side 2 Tip 1: Vær opmærksom på dine signaler Vi udsender alle signaler hele tiden i form af såvel den sagte som den usagte kommunikation. Det sagte ord kun fylder 7% af vores samlede kommunikation, og det er derfor meget vigtigt at være bevidst om de resterende 93%, der består af kropssprog, mimik og toneleje. I kraft af din rolle som leder, påvirker dine signaler de andre i afdelingen ekstra meget, og du har større indflydelse på stemningen, end du måske umiddelbart tror. Vær derfor meget bevidst om dine signaler. Udsender du signaler, der skaber en god og rolig stemning, eller giver dine signaler anledning til nervøsitet og stress i din afdeling? Prøv f.eks. at være opmærksom på følgende signaler, der alle er med til at skabe uro og stress omkring dig: Taler du meget hurtigt? Er du med dit kropssprog på vej videre, når en medarbejder henvender sig? (typisk flakkende øjenkontakt, kroppen med siden til og det ene ben foran det andet, klar til at haste videre) Gå du meget stærkt (eller kan du finde på at løbe) ned ad gangen for at nå en aftale? Kommer du ofte for sent til møder? Holder du en god frokostpause med dine kolleger eller bliver du hængende foran skærmen, men du hurtigt stopper maden i dig? Har du tendens til at være kort for hovedet (skarp i tonen og fokus på at afslutte samtalen), hvis en medarbejder henvender sig til dig, når du har travlt? Er dit kropssprog uroligt til møder? (tromme med fingre på bordet, banke kuglepen ned i bordet, konstant vippen med foden, konstante urolige bevægelser, hyppige kig på klokken eller på mobilen der måske nok er på lydløs, men som blinker og brummer konstant og stjæler din (og de øvrige mødedeltageres) koncentration. Tidsforbrug til tip 1: Ganske få minutter, da du genvinder tiden, du giver ud (til f.eks. frokost pause) i form af øget effektivitet. Husk på mantraet: Skynd dig langsomt. Bonus: Det virker, og du får glade medarbejdere.
5 konkrete tips til helstøbt ledelse Side 3 Tip 2: Vær synlig Som leder er det vigtigt at være synlig på den gode måde vel at mærke. Synlighed handler om, at medarbejderne føler sig set i modsætning til at føle sig overvåget og kontrolleret. At være synlig på den gode måde kan praktiseres ved at sørge for vise sig på kontoret hver dag eller i hvert fald de dage, du er der. Sidder du i et åbent kontormiljø, giver det sig selv. Men også her bør du være opmærksom på at være synlig (og ikke blot en skygge der bevæger sig hastigt til sin plads). Sig godmorgen, når du kommer og farvel, når du går. Giv dig tid til en lille kort bemærkning, lykønskning eller lignende. På den måde føler dine medarbejdere sig set. Sidder du i dit eget kontor, så sørg for at bevæge dig ud ad rummet et par gange om dagen. Tag en runde blandt dine medarbejdere og vær til rådighed for en kort snak. Det behøver ikke at tage flere timer. Afsæt 15-30 minutter alt efter hvor mange medarbejdere, du har. Fornemmer du, at en medarbejder har brug for en længere snak, aftaler du et konkret tidspunkt med vedkommende, hvor du har mulighed for at give dig tid til at dykke ned i medarbejderens udfordring. Tidsforbrug til tip 2: Ca. 30 minutter om dagen. Bonus: Det er her du fanger fejl og konflikter, før de opstår og bliver virkelig ressourcekrævende i forhold til både økonomi og tid.
5 konkrete tips til helstøbt ledelse Side 4 Tip 3: Husk at rose og anerkende Hvis du vil have det bedste frem i dine medarbejdere er ros og anerkendelse en fremragende teknik. Intet fremmer motivationen og arbejdsglæden mere, og din medarbejder vil få lyst til at gøre det endnu bedre næste gang. Anerkend jævnligt alle dine medarbejdere for deres fælles indsats og giv individuel ros, når du finder anledning til det. Hvis en medarbejder i en periode leverer middelmådige resultater så tag en snak med medarbejderen om dette. Tænk efter, om der er andet, du samtidig kan rose vedkommende for og på den måde motivere til bedre resultater. Måske er medarbejderen altid i godt humør, god til at rydde op efter sig, god til at tale med kunder i telefonen eller til at skabe en god stemning i afdelingen. Der er som regel altid et eller andet at rose folk for. DOG ER DET MEGET VIGTIGT at du ikke benytter dig af tom ros det vil sige, at du roser en medarbejder uden at mene det. Medarbejderen vil mærke det lige med det samme og vil, i bedste fald, fortsætte som før, men vil mest sandsynlig gå demotiveret og uengageret tilbage til sine arbejdsopgaver. Tidsforbrug til tip 3: Ca. 5-10 minutter Bonus: Markant øget motivation og engagement blandt dine medarbejdere
5 konkrete tips til helstøbt ledelse Side 5 Tip 4: Skab tryghed Langt de fleste af os har brug for tryghed på jobbet, og som leder er det dit ansvar at skabe den tryghed. Der skal være helt klare aftaler i forhold til medarbejderens ansættelsesforhold, og der skal være klare rammer i forhold til medarbejderens arbejdsopgaver. Benyt altid jobbeskrivelser, der klart og tydeligt formulerer, hvilke opgaver medarbejderen har ansvar for, hvad de indeholder og hvor meget tid, der procentvis skal bruges om ugen på hver opgavetype. Står din virksomhed overfor nedskæringer eller omstruktureringer, er opgaven med at skabe tryghed ekstra vigtig. Sørg for at holde alle medarbejdere informeret om, hvad der sker i organisationen. Hvis du ikke ved, hvad der skal ske, som informer om dette. Du kan næsten ikke informere for hyppigt i turbulente perioder. Selv hvis du som leder ikke mener, at der er ny information, kan der alligevel være behov for at give dine medarbejdere din vurdering af situationen. Netop det, at der ikke er noget nyt, kan være en vigtig information i en turbulent situation, så der ikke dannes unødige rygter og spekulationer. Tag ansvar for at optimere trygheden ved at opmuntre dine medarbejdere til at bruge deres energi på at skabe gode resultater, der får virksomheden godt igennem stormvejret, i stedet for at bruge den på bekymringer om fremtiden, som ingen endnu ved noget om. Tidsforbrug til tip 4: Langt størstedelen af denne opgave udføres i forbindelse ansættelse og skal blot justeres jævnligt til medarbejdersamtaler. Er jobbeskrivelsen endnu ikke lavet, kan du bede din medarbejder om at komme med et udkast, hvilket minimerer dit tidsforbrug. I turbulente tider med store forandringer kræver denne opgave din opmærksomhed i ca. 15 minutter hver dag. Bonus: Risikoen for stress blandt dine medarbejdere minimeres markant.
5 konkrete tips til helstøbt ledelse Side 6 Tip 5: Tal tydeligt Med dette tip mener jeg ikke, at du skal fokusere på at udtale dine ord tydeligt. Det er selvfølgelig også en rigtig god idé at gøre, men jeg er sikker på, at du allerede mestrer dette. Det der til gengæld ofte går galt er, at vi kommer til at kommunikere halvt. Det vil sige, at vi kun siger halvdelen af, hvad vi ønsker at kommunikere ud. Modtageren må så gætte sig til resten. Prøv at være opmærksom på, om du bruger vendinger som i eksemplerne nedenfor eller nogen der ligner. Og prøv så i stedet at uddybe dine sætninger med det, der står i parentesen. Det er ikke altid, at medarbejderen får spurgt ind til, hvad du mener. De lægger derfor deres egen tolkning ind i sætningen, og du risikerer, at denne er meget forskellig fra din tolkning. Eksempler på at kommunikere halvt : Husk at aflevere til tiden (hvad er til tiden?) Du må selvom, hvordan du løser opgaven. Den skal bare være af høj kvalitet (hvad betyder høj kvalitet helt konkret?) Jeg forventer, at du løser opgaven inden for meget kort tid (hvad er meget kort tid?) Jeg forventer fremover en større indsats fra jer (hvad skal denne indsats præcist bestå i?) Du skal følge noget mere op (noget mere hvor ofte er det?) Gør i det hele taget meget ud af at briefe dine medarbejdere grundigt på en opgave. Tænk selv opgaven godt igennem inden du henvender dig til medarbejderen og sørg så for at kommunikere tydeligt, når du uddelegerer den. Tidsforbrug: Få sekunder Bonus: Denne teknik minimerer både fejl, misforståelser og konflikter.