Referat J.nr.: U0002-7-03-4-13 Ref.: EM Dato: 19-06-2013 Mødeforum: Ordinært møde i bestyrelsen for VIA University College Dato: Mandag den 10. juni 2013 Tid: Kl. NB: 15-16.50 Sted: Campus Silkeborg, Nattergalevej 1, 8600 Silkeborg (Lokale A113) Mødeleder: Deltagere: Johannes Flensted-Jensen Johannes Flensted-Jensen, Jørgen Nørby, Anita Jacobsen, Allan Rakesh Meineche, Sandra Ileby Andersen, Martha Møller, Tonni Nørgaard, Henning Pedersen, Lis Randa, Bodil Vilmand-Olsen, Keld Bach Nielsen, Lennart Olausson. Rektor Harald Mikkelsen, professionshøjskoledirektør Asbjørn Christensen, prorektor Peter Friese, sekretariatschef Anders Leth Jensen, kommunikationschef Lisbeth Katborg Bjerre Gæster: Birgitte Ashorn Quelle deltog under pkt. 3. Afbud: Referent: Anders Kühnau, Astrid Johanne Bårdgard, Thor Jensen, Peter Stampe, Mette Thunø Specialkonsulent Elvir Maleskic Dagsorden Beslutnings- og drøftelsessager 1. Godkendelse af dagsorden 2. Undertegnelse af referat af bestyrelsesmøde den 19. marts 2013 (Bilag 02) 3. Opfølgning på udviklingskontrakten 2012 (Bilag 03) 4. Delstrategi for Forskning, Udvikling og Innovation (Bilag 04) 5. LUKKET PUNKT 6. Regnskab for første kvartal og årsprognose for 2013 (Bilag 06a-06b) 7. Evaluering af bestyrelsesarbejde (bilag 07) 8. Fastlæggelse af mødeplan for 2014 (bilag 08) 9. Udpegning af medlem til Efter- og videreuddannelsesrådet 10. LUKKET PUNKT 11. LUKKET PUNKT Orienteringssager Udarbejdet af: ALJ/EM Side 1 af 9
12. LUKKET PUNKT 13. Orientering om undersøgelse af arbejdsmiljø og trivsel 2013 (bilag 13) 14. Orientering om OK13 (bilag 14) 15. Orientering om afrapportering af rektors resultatlønskontrakt 2012 (Bilag 15) 16. Orientering om status på projekt Campus Aarhus C (Bilag 16) 17. Andre sager 18. Eventuelt Eventuelle afbud bedes meddelt til Elvir Maleskic fredag den 7. juni 2013, kl. 12.00, e-mail: em@viauc.dk og tlf.: 87 55 10 03 Med venlig hilsen Johannes Flensted-Jensen Udarbejdet af: ALJ/EM Side 2 af 9
Kommenteret dagsorden Ad. 1. Godkendelse af dagsorden Under dette punkt er der mulighed for at kommentere dagsordenen og eventuelt stille forslag til behandling af punkter, som ikke er medtaget på nærværende dagsorden. Der gøres opmærksom på, at dagsordenen er omfattende i relation til det afsatte tidsrum på under to timer. For at udnytte mest muligt af mødetiden til beslutningssagerne vil der for orienteringspunkterne 12-16 være tale om skriftlige orienteringer, med mindre der under de enkelte punkter er forhold, som bestyrelsesmedlemmerne ønsker yderligere belyst. Der gøres ligeledes opmærksom på, at mødet skal slutte senest kl. 16.50, således at bestyrelsesmedlemmerne kan nå hen til kantinesalen, hvor mødet med uddannelsesudvalgene begynder kl. 17. Det indstilles, at bestyrelsen godkender dagsordenen. Et orienteringspunkt vedr. politisk aftale vedr. erhvervsakademisektoren blev sat på dagsordenen som punkt 17a. Formanden nævnte, at Mette Thunø, der havde afbud, havde fremsendt bemærkninger til de enkelte punkter på dagsordenen. Martha Møller ønskede, at forhold vedr. OK13 (punkt 14) og undersøgelsen af arbejdsmiljø og trivsel 2013 (punkt 13) blev inddraget i behandlingen af punktet vedr. Delstrategi for forskning, udvikling og innovation (punkt 4) og punktet vedr. Regnskab for første kvartal og årsprognose for 2013 (punkt 6), og foreslog, at Undersøgelse af arbejdsmiljø og trivsel 2013 dagsordenssættes som en drøftelsessag på et senere bestyrelsesmøde. På det grundlag blev det aftalt, at Undersøgelse af arbejdsmiljø og trivsel 2013 sættes på dagsordenen til det næste bestyrelsesmøde. Tonni Nørgaard foreslog, at man fremadrettet på bestyrelsesmøderne medtænker orienteringer fra højskolerne om projekter og aktiviteter, der lykkes særligt godt. Anita Jacobsen foreslog i den sammenhæng, at bestyrelsen præsenteres for nogle gode historier, som man som bestyrelsesmedlem kunne brande VIA på. Formanden tilkendegav, at det kan være vanskeligt at indarbejde flere emner til bestyrelsesmøderne inden for de afsatte tidsrammer, hvor der i øvrigt er medtænkt nogle temadrøftelser, men at ledelsen nu bedes undersøge, om de fremsatte forslag rent praktisk kan lade sig gøre. Dagsordenen blev herefter godkendt. Ad. 2. Undertegnelse af referat af bestyrelsesmøde den 19. marts 2013 (Bilag 02) Som bilag 02 er vedlagt referat af mødet i bestyrelsen den 19. marts 2013. Referatet har Udarbejdet af: ALJ/EM Side 3 af 9
været i høring i perioden fra den 3. til den 10. april 2013. Der er ikke modtaget ændringsforslag til referatet i høringsperioden, hvorfor referatet anses for godkendt. Det indstilles, at bestyrelsen undertegner det godkendte referat. Referatet blev undertegnet og i den forbindelse blev der ganske kort fulgt op på to referatpunkter: Punkt 5. Sammenlægning af Bestyrelsesforeningen for Professionshøjskoler og Professionshøjskolernes Rektorkollegium På repræsentantskabsmødet den 23. april 2013 i bestyrelsesforeningen blev forslaget om sammenlægning og vedtægt for den sammenlagte forening vedtaget. Referat fra mødet er fremsendt til bestyrelsens medlemmer den 31. maj 2013. Punkt 8. Orientering om status på projekt Campus Aarhus C Det i referatet omtalte Campus C-arrangement er nu flyttet til den 23. september, jf. i øvrigt punkt 16 på dagsordenen til nærværende møde. Ad. 3. Opfølgning på udviklingskontrakten 2012 (Bilag 03) Afrapporteringen på udviklingskontrakten for perioden 2010-2012 er nu udarbejdet og sendt til Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelse. Ministeriets deadline for afrapportering har ikke muliggjort behandling i bestyrelsen på et ordinært møde forud for indsendelse af afrapporteringen. Bestyrelsens behandling og godkendelse af afrapporteringen er derfor foregået over e-mail en ikke ideel proces for hverken bestyrelsen eller VIAs ledelse. I forbindelse med bestyrelsens mailbehandling blev der indarbejdet en enkelt tilføjelse i bemærkningerne til indikator 2.3.1 om strategi for sikring af den regionale uddannelsesdækning. Tilføjelsen var en uddybning af resultatet af samarbejdet med erhvervsakademierne. Afrapporteringen afspejler flotte resultater med markant fremgang inden for væsentlige fokusområder. Den samlede målopfyldelsesgrad på udviklingskontrakten er 86 %. Afrapporteringen afspejler en stabil positiv udvikling i VIA på de fire hovedpolitiske målsætninger. Målopfyldelsen i 2012 er lidt lavere end i 2011, hvilket skyldes ambitiøse, fortsat stigende mål gennem hele den tre-årige kontraktperiode. Der er 4 ud af 27 milepæle i udviklingskontrakten, som VIA har valgt ikke at afrapportere, fordi data vedrørende disse indikatorer ikke er it-understøttet idet ministeriet ikke har indfriet intentionerne om etablering af systemunderstøttelse. VIA har vurderet, at manuelle opgørelser, holdt op imod ressourceforbruget, ikke ville tilføre tilstrækkelig værdi. På mødet har bestyrelsen mulighed for at kommentere, stille spørgsmål til og drøfte resultaterne i afrapporteringen af udviklingskontrakten. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter resultaterne i afrapporteringen på udviklingskontrakten for 2012. Formanden indledte behandlingen med at sige, at han fandt afrapporteringen meget tilfredsstillende, idet institutionen på de væsentligste målepunkter kan dokumentere markant fremgang. Udarbejdet af: ALJ/EM Side 4 af 9
Der blev udtrykt opbakning til VIAs valg om ikke at afrapportere på de indikatorer, hvor ministeriet, modsat de oprindelige intentioner, ikke har etableret systemer til at understøtte registrering og afrapportering af data til udviklingskontrakten. Bestyrelsen drøftede herefter sagen og omdrejningspunkterne i drøftelsen var: Fastholdelse Opfølgning på de ikke opfyldte målsætninger Medarbejdere med ph.d.-grad Forsknings- og udviklingsområdet I forhold til fastholdelse blev den nye opgørelsesmetode problematiseret, idet metoden ikke tager højde for de personer, der skifter studie. Der blev efterlyst mere viden om de internationale studerendes frafald. Der blev også spurgt til, hvordan man konkret understøtter de svageste studerende. Hertil svarede rektor Harald Mikkelsen, at alle uddannelser arbejder målrettet med forskellige gennemførelsesvejledningstiltag, mentorordninger og at der på et af VIAs campusser også er mulighed for at få støtte fra en studenterpræst. Hvad angår de ikke opfyldte mål, redegjorde rektor for, at ambitionsniveauet i udviklingskontrakten var højt og at der allerede ved kontraktindgåelsen var en erkendelse af, at institutionen ikke vil kunne opnå en 100 % målopfyldelse. Det høje ambitionsniveau er yderligere udbygget i udviklingskontrakten for 2013-14, hvor der lægges op til fortsat fremgang og højere mål på de fleste indikatorer. På forsknings-og udviklingsområdet blev den positive udvikling bifaldet og herunder blev den markante stigning i bacheloropgaver, som udarbejdes med afsæt i FoU eller i direkte samarbejde med praksis, fremhævet. Af afrapporteringen fremgår det, at der i 2012 var 78 medarbejdere med ph.d.-grad i VIA. I den sammenhæng efterlyste man tal for de enkelte højskoler. De 78 medarbejdere med ph.d.-grad er fordelt som følger: Pædagogisk-Socialfaglig Højskole: 31 Sundhedsfaglig Højskole: 24 Teknisk-Merkantil Højskole: 10 Højskolen for Kreative Erhverv: 1 Højskolen for Videreuddannelse og Kompetenceudvikling: 8 Øvrige enheder: 4 Formanden konkluderede, at bestyrelsen er tilfreds med afrapporteringen, og at der i det videre arbejde med den gældende udviklingskontrakt skal være opmærksomhed på de af bestyrelsen rejste forhold. Ad 4. Delstrategi for forskning, udvikling og innovation (Bilag 04) Hermed forelægges udkast til en Delstrategi for forskning, udvikling og innovation for bestyrelsen. Udarbejdet af: ALJ/EM Side 5 af 9
Inden for rammerne af VIAs vision for 2020 og strategi for 2013-14 er formålet med udarbejdelse af delstrategien at fortsætte den gode udvikling, som VIA er i inden for forskning, udvikling og innovation samt tage højde for de ændrede rammevilkår for og forventninger til VIAs videnarbejde, som er formuleret blandt andet i forbindelse med finansloven 2013 og regeringens innovationsstrategi fra december 2012. Med tidsrammen 2013-14 går delstrategien i takt med strategiperioden for højskolernes strategier, hvor der er tale om et sprint med VIAs vision 2020 som pejlemærke. Udkastet til bestyrelsen er udarbejdet på baggrund af forudgående drøftelser i Professionshøjskoleledelsen, Rektoratet og Koordinationsforum for Forskning og Udvikling samt med input fra en workshop, hvor der særligt blev arbejdet med et første udkast til delstrategien. Efter bestyrelsens behandling den 10. juni vil delstrategien designmæssigt blive tilpasset det øvrige strategimateriale i VIA. Der er afsat 30 min. til behandling af punktet. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter oplægget til Delstrategi for forskning, udvikling og innovation med henblik på godkendelse. Peter Friese åbnede punktet med et oplæg, hvor der blev nærmere redegjort for baggrunden for det fremsatte forslag til delstrategi og hovedelementerne i delstrategien. Hovedbudskabet var, at VIA med denne delstrategi ønsker at skabe en ramme for en fortsat positiv udvikling og samtidig tage højde for de ændrede rammevilkår for og forventninger til VIAs forsknings-, udviklings- og innovationsindsats. Oplægget vedlægges referatet og kan med fordel læses i sammenhæng hermed. Der var i bestyrelsen enighed om, at der er tale om et godt oplæg som på en god måde balancerer mellem de nye forventninger og VIAs udgangspunkt og position i uddannelseslandskabet. Bestyrelsesmedlemmerne fremkom derudover med en række tilkendegivelser og bemærkninger: Den forestående proces, hvor man vil udpege et antal overordnede strategiske områder, blev fremhævet som særdeles vigtig og afgørende for VIAs succes på området. Det blev ligeledes fremhævet som vigtigt, at VIA stadig fastholder tilknytningen til kredsen af de europæiske universities of applied sciences og arbejder på at definere og profilere sin forskning, hvor nøgleordene er brugerdrevet/praksisnær/anvendelsesorienteret og på denne måde kommunikerer en klar skelnen mellem den forskning, VIA bedriver, og den forskning, der bedrives på de klassiske universiteter. Det blev ønsket, at definitionen af forskningsbaseret undervisning skærpes. Rektorkollegiets målsætning om, at 50% af alle undervisere på professionshøjskolerne inden for en tiårig periode skal være kvalificeret på ph.d.-niveau blev vurderet som for høj og urealistisk. Det bør være et opmærksomhedspunkt, at VIAs forskningsresultater ikke må blive bag lukkede døre også internt i VIA - og det er vigtigt, at resultaterne har relevans Udarbejdet af: ALJ/EM Side 6 af 9
for praksis, som VIA uddanner studerende til. Der blev i forbindelse med drøftelsen spurgt til, hvordan VIA fordeler Forsknings- og udviklingsmidler/puljemidler mellem højskolerne, hvortil der blev svaret, at fordelingen sker på flere forskellige måder. Nogle midler fordeles i forbindelse med budgetprocessen og andre efter en konkret vurdering. Bestyrelsesformanden konkluderede, at bestyrelsen kan godkende delstrategien med de faldne bemærkninger og at bestyrelsen i forhold til den videre proces ønsker, at der er særlig opmærksomhed på: At den forskning, VIA bedriver, er praksisnær At det er vigtigt, at forskningsindsatsen fokuseres på få, stærke forskningsmiljøer - bestyrelsen anbefalede ikke at oprette for mange, for svage forskningsmiljøer At den ovennævnte ph.d.-målsætning om 50 % vurderes som værende høj At det er en forventning, at strategien skal sikre, at al undervisning i VIA er baseret på den nyeste viden og at denne viden er til rådighed for alle undervisere Ad. 5. LUKKET PUNKT Ad. 6. Regnskab for første kvartal og årsprognose for 2013 (Bilag 06a-06b) Der er jf. bilag 06a udarbejdet et regnskab for første kvartal 2013 samt årsprognose udarbejdet på baggrund af regnskabet. Der er derudover udarbejdet et tillægsnotat, jf. bilag 06b, med en justeret årsprognose. Professionshøjskoledirektør Asbjørn Christensen vil på mødet fremkomme med en kort supplerende redegørelse. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter årsprognosen og i øvrigt tager orienteringen om årsprognosen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Ad 7. Evaluering af bestyrelsesarbejde (bilag 07) Formandskabet annoncerede på det seneste bestyrelsesmøde, at der hen over de kommende bestyrelsesmøder vil blive gennemført en evaluering af bestyrelsesarbejdet. Et forslag til koncept for evaluering, tidsplan og spørgeramme fremlægges med henblik på kvalificering og godkendelse i bestyrelsen. Det indstilles, at bestyrelsen tiltræder, at evalueringen gennemføres som foreslået i bilaget. Bestyrelsen tiltrådte, at evalueringen gennemføres som foreslået i bilaget Ad 8. Fastlæggelse af mødeplan for 2014 (bilag 08) Der er udarbejdet et forslag til mødeplan for bestyrelsen i 2014. Det bemærkes, at 2014 er et overgangsår, hvor en ny bestyrelse tiltræder. Derfor er der i forslaget til mødeplan lagt op til, at der ud over de seks ordinære møder er to ekstraordinære møder. Udarbejdet af: ALJ/EM Side 7 af 9
Det indstilles, at bestyrelsen godkender mødeplan for 2014. Bestyrelsen godkendte mødeplanen. Sekretariatet vil udsende kalenderinvitationer til de ordinære møder i perioden frem til den 30. april 2014, som er den dato, hvortil den nuværende bestyrelse er fungerende. Ad. 9. Udpegning af medlem til Efter- og videreuddannelsesrådet Bestyrelsen udpeger fire medlemmer til Efter- og Videreuddannelsesrådet. Et af medlemmerne, som bestyrelsen har udpeget, var professor Bjarne Wahlgren, Institut for Uddannelse og Pædagogik, Aarhus Universitet. Bjarne Wahlgren har valgt at trække sig og rektor Harald Mikkelsen indstiller derfor, at prodekan Peder Østergaard, Business and Social Sciences, Aarhus Universitet udpeges i stedet for. Bjarne Wahlgren var formand for rådet, og rådet ønsker, at Peder Østergaard indtræder som formand, hvis bestyrelsen vælger at følge indstillingen. Efter- og videreuddannelsesrådet er et rådgivende organ knyttet til Højskolen for Videreuddannelse og Kompetenceudvikling. Rådets opgaver er bl.a. at rådgive højskolen i strategiske og tværgående spørgsmål og drøfte behov for efter- og videreuddannelse i private og offentlige virksomheder. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger Peder Østergaard som medlem af Efter- og Videreuddannelsesrådet. Bestyrelsen fulgte indstillingen. Ad. 10. LUKKET PUNKT Ad. 11. LUKKET PUNKT Orienteringssager Ad 12. LUKKET PUNKT Ad. 13. Orientering om undersøgelse af arbejdsmiljø og trivsel 2013 (bilag 13) For anden gang i institutionens historie er der gennemført en undersøgelse af arbejdsmiljø og trivsel. Undersøgelsen fandt sted i februar-marts og blev afsluttet den 8. marts 2013 med en svarprocent på 83 %. Til bestyrelsens orientering er der udarbejdet et notat, hvor der redegøres for hovedtendenserne i undersøgelsens resultater. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Under punkt 1 Godkendelse af dagsordenen blev det aftalt, at punktet vedr. Undersøgelse af arbejdsmiljø og trivsel 2013 sættes på dagsordenen til det næste bestyrelsesmøde. Til formålet identificeres nogle områder, som kunne være relevante at drøfte for bestyrelsen. Ad. 14. Orientering om OK13 (bilag 14) Til bestyrelsens orientering er der udarbejdet et notat med skitsering af hovedelementerne i OK13, forhold af særlig betydning for institutionen og den videre implementering. Indstilling Udarbejdet af: ALJ/EM Side 8 af 9
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Orienteringen blev taget til efterretning. Ad. 15. Orientering om afrapportering af rektors resultatlønskontrakt 2012 (Bilag 15) Bestyrelsens formandskab har på vegne af bestyrelsen godkendt målopfyldelsesgraden og afrapporteringen af rektors resultatlønskontrakt for 2012. Den bilagte afrapportering vedlægges til bestyrelsens orientering. Det bemærkes, at det er planlagt, at bestyrelsen på sit møde den 12. september vil have en drøftelse af den fremadrettede anvendelse af resultatløn i VIA. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Med henvisning til, at bestyrelsen på sit møde den 12. september 2013 vil have en drøftelse af den fremadrettede anvendelse af resultatløn i VIA, blev orienteringen taget til efterretning. Ad 16. Orientering om status på projekt Campus Aarhus C (Bilag 16) Til bestyrelsens orientering vedlægges et notat med status på projektet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. Ad 17. Andre sager 17a. Formanden og rektor orienterede om den politiske aftale, der blev indgået den 4. juni 2013 om erhvervsakademisektoren. Aftalen lægger op til en revision af lovgivningen for erhvervsakademierne og opretholdelse af en selvstændig erhvervsakademisektor. Aftaleteksten blev uddelt. Orienteringen blev taget til efterretning. Ad 18. Eventuelt Der var intet under dette punkt. Udarbejdet af: ALJ/EM Side 9 af 9