2014-221623 Dato: 10-06- 2015 Henvendelse vedrørende aktindsigt Skolelederen på skolen har den 19. juni 2014 på din foranledning indbragt en sag for Statsforvaltningen, som i medfør af kommunestyrelseslovens 47 fører tilsynet med kommunerne. Sagen vedrører Silkeborg Kommunes afgørelse om delvist afslag på aktindsigt i oplysninger i din søns klasselog. Resumé Det er Statsforvaltningens opfattelse, at Silkeborg Kommune ikke har været berettiget til at meddele delvist afslag på din anmodning om aktindsigt i din søns klasselog med henvisning til offentlighedslovens 33, nr. 5. Statsforvaltningen har herved lagt vægt på, at de oplysninger der er undtaget fra aktsigt vedrører din søns personlige forhold, og at disse oplysninger ikke er af en sådan karakter, at hensyn til offentlige eller private interesser taler med afgørende vægt imod, at du får aktindsigt i oplysningerne. Tilsynet Statsforvaltningen Storetorv 10 6200 Aabenraa Sagsnummer.: 2014-221623 SAGSBEHANDLER: Jeanette Løgstrup-Nielsen Telefon: 7256 7557 EAN-Nr. 5798000362222 skriv til os via borger.dk www.statsforvaltningen.dk EKSPEDITIONS- OG TELEFONTIDER findes på www.statsforvaltningen.dk/tider Da du ikke som begrundelse for afgørelsen har modtaget en redegørelse for de hovedhensyn, der har været bestemmende for skønsudøvelsen samt en redegørelse for de faktiske omstændigheder, som er tillagt væsentlig betydning for vurderingen af de oplysninger i klasseloggen, der er undtaget fra aktindsigt, har Silkeborg Kommune endvidere ikke overholdt bestemmelserne i forvaltningslovens 22 og 24 om begrundelse af skriftlige afgørelser. Statsforvaltningen skal på den baggrund anmode Silkeborg Kommune om at genoptage sagens behandling og tage fornyet stilling til din anmodning om aktindsigt efter reglerne i offentlighedsloven og under iagttagelse af reglerne i forvaltningsloven. 1
Silkeborg Kommune er anmodet om at oplyse Statsforvaltningen om sagens endelige udfald. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for Statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund Det fremgår af sagen, at du den 15. maj 2014 overfor skolen fremsatte en anmodning om aktindsigt i alt materiale vedrørende din søn, der på daværende tidspunkt var elev på skolen. Den 24. maj 2014 fik du fra skolen fremsendt udskrift fra Elevlog vedrørende din søn. Den 26. maj 2014 kontaktede du skolen, idet der var foretaget udstregninger i det fremsendte materiale. Ved e-mail af 27. maj 2014 blev du orienteret om, at der i det fremsendte materiale fra din søns klasselog var undtaget enkelte oplysninger af hensyn til andre enkeltpersoner i medfør af forvaltningslovens 15b, stk. 5. Du fik samtidig klagevejledning til Skoleafdelingen i Silkeborg Kommune. Ifølge dine oplysninger har du den 29. maj 2014 påklaget afgørelsen til skolechefen. Ved skrivelse af 4. juni 2014 har i Silkeborg Kommune besvaret en henvendelse fra dig af 29. maj 2014. har i brevet til dig oplyst, at der er tillid til skolelederen på skolen og dennes måde at håndtere tingene på. Ved e-mail af 13. juni 2014 skrev den pågældende skoleleder til dig og beklagede, at der i skrivelsen af 27. maj 2014 var henvist til forvaltningsloven. Det er anført, at din anmodning om aktindsigt er omfattet af offentlighedsloven, herunder at der er oplysninger, som har været noteret i klasselogen, som vurderes omfattet af offentlighedslovens 33, stk. 5, og som derfor er blevet slettet. Det er endvidere anført, at skoleafdelingen ikke er en klageinstans samt at har behandlet en klage over skolelederens måde at håndtere sagen på og ikke indholdet af afgørelsen. Det er endelig anført, at sagen kan indbringes for Statsforvaltningen. Sagen blev indbragt for Statsforvaltningen, der ved skrivelse af 5. marts 2015 har anmodet byrådet i Silkeborg Kommune om at fremsende sagens akter samt at redegøre for dels afgørelsen dels sagsbehandlingsforløbet, herunder i relation til forvaltningslovens krav om begrundelse og klagevejledning. Statsforvaltningen har herefter modtaget følgende redegørelse af 28. maj 2015 fra Silkeborg Kommune: Det drejer om en far, som har anmodet om aktindsigt i sønnens klasselog. Forældrene er skilt, der er fælles forældremyndighed. Sønnen er elev på skolen i Silkeborg. 2
Der er oplysninger, som er blevet undtaget fra aktindsigt jfr. offentlighedslovens 30, idet oplysningerne indeholder forhold vedr. moren. Der har endvidere været klaget over personalet, dette har jeg som på. svaret Der er sket en fejl i forhold til svaret om aktindsigt, idet der har været henvist til et forkert hjemmelsgrundlag. Dette er beklaget overfor klageren. Silkeborg Kommune fastholder afgørelsen om aktindsigt i genbehandlingen af klagen. Den 3. juni 2015 er Silkeborg Kommune telefonisk gjort opmærksom på, at sagens akter ikke er fremsendt til Statsforvaltningen. Ved e-mail af 4. juni 2015 har Silkeborg Kommune meddelt Statsforvaltningen, at den omhandlede klasselog, som skolen tidligere havde adgang til elektronisk, ikke længere kan fremskaffes, idet klasseloggen bliver slettet, når en elev forlader skolen. Der er i stedet henvist til en vedhæftet beskrivelse af indholdet af de undtagne oplysninger, som skolelederen har fremsendt til kommunen. Det er endvidere anført, at Skolelederen har endvidere begrundet, hvorfor der er slettet oplysninger, jfr. offentlighedslovens 33, stk. 5. I den vedhæftede e-mail fra skolelederen til Silkeborg Kommune er det anført, at der er undtaget oplysninger i klasseloggen ud fra en vurdering af, at samarbejdet med og mellem forældrene kunne blive meget vanskeligt, og at vi ikke ønsker at være en del af en intern forældrekonflikt. Statsforvaltningen har den 8. juni 2015 fået tilsendt en udskrift af den omhandlede klasselog uden overstregninger, idet kommunen er lykkedes med at få elektronisk adgang til denne. Statsforvaltningens kompetence Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. kommunestyrelseslovens 48, stk. 1. Statsforvaltningen kan udtale sig om lovligheden af kommunale dispositioner eller undladelser, jf. kommunestyrelseslovens 50. Statsforvaltningens udtalelse Det fremgår af forvaltningslovens 2, stk. 1, at loven gælder for behandlingen af sager, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed. Din anmodning om aktindsigt skal behandles efter offentlighedslovens bestemmelser og ikke forvaltningslovens bestemmelser, da oplysningerne i din søns klasselog ikke 3
indgår i behandlingen af en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed. Offentlighedslovens 7 og 8 har følgende indhold: 7.Enhver kan forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed m.v. som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. Stk. 2. Retten til aktindsigt omfatter med de i 19-35 nævnte undtagelser 1) alle dokumenter, der vedrører den pågældende sag, og 2) indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter. Stk. 3. Retten til aktindsigt efter stk. 2, nr. 1, i et dokument, der er afsendt af myndigheden m.v., gælder først fra dagen efter afsendelsen af dokumentet. 8. Den, hvis personlige forhold er omtalt i et dokument, kan med de undtagelser, der er nævnt i 19-29 og 35, forlange at blive gjort bekendt med oplysningerne herom. Det gælder dog ikke, i det omfang de hensyn, der er nævnt i 31-33, eller hensynet til den pågældende selv eller andre med afgørende vægt taler imod. Du har anmodet om aktindsigt i oplysninger vedrørende din søn, som du har del i forældremyndigheden over. Det betyder, at din anmodning om aktindsigt skal bedømmes efter bestemmelsen i offentlighedslovens 8. Bestemmelsen i offentlighedslovens 8 har ifølge forarbejderne (lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013) til formål at sikre, at en person kan få indsigt i oplysninger vedrørende den pågældende selv i lige så vidt omfang som efter forvaltningslovens regler om aktindsigt. Bestemmelsens praktiske betydning er således blandt andet at give såkaldt egenacces i oplysninger i dokumenter, der ikke indgår i afgørelsessager, men f.eks. i sager om faktisk forvaltningsvirksomhed. Bestemmelsen er identisk med 4, stk. 2, i den tidligere gældende offentlighedslov (lov nr. 572 af 19. december 1985). I Justitsministeriets betænkning om offentlighedsloven, nr. 1510/2009, side 742-743, er følgende anført: Efter offentlighedslovens 4, stk. 2, vedrører retten til egenacces alene oplysninger i dokumenter om den pågældendes personlige forhold. Det fremgår af bemærkningerne til bestemmelsen, at det ved anvendelsen af ordet personlige er [ ] tilsigtet at give udtryk for, at der skal være adgang til at få aktindsigt med hensyn til alle oplysninger, der direkte vedrører den pågældende, jf. Folketingstidende 1985-86, tillæg A, sp. 211. Det betyder på den ene side, at retten til egenacces ikke omfatter oplysninger om andre personers forhold, men på den anden side betyder det ikke, at retten kun omfatter oplysninger om den pågældende person. Det er således tilstrækkeligt, at der er tale om oplysninger om den pågældendes forhold. Det er i redegørelsen af 28. maj 2015 oplyst, at de omhandlede oplysninger er undtaget i medfør af offentlighedslovens 30, idet oplysningerne indeholder forhold vedr. moren. 4
Offentlighedslovens 30 kan ikke anvendes i en sag som den foreliggende, hvor spørgsmålet om aktindsigt skal bedømmes efter bestemmelsen om egenacces. Det fremgår af offentlighedslovens 8, at retten til egenacces er begrænset af de undtagelser, der følger af offentlighedslovens 19-29 og 35. Det fremgår endvidere af bestemmelsen, at oplysninger vedrørende den aktindsigtssøgendes personlige forhold kan undtages efter 31-33, hvis de hensyn, der er nævnt i undtagelsesbestemmelserne, eller hensynet til den pågældende selv eller andre med afgørende vægt taler imod at meddele aktindsigt. Det fremgår af bemærkningerne til offentlighedslovens 8 i lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013, at adgangen til at udtage oplysninger omfattet af bestemmelsen er ganske snæver, og det er forudsat, at spørgsmålet om, hvorvidt oplysningerne kan undtages fra aktindsigt, afgøres ved en konkret afvejning i det enkelte tilfælde. I skrivelsen af 13. juni 2014 til dig og i henvendelsen den 4. juni 2015 til Statsforvaltningen er det anført, at de omhandlede oplysninger i din søns klasselog er undtaget i medfør af offentlighedslovens 33, stk. 5. (Det bemærkes, at Statsforvaltningen har lagt til grund, at der rettelig henvises til offentlighedslovens 33, nr. 5). Offentlighedslovens 33, nr. 5, har følgende ordlyd: 33. Retten til aktindsigt kan begrænses, i det omfang det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til: 1) 5)Private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet. Bestemmelsen er en videreførelse af 13, stk. 1, nr. 6, i den tidligere gældende offentlighedslov. I lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013 er der således henvist til beskrivelserne af gældende ret efter 1985-loven i Justitsministeriets betænkning om offentlighedsloven, nr. 1510/2009. Det fremgår af betænkningen, side 658 ff., at det generelt gælder, at begæringer om aktindsigt kun kan afslås med henvisning til 13, stk. 1, nr. 1-6, hvis retten til at blive gjort bekendt med oplysninger i en sag eller et dokument efter et konkret skøn findes at burde vige for de i bestemmelserne opregnede væsentlige hensyn til offentlige og private interesser. Dette indebærer i praksis, at aktindsigt kun kan afslås efter den gældende lovs 33, nr. 5, hvis der er nærliggende fare for, at de nævnte interesser vil lide skade af betydning. Bestemmelsen er således tiltænkt et snævert anvendelsesområde. Når der er tale om aktindsigt i form af egenacces, skærpes betingelserne for anvendelse af bestemmelsen yderligere, jf. formuleringen afgørende vægt. Det er Statsforvaltningens opfattelse, at Silkeborg Kommune ikke har været berettiget til at meddele delvist afslag på din anmodning om aktindsigt i din søns klasselog med henvisning til offentlighedslovens 33, nr. 5. Statsforvaltningen har herved lagt vægt på, at de oplysninger der er undtaget fra aktsigt vedrører din søns personlige forhold, og at disse oplysninger ikke er af en 5
sådan karakter, at hensyn til offentlige eller private interesser taler med afgørende vægt imod, at du får aktindsigt i oplysningerne. Da du ikke som begrundelse for afgørelsen har modtaget en redegørelse for de hovedhensyn, der har været bestemmende for skønsudøvelsen samt en redegørelse for de faktiske omstændigheder, som er tillagt væsentlig betydning for vurderingen af de oplysninger i klasseloggen, der er undtaget fra aktindsigt, har Silkeborg Kommune endvidere ikke overholdt bestemmelserne i forvaltningslovens 22 og 24 om begrundelse af skriftlige afgørelser. Statsforvaltningen skal på den baggrund anmode Silkeborg Kommune om at genoptage sagens behandling og tage fornyet stilling til din anmodning om aktindsigt efter reglerne i offentlighedsloven og under iagttagelse af reglerne i forvaltningsloven. Statsforvaltningen har sendt en kopi af dette brev til Silkeborg Kommune med anmodning om, at kommunen oplyser Statsforvaltningen om sagens endelige udfald. Udtalelsen vil blive offentliggjort på www.statsforvaltning.dk i anonymiseret form. Med venlig hilsen Hanne Villumsen kontorchef Jeanette Løgstrup-Nielsen specialkonsulent 6