Domea Lunderskov-Kolding Referat fra organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 27. september 2016 kl. 16.00 på Hotel Scandic Kolding, Kokholm 2, Bramdrupdam. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 3 2 Godkendelse af referat... 3 3 Boligorganisationen... 3 3.1 Orientering fra formanden... 3 3.2 Orientering fra Domea.dks bestyrelse... 3 3.3 Bestyrelsesforhold... 4 3.4 Bestyrelsens konstituering efter mødet den 27.09.2016... 4 3.5 Bestyrelsens kontaktoplysninger... 5 3.6 Bestyrelseshonorar... 5 3.7 Boligorganisationens årsregnskab... 5 3.8 Revisionsprotokol... 6 3.9 Bestyrelsens årsberetning... 6 3.10 Godkendelse af styringsrapport... 6 3.11 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed... 6 3.12 Boligorganisationens budget... 7 3.13 Årsregnskab for perioden 2014/2015... 7 3.14 Valg af medlemmer til Domea.dks repræsentantskab... 7 3.15 Valg af kredsdelegerede til BL... 8 3.16 Bestyrelsens forretningsorden... 8 3.17 Udlejningsforhold... 8 3.18 Feriefremleje/Feriebytte... 9 3.19 Digitale syn... 9 3.20 Fuldmagt vedr. sager om ejendomsbeskatning... 11 3.21 Personaleforhold Generel orientering... 12 3.22 Økonomisk rådgivning... 12 3.23 Tilskud fra dispositionsfonden og arbejdskapitalen... 13 3.24 Domea.dks Landskonference 2017... 14 3.25 Fravalg af tv-signaler tilføjet punkt... 14 4 Nybyggeri og renovering... 14 4.1 Igangværende og besluttet byggeri... 14 4.2 Ungdomsboliger på Teglgårdsvej, afd. 12206... 14 4.3 Ndr. Ringvej, afd. 12207... 14 4.4 Klostergården, afd. 12208... 15 4.5 2. etape, ungdomsboliger på Teglgårdsvej, afd. 12213... 15 4.6 Christiansfeld gl. skole, afd. 12214... 15 5 Boligorganisationens afdelinger... 15 5.1 Årsregnskaber... 15 5.2 Driftsbudgetter... 16 5.3 Henvendelse fra Kolding Kommune vedr. Teglgårdens Ungdomsboliger. 17 5.4 Orientering om driftsforhold... 17 5.5 Godkendelse af bestyrelse til afdeling 12201 tilføjet punkt... 17 6 Eventuelt... 18
Deltagere fra bestyrelsen: Kjeld Vellier, formand Lis Højsager, medlem Jens-Anker Gjelstrup, medlem Claus Pedersen, medlem Karlo Zeba, medlem Afbud: Yrsa Mastrup, medlem, ferie Allan Aistrup, næstformand, ferie Øvrige deltagere: Martin Andreasen, Servicecenter Syd Klavs Hedelund, Domea.dk Udsendt den 11. oktober 2016
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: Efter tilføjelse af 2 punkter Beboernes fravalg af tv-signaler og godkendelse af afdelingsbestyrelse for afd. 12201, Dreyershus blev dagsordenen godkendt. 2 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 20.08.2015, 23.09.2015, 15.12.2015, 28.01.2016. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Kjeld Vellier bød Jens-Anker velkommen i bestyrelsen for Domea Lunderskov-Kolding og oplyste, at han ville orientere under de andre punkter på dagsordenen. 3.2 Orientering fra Domea.dks bestyrelse Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Jens-Anker Gjelstrup er trådt ind i bestyrelsen som repræsentant for Domea.dk i stedet for Lone Haue Bentsen, som ikke blev genvalgt til bestyrelsen i Domea.dk den 19.06.16. Jens-Anker kunne oplyse at der igen var positive rentetilskrivninger og at det ser ud til Domea.dk kommer ud af 2016 med et positivt resultat til trods for at der foretages store investeringer i IT. Direktionen og Jens-Anker holder møder med folketingspolitikere for at oplyse om Domea.dks holdning til lovforslaget om effektiviseringer, som forventes vedtaget i efteråret 2016. Der er også stor interesser fra andre boligselskaber vedrørende ITplatformen i Domea.dk, hvilket kan betyde nye kunder. Side 3 af 18
Jens-Anker blev spurgt ind til hvad Domea.dk gør i anledning af kontanthjælpsreformen og Jens-Anker henviste bl.a. til aftalen med gældsrådgivning via Tænk se også punkt 3.22 i dagordene. 3.3 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangsår Kjeld Vellier Formand Repræsentantskabet 2016 Allan Aistrup Næstformand Repræsentantskabet 2016 Lis Højsager Medlem Repræsentantskabet 2016 Yrsa Mastrup Medlem Kommunen 2017 Jens-Anker Gjelstrup Medlem Domea.dk 2017 Claus Pedersen Medlem Repræsentantskabet 2017 Karlo Zeba Medlem Repræsentantskabet 2017 Med Domea.dk som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at Kjeld Vellier, Allan Aistrup, Lis Højsager er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde. Jens-Anker Gjelstrup er trådt ind i bestyrelsen i stedet for Lone Haue Bentsen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3.4 Bestyrelsens konstituering efter mødet den 27.09.2016 Efter repræsentantskabsmødet den 27.09.2016 har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangsår Kjeld Vellier Formand Repræsentantskabet 2018 Allan Aistrup Næstformand Repræsentantskabet 2018 Tanja Lanther Medlem Repræsentantskabet 2018 Yrsa Mastrup Medlem Kommuen 2017 Jens-Anker Glejstrup Medlem Domea.dk 2017 Claus Pedersen Medlem Repræsentantskabet 2017 Karlo Zeba Medlem Repræsentantskabet 2017 Med Domea.dk som forretningsfører. Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at bestyrelsen selv konstituerer sig med næstformand. Det indstilles, at bestyrelsen konstituerer sig med næstformand. Side 4 af 18
3.5 Bestyrelsens kontaktoplysninger Vedlagt følger oversigt over de kontaktoplysninger som administrationen har registreret for bestyrelsens medlemmer. Vi beder det enkelte medlem om at kontrollere egne oplysninger og meddele eventuelle rettelser til im@domea.dk. Det indstilles, at eventuelle rettelser meddeles og registreres. 3.6 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2015 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 76,97 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 46,17 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar og næstformanden 1½. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. 3.7 Boligorganisationens årsregnskab Årsregnskabet skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Årsregnskab for perioden 01.04.2015 til 31.03.2016 vedlægges som bilag. Regnskabet udviser et underskud på kr. 20.958, som skyldes større mødeaktiviteter pga. byggeri, kurser og landskonference. Bemærkninger til årets resultat samt til boligorganisationens generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 15 til 22. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Efter at Martin Andreasen havde oplyst, at der er tilvækst på kr. 950.000 om året fra udamortiserede ydelser, blev indstillingen godkendt. Side 5 af 18
3.8 Revisionsprotokol Revisionsprotokollen skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 01.04.2015 til 31.03.2016 vedlægges som bilag. Administrationen har følgende kommentarer til protokollen: På protokollens side 125 er der anført, at revisionen ikke har givet anledning til forbehold. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. 3.9 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligorganisationens årsregnskab på side 15 til 22 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. I beretningen indgår blandt andet den årlige opfølgning på den vedtagne forvaltningsrevision. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. 3.10 Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne er vedlagt. Administrationen har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. 3.11 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed Boligorganisationens dispositionsfond skal som udgangspunkt dække afdelingernes lejetab. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes (fuldt ud) af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. Side 6 af 18
Kolding kommune har tidligere oplyst, at fritagelse ikke bliver godkendt. Det indstilles, at bestyrelsen tager orientering til efterretning. 3.12 Boligorganisationens budget Boligorganisationens budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 01.04.2017 til 31.03.2018 vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Administrationen har følgende kommentarer til budgetforslaget: Bruttoadministrationsomkostningerne stiger, da der er kommet 82 boliger mere i drift, udgiften falder dog med kr. 170 pr. bolig. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. 3.13 Årsregnskab for perioden 2014/2015 Kolding Kommune og boligselskabet har holdt styringsdialog den 19.10.2015 og i forbindelse med mødet blev årsregnskab for perioden 2015/2016 taget til efterretning. Referater fra styringsdialoger er tilgængelige på Kolding.dk (skriv styringsdialog i søger). Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3.14 Valg af medlemmer til Domea.dks repræsentantskab Til Domea.dks repræsentantskab kan boligorganisationerne vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog højst 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En repræsentant fra boligorganisationen kan have fuldmagt til at råde over alle boligorganisationens stemmer i Domea.dks repræsentantskab. Jeres boligorganisation kan vælge op til 2 repræsentanter. Repræsentantskabet har besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanter af sin midte. Side 7 af 18
Det indstilles, at bestyrelsen udpeger op til 2 repræsentanter af sin midte for 1 år. Referat: Formand og næstformand blev udpeget. 3.15 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Jeres boligorganisation kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. Referat: Formand og næstformand blev udpeget. 3.16 Bestyrelsens forretningsorden I henhold til vedtægterne fastsætter bestyrelsen selv sin forretningsorden. Senest godkendte forretningsorden vedlægges og anbefales godkendt som ny forretningsorden. Det indstilles, at forretningsordenen godkendes og underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Referat: Efter at de nyvalgte bestyrelsesmedlemmer har underskrevet forretningsordenen, er den underskrevet af samtlige bestyrelsesmedlemmer. 3.17 Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 185 personer. Heraf har 105 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. Fraflytningsstatistik for perioden 01.04.2015 til 31.03.2016 for samtlige afdelinger incl. ældre/plejeboliger i alt 123 / 37,3% Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: På grund af sammenlægning af afd. 12209 og 12252 til afd. 12253 var nogle fraflytninger talt med 2 gange i statistikken, det korrekte antal fraflytninger har været 99, hvilket giver en fraflytningsprocent på 32,9% i stedet. De 62 af fraflytningerne har været fra ældre- og plejeboliger. Side 8 af 18
På grund af den relative lille venteliste anbefales det en øget annoncering ved årsskiftet 2017/18 omkring udlejning af den nye afd. 12207, Ndr. Ringvej. Bestyrelsen godkendte orienteringen. 3.18 Feriefremleje/Feriebytte Boligorganisationen kan beslutte, at beboerne skal have mulighed for at feriefremleje eller feriebytte deres bolig. Beboerne må bytte eller fremleje boligen som feriebolig i indtil 6 uger pr. kalenderår. Dele af en uge tæller som en hel uge. Hvis der er tale om et feriebyt, så må lejeren ikke opkræve leje overfor den, der byttes med. Feriefremlejes boligen, så må lejen højst udgøre en forholdsmæssig del af den månedlige leje. Fremlejes der fx en uge, så må lejer højest opkræves 7/31 dele af huslejen overfor fremlejetageren. Familien der byttes med eller fremlejes til, må højst være på et antal personer svarende til antallet af beboelsesrum i boligen. Lejeren er selv ansvarlig for de mennesker der bor midlertidigt i boligen. Det betyder fx, at de er ansvarlige for, at husorden og andre regler der gælder for ejendommen overholdes. Lejeren er også ansvarlig for eventuel mislighold/hærværk på det lejede og ejendommen. Det anbefales, at lejeren spørger sit forsikringsselskab, om det dækker skader i boligen påført at lejer/bytterne. Lejere der ønsker, at benytte sig af muligheden for feriefremleje/feriebyt skal udfylde og indsende en blanket til servicecenteret, så administrationen ved, hvem der bor i lejemålet i den pågældende periode. Hvis bestyrelsen beslutter, at ordningen skal gælde I jeres boligorganisation, så vil beboerne blive informeret herom på afdelingernes hjemmesider. Domea.dk opkræver intet honorar for administration af ordningen. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt feriefremleje og bytte skal være en mulighed for boligorganisationens beboere. Referat: Der var ikke flertal for at give beboerne mulighed for at feriefremleje og bytte boligerne. 3.19 Digitale syn Når en lejlighed fraflyttes starter en proces omkring fraflytningssyn. En proces der involverer mange medarbejdere og leverandører. Det kan gøre det både tidskrævende og dyrt, at en beboer finder et nyt hjem. En fraflytning kan effektiviseres, økonomiseres og gøres sikrere med digitalisering, og derfor har Domea.dks bestyrelse besluttet at tage det endelig skridt og introducere en it-løsning for flyttesyn blandt Domea.dks kunder. Side 9 af 18
Et digitalt flyttesyn baserer sig på en opmåling af boligernes nettoarealer og med en database med håndværkernes priser. Ved at lade disse informationer tale sammen kan den ejendomsfunktionær der foretager flyttesynet give en klar vurdering af nødvendige udbedringer på stedet og være sikker på, at der kun betales for de rigtige mængder til de rigtige priser. Erfaringer fra andre boligorganisationer med tilsvarende ordninger peger i retning af en besparelse på 1-2 timers administration pr. flyttesag samt en besparelse på håndværkerudgifter for afdelingen og fraflytteren på 20-25 %. Derfor har Domea.dk gennemført et udbud på et system til digitalisering af flyttesyn og dette har resulteret i en rammeaftale med Årstidernes Arkitekter. Aftalens indhold: Digitalisering med henblik på drifts- og procesoptimering samt økonomiske besparelser Journalisering af eksisterende tegningsmateriale og dokumentation Registrering af lejemål Digitalisering af lejemålstyper (Lille pakke, Princip 1.a.0) Digitalisering af lejemål og bygninger (Stor pakke, Princip 1.b.0) Udbud med henblik på rammeaftaler med entreprenører Udlejningsmateriale til hjemmesider Priser: Der er 2 forskellige priser alt efter hvor detaljeret man ønsker sin digitalisering skal være. Princip 1.a.0 er en typemodellering, hvor de forskellige typer lejemål i ejendommen registreres og opmåles. Pris kr. 689,00 inkl. moms pr. boligenhed. Princip 1.b.0 er en modellering af hele bebyggelsen inkl. mængdeoptælling og bygningsdelsplacering, med individualisering af hvert eneste lejemål. Pris kr. 1.189,00 inkl. moms pr. boligenhed. I begge modeller gælder det er såfremt der efterfølgende sker ændringer, f.eks. i forbindelse med råderetssager vil det koste kr. 1.400,- pr. ændring. Hvis tegningsændringen kan ske i opsamlede puljer kvartalsvis, på tværs af hele Domea.dk, forventes prisen dog at være ca. 700,- pr. ændring. Udover engangsomkostningen pr. boligenhed skal der indkøbes IT-hardware (Ipad, printer og link) til ca. kr. 12-15.000,- pr. ejendomskontor der skal foretage flyttesyn. Hertil vil der kommer en programserviceaftale på kr. 70,- pr. måned pr. bruger. Alternativ tilbydes leasingaftale på IT-hardware, med fri hotline og ombytning ved fejl, samt udskiftning af tablet hvert andet år, for kr. 390,- pr. måned (baseret på prisen for tablet og printer i november 2014) Boligenheder Det er muligt at købe systemet til hele boligorganisationen, men også at fravælge enkelte afdelinger med fx servicearealer, institutioner eller rene erhvervslejemål. Finansieringsmuligheder. Side 10 af 18
Der er 2 forskellige modeller som kan anvendes til finansiering af udgifterne. Model 1 Organisationen betaler omkostningerne via Dispositionsfonden / arbejdskapitalen. Omkostningen til system kan afholdes af dispositionsfonden, mens arbejdskapitalen skal dække omkostningen til indkøb af hardware, da det ikke er muligt at benytte dispositionsfondens midler til sådanne indkøb. Model 2 Hver enkelt afdeling betaler for sin andel. Konto 1198000 anvendes. Det indstilles til bestyrelsen at godkende indkøb af system og hardware til digitale syn at træffe beslutning om, hvorvidt der ønsker digitalisering af lejemålene efter typemodellering eller individuel digitalisering af hvert lejemål at træffe beslutning om, hvilke afdelinger, der skal omfattes af ordningen at træffe beslutning om, hvorvidt organisationen eller de enkelte afdelinger skal forestå finansieringen Referat: Det blev besluttet at indføre digitale syn i de boliger der er omfattet af A-ordningen (275 boliger). Der blev valgt princip 1.a.0 typemodellering, dvs. de forskellige typer boliger tegnes og opmåles, pris kr. 190.000. Muligheden for digitale syn i boliger med B-ordning undersøges. Omkostninger til dette arbejde hos Eseebase afholdes af dispositionsfonden. Indkøb af hardware / ipad afholdes af de berørte afdelinger via konto 1198000 og dækkes af det afsatte beløb til forudsete udgiftsstigninger. 3.20 Fuldmagt vedr. sager om ejendomsbeskatning På boligorganisationernes vegne har Domea.dk i 2005 indgået en aftale med firmaet Rafn & Søn om at gennemgå og overvåge afdelingernes ejendomsbeskatning og at føre sager imod SKAT med henblik på nedsættelse af ejendomsskatten. Pr. 31. marts 2016 har samarbejdet med Rafn & Søn resulteret i samlede årlige besparelser på kr. 79 mio. fordelt på en række boligafdelinger. Rafn & Søn honoreres efter et såkaldt no-cure-no-pay princip. Hvis de opnår at få nedsat ejendomsskatten for en boligafdeling, så tilfalder første års besparelse Rafn & Søn som honorar. Hvis der opnås besparelser med tilbagevirkende kraft, så tilfalder desuden 25 % af besparelsen i de foregående år Rafn & Søn som honorar. Herefter tilfalder den fulde besparelse boligafdelingen. I praksis gennemgår og analyserer Rafn & Søn afdelingernes ejendomsbeskatning. Hvis der efter deres opfattelse er baggrund for at føre en sag, så ovedrages sagen til advokatfirmaet Aducco, som herefter fører sagen overfor SKAT. Hvis Aducco vinder sagen, så dækkes 50 % af deres honorar af Rafn & Søn, mens SKAT udbetaler en såkaldt omkostningsgodtgørelse, der dækker de resterende 50 % af Aduccos honorar. Hvis Aducco taber sagen, så dækker Rafn & Søn deres honorar fuldt ud, idet der ikke udbetales omkostningsgodtgørelse fra SKAT. Boligaf- Side 11 af 18
delingerne berøres altså ikke af Aduccos honorar, uanset om sagen bliver tabt eller vundet. På det seneste har SKAT afvist at udbetale omkostningsgodtgørelse til Aducco, medmindre der i de konkrete sager foreligger en erklæring, som er underskrevet af boligorganisationen. For at sikre, at der kan udbetales omkostningsgodtgørelse i de aktuelle sager er det derfor nødvendigt, at organisationsbestyrelsen underskriver de vedlagte erklæringer. For at sikre imod indsigelser fra SKAT i fremtidige sager er det desuden nødvendigt, at organisationsbestyrelsen underskriver den vedlagte fuldmagt. Ved underskrift af erklæring og fuldmagt forpligter boligorganisationen sig også til at dække Aduccos honorar, såfremt Rafn & søn skulle gå konkurs. I sager, der vindes, vil det dreje sig om 50 % af honoraret og i sager, der tabes, vil det dreje sig om det fulde honorar til Aducco. Det indstilles, at bestyrelsen godkender og underskriver erklæring og fuldmagt, såfremt der er behov for at føre sager overfor skat. Referat: Der er modtaget og underskrevet erklæring og fuldmagt vedrørende bebyggelsen Pedersminde, Lunderskov. 3.21 Personaleforhold Generel orientering Bemandingen i boligselskabet er 2 fuldtidsansatte i Kolding, 1 deltids med 33 timer pr. uge i Lunderskov og en timelønnet afløser med gennemsnitlig 5-10 timer pr. uge samt at der er en driftsaftale med Kolding Kommune om pasning af Kongsbjerghjemmet og Toftegården, afd. 12251. Der er ikke sket udvidelse af personalet i forbindelse med igangsætning af den nye ungdomsboligafdeling, afd. 12206 med 82 boliger pt. er der ikke grønne områder der skal passet pga. byggeri på nabogrund, trappevask udføres af firma. Ovenstående betyder at syns- og mesterfunktionen kan være udfordret og at mesterens manuelle opgaver udføres af timelønnet afløser i perioder. Der påregnes ikke en udvidelse af medarbejderstaben før Ndr. Ringvej sættes i drift i 2018. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3.22 Økonomisk rådgivning Hvert år er der personer, som oplever at blive sat ud af deres bolig, fordi de ikke har betalt deres husleje. Erfaringer viser, at mange af tilfældene kunne være undgået, hvis de berørte havde fået hjælp til fx at administrere deres gæld eller søge ydelser, de ikke var klar over, de var berettiget til. Side 12 af 18
Hvis beboeren har svært ved at få økonomien til at hænge sammen og fx er kommet bagud med regningerne og huslejen, så er der hjælp at hente hos organisationer, som giver gratis økonomisk rådgivning. Domea.dk har indgået en aftale med Forbrugerrådet Tænks gældsrådgivning. På Domea.dks hjemmeside har vi samlet en lang række gode råd og vejledninger samt oplysninger om, hvordan den enkelte kan få gratis økonomisk rådgivning af en af de 160 frivillige rådgivere Link til oplysninger om gældsrådgivningen: https://www.domea.dk/for-beboere/okonomisk-radgivning/sider/okonomiskradgivning.aspx Forbrugerrådet Tænk er en uafhængig NGO. Gældsrådgivningen åbnede i februar 2010, og flere end 9.000 borgere har fået rådgivning. Gældsrådgivningen er støttet af Social- og Integrationsministeriet økonomisk. Som en del af satspuljemidlerne afsatte ministeriet 16 mio. kroner i perioden 2009-2012 og 40 mio. kroner i perioden 2012-2016 til gratis og frivillig gældsrådgivning. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3.23 Tilskud fra dispositionsfonden og arbejdskapitalen I efteråret forventes det at Folketinget vedtager en lov som betyder at den almene sektor skal spare 1,5 mia. frem til 2020, hvilket svarer til ca. kr. 3.000 pr. bolig eller ca. 8 % i driftsbudgetterne i de kommende år. For at have nogle bedre værktøjer til at vurdere udgifter og mulige besparelser anbefales det, at få nogle af afdelingernes grønne områder målt op og få prissat udgifterne ved pasning af de grønne områder. Efter licitation på opmålingen kan dette arbejde udføres af firmaet Sweco for en afdeling med boliger indenfor en radius på 8 km på op til 15.000 m2 for kr. 6.300 inkl. moms og kr. 10.500 inkl. moms for at udarbejde bygherreoverslag eller kr. 16.800 for en afdeling. Det indstilles, at bestyrelsen godkender at arbejdet må igangsættes for minimum en afdeling og at omkostningerne afholdes af dispositionsfonden. Referat: Bestyrelsen ønskede at alle afdelinger skulle opmåles og have udarbejdet bygherreoverslag pris for dette arbejde sendes ud til bestyrelsesmedlemmerne pr. mail. Udgifterne dækkes af dispositionsfonden. Som det fremgår senere af punkt 6.2, driftsbudgetter for 2017-18 har afdeling 12206, Teglgårdens Ungdomsboliger en stram økonomi. I 2016 er der foretaget yderligere indkøb af granitprodukter for kr. 12.000, et beløb der ikke har været afsat i budgettet, hvorfor det ansøges om et tilskud fra arbejdskapitalen til dette indkøb. Side 13 af 18
Det indstilles, at bevilliger et tilskud på kr. 12.000 fra arbejdskapitalen til ovenstående indkøb. 3.24 Domea.dks Landskonference 2017 Domea.dks Landskonference samt repræsentantskabsmøde og garantforsamling afholdes i dagene 9. og 10. juni 2017 på Hotel Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Boligorganisationerne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3.25 Fravalg af tv-signaler tilføjet punkt Referat: Bestyrelsen fik udleveret materialet fra Domea.dk, hvor der blev orienteret om loven af 31.05.16 bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4 Nybyggeri og renovering 4.1 Igangværende og besluttet byggeri Der er i alt 5 igangværende og afsluttede byggesager i boligselskabet. 4.2 Ungdomsboliger på Teglgårdsvej, afd. 12206 Bygget er færdigt og der har været indflytninger i perioden 01.05. 15.08. og alle 82 boliger er udlejet nu. Der har dog været en del tomgangsboliger i ovenstående periode, hvilket betyder at der kommer et træk på dispositionsfonden i regnskabet 2016-17. Grønne områder og udeareal er ikke færdige endnu, det afventer færdiggørelse af 2. etape af ungdomsboligerne. Byggeregnskabet er ikke lavet endnu, men det har vist sig mulighed for at vaskerimaskiner kan dækkes via anlægssummen, så det undgås at lease maskinerne, hvilket er med til at forbedre de kommende driftsomkostninger. 4.3 Ndr. Ringvej, afd. 12207 Side 14 af 18
Byggeriet er sat i gang ved 1. spadestik den 29.06. og der har været afholdt et bygherremøde, hvor fliser til badeværelseskabiner m.v. blev valgt. Stadet er at pæleramning og sokkelarbejde er i gang. 4.4 Klostergården, afd. 12208 Der er ikke fastlagt nogen startdato endnu. 4.5 2. etape, ungdomsboliger på Teglgårdsvej, afd. 12213 Her har der også været 1. spadestik den 29.06., der har ikke været afholdt bygherremøder. Stadet er at sokkelarbejde er i gang. 4.6 Christiansfeld gl. skole, afd. 12214 Arkitektkonkurrence er i gang og vinder forventes udpeget inden årets udgang. Det indstilles, at bestyrelsen vælger byggeudvalg til ovenstående sager og fastslår fordeling af byggesagshonorar mellem organisationsbestyrelsen og byggeudvalget. Referat: På bestyrelsesmødet den 23.09.15 blev det besluttet at Kjeld Vellier og Allan Aistrup var byggeudvalgt for ovenstående sager. Fordeling af byggesagshonorar blev aftalt til 50% til samtlige bestyrelsesmedlemmer og 50% til byggeudvalget. Kjeld oplyste følgende om byggesagerne: - afd. 12207, Ndr. Ringvej, der er besigtigelse af køkkener hos HTH den 30.09. afd. 12208, Klostergården, her har Kolding Kommune et ønske om at sagen udvides med ved tilkøb af 4 private bygninger, med kommunen som mellemmand. Bane Danmark oplyser at de ikke er villige til at give tilskud til støj afskærmning. Der skal også arbejdes videre med placering af skaterbane og by-park, hvilket trækker igangsætning af sagen ud. - afd. 12214, Christiansfeld gl. skole, her offentliggøres vinderen af arkitektkonkurrencen i oktober måned. Martin oplyste: Afd. 12206, Ungdomsboliger 1. etape, der skal forventes et træk på dispositionsfonden i 2016/17 regnskabet på kr. 430.000 til dækning af tomgangsboliger i perioden 01.05. til 15.08.16 5 Boligorganisationens afdelinger 5.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Side 15 af 18
Afdelingernes årsregnskaber for perioden 01.04.2015 til 31.03.2016 vedlægges som bilag. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Overskuds/ underskudssaldo herefter Afd. nr. 12201 Dreyershus Overskud Kr.268.938 Kr. 826.207 12202 Serviceareal Overskud Kr.110.678 Kr. 352.459 12203 Snerlevej Overskud Kr.5.016 Kr. 474.343 12204 Sunshine House Overskud Kr.1.809 Kr. 8.380 12205 Almind Underskud Kr.-24.357 Kr. -24.357* 12210 Reinholdts Bakke Overskud Kr.18.522 Kr. 18.522 12251 Kongsbj. & Toftegården Overskud Kr.154.945 Kr.471.118 12253 Lunderskov Byhuse Overskud Kr.236.768 Kr.771.492 *) Underskud i afd. 12205 er budgetteret afviklet i regnskabsåret 2017-18. Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 15 til 22. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. 5.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 01.04.2017 til 31.03.2018 vedlægges som bilag. Budget for afd. 12206, Teglgårdens ungdomsboliger skal gennemgås af bestyrelsen, da der ikke er afholdt afdelingsmøde endnu. Afd. nr. Afdeling Lejeregulering i % 12201 Dreyershus 0% 12202 Serviceareal 0% 12203 Snerlevej 0% 12204 Sunshine House 0% 12205 Almind 1,41% 12206 Teglgårdens Ungdomsboliger 5,92% 12210 Reinholdts Bakke 0% 12251 Kongsbj. & Toftegården 0% 12253 Lunderskov Byhuse 0% Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Side 16 af 18
Referat: Indstillingen vedrørende afdeling 12201, 12202, 12203, 12204, 12205, 12210, 12251 og 12253 blev godkendt. For afdeling 12206, Teglgårdens ungdomsboliger, mente bestyrelsen ikke at det var rimeligt med en forhøjelse af huslejen på 5,92% så kort tid efter indflytningen. Der blev foretaget reduktion af budgettet på posterne ejendomsskat, funktionærlønninger og medlemskab af BL (øvrige boliger i Kolding er heller ikke medlem af BL) den nye stigning pr. 01.04.2017 er beregnet til 2,99%, hvilket blev godkendt af bestyrelsen. Skulle der opstå underskud i regnskabsåret 2017/18 pga. at ejendomsskat er sat for lavt i det ændrede budget, har bestyrelsen godkendt et tilskud fra dispositionsfonden på kr. 63.000 til dækning af merudgiften. 5.3 Henvendelse fra Kolding Kommune vedr. Teglgårdens Ungdomsboliger Stadsarkitekten har ved mail af 16.08.2016 fra stadsarkitekt Michael Pagaard Madsen, fået en henvendelse om at placere sten med navnet Teglgårdens Ungdomsboliger og Uglen et andet sted på grunden, da den nuværende placering giver et andet indtryk af pladsen mod Skamlingvejen end oprindeligt tilsigtet. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter mulighederne for en anden placering af stenen med navn og Uglen. Referat: Kjeld og stadsarkitekten har haft et møde ved ungdomsboligerne den 26.09. og på dette møde blev det aftalt at sten med navn på afdelingen og Uglen kunne blive stående pullerter med lamper og granitkummer flyttes i forbindelse med færdiggørelse af 2. etape. Et ønske fra stadsarkitekten om yderligere flisebelægning kan umiddelbart ikke efterkommes, da der er et krav om at en del af området skal sikre at regnvand kan sive ned. 5.4 Orientering om driftsforhold Der er lavet 5 års eftersyn af Byggeskadefonden på Sunshine House, Dalby. De sidste mangler er ved at blive lavet og arbejdet kontrolleres Hans Henriksen, HH Byggerådgivning, Kolding. Afdelingsbestyrelsen har bedt om at blive part i 5 års afleveringen, de har dog ikke meldt fejl ind fra afdelingsbestyrelsens side, et ekstra møde bliver måske nødvendig. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Det har efterfølgende vist sig at der kan være mangler som ikke er blevet påpeget af BYG / Domea.dk og at reparation af disse i værste fald ikke kan dækkes af bankgarantierne, hvilket kan betyde at afdelingen får ekstra omkostninger og derfor kan blive nødt til at søge om tilskud fra disposition fonden. 5.5 Godkendelse af bestyrelse til afdeling 12201 tilføjet punkt Side 17 af 18
Der var ikke interesserede beboere tilstede på afdelingsmødet den 31.08.16, så det blev indstillet, at de der hidtil har været udpeget til at repræsentere beboerne fortsætter. Følgende er udpeget nu, Vagn Usbeck, beboer Finn Hansen, beboer/pårørenderådet Henry Clausen, beboer/pårørenderådet og med Walter Grey, pårørende som suppleant. Referat: Bestyrelsen godkendte at ovenstående bliver indstillet til Kolding Kommune med henblik på at blive udpeget til afdelingsbestyrelse for afd. 12201, Dreyershus. 6 Eventuelt Næste kursusdøgn bliver 10.-11. marts 2017 på Hovborg Kro. Emner til kursusdøgnet efterlyses. Medlemskab af BL for boliger i Kolding drøftes på næste bestyrelsesmøde, boliger i Lunderskov er omfattet af medlemskab af BL. Side 18 af 18