Referat fra bestyrelsesmøde onsdag den 17.4.2013 kl. 14.00 17.30 i salen. Tilstede: Lars Abel (Formand), Christian Høybye (CH), Anne Hvid John (AHJ), Gunhild Olesen Møller (GOM), Lars Søbye (LS), Søren Dalmark (SD), Karsten Sveigaard (KS), Hanne Olesen (HO-medarbejder repræsentant), Bruno Madsen, Niels Ove Andersen, Revisionsfirmaet Deloitte v/john Menå og Bo Kajs, fra kl. 16.00 Tolke: Maja Farver, Heidi Skov Svendsen Udsendt den 17. maj 2013 For at gøre referatet mere læsevenligt, er dagsordensbemærkningerne markeret med kursiv/rødt og selve referatet skrevet med almindelig tekst. Dagsordenspunkter O/D-B Kommentarer 1. Godkendelse af dagsorden O/B Dagsorden blev godkendt. 2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde afholdt 5. december 2012 O Det endelige referat er vedlagt (Bilag 2.1) Referatet blev godkendt uden kommentarer. BM gav en kort orientering om den nye renoverede sal og det kommende arbejde med at renovere det udvendige areal til bl.a. amfi teater. 3. Meddelelser O Indfrielsee af hjemfald m/gladsaxe Kommune Gladsaxe Kommune har ændret i rentesatsen for beregning af udgiften ved indfrielse af hjemfaldet. Da udgiften vil øges fra 1.4.2013 har CFD s bestyrelse besluttet at indfri hjemfaldet til 11,2 mio. kr. Det var vurderingen, at indfrielsen var den bedst fremtidssikrede beslutning. CFD har hermed fuldt eje ret over CFD området i Gladsaxe. Formanden roste bestyrelsen for hurtig tilbagemelding. Vision 15 (to nye borgere) Tilbuddet er godkendt af Gladsaxe Kommune De unge indskrives fra 1. maj Døgntaksten bliver i 2013 kr. 6.909,-. (Beløbet er efterfølgende korrigeret her). IMS 1.1.3/763-2475 Side 1
Taksten dækker udgifterne for CFD for at drive tilbuddet Etableringsomkostningerne er afholdt af CFD med ca. kr. 750.000. CFD har fundet det hensigtsmæssigt at etablere tilbuddet, da der ellers ikke kunne findes et fagligt forsvarligt tilbud til de unge i forbindelse med, at Callisensvej lukker. Tilbuddet giver CFD mulighed for at arbejde videre med udvikling af et børne- og ungetilbud på CFD Gladsaxe, når ombygningerne er færdige. Det er planen fremadrettet, at de to unge skal bo på førstesalen i Bygning B. CFD vil endvidere, når de bliver 18 år, kunne tilbyde et voksent tilbud til dem. Status for byggerier i Gladsaxe og Nyborg Entreprenør til byggeriet af 15 boliger og et fælleshus er valgt, og byggeriet forventes snart igangsat. Det forventes færdigt februar 2014. Fælles personalearrangement den 25. oktober 2013 Ledelsen har besluttet at afholde et fællespersonalearrangement i 2013, bl.a. for at markere nyt navn, nye værdier, vedtagelsen af Strategi 2020 planen. Indvielse af byggerierne i Gladsaxe foråret 2014? Der vil blive arbejdet videre med planlægningen i 2014. Der har været rejst flere juridiske spørgsmål i forbindelse med udbuddene på tolkeområdet i slutningen af 2012. En kort orientering. BM: For at få sagen nærmere afklaret, bad advokaten om aktindsigt hos DNTM og KTST. KTST gav begrænset aktindsigt og DNTM afviste aktindsigt vedrørende de anmodede områder. Vedr. aktindsigt anmodningerne henviste myndigheden til at afslaget kunne ankes til Klagenævnet for udbud. Der må forventes en meget lang sagsbehandlingstid måske op til 2 år. Advokaten forventer vi vil kunne få medhold. DNTM afviste anmodningen om aktindsigt med henvisning til, at der ville være risiko for at CFD ville misbruge en sådan viden da CFD efter DNTM s opfattelse, er dominerende på markedet. Den afvisning udgør et selvstændigt grundlag for en anke, da den ansvarlige myndighed for DNTM ikke vil forholde sig til spørgsmålet om berettigelse af begrundelsen. Det har været ledelsens vurdering, at det på baggrund af en forventet lang behandlingstid af en anke vil være uden reel mening og betydning at indgive en klage til klagenævnet. IMS 1.1.3/763-2475 Side 2
Formanden og bestyrelsen bakkede op om, at ledelsen har reageret og tilsluttede sig enighed i, at der ikke er mere at gøre ved sagen, juridisk set. BM havde yderligere et par punkter til orientering. Evaluering af kommunalreformen fra 2007 er på en række områder blevet evalueret, bl.a. special rådgivning på undervisnings- og social området. Der var hørings frist 8. april, og sagen er gået i politisk behandling. Konkrete forslag af evalueringen forventes besluttet inden sommerferien. En mindre kreds af organisationer har indsendt høringssvar, herunder bl.a. Dansk Handicapråd. BM: evalueringen vil også få betydning for CFD. Der er bl.a. fokus på de objektiv finansieret ordninger, som døvekonsulent ordningen også er. Vi følger det meget nøje. Ny organisering på rådgivningsområdet BM orienterede, at konsulentområdet som nu hedder rådgivningsområdet, er i gang med en organisationsændring. Det er besluttet at lave en faglig søjle for døvekonsulentområdet, indeholdende familieområdet og en for døvblinde konsulent området. Der vil blive fremlagt en konkret orientering om organisationsændringen på næste bestyrelsesmøde. 4. Økonomi O Budgetkontrol pr. 31.3.2013 (Bilag 4.1) NOA: Tolkeområdet: De nye udbud på uddannelsesområdet og det sociale område pr. 1.1.2013 har medført nye arbejdsgange i forhold til økonomistyringen og har betydet væsentlige ændringer på forretningsgange og hele fakturerings flow delen i CFD. P.t. har CFD en del udeståender, og problemer med arbejdsgangen grundet omlægningerne. Efter en kort debat, konkluderede Formanden, at bestyrelsen henstiller til ledelsen om, at der bliver udformet et kort notat om denne problematik og at dette notat forelægges CFD s revision for en udtalelse. PSO området: ligger en smule lavt på indtægtssiden, der er bla. ikke så høj belægning på Egebækhus og unge tilbuddet er ikke startet op pr. 1.1.2013 som forventet ved budgetlægningen. IMS 1.1.3/763-2475 Side 3
Tolkebooking: står med et stort underskud. Ledelsen har aftalt en budgetopfølgning primo maj for at drøfte situationen og aftale en nødvendig handleplan. Efter første kvartal ligger salget af timer ca. 15-21 % lavere end samme periode sidste år. Rådgivning: Familiekonsulenterne er p.t. i underskud, men samlet forventes resultatet for rådgivningsområdet som budgetteret. Øvrige afdelinger: der er et underskud, hvilket skyldes budgetterede omkostninger i forbindelse med frasalg af B-blokken og Unohuset. CFD samlet Forventet overskud på 2,5 mio. kr. 5. Gennemgang af årsrapport 2012 og revisionsprotokollat, præsenteret af CFD s revisionsfirma Deloitte O/D/B Punktet vil blive blev behandlet ca. kl. 16.00, hvor revisor har mulighed for at deltage. Årsrapport 2012 (Bilag 5.1) (sendes kun i papirformat) NOA gennemgår kort årsregnskab 2012. NOA bemærkede, at der er enkelte stave korrektioner i det udsendte årsregnskab, hvor eksempelvis Centret skal korrigeres til CFD. CFD har i 2012 forøget feriepengehensættelsen ekstraordinært med 3,2 mio. kr. vedrørende den særlige feriegodtgørelse. Baggrunden for dette er blandt andet Moderniseringsstyrelsen anbefalinger. Beløbet til hensættelse er udgiftsført på de enkelte afdelingers lønomkostninger. Institutionsdrift (dag og døgntilbud) Det samlede driftsresultat for institutionsområdet er et underskud på 2.9 mio. kr. I forbindelse med udvidelserne i Nyborg, har vi måtte opføre 8 ekstra boliger i pavilloner, hvilket har medført forøgede driftsomkostninger. Yderligere har den ekstra feriepengehensættelse medført forøgede lønomkostninger på 1,6 mio. kr. for området. Tolkeordningen Afsluttede 2012 med et overskud på 1.2 mio. kr. Konsulentservice (Rådgivningsområdet) Afsluttede 2012 med et samlet overskud på 0,7 mio.kr. IMS 1.1.3/763-2475 Side 4
Øvrige aktiviteter (omfatter bl.a.) CFD s interne kompetencecenter og tegnsprogsuddannelse intern ejendomsdrift administration, it og diverse øvrige fællesaktiviteter Årets resultat for øvrige aktiviteter Resultatet blev et overskud på 3.7 mio. kr. CFD samlet driftsresultat: 8.7 mio. kr. Hertil kommer finansielle indtægter og omkostninger. I 2012 gav vores virksomhedsobligationer et godt afkast, så det samlede resultat blev: CFD samlet resultat: 9,9 mio. kr. Yderligere bemærkninger til regnskabet CFD har fået aflyst to pantebreve på 398.307 kr. (Gladsaxe Kommune) Sygefraværet ligger lidt under 5 %. CFD ligger en lille smule under landets kommuner I de krav CSR regnskabet nu stiller, er der også krav om oplysninger vedrørende kønsfordelingen Likviditeten er reduceret fra 50 til 47 mio. kr. I forhold til frikøbet af hjemfaldspligten i marts 2013, bad CH om at få noteret i referatet, at likviditeten er gået ned og efterlyste samtidig en forklaring på til medarbejdere m. fl. om overvejelserne bag frikøbet af hjemfaldet. NOA henviste til redegørelsen på s. 23 i regnskabet, hvilket CH tog til efterretning. Formanden uddybede desuden med, at vi forventer, at Gladsaxe området får en stor bolig og industri udvikling i de kommende år, hvilket må forventes at presse grundpriserne op. Endvidere giver det CFD et bedre grundlag for at træffe beslutninger om området, da der nu ikke er en trussel om, at hele området kan hjemtages af Gladsaxe Kommune i 2050. Egenkapitalen er forøget fra 158 til 169 mio. kr. De materielle anlægsaktiver er forøget fra 126 til 140 mio. kr. Feriepengeforpligtelsen er forøget fra 30,6 til 34,6 mio.kr. Hjemtagningen af hjemfald på 11,2 mio. kr. er sket i 2013 Opgørelse over hovedtal for CFD s miljøpåvirkning i form af CO 2 udslip blev nævnt. Der er flere af CFD s lejemål som burde kunne halvere varmeforbruget. Det vil der være fokus på. BM supplerede, at fremtidige byggerier, herunder Nyborg, bygges efter 2015 krav. Der bliver både solenergi og jordvarme, hvor det er nødvendigt med alternative energikilder for at overholde energikravene. IMS 1.1.3/763-2475 Side 5
På spørgsmål blev det stadfæstet, at bestyrelsen godkendte budget for 2013 på bestyrelsesmødet i august 2012. Antallet af bestyrelsesmedlemmer blev nævnt.(s. 19). CFD s bestyrelse har 7 bestyrelsesmedlemmer samt en medarbejder repræsentant (observatør). BM supplerede, at sygefraværet godt nok er faldende, men at han vurderer det fortsat er for højt. Det vil fremover være et indsatsområde. Årsrapport 2012 blev godkendt og underskrevet med de faldne kommentarer. Revisionsprotokollat (bilag 5.2) Revisor John Menå og Bo Kajs fra Deloitte gennemgår de overordnede områder i revisionsprotokollat 2012. John Menå/Deloitte præsenterede og gennemgik de overordnede linjer i revisionsprotokollatet og omdelte tilhørende slides, således at bestyrelsen kunne kommentere undervejs. Et par enkelte ting, herunder begrebet Centret vil blive rettet. Begrebet Årsrapport i forhold til Årsregnskab blev debatteret. Revisionen bemærkede, at der i regnskabsloven vedr. klasse C virksomheder tales om en årsrapport. Efter gennemgangen tilsluttede bestyrelsen sig revisionens protokollat for 2012 som blev underskrevet i pausen. 6. Henvendelse til DDL O På baggrund af et referat fra DDL s hovedbestyrelse den 1. og 2. februar 2013 (vedlagt som bilag 6.1) har CFD skrevet til DDL som det fremgår af vedlagte bilag 6.2. På baggrund af denne sag, har Anne Hvid John rejst spørgsmålet, om der er behov for et mere principielt tiltag for at sikre en bedre tolkeservice til døve. En sådan drøftelse har ikke direkte sammenhæng med ovennævnte brevveksling, men udtrykker naturligvis en bekymring for udviklingen. Udviklingen går i dag mod et område der består af en række konkurrerende enheder som kan være problematisk for den fremtidige sikring af et kvalificeret og tilstrækkelig kapacitetsmæssigt tolketilbud i Danmark. I forbindelse med orienteringen om referatet fra DDL s HB og CFD s henvendelser, havde AHJ spurgt til muligheden for at CFD kunne presse på for en debat om udviklingen på området. IMS 1.1.3/763-2475 Side 6
BM DNTM s udbud viser, at man udelukkende har skelet til prisen ved valget af leverandører. Det har ikke været tildelingskriterierne der har vægtet, f.eks. kvalitet og leveringssikkerhed. BM er enig med AHJ i, at der er behov for en grundig debat om tolkeordningen i Danmark. Det er BM s opfattelse, at fortsætter udviklingen vil vi få en tolkeordning med meget store vanskeligheder om bare få år. Det blev her debatteret, hvorvidt CFD skal gå mere aktivt ind i problematikken. AHJ lagde optil, at man kunne overveje at spare i det administrative system. Formanden synes, at man skal være tilbageholdende i CFD, det burde være brugerne der skal være aktive i debatten. Det kan overvejes om det er muligt for os at få belyst tingene udfra et sagligt, bredere forum sammen med nogen af markedsaktørerne. Vil det blive misforstået? AHJ: jeg synes det skal tages op i bestyrelsen, CFD har så mange specielle kompetencer, jeg mener ikke vi skal være afventende. SD roste CFD for at have lavet underleverandør aftaler. Det er en fin løsning kortsigtet, men det bliver ikke nemt fremadrettet. BM kommenterede, at der er nogle unge i vest der har stoppet deres uddannelser, derfor har CFD haft mulighed for at gå ind som underleverandør. SD foreslog, at handicaporganisationerne (FDDB, Høreforeningen og DDL) tager initiativ til at drøfte sagen. BM omdelte et brev fra Janne Boye i DDL som er et svar på CFD s henvendelse. Janne Boye afslutter sit brev med, at DDL gerne vil i dialog med CFD. Det er svært for CFD at være banefører. Tolkeområdet er et lille speciel område (måske 320 tolke i DK) og det er svært at føre markedspolitik på et så lille område. Skal vi være seriøse diskussions partnere så skal vi også være villige til at yde noget. Er vi villige til at finde en ny organisationsmodel for at redde området og skabe den nødvendige sammenhæng? En ide kunne være, at samle drift af tolkeservicen i et nationalt driftscenter, f.eks. en selvejende institution f.eks. på linje med gymnasierne/universiteterne styret af en form for taksameter betaling. IMS 1.1.3/763-2475 Side 7
CH: to ting, hvis man lukkede tolkeområdet, skulle det være igennem bestyrelsen? BM: vi skal ikke træffe beslutning om at lukke, men det jeg peger på er, at overføre ordningen til en ny samlet organisation. Og i givet fald, ja beslutningen ligger i bestyrelsen. GOM: Denne diskussion udspringer af udbuddet, hvor der kun er et krav, nemlig prisen. AHJ: det fjerner ikke problemet at flytte tolkeordningen til en ny organisation. BM: I Norge har man en national tolkevirksomhed. Formanden: ikke det samme som vi skal kaste vores tolkevirksomhed ind på den måde. Efter bestyrelsens debat, konkluderede Formanden: CFD skal prøve at få den dialog, hvor brugerorganisationerne er repræsenteret og CFD stiller sin ekspertise til rådighed. Det er vigtigt, at det er brugerne der går forrest og ledelserne i organisationerne der tager initiativet. CFD kan som en af interessenterne bidrage med faglige input. Det blev aftalt, at Anne og Christian kan informere om denne diskussion i DDL 7. Diverse referater H-MED (27.11.2012) Nyhedsbrev O O Bilag 7.1 Bilag 7.2 Referatet og nyhedsbrevet blev taget til efterretning. 8. Eventuelt og nyt møde O Næste bestyrelsesmøde er fastlagt til onsdag den 12. juni. IMS 1.1.3/763-2475 Side 8
Underskriftsside Bestyrelsesformand Lars Abel Lars Ejsing Søbye Døveskolernes Forstanderkollegium Christian Høybye Danske Døves Landsforbund Søren Dalmark Høreforeningen Anne Hvid John Danske Døves Landsforbund Gunhild Olesen Møller Danske regioner Carsten Sveigaard Gladsaxe Kommune IMS 1.1.3/763-2475 Side 9