Næstved Kommune Risikostyring og Arbejdsmiljø www.naestved.dk Sagsid.: 81.38.04-P35-1-16 Referat 01 06 2016 MED-Hovedudvalget Mødedato 01-06- 2016 Tid 10:00 12:15 Sted Specialpædagogisk Netværk, Parkvej 148 (pavillonen i Egehuset) NB: Formøde for medarbejderne: Tirsdag den 24. maj kl. 8:00-10:30, Rådmandshaven, mødelokale 1 Overordnet tema: Opsamling på outcome fra udvalgets temadag Mødedeltagere Tomas Horsholm Therkildsen, Sven Koefoed-Hansen, Bruno Lind, Bo Kiersgaard, Gitte Jørgensen, Tommy Skov, Annette Bendix Sørensen, Morten Dahm, Nils Ørby-Lieberkind, Lise-Lotte Horn Jakobsen, Mette Weirup Lyngsø, Karen Dahl Mejlstrup, Lisbeth Ulla Møller, Patricia Dundorff for Lene Nedergaard Andersen, Maria Pedersen, Lone Høegh Karlsen, Jimmi Lind og Sabrina Vibeke Christiansen. Som tilforordnet deltager Personalechef, Poul Erik Kristensen Arbejdsmiljøchef, Steen N. Jensen Fraværende/afbud Lene Nedergaard Andersen, Birthe Hoeck Hansen og Per B. Christensen. Mødeleder Tomas Horsholm Therkildsen Gæster Lene Poulsen og Nanna Manniche Pedersen, hhv. virksomhedsleder samt formand og næstformand for MED-udvalget for Specialpædagogisk Netværk Referent Dorthe Erika Vang Jensen Side 1 af 17
MED-Hovedudvalgets sammensætning for 1. januar 2015 til 31. december 2016: Ledersiden: kommunaldirektør Tomas Horsholm Therkildsen direktør Bruno Lind direktør Per B. Christensen direktør Sven Koefoed-Hansen Medarbejderrepræsentanter, som er TR/FTR: Medlemmer suppleanter Gitte Jørgensen, OAO/HK Flemming Møss, LO/HK Tommy Skov, OAO/HK Flemming Møss, LO/HK Annette Bendix Sørensen, OAO/FOA Majbrit Andreassen OAO/FOA Lene Nedergaard Andersen, OAO/FOA Patricia Dundorff, OAO/FOA Morten Lundhøj, OAO/SL Tanja Jepsson, OAO/SL Nils Ørby-Lieberkind, OAO/3F Henrik Sandel Hansen LO/3F Maria Pedersen, FTF/DS --- Mette Weirup Lyngsø FTF/DSR --- Karen Dahl Mejlstrup FTF/Danske Fys. --- Lise-Lotte Horn Jakobsen, FTF/DLF Pia Sundberg, FTF/DLF Lisbeth Ulla Møller, FTF/BUPL Annette Heegaard Steen, FTF/BUPL Bo Kiersgaard, AC/JA Gregers Kiehn, IDA/AC Medarbejderrepræsentanter, som er arbejdsmiljørepræsentanter samt suppleanter (tilhørende virksomhed oplyst i parentes): Jimmi Lind (Eventyrgården) Lone Høgh Karlsen (Holmegaardsskolen) Sabrina Vibeke Christiansen (Ældre syd) Birthe Hoeck Hansen (selvejende) Lenette Bech (Evigglad) Lene Cohrt (Hyllinge Skole) Benthe Karin Nielsen (Nattergalen) Karina Andersen (selvejende) Som tilforordnet deltager Personalechef, Poul Erik Kristensen og Arbejdsmiljø- og HR-chef, Steen Nedergaard Jensen. NB: Medlemmer af udvalget bedes selv sørge for at deres suppleant indkaldes, når medlemmet ikke kan deltage! Side 2 af 17
Oversigt over dagsordenspunkter: 1. Udvalget besøger Specialpædagogisk Netværk... 4 2. Godkendelse af dagsorden... 5 3. Godkendelse af referater... 5 4. Opfølgning og evaluering af temamødet den 11. april... 5 5. Ændringer i organiseringen af arbejdsmiljøarbejdet i MED-organisationen... 6 6. Evaluering af Trivselshotline for år 2015... 7 7. Status på fremmøde i Næstved Kommune... 11 8. Status for Arbejdstilsynets (AT) besøg på virksomhederne i Næstved... 11 9. Budget og opfølgning omkring mål og ressourcer herunder ledelsens redegørelse af konsekvenser for arbejds- og personaleforhold... 11 10. Procesplan for Strategiplan 2017-2018... 13 11. Status på frikommuneforsøg... 14 12. Ændringer i forhold til medlemmer og suppleanter i udvalget... 16 13. Eventuelt kun til orientering... 16 Kommende sager:... 17 Mødeplan for 2016... 17 Oversigt over Bilag: Bilag 4 Prioriteringer af outcome fra temadag Bilag 5a. Referat fra MED-udvalget ældre distrikt vest Bilag 5b. Referat fra MED-udvalget ældre distrikt syd Bilag 5c. Referat fra MED-udvalget daginstitutionsområdet syd Bilag 6a Evalueringsrapport Trivselshotline 2015 Bilag 6b Aktiviteter Stress af uge 22 i 2015 Bilag 6c Konference Tilbage efter stress program i 2015 Bilag 8: Oversigt over AT-besøg i perioden fra den 4. februar 17. maj 2016 Bilag 10a Oplæg til dialogmøde med ØK den 17. maj Bilag 10b Tids- og procesplan herunder inddragelse. Bilag 11: Ansøgning til frikommuneforsøg Side 3 af 17
1. Udvalget besøger Specialpædagogisk Netværk (15 min.) Formand og næstformand for MED-udvalget hos Specialpædagogisk Netværk, Lene Poulsen og Nanna Manniche Pedersen, byder udvalget velkommen og fortæller om hvad Specialpædagogisk Netværk er for en størrelse. Orientering Lene og Nanna bød velkommen og indledte med at fortælle, at Specialpædagogisk Netværk er en forholdsvis ny virksomhed. Virksomheden er etableret i forbindelse med en organisationsændring i 2013, hvor Specialnetværket og Tumlingen blev fusioneret. De daværende to MED-udvalg satte sig sammen som ét MED-udvalg, som havde fokus på i fællesskab, at få skabt en fælles kultur og grundlag fra starten. Der blev arbejdet med høj grad af medarbejderinddragelse i processen, som gav alle ejerskab til både en fælles vision og mission, og som har givet fælles retning og grundlag for samarbejdet og arbejdet i den nye virksomhed. Specialpædagogisk Netværks målgruppe er børn og unge i alderen 0-18 år med særlige behov. For AkacieHusets vedkommende er det børn med autisme, ADHD, kognitive og følelsesmæssige problematikker samt en mindre gruppe børn med multiple funktionsnedsættelser. I EgeHuset er størstedelen normaltbegavede børn og unge med autisme og ADHD, hvilket er en stigende gruppe af børn og unge. I Specialpædagogisk Netværk er ca. 55 ansatte, som er fordelt på Akaciehuset (tidligere PoppelHuset og Tumlingen) er et specialiseret dagtilbud for 0-6 årige, EgeHuset er et specialiseret fritidstilbud til unge i alderen 10-18. De seneste tiltag, som er sat i gang, er fokus på ydelser i form af familierådgivning med det formål, at forebygge blandt andet anbringelse og lignende Specialpædagogisk Netværk har stort fokus på sygefravær og nærvær. Arbejdet er forankret i MED-udvalget, men det synliggøres i høj grad for alle ansatte, hvilken betydning det har når man er syg. Sygefraværet er nedbragt til 3,54% fra at det i 2014 lå på 8,33%. Det lave sygefravær er opnået ved at der blandt andet sættes meget fokus på både hvordan omsorgssamtaler anvendes og i det hele taget generelt at italesætte sygefravær og nærvær i en åben dialog på hele virksomheden. Der er ikke en oplevelse af, at nogen har følt det som en løftet pegefinger, at der er sat meget fokus på sygefraværet. Blandt andet fordi alle på virksomheden har været involveret i MEDudvalgets drøftelser og indsatser/fokus er blevet italesat åbent. For eksempel også at det er blevet italesat, at en sygemelding har stor betydning for øvrige kolleger og arbejdspladsen som helhed. Dette har for eksempel også virket på den måde, at hvis en ansat er lidt småsløj en morgen og i tvivl om, hvordan det udvikler sig, så er tilgangen, at man forsøger om det hjælper at sove et par timer. Derefter følges op på, om det bliver muligt at møde ind senere på dagen. Som initiativer til at understøtte mindre sygefravær og øge sundhed og trivsel, har virksomheden uddannet et par sundhedsambassadører. Der deltages i kampagner, som for eksempel vi cykler på arbejde og tæl skridt. Samtidig prioriteres efter-/videreuddannelse højt. Dette har også stor betydning for engagement og motivation hos alle ansatte. Der er derfor en lav personaleomsætning, og det er også muligt for medarbejderne at udvikle sig med initiativer som jobrotation både inden for virksomhedens egne rammer og inden for børn og unge-området. Side 4 af 17
Der gennemføres for tiden et internt kompetenceudviklingsforløb, som er skræddersyet til det behov, som Specialpædagogisk Netværk har, således at alle er klædt godt på til at kunne takle opgaverne også de svære som fx dødsfald. 2. Godkendelse af dagsorden Beslutning Godkendt. 3. Godkendelse af referater Godkendelse af referater fra henholdsvis mødet den 24. februar 2016 og ekstraordinært møde den 11. april 2016 (ét punkt) samt referat fra selve temadrøftelsen den 11. april herunder evaluering af mødernes form og struktur m.m. Se referatet på www.risikoarbejdsmiljoe.dk > MED > Hovedudvalget > Dagsorden og referater fra møder > Møder i 2016 Drøftelse og Beslutning I referatet fra temamødet den 11/4 har indsneget sig en trykfejl, idet der er skrevet OLGA og ikke OLGI- den omvendte tilgang til IGLO- modellen. Der var en drøftelse af, hvad udvalget har tillagt formuleringen, at henvendelser til den øvrige del af MED-organisationen ikke må give for meget forstyrrelse. Da ingen er helt sikre på, det hensigtsmæssige i en sådant signal, slettes denne formulering i referatet. Derefter blev referaterne godkendt. Referatet fra temamødet er opdateret på www.risikoarbejdsmljoe.dk > MED > Hovedudvalget 4. Opfølgning og evaluering af temamødet den 11. april Referatet fra temadrøftelserne kan ses på www.risikoarbejdsmiljoe.dk > MED > Hovedudvalget > Dagsorden og referater fra møder > Møder i 2016 Her findes også selve programmet og oplægget fra ekstern PUF-konsulent. Med afsæt i bilag 4 er formand og næstformand enige om at holde fast i de tiltag, som allerede blev aftalt i forbindelse med udvalgets temamøde i 2015. Udover at fastholde synligheden omkring drøftelser og beslutninger, som sendes ud i MED-organisationen, skal udvalget tillige være opmærksom på, når det kan være aktuelt og relevant at forstyrre resten af MEDorganisationen i drøftelser. Der er et ønske at signalere ud i resten af organisationen, at der skal være fokus på arbejde for gensidig tillid og gode processer i alle øvrige MED-udvalg i lighed med MHUs drøftelser i forhold til udvalgets eget samarbejde. Dette kan for eksempel signaleres i ledelsens regi, ved at MHUs drøftelser bliver italesat via strategisk lederforum samt andre ledelsesfora. Side 5 af 17
Endelig lægger formandskabet op til at udvalget aftaler en gennemgang og evt. opdatering i 2016 af for eksempel 3-4 af udvalgets politikker, strategier og/eller retningslinjer, som ses at være forældede. Bilag 4 Prioriteringer af outcome fra temadag Indstilling Administrationen indstiller, at udvalget drøfter og aftaler eventuelle tiltag og prioriteringer på baggrund af opsamlingen fra temamødet. Drøftelse og Beslutning Det vigtigste er, at udvalget har stillet ind på den rigtige kurs, og at vi skal fastholde den. Dertil er det vigtigt at den proces og succes, som udvalget har oplevet, bliver udbredt til resten af MEDorganisationen. Udover at signalet sendes ud via MHUs referatet, vil ledelsen sikre at italesætte succesen i forbindelse med de forskellige ledelsesfora. Medarbejderne vil italesætte succesen via de MED-Områdeudvalg og MED-Virksomhedsudvalg, hvor de også er medlemmer. Udvalget vil endvidere overveje, om ledelses- og medarbejderrepræsentanter til tider skal besøge fx områdeudvalgene. Indsatser for at sikre gode forandringsprocesser, understøttes via CPH. Der støttes op med processer i teams/afdelinger/virksomheder/centre, for at skabe ordentlige processer og god kommunikation. I forhold til retningslinjer, er der bred enighed om at have større fokus på, at være en værdibaseret organisation frem for at have alt nedskrevet i fælles retningslinjer/regler. Det er vigtigt at synliggøre kommunens 4 værdier. MHU opfordrer alle øvrige MED-udvalg til jævnligt at drøfte, hvad arbejdspladsen lægger i de 4 værdier, herunder hvilken betydning værdierne har for arbejdspladsens nye 100% kerneopgave (det serviceniveau vi bliver nødt til at sænke barren, for at krav, ressourcer og økonomi er i balance). For udvalget selv, foreslår medarbejderne, at CPH er behjælpelig med en proces, hvor udvalget drøfter betydningen af de 4 værdier i Næstved Kommune. Målet generelt set skal være, at vi så vidt muligt arbejder værdibaseret. Derfor er det relevant for alle MED-udvalg at drøfte, hvornår det er nok at håndtere en problemstilling værdibaseret, og hvornår det er nødvendigt at have en fælles retningslinje forankret i MED-udvalget. Udvalget er enigt om, at de rammer, som i første omgang evalueres med henblik på forenkling og opdatering er: retningslinje for ansættelse strategi for lønforhandling (som CPH allerede er i færd med at gennemarbejde) retningslinje for rygning strategi for fastholdelse af seniorers kompetence. 5. Ændringer i organiseringen af arbejdsmiljøarbejdet i MED-organisationen Som følge af beskrivelsen i MED-aftalens 9D skal MED-Hovedudvalget godkende i ændres organisering af arbejdsmiljøgrupper: MED-Hovedudvalget har beslutningskompetencen for ændringer af antallet af arbejdsmiljøgrupper og MED-Virksomhedsudvalg. De berørte MED-udvalg Side 6 af 17
såvel Virksomhed som Område skal fremsende begrundelse for den foreslåede ændring af organiseringen. MED-udvalgs organiseringen skal til enhver tid afspejle linjeorganisationen og vil derfor ikke indeholde ændringer, som skal godkendes af MED-Hovedudvalget. De respektive lokale MEDudvalg/Personalemøder med MED-status skal drøfte og høre medarbejdernes synspunkter inden der træffes ledelses-/politisk beslutning om organisatoriske ændringer/omstillinger (MED-aftalens 7 stk. 4). Arbejdsmiljørepræsentanter vælges af og blandt alle virksomhedens/områdets/afdelingens medarbejdere. Arbejdsmiljørepræsentanter repræsenterer således arbejdsmiljøarbejdet for den pågældende valggruppe af medarbejdere, og er uafhængigt af om personen er medlem af en faglig organisation eller ej. Punkt a) og b) relaterer til hinanden og er reelt affødt af en organisatorisk ændring. a) Den tværgående nattevagt-enhed er organisatorisk blevet tilknyttet ældre distrikt vest. Derfor ønskes der en udvidelse af antallet af arbejdsmiljøgrupper, således at nattevagtenheden har sin egen arbejdsmiljøgruppe. Bilag 5a. er fremsendt fra MED-udvalget i ældre distrikt vest. b) Nattevagt-enheden var tidligere organisatorisk tilknyttet ældre distrikt syd. Enheden er flyttet til ældre distrikt vest. Ældre distrikt syd fremsender derfor en indstilling om at antallet af arbejdsmiljøgrupper ændres fra 12 til 11. Bilag 5b. er fremsendt fra MEDudvalget i ældre distrikt syd. c) Rudolf Steiner Børnehaven er blevet kommunal pr. 1. januar 2016 og hører nu organisatorisk til daginstitutionsområde syd. Bilag 5c. er fremsendt fra MED-udvalget for daginstitutionsområde syd, hvor det fastholdes at Rudolf Steiner har en arbejdsmiljørepræsentant, hvorfor antallet af arbejdsmiljøgrupper for syd udvides med en. Bilag 5a. Referat fra MED-udvalget ældre distrikt vest Bilag 5b. Referat fra MED-udvalget ældre distrikt syd Bilag 5c. Referat fra MED-udvalget daginstitutionsområdet syd Indstilling Administrationen indstiller at ændringerne godkendes af MED-Hovedudvalget, på baggrund af, at drøftelser og beslutning om ændringer retmæssigt har foregået lokalt i samarbejde mellem ledere og medarbejdere, som bedst kender opgaveportefølje, geografi, kultur og den organisatoriske sammenhæng på virksomhedsniveau. Beslutning Godkendt. 6. Evaluering af Trivselshotline for år 2015 Trivselshotline er et tilbud til alle ansatte i Næstved Kommune, som enten oplever komplicerede problemstillinger på arbejdspladsen i relationen kollega/kollega, medarbejder/borger eller Side 7 af 17
medarbejder/leder, eller som ønsker et øget fokus på sundheden enten individuelt eller som arbejdsplads. Tilbuddets formål er at styrke samarbejdet og trivslen på arbejdspladsen, øge livskvaliteten hos den enkelte, og som kan betyde mindre nedslidning og mindre sygefravær. Indsatsen er både at igangsætte forebyggende og sundhedsfremmende initiativer og håndtere medarbejderens eksisterende arbejdsbelastning. Trivselshotline medvirker til at gøre Næstved Kommune til en attraktiv arbejdsplads. HR-delen af Trivselshotline I 2015 har 384 henvendt sig til Trivselshotline. Der er et lille fald i forhold til 2014, hvor der var 410 henvendelser. Hovedparten af henvendelserne kommer fra decentrale virksomheder, som har en tæt borgerkontakt. Der er stor tilfredshed blandt de medarbejdere, der henvender sig. Hovedtendenserne i henvendelserne er relateret til: stressproblematikker og arbejdspres organisationsændringer og fyringsfrygt/afskedigelser mangel på rådgivning og supervision konflikter på arbejdspladsen. Antallet af stressramte er steget, og at det ikke er lykkedes at knække kurven. Der er stadig brug for et stigende fokus på især dette område, og fortsat behov for initiativer både centralt og decentralt for at styrke arbejdsmiljøet. Forebyggende initiativer I 2015 er der gennemført en Stress af uge i uge 22, hvis formål var forebyggelse og håndtering af stressproblematikker på arbejdspladsen. Der bliver i 2016 holdt en lignende Stress af uge i uge 22. Formålet er at sprede budskabet Stress rammer individuelt, men skal håndteres i fællesskab. I denne uge ligger samtidig det fælles medarbejderarrangement for foråret med netop dette fokus. Endvidere er der holdt en konference Vejen tilbage fra stress, hvor fokus var, hvilke forhold der skal tages højde for, når en ansat skal tilbage efter en stress-sygemelding. På konferencen blev der sat fokus på, hvordan man skaber en ordentlig tilbagevendelsesproces med forskellige perspektiver fra blandt andre tidligere stressramte, læger, ledere og kollegaer. Både viden fra Trivselshotlinen, HR og forskning understreger, at forandringer skaber stress og udfordrer arbejdsmiljøet, og da der sker mange forandringer i de forskellige centre i kommunen, har HR udarbejdet en liste over tips til forandringen Tjek på forandringen. Denne samt andre forandringsguider findes på ERNA. HR deltager og faciliterer konsulentopgaver kontinuerligt, hvor omdrejningspunktet er at optimere trivslen efter besparelser eller organisationsændringer og på den måde forebygge stressreaktioner, konflikter, høje personaleomsætninger og sygemeldinger. Sundhedsdelen af Trivselshotline Sundhed i Trivselshotlinen har et overvejende forebyggende sigte, hvor formålet er at opspore sundhedsfaglige problemstillinger og motivere den enkelte til at omlægge livsstilen eksempelvis ved rygestop, omlægning af mad- og motionsvaner samt håndtering af stress. Desuden tilbydes Side 8 af 17
en række sundhedsaktiviteter samt rådgivning til arbejdspladser for at sætte fokus på sundhedsfremme jf. retningslinjen for sundhedsfremme på arbejdspladsen. Hovedtendenserne og fakta i evalueringen er relateret til hver af: De syv faste tilbud: Små skridt til et lettere liv, sundhedssamtaler, rygestopkurser, Alkoholrådgivning, Stress af i naturen, Sundhedsambassadører, Personlige sundhedsprofiler (arbejdspladsprofiler) De særlige forløb; Muligheden for faglig viden, sparring og særlige forløb på kommunens arbejdspladser jf. retningslinjen for sundhedsfremme. Der er fortsat god tilslutning til tilbuddene og stort set alle kommunens centre er repræsenteret. Medarbejderne har taget godt imod nye tiltag og anbefaler sågar kurser til kolleger. Evalueringerne efter kurserne vidner om, at tilbuddene imødekommer medarbejdernes behov. Samtidig får vi kendskab til, hvad der rør sig ude på arbejdspladserne, hvilket bidrager til udvikling af eksisterende tilbud og idéer til nye tilbud, som vi forsøger at imødekomme. Tilrettelæggelsen af de særlige forløb har gjort det muligt at skræddersy tilbud til den enkelte arbejdsplads behov og fokus. En efterspørgsel som, vi oplever, er stigende. Bilag 6a Evalueringsrapport Trivselshotline 2015 Bilag 6b Aktiviteter Stress af uge 22 i 2015 Bilag 6c Konference Tilbage efter stress program i 2015 Indstilling Administrationen indstiller, at sagen tages til efterretning Orientering Ledelsen orienterede kort om de fire hovedtendenser i henvendelserne (som nævnt i sagsfremstillingen). Tendensen er i store træk den samme som i 2015. Det er især områderne dagtilbud, ældre og skoler, som har henvendelser til Trivselshotline. De primære årsager er blandt andet affødt af organisationsændringer og ledelsesmæssige problemstillinger. Der er et mindre fald i antallet af henvendelser i forhold til 2014, hvilket er positivt. Der er også i 2016 arrangeret stress-af-uge (i den nuværende uge). Derudover er der fokus på konflikthåndtering i 2016, og der holdes tillige kurser i Mental Robusthed, virksomhedsrettede projekter med mental robusthed som omdrejningspunkt samt en række andre indsatser. Medarbejderne opfordrer til, at det overvejes, om der skal etableres mulighed for kurser i den gode forandringsproces. Evalueringen viser, at der kan være behov for det. Kampagner om fx forebyggelse af stress og metoder/redskaber til handling på den enkelte arbejdsplads, kan også være mulige tiltag. Medarbejderne informerer om, at det mange steder i organisationen er svært for den enkelte ansatte, at få adgang til at kunne tilmelde sig temadage, kurser mv. Der er også ansatte, som ikke deltager, fordi de ikke kan overskue at deltage en sen eftermiddag eller aften. Der bliver informeret om kurser/temadage mv. både på ERNA, elektronisk direkte til alle virksomheder/centre samt telefonisk til virksomheder, som ses at være aktuelle i forhold til henvendelser til Trivselshotline. Side 9 af 17
Det er medarbejdernes opfattelse, at tallene i rapporten er et virkeligheds-billede. Arbejdspladserne skal sætte fokus på ressourcer i forhold til opgaver, således at for eksempel stress forebygges. Der skal også være mere fokus på de medarbejdere som er på arbejde, så de ikke belastes for meget, når en kollega bliver sygemeldt, og derved evt. selv senere bliver ramt af stress og sygdom. I ældre distrikt syd fortælles om et godt eksempel og en god proces, som CPH understøttede, da medarbejderne oplevede større usikkerhed og utryghed i forbindelse med analysen i forhold til konkurrenceudsættelse. Processen var positiv og meget givtig. Ledelsen fortæller, at Fast Track projektet, som er forankret i et samarbejde mellem CPH og CAM, har fokus på en tidligere indsats for en sygemeldt. Medarbejdere oplever en tendens til, at dette er en løftet-pegefinger-indsats, og at ansatte ikke oplever det som en understøttende indsats. Barren for tolerance af sygdom er blevet sat lavere pga. den tidligere indsats. Der peges på, at medarbejdere og ledere sammen og i dialog skal være villige til at indgå fleksible aftaler. Derved er der større mulighed for, at en sygemeldt kommer tilbage på arbejdet på en god måde. Der lægges vægt på, at der holdes omsorgssamtale og ikke sygefraværssamtale. MED-Hovedudvalget opfordrer til, at der skabes større åbenhed. Det betyder, at MED- Virksomhedsudvalg i højere grad skal italesætte, hvordan man forholder sig til sygefravær og nærvær på arbejdspladsen. CPH og CAM arbejder tillige for at iværksætte en særlig indsats om robusthed i 2017. Opsamling Det er godt, at Trivselshotline er en mulighed for at forebygge, inden en ansat bliver sygemeldt. Der var en større stigning i henvendelser fra 2013 til 2014, og nu ses et mindre fald i antallet af henvendelser. Der vil fortsat være mulighed for, at der støttes op om processer og supervision via CPH. Det vil være godt, at der bliver mere synlighed om hvilke muligheder der i forhold til omplaceringer internt. Det er nødvendigt, at alle arbejdspladser (forankret i det lokale MED-udvalg) har en dialog og skaber viden og tydelighed om sygefravær og indsatser lokalt. De enkelte MED-udvalg og arbejdspladser skal drøfte, hvilket reelt niveau kerneopgaven kan udføres på. Nogle steder har virksomheder allerede truffet beslutninger om et lavere niveau for løsning af opgaverne. Der kan her være behov for evaluering og opsamling på, hvordan det lykkes, samt fokus på, hvornår man skal være tilfreds med den opgaveløsning, som det er muligt at yde. Når det italesættes i MED-udvalget, skal der tænkes helheden for virksomheden, og ikke en personliggørelse af hvem der løser hvad og hvordan. Den enkelte ansatte kan naturligt stå i situationer, hvor man selv fagligt mener, at en opgave skal løses på en anden/udvidet måde. Den acceptable opgaveløsning skal afstemmes via MEDudvalget, så det synliggøres og bliver tydeligt, hvornår vi skal acceptere, at være tilfredse med opgaveløsningen. Det skal ikke være den enkelte ansatte, som skal forsvare serviceniveauet overfor borgeren. Udvalget opfordrer tillige MED-Områdeudvalgene til at drøfte evalueringsrapporten af Trivselshotline. Sagen tages til efterretning i øvrigt. Side 10 af 17
7. Status på fremmøde i Næstved Kommune Se statistikken for fremmøde i år 2016 på www.risikoarbejdsmiljoe.dk > Arbejdsmiljø > Sygefravær > Statistik > I året 2016 - Fremmøde. Direktionen har besluttet at fastlægge et overordnet mål for sygefravær/fremmøde i 2016 på hhv. 5,2/94,8% for hele Næstved Kommune. Som en del af resultataftalerne fastlægger hver centerchef fremmødeprocenten for det pågældende område. Måltal for 2016 både for Centret som helhed og evt. refererende virksomheder er fremsendt af den relevante centerchef til CPH. Udover at sygefraværet/fremmødet kan følges via det KOMmunale Ledelses Informations System, (KOMLIS), kan virksomhedsledere kan forsat følge præcise status på sygefravær løbende via KMD Rollebaseret Indgang. Drøftelse På landsplan har Næstved flyttet sig fra cirka en 40 ende plads til 60 ende plads. Ses der på Næstved Kommune alene, ligger fremmødet på nogenlunde samme niveau som i 2015. Der har været et højt sygefravær i januar, som ikke er indhentet endnu. Der skal fortsat gøres en stor indsats lokalt på arbejdspladserne. 8. Status for Arbejdstilsynets (AT) besøg på virksomhederne i Næstved Orientering reaktioner/afgørelser og vejledninger for de virksomheder, som har haft besøg af Arbejdstilsynet. Bilag 8: Oversigt over besøg i perioden fra den 4. februar 17. maj 2016 Drøftelse Sagen fra Park og Vej vil formentlig medføre en stor bøde. Når politiet har gennemført afhøringer, vil det blive overvejet om kommunen vil gå rettens gang i forhold til sagen. Derudover er der i store træk ikke sket markante udsving i forhold reaktioner affødt af Arbejdstilsynets besøg. Der givet strakspåbud vedrørende løft på en skole. Der er også sket positiv udvikling. For eksempel inden for Socialpædagogisk Center, hvor arbejdsmiljøgrupperne har stort fokus på at gøre en forskel og tage initiativer til indsatser, som har virket. Sagen i øvrigt taget til efterretning. 9. Budget og opfølgning omkring mål og ressourcer herunder ledelsens redegørelse af konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Ledelsen orienterer om kommunens økonomi og eventuelle konsekvenser for de ansatte. Herunder orienteres om nyt i forhold til de igangværende processer om aktuelle budgetanalysetemaer. Der følges tillige op på budgetdialogen med byrådet den 13. april. Budgetprocessen for 2017 kan følges på www.naestved.dk : Side 11 af 17
http://www.naestved.dk/kommunen/oekonomi/budget/budget2017.aspx Orientering og Drøftelse Budgetprocessen for 2017 er i gang efter samme procedure som sidste år. Det vil sige, at de politiske fagudvalg skal fastlægge budget inden for eget udvalgsområde og skal bl.a. også udmønte 1% besparelse. Direktionen arbejder endvidere med budgettemaanalyser for tilvejebringelse af råderum på 15 mio. kr. Der er endnu ikke indgået en ny aftale mellem KL og Regeringen. Hvis Regeringens omprioriteringsbidrag fastholdes, vil budgetprocessen blive påvirket. Hvis alle budgetter overholdes, og der ikke bliver brugt flere penge, så vil Næstved Kommune fortsat stå med et økonomisk underskud for de fremadrettede år 50 mio. kr om 4 år. Derfor er det vigtigt at fastholde kursen. I forhold til de igangværende fem budgettemaanalyse-temaer, blev der kort fortalt om status på SAO og benchmark-analyserne: SAO (sammenhængende administrativ opgaveløsning) omfatter analyse af indkøb, bogholderi, budget, kontrolprocesser samt løn- og personale-processer bl.a. om refusioner, sygefravær og ansættelser. Kommunen bruger godt 200 årsværk på disse opgaver. Det har derfor stor betydning, hvordan opgaverne bliver løst. Det forslag, som er i spil for at skabe bedre sammenhæng og optimering i opgaveløsningerne, er ikke en anbefaling af en Slagelse-model. Der er tiltro til, at vores virksomheder/områder er store nok til at håndtere opgaveprocesserne. Det forventes, at en stor del af råderumspuljen nås via anbefalingerne i SAO-analysen. Nyheder om SAO kan følges på ERNA: http://erna/organisation/styring/sao Sammenhaengende_administrativ_opgaveloesning E t_effektiviseringsprojekt.aspx Selve rapporten, som er behandlet på direktionsmødet den 31/5-16 findes her: http://erna/organisation/styring/sao Sammenhaengende_administrativ_opgaveloesning E t_effektiviseringsprojekt/styregruppe dagsordner_og_referater/styregruppemoede_27_maj_2 016.aspx Rapporten vedhæftes også nærværende referat. Processen er nu, at der skal ske en drøftelse ude i MED-organisationen. Det skal derfor påregnes, at arbejdspladserne skal holde et MED-udvalgs møde i den kommende tid, hvor der drøftes for eksempel kommentarer til anbefalingen af model, beregninger af besparelsespotentiale, og hvordan en implementering skal ske. MED-Hovedudvalget vil aftale et ekstraordinært møde af 1 times varighed i august måned med det formål, at drøfte indstillingen vedrørende SAO, inden den politiske behandling. Det forventes at Byrådet skal tage endelig stilling til valg af model den 20/9-16. Benchmark-analysen viser, at Næstved er en af Danmarks billigst drevne organisationer, når der sammenlignes i forhold til konto 6. Til gengæld er Næstved en af de dyreste, når der sammenlignes bredere (inkluderende konto 5 også) i 4-kommune-sammenligningen (Esbjerg, Randers, Horsens og Næstved). Derfor ses nærmere på både den centrale og den decentrale ressourceanvendelse på administration og ledelse. Side 12 af 17
Budgetprocessen er en proces, hvor vi ikke helt kan holde skinnet på næsen bl.a. afhængigt af Regeringens omprioriteringsbidrag. Og selv med de tiltag der sættes i værk nu, bliver det hårde økonomiske dagsordener forude. 10. Procesplan for Strategiplan 2017-2018 Sagsfremstilling fra direktionsmøde den 3. maj 2016, som blev godkendt: Direktionen har besluttet at arbejde videre med en to-årig strategiplan, dvs. for 2017-2018. På baggrund af indledende drøftelser i direktionen, er der udarbejdet et oplæg til dialogmøde med Økonomiudvalget om tema og indsatsområder herunder om et evt. nyt tema. Dialogmødet med ØK er den 17. maj. Udgangspunktet for strategiplan 2017-18 er indenfor samme ramme som strategiplanerne 2014-16. I oplægget foreslås de tre eksisterende temaer vedr. bosætning og erhverv, samarbejder samt økonomi og organisation bibeholdt. Det kan overvejes, om det strategiske arbejde omkring uddannelsesområdet, som har udgjort et selvstændigt tema de foregående tre år, på nuværende tidspunkt er tilendebragt og fokus indenfor området i højere grad skal fastholdes på implementering og arbejdsro. Der kan derfor være mulighed for at arbejde med et nyt tema i strategiplan 2017-18, som kan være enten et andet serviceområde eller en tværgående strategisk indsats. Procesplanen lægger op til, at udarbejdelse af strategiplan 2017-18 vil foregå i en åben dialog med henholdsvis Økonomiudvalg og Strategisk Lederforum. Eventuel inddragelse af medarbejderrepræsentanter foreslås koncentreret om et eventuelt nyt tema. Erfaringerne fra sidste års inddragelsesproces, hvor medarbejderne var i direkte dialog med direktionen, gav mange positive tilbagemeldinger. Men en del af deltagerne fremhævede også, at de følte sig vidende indenfor ét område, men ikke nødvendigvis de tre øvrige områder. Der blev fremsat forslag om mere fagligt uddybende dialog til et eventuelt fremtidigt dialogmøde. Tidsplanen indeholder også en inddragelsesproces. Ingen yderligere tiltag påtænkes. Bilag 10a Oplæg til dialogmøde med ØK den 17. maj Bilag 10b Tids- og procesplan herunder inddragelse. Indstilling Administrationen indstiller, at MHU tager sagen til efterretning. Orientering I den første drøftelse med ØK om strategiplanen, har ØK peget på, at de nuværende indsatser fastholdes, så der opnås god implementering og effekt. Der er lagt op til inddragelse i strategien i mindre grupper. Der bliver inviteret direkte til deltagelse, hvor der også ses på en dialog-opdeling i forhold til fagområder. Sagen taget til efterretning. Side 13 af 17
11. Status på frikommuneforsøg Sagsfremstilling fra Økonomiudvalgets dagsorden den 17. maj: Resume Kompetenceudvalg: Byrådet Punktet behandles som en del af dialogmødet mellem Direktionen og Økonomiudvalget. Næstved Kommune har etableret et netværk sammen med Faxe Kommune og Holbæk Kommune. Netværket har udarbejdet en fælles ansøgning til Social- og Indenrigsministeriet om at blive frikommunenetværk. Indstilling til ØK: Administrationen indstiller, at Økonomiudvalget godkender: 1. at Næstved Kommune indgår i netværk med Holbæk og Faxe Kommuner med henblik på at blive frikommunenetværk 2. at den fælles kommunale ansøgning om at blive frikommunenetværk godkendes Sagsfremstilling Økonomiudvalget har tidligere drøftet mulige temaer for frikomuneforsøg og besluttet, at Næstved Kommune skal arbejde hen i mod etablering af et frikommunenetværk om tværsektorielt samarbejde. Efterfølgende har administrationen arbejdet med at konkretisere dette tema samt finde kommuner, som vi vil kunne indgå i et frikommunenetværk med. I denne sag gives en kort status på dette herudover fremlægges udkast til fælles ansøgning om at blive frikommune. Næstved Kommunes interne præcisering af, hvad frikommuneforsøget skal omhandle Som udgangspunkt betragter vi arbejdet i frikommunenetværk med andre kommuner som en ganske særlig mulighed for at skabe udvikling indenfor et område. Med henblik på at få det fulde udbytte af en sådan proces, er der internt i Næstved Kommune arbejdet på at afdække: hvilke mål, vi ønsker at opnå ved at deltage i frikommuneforsøget konkretisering af, hvad vi ønsker at arbejde med i forsøgsperioden. Den interne afklaringsproces har resulteret i, at vi under overskriften Sammenhængende indsats for komplekse borgere/familier på tværs af sektorer ønsker at videreudvikle Næstved Kommunes kompetencer til at arbejde tværsektorielt i forhold til: hvordan vi samordner ydelser omkring komplekse borgere/familier hvordan vi organiserer og leder tværsektorielt arbejde. Den sammenhængende indsats overfor komplekse borgere/familier på tværs af sektorer skal udmøntes ved eksempelvis følgende forsøg: forsøg med én sammenhængende plan omkring komplekse familier/borgere det skal undersøges, om vi altid og i alle sager med komplekse familier/borgere skal arbejde med én sammenhængende plan for borgeren/familien. Det vurderes, at når vi begynder at arbejde med forsøg om eksempelvis én plan pr. familie, så vil vi støde på lovgivningsmæssige barrierer, da mange sektorlovgivninger stiller krav om handleplaner mv. Det betyder, at hvis en familie får ydelser fra forskellige sektorlovgivninger så udarbejdes parallelle planer på hvert sektorområdet rettet mod den samme familie/komplekse Side 14 af 17
borger. Hvis Næstved Kommune bliver frikommune under overskriften "Sammenhængende indsats for komplekse familier/borgere på tværs af sektorer", vil vi have mulighed for at lave forsøgsvirksomhed og søge om fritagelse fra lovgivningsmæssige krav om planer i sektorlovgivningerne, hvorved vi kan samordne indsatsen via én sammenhængende plan for specifikke målgrupper. Der vil blive samlet op på de opnåede effekter af de igangsatte forsøg. Etablering af frikommunenetværk Parallelt med præciseringen af, hvad det er vi ønsker at opnå, er der arbejdet på at finde kommuner, som ønsker at samarbejde om temaet " tværsektorielt samarbejde". Resultatet af denne proces er, at Faxe, Holbæk og Næstved Kommuner har fundet sammen i et netværk og udarbejdet en fælles ansøgning om at blive frikommunenetværk. Alle tre kommuner har et ønske om at samordne indsatsen på tværs af sektorlovgivninger. Frikommunenetværket skal bruges til at kvalificere og inspirere til udvikling af konkrete forsøg i de tre kommuner. Forsøg, som godt kan variere kommunerne i mellem, da det er den enkelte kommune og ikke frikommunenetværket, som søger om konkrete forsøgshjemler. Der vil i alt være to ansøgningsrunder for konkrete forsøgshjemler: 1.11.2016 med ikrafttræden 1. 4.2017 1.4.2017 med ikrafttræden 1.1.2018. Fælles ansøgning om at blive frikommunenetværk Faxe-, Holbæk- og Næstved Kommuner har sammen udarbejdet en fælles ansøgning om at blive frikommune under navnet "Borgeren og familien i centrum" Sammenhængende indsats for komplekse borgere/familier på tværs af sektorer. Ansøgningen er vedlagt som bilag til sagen. Af ansøgningen fremgår det blandt andet: At alle tre kommuner ønsker at lave forsøgsvirksomhed, som samordner ydelser omkring en familie/borgere ved én samlet plan. At de tre kommuner herudover har andre tanker om forsøg, som kan understøtte samordningen: o Holbæk Kommune ønsker at afsøge de digitale muligheder for at understøtte denne o Faxe Kommune ønsker at lave forsøge med én koordinerende sagsbehandler pr. familie o Næstved Kommune vil via datagrundlag udpege flere mindre målgrupper, hvor indsatsen skal samordnes mhp. vurdering af effekt af indsats i forhold til omkostninger At den politiske forankring i de tre kommuner sker i de fagudvalg, som berøres af de forskellige forsøg. Fagudvalgene skal godkende de konkrete frikommuneforsøg inden der søges om forsøgshjemmel og de vil få forelagt en status på arbejdet i frikommunenetværket hver januar måned. Frikommunenetværket vil herudover bestå af en tværkommunal styregruppe, netværksgrupper, hvor den konkrete forsøgsudvikling sker samt en sekretariatsfunktion, som skal samle op på forsøg, resultater og planlægge erfaringsudveksling mv. Det vil være Næstved Kommune, som har koordinatorfunktionen i frikommunenetværket. Ansøgningen skal fremsendes til Social- og Indenrigsministeriet senest 1. juni og der forventes svar på ansøgningen omkring september måned. Bilag 11 Ansøgning om frikommunenetværk Side 15 af 17
Orientering Ansøgning til frikommuneforsøget skal ske i samarbejde med andre kommuner og for et specifikt område. Forslaget er tillige koordineret på tværs af egen organisation. Ledelsen informerede om, at der også har været en antropolog på besøg i frontgruppen i Børn og Unge-området. Antropologen har analyseret på processer og arbejdsgange i et forsøg på at se muligheder for afbureaukratisering. Med det udgangspunkt er der udarbejdet et oplæg til en generel model. Tillige er udarbejdet et handlekatalog, som frontteamet kan anvende. Dokumentationssystemer vil ikke kunne fravælges, og der er arbejde i at sikre, at den rette dokumentation er tilstede i sagsbehandlingen. 12. Ændringer i forhold til medlemmer og suppleanter i udvalget Pia Sundberg er blevet ny suppleant for Lise-Lotte Horn Jakobsen. Pia Sundberg erstatter på suppleant-pladsen Thomas Andreassen. Orientering Blev taget til efterretning. 13. Eventuelt kun til orientering Orientering a) Væksthus for Ledelse har udgivet et hæfte Med kerneopgaven som ledestjerne Fire bud på at styre efter et højere formål. Hæftet er på mødet tilgængeligt for udvalget. Det kan også ses/downloades på www.lederweb.dk b) Opfølgning på dialogmødet med byrådet. Ledelsen ønsker en opsamling på især konkrete synspunkter, hvor medarbejderne i MHU bliver presset af lokal ledelse til ikke at ytre sig overfor politikerne. Dialogprocessen mellem MHU og byrådet, er en mulighed for at synliggøre en god proces, som andre dele af organisationen også kan have gavn af. Medarbejdere og ledelse drøfter, hvordan det gribes an. 3-5 medarbejdere fra MHU deltager Gitte samler op og meddeler til ledelsen, hvem der deltager. Målet er blandt andet, at beskrive hvad der er påpeget, hvad der gælder og herunder også MHU medarbejdernes rolle som tillidsfolk. Det omhandler generelt også berettigelsen af MEDsystemet - også set i lyset af den gode temadrøftelse i MHU. c) Bruno Lind fortalte om en nylig hændelse vedrørende alene-nattevagt og afværge af knivstikkeri på Forsorgshjemmet. Arbejdstilsynet giver strakspåbud i forhold til hændelsen. Det vil betyde fokus på nattevagt-indsats og -bemanding. Det forventes, at der samles op i dialog med Arbejdstilsynet om, hvordan der kan sikres mod uhensigtsmæssige arbejdsforhold for medarbejderne. d) Politiske ytringer i pressen om medarbejderes opgave-udførelse opleves uheldigt. Senest er der sket en konkret personrettet omtale, som blev fulgt op i avisen af borgmesteren. e) Distribution af dækkeservietter med kampagne om den dynamiske trio med både en illustration af eksempler på emner i den dynamiske trio og arbejdsspørgsmål på bagsiden. Side 16 af 17
Kommende sager: Ekstraordinært møde om SAO-analysen den 18. august kl. 11-12, Vandrehjemmet Mødeplan for 2016 Torsdag 18. august Budgettemamøde for MED-organisationen Torsdag 25. august: 1 times dialogmøde med Byrådet om budget 2017 Onsdag 21. september 10-12:15 Onsdag 2. november 10-12:15 (ekstraordinært) Onsdag 9. november, Arbejdsmiljøkonference heldagsarrangement 8-16 Onsdag 7. december 10-12:15 Side 17 af 17