Sæt sikkerhed på dagsordenen et historieværksted med billeder

et historieværksted med billeder Metoden Sæt sikkerhed på dagsordenen en APV med billeder er udarbejdet af BST Sjælland, CASA og DTU, IPL Institut for Produktion og Ledelse. Det er sket i forbindelse med projektet Udvikling af metoder tilulykkesforebyggelse i små virksomheder, finansieret af Arbejdstilsynet. Forfatter: Susanne Prag Januar Vejledning til arbejdsmiljøkonsulenten 1

Metoden Sæt sikkerhed på dagsordenen et historieværksted med billeder er udarbejdet af BST Sjælland, CASA og Institut for Produktion og Ledelse på DTU. Det er sket i forbindelse med projekt Udvikling af metoder til ulykkesforebyggelse i små virksomheder, finansieret af Arbejdstilsynet. Forfatter: Susanne Prag Marts 2004 Sikkerhedspakken Tre metoder til ulykkesforebyggelse i mindre virksomheder er et værktøj til samarbejde mellem arbejdsmiljøkonsulenten og virksomheden. Materialet kan fås i papirform i et ringbind eller på en cd eller udskrives fra hjemmesiderne: www.casa-analyse.dk eller www.arbejdstilsynet.dk Den består af 4 vejledninger til arbejdsmiljøkonsulenten samt en brochure, der kan bruges til formidling af metoderne. Overskrifterne er: 1. Introduktion til Sikkerhedspakken Tre metoder til ulykkesforebyggelse i mindre virksomheder 2. Sæt sikkerhed på dagsordenen et historieværksted med billeder 3. Styr på Orden og Sikkerhed SOS metoden to dage med oprydning og system i tingene 4. Få tjek på maskinsikkerheden en tjekliste til sikkerhedsgruppen 5. Brochure med artikler, der fortæller, hvordan tre virksomheder har brugt metoderne med succes. Udskriver man selv hele Sikkerhedspakken, er der mulighed for at udskrive forside og ryg til et ringbind med udvendige lommer samt en indholdsfortegnelse til fanebladene. Endelig omfatter materialet forskningsrapporten Styr på Orden og Sikkerhed Udvikling af metoder til ulykkesforebyggelse i små virksomheder, som ligger til grund for udvikling af de tre metoder. CASA, Marts 2004 ISBN 87-91285-86-0 Elektronisk ISBN: 87-91285-87-9 Materialet kan frit anvendes med kildeangivelse. Materialet (cd-rom og ringbind) kan bestilles hos CASA (Center for Alternativ Samfundsanalyse), Linnésgade 25, 3., 1361 København K. Tlf.: 33 32 05 55, mail: casa@casa-analyse.dk 2

Indhold Om metoden...4 Fremgangsmåde...4 Hvad egner metoden sig til?...4 Hvilke resultater kan opnås?...5 Hvilke ressourcer og faglige forudsætninger?...5 Hvordan gør man?...7 Forberedelse af fotogennemgang...7 Gennemgang af produktion og fotos af risikosteder...7 Forberedelse af personalemøde...10 Gennemførelse af personalemøde...11 Konsulentens rolle...13 Opfølgning...13 3

Om metoden Metoden Sæt sikkerhed på dagsordenen et historieværksted med billeder er et værktøj til på en enkel måde at få et overblik over, hvilke faresteder og faresituationer, der er i mindre produktionsvirksomheder. Den bærende idé er at sætte fokus på uheld og nærved uheld baseret på en kombination af virksomhedens erfaringer og arbejdsmiljøkonsulentens ekspertise. Det sker ved hjælp af to besøg med billeder og historier. Historier om uheld og nærved uheld åbner op for en dialog om, hvad der er farligt, og hvad man kan gøre for at undgå uheldene. Billeder, der illustrerer historierne om uheld, og som viser konkrete risikosituationer fastholder fokus på farestederne og giver ideer til forbedringer. Fremgangsmåde Ved første besøg går arbejdsmiljøkonsulenten og sikkerhedslederen eller ejeren samt en sikkerhedsrepræsentant gennem virksomheden. Undervejs spørges til historier fra dagligdagen om uheld, nærved uheld eller andre former for forstyrrelser i produktionen, der kunne have udviklet sig til noget farligt. Arbejdsmiljøkonsulenten tager fotos, der illustrerer de historier, der kommer frem, så vidt det er muligt. Desuden tages fotos af de steder, som deltagerne fra virksomheden hver især udpeger som risikable samt de steder, som arbejdsmiljøkonsulenten selv finder risikable. På et senere tidspunkt holdes et personalemøde for berørte medarbejdere af en times varighed. På mødet diskuteres billederne med risikostederne, og arbejdsmiljøkonsulenten samler ideer til, hvordan sikkerheden kan forbedres. Der tages beslutninger på mødet om de væsentligste forslag til forbedring af sikkerheden. Øvrige beslutninger tages på et senere tidspunkt af sikkerhedsgruppen. Hvad egner metoden sig til? Metoden bygger på virksomhedens egne erfaringer, som suppleres med arbejdsmiljøkonsulentens vurderinger af, hvad der er risikabelt. På den måde skabes der mulighed for, at virksomheden får sat ord på, hvordan de oplever uheld og risici. Ligesom virksomheden bliver opmærksomme på risikosteder, som virksomheden ikke lægger mærke til i hverdagen. Det vil sige, at metoden er velegnet til at sætte fokus på risiko for uheld, og personalemødet giver gode muligheder for at nå frem til konkrete forslag til forbedring af sikkerheden. Desuden egner metoden sig til at påvirke kulturen, så det bliver legitimt at tale om uheld, og hvordan de kan forebygges. 4

Hertil kommer, at metoden er velegnet til at indgå i APV-arbejdspladsvurdering, når man vurderer risiko for uheld. Metoden egner sig til produktionsvirksomheder/afdelinger på op til 20 personer. Hvis der er flere medarbejdere, er det en fordel at dele medarbejderne op i mindre grupper. Hermed er det lettere for den enkelte at komme til orde og føle sig hørt. Hvilke resultater kan opnås? Historierne som kommer frem under første besøg og på personalemødet er meget nyttige, idet de danner baggrund for at tale om uheld i virksomhedens eget sprog og i forhold til deres egen kultur. Historierne gør det lettere at tale om, hvad der er farligt, og hvad man kan gøre for at forbedre sikkerheden. Erfaringen er, at billederne gør det tydeligt for alle på personalemødet, hvor der er risici. De er gode til at fremhæve det, man ikke lægger mærke til i hverdagen. For eksempel, når der på billedet står en palle midt i ganglinien, og når der er billeder af tunge byrder, der transporteres manuelt. Det har vist sig, at det påvirker holdning og adfærd med hensyn til orden og ryddelighed, at der kommer en arbejdsmiljøkonsulent udefra. Endelig giver metoden ideer til at mindske risikoen for uheld, for eksempel gennem enkle ændringer af indretning og indkøb af tekniske hjælpemidler. Her er eksempler på, hvad der kan opnås: Der tales mere om, hvad der er farligt, og hvad man kan gøre for at forbedre sikkerheden Medarbejderne er blevet bedre til at rydde op Stålplader leveres nu afgratede, så man ikke skærer sig Der er indkøbt en højdeløfter for at begrænse tunge løft Der er etableret en bøjle til at holde på træstave, så de ikke vælter ind i transportvejen De nye lokaler bliver indrettet med gode pladsforhold og transportveje. Hvilke ressourcer og faglige forudsætninger? Virksomheden skal bruge ca. 2 timer pr. deltager i det indledende besøg, hvor der tages billeder og en time pr. deltager i personalemødet. Hertil kommer den tid, der skal bruges til at gennemføre de forbedringer, der bliver besluttet. Arbejdsmiljøkonsulenten må regne med at bruge 10-13 timer på forberedelse, gennemførelse og evt. opfølgning. 5

Arbejdsmiljøkonsulenten skal være i stand til at vurdere ulykkesrisici i en produktionsvirksomhed, og kunne styre personalemødet på en konstruktiv måde. Eksempel på konsulentens tidsforbrug i virksomhed med 10 i produktionen Aktiviteter Timer Opgavestart Aftaler 1 Første besøg Forberedelse: Klargøring kamera og materiale Besøg Andet besøg personalemøde Forberedelse: Udskrivning af billeder og opsætning på vægaviser, vægaviser med dagsorden og spørgsmål til grupperne. Mødet: Inklusiv at komme før og snak bagefter Opfølgning Møde og billeder og fremsendelse af fotos 3 I alt 10 1 2 4 2 6

Hvordan gør man? Der er mulighed for at skabe interesse for metoden Sæt sikkerhed på dagsordenen hos virksomheden ved at bruge brochuren Få Styr på Orden og Sikkerhed. Her er en kort historie om brug af metoden på en lille virksomhed med 10 i produktionen. Forberedelse af fotogennemgang Aftal med ejeren/lederen, hvem der skal deltage i rundgangen i produktionen. Det er vigtigt, at den øverste ledelse deltager, da det giver medarbejderne et signal om, at forebyggelse af uheld er prioriteret af ledelsen. Ud over sikkerhedsrepræsentanten er det desuden en stor fordel, at værkføreren er med, da han ofte er den, der skal sørge for eventuelle ændringer og forbedringer. Rundgangen kan foregå på forskellig måde: Deltagerne i rundgangen er dem, der peger på risikosteder. Det er den mest enkle måde og kræver få ressourcer. Dette kan suppleres med, at alle medarbejdere i produktionen får mulighed for at få taget et risikobillede, hvilket giver et mere detaljeret erfaring om faresteder. Medbring kamera. Tip: Det er en fordel at bruge digitalkamera, da man under processen kan kontrollere, at billederne viser det de skal, ligesom det gør det let at skrive billederne ud i A4 format. Under rundgangen er det nødvendigt at have hænderne fri til skiftevis at tage billeder og skrive noter om historier og risikosteder. Her hjælper det, at have kameraet hængende i en strop om halsen, og have en lille notesblok, som kan være i en lomme. Gennemgang af produktion og fotos af risikosteder Begynd besøget med et kort møde med deltagerne. Gør rede for hele forløbet. Fortæl om formålet, der er at kortlægge risici for uheld og finde frem til, hvordan arbejdspladsen kan blive mere sikker. Spørg til uheld og nærved uheld. Det kan være svært at komme i gang. Her hjælper det at fortælle et par historier, som man selv har oplevet, eller som fortælles som om, man selv har oplevet dem. I den følgende tjekliste er ideer til igangsættende spørgsmål. 7

Ideer til spørgsmål ved 1. besøg Blød stemningen op med spørgsmål Hvem startede virksomheden? Hvilke større begivenheder har der været i virksomhedens historie? Hvilke succeser har der været i virksomheden? Hvad skete der? Hvordan skete det? Har der været nogen svære tider i virksomhedens historie? Hvad har det betydet for virksomheden? Hvad er den sjoveste episode i virksomhedens historie? Er der nogle billeder, der er taget igennem virksomhedens historie? Hvordan så virksomheden ud for 30 år siden? Hvilke maskiner/arbejdsmetoder er blevet indført i virksomheden i de senere år? Hvilke uheld er der sket i virksomhedens historie? (nærved uheld, smuttere, der ikke blev til noget) utilsigtede produktionsforstyrrelser? Fortæl gerne en historie selv. Spørgsmål om orden og sikkerhed Hvilke principper har I for orden og ryddelighed? Hvilke rutiner har I omkring oprydning? Hvilke rutiner har I omkring information om sikkerhed? Hvordan er de kommet i stand? Hvilke erfaringer har I med at forebygge uheld/skader? På hvilken måde planlægges det daglige arbejde? Hvordan klarer I hasteopgaver? Hvad fortæller I jeres nyansatte/lærlinge om sikkerheden her i virksomheden? Er der nyansatte som har gjort nogen ting anderledes, som har været med til at ændre til arbejdsgange, der kan være mere sikre? Hvad er acceptabel adfærd? Hvad rynkes der på næsen over? Hvad er det man griber ind overfor? Hvilken forskel er der på nyansattes og gamle medarbejderes adfærd over for sikkerhed? Har I kvalitetssystemer som f.eks. ISO-9000? Hvordan vil I gerne have at virksomheden ser ud om 5 år? Hvilke vanskeligheder/forhindringer kan der være for at opnå det? 8

Erfaringen er, at historierne nemmest kommer frem, mens man går rundt i produktionen. Indled med egne historier. Når deltagerne fra virksomheden begynder at fortælle, så stil spørgsmål, der udvider historien. For eksempel: Hvad skete der så?, Hvad skete der før? Forbered deltagerne på rundgangen. For eksempel med følgende spørgsmål: Hvis du skulle tage 2-3 billeder af situationer, som du synes er risikable, hvor ville du så tage dem? Under rundgangen tager arbejdsmiljøkonsulenten fotos af risikosteder. Alle deltagere inklusiv arbejdsmiljøkonsulenten udpeger hver især de steder eller situationer, som han eller hun synes er risikable. Det er en god idé også at tage billeder af nyere forbedringer, da det giver energi og humør at se, at der er sket forbedringer. Eksempel på et risikobillede. Dette er vejen til administrationen. I ganglinien er placeret en palle med materialer og en midlertidig arbejdsplads. Eksempel på illustration af historie: Bore sig i fingeren. Tidligere skete det ofte, når man borede i rammer til butiksudstyr. 9

Konsulentens rolle undervejs er: først og fremmest at tage billeder af de risikosteder, som deltagerne peger på og spørge ind til, hvad de synes er risikabelt. at tage billeder af de steder, du selv finder risikable, og som deltagerne ikke umiddelbart er opmærksomme på. Det kan være rod, flossede stropper, manuel transport af tunge ting og huller i gulvet. at spørge til historier om uheld og notere de historier ned, der kommer frem om uheld og nærved uheld. Overvej, hvordan historierne bedst kan illustreres, og få deltagerne til at hjælpe med at lave en opstilling, som der kan tages billeder af. Slut besøget med et kort møde med deltagerne. Det er en god idé at opsummere de faresteder, der er peget på, så ledere og medarbejderrepræsentanter bliver forberedt på omfanget og arten af problemer, der skal tages stilling til på personalemødet. Aftal hvor og hvornår personalemødet skal afholdes, samt hvor meget tid, der skal afsættes. Bed om at se mødelokalet, for at se, om der er plads til at sætte vægaviser op. Forberedelse af personalemøde Det er en fordel at bruge flipoverplancher til at sætte fotos på og til dagsorden m.m. Fordi alle så kan se på vægaviserne under hele mødet. Billederne skrives ud i A4 i farver og sættes op på plancher. Fotos af nye forbedringer sættes på plancher med overskriften: Gode løsninger. Plancher af fotos af risikosteder får overskriften Risikofyldt. Hvert billede forsynes med en kort tekst, der beskriver risikoen. For eksempel placeret i en taleboble. Det er en god idé at placere teksterne til billederne i tale- bobler Tegn selv en enkelt plan af virksomheden på en planche, eller få eventuelt virksomheden til at gøre det. Det kan være nyttigt, når man taler om hvor risikostederne er Skriv dagsordenen på en planche Skriv spørgsmål til grupperne på en planche Tag planchepapir med til opsamling af ideer og evt. handlingsplan Der findes planchepapir med selvklæbende kant ellers medbring genbrugelige klæbepuder til at sætte plancherne op med. 10

Dagsorden for personalemøde om risiko og sikkerhed Eksempel på vægavis med dagsorden. 1. Introduktion 2. Hvilke uheld? 3. Se på fotoudstillingen og summe i grupper 4. Hvad skal være anderledes? Spørgsmål til medarbejderne: Hvordan passer billederne til, hvad du synes? Hvilke tilløb til uheld har du selv oplevet? Hvilke andre billeder ville du have taget? Hvilke ideer til ændringer har du? Eksempel på vægavis med spørgsmål i forbindelse med fotoudstillingen. Gennemførelse af personalemøde Personalemødet med den foreslåede dagsorden kan gennemføres på en time, men det forudsætter en stram styring. Her kan man nå frem til at få ideerne til forbedringer frem, og få taget beslutninger om et par væsentlige ting. Handlingsplaner for resten af ideerne, kan sikkerhedsgruppen behandle på et senere tidspunkt. Forudsætningen for succes er, at ejeren eller lederen deltager, fordi dialogen mellem medarbejdere og ledelse medvirker til at sætte forandringer i gang, og fordi det så er muligt at få taget beslutninger på mødet. Før mødet skal begynde, hænges plancherne op på væggene. Forudsætning for succes er, at ejeren eller lederen deltager i mødet. 11

Vægaviser med risikobilleder hænges op. Teksterne er i talebobler. 1. Introduktion Fortæl kort om mødets formål: Snak om hvilken risiko, der er forbundet med arbejdet, og snak om, hvordan arbejdspladserne kan blive endnu mere sikre. Gennemgå dagsordenen på planchen 2. Hvilke uheld? Give en oversigt over de uheld, der blev nævnt ved det første besøg. Og lad gerne deltagerne fra rundgangen fortælle nogle af historierne. Giv plads til nye historier, hvis de dukker op. 3. Se på fotoudstillingen Introducer at deltagerne nu skal se på fotoudstillingen. Fortæl hvem der var med til fotogennemgangen, at udstillingen omfatter billeder af forbedringer, de har fået lavet for nylig (hvis der er sådanne forbedringer) samt billeder af de risikosteder, deltagerne har peget på. Fortæl lidt om billederne på plancherne. Ideen med fotoudstillingen er, at hele personalet får et fælles udgangspunkt for at snakke om risiko. Erfaringen er at billederne giver associationer til andre risikosituationer samt ideer til afhjælpning af risiciene. Opdel medarbejderne i grupper med 3-5 personer i hver, og bed dem overveje spørgsmålene på planchen, mens de går rundt og ser på billeder og snakker om dem. Gruppeopdelingen har to formål. Det er nemmere mindre farligt, at udtale sig som gruppe og det sparer tid. 12

4. Hvad skal være anderledes? Spørg hver gruppe, hvad de har talt om, og hvilke ideer de har til forbedringer. Skriv forslagene op på en planche, så man kan få en oversigt over ønskerne. Spørg ejeren/lederen, hvad han/hun prioriterer, der skal ændres. Dette punkt er meget vigtigt, da deltagerne så får noget at vide om, hvad de kan forvente af forbedringer. Det bedste er, at der tages beslutninger om forbedringer på mødet, og det sker som regel. Hvis lederen ikke har mulighed herfor, så spørg til hvornår, der kan træffes beslutning. Nyttige spørgsmål kan være: Hvordan sikrer I, at dette kommer videre? Hvad skal der til for at tage beslutning?, Hvornår forestiller du dig, der kan træffes beslutning? Vis anerkendelse over for initiativet og vis respekt for lederen. Læg ikke pres på ham eller hende. Respekter økonomiske argumenter. Spørg til en langsigtet handlingsplan: Hvilke bidder kan vi skære det op i? Foreslå at plancherne bliver hængende, eventuelt til det opfølgende møde. Hermed fremmes muligheden for at fortsætte dialogen om sikkerhed. Ejeren eller lederen slutter mødet med at konkludere, hvad der skal ske fremover. Konsulentens rolle at styre mødet. Erfaringen er, at det er meget vigtigt at tiden overholdes at sikre at der bliver taget beslutning om, hvordan de kommer videre at spørge anerkendende ind til de historier deltagerne fortæller, og holde fast i de problemstillinger, de bringer frem. Når en deltager for eksempel kritiserer en anden: Det er også Arne, der altid smider pallen midt i gangarealet, vi andre gør det ikke, så er det vigtigt at spørge om de bagvedliggende grunde hertil på en konstruktiv måde, der placerer problemet uden for den kritiserede person. Det kan ske ved at inviterer deltagerne til at komme med deres egne meninger og forklaringer på problemet. Nogle spørgsmål kunne være: Hvordan forklarer I, at Arne gør det?, Hvor stiller I selv pallen?. Ofte forsøger deltagerne at minimere et problem med udsagnet Det sker ikke så tit. En måde at holde fast på er at spørge: Er I enige i det?, Hvor tit sker det?, Hvad er konsekvensen? Opfølgning For det meste kommer der flere ideer frem til forbedringer, som umiddelbart kan iværksættes, og mødet kan være tilstrækkeligt til at sætte gang i forandringer. Ofte er det dog en stor fordel at arrangere et opfølgende møde to til tre måneder senere. Erfaringen er, at det inspirerer virksomheden til at få ført beslutningerne ud i livet. 13

Ved mere komplicerede forhold kan det være nødvendigt at foreslå et videre forløb, for eksempel metoden Få tjek på maskinsikkerheden eller metoden Styr på Orden og Sikkerhed SOS metoden to dage med oprydning og system i tingene. 14