NOTAT Notat om processen for udarbejdelsen af ny kommuneplan for Brønderslev Kommune. Baggrund for kommuneplanen Brønderslev Kommune skal ifølge planloven udarbejde en kommuneplan, der skal ligge klar inden udgangen af 2009 og gælde for en 12-årig periode. Der skal laves en helt ny samlet kommuneplan for den nye kommune på baggrund af de to eksisterende kommuneplaner. Kommuneplanen skal revideres i sin helhed, og tager udgangspunkt i den nye situation efter kommunalreformen - herunder de nye opgaver og temaer fra regionplanen. Det betyder at kommuneplanen som noget nyt skal være plan- og administrationsgrundlaget for både by og land. Samtidigt er kommuneplanen obligatorisk omfattet af Loven om miljøvurdering af planer og programmer. Der er tale om en meget stor og kompleks opgave og der er på grund af generelt stort arbejdspres og mange driftsopgaver almindelig enighed om, at arbejdet med kommuneplanen nødvendigvis mål holdes på et minimum - loven skal overholdes, men der er ikke ambitioner om nyudvikling af planen eller ambitiøse løsninger for denne første kommuneplan efter kommunalreformen. Der er brug for et effektivt procesforløb med stram styring og præcis kommunikation. Samtidigt er der enighed om at en stor del af det eksisterende plangrundlag fra de eksisterende kommuneplaner og fra regionplanen kan overføres uden væsentlige ændringer dog bearbejdet til en ny kommunal sammenhæng - evt. som kommunale tilkendegivelser om kommunens administration af det åbne land. Det skal dog undersøges om der er brug for justeringer, som følge af ny viden og nye data, der betyder at der er tale om ændringer i forhold til eksisterende plangrundlag. Brønderslev Byråd har i maj 2008 vedtaget en planstrategi for Brønderslev Kommune. Planstrategien indeholder de politiske visioner og ønsker for kommunens udvikling. For at disse visioner og ønsker kan realiseres skal kommuneplanen tage udgangspunkt i planstrategien og de strategiske kerneområder i denne: Børn og unge Kultur og fritid Smukke omgivelser Det er især det sidste punkt der kan bearbejdes i kommuneplanen, og netop det åbne land og beskyttelse kontra benyttelse er et vigtigt aspekt i den nye kommuneplan. Fokus kan også rettes mod kommunens tre største byer: Brønderslev, Dronninglund og Hjallerup hvor udviklingen og planbehovet er størst. Der skal sikres sammenhæng til den Lokale Agenda 21 strategi. Det vil ikke som udgangspunkt blive forsøgt at lave en særlig kobling mellem kommuneplanen og budgetlægningen. I stedet for at gå dybt i og bearbejde rammebestemmelser og retningslinier vil hovedvægten i første omgang ligge på de store træk - hovedstrukturen - bl.a. fastlæggelse af interessezoner for byvækst, mere langsigtede byudviklingsretninger samt bymønster (mijøvurderingen kan bidrage til dette) på at skabe helhed, sammenhæng mellem overordnede mål og strategier og så kommuneplanens hovedstruktur, retningslinier og rammebestemmelser. Der vil blive fokuseret på hvor der kan være væsentlige konfliktpunkter mellem disse og mellem retningslinier og rammebestemmelser om bl.a. beskyttelse og benyttelse. De tidligere Brønderslev og Dronninglund kommuner har relativt nye kommuneplaner og har begge et antal tillæg (hhv. 15 og 30 tillæg), der skal indarbejdes i den nye plan. 1
Indtil statens planlægning for Vandplanen, Natura2000 planen og Natura2000 skovplanen og regionens råstofplanlægning er på plads kan det være hensigtsmæssigt ikke at bearbejde temaer der er afhængige af disse bl.a. af hensyn til investeringssikkerhed. Forslag til organisering Der er tale om en meget bredspektret og kompleks plan/opgave, der rummer forhold om alle kommunens serviceområder. Alle forvaltninger og fagudvalg må derfor forventes at skulle bidrage med oplysninger, data mv. Det er vigtigt at der fra begyndelsen bliver skabt ejerskab til og en fælles forståelse for opgavens art, form og indhold - herunder detaljeringsgrad, omfang og metode. Både hos medarbejderne og hos politikerne. Løsningen af opgaven kræver at de deltagende medarbejderes tidsforbrug anvendes så effektivt som muligt og at der sikres et politisk og administrativt ejerskab til kommuneplanen, så kommuneplanen og -arbejdet forankres i alle forvaltninger. Det har til gengæld også store fordele på lidt længere sigt. Dels styrkes selve kommuneplanen som helhedsorienteret administrations- og ledelsesværktøj - og dels styrkes det tværfaglige samarbejde til gavn for den daglige sagsbehandling og administration. Det daglige arbejde med udarbejdelsen af kommuneplanen ligger i kommunens plangruppe i staben for Udvikling og Planlægning. Der er reelt allerede etableret en kommuneplangruppe en projektgruppe, der er ansvarlig for opgavens praktiske tilrettelæggelse og løsning. Gruppen har relativt få medlemmer for at give effektivitet i en presset tidsplan. Gruppen kan inddrage relevante nøglemedarbejdere efter behov og forudgående aftale. Umiddelbart efter igangsætningen af opgaven beskriver projektgruppen hvilke afdelinger / medarbejdere der kan blive brug for at inddrage, ifm. hvilke emner, forventet tidsperiode (2.- 4. kvartal 2008) - samt skønnet timeforbrug (for de enkelte nøglemedarbejdere). Der afholdes et opstartsmøde for de udvalgte nøglemedarbejdere, hvor de førnævnte emner drøftes og opgaven som helhed og de bidrag der skal leveres, beskrives i store træk. I god tid inden bidragsyderne skal levere bidrag til de enkelte afsnit til kommuneplanen modtager de en nærmere beskrivelse af hvad der ønskes og der gives mulighed for sparring og evt. møde med projektgruppen. Som udgangspunkt er det tanken at levering af bidrag fra andre afdelinger og medarbejdere kan ske via mail og anden elektronisk løsning for at minimere antallet af møder. Projektgruppen er tovholder og hovedkraften i arbejdet - og har sekretærfunktion for styregruppen: udarbejder og forelægger materiale til beslutning i styregruppen. Forretningsledelsen er administrativ styregruppe som er ansvarlig for den overordnede styring og tildeling af ressourcer mv. Styregruppen sikrer opbakning til arbejdet og at de fornødne informationer fremkommer til projektgruppen samt at der er koordinering med værdigrundlaget, de politiske beslutninger, forskellige politikker og handlingsplaner mv. - budgetlægningen, servicestrategien og andre relevante overordnede rammer. Styregruppen refererer til økonomiudvalget som er det overordnede planudvalg - og en slags politisk styregruppe. Udvikling og planlægningsudvalget/økonomiudvalg behandler løbende spørgsmål om ønskede byvækstområder, retningslinier for arealanvendelsen mv. Byrådet behandler og godkender planforslag, høringssvar og endelige kommuneplan. Derudover kan der til løsning af delopgaver evt. nedsættes særlige arbejdsgrupper med forskellige opgaver og varighed. Nogle meget ad hoc. Arbejdsgrupperne sammensættes efter behov og finder, udarbejder, leverer de oplysninger og materiale der efterspørges af projektgruppen. På grund af tidspresset kan der blive behov for at købe ekstern bistand til både processuelle opgaver og konkrete delopgaver. 2
Organiseringen af arbejdet med den nye kommuneplan: Byrådet Økonomiudvalget (politisk styregruppe) Udvikling og planlægningsudvalget Forretningsledelsen (administrativ styregruppe) Projektgruppen Eksterne interessenter Eksterne konsulenter Fagenheder / nøglemedarbejdere Fagenheder / nøglemedarbejdere Fagenheder / nøglemedarbejdere Forslag til overordnet køreplan Forslag til den nye kommuneplan skal ligge klar til politisk behandling 2.kvartal 2009. Efter den efterfølgende offentlige høring på mindst otte uger kan planforslaget tilrettes, så kommuneplanen kan vedtages endeligt i december 2009. Det vil være hensigtsmæssigt med et opstartsmøde p.b.a. indholdet i notatet, hvor medarbejdere der skal bidrage til opgaven deltager og Forretningsledelsen kan deltage for at få skabt et fælles billede af opgaven, ejerskab og forankring. Det vil være fornuftigt med en tidlig kontakt til evt. berørte myndigheder, Miljøcenter Århus og nabokommuner for at få afklaret væsentlige problemstillinger tidligt, så der ikke efterfølgende bliver gjort indsigelse (koordinering af temaer, der går på over kommunegrænserne ikke mindst det åbne lands temaer). Derudover bør man være opmærksom på, at der i løbet af arbejdet, kan dukke særlige problemstillinger eller konkrete projekter op, som betyder, at man er nødsaget til at flytte fokus og håndtere disse mere dybtgående. 3
Den overordnede køre- og tidsplan for arbejdet med den nye kommuneplan: I: Rammerne for kommuneplanen 2. kvt. 2008 Milepæl: Politisk godkendelse af køreplanen juni 2008 (godkendelse i FL) II: Foroffentlighed (ikke lovbunden) 2. - 3. kvt. 2008 III: Udarbejdelsen af forslag til ny kommuneplan Milepæl: Byråds behandling af forslag til ny kommuneplan (1. behandling) IV: Offentlig høring - forslag til ny kommuneplan (mindst 8 uger borgermøde?) 2. kvt. `08-2. kvt. `09 2. kvt. `09 2. - 3. kvt. `09 V: Tilretning af forslag til ny kommuneplan 3. - 4. kvt. `09 Milepæl: Endelig godkendelse af ny kommuneplan i Byrådet (2. behandling) dec. 2009 Milepæl: Offentliggørelse af den endelige kommuneplan jan. 2010 VII: Opfølgning 2010 - Som vist på tidsplanen ovenfor kan arbejdet med den nye kommuneplan inddeles i forskellige faser: I: Rammerne for kommuneplanen Organiseringen af arbejdet fastlægges kommissorium med tilhørende køre- og ressourceplan godkendes administrativt og politisk. Opstartsmøde for kommuneplangruppen, FL og relevante nøglemedarbejdere. Opgaven præsenteres og drøftes. Dialog med miljøcentret og nabokommunerne evt. berørte myndigheder jf. Lov om miljøvurdering. Al relevant planmateriale indsamles og der skabes overblik over dokumenter og data (ny viden siden sidste revision). Sammenhæng med / kobling til planstrategi og Agenda 21 strategi afklares. De lovmæssige bindinger og krav til den nye plan afklares (alle overordnede statslige og regionale forudsætninger: fx Landsplanredegørelse (med de 5 pejlemærker) og direktiver, Natura2000 plan, Natura2000 skovplan, vandplan, statslig trafikplan, Regionale Udviklings Plan, Regionale råstofplan samt Oversigt over statslige interesser i kommuneplanlægningen 2009 ). Graden og typen af miljøvurdering afklares herunder om der skal opstilles alternativer udover 0- alternativet. Strukturen for den nye kommuneplan fastlægges i store træk grovskitse. Herunder hvordan regionplanens retningslinier indarbejdes i planen (i hovedstruktur og rammebestemmelser eller som selvstændigt kapitel). Ikke mindst mht. det åbne land kan der må fordel udarbejdes fælles retningslinier med nabokommunerne. Samling og redigering af relevante målsætninger og politikker. Rammebestemmelsernes udformning ift. de eksisterende kommuneplaner. Redegørelsens kobling til hovedstrukturen med dens overordnede mål afklares. Indholdet i den nye plan afklares i store træk. Graden af digital plan afklares har stor betydning for opgaveløsningen og formen af afsnittene dobbeltarbejde skal undgås. GIS medarbejdere inddrages i arbejdet fra begyndelsen. Som udgangspunkt er den nye kommuneplan ikke digital, men lægges op på kommunens hjemmeside som pdf-fil. Erfaringerne fra arbejdet med planstrategien anvendes til at justere processen hvor relevant og hensigtsmæssigt. Evt. udarbejdelse af kortfattet operationel interessentanalyse, indragelses- og kommunikationsstrategi. (Inddragelse af kommunikationsmedarbejdere /-afdeling). 4
II: Foroffentlighed Offentlighedsfasen i forbindelse med planstrategiens fremlæggelse honorerer planlovens krav om borgerinddragelse tidligt i kommuneplanlægningen og den næste lovpligtige høring er derfor når forslag til ny kommuneplan offentliggøres. Umiddelbart lægges der op til ikke at gennemføre en foroffentlighed, men i forbindelse med det indledende arbejde kan det vise sig hensigtsmæssigt at føre en dialog med udvalgte interessenter og aktører og specifikke emner i planen. Ikke mindst omkring de nye temaer eller særligt følsomme / konfliktfyldte emner. Dialog med særligt relevante interessenter og aktører udvalgt pba. det fokus der lægges / hvor særligt behov. Der føres en målrettet og effektiv dialog med udvalgte interessenter som fx LAG, DN, erhvervsrådet, Det grønne Råd. Denne dialog baseres i størst muligt omfang / først og fremmest på elektronisk korrespondance møder kun når behov. Evt. materiale / brevskabelon udarbejdes. Dialogmøde(r) afholdes evt. III: Udarbejdelsen af forslag til ny kommuneplan Udarbejdelse af redegørelse (kortfattet redegørelse der honorerer lovgivningens krav hovedsagelig fremadrettet). Udarbejdelse af hovedstruktur. Udarbejdelse af retningslinier. Udarbejdelse af rammebestemmelser for lokalplanlægningen. Afholdelse af midtvejstemadag med mulighed for koordinering på tværs af forvaltninger, afdelinger og politikområder. Afhængigt af beslutningen om miljøvurdering gennemføres denne fra begyndelsen i en iterativ / gentagende proces, hvor hovedstruktur rammebestemmelser og retningslinier kan justeres løbende som resultat af miljøvurderingens anbefalinger. IV: Offentlig høring - forslag til ny kommuneplan Forslaget til ny kommuneplan skal i offentlig høring i mindst otte uger. Det afklares om der skal være særlige emner der skal drøftes. Det kan være gavnligt at holde fokus på de emner der er opstillet i planstrategien. Dialog med særligt relevante interessenter og aktører udvalgt pba. det fokus der lægges. Evt. debatmateriale / annonce udarbejdes. Borgermøde(r) afholdes evt. Der er ønske om at minimere borgerinddragelsen pga. tidspresset. Anbefale at inddrage borgere, interesseorganisationer og erhverv ifm. opstarten af arbejdet evt. på bekostning af nogle af de mange andre planopgaver der er på bedding, men som måske nogle af dem - kan vente. V: Tilretning af forslag til ny kommuneplan Kommuneplanen justeres i forhold til byrådets behandling af de indkomne bemærkninger og forslag, fremkommet i høringsperioden. Der vil kunne være bemærkninger både til planforhold og forhold vedr. miljøvurderingen. Der skal laves en sammenfattende redegørelse for miljøvurderingen, der bl.a. beskriver hvordan miljøhensyn, de indkomne bemærkninger er tilgodeset og hvorfor de valgte alternativer er valgt. VI: Endelig godkendelse af ny kommuneplan Den justerede kommuneplan fremlægges til byrådets behandling og endelige godkendelse. Den nye kommuneplan offfentliggøres og annonceres lægges op på kommunens hjemmeside. VII: Opfølgning Koordinering med helhedsplaner for forskellige byområder og sikring at disse planprocesser og planer indrettes til brug for kommuneplanen. Vigtigt at disse ikke allokerer de sparsomme ressourcer / tid. Overveje at udsætte disse og / eller andre planer, politikker og handlingsplaner der tager tid fra kommuneplanarbejdet - fx sti- og cykelstiplan Evaluering af arbejdet, sikring af oplysninger til administration og til næste kommuneplanrevision. 5
Forslag til struktur på kommuneplanen Strukturen på den nye kommuneplan vil i store træk følge det lovbundne indhold: hovedstruktur de overordnede mål for kommunens udvikling retningslinier for arealanvendelsen rammebestemmelser (rammer for lokalplanlægningen) redegørelse for planlægningens væsentligste forudsætninger En mere detaljeret struktur med underafsnit fastlægges når der er skabt overblik over delopgaverne i arbejdet. Det skal blandt andet afklares hvilke elementer der skal indgå i hovedstrukturen og om retningslinier og rammebestemmelser med fordel kan slås sammen. Som udgangspunkt vil vi anbefale at holde dem adskilt, men der kan være retningslinier der er så detaljerede at de med fordel kan indarbejdes i rammebestemmelserne ligesom der kan være nogle der er så overordnede, at de med fordel kan indarbejdes i hovedstrukturen. Forslag til ressourceplan: hvem skal levere hvad og hvornår? En mere detaljeret ressourceplan, der for de enkelte hovedkapitler i kommuneplanen angiver forskellige afdelingers og medarbejderes bidrag, tidsforbrug og tidspunkter fastlægges når der er skabt overblik over delopgaverne i arbejdet. Projektgruppen forventer at kunne præsentere udkast til en sådan ressourceplan på opstartsmødet. Der er stor og relevant kompetence tilstede hos medarbejderne i forvaltningen, men tidsplanen er stram og samtidigt oplever medarbejderne et hårdt pres på grund af andre presserende arbejdsopgaver. Der er tale om en meget bredspektret plan, der rummer forhold om alle kommunens service- og politikområder. Alle forvaltninger må derfor som nævnt forventes at skulle bidrage med oplysninger, data mv. Kommuneplankontoen anvendes til afholdelse af alle udgifter til fx borgermøder og arrangementer, eksterne konsulenter, trykning mv. Det forventes pga. det store arbejdspres, at der vil blive behov for bistand fra eksterne konsulenter til proces, afholdelse af opstartsmøde/kommuneplanseminar samt konkrete delopgaver ifm. med udarbejdelse af kommuneplanen. Det skønnes, at der i både 2008 og 2009 til projektgruppens arbejde vil medgå omkring 1½ årsværk til bidrag fra andre fagenheder / nøglemedarbejdere. Evt. ad hoc gruppers ressourceforbrug kan først vurderes når gruppernes opgaver er nærmere klarlagt. Til opstartsmødet vil projektgruppen præsentere en lidt mere detaljeret plan med bud på de forskellige kapitler i kommuneplanen, hvilke emner der særligt skal arbejdes med, hvem der forventes at bidrage og skønnet timeforbrug. Miljøvurdering Kommuneplanen skal som udgangspunkt miljøvurderes, idet den fastsætter rammer for fremtidige anlægstilladelser. Det er dog kun ændringer af eksisterende planer, der skal miljøvurderes: Nye arealudlæg, ændringer i eksisterende rammer eller ved ny viden om eksisterende rammer. Samtidig skal miljøvurderingen imidlertid tage højde for de kumulative og synergistiske effekter. Det kan være svært hvis man kun miljøvurderer dele af planen. I stedet for at forsøge at screene planen til ikke at skulle miljøvurderes - eller kun at miljøvurdere på ændringerne, vil det derfor være oplagt at høste de store strategiske og planmæssige fordele ved at lave en miljøvurdering af den nye kommuneplan som helhed - ikke mindst hvor der også er tale om en helt ny kommunal geografi. Men miljøvurderingen bør holdes på et meget overordnet strategisk niveau, med kvalitative vurderinger - som svarer til kommuneplanens niveau. Det er kommuneplanens niveau de store klodser i byudviklingen kan flyttes - her man kan nå at ændre på mindre hensigtsmæssige arealudlæg og anvendelsesbestemmelser og opstille reelle alternativer. På dette planniveau kan man i god tid blive opmærksomme på problemstillinger, der skal undersøges nærmere inden en egentlig lokalplanlægning. Det giver et godt beredskab - og nok så væsentligt kan det gøre det efterfølgende arbejde med miljøvurdering og VVM lettere. En god miljøvurdering fra begyndelsen af arbejdet med kommuneplanen - giver politikerne det bedst mulige og mest objektive beslutningsgrundlag - med fagligt solide og mere objektive argumenter for de forskellige beslutninger og prioriteringer. Det giver ligeledes det størst mulige strategiske overblik, beredskab og politiske spillerum. Det er projektgruppens overbevisning af en veltilrettelagt og velgennemført miljøvurdering ikke på lidt længere sigt vil betyde øget tids- og ressourceforbrug fordi den kan være med til at sikre at der ikke laves dobbeltarbejde fx fordi rammebestemmelser eller retningslinier skal skrives om og fordi den kan imødegå mange konflikter, problemstillinger, indsigelser og misforståelser. 6