Område: Det Sociale Område Afdeling: Driftssekretariatet Journal nr.: 10/18870 Dato: 09.07 2013 Udarbejdet af: Martin Rasmussen E-mail: martin.rasmussen2@rsyd.dk Telefon: 7663 1282 / 2920 1282 Uanmeldt tilsyn 2013 Autismecenter Afd. Bihuset Adresse: Roesskovsvej 127, 5200 Odense V Hjemmeside: http://bihuset.regionsyddanmark.dk/wm297364 Dato for tilsynsbesøg: 09.07 2013. Tilsynsførende: Specialkonsulent Hege Margrethe Grunnet og socialfaglig konsulent Martin Rasmussen. 1. Kort om tilbuddet. Den 1. januar 2013 blev Region Syddanmarks sociale tilbud samlet i 8 centre med hver deres specialområder. Bihuset en del af Autismecenter, som også består af Autismecenter Holmehøj i Ringe og Kværndrup og Æblehaven i Kolding Bihuset er et tilbud for børn og unge i alderen op til 18 år. Bihuset har både et døgntilbud med 18 pladser og et aflastningstilbud. Tilbuddene ligger på to forskellige adresser i Odense. Bihuset Roesskovsvej er et behandlingssted, der som døgntilbud giver behandling og hjælp til udvikling af børn og unge med gennemgribende udviklingsforstyrrelser indenfor det autistiske spektrum, herunder infantil autisme, atypisk autisme og Asperger syndrom. Bihuset Bjerregårdsvej er en aflastningsafdeling, der tilbyder aflastning og hjælp til udvikling af den samme målgruppe. Bihuset er VISO leverandør. I dette tilsyn er der primært fokuseret på Bihusets døgntilbud på Roesskovsvej, der er omfattet af Servicelovens 67, stk. 2. Beliggenhed. Bihusets botilbud er beliggende i udkanten af det vestlige Odense på samme matrikel som Enghaveskolen, der er en specialskole for børn og unge med autisme. Fysiske rammer. Bihuset Roesskovsvej ligger på en skrånende grund med lidt skov i hver ende af grunden. Huset er i ét plan ud mod parkeringsplads og skole, men i to plan ud mod skov og legeplads. Børnene bebor den øverste etage, medens der i den nederste etage er etableret motorikrum, multimedierum, vaskerum samt værksted til husets pedel. I forbindelse med hovedindgangen, der ligger i øverste plan ud mod skolen, er der kontor og mødelokale. Huset var tidligere opdelt i tre grupper, men to af grupperne er
nu lagt sammen. Huset har tre køkkener og 6 badeværelser samt to udestuer. På grunden er der en almindelig legeplads samt en skovlegeplads. Opdeling. Bihuset Roesskovsvej består af 2 børnegrupper med plads til hhv. 6 og 12 børn. Grupperne benævnes Kløver/Lyngen og Mælkebøtten. Ved opdeling af grupperne er der taget hensyn til børnenes funktionsniveau, individualitet og til en vis grad alder. Der samarbejdes på tværs af grupperne, når det er hensigtsmæssigt. Normering. Bihuset Roesskovsvej har en samlet normering på 28 stillinger. Udover det pædagogisk uddannede personale er der tilknyttet en pædagogisk medhjælper til hver gruppe. Der er tilknyttet en fuldtids pedel, som varetager Bihuset Roesskovsvej såvel som Bihuset Bjerregårdsvej aflastning. Det samme gælder husets kontorassistent, som er ansat 31 timer ugentlig. Tilsynet har besøgt Bihuset, Roesskovsvej, men har også spurgt til Bihuset, Bjerregårdsvej i forbindelse opfølgning på tidligere anbefalinger. 2. Tilsynets generelle indtryk af tilbuddet. Tilsynet vurderer, at Bihuset er et veldrevet tilbud til målgruppen, og at Bihuset gennem flere år har opbygget en stor faglig ekspertise og kompetence på målgruppeområdet. Tilsynet bemærker, at arbejdet på Bihuset kan være psykisk udfordrende, bl.a. som følge af en del vold imod medarbejderne, og aktuelt fordi man har lagt to af grupperne sammen, og der skal findes nye måder at arbejde på. Det er tilsynets vurdering, at der er ledelsesmæssigt fokus på både behov for kompetenceudvikling, håndtering af vold og den nye arbejdsform i den sammenlagte gruppe. Tilsynet vurderer, at der er handlet tilfredsstillende på tilsynets tidligere anbefalinger. 3. Anbefaling til kvalitetssikring og udvikling. Tilsynet anbefaler, at Bihusets servicedeklaration opdateres snarest. 4. Evt. bemærkninger fra centerchef og driftsdirektør, som ikke er indarbejdet. Fra centerchef: Ingen. Fra driftsdirektøren: Ingen. 5. Fremsendelsesbemærkning til driftsdirektøren. Rapporten fremsendes hermed til videre behandling, idet der herunder henvises til overstående anbefaling. Den 13. september 2013, ABJ. 6. Tilsynsbesøgets forløb. De tilsynsførende ankom til Bihuset kl. 11.30 og blev modtaget af en medarbejder, der fortalte, at afdelingslederen på Bihuset holdt ferie. Medarbejderen sørgede for, at vicecenterlederen og Side 2 af 6
aflastningens afdelingsleder (som også har det afdelingsledelsesmæssige ansvar på Bihuset, når afdelingslederen holder ferie) telefonisk blev gjort bekendt med det uanmeldte tilsyn. En anden medarbejder kom til, og tilsynet havde herefter en samtale med den nytilkomne medarbejder. Denne medarbejder har tidligere været afdelingsleder på Bihuset og fungerer nu primært som Bihusets VISO konsulent. Herudover interviewede tilsynet kort Bihusets arbejdsmiljørepræsentant, og talte i forbindelse med rundvisningen med såvel øvrige medarbejdere som nogle af de tilstedeværende børn/unge. I forbindelse med rundvisningen inspicerede tilsynet et medicinskab, og fandt intet at bemærke. Under rundvisningen observerede tilsynet, at alle rum i Bihuset bærer præg af den særlige kommunikationsform, der er nødvendig at bruge i forhold til målgruppen. Der var tavler med piktogrammer i stort set alle lokaler, og flere gange under rundvisningen oplevede tilsynet, at børn/unge henvendte sig til personalet ved hjælp af disse piktogrammer. Tilsynet blev afsluttet kl. 13.30. Deltagere: Tilsynet interviewede en medarbejder og en arbejdsmiljørepræsentant som beskrevet ovenfor. Fokuspunkter: I 2013 har tilsynet et gennemgående fokus på medicinhåndtering og utilsigtede hændelser vedrørende medicinhåndtering og sundhedsfaglige opgaver, hvilket der er blevet spurgt ind til. 7. Aktuel situation Beboergruppen. Bihuset har siden sidste forår haft ledige pladser, og i øjeblikket er der 3 ledige pladser, men det ser ud som om der er minimum 2 nye beboere på vej ind i huset. De tomme pladser er et udtryk for, at kommunerne i stigende grad beholder den pågældende målgruppe i egne tilbud. Siden sidste tilsyn er der 2 beboere der er flyttet, og begge flytninger er sket på grund af alder. Ellers er der ikke sket ændringer i beboergruppen siden sidste tilsyn. Tilsynsbesøget foregik i sommerferien, hvorfor en stor del af beboerne var hjemme på ferie, og på den ene afdeling var alle beboerne hjemme. Faglige problemstillinger. Der ses en tendens til, at beboerne har yderligere diagnoser udover autisme, og problematikkerne omkring målgruppen bliver mere og mere komplekse. Dette er en pædagogisk udfordring, som Bihuset er meget opmærksomme på, og der er øget fokus på, at personalet erhverver sig de kompetencer, der er brug for, for at kunne yde den mest optimale behandling for denne målgruppe. Magtanvendelser: I 1.-3. kvartal 2012 er der indberettet i alt 11 tilladte magtanvendelser. Medarbejderen fortæller, at efter denne periode har der også været magtanvendelser, og disse magtanvendelser har primært været i forhold til en nyligt indflyttet beboer. Medarbejderen mener ikke, der har været ikke tilladte magtanvendelser i den pågældende periode. Alle magtanvendelser tages op på førstkommende personalemøde, hvor magtanvendelserne gennemgås primært med henblik på læring. Risikovurderinger: Medarbejderen fortæller, at Bihuset arbejder med risikovurderinger efter trafiklysmodellen, og at modellen er implementeret. Tilsynet fik forevist en beboers risikoprofil med tilhørende handleplan for de enkelte signalområder. Side 3 af 6
Vold beboerne imellem: I den kvartalsvise opgørelse fremgår, at der i perioden 1. kvartal 2012 til og med 1. kvartal 2013 er indberettet mellem 1 og 9 episoder pr. kvartal vedrørende vold beboerne imellem (heraf 1 trussel om vold/overgreb, og de resterende episoder var af karakteren fysisk overgreb/vold). Medarbejderen fortæller, at vold beboerne imellem forekommer sjældent, og når dette sker, er det fordi beboerne forstyrrer hinandens verden, f. eks. ved at tage hinandens legetøj. Vold beboerne imellem er ikke personligt motiveret. Personalesituationen. Psykisk og fysisk arbejdsmiljø: Der er stor fokus på det psykiske arbejdsmiljø, især på grund af sammenlægningen af de 2 grupper med deraf følgende nye arbejdskonstellationer og -rutiner, samt det faktum at arbejdsmiljøet på Bihuset er præget af, at der foregår en del vold fra beboere mod medarbejdere. Bihuset har benyttet sig af ekstern konsulent til supervision blandt andet til bearbejdning af de problemstillinger, som det hårde psykiske arbejdsmiljø frembringer. Den eksterne konsulent superviserer også i forhold til den enkelte beboers problematikker. Arbejdsmiljørepræsentanten fortæller, at han gennemgår alle indberetninger vedrørende arbejdsmiljø og pointerer, at der er stor bevågenhed og beredvillighed i forhold til at styrke arbejdsmiljøet, ligesom arbejdsmiljø er fast punkt på MED-møder. Der opleves ikke nogen problemer i forhold til det fysiske arbejdsmiljø. Vold imod medarbejderne: I den kvartalsvise opgørelse fremgår, at der i 2012 blev indberettet følgende antal episoder med vold imod medarbejderne: 2. kvartal: 39 episoder med fysisk vold, 3. kvartal: 47 episoder med fysisk vold og 4. kvartal: 102 episoder heraf 1 verbal trussel, 1 vold med genstande samt 100 episoder med fysisk vold. I 2013 er der i 1. kvartal indberettet 85 episoder, 4 verbale trusler og 81 episoder med fysisk vold. Medarbejderen fortæller, at den stigende vold mod medarbejdere i de sidste 2 kvartaler primært er sket fra 2 beboere. Der bliver arbejdet målrettet for at få løst denne problematik blandt andet ved hjælp af supervision og sparring fra den eksterne konsulent. De fysiske rammer. Børnene/de unge er opdelt i tre bo-afsnit med hver 6 værelser, der organisatorisk fungerer som to grupper: Lyngen for de bedre fungerende børn, hvor de fleste har verbalt sprog, Kløver for børn med et lidt lavere funktionsniveau, og hvor ikke alle har verbalt sprog, samt Mælkebøtten for de svagest fungerende børn. Medarbejderen oplyser, at Lyngen og Kløver er slået sammen til én afdeling, dækkende de bedst fungerende børn/unge. Hver af de tre bo-afsnit har et nyere køkken, stor hyggelig spise- og opholdsstue og hver to badeværelser. Værelserne har en god størrelse, er individuelt indrettet, bl.a. under hensyn til børnenes funktionsniveau. Det er tilsynets vurdering, at de smalle værelsesgange/korridorer kan være uhensigtsmæssige i.f.t. udadreagerende børn/unge. Dette blev ikke fremhævet af medarbejderne som et problem, og der fremsættes ikke en anbefaling herom. I stueetagen forefindes desuden kontor for afdelingsleder, kontorassistent og personalerum. Da møderummet ikke kan rumme hele personalegruppen, er der indrettet et ekstra mødelokale i kælderetagen. Her findes desuden værksted for pedellen, motionsrum, vaskerum og lille depotrum, der er for småt og suppleres af skure foran huset. To af bo-afsnittene har Side 4 af 6
hver sin udestue og udendørs er etableret legeplads samt fælles terrasse for Lyngen og Kløver, medens Mælkebøtten har egen aflukket terrasse. Driftsforhold. Medarbejderen fortæller, at den nye centerdannelse, hvor Bihuset er blevet en del af Autismecenter, er blevet godt og positivt modtaget i personalegruppen. Medarbejderne føler, at processen omkring dannelsen af centret har været meget åben, og der har været en god stemning i personalegruppen. Medarbejderne oplever, der er lagt større ansvar ud til hver afdeling og til hver enkelt medarbejder blandt andet på det økonomiske område. Tilsynet har gennemset Bihusets servicedeklaration og bemærker, at denne ikke er opdateret (den tidligere forstanders navn, titel og e-mail figurere, og den centerlederens navn og kontaktoplysninger mangler). Tilsynet har fremsat en anbefaling om, at denne opdateres. 8. Fokuspunkter. Hvor mange af beboerne får medicin? I øjeblikket er der 13 af Bihusets beboere, der får medicin. Hvor mange beboere får hjælp til medicinhåndtering? Der er ingen af beboerne, der selv kan håndtere deres medicin, så alle der får medicin får hjælp og støtte til denne opgave. Hvor mange af beboerne får støtte til sundhedsfaglige opgaver? I øjeblikket er der ingen af beboerne, der får støtte til andre sundhedsfaglige ydelser, men der har tidligere været beboere, der har fået støtte til blandt andet fysioterapi. Er de retningsgivende dokumenter vedrørende hhv. utilsigtede hændelser og medicinhåndtering implementeret? De retningsgivende dokumenter er implementeret på Bihuset, og i øjeblikket arbejdes der med at oprette retningsgivende dokumenter, der skal være gældende for hele Autismecenter. Antal utilsigtede hændelser? Der har i perioden i perioden 1. januar - 1. juli 2013 ikke været utilsigtede hændelser i forbindelse med medicinhåndtering eller sundhedsfaglige opgaver. De utilsigtede hændelsers karakter? Se ovenfor. Antal medicinansvarlige og antal medarbejdere med medicinkursus? Der er én medicinansvarlig på hver afdeling, og der er i alt 8 medarbejdere, som har gennemført medicinkursus. Praksis i forhold til dokumentation og indberetning af utilsigtede hændelser? Bihuset har beskrevet en procedure for, hvordan utilsigtede hændelser skal behandles, både i forhold til håndtering og i forhold til læring. Proceduren for at sikre læring og utilsigtede hændelser samt hindre gentagelse? Side 5 af 6
Se ovenfor. Hvordan foregår oplæring og introduktion til medicinhåndteringsopgaver for vikarer og nyansatte medarbejdere)? Alle nye medarbejdere skal igennem et introduktionsprogram, der blandt andet omfatter medicinhåndtering, og først efter denne introduktion må nye medarbejdere, såvel fastansatte som vikarer, håndtere medicin. 9. Andet: Opfølgning på tidligere anbefalinger: Anbefalinger fra anmeldt tilsyn d. 28.11 2012 - At de retningsgivende dokumenter for medicinhåndtering og de retningsgivende dokumenter for utilsigtede hændelser implementeres. Opfølgning: De retningsgivende dokumenter er implementeret. - At der afholdes brandøvelse (evt. på et tidsrum, hvor der ikke er mange beboere tilstede) Opfølgning: Bihuset havde planlagt en brandøvelse i samarbejde med Odense Brandvæsen, og til dette brug skulle der ankomme materiel til Bihuset. Dette materiel var ved en fejl sendt et andet sted hen, og brandøvelsen måtte derfor aflyses. Der er plan for afholdelse af ny brandøvelse. Anbefalinger fra uanmeldt tilsyn d. 07.06 2012 på Bihuset, Bjerregårdsvej - Tilsynet anbefaler, at ledelsen tager initiativ til at påvirke den konkrete aftale om transport af børnene til Bihuset, aflastningen. Tilsynet anbefaler således, at man søger at få indføjet specifikke krav ud fra børnenes konkrete behov, fx at børnene skal afleveres ved en bestemt indgang. Forstanderen havde følgende bemærkning til anbefalingen: Påvirkning af transport af de 47 børn til Bihuset, aflastning er kompliceret, idet der er tale om mange forskellige udbydere på forskellige kørselsordninger. Disse aftaler indgås og håndteres i kommunalt régi. Ændringer i aflastningsdage, sygdom, ferie m.m. kan have indflydelse på, om det er den samme chauffør som transporterer barnet, og om vedkommende får lavet en god aflevering efter de aftaler der er indgået. Fra Bihusets side vil vi fortsat lave aftaler med chaufførerne, for derigennem at sikre den bedste aflevering og modtagelse. Opfølgning: Centerlederen har oplyst følgende: Der vil altid være udfordringer med vores børn/unge, når de er i en sammenhæng, som ikke er optimal altså hvor struktur, forudsigelighed og den pædagogiske tilgang i øvrigt, er i hænderne på ikke fagligt personale (taxachauffører). Vi forsøger at have en tæt dialog med chaufførerne og har bl.a. haft et møde med Odense Taxa, for at fortælle om autisme, m.m. Side 6 af 6