Retningslinjer for Captia-journalisering på eksternt finansierede forskningsprojekter PROJEKTØKONOMI Version 1.2 P R O J E K T Ø K O N O M I A P R I L 2 0 1 6 S A G S N R. 2 0 1 6-0 6 2-0 0 0 0 1
Version Udgivelsesdato Ændringer 1.2 April 2016 Tilføjelse af afsnit om ny journalplan. 1.1 August 2015 Uddybning af angivelse af parter. Eksempler på dokumenttyper. 1.0 Marts 2015 Ny. 2
INDHOLD Indhold... 3 FORMÅL... 4 Ansvar for oprettelse af sagsnummer og løbende journalisering... 4 Oprettelse af sag, sagstitler og sagsstamdata... 4 Oversager og undersager... 7 Dokumenter... 7 Forskere som Captia-brugere... 8 Kontakt... 8 Bilag 1: Ansvar for løbende journalisering i Captia af eksternt finansierede projekter... 10 Bilag 2: Undernumre... 11 Bilag 3: Parter... 12 AAU-medarbejdere... 12 Virksomheder... 12 Medarbejdere i virksomheder, kommuner, institutioner, myndigheder etc.... 12 Bilag 4: Eksempler på dokumenttilknytning... 14 3
FORMÅL Denne vejledning i brug af Captia på eksternt finansierede projekter skal ses i sammenhæng med Regelsæt vedr. journalisering for eksternt finansierede forskningsprojekter 1. Hvor regelsættet beskriver lovgrundlag og journaliseringspraksis for eksternt finansierede projekter beskriver dette dokument, hvordan man sikrer den mest hensigtsmæssige opsætning i Captia og efterfølgende håndtering af elektronisk journalisering på eksternt finansierede projekter. Dette dokument erstatter Vejledning vedr. journalisering for eksternt finansierede projekter, dateret 2. oktober 2012. Ansvar for oprettelse af sagsnummer og løbende journalisering Det er instituttets ansvar at sikre, at der oprettes et sagsnummer til projektet, ligesom det er projektadministrator på instituttet, der har det overordnede ansvar for den løbende journalisering 2. Et projekts sagsnummer i Captia skal oprettes i forbindelse med fremsendelse af en ansøgning om eksterne midler. Udbygges sagsnummeret med undersager, oprettes et unikt sagsnummer for hver undersag, og disse knyttes sammen som hhv. over-/undersager, jf. nedenfor. I løbet af projektets levetid vil Projektøkonomi flere gange være inde over projektet, og i disse faser vil Projektøkonomi have en del af journaliseringsansvaret, se bilag 1. Hvis f.eks. Økonomicenter, F&P-kontoret eller Kontraktenheden er involveret i projektet, er det projektadministrators ansvar at sikre, at der sker den nødvendige journalisering i Captia. Oprettelse af sag, sagstitler og sagsstamdata Der oprettes minimum én sag pr. projektnummer. Sagsgrupperne 511-515 3 anvendes pr. 1. april 2016 på eksternt finansierede projekter. Styrende for valget er, hvilken gruppe bevillingsgiver tilhører. Hvis der f.eks. er tale om et konsortium bestående af danske og udenlandske partnere, men finansieret af Det Frie Forskningsråd, skal sagsgruppe 513 vælges. Ved valg af en sagsgruppe er det obligatorisk at vælge en værdi i feltet Undernummer. Listen over undernumre findes i bilag 2, og der er med nummerrækken lagt op til, at den elektroniske journalisering afspejler eller erstatter de fysiske mapper. Sagstitel-syntaks: FIK[projektnummer] [projekttitel], [bevillingsgiver] 1 http://www.captia.aau.dk/digitalassets/131/131359_regels--t-vedr-journalisering-for-eksternt-finansieredeforskningsprojekter.pdf 2 Projektadministrator skal i denne sammenhæng forstås som den TAP-medarbejder, som står for den løbende håndtering af projektets økonomi og bogføring, overholdelse af interne og eksterne procedurer ifm. med projektets oprettelse, økonomiske afrapportering og lukning. Som udgangspunkt vil det være den medarbejder der er tilknyttet projektet i ØSS Stamdata, men det vil på nogle institutter/områder kunne dreje sig om flere personer. 3 Bemærk at sager oprettet i den forrige journalperiode (før 1/3-2016) har sags-/emnegruppe 840-859. 4
Journalnumre fra andre systemer, bevillingsgiverkoder o.a. som indgår i projekttitlen i ØSS placeres i feltet Sagstekst. Sagstitler, der oprettes før der foreligger et ØSS projektnummer, oprettes uden dette dvs. med syntaksen FIK [projekttitel], [bevillingsgiver] FIK erstattes af IV i sagstitler for projekter for indtægtsdækket virksomhed. Kendte akronymer/forkortelser eller sagsnumre som ikke fremgår af sagstitel oplistes i sagstekst. Eksempel: Titel: FIK 462002 Women in Egypt, KVINFO Sagstekst: Sagsnr.: DIACOP.4.a.AAU.EGYPTEN.22 Planlagt afslutning: Feltet udfyldes ved oprettelse af sagen med forventet slutdato for projektet. Bemærk at det er muligt at lukke undersager, efterhånden som de afsluttes. F.eks. vil man typisk lukke ansøgningssagen, når man har fået bevillingen. Parter: Sagen tilføjes som minimum følgende parter: Bevillingsgiver(e) Bevillingshaver(e) Hvis man ønsker at notere alle parter på sagen er dette også en mulighed. Se eksemplet nedenfor. Husk at oprette parter korrekt jf. bilag 3. 5
Omkostningssted: Indtastes under Oplysninger med ledetekst: Omkostningssted. Inteum journalnummer: Indtastes under Oplysninger med ledetekst Inteum j.nr.. Inteum j.nr. oplyses i åbningsbrev fra Projektøkonomi og indtastes af projektadministrator i Captia. Indblik: Sagerne er generelt ikke indbliksbeskyttede. Hvis informationer om projektet ønskes behandlet fortroligt, tilføjes indblikskoder. Indblikskode for Projektøkonomi [PROJEKTOKONOMI] skal tilføjes alle sager med indbliksbeskyttelse. Hermed gives adgang til medarbejderne i Økonomiafdelingens afdeling Projektøkonomi. Det kan være hensigtsmæssigt at oprette en projektindblikskode for instituttet, der sikrer, at projektadministratorer og institutleder på instituttet har indblik i alle sager på instituttet. Hvis en sådan indblikskode ønskes, tages kontakt til ESDHsekretariatet. Lukning/afslutning: Projektadministrator har ansvaret for at lukke sagen i Captia. Når projektadministrator har modtaget lukkebrev fra Projektøkonomi og har sikret sig, at relevant materiale omkring økonomi/resultater mv. er arkiveret i Captia, skal han/hun foretage lukning af sagen inkl. evt. undersager i Captia. Det er vigtigt, at projektadministrator har afklaret med projektleder, at alt relevant materiale er arkiveret. I det tilfælde, at forskernes resultater/rapporter mv. ikke arkiveres i Captia, skal der i Captia være en henvisning til hvor det alternativt er arkiveret (f.eks. VBN). 6
Oversager og undersager Hvis et projekt er af et begrænset omfang og med en kort levetid kan det være tilstrækkeligt at oprette én sag med undernummeret Generelt og journalisere alt materiale herunder. Er der imidlertid tale om et mere kompliceret projekt anbefales det, at man opretter de relevante undernumre og knytter dem til sagen Generelt som undersager, jf. illustrationen nedenfor. Ansøgning Projektoprettelse Budget GENERELT Samarbejde Medfinansiering FagligRapp... Oprettelse af sagens første undersag sker ved at kopiere sagen Generelt og opdatere sagens stamdata (titel, undernummer, sagsbehandler, indsigt o.a.). Herefter skal originalsagen Generelt tilknyttes som oversag på den nyoprettede sag. Efterfølgende undersager oprettes ved at kopiere en undersag, hvorved den nye sag automatisk arver relationen til oversagen. For overblikkets skyld anbefales det, at man først opretter en undersag, når behovet herfor opstår, ligesom det også er muligt løbende at lukke undersager, der er afsluttede. Dokumenter For at sikre det bedste overblik over dokumenterne på en sag anbefales det, at dokumenterne gives meningsfyldte navne, og at der bruges de relevante dokumenttyper og grupper. F.eks. Kontrakt til kontrakter og samarbejdsaftaler. Se bilag 4 for eksempler på dokumenter og tilknytning til dokumenttype, -gruppe og undergruppe. Følgende syntaks anbefales til dokumentnavngivning: [projektnummer] anmodning om oprettelse [projektnummer] regnskab [periode] 7
[projektnummer] tjekliste [periode] [projektnummer] ØSS afstemning [periode] [projektnummer] anmodning om lukning Eksempler: 462002 regnskab 2014 462002 ØSS afstemning 2014 462002 regnskab 2015 462002 ØSS afstemning 2015 462002 anmodning om lukning Vær særligt opmærksom på navngivning, når der arkiveres mailkorrespondance. Her bliver mailemne automatisk til dokumenttitel i Captia, medmindre dette ændres i forbindelse med arkiveringen. Bemærk at der kan vælges følgende tilstande for dokumenterne: ARK, Arkiveret UL, Låst dokument UP, Personligt udkast UÅ, Udkast Først når tilstanden for et dokument er sat til ARK, Arkiveret, har man sikret sig mod ændringer i dokumentet. Dokumenter i VBN: Dokumenter arkiveret i VBN skal ikke dobbeltarkiveres i Captia. Af hensyn til dokumentationen af forskningsprojekternes resultater anbefales det dog, at der oprettes henvisninger i Captia til relevante informationer i VBN f.eks. ved i FagligRapp -sagen at indsætte links til VBN i sagstekstfeltet. Forskere som Captia-brugere Captia ses p.t. som et administrativt system, hvor det ikke forventes, at systemet udbredes til forskerne. Forskernes dokumentation af forskningsresultater sker via VBN. Forskere med væsentlige administrative opgaver og/eller med særligt behov for adgang til den administrative dokumentation om f.eks. forskningsprojekterne kan dog oprettes som Captiabrugere og bruge systemet på lige fod med administrativt ansatte. Kontakt For spørgsmål vedrørende funktioner, opsætning og brugeroprettelse i Captia samt AAUs journalplan kontakt: ESDH-sekretariatet http://www.captia.aau.dk/ Mail: esdh-sekretariat@adm.aau.dk Direkte: 9480 8
For spørgsmål vedrørende den løbende journalisering på eksternt finansierede projekter kontakt: Projektøkonomi http://www.okonomi.aau.dk/projektoekonomi/ Tina Ryding (direkte 7316) eller Martin Munk Mortensen (direkte 9585) 9
Bilag 1: Ansvar for løbende journalisering i Captia af eksternt finansierede projekter SAGSOPRETTELSE Oprettelse af sag i Captia Ansøgning og andet der ligger før projektoprettelsen OPRETTELSE AF PROJEKTNUMMER Anmodning om oprettelse + FIKbudget Institut/ projektadministrator Projektøkonomi * Noter Captia sagsnummer påføres anmodning om oprettelse. Anmodning om oprettelse inkl. tilsagn, samarbejdsaftale o.a. sendes som vedhæftede filer i en e-mail til Kontraktenheden. Åbningsbrev Projektøkonomi journaliserer åbningsbrevet ifm. fremsendelse til instituttet. Projektnummer påføres sagstitel Syntaks: FIK [projektnummer] [projekttitel], [bevillingsgiver] Inteum sagsnummer Sagsnummeret Indtastes under "Oplysninger" med ledetekst "Inteum j.nr.". Sagsnummeret fremgår af åbningsbrevet. LØBENDE JOURNALISERING Tilsagn og andre aftaler der er hæftet op mod tilsagnet F.eks. konstortiumaftale. Korrespondance, mødereferater osv. med bevillingsgiver o.a. () Journaliseringspligten ligger hos den der har kontakten udadtil. Ændringer til bevilling Bemærk AAU forretningsgang mht. tillægsbevillinger og ændringer i aftaleperiode/beløb osv. Regnskab og underliggende materiale/dokumentation Regnskaber og dokumentation mm. sendes som vedhæftede filer til Projektøkonomi pr. e-mail. Det endelige, underskrevne regnskab journaliseres af Projektøkonomi ifm. fremsendelse til instituttets projektadministrator. Projektadministrator journaliserer den gældende ØSS-afstemning og evt. underliggende dokumentation. Andet LUKNING AF SAG Anmodning om lukning Captia sagsnummer påføres anmodning om lukning. Lukningsbrev Projektøkonomi journaliserer lukningsbrevet ifm. fremsendelse til instituttet. Sagsnummer lukkes * BEMÆRK: Journaliseringsansvaret forbliver hos instituttet i de tilfælde, hvor Projektøkonomi er inde over processen, og sagen ikke er oprettet Captia/der ikke er påført Captia sagsnummer i hhv. anmodning om oprettelse, anmodning om lukning og tjekliste til regnskabsaflæggelse. 10
Bilag 2: Undernumre Ved oprettelse af en sag i sagsgrupperne 511-515 skal tilknyttes et undernummer. Der er med nummerrækken lagt op til, at den elektroniske journalisering afspejler eller erstatter fysiske mapper. Undernummer Generelt anvendes til sager uden opdeling i undersager samt til oversager jf. figuren på side 3. Kode Beskrivelse Generelt Generelt Ansøgning Ansøgning Tilsagn Tilsagn - lovgrundlag Budget Budget Finansford Finansieringsfordeling Oprettelse Projektoprettelse Samarbejde Samarbejdsaftaler Medfinans Medfinansiering Afstemning Afstemning ØSS Revision Revision BevillMyn Bevilgende myndighed Regnskab Økonomisk afrapportering FagligRapp Faglig afrapportering Udbetal Udbetalinger OmkAna Omk-steder/analysenumre Risiko Risikoanalyse Statsstøtte Statsstøtte 11
Bilag 3: Parter Nedenstående er uddrag af de generelle retningslinjer vedr. registrering af parter på dokumenter og sager i Captia, og gælder således ikke kun for eksternt finansierede projekter. AAU-medarbejdere AAU-medarbejdere som oprettes som brugere af Captia oprettes automatisk som adressat af typen Medarbejdere. AAU-medarbejdere som IKKE er Captia-brugere kan oprettes som adressat af typen Medarbejdere uden Captia. Ved oprettelse af medarbejdere: Angiv medarbejdernummer, navn, e-mailadresse. Bemærk: Hvis du har adgang til personalesager, kan du også se medarbejderens privat-adressat med CPR-nummer og privatadresse. Brug KUN denne adressat til kommunikation i medarbejderens personalesag. Virksomheder Oprettes som Virksomheder (med CVR) eller Virksomheder (uden CVR). Hvis virksomheden har været oprettet uden CVR og du så modtager et CVR kan du lukke den gamle adressat og oprette en ny adressat af typen Virksomheder (med CVR) Medarbejdere i virksomheder, kommuner, institutioner, myndigheder etc. Det er væsentligt at kommunikationen med virksomhed X knyttes sammen uanset om det er medarbejder NN eller YY, kommunikationen foregår med. Derfor oprettes medarbejdere ved virksomheder etc. som kontaktadresser på virksomhedens adressat. 1. Klik på luppen ud for virksomhedens adresse for at få adressen frem i sektion 5 2. Klik på handlingsikonet, vælg opret 3. Indtast medarbejderens navn i adresse 1 samt e-mailadressen. Vælg adressetype KA, Kontaktadresse P R O J E K T Ø K O N O M I A P R I L 2 0 1 6 S A G S N R. 2 0 1 6-0 6 2-0 0 0 0 1
13
Bilag 4: Eksempler på dokumenttilknytning Nedenstående er eksempler på, hvordan man kan tilknytte dokumenttype, -gruppe og undergruppe til dokumenterne på sager vedrørende de eksternt finansierede projekter. Bemærk at oversigten er vejledende og ikke udtømmende. Eksempel på dokument Eksempel på dokumenttype Eksempel på dokumentgruppe Undergruppe Den endelige ansøgning U, Udgående ANS, Ansøgning Ansøgning Risikoanalyse E, Egne NOT, Notat Risiko Statsstøtte E, Egne NOT, Notat Statsstøtte Korrespondance med bevillingsgiver/parter Hhv. U, Udgående og I, Indgående [blank] Ansøgning, Tilsagn eller BevillMyn, afhængigt af tidspunktet Projektbudget BILAG, Bilag [blank] Budget Projektoprettelse NO, Notat NOT, Notat Oprettelse Afsendt mail med projektoprettelse vedhæftet U, Udgående [blank] Oprettelse Åbningsbrev fra Projektøkonomi (arkiveres af PØ) U, Udgående [blank] Oprettelse Bevillingskrivelse, kontrakt, samarbejdsaftale KONTRAK, Kontrakt AFT, Aftale Tilsagn Bilag til bevillingsskrivelse, kontrakt BILAG, Bilag AFT, Aftale Tilsagn Samarbejdsaftaler BILAG, Bilag AFT, Aftale Samarbejde Forhold omkring medfinansieing NO, Notat NOT, Notat Medfinans Løbende afstemninger E, Egne [blank] Afstemning Afrapportering inkl. regnskab NO, Notat eller U, Udgående [blank] Regnskab Afstemninger o.a. omkring regnskabsaflæggelse N, Intern NOT, Notat Regnskab Regnskab underskrevet af regnskabschefen (arkiveres af PØ) U, Udgående [blank] Regnskab Ekstern revision U, Udgående eller I, Indgående [blank] Revision Faglig rapportering U, Udgående eller NO, Notat [blank] FagligRapp Ændring i aftaler, tillægsbevilinger o.a. KONTRAK, Kontrakt AFT, Aftale Tilsagn Mødemateriale med særligt sagsrelevans REF, Referat REF, Referat [afhænger af indhold] Mødeindkaldelser DAGSOR, Dagsorden NOT, Notat [afhænger af indhold] Beslutningsnotater NO, Notat NOT, Notat [afhænger af indhold] Intern korrespondance/telefonnotater N, Intern NOT, Notat [afhænger af indhold] Mail med anmodning om lukning U, Udgående [blank] Oprettelse Lukkeskrivelse fra Projektøkonomi (arkiveres af PØ) U, Udgående [blank] Oprettelse 14