Den 7. januar 2013 Dagsorden Kl. 13.30-15 Frandsensalen FALK-møde nr. 137 Faste deltagere: JJ, SEF, KJ, LG, ST, FB, FLA, KRTH, LM, MVL, NDH, OJ, SHJ, CBR, NIHD Afbud: SEF, MVL, FLA Gæst: Mødeleder: JJ Kopimodtager: Per Lindblad Johansen Referent: BBJ Universitetsdirektøren Ref: FLA/WFJ 0. Bemærkninger til dagsordenen 1. Bemærkninger til referat fra møde nr. 136 (Bilag 137.1) (5 minutter) 2. Orientering fra seneste universitetsledelsesmøde (5 minutter) fla@adm.au.dk wfj@adm.au.dk Dato: 21. december 2012 Side 1/2 3. Orientering fra seneste bestyrelsesmøde (JJ) (5 minutter) 4. Prioritering af projekter 2013 (Bilag eftersendes den 3. januar) (JJ) (60 minutter) 5. Anbefalinger fra ledelsesseminaret i november 2012 (Bilag eftersendes) (JJ) (10 minutter) 6. Overblik over indmeldinger til først udkast til FALK årshjul (JJ) (5 minutter) 7. FALK-seminar den 29.-30. maj (JJ) (5 minutter) 8. Til orientering/ eventuelt: Faste punkter: Næste FALK-møde den 14. januar Møde i universitetsledelsen den 14. januar Bemærkninger til mødebilag: Dagsordener til de kommende to FALK-møder (Bilag 137.8.1 og bilag 137.8.2) Universitetsledelsen Aarhus Universitet Nordre Ringgade 1 8000 Aarhus C Tlf.: 87150000 Fax: 87150201 E-mail: rektor@au.dk http://www.au.dk/om/uni/univer sitetsledelsen/
Liste over kommende punkter, temamøder/ FALK årshjul og liste over arbejdsgrupper, deres opgaver og deadline (Bilag 137.8.3) Side 2/2 Emner (kun) til skriftlig orientering (Bilag udsendes via WFJ): Fordeling af FALK-møder i 2013. Meld venligst oplysning om lokaler til WFJ (Bilag eftersendes) Forberedelse af kommende ASU-møde Andet: Evaluering af mødet/ kommunikation (5 minutter)
Bilag 137.1 Den 17. december 2012 Referat Kl. 13.30-15.30 AU Forskning og Talent, Internationalt Center, mødelokale 2, bygning 1650 FALK-møde nr. 136 Faste deltagere: JJ, SEF, KJ, LG, ST, FB, FLA, KRTH, LM, MVL, NDH, OJ, SHJ, CBR, NIHD Afbud: SEF, KJ. Gæst: Chefrådgivere deltager Mødeleder: KRTH Kopimodtager: Per Lindblad Johansen Referent: FLA Universitetsdirektøren Ref: FLA/WFJ 0. Bemærkninger til dagsordenen Pkt. 4. behandles på mødet efter pkt. 1. På et snarligt møde tages bilag om forberedelsen af universitetsledelsesmøder på dagsordenen. fla@adm.au.dk wfj@adm.au.dk Dato: 18. december 2012 Side 1/5 1. Status og udfordringer på AU Forskning og Talent (KRTH) AU Forskning og Talent er under et hårdt arbejdspres. AU Forskning og Talent har sat fokus på arbejdsmiljø og stress samt bæredygtighed og konsolidering. Indholdsmæssigt er der påbegyndt et forskningsstrategisk arbejde i samarbejde med båndet. Der er nedsat 6 arbejdsgrupper, som skal forberede AU s indspil i forbindelse med det kommende strategiske EU forskningsprogram. For ca. et år siden præsenterede AU Forskning og Talent et koncept for støtte til forskningsansøgninger. Konceptet er nu rullet ud. Ph.d. planner-projektet udvikles. Pt. arbejdes der med at rette fejl og mangler. Der mangler fortsat systemunderstøttelse af afhandlings- og kursusdelen. Der er indledt et tæt samarbejde med AU Studieadministration, hvorved der i fællesskab mellem afdelinger er oprettet en projektorganisation, der kan løse alle de administrative opgaver for institutterne. Universitetsledelsen Aarhus Universitet Nordre Ringgade 1 8000 Aarhus C Tlf.: 87150000 Fax: 87150201 E-mail: rektor@au.dk http://www.au.dk/om/uni/univer sitetsledelsen/
Bilag 137.1 Der arbejdes på et oplæg, som skal afklare universitetets ambitioner på sommeruniversitets-området. Side 2/5 Ministeriet har en internationaliseringsstrategi på trapperne. 2. Bemærkninger til referat fra møde nr. 135 Der er foretaget rettelser til punkt 6 på foranledning af LG og til punkt 7 og punkt 9 på foranledning af NIHD. Rettelserne er markerede med rød skrift. Ellers ingen bemærkninger. 3. Orientering fra seneste universitetsledelsesmøde Der henvises til de skriftlige noter. 4. Prioritering af udviklingsprojekter 2013 Referatet er udformet som udkast til indstilling til universitetsledelsen. Det skal understreges, at der er tale om et udkast, som vil blive viderebearbejdet inden drøftelse på FALK-mødet den 7. januar 2013. (ref. bemærkning.) I efteråret 2012 opstillede FALK en liste på 78 administrative projekter, som den samlede administration havde eller ønskede at igangsætte. FALK indledte et arbejde med at beskrive og prioritere disse projekter ud fra forskellige karakteristika, herunder specielt i hvilken grad projekterne trak på ressourcer på hovedområderne. På grundlag af indstilling fra FALK besluttede universitetsledelsen at prioritere 37 projekter. (De af de prioriterede projekter, der forsætter i 2013, er anført i bilag 1). Administrationen har gennemført et analysearbejde med henblik på at afdække behovene for nye projekter i 2013. De enkelte vicedirektører har udarbejdet forslag til disse initiativer ud fra en fælles forståelse af, at universitetets væsentligste aktuelle behov er konsolidering, sikker drift og funktionsdygtige systemer. Som led i processen har vicedirektørerne genovervejet de prioriterede projekters aktuelle nødvendighed. Der er herved fremkommet en liste af forslag til prioriterede projekter omfattende allerede priorite-
Bilag 137.1 rede projekter (anført med grønt), nye projekter (anført med rødt) og forslag til udskydelse af projekter bilag 2 og bilag 3. Side 3/5 Der er gennemført et analysearbejde med henblik på at konstatere, i hvilket omfang de anførte projekter trækker på de samme ressourcer (nøglemedarbejdere), og i hvilket omfang de enkelte projekter er hinandens forudsætninger. Der er ligeledes gennemført en analyse af muligheden for skalering af de enkelte projekter og en foreløbig vurdering af, i hvilket omfang ressourcemangel kan kompenseres ved tilførsel af økonomiske ressourcer. Analyserne kunne uden tvivl blive mere præcise og korrekte, hvis der blev afsat mere tid til opgaven, men FALK er af den opfattelse, at det nuværende grundlag må anses for tilstrækkeligt til at fortsætte prioriteringsprocessen. Det kan konstateres, at ikke alle projekter lader sig gennemføre samtidig. De fleste af projekterne vil kunne gennemføres med fornødne tilpasninger inden for det enkelte vicedirektørområde - herunder ved udskydelse af andre planlagte. Bilag 3 opregner de projekter, der forventes udskudt. Følgende projekter trækker imidlertid så hårdt på de samme nøglemedarbejdere, at projekterne ikke kan gennemføres samtidig: Projekter der må anses for afgørende for driften: SPARTO, der anses for det væsentligste projekt, der skal konsolidere de nuværende systemer, etablere grundlæggende arbejdsprocesser og systemer og sikre valide data AUHRA, personale og lønsystem EDDI, Studieordningsdelen af STADS Nye mailadresser, projektet er en forudsætning for konsolideringen IHA og HIH studieadministrative systemer IHA fusion Ph.d. planner, afhandlinger og kursusdelen Navision konsolidering/ars Projekter, der må anses for fagligt og politisk uomgængelige: Undervisningsplanlægningssystem, Syllabus mhp optag vinter 2013, BSS og ARTS Undervisningsplanlægningssystem, Syllabus, udbredt på hele universitetet Digitale stedprøver LMS
Bilag 137.1 Ud fra trækket på nøglepersoner og projekternes indbyrdes afhængighed indstiller FALK, at nøgleressourcerne anvendes i følgende rækkefølge: Side 4/5 HIH og IHA, studieadministrative systemer EDDI Mailadresser SPARTO Navision konsolidering/arts AUHRA IHA fusion Undervisningsplanlægningssystem, Syllabus mhp optag vinter 2013, BSS og ARTS Undervisningsplanlægningssystem, Syllabus, udbredt på hele universitetet Ph.d. planner LMS Digitale stedprøver I et vist omfang kan nøgleressourcerne strækkes ved, at der tilføres yderligere ressourcer, dels ved eksternt køb, dels ved midlertidige udvidelser m.v. Mulighederne er ikke gennemanalyseret, men det er vurderingen, at en ekstra tilførsel på ca. 30 millioner formentlig vil kunne sikre, at der kan arbejdes intensivt med alle ovennævnte projekter i 2013. En analyse af mulighederne vil blive gennemført hurtigst muligt. Som led i dette arbejde vil der blive opstillet præcise tidsplaner og succesmål for projekterne, således at der kvartalsvis kan udarbejdes et overblik over projekternes fremdrift. 5. Orientering om organisationstjekket i AU Studieadministration MVL orienterede om den meget intense og omfattende proces, der skal bidrage til at øge samarbejdet og servicen i AU Studieadministration. Der var forventet et resultat inden jul, men dette vil først foreligge i begyndelsen af det nye år. 6. Til orientering/ eventuelt: Faste punkter: Næste FALK-møde den 7. januar Møde i universitetsledelsen den 7. januar
Bilag 137.1 Bemærkninger til mødebilag: Dagsordener til de kommende to FALK-møder (Bilag 136.6.1 og bilag 136.6.2) Liste over kommende punkter, temamøder/ FALK årshjul og liste over arbejdsgrupper, deres opgaver og deadline (Bilag 136.6.3) Side 5/5 Emner (kun) til skriftlig orientering (Bilag udsendes via WFJ): Procedurer og oversigter til den samlede universitetsledelsesbetjening (Bilag 136.6.4-12) Forslag til ændring til udkast for strategi for AU (Bilag 136.6.13) Sekretariatsbetjening af de tværgående bånd (Bilag 136.6.14) Forberedelse af kommende ASU-møde Andet: Evaluering af mødet/ kommunikation (5 minutter)
Bilag 137.8.1 Den 14. januar 2013 Dagsorden Kl. 13.30-15 AU? FALK-møde nr. 138 Faste deltagere: JJ, SEF, KJ, LG, ST, FB, FLA, KRTH, LM, MVL, NDH, OJ, SHJ, CBR, NIHD Afbud: SEF Gæst: Mødeleder:? Kopimodtager: Per Lindblad Johansen Referent: BBJ Universitetsdirektøren Ref: FLA/WFJ 0. Bemærkninger til dagsordenen 1. Status og udfordringer på AU? (?) (5 minutter) 2. Bemærkninger til referat fra møde nr. 137 (Bilag 138.2) (5 minutter) fla@adm.au.dk wfj@adm.au.dk Dato: 5. december 2012 Side 1/2 3. Orientering fra seneste universitetsledelsesmøde 4. Budgetudmelding (ST) 5. Evaluering af møde om fælles grundlag (CBR og admchefer) 6. Oplæg til sommerfest for AU Administration (JJ, LM, SHJ) 7. Fastlæggelse af tema til FALK-mødet den 21. januar 8. Til orientering/ eventuelt: Faste punkter: Næste FALK-møde den 21. januar Møde i universitetsledelsen den 21. januar Bemærkninger til mødebilag: Dagsordener til de kommende to FALK-møder (Bilag 138.xx og bilag 138.xx) Liste over kommende punkter, temamøder/ FALK årshjul og liste over arbejdsgrupper, deres opgaver og deadline (Bilag 138.xx) Universitetsledelsen Aarhus Universitet Nordre Ringgade 1 8000 Aarhus C Tlf.: 87150000 Fax: 87150201 E-mail: rektor@au.dk http://www.au.dk/om/uni/univer sitetsledelsen/
Bilag 137.8.1 Emner (kun) til skriftlig orientering (Bilag udsendes via WFJ): Forberedelse af kommende ASU-møde Side 2/2 Andet: Evaluering af mødet/ kommunikation (5 minutter)
Bilag 137.8.2 Den 21. januar 2013 Dagsorden Kl. 13.30-15.30 AU? FALK tema-møde nr. 139 Faste deltagere: JJ, SEF, KJ, LG, ST, FB, FLA, KRTH, LM, MVL, NDH, OJ, SHJ, CBR, NIHD Afbud: Gæst: OBK Mødeleder:? Kopimodtager: Per Lindblad Johansen Referent: BBJ Universitetsdirektøren 0. Bemærkninger til dagsordenen 1. Status og udfordringer på AU? (?) (5 minutter) 2. Bemærkninger til referat fra møde nr. 137 (Bilag 139.2) (5 minutter) Ref: FLA/WFJ fla@adm.au.dk wfj@adm.au.dk Dato: 5. december 2012 Side 1/1 3. Orientering fra seneste universitetsledelsesmøde 4. Oplæg om personfølsomme oplysninger på fællesdrev (OBK) 5. Årshjul (tent) 6. Til orientering/ eventuelt: Faste punkter: Næste FALK-møde den 28. januar Møde i universitetsledelsen den 28. januar Bemærkninger til mødebilag: Dagsordener til de kommende to FALK-møder (Bilag 139.xx og bilag 139.xx) Liste over kommende punkter, temamøder/ FALK årshjul og liste over arbejdsgrupper, deres opgaver og deadline (Bilag 139.xx) Emner (kun) til skriftlig orientering (Bilag udsendes via WFJ): Forberedelse af kommende ASU-møde Andet: Evaluering af mødet/ kommunikation (5 minutter) Universitetsledelsen Aarhus Universitet Nordre Ringgade 1 8000 Aarhus C Tlf.: 87150000 Fax: 87150201 E-mail: rektor@au.dk http://www.au.dk/om/uni/univer sitetsledelsen/
Bilag 137.8.3 Kommende emner, FALK årshjul/temamøder og arbejdsgrupper Kommende emner til behandling på FALK møder: Der vil på de kommende møder blive præsenteret delelementer af processerne vedr. den samlede universitetsledelsesbetjening for evt. kommentarer fra FALK (KJ) (10 minutter) Evaluering af tværgående systemejerforum (maj 2013) Årsskema for universitetsledelsen Indfasning af IHA (NDH) FALK årshjul over tilbagevendende emner til behandling i FALK kredsen (4 gange årligt) Revision af porteføljeplaner (4 gange årligt) Procedure for FALK emner, der ønskes behandlet på universitetsledelsesmøder Universitetsledelsesbetjening (opdateret med FALKs bemærkninger) (KJ) FALK årshjul/ emner til temamøder*: LEAN (evt. på det næste FALK møde i HR huset) *Jf. referat fra den 19. november: Der udarbejdes en oversigt over tilbagekommende emner, der skal drøftes i FALK (årshjul). For at forberede et første udkast til årshjul, skal alle deltagere i FALK i stikordsform beskrive hvilke emner, der hvert år skal behandles i FALK og angive, på hvilke(t) møde(r) emnet skal sættes på dagsordenen. (Deadline den 7. januar 2013). Når årshjulet er udarbejdet, tages det op til revision fire gange årligt. Arbejdsgrupper, opgaver og deadlines: Opgave Arbejdsgruppe Deadline Key account manager funktion i forhold til store LMO, ST og LG? virksomheder (forvaltningsområder) etc.