Til medlemmerne af HSU HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Sagsbehandler: Ingrid Lindenborg Telefon: 9940 73 88 E-mail: ilj@adm.aau.dk Dato: 23-03-2016 Sagsnr.: 2016-024-00526 Godkendt referat for møde i Hovedsamarbejdsudvalget onsdag den 2. marts 2016 kl. 10.00-12.00, Fredrik Bajers Vej 7F F3-42 - Videokonference 130.225.192.34 Medlemmer Til stede Afbud Suppleant Suppleant fremmødt Per Michael Johansen (PMJ) Inger Askehave (IA) Antonino Castrone (AC) Thorkild Ærø (TKA) (Video) Jens Balslev (JBA) Eskild Holm Nielsen (EHN) Lars Døvling Andersen (LDA) Henrik Halkier (HH) Anette Terkelsen (JS) Rasmus Antoft (RA) Søren Kristiansen (SK) Lars Hvilsted Rasmussen (LHR) Bodil Brander Christensen (BBC) Jesper Lindgaard Christensen (JLC) Peter Nielsen (PN) Jacob Norvig Larsen (JNL) (Video) Stig B. Taps (ST) Carina Budum Ertmann (CBE) Morten Denaa (MD) Birthe Kennedy (BK) Finn Büttner (FIB) Per Knudsen (PK) Lis Carlsen (LC) Lotte Brunø (LB) Jens Kirk (JK) Jeanne Strunck (JS) Louiza Bohn Thomsen (LBT) Administrativt personale: HR-chef Henrik H. Søndergaard (HHS), Ingrid Lindenborg Jensen (ILJ) (ref.), Desuden deltog: Specialkonsulent Morten Sand Henriksen (MSH) vedr. pkt. 2, Charlotte Spliid Knudsen (CSK) og Chefkonsulent Trine Bovbjerg (TBO) under pkt. 3, og Kompetenceudviklingskonsulent Flemming René Pedersen vedr. pkt. 4. IA indledte mødet med at bede om en kort præsentationsrunde. 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt. 2. Ferieåret 2016/2017 /HR-afdelingen Bilag 2.1: Sagsfremstilling vedr. fastlæggelse af ferieåret 2016/2017 (Morten Sand Henriksen) MSH præsenterede den vedlagte sagsfremstilling, og bad udvalget tage stilling til de to fremlagte punkter. IA foreslog, at udvalget fulgte den fremlagte indstilling. Der var ingen bemærkninger. IA konkluderede, at indstillingen blev fulgt på begge punkter. Dermed er der for ferieåret 2016/17 vedtaget virksomhedslukning mellem jul og nytår, som beskrevet i sagsfremstillingen. Ligeledes er der vedtaget lav-servicedag fredag den 6. maj 2016, som beskrevet i sagsfremstillingen. Side 1 af 6
3. Orientering og drøftelse af sygefravær / HR-afdelingen Bilag 3.1 Sagsfremstilling vedr. orientering om og drøftelse af sygefravær (Charlotte Spliid Knudsen) Bilag 3.2 Rapport om sygefraværsstistik (Henrik H. Søndergaard) Bilag 3.3 Orientering om anvendelsen af psykologordningen på AAU (Trine Bovbjerg) Prorektor indledte med at orientere overordnet om det udsendte materiale. CSK gennemgik sagsfremstillingen bilag 3.1 og fortalte om HR s arbejde i sygefraværsteamet. Arbejdet har siden august 2015 primært drejet sig om forbedringer af de administrative procedurer og sagsgange vedr. sygefravær. Næste fase indeholder workshops og forhåbentlig etablering af netværk for administrationen med henblik på vidensdeling samt yderligere optimering. Til efteråret rettes fokus også på de personaleansvarlige ledere, som skal klædes på til at håndtere fraværet. HHS orienterede om sygefraværet ud fra den udsendte rapport om sygefravær bilag 3.2. HHS meddelte hertil, at HRafdelingen gennem længere tid har arbejdet på et projekt, som havde til hensigt at frembringe en egenudviklet og bedre statistik over sygefraværet end den som staten ellers leverer til os. HR-afdelingen har nu valgt at trække stikket på dette projekt, i erkendelse af at udbyttet ikke matcher de anvendte ressourcer. Det udsendte materiale er derfor baseret på statens tal, og et nyt, enkelt og robust koncept vil nu blive etableret for at forsyne tjenestestederne med sygefraværsstatistik. TBO orienterede om det medsendte bilag 3.3 vedr. anvendelsen af det psykologiske beredskab i 2015. HR har monitoreret anvendelsen af beredskabet løbende og gjorde opmærksom på, at den mindre stigning i antallet af henvendelser kan skyldes flere ting. Stigningen kan eksempelvis handle om udbredelse af kendskabet til ordningen. Ligeledes bemærkede TBO, at det ikke bør være nogen overraskelse, at organisationen påvirkes i forandringsprocesser. TBO oplyste endvidere, at HR-afdelingen sædvanligvis involveres, når henvendelser har karakter af f.eks. chikane. Således er det HR-afdelingens opfattelse, at de medarbejdere, som har ønsket, at der skal handles ift. deres situation, har fået bistand. Udvalget drøftede det fremsendte materiale. Herunder noterede flere medlemmer sig, at baggrundene for sygefravær og mistrivsel ofte er velkendte, og at de bør håndteres med et forebyggende perspektiv i det igangværende APV-arbejde. Der var opbakning til, at AAU generelt skal interessere sig for, hvad der gør, at nogle medarbejdere aldrig er syge (langtidsfriskhed). På denne baggrund konkluderede IA, at HSU beder HR-afdelingen om et oplæg på mødet den 25. maj. Oplægget bør indeholde HR-afdelingens nærmere tolkning af de tre bilag og forslag til, hvordan der arbejdes videre med den viden, som her foreligger. HSU s ønsker især en uddybning af langtidssygdom og det nyligt introducerede begreb langtidsfriske. 4. Orientering og status vedr. kompetencestrategi / HR-afdelingen Bilag 4.1 Sagsfremstilling vedr. orientering om proces vedr. udarbejdelsen af AAU kompetencestrategi (Flemming René Pedersen) Bilag 4.2 Skitse over projektorganisation samt tidsplan for udarbejdelsen af AAU kompetencestrategi FRP orienterede om arbejdet med processen og udviklingen af den samlede kompetencestrategi for AAU og bad udvalget sætte navn på to personer fra medarbejdersiden til deltagelse i en arbejdsgruppe. FRP kunne oplyse, at tidsplanen siden udsendelsen af bilagsmaterialet til HSU mødet har ændret sig på enkelte punkter. Udvalget takkede for orienteringen. Der blev gjort opmærksom på, at det anførte tidsrum mellem ultimo april og primo maj formentlig er en meget kort periode, hvis det er meningen, at den skitserede drøftelse i styregruppen i primo maj, skal hvile på svar fra høringen ultimo april. Udvalget tilkendegav desuden, at en inddragelse af niveau 3 vil være vigtig, idet strategien ikke mindst får betydning her. Side 2 af 6
Udvalget tog orienteringen til efterretning. Medarbejdersiden meddelte, at Jesper Lindgaard Christensen med Jens Kirk, som suppleant, vil deltage i arbejdsgruppen som VIP repræsentant og at Finn Büttner med Birte Riis Kennedy, som suppleant, vil deltage i arbejdsgruppen, som repræsentant for TAP. 5. Evaluering af samarbejde og samarbejdsform/ HR-afdelingen Bilag 5.1 Sagsfremstilling vedr. evaluering (Ingrid Lindenborg) Bilag 5.2 Evalueringsmodel for evaluering af samarbejde og samarbejdsform ILJ præsenterede den fremlagte evalueringsmodel og bad udvalget om at forholde sig til de tre emner: Det gode samarbejde, De rigtige emner og De gode rammer og former. Vedr. Det gode samarbejde Det blev udtrykt tilfredshed med en god debattone generelt i HSU. Udvalget drøftede formøderne som en arena, der giver mulighed for at formand og næstformand kan tage temperaturen på, hvad der rører sig i organisationen det opleves meget positivt. Om samarbejdet mellem HSU og PPU blev det nævnt, at selvom PPU fremadrettet skal behandle sager på foranledning af HSU, kan PPU også på selvstændigt initiativ foreslå emner til behandling. Vedr. De rigtige emner Generelt oplever både ledelsesside og medarbejderside, at der kommer de sager på dagsorden, som udvalget ønsker sig. Formøderne er gode ift. at afklare, hvorvidt noget skal med på dagsordenen eller ej. Der var et ønske om, at HSU i løbet af det kommende år drøfter forenkling af regler og processer blandt andet i forlængelse af den administrative strategi - eksempelvis dele af personalepolitikken. Vedr. De gode rammer og former Både ledelsesside og medarbejderside tilkendegav stor tilfredshed med formøderne i formandsskabet, idet de giver et godt rum for sammensætning af dagsorden, samt afstemning af forventninger til det kommende møde. Der var enighed om, at mødernes dagsorden tit var meget pressede. 10 min. til behandling af de enkelte emner synes ikke tilstrækkeligt. Det er utilfredsstillende for begge parter i udvalget at gode drøftelser skal lukkes for hurtigt. Derfor ønskede udvalget mere tid. To grundlæggende modeller for dette blev drøftet: 1) lægge mere tid til de aftalte møder i 2016 og 2) at afholde 5 i stedet for 4 møder årligt. Udvalget besluttede derpå, at man i 2016 vil lægge 30 min til hvert møde og når mødeplanen for 2017 skal behandles, så vurderes det, hvorvidt denne model følges i 2017, eller om der f.eks. derudover skal skemalægges 5 møder. Medarbejdersiden kunne godt tænke sig, at deres orientering kunne rykke frem på dagsorden. Der var ingen indvendinger imod dette. Der var på medarbejdersiden tilfredshed med, at orienteringer nu også sendes som skriftlige bilag, idet informationen er med til at sikre en god forberedelse for medarbejdersiden. Ligeledes er ledelsen tilfreds med at medarbejdersiden også giver information på formødet og skriftligt vedr. deres orienteringer og spørgsmål, idet det ligeledes giver mulighed for at forberede sig. Både ledelsessiden og medarbejdersiden vil gerne have mulighed for, at materialet til møderne bliver udsendt tidligere end de pt. aftalte 5 hverdage (i den gældende forretningsorden). HR-afdelingen blev bedt om at komme med oplæg til en revideret forretningsorden, der tager hensyn til ønsket om tidligere udsendelse af dagsorden. Udvalget drøftede endvidere, mulighederne for mangfoldiggørelse af HSU s dagsordner og referater. Udvalget enedes om, at sekretariatet tager kontakt til AAU Kommunikation vedr. mulighederne for at gøre brug af Inside. Side 3 af 6
IA konkluderede på baggrund af evalueringen følgende konsekvenser/ændringer: - Resten af møderne i 2016 vil være udvidet med en halv time pr. møde (kl. 10-12.30) - Ved fastlæggelse af mødeplan for 2017 aftales mødelængde vs. mødeantal for 2017 - HR-afdelingen kommer med oplæg til ny forretningsorden til næste møde 25.05.2016 - HSU skal i løbet at det kommende år drøfte forenkling af personalepolitiske regler og processer - Medarbejdersidens orienteringspunkt rykkes frem på dagsordenen 6. Orientering om den administrative strategi / direktør Antonino Castrone Bilag 6.1 Sagsfremstilling vedr. orientering om den administrative strategi Bilag 6.2 Viden for Verden Vores organisation / Indsats 12.1 Strategi for det administrative område AC orienterede om den administrative strategi ud fra sagsfremstillingen. HSU har tidligere behandlet oplæg til strategi og siden har det været i en bred høring i organisationen. Samlet set har processen givet bilagte resultat, som nu står overfor en sidste behandling i direktionen. ST roste Fælles Service og direktøren for det ambitiøse initiativ. Nu ses der frem til, hvilken betydning strategien vil få. LC kommenterede hertil, at der for mange TAP ikke var så meget nyt i strategien det er sådan vi allerede arbejder. IA svarede hertil, at det godt kan være tilfældet indenfor den enkeltes arbejdsområde. Men på et overordnet fælles niveau er det nye toner. Udvalget tog orienteringen til efterretning. 7. Orientering fra prorektor / Inger Askehave Bilag 7.1 Sagsfremstilling vedr. orientering fra prorektor Bilag 7.2 Orientering fra rektor IA orienterede om nyheder, organisatoriske og politiske tiltag ud fra sagsfremstillingen. Den skriftlige orientering blev suppleret med følgende: Status vedr. opdeling af TEKNAT (supplement til bilagsteksten) Bestyrelsen har bedt rektor om at komme med oplæg til opdeling af TEKNAT. Rektor har sammen med en arbejdsgruppe bestående af et par institutledere fra TEKNAT drøftet forskellige opdelingsmodeller. Rektoratet har efterfølgende valgt en model, som bliver fremlagt for bestyrelsen på det næstkommende møde i april. Der er valgt en model, som fagligt set giver god menig. Når bestyrelsen har behandlet forslaget vil HSU på mødet den 25. maj behandle opdelingen. Ny minister Ulla Tørnæs Statsministeren har netop udnævnt Ulla Tørnæs som ny Uddannelses- og forskningsminister. Hun afløser Esben Lunde Larsen. IA fortalte, at der gennem hendes tid som prorektor har været stor udskiftning på denne plads. Nu begynder rektoratets målrettede arbejde med at lære den nye forskningsminister at kende samt at informere den nye minister om Aalborg Universitet. Vedr. nyt bevillingssystem (supplement til bilagsteksten) Rektorkollegiet har afgivet et fælles høringssvar til ministeriet på de områder, hvor der blandt universiteterne er enighed om ønskede styringsprincipper. Men derudover har AAU særligt argumenteret for at gennemførelse fortsat er et vigtigt parameter. Den endelige sammensætning af principperne for det nye bevillingssystem vil kunne få store konsekvenser for AAU. Vedr. Institutionsakkrediteringen (supplement til bilagsteksten) IA meddelte, at hun er fuldt overbevist om, at AAU kan imødekomme de udeståender, som akkrediteringspanelet har meldt tilbage til AAU i akkrediteringsrapporten. Med en forventet endelig positiv afgørelse fra rådet i juni 2016, vil det betyde, at AAU kan være akkrediteret om 2 år. Side 4 af 6
Vedr. robusthedsprincipper i uddannelserne (supplement til bilagsteksten) I uddannelsesrådet arbejdes der med at fremtidssikre universitetets uddannelser, hvorfor der opstilles en række robusthedsprincipper. Direktionen skal behandle et udkast til robusthedsprincipper i uddannelserne i april, hvorefter de sendes i høring i miljøerne. HSU tog orienteringen til efterretning. 8. Orientering og spørgsmål fra B-siden / Lis Carlsen LC orienterede om to punkter, som B-siden gerne vil forslå bliver lagt ud til PPU: Drøftelse og revision af retningslinjer vedr. rekruttering af TAP ved AAU. B-siden ønsker at retningslinjerne vedr. Rekruttering og ansættelse af Teknisk Administrativt Personale (TAP) ved Aalborg Universitet (aftale 2.33), der blev tiltrådt af HSU I 2012, får et eftersyn. Baggrunden for dette ønske er, at tillidsrepræsentanter på AAU oplever, at der sker et uhensigtsmæssigt skred i fortolkningen og anvendelsen af retningslinjerne. Ønsket om revision drejer sig særligt om undtagelser fra opslag af stillinger og ansættelse af flere medarbejdere på ét opslag, herunder tillidsrepræsentanternes rolle i forbindelse med opslag og ansættelse. Derudover drøftede HSU på medarbejdersidens foranledning, hensigtsmæssigheden i at praktikforløb på AAU kan være vejen ind til et job på AAU. Der var opbakning til, at PPU drøfter og udarbejder et revideret forslag til retningslinjerne med henblik på behandling i HSU. Drøftelse og af revision af AAU s Mail og kalenderpolitik Med baggrund i en kommende EU forordning i 2018, som vedrører arbejdsgivers ret til fx at læse medarbejderes e- mails, ønsker medarbejdersiden at AAU s politik på området revideres. Politikken er vedtaget af direktionen, men medarbejdersiden i HSU ønsker at gøre opmærksom på formuleringer i politikken, hvor der ønskes en anden formulering end den nuværende. De ønskede ændringer skal primært sikre, at medarbejdere (eller minimum deres TR) bliver orienteret, hvis ledelsen beslutter, at det er nødvendigt at læse vedkommendes e-mails. IA meddelte, at hun gerne vil have direktionens behandling af Mail- og kalenderpolitikken, inden den bliver yderligere diskuteret i HSU og PPU. Vedr. regler om bibeskæftigelse JLC orienterede derudover HSU om, at DJØF har talt med Moderniseringsstyrelsen om AAU s retningslinjer for bibeskæftigelse. De afventer en tilbagemelding herpå. IA konkluderede, at PPU udarbejder et forslag til reviderede retningslinjer for rekruttering og ansættelse af TAP, og at direktionen behandler Mail- og kalenderpolitik og vender tilbage til HSU. 9. Orientering og spørgsmål til afklaring eller drøftelse fra HSU s sekretariat/ Henrik H. Søndergaard Bilag 9.1 Sagsfremstilling vedr. orientering og spørgsmål til afklaring eller drøftelse HHS supplerede sin bilagte orientering med en meddelelse om, at resultaterne af den netop afsluttede APVtrivselsmåling, som er sendt til HSU, HAMiU og direktionen, vil blive et punkt på næste HSU møde. Medarbejdersiden meddelte, at Carina B. Ertmann er valgt som HSU s repræsentant til Ligestillingsudvalget. HSU tog orienteringen til efterretning og det noteres, at Carina B. Ertmann er valgt, som HSU s repræsentant i Ligestillingsudvalget. 10. Evt. Intet at bemærke Side 5 af 6
Mødet sluttede kl. 12.05 Kommende møder: Onsdag den 2. marts 2016 kl. 10.00-12.00 Onsdag den 16.marts 2016 kl. 12.30-15.30 EKSTRAORDINÆRT fællesmøde med HAMiU om psykisk arbejdsmiljø Onsdag den 25. maj 2016 kl. 10.00-12.30 Onsdag den 28. september 2016 kl. 10.00-12.30 Onsdag den 7.december 2016 kl. 10.00-12.30 Side 6 af 6