Virtuelle samarbejdsmøder mellem psykiatrisk afsnit og bosted Guide til superbrugere i. Superbrugernes rolle og ansvar ii. Klargøring og vedligeholdelse af udstyr iii. Før træningen iv. Under træningen v. Efter træningen
Superbrugernes rolle og ansvarsopgaver Som superbruger har du en central rolle i implementeringen af virtuelle samarbejdsmøder mellem det psykiatriske afsnit og bostedet. Du får viden og kendskab til virtuelle møder, og det er din opgave at give det videre til dine kolleger. En superbruger skal vide, hvordan videokonferencerummet på afsnittet eller bostedet klargøres, hvordan det anvendes, og hvordan det vedligeholdes. Opgaver: Superbrugerne skal klargøre og vedligeholde det nødvendige udstyr og sørge for, at nødvendige brugerguides er tilgængelige. Superbrugerne skal hjælpe og guide kolleger med at deltage på virtuelle samarbejdsmøder. Dette sker først og fremmest ved, at superbrugerne planlægger en eller flere korte træningsseancer for medarbejdere, der har behov for at kunne afholde virtuelle møder. Formålet er at træne dem i at bruge det tekniske udstyr og lære dem, hvad de skal være opmærksomme på, når de holder virtuelle møder. Dette værktøj hjælper dig som superbruger med at klargøre og vedligeholde videokonferencelokalet. Ligeledes hjælper det dig til at hjælpe dine kolleger i gang ved at guide dig til, hvad du skal gøre før, under og efter træningen af dem. 1
Klargøring og vedligeholdelse af udstyr Inden de virtuelle samarbejdsmøder kan implementeres, skal det nødvendige udstyr klargøres. På samme måde skal udstyret løbende holdes vedlige, så det altid er funktionsdygtigt, når et virtuelt samarbejdsmøde skal afholdes. Dine opgaver i forbindelse med klargøring af udstyret Du skal sørge for, at nedenstående er til stede og virker i videokonferencelokalet i din enhed: TV-skærm Skal stå, så den kan ses fra et mødebord med plads til mindst fem deltagere. Konferenceudstyr Tandberg centralenhed skal være til stede og koblet til TV-skærmen. Kamera Skal installeres med relevant pre set, så det som udgangspunkt peger mod mødebordet, så alle ved bordet er med i billedet. Mikrofon Skal være placeret på bordet og sat til. Fjernbetjeninger til TV og konferenceudstyr Skal være til stede og have batterier. Adressebog Den tekniske adresse på de bosteder/ afsnit, I skal holde virtuelle samarbejdsmøder med, skal være indtastet i udstyrets adressebog. Brugerguide til brug af udstyret Relevante lokale brugerguides skal printes, lamineres og placeres et synligt sted i lokalet. Det samme skal Guide til god virtuel mødekultur (se henvisning i drejebogen til de enhedsansvarlige). Dine opgaver i forbindelse med vedligeholdelse af udstyret Det er dit ansvar at tjekke videokonferencelokalet løbende og sørge for, at ovenstående set up vedligeholdes. Det anbefales, at du tjekker rummet ca. gang om ugen. Hvis udstyr går i stykker, eller du af andre grunde ikke kan få det til at fungere korrekt, er det dit ansvar at kontakte: A) Telepsykiatrisk Center, hvis du er superbruger på et psykiatrisk afsnit i Region Syddanmark B) bostedets IT-ansvarlige, hvis du er superbruger på et bosted. Her kan du få hjælp til at bestille nyt udstyr eller rådgivning til at få det eksisterende til at fungere.
Før træningen Vi anbefaler, at du så vidt muligt samler medarbejderne i mindre grupper med identiske behov eller kompetencer i forhold til virtuelle samarbejdsmøder. På den måde kan du lettere styre dialogen og målrette træningen. Dine opgaver inden træningen: Bliv tryg ved udstyret Det er vigtigt, at du selv er tryg ved det tekniske udstyr, inden du træner dine kolleger. Det er vigtigt, at du sætter dig ind i netop jeres enheds udstyr. Træn med andre superbrugere Afprøv selv udstyret og mulighederne, inden du afholder træningsdagen gerne flere gange. Du kan evt. afprøve samarbejdsmulighederne og udstyret med andre superbrugere. Book fx interne møder i egen organisation for at træne i at holde videomøder. Inviter de relevante deltagere Du skal vurdere, hvilke af dine kolleger, det er relevant at invitere. Tænk på, hvem der fremover skal holde virtuelle samarbejdsmøder. Send dem en mødeinvitation på mail. Den skal indeholde dato, tid og lokalenummer. Varigheden af træningen kan variere, men afsæt god tid, så alle får prøvet udstyret og får den nødvendige viden til at kunne deltage i virtuelle møder. Forbered træningen Sørg for, at du er forberedt, og ved, hvem du skal kontakte, hvis du bliver i tvivl om noget.
Under træningen Kom i god tid, så du er sikker på, at alt er klar og fungerer, når dine kolleger ankommer. Dine opgaver på træningsdagen: Gør videokonferencelokalet klar Tjek, at videokonferencelokalet er klargjort som beskrevet i afsnittet om klargøring ovenfor. Introducer og demonstrer følgende udstyr og muligheder: - Forklar udstyret (skærm, konferenceudstyr, kamera og mikrofon). - Tænd udstyret (skærm, konferenceudstyr, kamera og mikrofon). - Forklar fjernbetjeningen til konferenceudstyret og vis: Menu på skærm og navigation/valg Indstilling af kameraet, så det peger rigtigt. Indstilling af lydstyrken på udstyret. - Opringning til et andet videokonferencelokale via en teknisk adresse (numerisk/alfanummerisk indtastning). - Opringning til et andet videokonferencelokale via en adresse i adressebogen/ favoritter. - Modtag et opkald fra et andet videokonferencelokale. - Afslut et opkald. Under hele demonstrationen er det en god idé at referere og henvise til de tilgængelige brugerguides. Introducer dine kolleger til god virtuel mødekultur Udover brugerguides er der udarbejdet en guide til god virtuel mødekultur. Gennemgå denne med dine kolleger. Afprøv udstyret med afsæt i realistiske scenarier Det er vigtigt, at dine kolleger afprøver de virtuelle møder i praksis. På den måde bliver de mere trygge ved udstyret og måden at mødes på. Den praktiske del kan med fordel tage afsæt i realistiske scenarier. Aftal fx et prøve-møde med en superbruger på det afsnit/bosted, I skal til at holde virtuelle samarbejdsmøder med se mødeinstruks den procesbeskrivelse, som er vedlagt drejebog, og tag udgangspunkt heri. Understreg, at det er OK, at der opstår problemer I kommer til at opleve problemer fuldstændig ligesom I er vant til, at nogen kommer for sent til et fysisk møde, når der er kø på motorvejen. Fortæl dine kolleger, at de skal være forberedt på dette og at de altid har mulighed for at ringe op telefonisk og aftale et alternativ, hvis alt glipper. Læg op til dialog og videre læring Afrund seancen med en dialog, hvor I diskuterer fordele og udfordringer ved de virtuelle samarbejdsmøder. I forlængelse af dialogen er det vigtigt, at du understreger, at dine kolleger kan kontakte dig, hvis de bliver i tvivl om noget.
Efter træningen Det er vigtigt, at du efter træningen fortsætter med at engagere og motivere dine kolleger til at bruge de virtuelle samarbejdsmøder. Dine opgaver efter træningen: Følg op Det kan være svært at sætte sig ind i ny teknik og nye rutiner. Derfor er det vigtigt, at du følger op på dine kollegers brug af videomøder og er opmærksom på, om de har brug for hjælp. Vær en rollemodel Det er essentielt for en succesfuld implementering, at du løbende motiverer og inspirerer dine kolleger ved selv at benytte virtuelle samarbejdsmøder og fortælle om de gode erfaringer. Stå til rådighed og besvar spørgsmål Dine kolleger har sandsynligvis spørgsmål især i begyndelsen. Din rolle er at vejlede og hjælpe, hvis de er i tvivl om noget.