Håndtering af mails Adgang til mailboksen Mail, der sendes til skoleudvalg@sundet.dk, kommer som andre mails til at ligge i en mailboks, som håndteres af en server. Serveren ligger et eller andet sted i det, der kaldes skyen. Denne mailboks kan du komme i kontakt med på to måder. Du kan via en browser logge sig ind på skoleudvalget konto på serveren og dermed komme til mailboksen. Du kan bruge et postprogram på sin pc/mac, tablet/ipad og smartphone/iphone, og postprogrammet i forbindelse med mailboksen. Når du gør det, får du adgang til alle mails i mailboksen og kan sende og modtage mails til og fra skoleudvalg@sundet.dk. Serveren er en Exchange server (Microsoft system) og den bruger en protokol, der hedder IMAP. En protokol er et sprog, som serveren og din pc/mac bruger, når de skal kommunikere sammen. Adgang fra browser Du får fra en browser adgang til mailboksen fra følgende netadresse (URL): https://login.microsoftonline.com/ Du bliver da bedt om brugernavn og password. Brugernavnet er: skoleudvalg@sundet.dk Password får du hos skoleudvalgets mailboks administrator(er). Adgang fra postprogram Til pc/mac findes der en række programmer, du kan bruge til at få adgang til mailboksen. De mest kendte programmer er Thunderbird og Outlook. Tablet/Ipad og smartphone/iphone har normalt et postprogram installeret som standard. Postprogrammer skal sættes op, så de kan komme i kontakt med mailboksen. Du skal i postprogrammet finde et sted, hvor der står mailkonto eller oprettelse af ny mailkonto eller lignende. Hvis du bliver bedt om at angive om det er en IMAP eller POP3 konto, skal du markere det som en IMAP. Der er 4 oplysninger, som du skal indtaste. Det er: indgående server = outlook.office365.com udgående server = smtp.office365.com brugernavn = skoleudvalg@sundet.dk password = (fås hos skoleudvalgets mailboksadministrator(er)) 1
Du bliver også bedt om andre oplysninger, men alle andre kan du selv vælge. Det er f.eks. navn på mailkontoen. Det kan du selv vælge og du kan passende kalde den for Sundets Sejlerskole eller blot Sejlerskole. Særlige indstillinger I de fleste tilfælde bliver en række indstillinger sat automatisk. Hvis det ikke sker, skal du selv sætte dem. Det er typisk følgende indstillinger, som du kan blive nødt til at sætte manuelt: Indstilingstype Indstiling Indgående server Indgående server - port 993 Forbindelsessikkerhed/kryptering SSL/TLS Godkendelsesmedtode Almindelig adgangskode Udgående server Udgående server port 587 Forbindelsessikkerhed/kryptering STARTTLS Godkendelsesmedtode Almindelig adgangskode Når du har gjort det, vil Sundets mailboks fremgå i dit postprogram med det navn, du har givet kontoen i mailprogrammet. De forskellige postprogrammer har de samme grundfunktioner, men layout og måde du kommer til funktionerne er ofte forskellige. Nogle postprogrammer har udover grundfunktionerne også mere avancerede funktioner, som det kan være praktisk at lære at kende og bruge. Thunderbird kan du f.eks. sætte op så du selv kan bestemme i hvilken rækkefølge mailmappernes skal stå. Vigtig indstilling for sendte mails Når du sender en mail lægges den i en mappe for sendt post. Postprogrammer er typisk ikke indstillet til at lægge sendt post i den samme mappe. Et program kan f.eks. lægge sendte mails i en mappe der hedder 'Sent'. En andet i 'Sendt', 'Sendt post' m.m. Alle sendte mails fra skoleudvalg@sundet.dk skal lægges i en mappe, der hedder 'Sendt post'. I nogle postprogrammer (f.eks. Thunderbird) kan man indstille postprogrammet til at lægge sendte mail i en ønsket mappe. Thunderbird skal indstilles til at lægge sendte mail i mappen 'Sendt post' (Find kontoindstillinger og så 'Kopier & mapper'). Hvis du sender mails fra postprogrammer, der ikke lægger sendte mail i mappen 'Sendt post', skal du efterfølgende flytte dem til mappen 'Sendt post' Administration af mails Det er væsentligt, at mails administreres, således, at der er sikkerhed for at alle mails, der skal have svar, bliver besvaret det er klart hvem der har ansvar for at mails bliver besvaret/behandlet svar kan ses mails og svar arkiveres, så det er muligt at finde dem Mailboksens mapper skal opdeles så de gør det muligt og administrationen skal 2
ske efter retningslinjer, der sikrer ovenstående. Mapper i mailboksen Der er i mailboksen fire hovedmapper til håndtering af mails. Det er: Indbakken Sendt post Dueslaget Arkivet Dueslaget og Arkivet vil hver have en række (under)mapper. I dueslaget lægges de mails, der skal behandles/besvares. Mails, der er behandlet/besvaret placeret i en undermappe i Arkivet. Dueslagets mapper Opgaveområde mapper Dueslaget er opdelt i mapper med opgaveområder. Navnet på mappen angiver opgaveområdet og i parentes skrives initialer på den eller dem, der har hovedansvaret for at behandle/besvare mails i mappen. Der kan være undermapper med opgaveområder og dermed undermapper hvor den ansvarlige er angiver med initialer. Hvis der i parentesen for den ansvarlige står [..] betyder det, at der ikke er en ansvarlig for mappen og at ansvarspersonerne er angivet i undermapper til mappen. Der må ikke lægges mails i mapper med [..]. Mapper for opgaveområder (med initialer) oprettes af skoleudvalgets mailboks ansvarlig. De ansvarlige for en opgaveområdemappe kan oprette undermapper under opgaveområdemappen. Personmapper Der er en særlig mappe, der hedder 'Personmapper'. Den indeholder undermapper med personnavne. De bruges til mail, som ikke kan placeres i en opgavemappe, og til mails, hvor ansvaret placeres hos en, der ellers ikke er ansvarlig for opgaveområdet. Mapper personer oprettes af alle. De skal slettes, når der ikke er mails i dem. Personen for en personmappe kan oprette undermapper i sin personmappe. Den 8.2.2015 er der mapper som angivet rammen 3
1. Dueslag 01 Om tilmelding til sejlerskolen [..] Almene forespørgsler [nn] Anmodning om optagelse [nn] 02 Organisering-administration [..] Skoleudvalgsmøderne [nn] Betalinger til sejlerskolen [nn] Medlemskartoteket [nn] 03 Arrangementer [nn] 04 Sejladser [..] Sommertogt [nn] 05 Undervisningen [nn] Elevhenvendelser [nn] Kursus 1 [nn] Kursus 2 [nn] Sejlerundervisningen [nn] Rutinesejlads[nn] Kapsejlads[nn] 06 Lærerkollegiet [nn] Lærermøderne [nn] Læreruddannelsen [nn] Kurser for lærerkollegiet [nn] 07 Bådene [nn] Forårsklargøring [nn] Bådoptag [nn] Bådvedligeholdelse [nn] Forsikringssager [nn] 08 Samarbejde med andre [nn] Dansk Sejlunion [nn] Klubber i Svanemøllebugten [nn] Andre klubber [nn] 99 Personmapper [..] Person1 Person2 Mappestrukturen vil løbende blive justeret, så den dækker det aktuelle behov. Der vil derfor blive tillføjet mapper, hvis der bliver behov for det. Mapper, der ikke bruges vil blive slettet. 4
Arkivet Arkivmappen er opdelt i mapper, som dækker væsentlige opgaveområder. Alle mapper kan have undermapper. Sejlerskolens mailboksansvarlige og kun den mailboksansvarlig må oprette mapper i Arkivet. Den 8.2.2015 er der følgende mapper: Arkivet 01 Om tilmelding til sejlerskolen Tilmeldinger Henvendelser uden tilmelding 02 Organisering-administration Betalinger til sejlerskolen Skoleudvalgemøder Andet 03 Arrangementer 04 Sejladser Sommertogt 05 Undervisningen Kursus 1 Kursus 2 Sejlundervisningen Rutinesejlads Kapsejlads Elevhenvendelser 06 Lærerkollegiet Lærermøderne Læreruddannelsen Kurser for lærerkollegiet 07 Bådene [nn] Forårsklargøring [nn] Bådoptag [nn] Bådvedligeholdelse [nn] Forsikringssager [nn] 08 Samarbejde med andre [nn] Dansk Sejlunion [nn] Klubber i Svanemøllebugten [nn] Andre klubber [nn] 99 Diverse Mappestrukturen vil løbende blive justeret så den dækker det aktuelle behov. Procedurer Mails, der kommer ind til skoleudvalg@sundet.dk, bliver automatisk lagt i indbakken. Fordeling af indkomne mails Mails i indbakken fordeles til henholdsvis Dueslaget eller Arkivet. Mails, der skal behandles eller besvares lægges i en mappe i dueslaget. Tilsvarende for mails, der ikke skal behandles, men hvor det er vigtigt, at den ansvarlige ser mailen. Andre mails lægges direkte i den relevante mappe i Arkivet. 5
Mails kan flyttes over i dueslaget af den der er ansvarlig for behandling/besvarelse af mailen skolechefen mailboksadministratoren Skolechefen og mailboksadministratoren flytter normalt først en mail, når den har ligget i indbakken en uge, dvs den 8. dag. Det giver de ansvarlige for en mailbesvarelse mulighed for at få overblik over indkomne mails ved at se i indbakken og for selv at flytte mailen over i den relevante mappe. Mails der ikke skal besvares flyttes af mailboksadministratoren. Mailboks administratoren skal vurdere om det er mails, som det vil være relevant for andre at se. Er det tilfældet skal de ligge i indbakken en uge. Hvis den der er ansvarlig for behandling/besvarelse af mailen vurderer, at det er væsentligt at andre ser mailen, skal han/hun lade mailen ligge i indbakken en uge før den flyttes. Behandling af mails i dueslaget Den eller de ansvarlig for en mappe er ansvarlig for behandling/besvarelse af mail i deres mappe. De kan aftale, at en anden tager sig af mailen. Den kan da flyttes over i en denne persons personlige mappe i Dueslaget, men behøver ikke at blive det. Når der svares på en mail, skal svaret lægges i mappen 'Sendt post'. Det sker automatisk, når du behandler mails fra mailapplikationen i din browser. Det sker også i postprogrammet Outlook. Postprogrammet Thunderbird skal i kontoindstillingerne sættes til at gøre det. Hvis det ikke sker automatisk skal du manuelt flytte de sendte mail fra den mappe programmet har lagt dem i til mappen 'Sendt post'. Sendt post, der hører til opgave i dueslaget, og herunder svar på mails i dueslaget skal kopiers over i den relevante mappe i dueslaget. (**eventuelt instruktion). Det er vigtigt at du kopierer og ikke flytter. Mappen 'Sendt post' skal altid indeholde alle de mails, der er sendt. Når en mail/sag er færdigbehandlet kan modtagne og sendte mails lægges over i den relevante mappe i Arkivet. Den/de, der er ansvarlige for en mappe i dueslaget har ansvaret at administrere mappen, dvs oprette og slette undermapper og flytte mail over i arkivet. Arkivet Indholdet i arkivets mapper gennemgås med mellemrum og mails, der helt sikkert ikke har nogen værdi for fremtiden slettes. 6