Køb af affaldsbeholdere Særlige betingelser og ydelsesbeskrivelse Offentligt EU-Udbud Januar 2017 Udbudsbekendtgørelse nr. 2017/S 002-001715
Indholdsfortegnelse 1. Orientering om kontrakten... 3 2. Kontraktens varighed... 4 3. Leverandørens ydelse... 4 3.1 Arbejdsplan... 4 3.2 Ydelser... 4 3.3 Arbejdsledelse og mandskab... 5 3.4 Ændringer... 5 3.5 Betaling og prisregulering... 6 3.6 Leveringsfrist... 7 3.7 Bod... 7 3.8 Underleverandører... 8 3.9 Sikkerhedsstillelse... 8 3.10 Forsikring... 9 3.11 Garanti... 10 3.12 Ophævelse... 10 3.13 Voldgift... 11 3.14 Arbejdsklausuler... 11 4. Bestilling og levering... 12 4.1 Bestilling af affaldsbeholdere i hovedleverancen... 12 4.2 Supplerende leverancer af affaldsbeholdere og reservedele... 13 4.3 Levering og udbringning i hovedleverancen... 14 4.4 Option på levering af supplerende leverancer til Grænge... 15 5. Produktkrav... 15 5.1 Klistermærker og prægning... 15 5.2 Reservedele... 16 5.3 Miljø- og arbejdsmiljøforhold ved produktion... 16
Særlige betingelser 1. Orientering om kontrakten Ordregiver er I/S REFA, Energivej 4, 4800 Nykøbing F. I/S REFA er et fælleskommunal affaldsselskab med Guldborgsund og Lolland kommuner, som interessenter. Der er ca. 55.000 husstande og 11.000 sommerhuse i I/S REFA's opland. Der kan ses nærmere oplysninger om I/S REFA på www.refa.dk. I/S REFA har ansvaret for driften af dagrenovationsordningerne i interessentkommunerne. Dagrenovationsordningen omfatter følgende: Husstandsindsamling af restaffald, der i dag foregår med anvendelse af sække i stativer, 2-hjulede beholdere på 140, 180 og 240 liter, 4-hjulede minicontainere på 400 og 660 liter samt undergrundscontainere. Indsamling af småbatterier i forbindelse med husstandsindsamlingen af restaffald (pose på låg ordning). Husstandsindsamling af papir, der foregår med anvendelse af 2-hjulede beholdere på 140 og 240 liter, 4-hjulede minicontainere på 660 liter samt undergrundscontainere. Tømning af kuber til flasker/glas/dåser og papir/pap opstillet på centrale lokaliteter. Bestyrelsen for I/S REFA har besluttet at udvide husstandsindsamlingen af papir til også at omfatte glas og metal, og derfor igangsættes nu en proces med udskiftning af de nuværende papirbeholdere med 2-hjulede 240 liter beholdere med opdeling/skillevæg. Det er planen, at udskiftningen skal ske i løbet af august og september 2017. I/S REFA forbeholder sig dog ret til at udskyde leveringen til senest august og september 2018, såfremt I/S REFA ikke opnår mulighed for tømning for af 2-kammerbeholdere førend i 2018. Beholderne skal leveres på den enkelte brugers adresse, jf. Særlige betingelser og ydelsesbeskrivelse punkt 4.3. Nærværende udbud omfatter således køb, levering og udbringning af nye 2-hjulede beholdere på 240 liter med opdeling/skillevæg til erstatning for de nuværende papirbeholdere samt levering (ingen udbringning til brugerne) af et mindre antal 240 liter beholdere uden opdeling/skillevæg, til brug for glas og metal ved etagebebyggelse m.m. Udbuddet gennemføres med forbehold for endelig godkendelse i byrådene i Guldborgsund og Lolland Kommuner af udvidelsen af den nuværende husstandsindsamling til også at omfatte glas og metal.
Godkendelsen forventes at ske senest den 1. juni 2017, men kontraktindgåelse vil ikke ske, inden byrådene i Guldborgsund og Lolland Kommuner har godkendt den nye indsamlingsordning. Nærværende udbud indeholder endvidere option på "supplerende leverancer, der kan leveres løbende til I/S REFA efter bestilling i hele kontraktperioden. Optionerne omfatter affaldsbeholdere og reservedele hertil. 2. Kontraktens varighed Det forventes, at der kan indgås kontrakt med Leverandøren senest i marts 2017. Overordnet opdeles leveringerne således: Hovedleverance, der omfatter 41.000 beholdere, der leveres af Leverandøren direkte til brugerne plus 500 beholdere, der afleveres til I/S REFA. Der afregnes særskilt for udbringningen, jf. tilbudslisten. Option på supplerende leverancer, der leveres løbende til I/S REFA efter bestilling i kontraktperioden. Supplerende leverancer omfatter affaldsbeholdere og reservedele hertil. Affaldsbeholderne i hovedleverancen forventes at skulle leveres færdigsamlede og klar til brug hos forbrugerne løbende i perioden 1. august 2017 til 30. september 2017. Dette kan dog ændres af I/S REFA som følge af f.eks. forskydninger i den forventede tidsplan for den politiske godkendelsesproces eller forsinkelser i udbudsprocessen. Ordregiver skal i en periode på 4 år fra Hovedleverancens levering kunne indkøbe supplerende leverancer af de i tilbuddet prissatte produkter samt reservedele, til de tilbudte enhedspriser. Det står I/S REFA frit for at indkøbe supplerende leverancer af reservedele hos andre leverandører. 3. Leverandørens ydelse 3.1 Arbejdsplan Leverandøren skal i samarbejde med I/S REFA snarest efter kontraktindgåelse planlægge de praktiske forhold vedrørende opgavens udførelse, herunder udarbejde en leveringsplan/arbejdsplan, jf. i øvrigt afsnit 4. 3.2 Ydelser Ydelser og produkter skal udføres i overensstemmelse med kontraktens krav. Leverandøren skal indhente I/S REFA's afgørelse, hvis kontrakten ikke yder tilstrækkelig vejledning til udførelse af arbejdet.
Det er Leverandørens ansvar at overholde den til enhver tid gældende lovgivning. Leverandøren afholder selv evt. omkostninger herved. Leverandøren skal snarest muligt underrette I/S REFA, hvis der opstår forhold, der hindrer eller vanskeliggør leveringer eller gør det nærliggende, at I/S REFA påføres ulempe eller tab, herunder pådrager sig ansvar overfor tredjemand. Hvis der ikke er tid til at indhente anvisninger fra I/S REFA, skal Leverandøren bedst muligt træffe foranstaltninger for at undgå, at I/S REFA lider tab. 3.3 Arbejdsledelse og mandskab I hovedleverancen skal Leverandøren, i forbindelse med udbringning af beholderne til brugerne, lede arbejdet personligt eller ved en stedfortræder som repræsentant overfor I/S REFA med hensyn til arbejdets tilrettelæggelse og udførelse. I forbindelse med arbejdets overdragelse til Leverandøren meddeler denne I/S REFA, hvem der på hans vegne leder arbejdet. Når arbejdsforholdene er omfattet af kollektiv overenskomst, skal Leverandøren overholde de i den kollektive overenskomst fastsatte vilkår også for arbejdstagere, der ikke er omfattet af overenskomsten. Når arbejdsforholdene ikke er omfattet af kollektiv overenskomst, må løn- og arbejdsvilkår ikke være mindre gunstige end de vilkår, der gælder i almindelighed på stedet for arbejdets udførelse bydes arbejdstagere, der udfører arbejde af tilsvarende art, jf. bilag 3. Leverandøren skal i sine eventuelle aftaler med underleverandører forpligte disse til at forholde sig på samme måde. Leverandøren skal sørge for, at alt mandskab har den fornødne og tilstrækkelige uddannelse samt har indgående kendskab til opgavens vilkår og krav, jf. i øvrigt afsnit 4. 3.4 Ændringer Ændringer i antallet af beholdere i forhold til det skønnede antal kan foretages af I/S REFA ubegrænset, uden Leverandøren er berettiget til en regulering af de tilbudte enhedspriser for optionerne. Sådanne ændringer sker løbende på grund af fraflytninger, nedrivning af huse m.v. sådan at antallet af beholdere hele tiden reduceres. Leverandøren skal uden ændringer i enhedspriserne tåle, at der sker trafikomlægninger, hastighedsdæmpende foranstaltninger, vejarbejder og gravearbejder m.v.
3.5 Betaling og prisregulering Betaling for affaldsbeholderne og levering samt reservedele sker i henhold til tilbudslistens enhedspriser kontant efter levering på baggrund af faktura. Betalingsfrist er 14 dage fra modtagelse af faktura. Der betales kun for leverancer og ydelser, der faktisk er leveret i overensstemmelse med kontrakten og dennes bilag. Eventuel bod skal fratrækkes faktura for efterfølgende måned med angivelse af bodsårsag. Faktura skal udformes efter nærmere anvisning fra I/S REFA og sendes elektronisk til EAN- nummer 5798007150341 eller som PDF-fil til faktura@refa.dk. Leverandøren kan kun give transport på sit tilgodehavende til bank, sparekasse eller andet anerkendt pengeinstitut. Der accepteres kun én transport. Leverandørens tilgodehavende forrentes fra forfaldsdagen med rentelovens rentesats. Såfremt I/S REFA måtte få et tilgodehavende, forrentes dette efter tilsvarende regler. Prisen er fast for affaldsbeholdere og udstyr samt leveringen heraf, der leveres i hovedleverancen frem til 1. oktober 2017. Herefter reguleres enhedspriserne med grundlag i nettoprisindekset, der offentliggøres af Danmarks Statistik. Basisindekset er nettoprisindeks fra Danmarks Statistik for januar 2017. Efter 1. oktober 2017 reguleres enhedspriser hvert halve år på grundlag af henholdsvis august-indekset og februar-indekset, således at regulerede enhedspriser er gældende de næste 6 måneder frem. F.eks.: Levering af affaldsbeholdere og udstyr frem til 1. oktober 2017 afregnes efter de tilbudte enhedspriser. Levering af beholdere i perioden fra 1. oktober 2017 frem til og med 31. marts 2018 afregnes efter de tilbudte enhedspriser x (nettoprisindeks for august 2017/nettoprisindeks for februar 2018). Levering af beholdere i perioden fra 1. april 2018 frem til og med 30. september 2018 afregnes efter de tilbudte enhedspriser x (nettoprisindeks for februar 2018/nettoprisindeks for august 2018). Det vil sige, at hvis tidsplanen på grund det politiske forbehold skydes med et år, vil Leverandøren have ret til en regulering af enhedspriserne i henhold til ovenstående. Enhedspriser opgøres på leveringstidspunktet i henhold til bestillingen. Enhedspriser vedr. optioner reguleres også i overensstemmelse med ovenstående.
3.6 Leveringsfrist I/S REFA afgiver bestillinger på beholdere og levering ved e-mail til Leverandøren. Bestillingen omfatter produkter, antal, leveringssteder og tidsfrist for leveringen. De angivne tidsfrister i afsnit 4.2 skal overholdes. Tidsfristen regnes overholdt, når leveringerne er foretaget indenfor for fristen og i fuld overensstemmelse med kontraktens vilkår. Force majeure Leverandøren har ret til forlængelse af tidsfrister ved forsinkelse af arbejdet, der er en følge af udefra kommende forhold, der opstår uden Leverandørens skyld, og over hvilke Leverandøren ikke er herre, f.eks. krig, usædvanlige naturbegivenheder, brand, overenskomstmæssige strejker eller lockout. Arbejdsnedlæggelser hos Leverandørens eller underleverandørens eget personale, uanset at disse er overenskomststridige, medfører dog ikke ret til tidsfristforlængelser. Anser Leverandøren sig berettiget til forlængelse af en frist, skal I/S REFA snarest muligt underrettes. Leverandøren skal på forlangende godtgøre, at den indtrådte forsinkelse skyldes det påberåbte forhold. Leverandøren skal dog søge forsinkelsen undgået eller begrænset ved sådanne dispositioner, som med rimelighed kan kræves. 3.7 Bod I/S REFA lægger stor vægt på, at brugerne er tilfredse med den leverede ydelse. Brugerne vil i forhold til hovedleverancen blive informeret af I/S REFA om, hvornår og hvordan beholderne vil blive leveret. Det er derfor særdeles vigtigt, at beholderne leveres i nøje overensstemmelse med de opstillede krav og tidsplan. Overholdes kravene og tidsplanen ikke, udløser dette en bod til Leverandøren, jf. nedenfor. Forsinkede leveringer i hovedleverancen: I hovedleverancen er leveringsplanen opdelt i uger, således at en uges leveringer skal være afsluttede senest søndag kl. 18.00. Såfremt en uges leverancer ikke er fuldstændig afsluttede inden udløbet af leveringsfristen, udløses der automatisk og uden varsel en bod for Leverandøren på 1 % af værdien af hele den pågældende uges leverancer. Herefter udløses der yderligere en bod på 1 % af værdien af hele den pågældende uges leverance pr. efterfølgende påbegyndt uge, indtil den pågældende uges leverancer er fuldstændigt afsluttet.
Fejl ved leveringer i hovedleverancen: Fejl ved leveringer i hovedleverancen omfatter manglende opfyldelse af krav til leveringen på den enkelte ejendom, herunder levering af forkert beholder på den enkelte adresse i forhold til leverings- og udbringningsplanen. Hvis der konstateres sådanne fejl ved tilsyn eller ved henvendelse fra brugerne, meddeles dette til Leverandøren, der herefter hurtigst muligt og senest 3 hverdage efter meddelelsen er givet, skal rette fejlen. Rettes fejlen ikke indenfor denne tidsfrist, udløses en bod til leverandøren på 100 kr. pr. fejl. Er fejlen ikke rettet efter senest 5 hverdage efter meddelelsen er givet, udløses yderligere en bod til Leverandøren på 100 kr. pr. hverdag indtil fejlen er rettet. Tilsvarende gælder for option 1, såfremt I/S REFA vælger at udnytte denne. Forsinkede leveringer i supplerende leverancer (optioner): For supplerende leverancer er der, jf. afsnit 4.2, angivet en leveringsfrist fra bestilling til beholderne eller reservedelene til de bestilte produkter senest skal være leveret hos I/S REFA, Vestre Alle 2, 4871 Toreby L. Overskrides leveringsfristen udløses der automatisk og uden varsel en bod for Leverandøren på 5 % af værdien af den pågældende bestilling, der er forsinket. Herefter udløses der yderligere en bod på 5 % af værdien af den pågældende forsinkede bestilling pr. efterfølgende påbegyndt uge, indtil den pågældende bestilling er leveret. 3.8 Underleverandører Uden samtykke fra I/S REFA kan Leverandøren ikke overdrage opgaven til andre. Dog gælder det, at Leverandøren kan anvende underleverandører til udbringningsentreprisen uden forudgående samtykke, idet Leverandøren fortsat har kontraktansvaret, og skal sikre sig, at nærværende bestemmelser overholdes. Leverandøren skal således sikre, at underleverandører er egnet til på fuld forsvarlig måde at udføre opgaven. Leverandøren må ikke anvende frivillige foreninger eller lignende som underleverandører. Det skal af leveringsplan og arbejdsplan, som Leverandøren er forpligtet til at udarbejde, jf. afsnit 4.1, fremgå om der anvendes underleverandører og i givet fald oplysninger om denne. Uanset brug af underleverandører har Leverandøren fortsat kontraktansvaret og skal sikre sig, at nærværende bestemmelser overholdes. I/S REFA vil som grundlag for godkendelsen af eventuelle underleverandører vurdere disses egnethed til på fuld forsvarlig måde at udføre opgaven. I/S REFA vil ikke godkende frivillige foreninger og lignende som underleverandører. 3.9 Sikkerhedsstillelse Leverandørens skal stille sikkerhed på 10 % af tilbudssummen ekskl. moms, se tilbudslisten.
Sikkerhedsstillelsen står til rådighed for I/S REFA i tilfælde af misligholdelse, ophævelse eller opsigelse af kontrakten. Sikkerheden stilles som en anfordringsgaranti i form af bank- eller sparekassegaranti, kautionsforsikring eller på anden betryggende måde. Sikkerhedsstillelsen skal være udformet således, at I/S REFA uden Leverandørens forudgående accept og uden afgørelse ved voldgift eller dom kan få beløbet udbetalt. Sikkerhedsstillelsen skal indeholde følgende formulering: Nærværende sikkerhedsstillelse holdes til I/S REFA's disposition på anfordring og uden rettergang. Nærværende sikkerhedsstillelse er at forstå således, at I/S RE- FA's stilling er den samme som om kontant depositum var stillet. Sikkerheden skal dække ethvert krav, som I/S REFA måtte have mod Leverandøren, herunder mangler, svigt i kvaliteten, bod eller andet. Såfremt I/S REFA kræver sikkerheden taget i anvendelse, skal dette meddeles skriftligt og samtidigt til Leverandøren og sikkerhedsstilleren med angivelse af arten og omfanget af den påståede misligholdelse samt størrelsen af det krævede beløb. Beløbet skal udbetales til I/S REFA inden 10 arbejdsdage. Sikkerhedsstillelsen skal fremsendes samtidig med kontrakten. Det skal ved tilbudsafgivelsen dokumenteres, at sikkerheden kan stilles. Leverandøren skal i sit tilbud medregne alle udgifter i forbindelse med sikkerhedsstillelse. Sikkerhedsstillelsen frigives, når samtlige mellemværender er reguleret efter kontraktperiodens udløb. Frigivelse forudsætter således, at der ikke fra I/S REFA er konstateret fejl og mangler ved beholderne eller leveringerne, samt at der ikke er fremsat krav om hel eller delvis udbetaling af sikkerhedsstillelse. 3.10 Forsikring Leverandøren skal have en erhvervsansvarsforsikring med et forsikret beløb på minimum 10.000.000 DKK. Leverandøren skal derudover tegne alle relevante forsikringer så som ansvars-, personskade- og produktansvarsforsikringer, og forsikringssummer skal oplyses på opfordring. Udgifter til forsikring afholdes af Leverandøren. Leverandøren skal på anmodning dokumentere, at forsikringen er i kraft. Leverandøren er erstatningspligtig for alle skader, som han selv eller hans mandskab måtte forvolde på personer samt privat eller offentlig ejendom i forbindelse med opgaven. I/S REFA påtager sig intet ansvar for transportuheld eller andre uheld, der kan opstå i forbindelse med produktion og levering.
Ved skader på ejendom tilhørende borgere, kommuner eller I/S REFA, skal I/S REFA orienteres omgående. 3.11 Garanti Leverandøren skal yde minimum 2 års garanti på de leverede beholdere og komponenter. Der er tale om en ubetinget garanti, der dækker alle delene af beholderne, herunder hjul, aksler, låg, håndtag og skillevægge, således at enhver fejl eller mangel i garantiperioden skal udbedres for Leverandørens regning, dog bortset fra fejl og skader, der direkte er opstået ved fejlbetjening, påkørsel eller lignende. Såfremt der konstateres fejl ved de leverede enheder og udstyr, er Leverandøren forpligtet til omgående efter påkrav for egen regning at afhjælpe de fejl og mangler, der er konstateret. Der foreligger en mangel, såfremt de leverede enheder og udstyr ikke virker som forudsat, ikke opfylder kontrakten og/eller dennes bilag, eller ikke er i overensstemmelse med de anførte oplysninger i Leverandørens tilbud. Udbedring kan foregå ved at defekte dele udskiftes med nye eller ved omlevering. Eventuelt arbejde med udskiftning foregår på leveringsstedet eller et andet sted, såfremt dette anvises af I/S REFA. Udbedring af mangler må ikke påvirke brugernes anvendelse af affaldsbeholderne. Såfremt udbedring på adressen ikke er mulig, skal Leverandøren derfor uden vederlag ombytte beholderen (omlevering). Garantibestemmelserne fratager ikke I/S REFA ret til at gøre misligholdelsesbeføjelser gældende efter dansk rets almindelige bestemmelser herom. 3.12 Ophævelse I/S REFA har ret til at ophæve kontrakten, hvis: a) Leverandøren misligholder sine kontraktlige forpligtelser. Konstateres væsentlige afvigelser i kvaliteten af de leverede affaldsbeholdere og/eller udstyr i forhold til udbudsmaterialets bestemmelser og de anførte oplysninger i Leverandørens tilbud vil det betragtes som misligholdelse. Væsentlige forsinkelser i forhold til leveringsfrister kan betragtes som misligholdelse. b) Leverandøren erklæres konkurs, eller der indgives konkursbegæring, eller begæring om rekonstruktion mod Leverandøren, der sker åbning af tvangsakkord, Leverandøren træder i likvidation, eller bliver taget under tvangsopløsning. Ved konkurs kan I/S REFA ophæve kontrakten uden varsel ved skriftlig meddelelse til boet, henholdsvis likvidator i det omfang konkurslovens regler ikke er til hin-
der herfor. Hvis boet har ret til at indtræde i aftalen i medfør af konkurslovens regler, skal boet efter forespørgsel inden for en frist på 5 arbejdsdage give meddelelse om, hvorvidt det vil indtræde i kontrakten. Ved betalingsstandsning, tvangsopløsning, eller hvis der åbnes forhandling om tvangsakkord, eller Leverandørens økonomiske forhold i øvrigt viser sig at være således, at Leverandøren må antages at være ude af stand til at opfylde kontrakten, er hæveretten dog betinget af, at Leverandøren ikke har stillet - eller på I/S REFA's opfordring ikke straks stiller - betryggende sikkerhed for aftalens opfyldelse. c) I/S REFA kan opsige kontrakten med et skriftligt varsel på 3 måneder, såfremt relevant lovgivning ændres væsentligt herunder f.eks. ændringer i organisering af affaldsindsamlingen. Det samme gælder, såfremt Klagenævnet for Udbud eller en domstol annullerer tildelingsbeslutningen eller pålægger I/S REFA at bringe kontrakten med Leverandøren til ophør. I tilfælde omfattet af denne bestemmelse er Leverandøren berettiget til betaling for de ydelser, som efter aftale med I/S REFA præsteres i tiden frem til kontrakten i henhold til opsigelsen udløber. Derudover kan Leverandøren ikke rejse krav om erstatning eller kompensation over for I/S REFA. 3.13 Voldgift Uoverensstemmelser mellem Leverandøren og I/S REFA, der ikke kan bilægges ved forhandling, skal afgøres ved voldgift ved Voldgiftsinstituttet efter de af Voldgiftsinstituttet vedtagne regler herom, som er gældende ved indledningen af voldgiftssagen. 3.14 Arbejdsklausuler Det vil være et kontraktmæssigt krav, at Leverandøren sikrer ansatte hos Leverandøren selv samt hos eventuelle underleverandører, som medvirker i Danmark til at opfylde kontrakten, løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, som gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område. Ved indgåelse af kontrakt accepterer Leverandøren overholdelse af I/S REFA's arbejdsklausuler, der er vedlagt i Bilag 3.
Ydelsesbeskrivelse 4. Bestilling og levering 4.1 Bestilling af affaldsbeholdere i hovedleverancen Skønnet antal I dag er der i alt hos brugerne ca. 41.000 stk. 140 liter og 240 liter papirbeholdere, der alle skal udskiftes med 240 liter 2-kammerbeholdere i henhold til hovedleverancen i nærværende udbud. Herudover omhandler hovedleverancen 500 stk. 240 l affaldsbeholdere uden opdeling/skillevæg til brug for indsamling af glas og metal. Disse beholdere skal ikke udbringes til brugerne, men skal leveres til I/S REFA, Vestre Allé 2, Grænge, 4891 Toreby L. Leveringsplan Leverancerne skal udbringes til borgerne over en periode på 9 uger. Overordnet skal udbringningsplanen følge nedenstående retningslinjer, der dog kun skal ses som vejledende, og som kan ændres både af rent praktiske årsager, men også hvis den forventede leveringsperiode forskydes eller lignende: Område Se kortbilag 1 Forventede antal beholdere til udbringning Leveringsuger i perioden august til september Distrikt 1 10.370 Uge 31 - uge 33 Distrikt 2 13.679 Uge 33 - uge 35 Distrikt 3 11.462 Uge 36 - uge 38 Distrikt 4 5.438 Uge 38 - uge 39 Eventuelt overskydende beholdere skal afleveres til I/S REFA. På grundlag af en bestillingsliste fra I/S REFA med udgangspunkt i en status på antallet af papirbeholdere pr. 1. februar 2017 (eller senere, hvis den forventede overordnede tidsplan forskydes), fordelt på leveringsadresser, opdelt i distrikter, postnumre og vejnavne, skal Leverandøren udarbejde forslag til en leveringsplan, der entydigt fastlægger, hvilken uge der leveres beholdere til den enkelte adresse.
Leveringsplanen skal tillige indeholde en arbejdsplan med oversigt over mandskab og materiel m.v. for udbringningen, der dokumenterer, at kravene overholdes. Leveringsplanen skal godkendes af I/S REFA. Når forslaget er godkendt, er leveringsplanen samtidig en fast tidsplan, der danner grundlag for den kontraktuelle vurdering af, om aftalte tidsfrister overholdes. Leveringsplanen anvendes tillige til at oplyse brugerne om, hvornår (hvilken konkret uge) en ny spand vil blive leveret på adressen. Endelig godkendt leveringsplan inkl. arbejdsplan skal foreligge senest 1. april 2017. Oversigt over tidsplan Tidsplanen for levering i hovedleverancen kan illustreres således: Aktivitet Antal uger fra kontraktindgåelse til afslutning af udbringningen 0 3 4 5-6 7-19 20-28 Produktion af beholdere (kan ske efter kontraktindgåelse) x x x x x x Udarbejdelse af forslag til leveringsplan x x Godkendelse af leveringsplan (I/S REFA) x Information til borgerne om udskiftningen (I/S REFA) x Udbringning (9 uger) x 4.2 Supplerende leverancer af affaldsbeholdere og reservedele Supplerende leverancer af beholdere og reservedele til beholdere skal kunne foretages efter udbudsmaterialets bestemmelser samt Leverandørens tilbud i kontraktperioden. Supplerende leverancer af affaldsbeholdere skal leveres hos I/S REFA (indtil videre i Grænge på Vestre Alle 2, 4891 Toreby L.) senest 1 måned efter bestilling pr. e-mail. Reservedele til beholdere skal dog kunne leveres senest 2 uger efter bestilling pr. e-mail.
Ved supplerende leverancer af affaldsbeholdere hos I/S REFA i Grænge vil der blive bestilt mindst 50 stk. af samme type ad gangen, når disse skal leveres fragtfrit. 4.3 Levering og udbringning i hovedleverancen Affaldsbeholderne med opdeling/skillevæg i hovedleverancen skal af Leverandøren leveres færdigmonterede og forsynet med mærkater, rene, opstillet og klar til brug på forbrugsadresser i henhold til bestillingsliste fra I/S REFA. Sammen med beholderen skal Leverandøren vedlægge eller påsætte information fra I/S REFA (udarbejdes af I/S REFA) til brugerne om den nye beholder og ibrugtagningen heraf. I/S REFA kan beslutte, at denne information af Leverandøren skal lægges i postkassen på adressen eller f.eks. hænges på beholderen. Beholderne regnes først for leveret, når de er opstillet i konditionsmæssig stand på forbrugsadresserne. Det er således bl.a. Leverandørens ansvar at sørge for egnede lokaliteter til færdigmontering og påsætning af mærkater, således at det kan ske forsvarligt og hensigtsmæssigt. F.eks. skal beholderne sikres mod tyveri, at blive ødelagte og/eller tilsmudsede inden leveringen. Beholderne må ikke efterlades på offentlig vej, men skal afleveres inde på den enkelte forbrugsadresse på et egnet sted. Dette vil typisk være på grundejerens matrikel umiddelbart ved siden af ejendommens eksisterende sækkestativ eller affaldsbeholder og papirbeholder. Såfremt dette ikke umiddelbart er synligt på ejendommen, vil en hensigtsmæssig placering f.eks. være på fast belægning og med læ, så beholderen ikke vælter samt er synlig for ejendommes beboere. Beholderne må ikke efterlades, så de er til gene for gående og biler på ejendommen. Modtageren skal ikke kvittere for modtagelse af beholderne. Leverandøren skal sørge for, at udbringningen er til mindst mulig gene for brugerne og for trafikken i øvrigt. Arbejdet må således ikke indebære unødig støj eller anden forurening af omgivelserne. Udbringningen skal ske på hverdage i tidsrummet 07.00 til 20.00 og i weekender i tidsrummet 10.00 til 18.00. Leverandøren skal sikre, at mandskabet, der udbringer beholderne, er iført ensartet og genkendelig arbejdsbeklædning med firmanavn. Mandskabet skal være grundigt instruerede om opgaven i henhold til nærværende bestemmelser samt have en tilstrækkelig og hensigtsmæssig oplæring og instruktion i at udføre arbejdet på farefri måde og i at bruge eventuelle tekniske hjælpemidler. Der må ikke klunses eller forlanges eller modtages nogen form for godtgørelse eller dusør i forbindelse med arbejdets udførelse. Mandskabet skal udvise god og høflig opførsel under arbejdet. I forbindelse med indgåelse af kontrakten, vil Leverandøren skulle dokumentere, at mandskabet af hensyn til kontakten med brugerne kan tale og læse dansk. Mandskab skal være over 18 år.
Såfremt der fremsættes berettiget klage over en eller flere af Leverandørens medarbejdere, kan I/S REFA forlange, at vedkommende fjernes fra arbejdet. I udbringningsperioden skal Leverandøren eller dennes repræsentant have tæt kontakt til I/S REFA, og kontaktpersonen skal have kompetence til at træffe selvstændige og bindende beslutninger. Leverandøren eller dennes repræsentant skal kunne træffes på hverdage i tidsrummet 08.00 til 16.00. Såfremt I/S REFA finder behov for at afholde møder i forbindelse med udbringningen, er Leverandøren eller dennes repræsentant forpligtet til at deltage i disse. Leverandøren skal mindst en gang om ugen og herudover på anfordring fra I/S REFA oplyse om status for udbringningen (leverede beholdere i henhold til bestillingslisten). 4.4 Option på levering af supplerende leverancer til Grænge. Leverandøren skal senest 3 dage efter bestilling oplyse, hvornår supplerende leverancer kan leveres i Grænge i henhold til gældende leveringsfrister, jf. afsnit 4.2. Nærmere leveringstidspunkt aftales herefter nærmere mellem I/S REFA og Leverandøren. Affaldsbeholdere i supplerende leverancer skal ikke leveres med mærkater. Beholderne i supplerende leverancer skal være helt eller delvist samlede, idet visse dele af affaldsbeholdere af transporthensyn kan leveres løst, og herefter færdigmonteres af I/S REFA. Leverandøren skal sammen med tilbuddet redegøre for, i hvilket omfang affaldsbeholdere i supplerende leverancer skal samles af I/S REFA. Øvrigt udstyr/reservedele skal være klar til videre brug/montering. Affaldsbeholdere og udstyr skal leveres hos I/S REFA i Grænge på hverdage i tidsrummet 07.00 til 14.00. Affaldsbeholderne og udstyret skal af Leverandøren aflæsses på anvist lokalitet på anlægget, hvor der kan påregnes fast belægning. 5. Produktkrav I Tilbudsliste samt produktspecifikation fremgår krav til beholderne. Nedenfor beskrives krav til resterende tilbudte ydelser. 5.1 Klistermærker og prægning Leverandøren skal i hovedleverancen påsætte 2 mærkater med anvendelse/ sorteringsvejledning (papir og glas/metal) på indersiden af alle låg til beholderne med opdeling/skillevæg. Klistermærkerne skal være i størrelsesordenen 10 x 15 cm og leveres af I/S REFA. Placering og endelig udformning af mærkaterne fastlægges af I/S REFA efter valg af beholder. På låg til beholdere uden opdeling/skillevæg skal der kun påsættes én mærkat med anvendelse/sorteringsvejledning (glas/metal).
Mærkaterne skal påsættes i overensstemmelse med det af I/S REFA anviste, det indebærer bl.a. at mærkaterne skal sidde lige og uden at rynke/krølle. På oversiden af låget skal der præges med den pågældende fraktion. Teksten skal være Papir og glas/metal, i hvid skrift og skal være indeholdt i prisen for beholderen. Leverandøren skal kunne præge I/S REFA's logo, i hvid farve, efter nærmere anvisninger, på beholderkroppen. Der skal i tilbudslisten angives en tillægspris for denne prægning. 5.2 Reservedele Tilbuddet skal også omfatte levering af reservedele til udskiftning af dele på affaldsbeholderne. Reservedele leveres til I/S REFA i Grænge som option på supplerende leverancer. Reservedele omfatter de dele, der kan være relevante at udskifte, herunder hjul, aksler og låg. Mængder af reservedele kan indkøbes i hele kontraktperioden i henhold til mængderne angivet som optioner. 5.3 Miljø- og arbejdsmiljøforhold ved produktion Affaldsbeholderne skal produceres under gode miljø- og arbejdsmiljømæssige betingelser. Ved produktion af affaldsbeholderne skal EU's bestemmelser om miljø, arbejdsmiljø og sikkerhed som minimum overholdes. I/S REFA kan til enhver tid kræve dokumentation for miljø- og arbejdsmiljøforholdene ved produktion. Herunder skal I/S REFA på anmodning kunne besigtige faciliteterne.