Koordinator håndbog 1

Koordinator håndbog 1

Kære koordinator Velkommen til Landsindsamlingen 2010. Det er dejligt, at så mange af jer vælger at være med år efter år. Det er vigtigt med garvede kræfter og gode erfaringer og samtidigt skønt at byde nye velkommen til et samarbejde og et fælles projekt, der vil og kan mere for hvert år. Årets tema for Landsindsamlingen søndag den 14. november 2010 er Nødhjælp til Flygtninge. Som koordinator er du med til at give et stort bidrag til flygtninge og deres familier i verdens brændpunkter. Uden din indsats ville der måske ikke være nogen indsamling i dit lokalområde, og tusindvis af kroner til at hjælpe flygtninge ville gå tabt. Med dig og alle de andre ildsjæle, der frivilligt stiller arbejdskraft til rådighed, ser vi frem til en god indsamling. I denne håndbog har vi samlet praktiske oplysninger og gode råd, du sammen med koordinatorområdet på hjemmesiden kan bruge i bestræbelserne på at opnå et godt indsamlingsresultat. Vi har ikke dit lokalkendskab, så det er dig, der afgør, hvordan indsamlingen skal gennemføres i dit distrikt. Held og lykke med Landsindsamlingen 2010 og tak for din indsats! Med venlig hilsen Astrid Bjerg, Thilde Bøving, Sidse Surel Mogensen, Henrik Andersen og Jens Engedal. Dansk Flygtningehjælps Landskontor Du kan kontakte Landskontoret på mail landsindsamling@drc.dk eller telefon 33 73 51 70 Indhold Vi sikrer nødhjælp til verdens flygtninge...4 Vi hjælper også på sigt...4 Det gik pengene til fra sidste års landsindsamling...5 Generelt om indsamlingen...6 Sådan fordeler vi opgaverne...6 Koordinatorhjemmesiden er din værktøjskasse...7 Vigtige datoer...8 Kampagnestartmiddag...9 Sådan hverver du nye indsamlere...10 Ring efter Nødhjælp...12 Registrering og administration af indsamlere...13 Presse...13 Kampagnematerialer...14 Indsamlingsmaterialer...15 Mobiltelefonen som indsamlingsbøsse...16 Ruter...16 Udlevering af indsamlingsbøsser til indsamlere...18 Bank...20 Praktiske oplysninger...21 Tak og på gensyn...22 2 3

Vi sikrer nødhjælp til verdens flygtninge Dansk Flygtningehjælp sætter fokus på nødhjælp til flygtninge, når indsamlerne bliver sendt på gaden til årets landsindsamling den 14. november. Nødhjælp er den helt nødvendige hjælp, der redder liv og mindsker flygtninges lidelser. I Somalia uddeler Dansk Flygtningehjælp lige nu mad til 80.000 mennesker dagligt. En livsnødvendig indsats til mennesker, der ellers ville dø af sult. I Dadaab, Kenya, bygger Dansk Flygtningehjælp vandforsyninger, der skal sikre rent drikkevand og mindske sygdomme i verdens største flygtningelejr med næsten 300.000 mennesker. I DR Congo sikrer Dansk Flygtningehjælp midlertidige boliger, køkkenudstyr, sæbe, myggenet og andre vitale ting til en forarmet befolkning, sendt på flugt af rebeller, der har brændt deres landsby ned, stjålet deres mad og voldtaget deres kvinder. Dansk Flygtningehjælp arbejder med nødhjælp i hele verden og sørger samtidig for at hjælpe flygtninge med på sigt at skabe en ny tilværelse, hvor de kan klare sig selv. Vi hjælper også på sigt Dansk Flygtningehjælp hjælper flygtninge i over 30 lande i verdens brændpunkter. Vi uddeler livsnødvendig mad og rent drikkevand, giver mikrolån til opstart af indkomstgenererende projekter, og hjælper flygtninge i gang med at dyrke jorden, så de på sigt kan forsørge sig selv og familien. Det gik pengene til fra sidste års landsindsamling Dansk Flygtningehjælp satte i 2009 fokus på flygtningekvinder. Det gjorde vi, fordi kvinderne er de mest udsatte, men samtidig ofte de stærkeste kort i hjælpearbejdet. De sørger for, at nødhjælpen kommer hele familien til gode; de sørger for, at hele familien kan få mad og børnene komme i skole. Med de indsamlede midler har Dansk Flygtningehjælp været i stand til at yde den hjælp, der har været nødvendig for at sikre en fremtid for flygtninge og fordrevne mange steder i verden fx i Den Demokratiske Republik Congo (DR Congo) og Myanmar. I DR Congo er den fortsatte krig usædvanlig brutal mod civilbefolkningen og især mod kvinderne, der bliver udsat for overgreb og tages som sexslaver af rebellerne. Her har Dansk Flygtningehjælp uddelt hjælp til omkring 70.000 kvinder og deres familier ved bl.a. at sikre dem beskyttelse i midlertidige boliger. I Myanmar har de indsamlede midler gjort Dansk Flygtningehjælp i stand til at starte en nødhjælpsindsats, der har fokus på de fordrevne, der mistede alt, da en cyklon i 2008 ramte landet og sendte 450.000 familier på flugt. Her sørger Dansk Flygtningehjælp nu for rent vand, boliger, skoler og for, at de særligt udsatte kvinder har mulighed for at få en indkomst, så de kan forsørge sig selv og familien. Der er også sendt penge til Dansk Flygtningehjælps arbejde andre steder i verden. Dansk Flygtningehjælp bringer selv hjælpen helt ud til de flygtninge, der har behov for det. Og vi har papir på, at vi gør det ordentligt. Dansk Flygtningehjælp er certificeret af Humanitarian Accountability Partnership (HAP), en organisation, der sikrer kvalitet og gennemsigtighed i nødhjælpsarbejdet. For hver fyldt indsamlingsbøsse kan vi... Hver indsamler, du finder, får i snit 1000 kr. i indsamlingsbøssen. For 1000 kroner kan vi forsyne 500 flygtninge med rent vand i en måned. For 1000 kroner kan vi uddele nødhjælpspakker med myggenet, tæpper og presenning til 4 flygtningefamilier. For 1000 kroner kan vi give mad til 25 skolebørn i en måned. Jo flere indsamlere du finder, jo flere kan vi hjælpe. Uddeling af mad i Somalia. 4 5

Generelt om indsamlingen Dansk Flygtningehjælps Landsindsamling afvikles i år søndag den 14. november. Som udgangspunkt finder indsamlingen sted mellem kl.11.00-14.00, men indsamlingstidspunktet kan tilpasses lokale forhold. Landsindsamlingen er en gade-og husstandsindsamling, der kan finde sted hele dagen søndag den 14. november. Udover at stemme dørklokker er det tilladt at samle ind ved stationer, på gader, torve og ved åbne butikker efter aftale med ejeren. Vi er mange Landsindsamlingen er organiseret i mere end 360 distrikter landet over. Omkring 700 mennesker varetager koordineringen lokalt suppleret af yderligere 1.500 personer på indsamlingsdagen til udlevering af bøsser og optælling af penge i bankerne. Dertil kommer de 14-15.000 indsamlere. Det er altså et stort apparat, der går i gang om morgenen den 14. november. Forberedelse er midlet, der sikrer, at indsamlingsdagen forløber efter planen. Organisering En rigtig vigtig del af forberedelserne går ud på at organisere sig og at fordele opgaverne på mange hænder. Lav nogle klare aftale med dine medkoordinatorer om, hvem der har ansvaret for hvad, og notér dig de vigtige datoer, som Landskontoret har peget ud for dig. Find hjælpere til at skaffe indsamlere i deres egne små byer og landområder og find frivillige til at hjælpe dig med din udlevering på indsamlingsdagen. Tal sammen med andre koordinatorer i kommunen og start et samarbejde omkring henvendelser til den lokale presse og fælles hverveaktiviteter. På koordinatorhjemmesiden kan du læse meget mere om, hvordan man organiserer sig bedst muligt både som koordinator i byer og i landdistrikter. Erfaringsudveksling En anden vigtig del af forberedelsen er erfaringsoverlevering fra tidligere koordinatorer og Landskontoret til nye koordinatorer, så ingen behøver at opfinde noget, der allerede er opfundet, testet og sat i system et andet sted. Er du ny koordinator, er det en god ide at kontakte sidste års koordinator i dit distrikt. Kontaktoplysninger kan du få hos Landskontoret. Sådan fordeler vi opgaverne Som hovedkoordinator har du ansvaret for planlægning og afvikling af indsamlingen i dit distrikt. Er der flere koordinatorer i distriktet, laver man en plan over, hvem der gør hvad. Afhængig af lokale forhold arbejder koordinatorerne typisk med indsamlingen fra midten af august til få dage efter indsamlingen. Opgaverne fordeler sig således: Koordinatoropgaver August Lav en aftale med en bank, et udleveringssted og frivillige til at bemande dem på indsamlingsdagen. Find hjælpere i de små byer og landområder i dit distrikt, der kan skaffe indsamlere helt lokalt. September Lav en plan for, hvordan du finder indsamlere til at dække dit distrikt, og hvilke hverveaktiviteter, du vil udføre. Tag kontakt til samarbejdspartnere, netværkspersoner og andre, der kan hjælpe med at finde indsamlere. Gennemgå dine ruter, så du er sikker på, at hele dit distrikt er dækket af ruter. Planlæg i samarbejde med andre koordinatorer i kommunen hvervearrangementet Ring efter Nødhjælp eller alternative hverveaktiviteter. Oktober Hverv indsamlere i lokale netværk og fortsæt generelt dine hverveaktiviteter. Fordel plakater og foldere i dit distrikt. Skab synlighed om indsamlingen i den lokale presse. Udfør hvervearrangementet Ring efter Nødhjælp søndag den 31. oktober. Hent indsamlingsmaterialerne hos Falck og gør dem klar til udlevering. November Giv senest 10 dage før indsamlingen indsamlerne besked (via mail, brev eller et telefonopkald) om mødested og tid for udlevering af indsamlingsbøsser Landsamlingen finder sted den 14. november. Sig tak til indsamlere og samarbejdspartnere og evaluer indsamlingen. Dansk Flygtningehjælps Landskontor Skriver og ringer til tidligere indsamlere, hvis ikke andet er aftalt. Afholder 6.-9. september kampagnestartmiddage i Aalborg, Århus, Odense og København, hvor vi kickstarter årets indsamling. Leverer kampagne- og indsamlingsmaterialer. Har kontakten til landsledelsen i diverse frivillignetværk. Har kontakten til landsdækkende og regionale medier. Besøger og hverver indsamlere på gymnasier. E-mailer løbende information og nyheder til de hvervede indsamlere for at sikre størst muligt fremmøde. Udsender i løbet af efteråret nyhedsbrevet KoordinatorNyt med gode råd og tips til koordinatornetværket. Koordinatorhjemmesiden er din værktøjskasse På koordinatorområdet på hjemmesiden finder du værktøjer, nyttig information og inspiration, der hjælper dig med at lave en god indsamling. Vi anbefaler, at du hurtigst muligt prøver at logge dig ind på hjemmesiden, bliver fortrolig med indholdet og danner dig et overblik over, hvor du kan finde hvilke informationer. Når du er logget ind, vil du få adgang til en forside med følgende indhold: 6 7

Koordinatorområdet på hjemmesiden Min indsamling Indsamlere Indtastning af udleveringssted og bank Ruter Skaf indsamlere Landsbyløft Ring efter Nødhjælp Nødhjælpsdysten Løb efter Nødhjælp Fotoudstilling Hvervehistorier Materialer og skabeloner Brevskabeloner Mailskabeloner Pressemeddelelser og artikler Nødhjælpsbilleder Kampagneannoncer Landsindsamlings logo og brevpapir Kampagnematerialer Info fra Landskontoret Info om årets tema Nyhedsbreve Info om kampagnestartmiddage Koordinatorvejledninger og huskelister Indsamlingsresultater 2006-2009 Falck-stationer Kontaktplaner indsamlere Personale på Landskontoret Inspiration Koordinatorportrætter Gode råd og film om udlevering Diasshow til brug på udleveringsdagen Landsbyløft og bystrategi Hvis du er koordinator i en større by Hvis du er koordinator i et landdistrikt Beskrivelse af Landsbyløft Sådan kommer du ind Koordinatorområdet på hjemmesiden ligger på www.flygtning.dk/koordinator. Her skal du logge på for at komme videre. Hovedkoordinatoren i hvert distrikt har et personligt login, som også giver adgang til funktionerne Indsamlere i mit distrikt og Udleveringssteder og bank. Vigtige datoer 25. august Dansk Flygtningehjælp sender brev/mail til tidligere indsamlere 6 9. september Dansk Flygtningehjælp afholder kampagnestartmiddage 10. september Du har indgået aftale samt indtastet oplysninger om bank på koordinatorhjemmesiden 10. september Du har indtastet udleveringssted- og tidspunkt på koordinatorhjemmesiden 13. september Du begynder forberedelserne til Ring efter Nødhjælp og/eller alternative hverveaktiviteter 4. oktober Du har modtaget kampagnematerialer (plakater og foldere) med posten og det kan sættes op (efter Røde Kors indsamling d. 3. oktober) 17. oktober Du kan hente dine indsamlingsmaterialer hos Falck i perioden 17. oktober 1. november 31. oktober Hvervearrangementet Ring efter Nødhjælp afvikles over hele landet 4. november Du har givet alle dine tilmeldte indsamlere besked om udleveringssted og tidspunkt. Herefter kontakter du løbende nytilmeldte 14. november Indsamlingsdag! Efter indsamlingen ringer du til Landskontoret på 33 73 51 70 og oplyser antal indsamlere, gennemførte ruter og indsamlet beløb 21. november Alle indsamlere i dit distrikt er indtastet på koordinatorhjemmesiden og afkrydset Kom Kom ikke 28. november Du har udfyldt evalueringsskemaet på nettet Kampagnestartmiddag Fra den 6. til den 9. september afholdes der kampagnestartmiddage for hovedkoordinatorer, koordinatorer, hjælpere og alle andre med interesse for flygtningesagen og det internationale hjælpearbejde. På mødet vil vi fortælle om Dansk Flygtningehjælps internationale arbejde og præsentere årets kampagne. Programmet lægger op til dialog og udveksling af erfaringer koordinatorerne imellem. Ved at dele vores erfaringer kan vi gøre en god indsamling endnu bedre og dermed hjælpe endnu flere flygtninge. Uanset hvor i landet du er koordinator, kan du frit vælge mellem de fire kampagnestartmiddage. Program: 17.30 18.15 Dansk Flygtningehjælps internationale arbejde Dansk Flygtningehjælps internationale arbejde v/ en medarbejder fra International afdeling 18.15 18.45 Middag 18.45 20.30 Årets kampagne og erfaringsudveksling Præsentation af årets kampagne Erfaringsudveksling: på mødet vælger vi de temaer, vi gerne vil diskutere og dele med hinanden. 8 9

Dato By Adresse 6. september Aalborg Kulturhus Trekanten, Sebbersundvej 2 A, 9220 Aalborg Ø 7. september Odense adresse oplyses senere 8. september Århus Musikhuset, Thomas Jensens Allé, 8000 Århus C 9. september København Dansk Flygtningehjælp, Borgergade 10, 1300 København Tilmelding kan ske på e-mail: landsindsamling@drc.dk eller på 33 73 51 70 Arbejdsmøder Som supplement til de fire kampagnestartmiddage afholdes efter behov lokale arbejdsmøder med koordinatorer fra typisk en eller to kommuner. På arbejdsmøderne er formålet at planlægge indsamlingen og fordele arbejdsopgaver internt mellem koordinatorerne og Landskontoret. På møderne giver kampagnemedarbejderne en kort præsentation af årets indsamlingstema. Hvis der ikke allerede er planlagt et møde mellem koordinatorerne i din kommune, og du synes det kunne være en god idé, er du velkommen til at kontakte Landskontoret på tlf: 33 73 51 70. Sådan hverver du nye indsamlere Landskontoret ringer til alle tidligere indsamlere (med mindre andet er aftalt), men hovedansvaret for at hverve nye indsamlere ligger hos koordinatorerne. Målsætning Dæk hele dit distrikt med ruter, og find indsamlere nok til at dække alle ruterne. Den personlige henvendelse Generelt gælder det, at personlig kontakt er den mest effektive måde at hverve indsamlere på. Mange vil gerne være indsamlere, men de henvender sig ikke af sig selv de skal spørges! Vær ikke flov over at spørge, du arbejder for en god sag. Kig dig omkring i din vennekreds, på arbejdet, i din familie, i fodboldklubben eller andre dele af din dagligdag og bed derudover andre om at hjælpe dig med at finde indsamlere i deres netværk. Der er god hjælp at hente på koordinatorhjemmesiden, hvor du kan finde inspiration og konkrete vejledninger til følgende hverveaktiviteter plus meget mere. Koordinatorernes hverveaktiviteter 1. Ring efter Nødhjælp I de større byer bliver en af koordinatorernes vigtigste opgaver at arrangere hverveeventen Ring efter Nødhjælp, der finder sted søndag den 31. oktober kl. 11 13. Målet er at hverve omkring 1000 nye indsamlere på landsplan. Koordinatorerne skal invitere 5-10 kendte, indflydelsesrige eller bare hjælpsomme personer til at ringe til deres eget netværk i to timer og herigennem skaffe indsamlere. 2. Landsbyløft Missionen er meget enkel: Dæk hele dit område med indsamlere, også de helt små byer og landområder, ved at skaffe 2-3 hjælpere. 3. Nødhjælpsdysten Som supplement eller alternativ til Ring efter Nødhjælp kan du gennemføre Nødhjælpsdysten. Eventen er bygget op omkring tankegangen, at der ikke er noget som konkurrencer, der kan sætte folk i sving! I Nødhjælpsdysten skal man stable 3 hold på benene og lad dem dyste om, hvem der kan stille op med flest indsamlere på dagen. Udover et flot diplom kan koordinatorerne vælge at belønne vinderne med nogle små præmier, som er sponsoreret lokalt. 4. Hvor hurtigt kan du løbe, når det gælder liv og død? Landskontoret sender i juni måned invitationer ud til 200 danske løbeklubber, hvori vi opfordrer dem til at løbe efter nødhjælp søndag den 14. november. På koordinatorområdet på hjemmesiden kan du finde listen over de klubber, vi har inviteret. Her kan du også finde en brev-skabelon, hvis din lokale løbeklub ikke er på listen, og du gerne vil invitere den. Alternativt kan du invitere cykelklubber, sportsforeninger eller lignende. Lad fantasien råde! Landskontorets hverveaktiviteter 1. Tidligere indsamlere Sidst i august sender Landskontoret brev eller mail til indsamlere fra de sidste fire år, hvor de opfordres til at melde sig igen. Alle tidligere indsamlere, der ikke melder sig på baggrund af brevet/mailen, skal have et opfølgende telefonopkald. Som udgangspunkt ringer Landskontoret til alle tidligere indsamlere, men der kan være gode grunde til, at du selv ringer til de tidligere indsamlere. Hvis du selv vil ringe, skal du give os besked senest den 1. september. Du får besked, når vi er færdig med at ringe til tidligere indsamlere i dit distrikt. 3. Gymnasieelever Dansk Flygtningehjælp besøger de fleste gymnasier i landet for at hverve eleverne som indsamlere. Når tidsplanen er klar, lægges den på koordinatorhjemmesiden, så du kan se, hvornår vi besøger et gymnasium nær dig. Hjælp gymnasieeleverne til at få et godt indsamlingsresultat. Ønsker de unge at gå to og to sammen, anbefaler Landskontoret, at de får to ruter i forlængelse af hinanden. Sidste år oplevede vi en høj frafaldsprocent blandt gymnasieelever. Dette søges reduceret ved, at Landskontoret sender SMS er, der skal minde gymnasieeleverne om, at de skal ud at samle ind søndag den 14. november. 10 11

Ring efter Nødhjælp Søndag den 31. oktober kl. 11-13 afholder koordinatorerne hverve-eventen Ring efter Nødhjælp over hele landet. Landskontoret anbefaler stærkt, at alle koordinatorer prioriterer arrangementet højt og lægger kræfter i eventen. Vi ved, at det virker, og at det er en effektiv måde at hverve nye indsamlere på. Konceptet er klart og let at kommunikere. Udover at skaffe mange indsamlere, giver Ring efter Nødhjælp god omtale i medierne. Konceptet består i, at de inviterede deltagere mødes et centralt sted i kommunen og bruger to timer på at hverve indsamlere ved at ringe til personer i deres personlige netværk såsom kolleger, venner og familie. Det er en god idé at invitere kendte personer (politikere, sportsfolk etc.), så pressen bliver endnu mere interesseret i at dække eventen. Nogle steder har koordinatorer haft stor succes med at lave en venskabelig konkurrence mellem inviterede deltagere eksempelvis sportsklubben mod politikerne. Find guide, skabeloner og inspiration på koordinatorområdet på hjemmesiden. Registrering og administration af indsamlere Det er vigtigt at registrere og administrere indsamlerne korrekt. På den måde sikrer du At oplysninger gemmes fra år til år At informationerne kan deles med andre At information om udleveringssted og mødetid kommer ud til alle indsamlere At kommunikationen med indsamlere fra tidligere år går let På koordinatorområdet på hjemmesiden kan du se og ændre i indsamlernes data. Funktionen Tilmeld indsamlere Tilmeld dine indsamlere via koordinatorområdet på hjemmesiden. Det er vigtigt, at du bruger denne tilmeldingsfunktion, da Landskontoret dermed kan se, at tilmeldingen kommer fra en koordinator. Efter indsamlingen skal du huske at indtaste dem, der mødte op uden at være tilmeldt på forhånd. De kommer således med i puljen over indsamlere, vi kontakter ved næste års indsamling. Funktionen Indsamlere i mit distrikt Her ser du indsamlerne i dit distrikt, og det er her, du kan redigere i deres oplysninger. Tilmeldte indsamlere i dit distrikt (hvid baggrund). Sidst tilmeldte står øverst. Indsamlere fra fire år tilbage, der ikke er tilmeldt den kommende indsamling (blå baggrund). Klik på notesblokken til højre for indsamlerens navn, hvis du vil redigere i oplysningerne. Funktionen Indsamlere til regneark Her omdanner du listen med indsamlernes data til et regneark. Det kan du bruge, når du fletter breve til indsamlerne om udleveringssted og mødetid. Du kan også generere et regneark med tidligere indsamlere. Det kan du bruge, hvis du selv vil sende brev til de tidligere indsamlere. Har du problemer med at omdanne dine data til et regneark, kan du kontakte Landskontoret. Test systemet Du kan teste systemet ved at tilmelde en indsamler ved navn Test Testesen og bagefter prøve at redigere i oplysningerne. Presse Ringearrangementet Kandidater ringer indsamlere var i 2009 en stor succes i Århus. (Foto: www.henrik-hviid.dk) Synlighed og presseomtale af Landsindsamlingen er vigtig. Har man hørt om indsamlingen, er man mere tilbøjelig til at sige ja til at blive indsamler eller give et bidrag, når indsamlerne ringer på døren. På koordinatorområdet på hjemmesiden finder du skabeloner til pressemeddelelser, artikler og fotos. 12 13

Du er et vigtigt led i kampagnen! Det er koordinatorerne, der har kontakten til den lokale presse. Indgangsvinklen til en artikel i lokalavisen kan være: Ring efter Nødhjælp 31.oktober. Landsbyløft Nødhjælpsdysten Fotoudstilling Lokale kendte samler ind Flygtninge har brug for hjælp nu! Der mangler indsamlere! Mobiltelefonen som indsamlingsbøsse Når et medie dækker flere distrikter Det er en fordel at koordinere pressekontakten med andre koordinatorer. Ofte dækker en lokalavis, lokalradio eller regional tv station flere distrikter. Aftal eventuelt, hvem der tager sig af pressen på vegne af alle koordinatorer i kommunen. Kampagnematerialer omfatter: Plakater i A4 og A3 format Informationsfolder Tilmeldingslister Materialerne skal være synlige så mange steder som muligt i dit distrikt. Fordel det til foreninger, medborgerhuse, butikker og andre steder, hvor der kommer mange mennesker de sidste tre uger inden indsamlingen. Dansk Flygtningehjælp sender hvervemateriale direkte til alle landets biblioteker, højskoler, efterskoler, Danske Bank afdelinger, Sct. Georgs Gilder og Dansk Flygtningehjælps Frivilliggrupper. Du kan bestille mere kampagnemateriale hos Landskontoret. Færdige kampagneannoncer og bannere På koordinatorområdet på hjemmesiden kan du downloade færdige kampagneannoncer. Dem kan du prøve at få lokalavisen eller foreningsblade til at indrykke gratis. Alternativt kan du bruge de skabeloner til pressemeddelelser, artikler og fotos, der ligger på koordinatorområdet på hjemmesiden til at få omtale i de lokale medier. På koordinatorhjemmesiden finder du ligeledes bannere til internettet, som du kan tilbyde lokale samarbejdspartnere. Bemærk at Landskontoret desværre ikke kan betale for annoncering lokalt. Indsamlingsmaterialer Vi udsender materialer svarende til det antal indsamlere, der skønnes at samle ind i distriktet. Vi fratrækker det antal bøsser, du evt. opbevarer fra sidste år, hvis du vel at mærke har givet besked derom. Børn i Den Demokratiske Republik Congo. Kampagnematerialer Vi har udviklet en række materialer, der skal skabe opmærksomhed om indsamlingen og gøre det lettere at hverve indsamlere. Materialerne bliver sendt direkte til alle koordinatorer inden den 4. oktober. Vær realistisk omkring hvervematerialerne. De skaber opmærksomhed om indsamlingen, men får ikke indsamlerne til at melde sig. DHL fordeler materialerne til Falckstationer over hele landet. Her bedes du hente materialerne senest den 1. november. Landskontoret informerer dig i god tid om, til hvilken Falckstation dine materialer vil blive leveret. På koordinatorområdet på hjemmesiden kan du finde en oversigt over, hvilke Falck stationer, der servicerer hvilke distrikter. Har du ønske om, at materialerne skal leveres et andet sted, så giv os besked i god tid. DHL kan levere på en anden adresse, hvis du oplyser Landskontoret en alternativ leveringsadresse og en kontaktperson samt telefonnummer. Der kan desværre ikke aftales fast tidspunkt for levering, så denne person skal stå til rådighed i hele tidsrummet. I nogle distrikter, typisk større byer som Århus, København etc., leveres materialerne på en alternativ adresse. Kontakt hovedkoordinator eller Landskontoret for yderligere oplysninger herom. 14 15

Materialerne leveres i flyttekasser. Der vil være ca. 1 flyttekasse for hver 15 indsamler. Hvad består materialerne af: Indsamlingsbøsser Labels til indsamlingsbøsser Indsamlervejledninger Informationsfoldere Plastikposer Diplom til indsamlerne Indsamlervejledning som plakat Bøsserne er fremstillet i miljøvenligt materiale. Du kan derfor smide de åbne bøsser ud efter brug. Ubrugte bøsser kan gemmes til næste års indsamling. Vi har fået rigtig mange positive tilbagemeldinger fra koordinatorerne vedrørende genanvendelige indsamlingsbøsser. Vi er også på Landskontoret meget glade for idéen og det er bestemt stadig på tegnebrættet, men desværre var der ikke plads i budgettet i år, da det ikke lykkedes os at finde en hovedsponsor. Mobiltelefonen som indsamlingsbøsse Mange vil gerne give, men mangler kontanter. De kan nu med mobilen give via deres egen virtuelle indsamlingsbøsse Virtus. Jeg har desværre ikke nogen kontanter. Denne besked møder Dansk Flygtningehjælps indsamlere ofte, når de ringer på dørene i de danske hjem. Derfor introducerer Dansk Flygtningehjælp den mobile indsamlingsbøsse, når vi samler ind den 14. november. Virtus gør det muligt for giveren at betale via mobiltelefonen direkte til den enkelte indsamler, der hele tiden kan følge med i sin egen indsamling. Det er ligeledes vigtigt at have fokus på rutedækningsprocenten, altså hvor stor en del af dit distrikt, der er dækket af ruter. Målet er at komme så tæt på 100 % som muligt. Så ved du, hvor mange indsamlere du skal bruge for at få dækket alle dine ruter. Rutedækningsprocenten på det elektroniske rutesystem kan give et praj om, hvor godt distriktet er dækket. Via koordinatorområdet på hjemmesiden kan du logge dig ind på vores elektroniske rutesystem. Her kan du oprette, redigere, slette og printe ruter. Sådan kommer du ind på rutesystemet Du kan komme ind i rutesystemet via koordinatorhjemmesiden eller direkte via internetadressen: http://samaritan.praqma.net Systemet er åbent hele året, og der ligger en udførlig hjælpefunktion. Sådan logger du ind: Organisation: df Område type: vælg kommuner Område: (vælg distrikt = tidligere kommunenavn) Distrikt: (efterlades tom) Adgangskode: alle Klik på login, og du har adgang til ruter i dit eget distrikt. Forhåndsreservering Ret tekster Det er en fin service for indsamlerne at kunne forhåndsreservere en rute, men det må være som i biografen; ruten skal være afhentet senest kl.11.00 på indsamlingsdagen. Via funktionen Ret tekster kan du tilføje en tekst, der bagefter står på alle ruter i et distrikt, f.eks. hvor og hvornår indsamleren skal aflevere sin bøsse og et mobiltelefonnummer til koordinatoren og en reklame for det supermarked, der har sponsoreret slik og sodavand. En udførlig vejledning om den mobile indsamlingsbøsse fremsendes til alle koordinatorer inden indsamlingen. Samme vejledning finder du på koordinatorområdet på hjemmesiden. Ruter Oprettelse og opdateringer af ruter er koordinatorernes ansvar, da de har det største lokalkendskab. Kvaliteten af indsamlingsruterne har stor betydning for indsamlingsresultatet. Er ruten for kort, kommer der ikke nok penge i bøssen. Sidste år fik en indsamler i gennemsnit 945 kroner i indsamlingsbøssen. Det er godt, men det kan blive bedre, og derfor er planlægningen af ruterne vigtige. Hæver vi gennemsnittet med 50 kr. pr. indsamler, øger vi landsresultatet med 700.000 kr. Importer distrikt Rutedækning Vælg bedste korttype Med funktionen Importer distrikt kan du se og importere ruter fra andre organisationer. Funktionen rutedækning viser, om alle veje i kommunen er omfattet af rutesystemet Du har mulighed for at vælge mellem 3 forskellige korttyper, når du skal printe ruter: Kort, foto og kombi 16 17

Et eksempel på en rute Landsindsamling 2007, 11. november Område: Ballerup, Distrikt: 3 - Skovlunde By, Rute nr.: 8, Husstande: 73 Rutebeskrivelse: Stensbyvej 3-39 Alle numre Stokkebyvej 3-12 Alle numre Brandsbyvej 3-49 Alle numre Note: 73 husstande Rutehj ælp: De fleste koordinatorer udleverer indsamlingsmaterialerne på selve indsamlingsdagen. Som en ekstra service, og for at lette presset på indsamlingsdagen, kan du overveje at lave et ekstra udleveringstidspunkt fredag eller lørdag inden den 14. november. Indsamlerne kan således hente deres indsamlingsbøsse på vej hjem fra arbejde, eller når de er i byen for at handle. De indsamlere, der benytter denne mulighed, starter direkte fra hjemmet på indsamlingsdagen og afleverer deres bøsse i banken, når de har gået ruten. OBS! Nye foldere I år er det ekstra vigtigt, at alle husstande både dem, hvor folk er hjemme, og dem, hvor der ikke bliver svaret får udleveret en folder af indsamlerne. Som noget helt nyt kan man nemlig vinde en lækker bil en Mitsubishi Colt, hvis man donerer 150 kroner på telefon 9054 0808. Bilen er sponsoreret af Mitsubishi Danmark, og vi forventer, at denne nye aktivitet vil være med til at øge indsamlingsresultatet markant. Folderen giver også folk mulighed for at donere via giro og sms. Ved disse to former for betaling deltager man ikke i lodtrækningen om en Mitsubishi Colt. Indsamlingsbøsser afleveres i Skovlunde kirke, umiddelbart efter at ruten er gået. Senest kl. 15. Dansk Flygtningehjælp. Tlf. 33 73 51 70 Dette print er en håndsrækning til indsamlingen ydet af Rutehjælp: Indsamlingsbøsserne afleveres i Skovlunde kirke, umiddelbart efter at ruten er gået, dog senest kl. 15. Opstår der problemer på ruten kontakt lokal koordinator Jan Petersen på.: 33 73 71 11. Dansk Flygtningehjælp. Tlf. 33 73 51 70 Udlevering af indsamlingsbøsser til indsamlere Indsamlerne skal have en god start på indsamlingen på udleveringsstedet. De vil gerne ud på ruten i en fart derfor skal udleveringen være hurtig og effektiv og uden for meget kø. Det er vigtigt, at indsamlingen er veltilrettelagt, og at alle indsamlerne får en god oplevelse. Indsamlere, der oplever en god og hyggelig stemning, bliver gladere og er lettere at genhverve til næste indsamling. Udleveringssted Det kan være en bank, et kulturhus, en skole, et medborgerhus, et rådhus eller et andet centralt sted. Der skal være god plads til at opstille og udlevere materialer. Det er en god idé at være nogle stykker om udleveringen, så indsamlerne ikke skal vente for længe. Sørg for, at der er plads nok til alle, at I kan komme nemt til registrering, ruter og materialer. Det er også en god idé at lave skilte, der guider indsamlerne gennem registrering og udlevering. På koordinatorområdet på hjemmesiden kan du se en lille video om tilrettelæggelse af Den gode indsamling. Alle indsamlere skal registres og efterfølgende afkrydses på koordinatorhjemmesiden Registrering af indsamlerne på dagen skal prioriteres højt. Opgaven tager tid, og der skal afsættes ressourcer til jobbet. Alle indsamlere skal registreres ikke kun de indsamlere, der bliver noteret for have modtaget en indsamlingsbøsse. Går indsamlerne to eller flere sammen, skal alle registres, ellers har vi ikke mulighed for at udpege den rette vinder i indsamlerkonkurrencer - eksempelvis konkurrencen mellem gymnasierne. På koordinatorhjemmesiden skal der efter indsamlingen angives kom kom ikke ud for hver indsamler. Forinden indtastes indsamlere, der mødte frem på dagen uden at være tilmeldt på forhånd. 18 19

Indtast udleveringssted på koordinatorhjemmesiden Så hurtigt som muligt, gerne allerede inden den 14. september, bedes du indtaste oplysninger om udleveringssted og mødetid i dit distrikt på koordinatorområdet på hjemmesiden. Oplysningerne bliver samtidig tilgængelige for alle på internettet og sendes automatisk til indsamlerne, når de tilmelder sig. OBS: De første indsamlere begynder at tilmelde sig allerede i starten af september. Spørg banken, om de vil lave kaffe og te til indsamlerne. Lidt frugt, slik og sodavand er også godt at have parat. Måske vil et supermarked donere lidt godt mod at få omtale på rutekortene. På koordinatorområdet på hjemmesiden kan du downloade et diasshow om nødhjælp til flygtninge. Diasshowet med billeder og fakta om flygtninge kan bruges i banken til at minde indsamlerne om, hvor betydningsfuldt deres indsats er, og til at ventetiden i banken opleves kortere. Indtast navn og adresse på den bank, du benytter til optælling på koordinatorhjemmesiden. Når indsamlerne kommer tilbage fra ruten Sæt tingene i system og aftal med banken, hvem der gør hvad. Der må gerne være god plads og mange hjælpende hænder. Ring resultatet ind til Dansk Flygtningehjælp Overførsel af de indsamlede penge Sidste år troppede ca. 2000 mennesker op, da Dansk Flygtningehjælp åbende Eremitagen i Dyrehaven. Når optællingen er slut, skal du ringe til Dansk Flygtningehjælp og oplyse det indsamlede beløb for dit distrikt, antal ruter, der er blevet gået, samt antallet af indsamlere. Telefonnummeret er 33 73 51 70. Det samlede beløb fra distriktet sættes ind på Dansk Flygtningehjælps girokonto: Reg. nr. 9541 Konto nr. 1 32 33 34 Mærk indbetalingen Distrikt/Kommune/Dit navn; f.eks: Rødby/Lolland/Helge Bank De indsamlede penge skal optælles i en bank på indsamlingsdagen. Du skal som koordinator selv lave alle aftaler med din lokale bank senest 2 måneder før indsamlingen, så banken kan varsle søndagsarbejdet til deres personale i god tid. Typisk holder bankerne åbent nogle timer om eftermiddagen til optælling af indsamlingsbøsserne og servering af kaffe og lidt godt til ganen. Nogle steder går koordinatorer på tværs af distrikter sammen om at låne en bank. Danske Bank Danske Bank tilbyder at åbne ca. 60 filialer på indsamlingsdagen. Det betyder ikke, at du skal bruge Danske Bank, men at du har muligheden. Du skal dog stadig selv kontakte den lokale filial i september og lave en konkret aftale med direktøren. Listen over filialer kan findes på koordinatorhjemmesiden. Er din lokale Danske Bank ikke på listen over åbne filialer, er det okay at spørge, om de alligevel vil holde åbent, men de er ikke forpligtet til det. Indsamlerpleje Det virker godt at have en fast person til at tage imod indsamlerne, når de kommer retur fra ruten. En god vært, der viser tilrette og taler med indsamlerne om, hvad de har oplevet ude på ruten. Praktiske oplysninger Tidspunktet Indsamlingen finder sted søndag den 14. november 2010 kl.11.00 til 14.00. Vælger I at afvige fra det, skal I selv sikre at indsamlerne får det at vide. Ifølge tilladelsen kan indsamlingen starte kl.9.30 og slutte kl.16.00. Det skal være muligt 1. at afhente sin bøsse og rute fra kl.10.30. 2. at aflevere sin indsamlingsbøsse helt frem til kl.15.00 Forsikring Der er tegnet arbejdsskadeforsikring og erhvervsansvarsforsikring for indsamlere og koordinatorer den 14. november 2010. I tilfælde af skade skal du ringe til Lisbeth Bruun Jepsen, Dansk Flygtningehjælp, tlf. 33 73 51 61. Husk at få indsamlerens navn, adresse, telefon- og cpr-nummer. Brug sponsor Økonomisk ansvarlighed er en grundlæggende værdi for arbejdet med Landsindsamlingen. Derfor skal du som koordinator gøre, hvad du kan for at få sponsoreret naturalier. Det samme gør vi på Landskontoret. 20 21

Lokalt kan du typisk finde sponsorer til: Brevpapir og konvolutter til breve til samarbejdspartnere og indsamlere. Kaffe, the, brød, sodavand, slik og frugt til indsamlingsdagen. Annoncer i lokale medier. Porto, telefon og printer hos kommune, fagforbund eller andre. Refundering af udgifter Du kan få refunderet følgende udgifter hos Dansk Flygtningehjælp: Porto mod faktura. Transport i forbindelse med møder og afhentning/udbringning af materialer mod billet eller faktura. For kørsel i egen bil refunderes med 1,90 kr./km. Telefon efter eget skøn. Bilag indsendes til Dansk Flygtningehjælp, Borgergade 10, 1300 København K, Att. Lisbeth Bruun Jepsen. Er du i tvivl om noget, så kontakt Lisbeth, tlf. 33 73 51 61, e-mail: lisbeth@drc.dk. Børn som indsamlere Børn under 11 år skal gå sammen med en voksen. Børn og unge mellem 11 og 18 år skal gå to og to sammen. Gadeindsamling Indsamlingstilladelsen giver også mulighed for at samle ind på offentlige steder. Indsamlere kan opnå gode resultater ved stationen, på åbne pladser og torve, foran en stor forretning, der har søndagsåbent, eksempelvis en bager, til større sportsbegivenheder eller lignende. Der skal i sådanne tilfælde spørges om tilladelse fra grundejeren og/eller forretningen eller foreningen. Efter indsamlingen Ring det indsamlede beløb, antal indsamlere og dækkede ruter i dit distriktet ind til Landskontoret på tlf: 3373 5170. Tilmeld indsamlere, der mødte frem uden at være tilmeldt på forhånd, og registrer kom/kom ikke på koordinatorområdet på hjemmesiden. Sig tak til sponsorer, bank, udleveringssted, hjælpere og støtter og ikke mindst indsamlerne. Send brev, mail eller skriv et læserbrev i lokalavisen, hvor du siger tak til alle giverne og dem, der har støttet indsamlingen. Humøret er højt hos dette par på Frederiksberg, der er klar til deres rute. Tak og på gensyn På forhånd mange tak for din indsats med at organisere årets indsamling. Det er din og mange andre koordinatorers indsats, der er med til at give flygtningene en bedre tilværelse. Dansk Flygtningehjælp håber, at du får en god oplevelse med at være koordinator for indsamlingen, ligesom vi håber at kunne sige på gensyn til næste landsindsamling, der finder sted søndag den 13. november 2011. 22 23

Dansk Flygtningehjælp Landskontoret Borgergade 10, 3.sal 1300 København K Telefon +45 3373 5170 E-mail landsindsamling@drc.dk Hjemmeside: www.flygtning.dk 24