Alt hvad du behøver at vide som indsamlingsleder

Transkript

1 ind samlings håndbog Alt hvad du behøver at vide som indsamlingsleder Sogneindsamling søndag d. 1. marts indsamlingshåndbog 2009

2 Velkommen Generelt om Sogneindsamlingen Indsamligens hjemmeside Sådan er rollerne fordelt Vigtige datoer Anbefalinger fra indsamlingsleder til indsamlingleder Tilbagemelding fra indsamlere Klarmelding Hvervning af indsamlere Ruter Har du modtaget alle materialer På indsamlingsdagen Efter indsamligen Sådan hjælper Folkekirkens Nødhjælp

3 Velkommen til Sogneindsamling Siden sogneindsamlingen så dagens lys i 1999 har vi sammen indsamlet mere end 117 millioner kroner til Folkekirkens Nødhjælps indsats for verdens fattigste. Alene i 2008 indsamledes ca. 15 millioner kroner af næsten indsamlere. Et så flot resultat blev kun nået, fordi sognene igen formåede at samle engagerede indsamlere, og fordi folk ved dørene endnu engang velvilligt støttede arbejdet blandt verdens nødstedte mennesker. Tak til alle jer indsamlingsledere - I er krumtappen i hele arbejdet med sogneindsamlingen. Uden jer var der ingen sogneindsamling. Tak at I også i år vil tage en tørn! Der er i år - mere end nogensinde brug for jeres systematiske arbejde med at finde indsamlere og organisere indsamlingen lokalt, hvis vi på trods af finanskrisen skal løfte indsamlingen i takt med at behovene for fødevarehjælp stiger. I Folkekirkens Nødhjælp glæder vi os til samarbejdet om at få skabt endnu en flot indsamling, med det formål at bekæmpe sult, blandt nogle af verdens mest sårbare mennesker. Med dette lille hæfte håber vi at kunne hjælpe dig som indsamlingsleder til på lettest mulig måde at nå et godt resultat i dit sogn. Tøv ikke med at kontakte os, hvis du har brug for hjælp eller blot sidder med nogle spørgsmål. Jeg glæder mig til at gå min rute den 1. marts og ønsker alle en rigtig god indsamling. Henrik Stubkjær ı Generalsekretær 3 indsamlingshåndbog 2009

4 Generelt om Sogneindsamlingen Sogneindsamlingen afvikles hvert år den første søndag i marts. I 2009 er det søndag den 1. marts. De indsamlede penge går til Folkekirkens Nødhjælps internationale arbejde. Bekæmpelse af Sult har været en kerneopgave for Folkekirkens Nødhjælp siden 1922, hvorfor også Sogneindsamlingen har fokus på sult. Det er et stort apparat, der går i gang om morgenen den 1. marts. Indsamlingen er organiseret i mere end 1200 sogne og er landsdækkende, idet mange sogne rækker ud over egne sognegrænser og beredvilligt inkluderer små nabosogne, hvor indsamlingen ikke dækkes af lokale kræfter mennesker deltager aktivt i forberedelserne og på selve indsamlingsdagen træder yderligere ind som hjælpere og op mod som indsamlere. 4 indsamlingshåndbog 2009 Forberedelse er midlet, der sikrer, at alt klapper på dagen, at der er hvervet op mod indsamlere, at indsamlerne gives de bedste muligheder for at omsætte deres tid til det bedst mulige indsamlingsresultat og at de, der vil give til indsamlingen, får mulighed for det. Som indsamlingsledere har I ansvaret for, at det lykkes i jeres område. Sammen med sekretariatets medarbejdere bidrager I til, at det lykkes på landsplan. Vi har et fælles ansvar for det samlede resultat. Ved at dele erfaringer, ved at være flere om opgaverne og ved at prioritere, ved at gøre det vigtigste først, kan vi sammen nå langt. Til gavn for verdens fattigste. Sogneindsamlingen er en Gade- og Husstandsindsamling, der kan finde sted hele dagen den 1. marts. Der må også opstilles indsamlere på offentlig gade og vej og - efter aftale med grundejer - foran åbne butikker.

5 Her kan du: Let finde kontaktoplysninger på andre indsamlingsledere Få inspiration til din indsamling Hente pressemeddelelser, artikler, annoncer og fotos Få adgang til rutesystemet Samaritan I Servicecentret har du adgang til: at klarmelde dit/dine sogn(e) at se og redigere oplysninger om dit/dine sogn(e) at se og redigere tidligere og tilmeldte indsamlere at foretage materialebestilling Anvend Brugernavn og Password som tilsendt ved login. Indsamlingens hjemmeside 5 indsamlingshåndbog 2009

6 [ 6 indsamlingshåndbog 2009 Indsamlingsleder Du har overblikket Du ved hvor mange ruter, der skal dækkes Du ved hvor mange indsamlere, du skal bruge Du sætter dig tidligt et mål, og hvorfor ikke gå efter fuld dækning? Du beder andre om hjælp til at nå målet I fordeler hvervematerialer I hverver nye og tidligere indsamlere I har kontakten til lokale medier I koordinerer pressearbejdet med nabosognene I koordinerer med nabosognene, hvem der dækker ikke-deltagende sogne, og giver besked til Folkekirkens Nødhjælp I sikrer at alle indsamlere ved hvor og hvornår de skal møde op I har et mødested af passende størrelse og hjælpere til at bemande det I har gennemarbejdede ruter I har prioriteret ruterne, så de der forventes at give mest, udleveres først I har aftaler med søndagsåbne butikker om at måtte opstille indsamlere udenfor I har en aftale med en bank om indlevering af de indsamlede penge. Danske Bank er klar. I ringer eller indtaster indsamlingsresultatet på dagen. I takker de involverede og evaluerer kort for at kunne gøre det mindst lige så godt næste år. Hvis sognets indsamlingsleder er ny, er flyttet, har fået ny adresse eller nyt telefonnummer skal det straks oplyses til Folkekirkens Nødhjælp på sogneindsamling@dca.dk eller telefon

7 Sådan er rollerne fordelt Folkekirkens Nødhjælps sekretariat Udsender kampagne- og indsamlingsmaterialer Viser TV-spots på landsdækkende TV Gennemfører kampagnen SlutSult.Nu Har kontakten til Landsdækkende og regionale medier Gennemfører Karavanebesøg til konfirmander Inviterer til Inspirationsmøder Deltager gerne i arbejdsmøder med indsamlingsledere Formidler gode erfaringer fra indsamlingsledere videre til dig Leverer oplæg til artikler Står til rådighed for henvendelser fra indsamlingsledere Udsender løbende -nyhedsbreve til indsamlingsledere Etablerer centralt tilmeldingsystem med tilmeldingstelefon Etablerer central aftale med Danske Bank Etablerer central aftale med Coop og andre søndagsåbne butikker Indhenter sponsorgaver til indsamlerne i form af billetter til sportsbegivenheder, som du kan rekvirere. Hverver indsamlere efter aftale med indsamlingslederne Udsender SMS Husk indsamling på søndag til alle centralt tilmeldte indsamlere kort før indsamlingen Udsender vejledning til lokal evaluering foto: mike kollöffel, arkiv 7 indsamlingshåndbog 2009

8 8 indsamlingshåndbog 2009

9 foto: kit halding 26. januar Du har modtaget eksempler på kampagnematerialer og kan bestille flere 2. februar Folkekirkens Nødhjælp begynder at hverve indsamlere med telemarketing 11. februar TV-spots for hvervning af indsamlere starter. Fortsætter til 30. februar. 17. februar I har lavet en aftale med en bank om optælling af de indsamlede penge. Der er en central aftale med Danske Bank, som mod forudgående aftale står til rådighed 20. februar Du har modtaget indsamlingsmaterialer (indsamlingsbøsser mm) 25. februar I har givet alle indsamlere besked om mødested og tid og kontakter løbende nytilmeldte Vigtige datoer 1. marts Indsamlingsdagen. Når resultatet er gjort op, indtaster eller indringer I det til Folkekirkens Nødhjælp. 2. marts I underretter Lokalaviser og lokalradioer om resultatet 9 indsamlingshåndbog 2009

10 Anbefalinger fra indsamlingsleder til indsamlingsleder 10 indsamlingshåndbog 2009 Vær flere om opgaven som indsamlingsleder Det er rart at være flere om opgaverne. 30% af indsamlingslederne havde sidste år hjælp til hvervning af indsamlere 20% havde hjælp til ruteplanlægning 16% til pressekontakt 55% havde praktisk hjælp på indsamlingsdagen Koordiner med indsamlingslederne i nabosognene/kommunen Aftal hvem der er talsmand overfor lokalpressen. Orienter jer om sogne, der ikke deltager, så I kan søge at dække f.eks. hele kommunen. Det bedste hververedskab er telefonen 68% af indsamlingslederne bruger telefonen til at genhverve tidligere indsamlere. En personlig henvendelse giver gode resultater. I kan finde en liste med tidligere indsamlere på hjemmesiden.

11 God stemning og hygge på indsamlingsdagen Mødestedet skal byde på forfriskninger og smil. Hav hjælpere nok og alt klar, så indsamlerne hurtigt kan komme af sted. Tag godt imod ved hjemkomsten og sig tak for indsatsen. Benyt diplomet. Informer efterfølgende om jeres samlede resultat. Opstil indsamlere ved søndagsåbne butikker 162 indsamlingsledere havde sidste år indsamlere foran en eller flere søndagsåbne butikker. 80% anfører at indsamlerne blev godt modtaget af forbipasserende foran butikkerne, og et flertal siger, at der kom mere i indsamlingsbøsserne foran butikkerne end på de gængse ruter. Man kan udstrække indsamlingen foran butikkerne til hele åbningstiden. Lav på forhånd en aftale med butikken. S t i l d e n værste sult G rat i s s m a g s p r ø v e r du kan rekvirere en plakat og smagsprøver til en butiksindsamling via bestillingsarket Vi samler ind til bekæmpelse af sult i verden Sø n dag d. 1. marts SoGneindSamlinG indsamlingshåndbog 2009

12 Sådan er jeg blevet indsamler - flere svarmuligheder Som det ses vejer den personlige kontakt tungt, når det handler om hvervning, ligesom kirkelivet har stor betydning. Så en plakat Læste om det i nød Læste om det i avisen Lokalradioen Så det i TV Modtog opfordring per brev/mail Blev ringet op Spejder Konfirmandundervisning Hørte om det i kirken Personligt opfotdret Andet 3% 6% 7% 2% 19% 7% 9% 8% 11% 18% 9% Godt indsamlere sendte sidste år en lille evaluering tilbage til os. Graferne er lavet på baggrund af de indsamleres svar. Tilbagemelding fra Indsamlerne 39% 12 indsamlingshåndbog % 8% 7% 6% 5% 4% 3% 2% 1% Indsamlere køn og alder 69% var kvinder, 31 % var mænd. Alders- og kønsfordelingen blandt indsamlerne er interessant. Man kan vælge at forsøge at udligne kurverne, men en klog vil nok vælge at fiske der, hvor der normalt er bid. kvinder mænd 0%

13 27% nej 73% ja Har du lagt mærker til kampagnen i TV? I 2008 vistes en serie TV-spots, der illustrerede undskyldninger for ikke at samle ind. Spottene skabte opmærksomhed og en efterfølgende fokusgruppeundersøgelse bekræftede, at formen gjorde indtryk og på en god måde opfordrede til handling, men at afsenderen og muligheden for at melde sig skulle gives mere plads. I 2009 vises en ny serie, der tager højde for netop det. 12% ved ikke 9% nej Er det din opfattelse, at folk ved, der er indsamling? TV-spottene medvirker også til, at landets husstande er opmærksomme på, at indsamlerne kommer. 79% ja 6% ved ikke 89% ja 5% nej Føler du dig godt nok informeret om indsamlingen? Det er vigtigt, at indsamlerne føler sig trygge og godt informerede. Det sker ved at indsamlingslederne briefer indsamlerne og gennem den trykte indsamlervejledning, der udleveres på dagen. 13 indsamlingshåndbog 2009

14 Klarmelding I skal klarmelde jeres sogn(e) for at gøre indsamlertilmelding via tilmeldingslinien og Folkekirkens Nødhjælps hjemmeside mulig. Klarmeldingen udføres via Servicecentret på hjemmesiden. Først når klarmeldingen er gennemført, kan der ske tilmelding af indsamlere til jeres indsamling, og kun i det omfang, I har tilladt det. 14 indsamlingshåndbog 2009 Ved klarmeldingen skal I oplyse Mødested og mødetidspunkt samt en eventuel meddelelse, som indsamlerne skal have ved tilmelding Antal af ruter og det antal ruter, I forventer at få dækket ved egen hvervning af indsamlere. Om I selv kontakter tidligere indsamlere eller om Folkekirkens Nødhjælp skal gøre det. Test efterfølgende om oplysningerne står korrekt på hjemmesiden. Tilmeld evt. dig selv som indsamler for at teste systemet. Husk at slette tilmeldingen efterfølgende, så du ikke optager en rute. Når en indsamler tilmeldes afsendes automatisk en mail til indsamleren med oplysningerne om mødested, mødetidspunkt og en evt. meddelelse fra jer samt indsamlingslederens navn, telefon og mailadresse.

15 Alle kan samle ind. Alligevel er der 3 store grupper, der dominerer billedet af, hvem der samler ind for Folkekirkens Nødhjælp. Kvinder udgør 70% af indsamlerstyrken Familier med børn i 1-6 klasse Unge i alderen år, konfirmander, spejdere og efterskoleelever Hvervning af indsamlere 75% af alle indsamlerne hverves lokalt Er det muligt at få alle ruter dækket? Ja, selvfølgelig er det muligt, og det er sjovt når det lykkes. Men der skal arbejdes for det, ved at tage kontakt til potentielle indsamlere. Det er vigtigt at bruge kræfterne rigtigt. Vi vil anbefale følgende: Kontakt først de tidligere indsamlere. En personlig henvendelse fra jer er vigtig og motiverende. I Servicecentret på kan du i dag se de tidligere indsamlere, der er registreret hos Folkekirkens Nødhjælp. Vær synlig i lokalavisen Hold foreninger og netværk orienteret Arranger, gerne sammen med andre indsamlingsledere, et ringearrangement, hvor I samles og sammen ringer til potentielle indsamlere; tidligere indsamlere, egne kontakter, forældrene i skolen og konfirmandernes forældre. Lav i forvejen en liste med navne og telefonnumre. 15 indsamlingshåndbog 2009

16 16 indsamlingshåndbog 2009 Registrering af indsamlere Det er vigtigt at alle kontaktdata på indsamlere opbevares. Det gøres let og enkelt via Servicecentret på Du har altid adgang til dine indsamlere og er sikret et sikkert opbevaringssted hvor alle indsamlere er samlet, både de lokalt hvervede og de centralt tilmeldte. Indsamlerne er at finde samme sted, når du eller din afløser skal i gang med at genhverve næste år. Med et enkelt klik, kan du tilmelde dem efter at have tage kontakt, og indsamleren får en mail med oplysning om mødested og tid Du kan indtaste indsamlerne løbende eller vente til efter indsamlingen.

17 Lokale medier Synlighed og presseomtale er vigtig. Har man hørt om indsamlingen før, er der kortere til et ja, når man opfordres til at samle ind, og kortere til pengepungen, når man opfordres til at give et bidrag. Det er indsamlingslederne der har kontakten til den lokale presse En lokal vinkel er altid godt; hvad er forventningerne til den lokale indsamling i år? Hvordan gik det sidste år? Hvor mange samlede ind og hvad blev resultatet? Få inspiration til eller hent en artikel om indsamlingens formål på Når en avis dækker flere sogne Det er en god service overfor redaktionen at have afstemt med de øvrige indsamlingsledere i avisens område, hvem der kontakter avisen. Folkekirkens Nødhjælps journalister står altid til rådighed med forslag, gode råd, illustrationer og historier. Ring på indsamlingshåndbog 2009

18 foto: arkiv Ruter En tommelfingerregel siger, at en rute skal dække: På landet 50 husstande I villa/parcelhuskvarterer 100 husstande I bykerner med etageejendomme 150 husstande I kan benytte Eniros online-rutesystem til at opbygge ruter. Resultatet bliver et flot rutekort til hver indsamler. Ruterne er samtidig gemt til næste års brug. 18 indsamlingshåndbog 2009 Du finder værktøjet på Log ind på følgende måde: Organisation: fkn (med små bogstaver) Områdetype: vælg sogne Område: vælg dit sogn på rullelisten Distrikt: skriv sognets 6-cifrede FKN Nummer Adgangskode: skriv password Systemet bruger betegnelsen Distrikt for sogn. Yderligere vejledning finder du under hjælp oppe i højre hjørne. Du er også velkommen til at ringe på for personlig vejledning.

19 Indsamlingsmaterialer Vi har beregnet hvor mange indsamlingsmaterialer du skal have tilsendt. Vi sender dig materialer til det antal indsamlere du havde sidste år plus 20%, dog fratrukket dit lager. Er det første gang sognet deltager skal du selv bestille via Servicecentret på Du kan ændre eller godkende bestillingen frem til 28. januar. Foretager du dig intet, godkender vi bestilllingen og fremsender. Du kan se bestillingen via Servicecentret på Du kan efter 28. januar bestille ekstra materialer via servicecentret eller ved at ringe eller maile til os. Disse materialer skal du finde i kassen: Når du modtager kassen med indsamlingsmaterialer, så tjek med det samme, om alt er som det skal være. Du vil have materialerne senest 1 uge inden indsamlingsdagen - har du ikke det, eller får du brug for flere materialer, skal du ringe eller skrive til Folkekirkens Nødhjælp, så vi kan sikre, at du får materialerne i tide. Indsamlingsbøsser Ark med ID-kort og kontrolkupon til indsamlerne Logobånd og plastikholdere til ID-kort Labels med FKN-logo til indsamlingsbøsserne Indsamlervejledninger Plastikposer Girokort til folk, der ikke er hjemme - ca.60 per 100 husstande. Bundtet i 100 stk. Har du modtaget alle materialer? 19 indsamlingshåndbog 2009

20 På indsamlingsdagen Hav alt parat, når indsamlerne møder op; indsamlingsbøsser, indsamlervejledning og giro-kort. Giro-folderen lægges i postkassen, når folk ikke er hjemme, og kan gives som kvittering for bidrag. Den er i år finansieret af Natur-Energi, hvorfor den indeholder en annonce, for et fælles produkt med Folkekirkens Nødhjælp. I 2008 udløste folderen efterbetalinger på mere end kr. Sådan bruges klistermærke til indsamlingsbøssen samt ID-kort med tilhørende kontrolkort: 20 indsamlingshåndbog 2009 Klistermærke til indsamlingsbøsse navn indsamlers navn navn KontrolKort fornavn efternavn adresse postnr. by telefon uddelt af modtaget af rutenr. kroner indsamlet kontrolnr. til bund af bøsse kontrolnr. til bund af bøsse navn KontrolKort fornavn efternavn adresse postnr. by telefon uddelt af modtaget af rutenr. kroner kroner kroner kroner indsamlet indsamlet indsamlet indsamlet kontrolnr. til bund af bøsse navn KontrolKort fornavn efternavn adresse postnr. by telefon uddelt af modtaget af rutenr. kontrolnr. til bund af bøsse navn KontrolKort fornavn efternavn adresse postnr. by telefon uddelt af modtaget af rutenr. kontrolnr. til bund af bøsse Kontrolnummer løftes af og klæbes under bunden af indsamlingsbøssen navn KontrolKort fornavn efternavn adresse postnr. by telefon uddelt af modtaget af rutenr. kontrolnr. til bund af bøsse ID kort indsamlerens navn skrives tydeligt, kortet afrives langs de stiplede linier og sættes i plastholderen

21 Indsamlerne kommer tilbage Hav forfriskninger klar til indsamlerne og vær klar til optælling. Udlever eventuelt et diplom. Optælling I kan selv tælle pengene op. Men i et stort sogn kan det være en fordel og mere sikkert - at have en aftale med et pengeinstitut om hjælp med optællingen. I de største byer holder Danske Bank visse filialer ekstraordinært åbent for indsamlingsledere på indsamlingsdagen. Mere om det i et nyhedsbrev for indsamlingsledere. Vil I aflevere pengene mandag, så husk at advisere jeres pengeinstitut om at I kommer. I vil med posten modtage et optællingsskema med instruks om optælling og overførsel af pengene til Folkekirkens Nødhjælp. Indtastning eller indringning af det indsamlede beløb Indsamlingsresultatet skal straks meddeles til Folkekirkens Nødhjælp Det indsamlede beløb, antal indsamlere og gennemførte ruter skal efter optælling indrapporteres til Folkekirkens Nødhjælp. Enten via servicecentret på Eller ved at ringe på tlf I begge tilfælde skal du benytte brugernavn og pinkode, som står på optællingsskemaet. Indbetaling af det indsamlede beløb Første hverdag efter indsamlingen skal du overføre/indbetale de indsamlede penge til Folkekirkens Nødhjælp. I Danske bank hjælper de gerne mod forudgående aftale med optælling og overførsel. 21 indsamlingshåndbog 2009

22 Den gode historie Presse Vores journalister sidder klar ved telefonerne på på indsamlingsdagen og -aftenen for at tage imod gode historier fra sognenes indsamlinger. Du kan også sende os en med billeder til Følg med på Tag selv kontakt til den lokale avis og lokalradio for at få offentliggjort jeres indsamlingsresultat. Overskydende materiale Indsamlingsbøsser, ID-kort, logobånd, plasticholdere og labels kan alle genbruges. Gem dem et sikkert sted til næste år. Log ind på Servicecentret og opdater dit lager, så vi næste år kan fratrække dit lager, inden vi fremsender nye indsamlingsmaterialer. Har du ingen opbevaringsmulighed kan du sende materialerne retur til: Sundtoftegård Eggertsvej Nykøbing F Att. Folkekirkens Nødhjælp 22 indsamlingshåndbog 2009 Registrer alle indsamlere Vi vil anbefale, at du registrerer alle indsamlere via Servicecentret på hjemmesiden. Dermed sikres det, at indsamlerne let kan kontaktes næste år. Du bestemmer om kontakten skal tages fra sognet eller fra Folkekirkens Nødhjælp. Datoer for de kommende års Sogneindsamlinger 2010: 7. marts 2011: 6. marts Efter indsamlingen

23 Sådan hjælper Folkekirkens Nødhjælp Folkekirkens Nødhjælp arbejder for at hjælpe verdens fattigste til et værdigt liv. Hjælpen gives uden hensyn til tro, race eller politisk overbevisning. Fisken i vores logo symboliserer mad til verden. Bekæmpelse af sult har været en kernesag for Folkekirkens Nødhjælp siden 1922, hvorfor også Sogneindsamlingen har fokus på sult. Folkekirkens Nødhjælp er medlem af ACT, Action by Churches Together International. Indtægter Folkekirkens Nødhjælp havde i 2007 indtægter på 423 mio. kr., Private bidrag, herunder Sogneindsamlingen, udgjorde hele 142 mio.kr. De øvrige indtægter udgøres af bevillinger fra DANIDA, EU og internationale donorer. Hvor gik pengene hen? Vi arbejder i den fattige verden. Næsten halvdelen af vores indtægter går til arbejdet i Afrika. En femtedel sendes til Asien. Resten fordeles til vores partnere i Europa/Centralasien, Mellemøsten og Latinamerika. Hvad blev pengene brugt til? 80 % af vores indtægter går til vores internationale arbejde med ca. halvdelen til det langsigtede udviklingsarbejde, og en fjerdedel til hhv. vores katastrofearbejde og vores humanitære minerydningsindsats. De resterende midler anvendes til oplysning, indsamling og sekretariatsudgifter, hvor sidstnævnte også omfatter en del af det administrative arbejde, der knytter sig til de enkelte projekter ude i verden. Administrationsprocenten var i ,9 %. Administrationsprocenten beregnes ved at sætte de administrative udgifter, som Folkekirkens Nødhjælp bruger i hovedkvarteret, i forhold til de samlede udgifter. 23 indsamlingshåndbog 2009

24 24 indsamlingshåndbog 2009 design: halding + mousten ADRESSER Folkekirkens Nødhjælp Nørregade København K Telefon Sogneindsamlingsholdet Telefon: sogneindsamling@dca.dk Optællingslinie Telefon Returnering af ubrugte indsamlingsbøsser Sundtoftegård Eggertsvej Nykøbing F