REFERAT Dialogmøde 2014 Boligselskabet for Høng og Omegn Dato: 16. juni 2014 Mødested: Kalundborg Kommune, Holbækvej 141 B, 4400 Kalundborg Deltagere: Boligorganisationen: Formand Kurt Olsen Forretningsfører Britta Skiber Rune Kalundborg Kommune: Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Økonomisk konsulent Hanne Pries 1. VELKOMST Bjarne Dybdahl Andersen bød velkommen. 2. OPFØLGNING PÅ SIDSTE ÅRS AFTALER 1) Boligselskabet orienterer kommunen, når selskabet nye hjemmeside er tilgængelig. 2) Boligselskabet indestår for, at referater fra møder (repræsentantskabsmøder, organisationsbestyrelsesmøder, afdelingsmøder og afdelingsbestyrelsesmøder) bliver tilgængelige for lejerne på deres nye hjemmeside. 3) Boligselskabet retter forkerte stamdataoplysninger LBF-stamdata inden 30. juni 2013 og sikrer, at lejemålsenhederne fremover vil være rigtige (og ens) i regnskaberne og i LBF-stamdata. 4) Frist for boligselskabets indberetning af styringsrapporten aftales til 15. marts 2014. ad 1) Den nye hjemmeside er "gået i luften", men ikke helt færdig. ad 2) Ikke alle referater er tilgængelige på hjemmesiden endnu, men de kommer snart. ad 3) Der er stadig uoverensstemmelser, hvilket fremgår af LBF stamoplysninger og regnskabsforsiden, som kommunen udleverede til boligselskabet. ad 4) Styringsrapporten indgået 20. maj 2014. 3. GENNEMGANG AF STYRINGSRAPPORTEN A. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler : 1) Boligorganisationens egen konklusion: Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad opnår tilfredsstillende resultater. Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i nogen grad igangsætter passende initiativer til imødegåelse af boligorganisationens udfordringer. 2) Behov for aftaler med kommunen: (iflg. boligorganisationen) Om boligorganisationens forhold : nej. Om særlig indsats i nogle afdelinger : nej Referat fra dialogmødet 2014 med Boligselskabet for Høng og Omegn 1/6
B. Gennemgang af boligorganisationen 1) Økonomi/drift : Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: Renovering af de ældste afdelinger. Hvilke initiativer er / vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: Ansøgning om tilskud og støtte fra Landsbyggefonden. (hele kr.) Værdi Benchmark Sidste regnskabsår Administrationsbidrag, kr. pr. lejemål 4.067 4.033,05 4.150 Dispositionsfond, kr. pr. lejemål 13.269 4.361 12.525,19 Arbejdskapital, kr. pr. lejemål 123 2.078 205 Der har i regnskabsåret i alt været 1 sag i Beboerklagenævnet. Boligselskabet har tabt sagen. Kommunen har noteret sig, at boligselskabet opkræver til arbejdskapitalen, og ikke til dispositionsfonden, begge dele i overensstemmelse med reglerne. Selskabet oplyste, at de ikke har været bekendt med, hvad dispositionsfonden egentlig kunne bruges til, og at den vil blive nedbragt indenfor de kommende år. 2) Ledelse og beboerdemokrati Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: At få beboerne til at deltage aktivt. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Informationsmøder vil blive indført. Bestyrelsen har det forløbne år drøftet god ledelsesskik (god almen ledelse). Bestyrelsen har ikke gennemført evalueringer af bestyrelsesarbejdet det forløbne år. Bestyrelsen har i det forløbne år haft generelle drøftelser om beboerdemokrati. 3) Udlejning og velfungerende boligafdelinger Boligorganisationens generelle udlejningspolitik og generelle indsats for en velfungerende boligafdeling : Fordeling af boliger efter anvendte udlejningsregler: Regnskabsår 2012/2013 % Regnskabsår 2011/2012 % Bemærkninger Venteliste 32,41 54,10 Kommunal anvisning 36,11 39,34 Fleksibel udlejning 20,37 6,56 Kombineret udlejning 11,11 0 Fejl - selskabet har INGEN kombineret udlejning Annoncering 0 0 Ledige boliger ultimo året 0 0 Referat fra dialogmødet 2014 med Boligselskabet for Høng og Omegn 2/6
4) Byggeri og renoveringer Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens nybyggeri- og renoveringsaktivitet: Få attraktive boliger med lav energiforbrug. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat til styrkelse af boligorganisationens byggevirksomhed: Boligselskabet vil muligvis sende (ny) ansøgning til kommunen om opførelse af nye familieboliger. Parterne drøftede kort selskabets tidligere indsendte ansøgning af 5. februar 2014, hvor kommunen ved mail 19. februar 2014 anmodede om yderligere oplysninger, såfremt sagen ønskes forelagt politisk. Boligselskabet overvejer nu, om de vil arbejde videre hermed, idet boligselskabet dog stadig mener, at der er et behov for flere boliger i Høng by. Afdelinger med større igangværende, afsluttede eller påtænkte renoveringer Afd.002: påtænkt/besluttet renoveret 17 badeværelser Afd.005: påtænkt/besluttet renovering af køkkener Afd.009: afsluttet renovering tag og skure Afd. 015: påtænkt/besluttet tilgængelighed, facader, isolering Afd. 018: påtænkt/besluttet tagrenovering, isolering (i regnskabsåret): C. Afdelinger med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal (iflg. styringsrapporten) - herunder gennemgang af afdelingsrapporterne Der er iflg. styringsrapporten kritiske nøgletal vedrørende henlæggelser til vedligeholdelse: afd. 005 rød markering afd. 006 gul markering afd. 009 gul markering Der er iflg. styringsrapporten kritiske nøgletal vedrørende opsamlet underskud : afd. 005 gul markering Der er iflg. styringsrapporten kritiske nøgletal vedrørende flerårige underskud : afd. 010 gul markering Der er iflg. styringsrapporten kritiske nøgletal vedrørende flerårige overskud : afd. 015 gul markering Øvrige væsentlige problemer iflg. boligselskabet: Afd. 005: Fugt og skimmel problemer Afdelingen har haft flere tilbagevendende tilfælde af skimmelangreb, hvor miljøsanering er foretaget. Problemet belaster afdelingens økonomi. Dispositionsfonden giver tilskud til huslejenedsættelse. Selskabet overvejer at inddrage konsulent hos BDO Flemming Arp med det formål at igangsætte ansøgning om renoveringsstøtte i LBF. Afd. 018: Tagrenovering og isolering - Fugt og skimmel problemer. Afdelingen består af 3 ejendomme: Hovedgaden 51A-H, Hovedgaden 18, Hovedgaden 24A+B, hvor de 2 sidstnævnte tidligere er renoveret via byfornyelsen, men der blev ikke skiftet tag. Selskabet forventer snarest at igangsætte en renoveringssag. (Ingen planer om ansøgning til LBF) Referat fra dialogmødet 2014 med Boligselskabet for Høng og Omegn 3/6
- Se tillige under punkt 5, regnskab. 4. STØTTESAGER I LANDSBYGGEFONDEN (LBF) Afd.001 Ingesvej/Marievej: påtænkt ny LBF-sag (renovering og driftsstøtte) afventer ansøgning til LBF.. Afdelingsmødet har godkendt at indlede ansøgning om renoveringsstøtte. Der er påbegyndt aftale om udarbejdelse af helhedsplan med rådgiver BDO, v/flemming Arp. Klimaskærm, nyt tag, nye vinduer og døre. LBF er endnu ikke ansøgt. Klimaskærm, nyt tag, nye vinduer og døre. Afd.006 Centerparken: igangværende LBF-sag (renovering og driftsstøtte) afventer skema C fra boligselskabet. 25.03.2009: Kommunalbestyrelsen indstillede til LBF at yde huslejestøtte. Huslejestøtte er igangsat fra LBF. 11.08.2010: Besigtiget af LBF + kommunen 09.12.2012: Kommunalbestyrelsen godkendte helhedsplan til renovering og skema A. 29.01.2014: Kommunalbestyrelsen godkendte skema B. Afd.010 Fuglevænget: afsluttet LBF-sag (renovering og driftsstøtte) 16.12.2009: Kommunalbestyrelsen godkendte skema A, garanti og kapitaltilførsel på 300.000 kr. 22.06.2010: Kommunalbestyrelsen godkendte skema B og garanti. 23.03.2012: Kalundborg Kommune godkendte skema C 27.09.2012: Kalundborg Kommune betalt kapitaltilførsel på 300.000 kr. til Landsbyggefonden. Afd. 011 Glentehaven: igangværende LBF-sag (renovering) afventer skema A 24.05.2012: Besigtiget af LBF + kommunen 17.06.2012: LBF anmoder boligselskabet om skriftlig status (frist 14.08.2013) 28.02.2012: LBF meddeler foreløbig afsat beløb (ikke et tilsagn). Skema A forventes tidligt i 2015. Kommunen (Teknik og Miljø, v/jesper Handberg) ønsker dialog med boligselskabet om afd. 1. 5. REGNSKAB 2013 (01.07.2012 30.06.2013) Regnskabet er fremsendt til kommunen til kritisk gennemgang jf. driftsbekendtgørelsen 71. Årets resultat - Boligorganisationen: Boligorganisationen har et underskud på -212.843 kr., som dækkes af arbejdskapitalen. Årets resultat afdelinger: Årets Opsamlet Leje/m2/pr.år resultat resultat Afd. 001, Ingesvej 1-19, Marievej 41+43 30.264 38.899 660,59 Afd. 002, Hedvigsvej, Katrinevej, Ingesvej og Marievej 100.837 258.586 577,02 Afd. 003, Ingesvej 21-33 og 22-34 58.306 104.665 471,24 Afd. 005, Sæby I 44.423-44.458 768,91 Afd. 006, Centervej 12-34 89.566 48.323 692,38 Afd. 009, Sofievej 8-36 og 3A-29C -10.109 14.237 649,86 Afd. 010, Fuglevænget 1-49 og 2-48 -212.645-303.303 696,27 Afd. 011, Glentevej 2-88 og 31-53 316.582 417.411 678,30 Afd. 014, Jensine Madsensvej 50.942 197.561 643,29 Afd. 015, Monrads Have og Møllevej 130.222 451.547 775,56 Afd. 017, Marievej 6-40 14.532 119.764 702,73 Referat fra dialogmødet 2014 med Boligselskabet for Høng og Omegn 4/6
Afd. 018, Hovedgaden 83.224 369.753 729,65 Afd. 019, Kulbyvænget og Borrehaven 103.590 320.802 665,15 Afd. 024, Sofiehaven 46.030 148.692 852,28 Revisor har forsynet regnskabet med en revisionspåtegning uden forbehold, men revisor har supplerende oplysninger, således: I vores protokollater for de sidste år har vi gjort opmærksom på, at der skulle være overensstemmelse mellem henlæggelserne i drifts- og vedligeholdelsesplanerne over til de budgetlagte henlæggelser. Selskabet har i år udarbejdet oversigter over drifts- og vedligeholdelsesplaner, som viser sammenhængen mellem de budgetterede udgifter over til de regnskabsmæssige henlæggelser, således at de fremadrettet kan bruges til økonomisk styring. I forbindelse med gennemgang af afdelingernes vedligeholdelsesplaner har afdelingerne 1,2,6,10, 15 og 19 negative henlæggelser inden for en 5-årig periode. Vi har fået oplyst af selskabet, at disse forbedringsarbejder ikke alene skal dækkes af henlæggelserne, men ligeledes finansieres ved huslejestigning og fremmed finansiering. Vi har ikke kontrolleret dette yderligere. Vi vil anbefale, at der ved planlagt forbedringsarbejder indenfor en 5-årig periode i drifts- og vedligeholdelsesplanerne indarbejdes den formodede andel af fremmed finansiering. Opsparet overskud skal afskrives over maksimalt 3 år på lige fod med opsparet underskud. Dette er ikke indarbejdet i regnskabet for 2012/2013, og afvikling er ligeledes for enkelte afdelinger ikke indregnet i budget 2013/2014. Revisor henstiller til, at overskud fremadrettet bliver budgetteret med en afskrivningsperiode på maksimalt 3 år. Revisor bemærker, at der ikke afvikles på underskud i afdeling 5 og 11. Kommunen tager herefter regnskab 2013 til efterretning med følgende bemærkninger: At der fortsat er fokus på ajourføring af de lovpligtige drifts- og vedligeholdelsesplaner, og at der budgetteres herefter. At følge revisors henstilling at der ved planlagt forbedringsarbejder indenfor en 5-årig periode i drifts- og vedligeholdelsesplanerne indarbejdes den formodede andel af fremmed finansiering. At afvikling underskud og overskud afvikles efter reglerne - dvs. afskrives over 3 år. 6. EVALUERING AF UDLEJNINGSAFTALEN Borgerservice og Visitation/Hjælpemidler udtrykker godt samarbejde- ingen behov for ændringer. - Voksenspecialenheden Visiterer ikke boliger her. Selskabet har ingen bemærkninger. Orientering om igangværende undersøgelse, hvorvidt kommunen evt. ønsker udvidelse af fleksibel udlejning til fordel for pendlere. Referat fra dialogmødet 2014 med Boligselskabet for Høng og Omegn 5/6
7. DIALOGMØDE 2015 OG INDBERETNING AF STYRINGSRAPPORTEN Reglerne om indberetning af styringsrapporten er ændret, så indberetning allerede vil være mulig umiddelbart efter indberetning til LBF - dvs. Boligselskabet for Høng og Omegn har frist for regnskabsindberetning (regnskab 2014) til LBF den 30. november 2014, hvorefter indberetning vil være mulig. Frist for boligselskabets indberetning af styringsrapporten blev aftalt til den 1. februar 2015. Kommunen indberetter datoen i www.almenstyringsdialog.dk. Tidspunkt for dialogmødet aftales herefter mellem parterne. 8. EVENTUELT Parterne drøftede kort den igangværende sag i afd. 15 (Udlejning af almene familieboliger i Møllehaven til privat botilbud efter servicelovens 107). Vi afventer stadig udtalelse fra Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter. Begge parter håber på en snarlig afklaring. Kommunen orienterer om, at www.almenstyringsdialog.dk nu er frit tilgængeligt for alle - dvs. uden kode - dog i en begrænset udgave. 9. AFTALER 1. Boligselskabet indestår for, at referater fra møder (repræsentantskabsmøder, organisationsbestyrelsesmøder, afdelingsmøder og afdelingsbestyrelsesmøder) snarest og fremover bliver tilgængelige for lejerne på deres nye hjemmeside. 2. Boligselskabet indestår for, at stamdataoplysninger i LBF og regnskabsforsiderne fremover er korrekte. Rettelser til LBFstamdata bør ske inden udgangen af nuværende regnskabsår, dvs. inden 30. juni 2014. 3. Frist for boligselskabets indberetning af styringsrapporten 2015 aftales til senest 1. februar 2015. 4. Kommunen ønsker dialog med boligselskabet om den kommende helhedsplan i afd. 1, og det blev aftalt at boligselskabet vil kontakte Teknik og Miljø, v/jesper Handberg herom. Herudover har kommunen i forbindelse med regnskabsgennemgangen givet henstillinger til boligselskabet, hvilket fremgår af punkt 5. Boligselskabet for Høng og Omegn Kalundborg Kommune den 14 / - 2014 den 3 / 7-2014 Forretningsfører Britta Skiber Rune Sign. Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Sign. Referat fra dialogmødet 2014 med Boligselskabet for Høng og Omegn 6/6