Afdelingsmøde for afd. 26 - Fortunaparken. Torsdag, den 8. september 2016 kl. 13.30. Tilstede fra boligforeningen var direktør Kenneth Hansen (KTH), driftschef Lisbeth Pind (LP), ejendomsfunktionær Leif Rasmussen og Karina Karlsen. Direktør Kenneth Hansen startede mødet med at byde de 21 fremmødte beboere i afd. 26 velkommen. 1. Valg af dirigent. KTH blev valgt til dirigent. 2. Fremlæggelse af beretning for perioden siden september 2015. KTH henviste til formandens beretning fra repræsentantskabsmødet den 24. maj 2016, som forefindes på vores hjemmeside www.hobroboligforening.dk. Beretningen her på afdelingsmødet vil tage udgangspunkt i den skriftlige beretning og alene omfatte nogle væsentlige emner fra beretningen. Indledning Hobro Boligforening har i 2015 fortsat den gode udvikling. Der er gennemført mange forandringer i de interne procedurer, som skal tjene det formål, at I alle får en bedre og mere ensartet service. Denne gode udvikling vil fortsætte også i de kommende år, hvor der vil være fokus på effektivisering af driften. Fra politisk side er der fokus på effektiviseringer i Danmarks almene boligorganisationer. Vi er allerede gået i gang, og fra bestyrelsens side føler vi, at vores boligforening står godt rustet til fremtiden. BL og boligpolitik Hobro Boligforening er medlem af BL Danmarks Almene Boliger, som er interesseog brancheorganisation for boligorganisationerne i Danmark. Vi deltager aktivt i BL s aktiviteter både i repræsentantskabet og ved at vores medarbejdere deltager i ERFA møder med ansatte fra andre boligorganisationer. Der er øget fokus på benchmark af den almene sektor og dens effektivisering i samarbejde med de relevante ministerier. Det betyder formentlig, at der vil blive sat konkrete mål for de almene boligorganisationers effektiviseringer. I forbindelse med boligaftalen i 2014 blev der udarbejdet en analyse af potentialet for nedsættelse af udgifterne i den almene sektor. Sammenlignet med andre brancher var tallet forholdsvis lavt, og det afspejler jo, at de almene boligorganisationer er veldrevne, men det politiske fokus på effektivitet er der stadig. Som nævnt i indledningen, er vi i Hobro Boligforening allerede godt i gang med en forandringsproces, som vil gøre vores boligorganisation til en moderne og effektiv virksomhed.
I de kommende år vil vi især have fokus på at implementere en ny og bedre beboerservice, som blandt andet indebærer, at vores viceværter arbejder sammen i et fælles team på tværs af afdelingerne. Det er vigtigt for os, at vores beboere får den bedst mulige service. Fælles drift vil forbedre vores muligheder for en mere ensartet service og en højere kvalitet i opgaveudførelsen. BL Danmarks Almene Boliger har også flere steder konstateret, at en sådan organisering af driften betyder en bedre og mere effektiv service for beboerne. Hvad betyder det for dig som beboer? - En bedre og mere ensartet beboerservice - Tryghed ved at opgaven bliver løst af den rette medarbejder - Effektivitet og hurtighed i opgaveudførelsen - Kontakten bliver nemmere Rækkehusene på Hvilhøjvej Helt som forventet er alle 20 huse udlejet, og vi tror på et yderligere behov for disse lidt større rækkehuse. Vi håber stadig at kunne bygge nogle flere huse i området senest i 2018. Startboligerne Startboligerne på Amerikavej har været en stor succes. Det har været en gevinst for afdelingen, at vi har en social vicevært på stedet, som blandt andet arrangerer gode og sunde aktiviteter for de unge beboere. Det er vores opfattelse, at afdelingen generelt har fået et løft, og at det nu er mere populært at bo på Amerikavej end tidligere. Vi besluttede derfor i november måned 2015, at ansøge om en forlængelse af projektet. Vi har på det grundlag fået tilsagn fra Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet om forlængelse af projektet fra de nuværende 10 år til 15 år. Kapitalforvaltningen Det meget lave renteniveau gjorde året 2015 til et vanskeligt år i forhold til at opnå en fornuftig forrentning af afdelingernes opsparede kapital. På grund af de turbulente markedsforhold især i foråret 2015 blev vi allerede i løbet af sommeren klar over, at det ville blive vanskeligt at opnå et positivt afkast af vores kapital. Ved årets udgang kunne vi således konstatere en samlet negativ forrentning på 0,5% for året 2015. Afkastniveauet i 2016 er stadig lavt, men det er dog vores forventning, at vi vil opnå en positiv forrentning for hele året 2016. Renoveringsopgaver Der er i 2015 gennemført mange renoveringsarbejder i vores afdelinger. Der er således anvendt i alt 5,6 mio. kr. fra afdelingernes henlæggelser til planlagt vedligeholdelse og i alt 7,5 mio. kr. til almindelig vedligeholdelse i året løb. Derudover har hovedforeningen givet tilskud til renoveringsarbejder i afdelingerne for i alt 456 tkr, og der er udført lånefinansierede renoveringsopgaver for i alt 4,4 mio. kr.
Der er således disponeret 18 mio. kr. i afdelingerne i 2015. I kan finde en specifikation af afdelingerne i årsberetningen, som ligger på vores hjemmeside. Tab ved lejeledighed Samlet set er tab ved lejeledighed faldet for 3. år i træk. Dispositionsfonden har i 2015 dækket udgifter til lejeledighed for i alt 347 tkr. mod en samlet udgift på 449 tkr. i 2014. I 2012 udgjorde tab ved lejeledighed 1.508 tkr., så tabene er over 3 år faldet med 1.161 tkr. til under en fjerdedel af niveauet i 2012. Det er meget tilfredsstillende, at vi har fået stabiliseret tab ved lejeledighed til et relativt lavt niveau. Tab ved fraflytninger Dispositionsfondens andel af tab ved fraflytninger har i 2015 udgjort i alt 431 tkr. sammenlignet med 512 tkr. i 2014. Rykker- og inddrivelsesproceduren er i årets løb blevet gennemgået og justeret, så proceduren i højere grad har fokus på at begrænse størrelsen af eventuelle tilgodehavender fra fraflyttede lejere. Der er i den forbindelse lavet klare retningslinjer for restancer og afdragsordninger. Lånekonventeringer Renteniveauet har også i 2015 været meget lavt og det har givet mulighed for, at vi igen i det seneste år har omlagt nogle af afdelingernes realkreditlån. Vi vil fortsat være opmærksomme på konverteringsmuligheder, hvis de skulle opstå. Personaleforhold: Ejendomsservice Boligforeningen har fået en ny driftschef, Lisbeth Pind, som startede hos os den 15. november 2015. Vores tidligere inspektør, Thomas Petersen, fratrådte sin stilling hos os den 31. oktober 2015. Lisbeth har haft en travl start, hvor hun har skullet fortsætte de mange projekter, som var sat i gang allerede før hun startede hos os, men hun er faldet rigtig godt til i vores organisation. Administrationen Vores bogholder, Elsebeth Sejersen, kom tilbage fra barselsorlov i maj måned 2016. Samtidig stoppede Ulla Dalsgaard, der har været ansat som barselsvikar for Elsebeth. Vi ønsker Elsebeth velkommen tilbage igen og samtidig ønsker vi Ulla held og lykke i hendes nye job. Orientering om regnskabsåret 2015: KTH gennemgik først regnskabet for 2015 via en oversigt over regnskabstallene, samt et diagram med procentvis inddeling af hovedtallene. De variable udgifter kan være bl.a. vedligeholdelsesudgifter og omkostninger til
viceværter og det kun er de variable omkostninger som vi har mulighed for at påvirke. Godkendelse af afdelingens budget 2017 Herefter blev budgettet for 2017 gennemgået. Via et diagram med procentvis opdeling, blev der forklaret, hvilke udgifter der er faste og hvilke der kan røres ved. Budgettet vil medføre en huslejestigning på kr. 5,00 pr. m2/år, hvilket svar til 0,71 %. Herefter blev budgettet enstemmigt godkendt. Der blev spurgt til den kommende nye beboerservice. KTH forklarede om ordningen og hvilken betydning den får for beboerne. Der blev spurgt om, hvordan man fordeler udgifterne i mellem afdelingerne, når nogle afdelinger er nyere og ikke kræver så meget vedligeholdelse. KTH svarede, at udgiften for afdelingerne vil være den samme som nu, men i fremtiden skal ordningen gerne give en økonomisk fordel for alle afdelingerne. 3. Behandling af indkomne forslag: 1. Der stilles forslag om dørlåse på yderdørene i opgangene. Dette vil give mere tryghed for beboerne. LP forklarede at der i afdelingen findes 2 låsesystemer. Det gamle bliver langsomt udfaset ved fraflytninger. Der er 26 der stadig har det gamle system og det vil koste ca. 60.000, at udskifte både de gamle nøglesystemer og sætte lås på yderdørene. Der blev spurgt om man alternativt kan få et tryksystem på yderdørene. LP svarede, at hun ikke har undersøgt, hvad det koster, da det ikke var det der var forespurgt om i forslaget. Der blev også foreslået dørtelefoner. LP forklarede at dette er noget dyrere. KTP foreslog, at der stemmes om hvorvidt der ønskes låste døre. Herefter vil LP sammen med afdelingsrepræsentanterne, finde ud af hvilket system der skal installeres. Låste døre: 20 stemte for. Ingen stemte imod 2. De nye affaldscontainere er for høje, og der stilles derfor forslag om etablering af en rampe langs væggen i skuret, så man kan vende containerne med låget ud mod rampen. LP foreslog at man kan bestille mindre containere. Der bliver dog derved mindre plads i containerne og dette er i forvejen et problem. En foreslog, at man kunne have en lille trappe eller rampe stående, så det var nemmere at nå. Leif konkluderede, at vi vil forsøge at fremstille sådan en trappe eller rampe. 3. Der stilles forslag om lys i alle lamper aften og nat. Leif Rasmussen forklarede, at pærer netop er blevet udskiftet til LED, men folk skruer pærerne løs. LP lovede at der bliver undersøgt, om der er nogle af pærerne eller lamperne som er defekte. Der blev spurgt om der kan etableres lys på trappen som går oppe fra Hostrupvej. LP vil tage et møde med repræsentanterne, om der er steder hvor man føler sig utryg p.g.a. manglende lys. 4. Der stilles forslag om lukning af væggen mellem altan/terrasse. Der er 2 steder, hvor denne lukning ikke findes. KTH svarede, at hvis det kun drejer sig
om 2 lejemål, skal disse lejere selv henvende sig til Boligforeningen. 5. Skiltene på parkeringspladsen ønskes ændret, så det fremgår at pladserne tilhører Fortunaparken. LP sagde at sådanne skilte sjældent hjælper. Konklusionen blev at nuværende skilt flyttes og der skrives på nye skilte, at p-pladserne tilhører Fortunaparken 80-112. 4. Valg af beboerrepræsentanter og suppleanter: Anne Grethe Jørgensen, Leif Søndergaard og Svend Møller var på valg. Anne Grethe Jørgensen, Svend Møller ønskede genvalg. Leif Søndergaard ønskede ikke at fortsætte som repræsentant. Irma Baunsgaard, Kurt Thomsen og Grete Pedersen ønskede at blive repræsentanter. Der var dermed kampvalg. Stemmefordelingen blev således: Anne Grethe Jørgensen: 33 stemmer Svend Møller: 33 stemmer Irma Baunsgaard: 10 stemmer Kurt Thomsen: 12 stemmer Grete Pedersen: 21 stemmer Dermed blev Anne Grethe Jørgensen, Svend Møller og Grete Pedersen valgt som repræsentanter frem til 2018. Irma Baunsgaard, Yelva Rothmann Jensen og Kurt Thomsen blev herefter valgt som suppleanter. 5. Eventuelt: 1. Der skal mere styr på affaldscontainerne. De flyttes rundt, så skiltene ikke passer til de respektive containere. Det er skraldemændene der flytter containerne. LP forklarede at skiltene der indikerer hvad der skal i containerne kan sættes på selve containerne, både på låg og front. 2. Der må ikke fodres fugle og andet på fællesarealet. Det tiltrækker nemt rotter og andet. Der var ønske om en skrivelse til alle. LP foreslog i stedet, at vi taler direkte med dem der fodrer. Der kan rettes henvendelse til LP, så vil hun sørge for at der bliver taget kontakt til pågældende. 3. Hvornår skal terrasserne males og har vi selv indflydelse på farverne. LP orienterede om, at arbejdet er i gang og der er allerede er besluttet hvilken farve der skal males med. 4. Udskiftning af vindue fra gulv til loft ud mod terrasserne med en dør. Eventuelt mod egenbetaling. Er der interesse for dette? Hvis der er interesse, vil boligforeningen regne på prisen. Der var kun én der havde dette ønske, så LP tager kontakt med pågældende. 5. Der ønskes service på vaskemaskinerne, så de kører ens. Leif Rasmussen vil bestille service til den defekte vaskemaskine. 6. Tidsplan for at få de nye skabe sat op i fælleshuset.
Når vækstsæsonen er slut og tiden tillader det, vil skabene blive opsat af viceværten. 7. Opsætning af opslagsskab med låger. Der var ønske om, at skabet opsættes i vaskerummet. Dette ønske blev imødekommet. Der er problemer med hullede tagrender. Leif Rasmussen svarede, at man på et tidspunkt lejer lift og både renser og udskifter tagrenderne. Der blev spurgt om man må sætte sin scooter inde i skuret. Det må man gerne. Der var ikke yderligere til eventuelt og der blev takket for god ro og orden.