Montør A/S Kvalitetshåndbog

Montør A/S Kvalitetshåndbog Eksempel til inspiration for firmaer, der ønsker at blive akkrediterede til at udføre lovpligtige eftersyn af ventilations- og klimaanlæg Version 3 Dato: 8. september 2008 V Eksempel på kvalitetshåndbog - version 3 Side 1 af 27

Side 2 af 27 Indholdsfortegnelse 1. Administrative krav... 4 1.1 Oplysninger om eftersynsvirksomheden... 4 1.2 Akkrediteringens omfang... 4 1.3 Ansvarsforsikring... 4 2. Uafhængighed og fortrolighed... 4 2.1 Uafhængighed og tilbudsgivning... 4 2.2 Fortrolighed... 4 2.3 Medarbejdererklæring... 5 3. Organisation og ledelse... 5 3.1 Organisation... 5 3.2 Arbejdsbeskrivelse... 6 3.3 Stillingsbeskrivelser... 6 3.4 Uddannelse... 7 4. Kvalitetsstyringssystem... 8 4.1 Kvalitetspolitik... 8 4.2 Dokumentstyring... 8 4.3 Kvalitetskontrol... 9 4.4 Intern audit... 9 4.5 Tilbagemeldinger, afvigelseshåndtering... 10 4.6 Ledelsens evaluering... 11 4.7 DANAKs gældende retningslinier... 11 5. Faciliteter og udstyr... 12 5.1 Udstyrsfortegnelse... 12 5.2 Kalibrering af udstyr... 12 5.3 Defekt eftersynsudstyr... 12 6. Inspektionsmetoder og procedurer... 12 6.1 Gældende vejledninger/instruktioner... 12 6.2 Eftersynsmetoder... 13 7. Registreringer og eftersynsrapporter... 13 7.1 Generelt... 13 7.2 Eftersynsrapporter... 13 7.3 Tilbagekaldelse af eftersynsrapport... 14 8. Klager og indsigelser... 14 8.1 Behandling af klager og indsigelser... 14 Bilag 1: Skabelon for medarbejdererklæring... 15 V Eksempel på kvalitetshåndbog - version 3 Side 2 af 27

Bilag 2: Skabelon for afvigelsesrapport... 16 Bilag 3: Skabelon for kontrolnotat... 17 Bilag 4: Skabelon for tjekliste til uddannelse... 18 Bilag 5: Skabelon for audit tjekliste... 19 Bilag 6: Skabelon for auditrapport... 21 Bilag 7: Skabelon for udstyrsliste... 22 Bilag 8: Skabelon for tjekliste til tilbud... 23 Bilag 9. Grunddata om ventilations- og klimaanlæg, der skal udføres lovpligtigt eftersyn af.... 24 Bilag 10. Krydsreference... 25

Side 4 af 27 1. Administrative krav 1.1 Oplysninger om eftersynsvirksomheden Navn: Montør A/S Adresse: Nygade 1 1234 Nyby Tlf: 12 34 56 78 Mobil: 23 45 67 89 Mail: montør@montør.dk Akkrediteringsnummer: 1234 CVR nummer: 56 78 91 23 1.2 Akkrediteringens omfang Akkrediteringen omfatter regelmæssig eftersyn af ventilationsanlæg jvf. lov nr. 585 om fremme af energibesparelser i bygninger af d. 24/6-2005, og den tilhørende Bekendtgørelse om eftersyn af ventilations- og klimaanlæg i bygninger (nr. 1104 af 20/09/2007). 1.3 Ansvarsforsikring Montør A/S har en erhvervsforsikring i forsikringsselskabet: Forsikring A/S, Forsikringsvej 1, 1234 Nyby, tlf. 9876 5432, policenummer 123456. Forsikring A/S har bekræftet, at den bl.a. dækker ansvar i forbindelse med eftersyn af ventilations- og klimaanlæg, herunder rådgivning som led i disse eftersyn. 2. Uafhængighed og fortrolighed 2.1 Uafhængighed og tilbudsgivning Montør A/S skal være fri for kommerciel, økonomisk eller anden form for pression, som kan påvirke vores dømmekraft i det omfang det kræves i DS/EN ISO/IEC 17020:2005. Når en kunde henvender sig med et ønske om tilbud på en opgave, skal Jan Jensen i hvert enkelt sag vurdere og sikre Montør A/Ss uafhængighed i det omfang, det kræves i DS/EN ISO/IEC 17020:2005. Først når denne vurdering er foretaget kan der afsendes ordretilbud eller fremsendes kontrakt. 2.2 Fortrolighed Med mindre andet er aftalt med kunden, er alle oplysninger fortrolige og der er ingen parter foruden kunden og Energistyrelsen der har adgang til resultatet af eftersynet. V Eksempel på kvalitetshåndbog - version 3 Side 4 af 27

Side 5 af 27 2.3 Medarbejdererklæring Alle ansatte i Montør A/S der udfører ventilationseftersyn eller har adgang til oplysninger herom har underskrevet en erklæring hvori de med deres underskrift forpligter sig til at opfylde kravene om uafhængighed og fortrolighed. De underskrevne erklæringer opbevares hos den tekniske leder. Skabelon for medarbejdererklæring findes i bilag 1. 3. Organisation og ledelse 3.1 Organisation Montør A/S er en selvstændig virksomhed, der ikke indgår i større koncerner, men ejes 100% af Jan Jensen. I relation til de lovpligtige eftersyn er organisationen som følger: Overmontør Per Petersen er udpeget som teknisk leder, kvalitetsstyringsansvarlig og overordnet ansvarlig for eftersynsaktiviteten. Der er ikke udpeget flere tekniske ledere. Montør Bent Nielsen er udpeget som Per Petersens stedfortræder både som teknisk leder og som kvalitetsstyringsansvarlig. Ingeniør Arne Hansen er tilknyttet Montør A/S som montørrådgiver i henhold til kontrakt med Arne Hansens arbejdsgiver Planvent A/S. V Eksempel på kvalitetshåndbog - version 3 Side 5 af 27

Side 6 af 27 3.2 Arbejdsbeskrivelse Montørens arbejde i forbindelse med et ventilationseftersyn følger beskrivelsen i Energistyrelsens Instruks for lovpligtigt ventilationseftersyn. 3.3 Stillingsbeskrivelser Følgende medarbejdere deltager i arbejdet med at udføre og kontrollere de lovpligtige ventilationseftersyn. Ejer, direktør: Jan Jensen Jan Jensen har det overordnede ansvar for at: alle krav overholdes og de nødvendige ressourcer er til rådighed fastlægge kvalitetspolitikken og kvalitetsmål sikre at kvalitetspolitikken bliver forstået, gennemført og vedligeholdt ansvar og beføjelser i relation til kvalitetsstyringssystemet er defineret og kommunikeret kommunikere status for kvalitetsstyringssystemet effektivitet at oplære og løbende opdatere medarbejdernes viden om kvalitetsstyringssystemer godkende kvalitetsstyringssystemets dokumenter gennemføre ledelsens evaluering og udsende referat herom. Teknisk leder og kvalitetsstyringsansvarlig: Per Petersen (og hans stedfortræder Bent Nielsen) Den tekniske leder varetager den overordnede planlægning af gennemførelsen af lovpligtige ventilationseftersyn og har det overordnede ansvar for at aktiviteterne udføres i overensstemmelse med DS/EN/ISO/IEC 17020:2005. Teknisk leder er udpeget som ledelsens repræsentant og har kompetence til: at de processer, der er nødvendige for kvalitetsstyringssystemet implementeres, løbende gennemgås og vedligeholdes rapportering til direktøren vedr. kvalitetsstyringssystemets effekt og eventuelle behov for forbedringer. Den tekniske leder kvalitetskontrollerer desuden de færdiggjorte ventilationseftersyn, montørerne udfører. Gennemgang og eftersyn foretages efter retningslinierne i Energistyrelsens Det lovpligtige ventilationseftersyn krav til eftersynsfirmaer og Instruks for lovpligtigt ventilationseftersyn. V Eksempel på kvalitetshåndbog - version 3 Side 6 af 27

Side 7 af 27 Ventilationsmontør: Bent Nielsen, Allan Jensen og Kurt Thomsen Ventilationsmontørerne varetager i forbindelse med det lovpligtige ventilationseftersyn de konkrete eftersyn af ventilationsanlæg hos kunden efter retningslinierne i Energistyrelsens Instruks for lovpligtigt ventilationseftersyn. Montørrådgiver: Arne Hansen Montørrådgiveren varetager rollen som faglig rådgiver, hvis ventilationsmontøren ønsker at drøfte forhold vedr. registrering, inspektion, målinger eller rådgivning i den konkrete sag med en mere erfaren og kompetent person. Alle Alle medarbejdere er ansvarlige for at holde sig orienterede om kvalitetsstyringssystemets indhold og efterleve kvalitetspolitikken samt fremgangsmåderne og kravene i kvalitetsstyringssystemet. Alle medarbejdere er ansvarlige for at rapportere om afvigelser. 3.4 Uddannelse Personale med ansvar for det lovpligtige ventilationseftersyn skal have passende kvalifikationer, uddannelse/træning, erfaring og et tilfredsstillende kendskab til kravene til de eftersyn der gennemføres. Nye medarbejdere skal afhængig af deres færdigheder, kvalifikationer og erfaringer igennem følgende forløb: en introduktionsperiode en overvåget arbejdsperiode med erfarne montører Alle medarbejdere skal modtage forsat uddannelse/træning i ansættelsesperioden for at holde trit med ny teknologi. Ved den årlige medarbejdersamtale vurderer Jan Jensen sammen med medarbejderen behovet for uddannelse, træning og yderligere teknisk viden. Der tages højde for at interne auditorer skal modtage særlig uddannelse i auditering og kvalitetsstyring. Hvis der er behov for uddannelse, træning eller andre aktiviteter hertil aftales der en uddannelsesplan. Umiddelbart efter ledelsens evaluering er gennemført er Jan Jensen ansvarlig for at alle medarbejdere i Montør A/S: får en genopfriskning af indholdet i kvalitetsstyringssystemet. bliver orienteret om eventuelle ændringer i kvalitetsstyringssystemet. I forbindelse med nyansættelse og evt. brug af underleverandører er Jan Jensen ansvarlig for at oplære nye medarbejdere i kvalitetsstyringssystemet. Ved brug af underleverandører er Jan Jensen ansvarlig for at sikre, at de er tilstrækkelig kompetente til at løse opgaven. Ved indgåelse af aftaler med underleverandører sikre Jan V Eksempel på kvalitetshåndbog - version 3 Side 7 af 27

Side 8 af 27 Jensen en kontraktlig forpligtelse, således at eksternt personale arbejder i overensstemmelse med Montor A/Ss kvalitetsstyringssystem. Jan Jensen opretter et register over arbejde udført at underleverandører. Jan Jensen opdaterer og opbevarer dokumentation for afholdte medarbejdersamtaler og løbende vedligeholdte registreringer for gennemført uddannelse, træning, udført underleverandørarbejde mv. for hver enkelt ansat og for underleverandører. Skabelon for tjekliste til uddannelse findes i bilag 4. 4. Kvalitetsstyringssystem 4.1 Kvalitetspolitik Vi ønsker at være kendt som en troværdig samarbejdspartner for vore kunder og leverandører ved at vores ydelser altid lever op til kundernes forventninger og krav, hvor sådanne er formuleret. Vi vil til stadighed sikre de bedste forhold og den bedst tænkelige service overfor kunder, miljø og medarbejdere. Kvalitetsmålsætninger: Levering til kunderne skal ske med aftalt og forventet kvalitet, mængde og service. Leveringen skal ske til aftalt pris og tid. Kvaliteten af vores eftersyn skal være ensartede fra kunde til kunde. Alle relevante myndighedskrav skal overholdes i forbindelse med eftersyn. Vi skal sikre, at vores medarbejdere har den nødvendige kompetence til at råde og vejlede vores kunder. 4.2 Dokumentstyring Per Petersen er ansvarlig for løbende at gennemgå og vedligeholde kvalitetsstyringssystemet og sørge for, at den gældende kvalitetshåndbog er ajourført, godkendt samt tilgængelig for alle medarbejdere på Montør A/S fællesdrev (C:\ kvalitetshåndbog). Per Petersen skal sikre, at c:\kvalitetshåndbog er tilgængelig og tilstrækkelig sikret mod beskadigelse eller bortkomst. Den kvalitetsansvarlige er ligeledes ansvarlig for, at der indgås en aftale om en internet backup løsning. Per Petersen udarbejder et konkret udkast, der sendes til godkendelse hos Jan Jensen. Når dokumentet er godkendt er Per Petersen ansvarlig for distributionen. Når det vurderes, at der skal ændres i kvalitetsstyringssystemets indhold, skal det afklares om aktuelle krav overholdes. Revisionen markeres med fed kursiv og/eller bjælke i margen. Det skal huskes at de tidligere ændringer, rettes tilbage til normal skrift. Revisionen dateres, versionsnummeret V Eksempel på kvalitetshåndbog - version 3 Side 8 af 27

Side 9 af 27 ændres og dokument oversigten opdateres. Ved distribution af nye versioner informeres alle medarbejdere via personlig e-mail Det er kun dokumenter på (C:\ kvalitetshåndbog) og det udskrevne (og underskrevne) dokument, der kan betragtes som gældende. Alle originaldokumenter, der ikke længere er gyldige, arkiveres i mindst 5 år og stemples udgået. Dokumentation i relation til kvalitetsstyringssystemet arkiveres i minimum 5 år. Per Petersen opbevarer en underskrevet udskrift af den aktuelle version af kvalitetsstyringssystemet. Ligeledes opbevarer Per Petersen originaldokumenter, der ikke længere er gyldige, samt en liste over modtagere af kvalitetshåndbogen. 4.3 Kvalitetskontrol Kvalitetskontrol omfatter: Montør A/S kvalitetssikrer løbende de lovpligtige ventilationseftersyn. Gennemgangen foretages senest 3 måneder efter, at eftersynet er udført. Gennemgangen omfatter 20% af de eftersyn, en montør udfører. Eftersynene udvælges så vidt muligt, så de er repræsentative for alle montørernes eftersyn. Udfører en montør færre end 50 eftersyn på et kalenderår, skal 10 eftersyn gennemgås, og udføres færre end 10 eftersyn i et kalenderår, skal samtlige disse eftersyn gennemgås. Kontrol med udførelsen af inspektioner omfatter også tilsyn med inspektioner på stedet Per Petersen er ansvarlig for kvalitetskontrollen. Ved kvalitetskontrollen kontrolleres det udførte arbejde for at sikre, at arbejdet er udført i overensstemmelse med relevant lovgivning, kvalitetshåndbogen og, i det nødvendige omfang, de kontraktlige forpligtelser, der er indgået med rekvirenten. Ligeledes vurderes rimeligheden i de fremsatte besparelsesforslag. Resultatet af gennemgangen drøftes med den montør, der har udført eftersynet. Resultatet sammenfattes i et kort notat. Notatet underskrives af Per Petersen og den montør, der har udført eftersynet og arkiveres hos Per Petersen. Skabelon for kontrolnotat findes i bilag 3. Resulterer kontrollen i tilbagekaldelse af en eftersynsrapport (jf. pkt. 7.3) skal Per Pedersen samtidig tage stilling til, at et eller flere af den pågældende montørs kommende eftersyn skal tilses på stedet. 4.4 Intern audit Per Petersen er ansvarlig for planlægning og gennemførelse af intern audit. I september udarbejder Per Petersen en plan med dato for intern audit. Af planen fremgår det, hvilke medarbejdere der skal udpeges som interne auditorer og gennemføre det enkelte audit. V Eksempel på kvalitetshåndbog - version 3 Side 9 af 27

Side 10 af 27 De interne auditorer er selv ansvarlige for gennemførelse, rapportering og evt. opfølgning omkring den enkelte audit. Audit gennemføres af en medarbejder, som har modtaget særlig uddannelse og som ikke selv har det direkte ansvar for det auditerede område. Intern audit er en generel vurdering af kvalitetshåndbogens effektivitet og efterlevelse og herunder formulering af evt. forslag til ændringer. Inden audit kan den interne auditor udarbejde en tjekliste med udgangspunkt i kvalitetshåndbogen og tilhørende dokumenter. Under audit gennemgås også en eller flere eftersyn for at sikre, at de udførende montører er fortrolige med metoder og procedurer, formål med eftersynet og vurdering af resultater. Desuden vurderes, om systemet er hensigtsmæssigt og kan følges i hverdagen, og om systemet er effektivt. Den interne auditor dokumenterer den enkelte audit ved at udfylde skabelon for auditrapport. Konstateres der en afvigelse, udfyldes en afvigelsesrapport. Konklusionerne fra intern audit - herunder anbefalinger og henstillinger - sammenfattes i skabelon for auditrapport. Auditrapporten indgår i Ledelsens gennemgang. Alle involverede informeres om resultatet straks efter, at intern audit er afholdt. Skabelon for audit tjekliste er vedlagt i bilag 5 og skabelon for auditrapport er vedlagt i bilag 6. 4.5 Tilbagemeldinger, afvigelseshåndtering Afvigelser er: når virksomhedens kvalitetspolitik eller de nedskrevne procedurer ikke overholdes indkommende klager og indsigelser. Hvis en medarbejder opdager en afvigelse skal dette rapporteres til Per Petersen. Alle medarbejdere kan rapportere afvigelser eller komme med forslag til forebyggende handlinger således, at en mulig afvigelse fra planlagte aktiviteter eller specificerede krav kan undgås. Forslag stilles til Per Petersen. Når Per Petersen får en henvendelse fra en medarbejder eller hvis Per Petersen selv har konstateret en afvigelse udfyldes en afvigelsesrapport. Per Petersen er ansvarlig for registreringen af afvigelsen. Vedrører afvigelsen en klage eller indsigelse er Per Petersen ansvarlig for, at kunden modtager en skriftligt svar. Den ansvarlige for problemets løsning skal i samarbejde med Per Petersen undersøge og vurdere afvigelsen. Systematikken indebærer, at afvigelser bliver korrigeret, og det vurderes, om den korrigerende handling har været tilstrækkelig. Desuden vurderes handlinger, der kan gennemføres med henblik på at forebygge potentielle afvigelser, fejl eller andre uønskede situationer. V Eksempel på kvalitetshåndbog - version 3 Side 10 af 27

Side 11 af 27 Per Petersen skal sikre, at de nødvendige tiltag og handlinger iværksættes. Ligeledes skal Per Petersen sikre, at ændringer i fremgangsmåder, som følge af korrigerende eller forebyggende handlinger, indføjes i de eventuelle beskrivelser af disse. Den interne auditor vurderer i forbindelse med intern audit egnetheden, tilstrækkeligheden og hensigtsmæssigheden af den korrigerende handling på baggrund af rapporterne for afvigelser og forebyggende handlinger. Skabelon for afvigelsesrapport findes i bilag 2. Alle afvigelsesrapporter arkiveres hos den kvalitetsansvarlige. 4.6 Ledelsens evaluering Jan Jensen og Per Petersen evaluerer sammen kvalitetsstyringssystemet en gang årligt Inden ledelsens evaluering udarbejder Per Petersen et oplæg, der indeholder information om: ændringer, der vil kunne påvirke kvalitetsstyringssystemet status for kvalitetsmål og kvalitetskontrol resultat af intern audit status for afvigelser, henvendelser, indsigelser, klager og eventuelle tilbagekaldelser opfølgning på tidligere ledelsesevalueringer vurdering af effektivitet (f. eks. ud fra dækningsbidraget for eftersyn og følgeopgaver) og kvalitetsniveau anbefalinger om forbedringer. Evalueringen omfatter følgende: interne eller eksterne ændringer, der vil kunne påvirke kvalitetsstyringssystemet vurdering af om kvalitetspolitikken og mål efterleves og fortsat er egnet resultat af internt audit og status for aktionspunkter fra tidligere interne audits status for rapporter fra egne kvalitetskontroller afvigelser, indsigelser, klager og eventuelle tilbagekaldelser bør analyseres således at gennemgående årsager kan identificeres, og der kan tages passende forholdsregler til at minimere dem i fremtiden vurdering af behov for yderligere personale, uddannelse eller udstyr vurdering af nye muligheder for forbedringer, effektiviseringer? mål og tiltag, herunder behov for ændringer af kvalitetsstyringssystemet. Per Petersen udarbejder et referat fra ledelsens evaluering som direktøren godkender og udsender til alle medarbejdere. Per Petersen er ansvarlig for, at eventuelle ændringer til kvalitetshåndbogen indarbejdes. Referatet arkiveres hos Per Petersen 4.7 DANAKs gældende retningslinier Standarden og vejledningerne opbevares hos Per Petersen. V Eksempel på kvalitetshåndbog - version 3 Side 11 af 27

Side 12 af 27 5. Faciliteter og udstyr 5.1 Udstyrsfortegnelse Alt udstyr, som anvendes i sammenhæng med akkrediterede eftersyn, registreres i en udstyrsfortegnelse med navn, fabrikat, identifikation, dato for kalibrering og vedligeholdelse. Per Petersen er ansvarlig for at udstyret vedligeholdes i overensstemmelse med instruktionerne herfor. Per Petersen er ansvarlig for at ajourføre og opbevare udstyrsfortegnelsen (skabelon findes i bilag 7). Instruktioner/brugsanvisninger og dokumentation for vedligeholdelse af udstyret opbevares ligeledes hos Per Petersen. 5.2 Kalibrering af udstyr Alt måleudstyr hos Montør A/S, som anvendes i forbindelse med lovpligtige ventilationseftersyn, sendes en gang om året til kalibrering på Måleteknisk Laboratorium i Tønder. Ved nyindkøb foretages kalibreringen inden udstyret tages i brug. Per Petersen har ansvaret for at udstyret er kalibreret og opbevarer den nødvendige dokumentation herfor. 5.3 Defekt eftersynsudstyr Defekt eftersynsudstyr mærkes straks Defekt og sættes på hylden Defekt udstyr i værkstedet. Derefter sendes det til reparatør eller bortskaffes efter gældende regler. Hvis det fx ved kvalitetskontrollen opdages, at der er brugt defekt udstyr til et lovpligtigt ventilationseftersyn, skal den tekniske leder vurdere om det giver anledning til så væsentlige fejl eller mangler i eftersynsrapporten at rapporten skal tilbagekaldes jvf. pkt. 7.3. 6. Inspektionsmetoder og procedurer 6.1 Gældende vejledninger/instruktioner Bekendtgørelse om eftersyn af ventilations- og klimaanlæg i bygninger Instruks for lovpligtige ventilationseftersyn Det lovpligtige ventilationseftersyn krav til eftersynsfirmaer Krav til måleudstyr i forbindelse med udførelse af det lovpligtige ventilationseftersyn Brugervejledning for Energistyrelsens program til lovpligtige eftersyn af ventilationsog klimaanlæg Alle ovennævnte vejledninger/instrukser findes hos Jan Jensen. V Eksempel på kvalitetshåndbog - version 3 Side 12 af 27

Side 13 af 27 6.2 Eftersynsmetoder Hver kontrakt eller anmodning gennemgås af Jan Jensen for at sikre at: Rekvirentens behov er tilstrækkelig defineret, dokumenteret og forstået Montør A/S har tilstrækkelige ressourcer til rådighed således, at opgaven kan løses i overensstemmelse med alle definerede kvalitetskrav herunder også kundens krav til tidsfrister. Hvis der i opgaveløsningen indgår underleverandører skal kunden orienteres herom og acceptere denne løsning Kontraktbetingelserne er aftalt eller bliver aftalt via en ordrebekræftelse Behovene for dokumentation er klarlagt. Når kontrakten er underskrevet eller ordrebekræftelsen er afsendt, udfylder Jan Jensen tjekliste for tilbud (i bilag 8 findes skabelon for tjekliste til tilbud). Samtidig sikrer Jan Jensen, at rekvirenten anmodes om at oplyse grunddata for anlægget, se bilag 9. Kravene til det lovpligtige ventilationseftersyn er fastlagt af Energistyrelsen og gennemføres som beskrevet i Energistyrelsens Instruks for lovpligtigt ventilationseftersyn. Der skal foretages hensigtsmæssig kontrol af alle beregninger og overførte data. Observationer og/eller data, der er opnået ved inspektionerne, skal registreres for at forebygge tab af relevante oplysninger. Arbejdspapirer som er benyttet til registrering af observationer under ventilationseftersynsopgaver arkiveres sammen med eftersynsrapporterne hos Bodil Jørgensen. 7. Registreringer og eftersynsrapporter 7.1 Generelt Et eftersyn afsluttes med, at der udarbejdes en eftersynsrapport. Samtlige eftersynsrapporter bliver forsynet med et rapportnummer, der tildeles af Energistyrelsen ved indsendelse af rapporten. Eftersynsrapporter afleveres af montøren til Bodil Jørgensen, der fremsender rapporten til kunden sammen med fakturaen på eftersynet. Relevante dokumenter vedrørende eftersynet arkiveres sammen med eftersynsrapporterne hos Bodil Jørgensen. 7.2 Eftersynsrapporter Til udfærdigelse af eftersynsrapporter anvendes det foreskrevne program udarbejdet af Energistyrelsen, som indeholder et fast rapportformat, som indeholder alle de oplysninger der er krav om i ordningen. V Eksempel på kvalitetshåndbog - version 3 Side 13 af 27

Side 14 af 27 Eftersynsrapporter arkiveres i 5 år fra rapportdato. Bodil Jørgensen er ansvarlig herfor. 7.3 Tilbagekaldelse af eftersynsrapport Hvis en eftersynsrapport ved kvalitetskontrollen får påpeget væsentlige fejl eller mangler, tager den tekniske leder kontakt til kunden og tilbagekalder eftersynsrapporten. I praksis betyder dette, at kunden bliver bedt om at påtegne eftersynsrapporten Tilbagekaldt og datoen herfor. Kunden oplyses om, at der ved kvalitetskontrollen er fundet væsentlige fejl eller mangler. Teknisk Leder fastsætter en tidsfrist for, hvornår fejlen skal være rettet. Tidsfristen afhænger af fejlens karakter og om der skal foretages et nyt kontrolbesøg, dog højst 3 måneder efter kvalitetskontrollen (datoen på kontrolnotatet). Der udarbejdes ny eftersynsrapport med fejlrettelserne. Den sendes til kunden og indrapporteres til Energistyrelsens sekretariat. Det må ikke være muligt at forveksle en fejlbehæftet rapport med den tilsvarende korrigerede rapport, hvorfor der på erstatningsrapporten manuelt tilføjes denne rapport erstatter rapport nr xyz. 8. Klager og indsigelser 8.1 Behandling af klager og indsigelser Per Petersen behandler indkommende klager og indsigelser som en afvigelsesrapport. Hos Per Petersen findes en samlet fortegnelse over indkomne klager og indsigelser. V Eksempel på kvalitetshåndbog - version 3 Side 14 af 27

Side 15 af 27 Bilag 1: Skabelon for medarbejdererklæring Nedenstående medarbejder: Stillingsbetegnelse Navn Forpligter sig hermed til: At følge gældende regler for det lovpligtige ventilationseftersyn At efterleve kvalitetshåndbogens retningslinier At udføre ventilationseftersynet uafhængigt, upartisk og med integritet At adskille serviceydelser og lovbefalede ventilationseftersyn At behandle oplysninger der er fremkommet i forbindelse med ventilationseftersyn fortroligt. Med mindre andet er aftalt med kunden, er ALLE oplysninger fortrolige og der er ingen parter foruden kunden (og Energistyrelsen) der har adgang til resultatet af eftersynet. Dato: Underskrift: V Eksempel på kvalitetshåndbog - version 3 Side 15 af 27

Side 16 af 27 Afvigelsesrapport nummer: Beskrivelse af afvigelse eller forbedringsforslag: Bilag 2: Skabelon for afvigelsesrapport Beskrivelse af årsagen til afvigelsen eller forbedringsforslaget: Dato: Sign: Ansvarlig for årsagsbeskrivelse: Tidsfrist for årsagsbeskrivelse: Plan for korrigerende eller forbyggende handling: Aktivitet, ansvar og tidsfrist: Dato for udført korrigerende/forebyggende handling: Dato for vurdering af korrigerende/forebyggende handling: Afsluttet og godkendt Dato: Sign: V Eksempel på kvalitetshåndbog - version 3 Side 16 af 27

Side 17 af 27 Bilag 3: Skabelon for kontrolnotat Kontrol af eftersynsrapport nr.: Rapport dato: Rapport udført af: Ventilationsanlæg nr.: Adresse: Kontrol foretaget af: Betegnelse: Ros: Ris: Nødvendige ændringer/rettelser: Dato og underskrift for kontrolnotat: V Eksempel på kvalitetshåndbog - version 3 Side 17 af 27

Side 18 af 27 Bilag 4: Skabelon for tjekliste til uddannelse Stillingsbetegnelse Navn Checkpunkt Dato/signatur for check Oplært i kvalitetsstyringssystemet Genopfrisket i kvalitetsstyringssystemet Orienteret om ændringer i kvalitetsstyringssystemet Gennemført en introduktionsperiode Gennemført en overvåget arbejdsperiode med erfarne inspektører Yderligere behov for efteruddannelse, træning, yderligere teknisk viden herunder behov for kursus i intern audit Uddannelsesplan vedlagt Dokumentation opdateret V Eksempel på kvalitetshåndbog - version 3 Side 18 af 27

Side 19 af 27 Audit tjekliste Bilag 5: Skabelon for audit tjekliste Audit nr. Auditeret person: Dato Auditor: Ref. Auditors spørgsmål Accept ja/nej Kommentarer V Eksempel på kvalitetshåndbog - version 3 Side 19 af 27

Side 20 af 27 V Eksempel på kvalitetshåndbog - version 3 Side 20 af 27

Side 21 af 27 Bilag 6: Skabelon for auditrapport Dato for audit Auditrapport Ansvarlig Audit nummer Konklusion Gennemførelse (hvem blev interviewet) V Eksempel på kvalitetshåndbog - version 3 Side 21 af 27

Side 22 af 27 Bilag 7: Skabelon for udstyrsliste Udstyrs navn Fabrikat Identifikation Dato for kalibrering Dato for vedligeholdelse Bilag 8: Skabelon for tjekliste til tilbud Aftalenummer Dato og underskrift Dato for start af opgave Dato for indberetning V Eksempel på kvalitetshåndbog - version 3 Side 22 af 27

Side 23 af 27 Bilag 9. Grunddata om ventilations- og klimaanlæg, der skal udføres lovpligtigt eftersyn af. Bedes udfyldt af rekvirenten inden eftersynet Priser for de anvendte El kr. /kwh energiarter, uden de Fjernvarme kr. /MWh eller kr./gj afgifter og moms, der Naturgas kr. /m 3 refunderes Olie kr. /1000 liter eller kr. /ton Andet brændsel Angiv art og pris: Har et eller flere anlæg varmegenvinding? Ja Nej Har et eller flere anlæg køling? Ja Nej Anlæg 1 Anlæggets betegnelse Ventileret areal m 2 Ventileret volumen m 3 Antal personer, der normalt opholder sig i de ventilerede lokaler Hvornår er ventilationsanlægget i drift? Hvornår benyttes de ventilerede lokaler?. For dag- og døgninstitutioner opdeles på antal voksne og antal børn Fra kl. til kl. i døgn/uge, uger/år Fra kl. til kl. i døgn/uge, uger/år Anlæg 2 Anlæggets betegnelse Ventileret areal m 2 Ventileret volumen m 3 Antal personer, der normalt opholder sig i de ventilerede lokaler Hvornår er ventilationsanlægget i drift?. For dag- og døgninstitutioner opdeles på antal voksne og antal børn Fra kl. til kl. i døgn/uge, uger/år Hvornår benyttes de ventilerede lokaler? Fra kl. til kl. i døgn/uge, uger/år V Eksempel på kvalitetshåndbog - version 3 Side 23 af 27

Side 24 af 27 Bilag 10. Krydsreference Herunder er krydshenvisning mellem standardens krav (vandret) og Montør A/Ss dokumentation (lodret). 3. Administrative krav 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 1.1 X 3.1 X 1.2 X 1.3 X 3.1 X Årsregnskab 4. Uafhængighed, upartiskhed og integritet og 5. Fortrolighed 4.1 4.2 5 2.1 og 2.2 og 3.1 2.1 og 2.2 og 3.1 X 2.2 og 2.3 X X 6. Organisation og ledelse 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 3.1 X 3.2 og 3.3 X 3.2 og 3.3 X 3.4 X 3.3 X 3.4 X 7. Kvalitetsstyringssystem 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 4.1 og 3.3 X Kvalitetshåndbogen X X V Eksempel på kvalitetshåndbog - version 3 Side 24 af 27

Side 25 af 27 Kvalitetshåndbogen 3.3 X 4.2 X 4.2 X X 4.4 X 4.5 X 4.6 X 8. Personale 3.3 X 3.2 og 3.4 X 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 3.4 X 3.4 X 3.4 X Lønsedler X 9. Faciliteter og udstyr 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8 9.9 9.10 9.11 9.12 9.13 9.14 9.15 5.1 X 5.1 X 5.2 X 5.1 X 5.1 X 5.2 X 5.2 X 5.2 X 5.1 X 5.2 X 5.2 X 5.1 X 4.2 X V Eksempel på kvalitetshåndbog - version 3 Side 25 af 27

Side 26 af 27 5.3 X 5.1 X 10. Inspektionsmetoder og -procedurer 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6 10.7 10.8 6.2 X 6.2 X 6.2 X 6.2 X 6.2 X 6.2 X 6.2 X Se APV og gældende sikkerhedsansv isninger 11. Håndtering af prøver og emner til inspektion 11.1 11.2 11.3 11.4 7.1 X 6.2 X 6.2 X 6.2 X 12. Registreringer 12.1 12.2 12.3 7.1 og 7.2 X 6.2, 7.1 og 7.2 X 2.2, 4.2 og 7.2 X 13. Inspektionsrapporter og inspektionscertifikater 13.1 13.2 13.3 13.4 13.1 X 6.2, 7.1 og 7.2 X X V Eksempel på kvalitetshåndbog - version 3 Side 26 af 27

Side 27 af 27 7.2 X 7.3 X 14. Underleverandører 14.1 14.2 14.3 14.4 6.2 X 3.4 og 6.2 X 3.4 X 3.4 X 15. Klager og indsigelser 15.1 15.2 15.3 4.5 og 9.1 X 4.5 og 9.1 X 4.5 og 9.1 X V Eksempel på kvalitetshåndbog - version 3 Side 27 af 27